Zes-vergaderregels

Een vergaderagenda.

De hoofdpunten van een vergadering kunnen verschillende doelen hebben: • informatie uitwisselen • meningen vormen of discussiëren • beslissen • taken verdelen.

Vergaderen doe je samen. De vergadering staat onder leiding van een voorzitter. De voorzitter zorgt er onder andere voor dat de vergadering goed verloopt. Maar dat kan hij niet alleen. Ook de deelnemers van de vergadering zijn hierbij heel belangrijk.

Hoe neem je op een goede manier deel aan een vergadering? 1. Bereid je voor. 2. Doe mee. 3. Scheid zaak en persoon. 4. Houd je aan vergaderafspraken. 5. Voorkom herhalingen.

6. Onderbouw je standpunten.

Op een vergadering bereid je jezelf voor door te lezen. Allereerst de uitnodiging en de agenda. Daarna lees je het verslag van de vorige keer en de teksten die met de agenda meegestuurd zijn. Heb je vragen of opmerkingen over de tekst? Noteer deze dan alvast.

Hoewel de één meer spreekt dan de ander, moet iedere vergaderdeelnemer een bijdrage leveren. Ook jij. Als jij geen bijdrage hebt, wat is dan het nut van jouw aanwezigheid? Tijdens de vergadering denk je mee en luister je naar wat anderen te vertellen hebben. Uiteraard laat je anderen uitpraten. Daarna kun je zelf vertellen wat je ergens van vindt. Begrijp je iets niet? Vraag dan om uitleg. Als jij iets beweert, willen anderen weten of dat klopt. Onderbouw dus je standpunt. Geef argumenten waarom je iets vindt. Laat zien dat je niet zómaar iets zegt.

Een vergadering heeft een zakelijk doel. Je wilt een bepaald resultaat halen. Daarvoor moet je ‘zaak’ (de inhoud) en ‘persoon’ scheiden. Het gaat niet om wat iemand is, of wat je van iemand vindt, maar om de zaak. Het gaat om wat iemand te zeggen heeft.

De voorzitter wil een agendapunt op een bepaalde manier bespreken: eerst een discussie en daarna het besluit. Houd je hieraan en blijf altijd bij het onderwerp.

Als mensen klagen dat vergaderingen te lang duren, heeft dat vaak te maken met onnodige herhalingen. Voorkom herhalingen, ze voegen meestal niks toe. Liever één keer duidelijk zijn, dan steeds herhalen.

Vergaderen.

Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Soms heel uitgebreid: de notulen. Soms blijft het verslag beperkt tot het noteren van de acties en besluiten op een actie- of besluitenlijst. Voordat de vergadering begint, wordt afgesproken wie deze taak op zich neemt.

Lees meer in Verdiepingsstof - Vergadertraining.

Verdiepingsstof - Vergadertraining

Opdracht 1 Vergaderen

Bij deze opdracht werk je samen met een groepje van zes tot acht klasgenoten.

Je plant een vergadering. De vergadering wordt voorbereid door twee klasgenoten: de voorzitter en de verslaglegger. Zij bereiden het onderwerp en de agenda voor. Kies zelf een onderwerp. Mocht je geen onderwerp hebben, vraag dan je docent. Je kunt ook kiezen uit de volgende onderwerpen: • het organiseren van een leuke activiteit • het verbeteren van de sfeer op school of in de klas • het verbeteren van het lesrooster • het maken van een nieuwsbrief voor jullie ouders/verzorgers • het maken van een promotiefolder voor je opleiding • het maken en gebruiken van een groepsapp • het maken van een Facebookpagina.

De opdracht kun je eventueel een paar keer herhalen, zodat ieder tweetal een keer aan de beurt komt. Je kunt dan een nieuw onderwerp kiezen of verdergaan met het bespreken van het vorige onderwerp. a. Voer de vergadering uit en maak een verslag. b. Bespreek de volgende vragen na afloop: • Hoe was de vergadering voorbereid? • Hoe verliep de vergadering? • Wat vond je van de inbreng van de verschillende vergaderdeelnemers? • Wat kun je doen om de vergadering (nog) beter te laten verlopen? • Wat vind je van het vergaderverslag of de actielijst?