Jednolity Plik Kontrolny
-1-
Vademecum JPK JPK to nowy standard przesyłania dokumentacji w formacie *.xml, który dotyczy każdej procedury podatkowej realizowanej przez organy podatkowe. Przedsiębiorcy będą zobligowani do przesyłania wyciągów z ksiąg i dowodów księgowych za wskazany okres drogą elektroniczną lub za pomocą zewnętrznych nośników danych (np. pendrive). Dzięki temu Urzędy Skarbowe będą mogły analizować wszelkie informacje dotyczące działalności danej organizacji w sposób elektroniczny.
Po co plik JPK? W celu usprawnienia procesu kontroli oraz poprawy ściągalności podatków wprowadzono, ustawą z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 1649), zmiany, które przewidują wprowadzenie od 1 lipca 2016 r. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Jest to plik o uzgodnionej strukturze logicznej, w którym podatnik jest zobowiązany przekazywać, na żądanie organu podatkowego, księgi (w całości lub części) oraz dowody księgowe. Plik ten będzie przekazywany za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Proces wprowadzania wymogu Jednolitego Pliku Kontrolnego przebiegał będzie stopniowo, w pierwszej kolejności obowiązek ten dotyczyć będzie dużych podmiotów gospodarczych. Zgodnie z uzasadnieniem projektu zmian ordynacji „chodzi o to, aby można było w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu odpowiednich algorytmów informatycznych, wyodrębnić niezbędne dane merytoryczne. Intencją projektowanych rozwiązań jest wprowadzenie do systemów księgowych nowej funkcjonalności, tj. możliwości edycji ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w oparciu o powszechnie stosowany w komunikacji elektronicznej standard XML.” Nowe uregulowania będą miały zastosowanie w postępowaniu podatkowym, w kontroli podatkowej oraz w zakresie czynności sprawdzających, w tym w zakresie czynności sprawdzających u kontrahenta podatnika.
-2-
Kto i kiedy?
-3-
Najczęściej Niektórzy przedsiębiorcy mogą spodziewać się częstszych kontroli Według Krajowego Planu Działań Administracji Podatkowej na 2016 rok, sporządzonego przez Ministerstwo Finansów, niektóre branże będą bardziej od innych narażone na kontrole organów podatkowych. Należą do nich:
doradztwo i inne usługi niematerialne;
handel hurtowy; nieruchomości;
branża budowlana;
usługi finansowe i ubezpieczeniowe;
handel elektroniką;
e-commerce i branża informatyczna;
handel artykułami spożywczymi,
handel tytoniem;
motoryzacja i paliwa.
-4-
Jak to dziaa? Przekazywanie danych w formacie JPK dotyczyć będzie każdej procedury podatkowej realizowanej przez organy podatkowe i organy kontroli skarbowej, tj. czynności sprawdzających, kontroli podatkowych, postępowania podatkowego i kontrolnego. Organy kontroli posiadać będą uprawnienia, aby na żądanie otrzymać od firmy, w toku procedury kontroli wyciągu z ksiąg i dowodów księgowych za wskazany okres, zapisanego w formie elektronicznej w postaci plików o formacie strukturalnym. Dane mają być przekazane za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na elektronicznym nośniku danych. Należy pamiętać, że w przypadku plików JPK dla rejestrów VAT, wszyscy podatnicy będą obowiązani, bez wezwania, przekazywać za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy. Projekt struktur pliku JPK zakłada objęcie 7 obszarów: księgi rachunkowej, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów, wyciągów bankowych, magazynu, ewidencji zakupu i sprzedaży VAT oraz faktury VAT.
-5-
Korzyści Według Ministerstwa Finansów efektem wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego będzie skrócenie czasu kontroli, zmniejszenie jej uciążliwości oraz obniżenie kosztów. Działania te mają za zadanie zarówno ochronę systemów podatkowych, jak i zapewnienie warunków uczciwej konkurencji podmiotom działającym zgodnie z prawem. Pozostałe korzyści:
Lepsza komunikacja między podatnikami JPK usunie bariery w przekazywaniu danych elektronicznych, co umożliwi uzyskanie nowego mechanizmu kontroli wewnętrznej w firmach. Pozwoli to na monitorowanie pracy służb księgowych oraz wykorzystanie struktury zestawienia faktur jako narzędzia w komunikacji między podatnikami. Możliwe stanie się też przekazywanie zestawień faktur w formacie XML i zautomatyzowanie ich księgowania.
Szybsza weryfikacja danych podatkowych i niższe koszty Dodatkową korzyścią dla podatników oraz administracji będzie automatyzacja weryfikacji danych podatkowych. Przyspieszy to przeprowadzenie czynności sprawdzających i kontroli oraz potwierdzanie prawidłowości rozliczeń. Pozwoli również na sprawniejsze ustalenie nieprawidłowości, a tym samym na skuteczniejsze przeciwdziałanie nieprawidłowościom, takim jak wyłudzenia VAT czy unikanie opodatkowania. W konsekwencji JPK umożliwi lepszą obsługę podatników, ale też skuteczniejsze reagowanie na te zjawiska , które stanowią zagrożenie dla systemów podatkowych. Chodzi m.in. o przestępstwa karuzelowe czy przerzucanie dochodów do rajów podatkowych.
Obniżenie kosztów związanych z coraz szerszym stosowaniem dokumentacji w formie elektronicznej
-6-
Eksperci radzą •
Dokładnie dowiedź się kiedy Twoja firma będzie podlegać e-kontrolom.
• Upewnij się u swojego dostawcy, czy ich oprogramowanie będzie na czas zaktualizowane o funkcje JPK. Pamiętaj również, że generowanie pliku JPK możliwe jest tylko w najnowszych wersjach oprogramowania. Koniecznie więc sprawdź czy wersja, której używasz jest aktualna. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Pamiętaj, że nowe regulacje dotyczą sporej liczby przedsiębiorstw, a w momencie otrzymania wezwania do e-kontroli możesz nie zdążyć już z dokonaniem niezbędnych aktualizacji. • Jeśli korzystasz z programów pochodzących od różnych producentów lub posiadasz niestandardowe rozwiązania, dokonaj audytu posiadanych systemów finansowo-księgowych, magazynowych i sprzedażowych pod kątem zgodności z poszczególnymi strukturami raportowymi JPK. • Pamiętaj, że JPK w dużej mierze dotyczy zagadnień i narzędzi informatycznych. Warto więc współpracować z dostawcą rozwiązania i zlecić mu konfiguracje ustawień umożliwiających wygenerowanie określonych plików. • To na podatniku ciąży obowiązek dostosowania się do nowej ustawy, a co za tym idzie musi on dysponować oprogramowaniem umożliwiającym przekazywanie danych w pożądanym formacie. Dlatego warto też jak najszybciej sprawdzić u swoich dostawców, czy planują rozwój funkcjonalności w zakresie obsługi JPK i z jakimi kosztami będzie się do wiązało. Za niewdrożenie JPK lub udostępnianie niewłaściwych danych będzie groziła odpowiedzialność karno-skarbowa. Warto więc skorzystać z pomocy profesjonalistów! • Zadbaj o odpowiednie przeszkolenie personelu, obsługującego systemy, tak by odpowiednie osoby były w stanie obsługiwać programy i wygenerować odpowiednie dane na żądanie kontrolerów.
-7-
JPK w Streamsoft Prestiż I.Opcja generowania plików „Księgi rachunkowe”, „Wyciąg bankowy”, „Magazyn”, „Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT”, „Faktury VAT” dostępna jest od wersji 3.89.330.148, 3.94.333.17. II. W menu Zestawienia w modułach FK, HM, KPIR dostępna jest opcja JPK. Jest to okno w którym znajduje się spis wygenerowanych JPK. JPK podzielono na typy: 1. Księgi rachunkowe 2. Wyciąg bankowy 3. Magazyn 4. Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT 5. Faktury VAT 6. Podatkowa księga przychodów i rozchodów 7. Ewidencja przychodów
-8-
III. Parametry JPK (menu Zestawienia-> JPK-> F3 dodaj)
Typ -Typ JPK wymienione powyżej w pkt II;
Wersja -Jaka wersja pliku będzie generowana. Na początku dostępne są tylko wersje 1. Jeżeli MF wypuści kolejne uzupełnimy je;
Cel złożenia -Obecne dostępna jest tylko "Złożenie JPK po raz pierwszy". Jeżeli MF umożliwi podanie innych wartości uzupełnimy to;
Data od/do -Zakres dat z jakiego pobrać dane (patrz "Rodzaj daty");
Rodzaj daty -Określenie rodzaju daty dla "Data od", i "Data do". W zależności od "typu" JPK, możliwe jest określenie wg jakich dat dane będą pobierane. Dostępne rodzaje:
- Data dokumentu w systemie - Data księgowania - Data miesiąca VAT - Data wpływu
Waluta - Jeżeli dany zapis w systemie jest we wskazanej walucie to zostanie on wyeksportowany do JPK. Jeżeli zapis jest w inne walucie niż wskazano nie zostanie ona wyeksportowany. (patrz "Wszystkie w PLN") Wszystkie w PLN - Opcja dostępna tylko dla PLN. Dane zapisane w innej walucie zostaną przeliczone na PLN. -9-
Opis - Dowolny opis zestawu parametrów Uwagi - Pole umożliwiające podanie uwag lub dłuższego opisu Konfigurator - Spis parametrów systemu umożliwiający wygenerowanie JPK
Po wygenerowaniu JPK dla danych parametrów nie ma możliwość zmiany niektórych z nich.
IV. Generowanie JPK Po skonfigurowaniu typów oraz konfiguratora można generować pliki JPK w postaci XML. Opcja "Generuj JPK (Ctrl+F3)" pobiera dane z systemu i tworzy odpowiedni plik JPK. Pliki będą weryfikowane pod kątem logicznym za pomocą "schema" dostępnej na "http://jpk.mf.gov.pl/..." Generowanie 1 pliku odbywa się w 4 etapach: Pobranie danych z systemu Tworzenie struktury JPK Weryfikacja wg "schema" Zapis pliku
Wygenerowane pliki widać w szczegółach na zakładce „Wygenerowane pliki XML” Gdy wygenerowano już plik JPK, przy ponownym generowaniu pojawi się komunikat "Wygenerowano już plik XML, czy wygenerować ponownie?". Gdy wygenerowano już plik JPK, przy ponownym generowaniu, gdy w systemie istnieje nowszy konfigurator pojawi się komunikat "Wykryto nowszy konfigurator, czy mimo, to generować plik XML?". W zakładce 'wygenerowane pliki XML' można zapisać JPK do pliku we wskazane miejsce za pomocą pierwszej ikony 'zapisz XML'.
- 10 -
Uwaga: Wygenerowane pliki przechowywane są domyślnie w bazie dodatkowych dokumentów. Aby ją włączyć należy w Module Administratora-> Firmy-> wybrać ikonę 'Utwórz bazę dodatkowych dokumentów'.
Jeżeli licencja nie zezwala na korzystanie z bazy dodatkowych dokumentów pliki generowane są do katalogu określonego w konfiguracji (System-> konfiguracja-> Ustawienia -> Katalogi -> Katalog JPK). Uwaga: W opcji "Definicje banków" w oknie edycyjnym dodano pole "Nr IBAN". Pole wykorzystywane jest przy eksporcie rachunków bankowych do JPK. W polu należy podać nr konta bankowego w formacie IBAN. W większości przypadków wystarczy dodanie przed numerem konta znacznika PL. W polu system validuje numer i jeżeli jest nieprawidłowy wyrażenie podświetla się na czerwono.
VI. Szczególne przypadki dokumentów Słownik dostępny jest w "Słowniki -> Słowniki dla dokumentów -> Szczególne przypadki dokumentów". Słownik umożliwia podanie szczególnego przypadku dokumentu. Dane z tego słownika umożliwiają określenie przypadków faktur VAT które raportowane są w pliku „Faktury VAT”. Po wybraniu typu należy podać wymagane opisy lub daty. Znajdując się na dokumencie HM/FK (np. fakturze) na zakładce "Inne" znajduje się sekcja "Przypadki faktur", gdzie można wybrać szczególny przypadek. Można także bezpośrednio wejść do słowika przypadków i dopisać nowy przypadek i wybrać go na dokument.
1. Metoda kasowa Przypadek dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 -wyrazy "metoda kasowa". 2. Samofakturowanie Przypadek faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 -wyraz "samofakturowanie"
3. Dostawa towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku Przypadek dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 Dla tego typu potrzebne będzie uzupełnienie 3 opisów - 11 -
-(1) Należy wskazać przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku -(2) Należy wskazać przepis dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług -(3) Należy wskazać inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia 4. Dostawa towarów, art. 18, wystawiane przez organy egzekucyjne lub komornika W przypadku, o którym mowa w art. 106c ustawy : Faktury dokumentujące dostawę towarów, o której mowa w art. 18, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy, wystawiają w imieniu i na rzecz dłużnika: 1) organy egzekucyjne określone w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; 2) komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Dla tego typu wypełnia się 2 opisy -(1) Należy podać nazwę organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego -(2) Należy podać adres organu egzekucyjnego lub komornika sądowego 5. Faktury wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego Dla tego typu potrzebne będzie uzupełnienie 3 opisów -(1) Należy podać nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego -(2) Należy podać adres przedstawiciela podatkowego -(3) Należy podać numer przedstawiciela podatkowego, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku 6. Wewnątrzwspólnotowa dostawa nowego środki transportu
Przypadek gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu A) przebieg pojazdu -w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a ustawy B) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu -w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b ustawy , oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c ustawy Dla tego typu potrzebne będzie uzupełnienie Datę i 2 opisy -(1) Data dopuszczenia nowego środka transportu do użytku -(2) Przebieg pojazdu -w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a ustawy -(3) Liczba godzin roboczych używania nowego środka transportu -w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c ustawy 7. Faktury wystawiane przez drugiego w kolejności podatnika, w wewnątrzwspól. transakcji trójstronnej Przypadek faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) -dane określone w art. 136.
- 12 -
8. Świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie kwota marży Przypadek świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 kwota marży, faktura -w zakresie danych określonych w ust. 1 pkt 1-17 -powinna zawierać wyłącznie dane określone w ust. 1 pkt 1-8 i 15-17, a także wyrazy "procedura marży dla biur podróży". 9. Dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków Przypadek dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 marża. Dla tego typu combo z wyborem opisu 1: Należy podać wyrazy: "procedura marży -towary używane" lub "procedura marży dzieła sztuki" lub "procedura marży -przedmioty kolekcjonerskie i antyki".
Ze względu na wymaganą wiedzę techniczną zalecamy skonfigurowanie systemu pod kątem umożliwiającym wygenerowanie JPK pracownikom firmy Ekspert Systemy Informatyczne. Prosimy też pamiętać, że przedsiębiorstwa, które pracują na starych wersjach systemu, powinny zadbać o dokonanie aktualizacji, gdyż do starszych wersji nie będą wykonywane aktualizacje umożliwiające generowanie pliku JPK.
- 13 -