ASOCIACION SCOUTS DE HONDURAS CONSEJO SCOUT NACIONAL COMISIONADA SCOUT INTERNACIONAL
ASH- P -07/13 PROCEDIMIENTO VERSION I 2013
REGLAMENTO DE PARTICIPACIONES INTERNACIONALES ELABORO
REVISO
AUTORIZO
Olga Marina Dubon Vasquez Comisionada Scout Internacional
Nelson Javier Pavon Presidente Consejo Scout Nacional
Consejo Scout Nacional
AUTORIZACION Aprobado en sesión ordinaria de Consejo Scout Nacional, el día domingo 11 de agosto del 2013, Acta # 31
CONTROL DE CAMBIOS Esta es la primera versión de este documento, elaborado originalmente por Comisionada Scout Internacional, Olga Marina Dubón Vásquez y aprobado por el Consejo Scout Nacional, por lo cual no se registran cambios. En lo futuro, todo cambio deberá ajustarse a lo establecido en el Manual de Control de Documentos
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Tabla de contenido INTRODUCCIÓN Capítulo I CONSIDERACIONES GENERALES Articulo 1.- Ámbito de aplicación de este Reglamento. Articulo 2.- Acreditación oficial como miembro de una delegación. Articulo 3.- Autorización de participación en evento internacional. Articulo 4.- Apoyo de la ASH a las delegaciones a eventos internacionales. Artículo 5.- Orden y seguridad de las delegaciones. Articulo 6.- Delegación a conferencias interamericanas y mundiales. Capítulo II JEFE DE DELEGACION Articulo 7.- Notificación sobre eventos internacionales al CSN y llamado a concurso. Articulo 8.- Requisitos mínimos para ser nombrado Jefe de Delegación. Articulo 9.- Obligaciones del Jefe de Delegación. Artículo 10.- Equipo Organizador de la Delegación. Articulo 11.- atribuciones disciplinarias y sanciones. Articulo 12.- plazo de informe de participación por el Jefe de Delegación. Articulo 13.- Contenido del informe de participación. Articulo 14.- Normativa aplicable a la participación en eventos internacionales en el país. Articulo 15.- Subrogación de la representación de la delegación por fuerza mayor. Capítulo III DE LOS PARTICIPANTES Articulo 16.- Requisitos previos para integración a una delegación. Articulo 17.- Cancelación de participación de miembros de la delegación. Articulo 18.- Requisitos de participación para dirigentes acompañantes. Artículo 19.- Cantidad permitida de dirigentes acompañantes. Artículo 20.- Obligaciones del dirigente acompañante. Articulo 21.- Requisitos para ser miembros del Equipo Internacional de Servicio. Articulo 22.-.Integracion a la delegación del Equipo Internacional de Servicio. Articulo 23.-Precedencia de representación en actos protocolarios. Articulo 24.-Participacion en programas especiales. Articulo 25.-Partida y retorno de las delegaciones nacionales. Articulo 26.-Pago de cuotas en cuentas oficiales de la A.S.H. Artículo 27.- Devolución de cuotas de participación. Articulo 28.-Tramitación de los procesos de preparación de la delegación. Articulo 29.-Participacion de Padres de Familia en la Delegación
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Capítulo IV DISPOSICIONES FINANCIERAS Articulo 30.-Apoyo económico al Jefe de Delegación en eventos con Beneficiarios Articulo 31.-Apoyo económico a representantes de la ASH en eventos varios Articulo 32.-Liquidacion de gastos ante la ASH Capítulo IV DISPOSICION FINAL Articulo 33.-Vigencia.
Introducción Los eventos internacionales son una herramienta invaluable dentro del proceso educativo, ofrecen una amplia y rica variedad de experiencias a niñas, niños, adolescentes, jóvenes y dirigentes. La Asociación Scout de Honduras (ASH) como parte de la Organización Mundial del Movimiento Scout a través de la Región Interamericana, (OMMS/RI) fomenta, auspicia y facilita la participación organizada de todos sus beneficiarios, Dirigencia y Ejecutivos en eventos y espacios de representación democrática internacional, reconociendo y haciendo nuestras las políticas que sobre organización y participación en eventos scouts internacionales ha adoptado esta instancia mundial. En apego a la concepción de nuestro Fundador Baden Powell de crear en los eventos internacionales una oportunidad de conocer personas pertenecientes a diferentes culturas del planeta cumpliendo el cuarto artículo de la Ley Scout, que el scout es amigo de todos sin distinción, sin olvidar hacer las cosas en orden y completas, en lo sucesivo nos apegaremos a esta normativa para guiar todas las participaciones internacionales de la ASH. Glosario
CSN: Consejo Scout Nacional ASH: Asociación Scouts de Honduras EIS: Equipo Internacional de Servicio CSI: Comisionado Scout Internacional OMMS/RI: Organización Mundial del Movimiento Scout/Región Interamericana
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Capítulo I CONSIDERACIONES GENERALES Articulo 1.- El presente reglamento normará todas las participaciones internacionales de la A.S.H. como: Conferencias Subregionales, Interamericanas y Mundiales; Delegaciones a eventos internacionales para niñas, niños, adolescentes jóvenes y adultos, participación en Eventos Especiales, Talleres, Capacitaciones, eventos internacionales de otros países o grupos Scouts, incluye toda actividad en la que uno o más miembros salgan del país en representación de la ASH. Articulo 2.- Todo miembro, activo, beneficiario o colaborador que salga del país en representación de la A.S.H., debe hacerlo integrando una delegación internacional, incluso si la participación fuere de una sola persona. Y será acreditada mediante notificación escrita (Carta Internacional) extendida por Comisionado Scout Internacional CSI. Articulo 3.- Será Atribución del Consejo Scout Nacional (CSN), a través del CSI autorizar la participación de una Delegación en evento internacional, después de evaluar la organización, el tipo de invitación en caso de haberla, los requisitos de participación y la conveniencia y factibilidad que miembros de la ASH participen. Articulo 4.- La ASH, en la medida de sus posibilidades, contribuirá a hacer posible, incluso económicamente, la asistencia a eventos internacionales de sus miembros. Propiciando la participación de todos y todas; niños, niñas adolescentes, jóvenes y adultos en igualdad de condiciones bajo una sola delegación. Artículo 5.- La ASH a través del Comisionado Scout Internacional (CSI) y el Jefe de delegación deben realizar todos los esfuerzos para que la participación internacional sea organizada y segura. Articulo 6.- La Delegación a las Conferencias Interamericanas y Mundiales deben ser encabezadas por el Presidente de la Asociación Scouts de Honduras, en calidad de Jefe de Delegación, estará integrada por el Director Ejecutivo, el Comisionado Internacional y los demás miembros activos de la Asociación Scouts de Honduras, designados por el Consejo Scout Nacional, en todo momento privara el criterio del CSN para la integración de la representación de acuerdo a los temas a tratar. En caso de imposibilidad del Presidente, será el CSN quien designara.
Capítulo II JEFE DE DELEGACION Artículo 7.- El CSI notificará al CSN sobre los eventos internacionales inmediatamente que se reciba la comunicación oficial del mismo, una vez aprobada la participación de la ASH, se da inicio al procedimiento de selección del Jefe de Delegación, mediante Comunicado oficial y ampliamente divulgado. El nombramiento del cargo se realiza a
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través del CSI. El Comisionado Scout Internacional puede declarar desierto el proceso de selección para Jefe de Delegación por falta de postulaciones o porque ninguno de los postulantes reúne los requisitos mínimos. En este caso para hacer posible la participación de la delegación, el CSI propondrá ante el CSN candidatos idóneos para ser nombrados. Artículo 8.- Requisitos mínimos para ser nombrado Jefe o Responsable de Delegación; a) Estar inscrito, registrado y activo en la ASH los últimos 5 años b) Comprobada solvencia ética y moral, dentro de la Asociación. c) Estar dispuesto asumir, por escrito, las responsabilidades que conlleva las funciones del Jefe de Delegación. d) Ser o haber sido dirigente en la rama en la que el evento es desarrollado. e) Ser mayor de 25 años. d) Contar con el respaldo y autorización de parte de las autoridades de su respectivo Grupo Scout, Distrito (de no pertenecer a Distrito la instancia superior) e) Presentar un Plan de Trabajo con su respectivo cronograma conteniendo todas las actividades técnicas y económicas que desarrollará antes, durante y después del evento. f) Poseer habilidad organizativa para trabajar en equipo, resolución de conflictos, liderazgo, comunicación asertiva, administración de personal y de recursos económicos. g) Firmar un acuerdo de entendimiento y aceptación de las disposiciones establecidas en el Reglamento de Participaciones Internacionales de la ASH. Artículo 9.- El Jefe de Delegación tiene las obligaciones siguientes: a) Coordinará todos los aspectos logísticos y económicos para hacer posible la participación. Encabeza la delegación y representa a la ASH en todas las actividades y reuniones que se concreten durante el desarrollo del evento. Cuando se trate de tomar decisiones trascendentales que involucren el compromiso de la ASH deberá contar con la aprobación del CSN a través de su presidente. b) El Jefe de Delegación queda en potestad de integrar un Equipo Organizador c) Realizar una amplia convocatoria o invitación a todos los miembros activos y beneficiarios de la Asociación para que se integren a la delegación, determinando plazos y fechas para la entrega de documentos y pagos de inscripción. d) Vencidos los plazos, el Jefe de Delegación informará al Comisionado Scout Internacional y este al CSN el número de participantes, dirigentes, acompañantes y Equipo Internacional de Servicio. e) Todas las Donaciones, patrocinios, prebendas o regalías que se adquieran a través del Jefe de Delegación o su equipo deben ser compartidas igualitariamente entre todos los integrantes de la delegación f) Es responsable de integrar la delegación únicamente con miembros beneficiarios debidamente inscritos en la ASH y acreditados de acuerdo a los requerimientos para participar en el evento. g) Elaborar plan de viaje detallando; ruta, itinerario, alojamiento, alimentación, visitas y presupuesto. h) Mantener comunicación fluida y efectiva con organizadores del evento y delegación participante. Artículo 10.- El Equipo Organizador es seleccionado por el jefe de Delegación, conformado por dos dirigentes, que integran la delegación con beneficiarios o como Equipo Internacional de Servicio (EIS), pudiendo ser sub jefe de delegación y Responsable de disciplina, para apoyar todas las actividades que le sean encomendadas por el Jefe de Delegación
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Artículo 11.- El Jefe de Delegación asume facultades disciplinarias para toda la Delegación sin excepción, desde el momento de partida de la delegación del país, hasta el momento de retorno. En cumplimiento de estas facultades puede imponer las siguientes medidas disciplinarias: a) Amonestación Verbal. b) Amonestación Escrita c) Separación del Evento (parcial o total). En caso de que los organizadores del evento impongan una medida disciplinaria a un miembro de la delegación hondureña, el jefe de delegación deberá coordinar y responsabilizarse del cumplimiento de la misma y ofrecer la colaboración logística necesaria. Todas las faltas cometidas por un miembro de la Delegación, sin excepción deben ser notificadas por escrito ante el CSN para su registro y de ser necesario el CSN las elevara a Corte Nacional de Honor. Artículo 12.- El Jefe de Delegación será responsable de presentar informe de participación, debiendo adjuntar obligatoriamente todos los documentos oficiales del evento y “recuerdo de participación”. El informe deberá de ser entregado en un plazo improrrogable de un mes, a partir de la fecha de retorno de la delegación. Cuando los miembros de la delegación hayan recibido aportes para su traslado, alimentación, hospedaje, cuota de participación o viáticos ya sea de parte de la ASH, de participantes o donantes se deberá incluir también informe económico. Artículo 13.- El Jefe de Delegación deberá presentar al Comisionado Scout Internacional, en un plazo no mayor de (30) días, un informe final completo de la participación de la delegación hondureña que incluirá: a) Introducción b) Actividades realizadas antes del evento. c) Actividades realizadas durante el evento. d) Compromisos asumidos o delegados a la ASH e) Novedades que se hayan presentado antes, durante y después del evento. f) Documentos que respalden la gestión realizada, listado de participantes y evaluación de los miembros de la delegación hondureña al evento. g) Informe económico con los respaldos correspondientes. h) Medidas disciplinarias impuestas, sin considerar las amonestaciones verbales, así como las acciones meritorias desplegadas por los integrantes de la delegación. i) Conclusiones, recomendaciones y sugerencias. Articulo 14.- Evento Internacional en Honduras; si cualquiera de los eventos mencionados se realizara en el país, regirán los mismos requisitos y compromisos para la selección e integración de la delegación. Artículo 15.- Si el jefe de delegación, por causa de fuerza mayor, durante el evento internacional quedare imposibilitado de cumplir con sus funciones, el equipo organizador establecerá un orden de precedencia en la jefatura de la delegación de acuerdo a la designación previa (sub jefe de Delegación) o en base a experiencia y funciones que dentro de la ASH cumpla cada uno de sus miembros y ejercerá como suplente hasta que la situación sea solventada.
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Capítulo III DE LOS PARTICIPANTES Artículo 16.- Pueden integrar la delegación a evento internacional para niños, niñas y jóvenes, en calidad de participantes los miembros beneficiarios que se encuentren debidamente registrados en el periodo correspondiente y cumplan con el rango de edad determinado por los organizadores del evento. (Contar previamente con la autorización de su grupo, apoyo económico y autorización de sus padres) Requisitos de Participación que deben cumplir antes del viaje: a) Llenar las fichas de inscripción y entregar toda la información y documentos dentro de los plazos establecidos. b) Pagar las cuotas de participación dentro de los plazos establecidos. c) Asistir a las jornadas de preparación de la delegación para recibir información detallada sobre el evento y preparar las muestras y exposiciones que se presentaran en el evento. Artículo 17.- El Jefe de delegación puede cancelar la participación de los miembros de la delegación cuyo comportamiento afecte la organización general y ponga en riesgo el bienestar de la Delegación. Esta medida puede ser apelada ante el CSI de la ASH. Artículo 18.- Para asistir a un evento internacional para jóvenes, en calidad de dirigente acompañante debe cumplir los siguientes Requisitos: a) Acreditar ser miembro activo de ASH al menos dos años, con credencial vigente. b) Demostrar que miembros beneficiarios de su unidad participan en el evento internacional. c) Pagar las cuotas y valores necesarios para asistir al evento. d) Haber sido admitido como miembro del Equipo Internacional de Servicio por los organizadores del evento. Artículo 19.- Dirigentes Acompañantes, únicamente se permitirán uno por Seisena, Patrulla o equipo. Sera potestad del CSI junto al Jefe de Delegación autorizar acompañantes adicionales cuando se justifique de acuerdo a número mayor de participantes, o cuando uno o más de los participantes sea de condición especial (necesidades especiales) Artículo 20.- El Dirigente Acompañante debe cumplir las siguientes obligaciones: a) Coordinar localmente la organización y preparación de la delegación internacional. b) Mantener informados de los preparativos al Jefe de Grupo y Director de Distrito. c) Organizar reuniones de información, preparación o entrenamiento con los beneficiarios de su unidad, grupo o distrito. d) Incentivar la participación de los beneficiarios de su unidad al evento internacional. e) Informar periódicamente a los padres de familia de su unidad y su grupo sobre el avance de los preparativos y obtener su autorización escrita para la participación de sus hijos al evento internacional. f) Asistir a las reuniones preparatorias que organice el Jefe de Delegación. Articulo 21.- El Jefe de Delegación y el CSI son los únicos facultados para coordinar con los organizadores del evento a fin de obtener el Visto Bueno Para ser miembro del equipo Internacional de Servicio de acuerdo a necesidades y funciones requeridas y tendrán la
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obligación de cumplir los siguientes requisitos: a) Acreditar ser miembro activo o beneficiario de la ASH, los dos últimos años, con credencial vigente. b) Tener la edad requerida y las condiciones personales para ser parte del EIS, de acuerdo a las disposiciones de los organizadores del evento. c) Pagar las cuotas y valores necesarios para asistir al evento. Artículo 22.- Los miembros del equipo internacional de servicio forman parte de la delegación hondureña y como tal deben cumplir con las normas y disposiciones del Jefe de Delegación y su equipo organizador. Una vez en el evento se pondrán a disposición de los organizadores para las funciones específicas que les hayan sido asignadas. Siempre deben tener en cuenta que son parte de la delegación hondureña y mantendrán informado de sus actividades al Jefe de Delegación. Artículo 23.- En Actos Protocolarios dentro del evento, representara a la ASH, las autoridades de la delegación que se encuentren presentes, para el efecto, se establecen el siguiente orden de precedencia: Presidente del Consejo Scout Nacional, Jefe de Delegación, Comisionado Scout Internacional, Director Ejecutivo, y miembros del equipo organizador de la Delegación. Artículo 24.- Las delegaciones de participación en programas especiales (conferencias, talleres, intercambio, entrenamiento, capacitación) tendrán su Jefe de Delegación, designado por el Consejo Scout Nacional, con las mismas atribuciones, responsabilidades y estímulos establecidos para el Jefe de Delegación a eventos internacionales para jóvenes, en todo lo que sea aplicable. En lo demás se estará a las condiciones especiales que cada programa, encuentro o visita determine en forma específica. Artículo 25.- Todos los integrantes de la delegación deben salir y regresar a Honduras en las fechas y horarios planificados por el jefe de delegación y su equipo organizador. Solamente en casos excepcionales a solicitud del jefe de Delegación, el CSI autorizara que miembros de la delegación salgan o retornen al país en itinerarios diferentes a los programados por la delegación, siempre que un integrante del equipo organizador les acompañe. Artículo 26.- Todas las cuotas por concepto de participación en el evento deben ser ingresadas y administradas a través de las cuentas bancarias a nombre de la ASH. Queda prohibido el depósito de cuotas u otros valores en cuentas personales. Artículo 27.- Si un participante inscrito desiste del viaje en forma justificada, se procederá a la devolución de las cuotas previamente pagadas considerando lo siguiente: a) El valor de las cuotas del evento, si ya han sido efectivas, se sujetan a las políticas de devolución de los organizadores. b) El valor de los boletos aéreos o transporte internacional serán devueltos de acuerdo a las políticas y normas de las compañías de transporte, cuando los mismos ya se han efectuado al momento de retiro del participante. c) Otras medidas adicionales de devolución serán tomadas por el Jefe de Delegación en
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consulta con el Comisionado Scout Internacional. d) no será objeto de devolución, todo lo que se obtenga por gestión; donación, patrocinio, regalías o similar, será distribuido entre los miembros de la Delegación participantes del evento. Artículo 28.- Los procesos de planificación, trámites, visados, pago de cuotas y todo lo relativo a la preparación de la delegación, será comunicado y coordinado con el Comisionado Scout Internacional y Jefe de Delegación. Artículo 29.- La participación de padres de familia en eventos internacionales estará sujeta a la normativa del país organizador del evento, y será facultad del Jefe de Delegación y CSI definir la cantidad y necesidad de acompañamiento de padres en el evento, Debiendo realizar obligatoriamente una reunión con los padres integrantes de la delegación para explicarles su rol, obligaciones, deberes y derechos, antes, durante y al finalizar el evento.
Capítulo IV DISPOSICIONES FINANCIERAS Artículo 30.- La ASH en eventos para beneficiarios, cubrirá los Gastos del Jefe de Delegación estipulados de la siguiente forma: Evento en la Región Centro Americana, transporte terrestre y cuota de inscripción al evento. Evento en otras regiones internacionales un aporte único de $500.00 USA (quinientos dólares americanos). Artículo 31.- En participaciones internacionales como: conferencias Regionales, Interamericanas y Mundiales, participación en eventos Especiales, Talleres, Capacitaciones, y similares, inclusive toda actividad en la que uno o más miembros salgan del país en representación de la ASH, será potestad del CSN de acuerdo a la disponibilidad económica, relevancia del evento para la ASH, definir la cantidad de personas a acreditar y la ayuda económica que se le brindara a cada uno de los participantes. Artículo 32.- Todo Participante en evento internacional en debida representación del país y que viaje con aporte económico de la ASH debe presentar a su regreso una liquidación de gastos en un plazo no mayor a cinco días (05), con el debido soporte económico: facturas formales y originales a favor de: Asociación Scout de Honduras, de no cumplir con esta disposición deberá reintegrar inmediatamente a la ASH la cantidad no justifica.
Capítulo V DISPOSICION FINAL Artículo 33.- El presente reglamento entrara en vigencia a partir de su aprobación por parte del Consejo Scout Nacional. Y será de aplicación inmediata para todas las participaciones internacionales en proceso.