Communicatierichtlijnen

b. Hoe ziet de huisstijl van deze instelling of organisatie eruit?

c. Voor welke doelgroep is deze instelling of organisatie?

d. Vind je de huisstijl passen bij de doelgroep? Waarom wel of niet?

Organisaties gebruiken communicatierichtlijnen. Hierin staat hoe je met gasten, hun familie en hun vertegenwoordigers moet communiceren. Deze communicatierichtlijnen gelden binnen elke organisatie: 1. Kies het juiste communicatiemiddel. 2. Beantwoord berichten snel. 3. Blijf zakelijk. 4. Kies voor een neutrale stijl. 5. Gebruik correct Nederlands.

1. Kies het juiste communicatiemiddel

Er zijn verschillende communicatiemiddelen die je kunt gebruiken. Kies steeds het middel dat het beste past bij de situatie.

De telefoon gebruik je als je: • persoonlijk contact wilt • snel een antwoord nodig hebt • wilt overleggen. E-mail gebruik je als je: • afspraken wilt vastleggen • niet heel snel een antwoord nodig hebt • uitleg wilt geven en (niet te veel) documenten wilt versturen. WhatsApp gebruik je voor: • groepen • korte berichten • onbelangrijke berichten • reminders.

2. Beantwoord berichten snel

Beantwoord binnengekomen berichten snel. Heeft iemand voor je gebeld? Bel dan binnen 24 uur terug. Heb je een e-mail ontvangen? Meestal verwacht de afzender dat je binnen twee werkdagen reageert. Heb je niet meteen tijd om inhoudelijk te reageren, laat dan weten dat je het bericht hebt ontvangen. Geef daarbij aan wanneer de afzender een antwoord kan verwachten. Zo weet de afzender waar hij aan toe is.

3. Blijf zakelijk

Blijf in je communicatie zakelijk. Maak dus geen grappen of ‘flauwe’ opmerkingen. Dit is extra belangrijk bij geschreven communicatie, zoals een e-mail. De ontvanger ziet jouw non-verbale communicatie niet. Er kan daardoor makkelijk miscommunicatie ontstaan. Om diezelfde reden is het verstandig om emoties, persoonlijke ervaringen, meningen en irritaties in je mailberichten weg te laten. Ook wanneer je de ander al langer kent.

4. Kies voor een neutrale stijl

Communiceer in een neutrale stijl. Voorkom omslachtig taalgebruik. Dus niet: ‘Naar aanleiding van uw vraag ben ik blij te kunnen mededelen dat ik een oplossing denk te hebben gevonden voor uw probleem.’ Maar bijvoorbeeld: ‘Hartelijk dank voor uw vraag. Wat vindt u van de volgende oplossing? ...’

5. Gebruik correct Nederlands

Gebruik correct Nederlands. Dit geldt voor gesprekken maar zeker ook voor geschreven teksten zoals in een e-mail. Een e-mail is een snelle manier van post versturen. Maar de snelheid is geen excuus voor type- en taalfouten. Deze fouten leiden vaak tot grote ergernis bij de ontvanger en geven een onprofessionele indruk.

Opdracht 2 Juiste communicatiemiddel?

Overleg met een klasgenoot. Wanneer gebruik je de telefoon, e-mail of WhatsApp?

Als je een herinnering wilt sturen telefoon / e-mail / WhatsApp Als je uitleg wilt geven en documenten wilt sturen telefoon / e-mail / WhatsApp Als je persoonlijk contact wilt telefoon / e-mail / WhatsApp Als je je afspraken wilt vastleggen telefoon / e-mail / WhatsApp Als je een groep mensen wilt benaderen telefoon / e-mail / WhatsApp Als je korte berichten wilt sturen telefoon / e-mail / WhatsApp Als je snel een antwoord nodig hebt telefoon / e-mail / WhatsApp Als je wilt overleggen telefoon / e-mail / WhatsApp

Opdracht 3 Mailen

Woensdagochtend 12 september is er een speciale activiteit. Die dag zullen er van 9.15 uur tot 11.45 uur allerlei spelletjes worden gedaan op het plein. Het is een feestelijke ochtend met leuke activiteiten. Het recreatieteam zoekt nog ouders die willen komen helpen bij de spelletjes. Mochten er nog vragen zijn, of willen ouders zich aanmelden om te helpen, dan kunnen de ouders contact opnemen met jou. Schrijf de e-mail aan de ouders over de spelletjesochtend.