GESTIONE DATI IN SANITÀ pag

GESTIONE INFORMATIZZATA DEI CENTRI VACCINALI

A COLLOQUIO CON ANDREA GHEDI DIRETTORE SOCIO SANITARIO, ASST BERGAMO OVEST

L’ organizzazione dei centri dedicati alla vaccinazione massiva contro il Covid-19, attivi da inizio 2021, si può descrivere anche dal punto di vista della gestione e raccolta dei dati. Un percorso dati fluido infatti è indispensabile per garantire zero interruzioni anche negli altri due flussi logistici, quello delle persone e dei materiali, che devono viaggiare in totale unisono con le informazioni

Impresa Sanità: Ci vuole descrivere la campagna vaccinale che state conducendo con la ASST Bergamo Ovest?

Andrea Ghedi: La ASST Bergamo Ovest si rivolge ad una popolazione di circa 480mila abitanti, incidente sulla provincia di Bergamo. Quando a gennaio 2021 si è cominciato a parlare di campagna vaccinale massiva, siamo stati incaricati di individuare e aprire cinque centri vaccinali territoriali, in pratica uno ogni centomila abitanti. Questi i poli che sono stati avviati: Pala Spirà a Spirano (Bergamo), il Cus di Dalmine, la fiera di Treviglio, lo Shopping Center di Antegnate (Bergamo), per un totale di un centinaio di linee vaccinali; in seguito è stato aperto il quinto, nel comune di Mapello, che non viene gestito direttamente dalla ASST.

La complessità del progetto risiedeva nell’assoluta novità di questa esperienza, tutta da costruire in quanto evidentemente nessuno in Italia aveva mai organizzato un piano vaccinale di massa. Per fare ciò ci siamo confrontati con altre esperienze già partite nel mondo, come in Israele o negli Usa. Elaborato dunque un modello adatto ai nostri obiettivi, abbiamo creato un primo centro di riferimento nel quale si è cercato di capire come organizzare il workflow dei processi, dei farmaci e delle persone (medici, infermieri, pazienti…). Ed è risultata da subito l’evidente necessità di una forte spinta informatica per gestire l’organizzazione. L’impulso definitivo per la definizione del nostro processo è poi giunto con l’avvio del sistema di Poste Italiane per la gestione delle prenotazioni. Da parte nostra era poi necessario soddisfare tali richieste con una potenza di fuoco quotidiana che poteva andare dalle 4-5000 fino alle 7-8000 dosi di vaccino, distribuite appunto sui cinque centri vaccinali già menzionati, a cui si aggiungeva la necessità di un monitoraggio continuo e in tempo reale di questa attività. A tale scopo era necessaria una Control room, da creare presso la sede della nostra ASST, all’ospedale di Treviglio.

IS: Vediamo allora come si svolge la campagna vaccinale dal punto di vista informatico.

AG: Il primo passo necessario dal punto di vista informatico è stato lo sviluppo di un sistema “eliminacode”. Quando le persone arrivano con la propria prenotazione, devono passare all’accettazione amministrativa e in seguito, con il proprio numero in mano, possono recarsi al box vaccinale che si è reso disponibile o attendere in una sala d’attesa il proprio turno. Detta così sembra la classica gestione dell’attesa, ma vi sono alcuni elementi di complessità, innanzitutto quello dovuto al numero degli accessi orari. Per esempio, anche considerando un centro vaccinale di piccole dimensioni, vi sono almeno dieci-quindici linee attive; i centri vaccinali di riferimento però arrivano ad attivare anche quaranta o cinquanta linee. Per poter gestire questa tipologia di centri, con un numero elevato di linee, è necessario avere attese differenziate, ad esempio distinguendo gruppi composti da una decina di box, ai quali fanno capo le rispettive sale d’attesa prevaccinali con circa 40-50 posti a sedere. I box vaccinali hanno infatti un tempo medio di vaccinazione (circa 4 minuti), ma vi possono essere deviazioni standard elevate, dovute a singoli casi complessi. Pertanto il sistema deve essere in grado di gestire le code in maniera dinamica, al fine di bilanciare i carichi sulle singole attese. Per fare questo, abbiamo sviluppato internamente, in collaborazione con la Protezione Civile Dalmine-Zin-

gonia (un particolare ringraziamento a tutti i volontari e al coordinatore Matteo Nespoli) un software capace di funzionare sia da eliminacode che di gestore delle attese, dotato di un algoritmo in grado di bilanciare le code sulle varie sale d’attesa, in modo automatico ■ La complessità del

progetto risiedeva nell’assoluta novità di questa esperienza, tutta da costruire in quanto evidentemente nessuno in Italia aveva mai organizzato un piano vaccinale di massa

■ Il software è in

grado di verificare automaticamente la lunghezza delle varie code e di bilanciare il carico degli utenti sulle linee con la coda più corta, rilevando poi il momento in cui la linea con problemi torna ad operare normalmente

e trasparente, ma anche da sistema dinamico di controllo degli indicatori di processo. Regione Lombardia infatti ha definito un tempo medio per vaccinazione di 5 minuti; può accadere però che, per le ragioni più diverse - motivi clinici, approfondimenti, problematiche varie... – nel corso della giornata una singola linea rallenti, generando una coda d’attesa più lunga. Grazie all’algoritmo che abbiamo sviluppato, il software è in grado di verificare automaticamente la lunghezza delle varie code e di bilanciare il carico degli utenti sulle linee con la coda più corta, rilevando poi il momento in cui la linea con problemi torna ad operare normalmente.

IS: Alla gestione del flusso, avete abbinato sistemi di controllo e raccolta dati?

AG: Certamente: oltre al sistema eliminacode, ab-

biamo sviluppato un sistema di monitoraggio in tempo reale. Ogni singolo passaggio, dall’accettazione amministrativa alla permanenza in sala d’attesa fino all’esecuzione dell’attività vaccinale vera e propria, cioè l’iniezione all’interno del box, viene monito-

rato e visualizzato in tempo reale su un cruscotto di gestione dei dati (vedi immagini), che consente di controllare l’andamento del processo a livello di singolo box. Innanzitutto, possiamo verificare se i 5 minuti standard vengono rispettati; eventualmente, monitorare l’aumento delle code o l’incremento dei

tempi di attesa oltre un determinato valore soglia predefinito; e se necessario si può intervenire in maniera più concreta, inserendo medici o box “jolly” che si possono attivare nel giro di un quarto d’ora/ venti minuti per alleggerire dinamicamente le code mediante l’aggiunta di risorse. Il sistema di monitoraggio informatico è anche remotizzato: i responsabili possono consultarlo in qualsiasi momento dal proprio smartphone, per sapere in ogni momento che cosa sta succedendo nei centri vaccinali

e se è il caso di intervenire con risorse aggiuntive oppure se deve essere segnalato qualche blocco critico che rischia di rallentare le media delle iniezioni oltre

i cinque minuti definiti dalla Regione Lombardia. Per fare questo, tutti i punti di erogazione del servizio sono stati totalmente informatizzati: presso il box vaccinale, oltre al team composto da medici e infermieri, è presente anche un PC che consente di registrare immediatamente la vaccinazione effettuata, tracciando la relativa dose e rilasciando il relativo cer-

tificato al paziente. Su questo PC è installato anche il sistema di eliminacode, cioè tutto quanto riguarda l’avanzamento da un utente a quello successivo e, visti anche i continui cambiamenti dal punto di vista regolatorio, anche le note Aifa o del CTS che – anche nottetempo – potevano cambiare destinazione d’uso o impiego di un vaccino piuttosto che di un altro. Per esempio, ricorderete che il vaccino Astra Zeneca, dal venerdì notte al sabato mattina, è stato

vietato ai minori di 60 anni; grazie alla nostra lavagna interattiva, ogni medico che prendeva servizio in quel giorno poteva accedere immediatamente a questa informazione. E questo per tutte le informazioni che potevano risultare utili all’attività vaccinale.

IS: Essendo tutto informatizzato, quali accorgimenti sono stati presi per garantire la sicurezza dei dati e dei processi?

AG: I dati raccolti dai PC dei box vaccinali vengono subito comunicati via Internet al sistema di Poste

Italiane, che gestisce non solo la fase di prenotazione ma anche tutto il successivo iter dell’informazione

verso i vari sistemi sanitari (fascicolo sanitario elettronico, applicazioni di monitoraggio, green pass, tracciabilità delle dosi di farmaco e così via). Per garantire la sicurezza di questo collegamento alla rete abbiamo innanzitutto ragionato in termini di business continuity. Di fatto, ogni centro vaccinale è dotato di almeno tre modalità di connessione alla

rete Internet: Wi-Fi di quinta generazione, rame e fibra ottica. Grazie a questa ridondanza, abbiamo potuto garantire la continuità dell’attività erogativa

vaccinale, anche se una delle tre reti riscontrava difficoltà o rallentamenti.

Inoltre, proprio per garantire la continuità dell’attività vaccinale, considerando la complessità infotelematica della struttura, ciascuno dei cinque centri vaccinali territoriali ha a disposizione un tecnico informatico, che rimane presente in loco per almeno dieci ore al giorno sulle dodici di apertura, per poter intervenire immediatamente su eventuali problematiche tecniche. Terzo aspetto, la sicurezza dei dati stessi e la protezione da eventuali attacchi informatici. Ogni centro è dotato della classica catena router/firewall, ma va

considerato anche che tutti i dati raccolti non ven-

gono mai conservati localmente, bensì inviati subito ai server gestiti da Poste Italiane, che godono delle adeguate forme di protezione.

IS: Qual è la situazione ad oggi e quali sono i vantaggi che avete riscontrato da questo tipo di gestione del progetto vaccinale?

AG: Ad oggi (settembre 2021), con partenza a gennaio 2021, abbiamo erogato oltre 750mila vaccinazioni: considerando il nostro bacino di utenza possiamo dire di aver coperto con almeno una dose tutti i cittadini della ASST Bergamo Ovest. Il sistema ha dimostrato una capacità molto elevata e per questo ha anche attirato utenti dalle province limitrofe (Brescia, Milano, Cremona…), che potevano selezionare uno dei nostri centri vaccinali sul sistema di prenotazione: con grande piacere dunque siamo riusciti anche a dare supporto alle altre province nel compimento di questa importante campagna vaccinale. L’aspetto più interessante però ci sembra che sia quello dinamico: il maggior vantaggio riscontrato era quello derivante dal sistema di controllo dinamico di quanto accadeva nei centri vaccinali. Questo ci ha permesso di evitare gli intoppi più pericolosi, nonostante numeri così elevati di vaccinazioni quotidiane. Infatti, non appena emergevano dei rallentamenti, si era in grado di intervenire immediatamente con le risorse idonee atte a ridurre le code e le attese.

Parlando di prospettive future però un altro importante vantaggio che ci aspettiamo è in termini di riuso. Il sistema infatti è stato creato per una campagna vaccinale con queste caratteristiche, ma non per questo deve limitarsi a questo specifico utilizzo. Proprio perché realizzato internamente, ci potrà dare indicazioni o nuovi strumenti per erogare i servizi “normali” che la nostra azienda gestisce ogni giorno, dall’attività ambulatoriale a quella ospedaliera. L’esperienza Covid ci ha insegnato come la gestione delle operations e il know-how relativo sia fondamentale per la gestione dei processi in ambito sanitario. Anche all’indomani di questa situazione eccezionale, quanto appreso e coltivato in questi mesi potrà risultare una risorsa importante anche in riferimento a tutte le nostre attività core, che potranno beneficiare di una miglior gestione e verifica della qualità dei processi.

VAL D’AOSTA, UN ALGORITMO PER STABILIRE LA PRIORITÀ VACCINALE

Nei primi mesi dell’anno, per l’avvio del piano vaccinale di contrasto al Covid-19, la regione Valle d’Aosta ha scelto di utilizzare un avanzato sistema di analisi dei dati, basato su intelligenza artificiale, per impostare l’accesso all vaccino stesso. Elaborato e fornito da Gpi SpA, che già collabora con la regione su altri progetti, il sistema ha consentito ai cittadini di accedere alle vaccinazioni in base ad un insieme di parametri, oltre il solo elemento dell’età anagrafica generalmente seguito dalle altre regioni d’Italia. In pratica la Ausl Valle D’Aosta, con l’assessorato regionale alla Sanità, hanno basato il piano vaccinale su un sistema di stratificazione della popolazione per classi di priorità, elaborato mediante un algoritmo di intelligenza artificiale, che tiene conto anche della storia sanitaria di ogni residente nei cinque anni precedenti, comprensivo di ricoveri effettuati e farmaci utilizzati. Ne sono risultati quattro cluster caratterizzati da diversi livelli di rischio in caso di Covid, da cui la convocazione con priorità alle classi di rischio più elevate, a prescindere dalla sola età del paziente. I risultati sono stati significativi e hanno consentito di dare la giusta priorità ai pazienti veramente fragili.