Gestión Empresarial al día Autores: Año 2 / Edición 4 / Julio 2014 Geovanny Merlo Rafael López Ediver Meléndez Luis Fernando Serrano Reinaldo Zerpa
Gestión Empresarial al día CONTENIDO
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Supervisión y Objetivos 03 ……………………………………………………………………………………………………................................ Principios de la supervisión 04 ……………………………………………………………………………………………………………………………….. Estilos de la supervisión y Supervisor 05 ……………………………………………………………………………………………………………………………….. Funciones del Supervisor 06 ………………………………………………………………………………………………………………………………… Planeación 07 ………………………………………………………………………………………………………………………………… Tipos de Planeación 08 ………………………………………………………………………………………………………………………………… Análisis DOFA 09 ………………………………………………………………………………………………………………………………… Matriz DOFA, Toma de decisiones 10 ………………………………………………………………………………………………………………………………… Etapas de las Toma de decisiones 11 ………………………………………………………………………………………………………………………………….
LOS PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN - Mejorar la productividad de los
LA SUPERVISIÓN La palabra supervisión es compuesta, viene del latín ¨visus¨ que significa examinar un instrumento poniéndole el visto bueno; y del latín ¨super¨ que significa
preeminencia o en otras palabras: privilegio, ventaja o preferencia por razón o mérito especial. La Supervisión no es más que dar el visto bueno después de examinar una obra, proceso
empleados - Desarrollar un uso óptimo de los recursos - Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada - Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral - Monitorear las actitudes de los subordinados - Contribuir a mejorar las condiciones laborales
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PRINCIPIOS DE LA SUPERVISIÓN La Supervisión es una actividad basada en técnicas especializadas que tiene como fin utilizar los factores que hacen posible la ejecución de los procesos de trabajo: el recurso humano, la materia prima, los equipos, la maquinaria, las herramientas, el dinero, y demás elementos que ya sea de forma
directa o no intervienen en la producción de bienes, servicios y productos realizados para la satisfacción de un mercado cada día más exigente, y que a través de su utilización contribuye al éxito de la empresa.
La supervisión en sus principios fundamentales proporciona información que puede ser útil para: - Analizar las diversas
situaciones proceso trabajo.
del de
- Determinar si las aportaciones al proceso de trabajo se utilizan correctamente. Identificar los problemas a los que se enfrenta el personal y encontrar soluciones. - Asegurar que todas las actividades se llevan a cabo adecuadamente, por las personas apropiadas y a tiempo. Utilizar las lecciones y la experiencia de un proyecto en otro . - Determinar si la forma en que se planeó el proceso de trabajo es la más adecuada para resolver el problema al que nos enfrentamos.
Por otra parte se puede decir que otro de los principios fundamentales de la supervisión es: Ser el encargado directamente de la labor de vigilancia: es quien realmente “ve que las cosas se hagan”, de quien depende en último término la eficiencia de todos los elementos administrativos anteriores. Es el eslabón que une al cuerpo administrativo con los trabajadores y empleados, estando en contacto inmediato con unos y otros. Es el eslabón que une al cuerpo administrativo con los trabajadores y empleados,
estando en contacto inmediato con unos y otros. Es el transmisor, no solo de las órdenes e informaciones, motivaciones, etc., de la jerarquía superior, sino a la vez, de las inquietudes, deseos, temores, esperanzas, re-portes, etc., de los obreros y empleados. Quizá, muchas de las deficiencias que se hallan en una empresa, puedan deberse a deficiencias en la preparación, actuación y cuidado de los supervisores.
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ESTILOS DE SUPERVISIÓN ESTILO AUTOCRÁTICO Son individuos que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse, cómo y cuando en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y hora señaladas. Caracterizado por un personalismo exagerado en las líneas de toma de decisiones. ESTILO DEMOCRÁTICO Es aquel supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando después al que lo merezca.
ESTILO LIBERAL Es aquel donde el supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino. INDIVIDUOS HOSTILES Son aquellos que se resienten de la autoridad y su hostilidad se canaliza mejor tratándolos autoritariamente. El estilo autocrático canaliza su agresividad y atiende a dirigirla hacia objetivos constructivos. Si el líder es dominante y autoritario, tranquiliza a la persona dependiente.
EL SUPERVISOR El término supervisor es aplicable en todos los niveles de la administración que dirigen las actividades de otros. Del supervisor depende la calidad del trabajo, el rendimiento de los colaboradores bajo su cargo, la motivación a cada uno de ellos de manera individual y por supuesto, la actitud ante los clientes internos y externos. El supervisor tiene como responsabilidades evaluar y coordinar el trabajo de todos sus trabajadores. Actualmente el supervisor deja de ser un operador y es el líder del grupo, debe especializarse en el comportamiento del ser humano
CARACTERÍSTICAS DE LA SUPERVISIÓN El puesto de supervisor es tan exigente que la alta gerencia tiende a buscar súper-individuos. La mayoría de las empresas determinan criterios conforme a los cuales deben ser ajustados los candidatos a supervisor.
se presenta algunas características personales de los supervisores: - Energía y buena salud. - Potencial para el liderazgo. Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales. - Conocimiento del trabajo y competencia técnica. Capacidad para mantener el ritmo de trabajo. Capacidad de enseñanza. Habilidad para resolver problemas. Dedicación y confiabilidad. Actitud positiva hacia la administración.
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FUNCIONES DEL SUPERVISO R -Distribuir el trabajo.
-saber tratar a su personal (relaciones humanas). -Calificar a su personal. -Instruir a su personal. -Recibir y tratar las quejas de sus subordinados. -Realizar entrevistas con estos. -Hacer informes, reportes, etc. -Conducir reuniones, aunque sean pequeñas. -Mejorar los sistemas a su cargo. -Coordinarse con los demás jefes. -Requiere, sobre todo, mantener la disciplina. -Sin embargo es de resaltar que la supervisión consta de cuatro (4) grandes funciones principales: PROYECTAR Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta
los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento. Proyectar en el corto, mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor DIRIGIR: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones claras, específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidades de sus colaboradores. DESARROLLAR: Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de
adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivará hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral y se lograra un trabajo de alta calidad y productividad CONTROLAR: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en qué grado los planes se están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.
SUPERVISIÓN Y CONTROL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN Si todas las personas que trabaja. Fuesen perfectas, no habría necesidad de controles. Todo marcharía de acuerdo con el plan. Pero todas cometen errores, son olvidadizas, omiten emprender acciones, toman decisiones desacertadas, pierden la calma, es decir, se comportan como seres humanos. Puesto que las personas jamás podrán alcanzar la perfección, se hace necesario poner en vigor controles que impidan que se produzcan errores, o para descubrir lo que funciona mal y ponerle remedio. Para llevar a cabo esto, el supervisor tiene que mantener una vigilancia estrecha de todo cuanto sucede. El control adecuado depende de una corriente de información significativa, precisa y oportuna que corra de arriba abajo y de un lado a otro de la supervisión. La mayoría de los supervisores conocen claramente cuáles son sus diversas obligaciones. PAGINA 06
PLANEACIÓN Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización. FACTORES DE LA PLANEACIÓN Sea cual sea el tamaño de una empresa, la planeación es fundamental para el éxito de ésta, ya que sirve como base para las demás funciones administrativas
(organización, coordinación y control), y permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos de cómo se dirige la empresa, por esta razón es fundamental tener en consideración los mínimos e indispensables factores o fases del proceso de planeación tales y como son: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL En primer lugar debemos hacer un análisis externo, que nos permita conocer la situación del entorno y detectar oportunidades y amenazas, y un análisis interno que nos permita conocer el estado o capacidad de la empresa y detectar fortalezas y debilidades. ESTABLECER OBJETIVOS Una vez realizado el análisis de la situación, pasamos a establecer los objetivos de la empresa, de acuerdo a los recursos o la capacidad que ésta
posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado. FORMULAR ESTRATEGIAS Una vez que hemos establecido los objetivos, pasamos a determinar las estrategias o las acciones que vamos a tomar, necesarias para alcanzar dichos objetivos. DISEÑAR PROGRAMAS O PLANES DE ACCIÓN Una vez determinadas las estrategias o las acciones que vamos a tomar, pasamos a desarrollar los programas o planes de acción, que consisten en documentos en donde se especifica cómo se van a alcanzar los objetivos propuestos, es decir, cómo se va a implementar o ejecutar las estrategias o acciones formuladas. En dichos programas o planes, debemos especificar: los pasos a seguir: qué tareas se van a realizar, necesarias para implementar o ejecutar las estrategias o acciones. la asignación de recursos: qué recursos se van a utilizar y cómo se van a distribuir. los responsables: quiénes serán
LOS PLANES La planeación en una empresa, básicamente puede ser de dos tipos: planeación estratégica y planeación táctica: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA En la planeación estratégica se analiza la situación actual, se establecen los objetivos generales de la empresa, y se diseñan estrategias, cursos de acción y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos; planes que afectan una gran variedad de actividades y que parecen simples y genéricos.
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PLANEACIÓN TÁCTICA En la planeación táctica se analiza la situación actual, se establecen los objetivos específicos o metas de la empresa, y se diseñan estrategias, cursos de acción y planes tácticos necesarios para lograr dichos objetivos; planes que a diferencia de los planes estratégicos, tienen un alcance más estrecho y limitado, y se establecen con mayor detalle. La planeación táctica se realiza a un nivel funcional, es decir, considera solamente cada departamento o área de la empresa, por lo que debe ser elaborada por los responsables o jefes de cada área, y ser realizada a mediano plazo, para un periodo de 1 a 3 años. LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa y externa
de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos. La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por lo que se basa en objetivos y estrategias generales, así como en planes estratégicos, que afectan una gran variedad de actividades, pero que parecen simples y genéricos. Debido a que la planeación estratégica toma en cuenta a la empresa en su totalidad, ésta debe ser realizada por la cúpula de la empresa y ser proyectada a largo plazo, teóricamente para un periodo de 5 a 10 años, aunque en la práctica, hoy en día se suele realizar para un periodo de 3 a un máximo de 5 años, esto debido a los cambios constantes que se dan el mercado. DECLARACIÓN DE LA VISIÓN La visión es una declaración
que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. ANÁLISIS EXTERNO DE LA EMPRESA El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del entorno, y detectar oportunidades y amenazas. ANÁLISIS INTERNO DE LA EMPRESA El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades. ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS GENERALES Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo. DISEÑO DE PLANES ESTRATÉGICOS Una vez que hemos determinado las estrategias
que vamos a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas. En el plan estratégico se debe señalar: cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales. cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos. qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir. quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las estrategias. cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los resultados. cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategias. PAGINA 08
DEFINICIÓN DE ANÁLISIS FODA
El Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas,) es una herramienta extremadamente útil para el análisis estratégico y el estudio de la posición de una empresa u otra entidad en su entorno profesional. EL ANÁLISIS FODA CONSTA DE TRES ETAPAS CLAVE En primer lugar, es necesario que seamos conscientes de los puntos fuertes y débiles de la entidad. En segundo lugar, tenemos que estudiar el entorno profesional de la entidad y comprender las oportunidades y amenazas que dicho entorno representa.
En tercer y último lugar, observando el uso que podríamos hacer de las fortalezas para sacar partido de las oportunidades específicas, así como la manera en la que nuestras debilidades nos hacen vulnerables respecto a las amenazas existentes, podremos planificar nuestras opciones estratégicas y el camino a seguir. Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del análisis DAFO se debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas: ¿Cómo se puede explotar cada fortaleza? ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad? ¿Cómo se puede detener cada debilidad? ¿Cómo se puede defender de cada amenaza?
Este recurso fue creado a principios de la década de los setenta y produjo una revolución en el campo de la estrategia empresarial El objetivo del análisis DAFO es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función de sus características propias y de las del mercado en que se mueve.
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MATRIZ DAFO O FODA De la combinación de fortalezas con oportunidades surgen las potencialidades, las cuales señalan las líneas de acción más prometedoras para la organización. Las limitaciones, determinadas por una combinación de debilidades y amenazas, colocan una seria advertencia. Mientras que los riesgos (combinación de fortalezas y amenazas) y los desafíos (combinación de debilidades y oportunidades), determinados por su correspondiente combinación de factores, exigirán una cuidadosa consideración a la hora de marcar el rumbo que la organización deberá asumir hacia el futuro deseable como seria el desarrollo de un nuevo producto.
TOMA DE DECISIONES Es el proceso de mayor responsabilidad durante el cual el administrador debe escoger entre dos o más alternativas. La toma de decisiones es el motor de los negocios ya que la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.
ANÁLISIS INTERNO
FORTALEZAS
DEBILIDADES
Capacidades distintas Ventajas naturales Recursos superiores
Recursos y capacidades escasas Resistencia al cambio Problemas de motivación del personal
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Nuevas tecnologías ANÁLISIS Debilitamiento de competidores EXTERNOS Posicionamiento estratégico
Altos riesgos - Cambios en el entorno
PRIMERA ETAPAS Necesidad de Tomar una Decisión:
La Toma de Decisión comienza cuando una persona se enfrenta a una nueva situación que implica amenazas. Por otra parte para que sea una situación de decisión debe presentarse la posibilidad de escoger - por lo menos entre dos alternativas.
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SECUNDA ETAPA Enumeración de las alternativas, opciones o cursos de acción disponibles: Una vez que se acepta que es necesario adoptar una decisión, se analizan los objetivos relacionados con ella y se buscan las alternativas, opciones o cursos de acción disponibles para lograr los objetivos relacionados con la decisión.
que suscitan cada una de las alternativas, se analizan y valoran los mismos, y se establece una relación entre las opciones y las prioridades personales. En otras palabras, se consideran las ventajas y limitaciones de cada alternativa. A diferencia de la etapa anterior, acá debe tomar lugar una evaluación racional y objetiva.
se descartan las otras opciones para allanar el camino a la elegida. La persona considera como ponerla en práctica y como transmitir a otros la intención de hacerlo. Antes de permitir que otros conozcan la línea de acción que ha elegido – especialmente si esta es polémica, como renunciar al empleo – elabora estrategias para asegurar el éxito de la nueva decisión y evitar las desaprobación de los demás.
QUINTA ETAPA
TERCERA ETAPA
Evaluación de las alternativas, opciones o cursos de acción disponibles: En esta etapa se estudia cuidadosamente la lista generada en la etapa anterior. Se dejan fluir libremente los sentimientos y pensamientos
CUARTA ETAPA
Decisión Provisional o Tentativa: Luego de evaluar cada alternativa se cuenta con una opción preferida; la atención se centra sobre esta, se percibe como la más idónea y
Compromiso y Ajuste a la Decisión En esta etapa se lleva a la práctica la decisión provisional. La alternativa elegida se convierte en acción, es decir, se la dota de sentimientos y pensamientos, se invierte tiempo y energía en ella, y se rechazan finalmente por completo las opciones no elegidas. La persona se muestra satisfecha con la opción elegida y la lleva a cabo con optimismo. Se producen sentimientos de bienestar, seguridad y autoconfianza.
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ENTRETENIMIENTO LABERINTO
SOPA DE LETRAS