Informes mensuales ¿Qué evalúas y cómo lo haces?

Alejandra Mejía Vallejo

@talentostierragro Antes de comenzar a escribir esta columna, pensé en los cientos de veces que he preguntado a mis colegas, ¿qué evalúas en tu centro de servicios veterinarios (CSV)? y ¿con qué periodicidad lo haces? En general me responden que “no

evaluamos mucho, los informes los envía el contador, pero realmente no comprendo lo que

dicen”. Por eso considero importante que en esta oportunidad hablemos de los informes de gestión.

Tradicionalmente nos enfocándonos en estados de resultados que nos dice: Ingresos – Egresos = Utilidad. Pero esta puede ser una prueba que nos dé negativa o puede ser un “Falso Positivo”. En la actualidad una empresa cuenta con más elementos que

Ideas de datos a implementar en el informe:

1. Ventas

A. Facturación total del año a la fecha B. Total de facturas generadas (número de transacciones), comparado con: el mes anterior y el mismo mes del año anterior C. Total facturación del mes evaluado, comparado con: el mes anterior y el mismo mes del año anterior D. ¿Fue superior o Inferior? ¿cuáles son las posibles causas? E. ¿Como se distribuye el total de facturación?

I. Servicios Veterinarios 1. Consultas / 2. Vacunas / 3. Consultas especializadas

II. Ayudas Diagnosticas 1. Ecografía / 2. Rx / 3. Endoscopias

III. Laboratorio 1. Hemogramas / 2. PCR / 3. Perfiles prequirúrgicos

IV Hospitalizaciones

V. Guarderías

VI. Servicios de estética y Belleza F. De los hallazgos ¿cuál es mayor evento que requiere atención positiva y con posibilidad de mejora?

2. Recurso Humano

A. ¿Tenemos personal de baja, de viaje? B. Promedio de rotación de personal acumulado y comparado con el año anterior (Puede hacerse mensual también) C. ¿Cuál es el costo total de nómina de personal médico, auxiliares, estética y administrativos, compararlo con el año anterior? D. ¿Se mide la productividad del equipo? – Ingresos generados por cada integrante comparado con su salario. E. ¿Hemos tenido algún reconocimiento de miembros del equipo? ¿Porque se han generado? F. ¿Accidentes laborales?

I. ¿Qué tipo?

II. Manejo de estos eventos

III. Acciones correctivas

le permiten saber las condiciones en que se encuentra, tanto desde el punto de vista financiero, como a la luz de algunos indicadores clave (KPI) que permitan hacer un examen exhaustivo y ordenado, veamos como:

El Ciclo PHVA

Siglas para Planificar – Hacer – Verificar – Actuar, es una estrategia interactiva para mejorar procesos e implementar cambios, y cómo su nombre lo indica se implementar de forma cíclica. Desde esta óptica debemos generar planes y acciones que luego deben ser evaluadas, y quiero ser enfática en algo, los informes deben ser periódicos y en cortos periodos de tiempo, un reporte anual no va a permitir generar acciones a tiempo.

4pasos para lograr el ciclo

1. Definir un formato que permita promover procesos asociados para la obtención de los datos. 2. Hacerlo de forma periódica. 3. Interpretarlos. 4. Generar acciones. Al terminar de leer todos estos KPI probablemente no tienes idea de algunos e incluso de como generarlos y es aquí cuando la gestión veterinaria tiene su magia, cada uno de estos va requerir que diseñes un plan de ventas distribuido por líneas de negocio, las cuales están en el apartado de generales (numeral 1 ventas, letra e), por tanto es importante Planear las ventas de tu CSV para proyectar y evaluar, generar acciones y establecer mejoras en los procesos y llevar esto a todas las áreas del centro, para lograr tener una visión real de tu empresa en periodos de tiempo cortos y generar acciones a tiempo.

La clave de la gestión es conocer que tienes, que quieres lograr y evaluar sobre la marcha las variables asociadas: Marketing, talento humano, finanzas, estrategias y procesos de una manera visible y efectiva, si consideras estas variables puedes obtener información verídica y de valor para proyectar y conocer realmente tu CSV.

3. Clientes - Usuarios

A. ¿Cuántos usuarios activos que tenemos en nuestro sistema? Compararlo con el mes y año anteriores. B. Total de usuarios nuevos versus total, de usuarios que han dejado de visitarnos. C. Promedio de compra del mes o periodo evaluado. D. Promedio de compra que se requiere por número de usuarios activos para cumplir metas por mes/periodo/ año. E. PQR’s ¿Cuántas?, Causas, forma de intervención, comparativo con el periodo anterior. F. Comentarios positivos ¿cuántos? ¿por qué medio (llamada, redes, correo, verbal)?

4. Compras y gastos

A. Compras totales del mes

I. Insumos

II. Medicamentos

III. Alimentos

IV. Belleza y cuidado B. ¿Qué porcentaje del ingreso total corresponde a estas compras? ¿Están dentro de lo presupuestado? C. ¿Realizas inventarios?

I. ¿Cuándo fue el último que realizaste?

II. Hallazgos

III. Acciones correctivas ¿Funcionaron/No funcionaron? D. Proveedores

I. ¿Algún evento relevante?