GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
1 ENTORNO DE TRABAJO EN LA HOJA ELECTRÓNICA EXCEL
1.1
CONCEPTOS BÁSICOS DE MICROSOFT EXCEL 2013
Microsoft Excel 2013 es un sistema para la creación de hojas de cálculo, cuyas posibilidades de trabajo, cálculo y presentación son amplias. La posibilidad de utilizar fórmulas y funciones son mayores que en las versiones anteriores de dicho programa. Así como también permite la creación de gráficos que se modificarán automáticamente al cambiar los datos en su hoja de cálculo. Permite también el trabajo con bases de datos. Excel trabaja con hojas de cálculo que están encuadernadas en libros de trabajo.
1.1.1
Iniciar Excel 2013
Vamos a ver las tres formas básicas de arrancar Excel 2013
Desde el botón Inicio de la barra de tareas de Windows 7: Situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. a. Clic en la opción Todos los Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computador; buscamos Microsoft Office 2013, b. Hacer clic sobre el icono de Microsoft Excel y se abrirá el programa.
Desde el Icono de acceso directo de Excel: Situado sobre el escritorio, haciendo doble clic sobre éste. Desde la caja de búsqueda rápida de Windows 7: Clic en el botón Inicio, digitar el nombre del programa y presionar la tecla Enter sobre el ícono de Excel 2013
1.1.2
Cerrar Excel 2013
Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes opciones: a. Hacer clic en el botón cerrar b. Presionar las teclas Alt +
1.1.3
que aparece al lado derecho de la ventana F4.
Hoja de Cálculo
Es una cuadrícula compuesta por 1.048.576 Filas (en forma horizontal) y 16.384 Columnas (enumeradas desde la A hasta la XFD, en forma vertical). Cualquier problema que involucre una serie de datos y un conjunto de operaciones a realizar sobre ellas, puede ser resuelto de una manera más rápida y efectiva a través de la hoja de cálculo de Excel. Excel es un libro de trabajo conformado por un conjunto de hojas de cálculo, que se pueden almacenar en un solo archivo, cuya extensión es .xlsx. Al cargar la nueva versión de Excel 2013, abre por defecto con una sola hoja, pero brinda la posibilidad de insertar 254 hojas de cálculo más en un solo libro de trabajo, para un total de 255 hojas de cálculo. Para agregar más hojas al libro, se da la siguiente orden: Cómo insertar un mayor o menor número de hojas en un nuevo libro: a) b) c) d)
Clic en la ficha Archivo Clic en Opciones Clic en la Opción General Del título Al crear nuevos libros, vaya a la opción “incluir este número de hojas”, digitar el número de hojas que se requieran para el nuevo libro. e) Clic en Aceptar Nota: para ver este cambio se debe crear un nuevo archivo.
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE Nota: Si se requiere más de 254 hojas, se pueden insertar dando clic sobre el signo, que aparece en la parte inferior de la ventana. Aunque NO es aconsejable tener un archivo con muchas hojas, ya que éste se puede bloquear y dañar.
1.1.4
Columna
Es aquella que se identifica con letras y van desde la A hasta la XFD (16384 columnas).
1.1.5
Fila
Es aquella que se identifica con números y van desde la 1 hasta 1048576
1.1.6
Celda
Es la intersección entre una Columna y una Fila. Cada celda tiene una dirección única denotada por una letra que identifica la columna y un número que identifica la fila. Ejemplo: Celda A1. Fila Columna Nota: al hacer clic sobre una celda, se muestra un marco o cuadro de selección que permite visualizar desde el cuadro de nombre, la ubicación exacta de la celda.
1.1.7
Rango de Celdas
Es un conjunto de celdas seleccionadas.
1.2
EXTENSIONES DE EXCEL 2013
La extensión del tipo de archivo LIBRO DE EXCEL es: .XLSX (la última X indica que es compatible con formatos XML, más liviano y además es el indicador de la versión Office 2007 en adelante. La extensión para los archivos PLANTILLAS DE EXCEL: .XLTX Nota: Para guardar un archivo en versión 2003 o anteriores, en la opción guardar como tipo de la caja de diálogo de Guardar, se debe seleccionar: Libro de Excel 97-2003.
1.3
DESCRIPCIÓN DEL AMBIENTE DE TRABAJO
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2013: la pantalla, las cintas y los grupos de íconos entre otros, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
1.3.1
Pantalla Inicial
Al iniciar Excel aparece una ventana con varias opciones, entre ellas, la lista de los archivos abiertos recientemente, abrir un libro en blanco o abrir plantillas para hacer nuevos trabajos basados en éstas.
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
1.3.2
Parte de la ventana de Excel
4
3
1
2
5
6
7
8 9.1
9.2 9.3 10
12 4
9
13 15 11
14
16 2
17 1) La Barra de Título: Contiene el nombre del libro sobre el que se está trabajando. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre deseado. 2) Botones para Cerrar el programa, para maximizar o restaurar, minimizar, botón para modificar la vista de las cintas de opciones y el botón de ayuda. 3) Barra de Herramientas de Acceso Rápido: Contiene los íconos que son utilizados frecuentemente. Además, el botón para Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido agregando o quitando botones. 4) Menú de control de la ventana: Contiene las opciones del manejo de la ventana como: Restaurar, Mover, Tamaño, Minimizar, Maximiza y Cerrar. 5) Fichas o cintas: Contiene las fichas que maneja el programa: Archivo, Inicio, Insertar, entre otras. 6) Iniciar Sesión: Permite tener acceso a los documentos de office desde cualquier dispositivo (móvil o pc) de donde se esté conectado 7) Grupos de íconos: Contiene los íconos agrupados por categorías. Ejemplo: Portapapeles, Fuentes, alineación, etc
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
9) La Barra de Fórmulas: es la barra más importante de Excel, porque es el visor de todo lo que se realiza en las celdas.
La barra de Fórmulas está compuesta por: 9.1) Expandir barra de fórmulas: Permite ampliar el área de edición de la celda activa. 9.2) Cuadro de Nombres: Contiene la dirección de la celda activa en el momento, además permite ubicarse en una celda determinada digitando la dirección en este cuadro y presionando la tecla enter. También permite asignar nombre a un rango de celdas. 9.3) Botón Cancelar: Este botón permite eliminar la información o fórmulas que se digitan antes de presionar enter o cualquier direccional. Otra forma es presionando la tecla Esc. Botón Introducir: Este botón es equivalente a la tecla Enter o a cualquiera de las direccionales, permite aceptar o ingresar los datos en la celda. Botón Insertar Función: Permite inicializar o modificar una función.
Otra forma es dar clic en el ícono de la ficha Fórmulas Nota: para activar o desactivar la Barra de Fórmulas se debe dar clic en la Ficha Vista del grupo de íconos Mostrar, hacer clic en la casilla Barra de Fórmulas Otra forma: a. b. c. d.
Clic la ficha Archivo Clic en Opciones Clic en la opción Avanzadas Del título “Mostrar”, activar la casilla “Mostrar Barra de Fórmulas”
10) Cabecera de la Hoja: Desde la cabecera de la hoja se puede seleccionar toda la hoja o presionando las teclas Ctrl + E. Además, haciendo clic sostenido en este botón se puede visualizar el número total de Filas y Columnas que componen una hoja de cálculo. 11) Celda Activa: Es la celda donde se introducen los datos o fórmulas, la cual se identifica por una dirección o referencia, donde se denota primero por la letra y luego por el número. Para corregir los datos o fórmulas, se puede presionar la tecla F2 o dar clic sobre la barra de fórmulas. DIRECCIONAMIENTO DE LA CELDA ACTIVA Se puede modificar la dirección de la celda activa hacia arriba, abajo, izquierda o derecha, al pulsar Enter de la siguiente manera:
Clic en la ficha Archivo Clic en Opciones Clic en la opción Avanzadas Del título Opciones de Edición, active la casilla y seleccione la dirección del Enter
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE 12) Cabecera de Columnas: Son los ejes verticales de la cuadrícula y se identifican por medio de letras (A hasta XFD).
13) Cabecera de Filas: Son los ejes horizontales de la cuadrícula y se identifican por medio de números (1 hasta 1048576). 14) La Barra de Etiquetas: Permite visualizar las hojas que hacen parte del libro, además contiene unas flechas para desplazarse entre las hojas y el botón para insertar nuevas hojas Nota: La nueva versión de Excel 2013, abre por defecto el libro con sola una hoja, pero se pueden insertar más, dando clic sobre el signo , que aparece en la parte inferior de la ventana. Aunque NO es aconsejable tener un archivo con muchas hojas, ya que éste se puede bloquear y dañar. También se pueden insertar nuevas hojas al libro, dando clic derecho sobre la etiqueta de la hoja o dando la orden: Cómo insertar un mayor o menor número de hojas en un nuevo libro: a) b) c) d)
Clic en la ficha Archivo Clic en Opciones Clic en la Opción General Del título Al crear nuevos libros, vaya a la opción “incluir este número de hojas”, digitar el número de hojas que se requieran para el nuevo libro. e) Clic en Aceptar Nota: para ver este cambio se debe crear un nuevo archivo. 15 y 16) Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical Permite desplazarse a lo largo y ancho de la hoja de cálculo de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. 17) Barra de Estado: Muestra el estado de la ventana activa; además, permite ser personalizada, haciendo clic derecho sobre la misma y eligiendo las opciones deseadas. Además contiene el grupo de Vistas de Excel: Vista Normal: Presenta la hoja de cálculo plana, es decir sin ningún formato de diseño de página. Vista Diseño de Página: Muestra la división de las hojas, con formatos como: encabezados, pies de página, márgenes, tamaño del papel, entre otros. Vista Previa de Salto de Página: muestra y permite ajustar los saltos de página. Zoom: Permite ampliar o disminuir el tamaño de la ventana activa.
GUร A DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
1.3.3
Formas del Puntero Aparece al ubicar el puntero del Mouse, sobre una de las celdas seleccionada o activada. Indica que puede proceder a seleccionar un rango de celdas Aparece al ubicar el puntero del Mouse, en uno de los bordes de la celda seleccionada o activada. Permite Mover el contenido de esa celda a otra Aparece cuando se ubica el puntero de Mouse, en el extremo inferior derecho de la celda, e indica que se puede copiar la informaciรณn de dicha celda o generar una serie de listas o fรณrmulas. A esta forma del puntero se le llama autollenado. Aparece cuando se ubica el puntero del Mouse en el medio de las cabeceras de columnas y permite modificar el ancho de una columna. Aparece cuando se ubica el puntero del Mouse en el medio de las cabeceras de filas y permite modificar el alto de una fila. Aparece al activar una de las celdas dando doble clic sobre ella y permite ingresar o modificar texto Aparece al ubicar el puntero del Mouse, en uno de los bordes de la celda seleccionada o activada. Permite duplicar la informaciรณn a otra celda, manteniendo presionada la tecla Ctrl
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
2 TRABAJO CON LAS HOJAS DE CÁLCULO 2.1
TRABAJO CON LAS HOJAS DE CÁLCULO
En esta unidad, veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel 2013, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.
2.1.1
Moverse dentro de la cuadricula de una hoja de cálculo
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa
FIN
FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa
FIN
FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa
FIN
FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa
FIN
FLECHA DERECHA
- Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es presionando las teclas CTRL + I ó la tecla F5 ó digitar desde el cuadro de nombres la celda a la que nos queramos desplazar. En cualquier caso, siempre puedes utilizar el Mouse, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
2.1.2
Desplazamiento entre las hojas de cálculo (etiquetas de las hojas)
Dentro de un libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Miremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
2.1.3
Basta con dar clic sobre la etiqueta de la hoja donde se quiera ubicar o presionar las teclas: CTRL –Repag: Retrocede entre las hojas CTRL – Avpág: Avanza entre las hojas
Seleccionar hojas de un libro
Para seleccionar
Haga esto
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE Haga clic en la etiqueta de la hoja.
Una sola hoja
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla Shift y haga clic en la etiqueta de la última hoja. Con teclado presione: Ctrl + Shift + Re Pág o Av Pág Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga Dos o más hojas NO presionada la tecla Ctrl y haga clic en las etiquetas de las demás hojas. adyacentes Dos o más adyacentes
hojas
Todas las hojas de un libro.
Haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.
Para quitar la selección de las hojas seleccionadas
2.1.4
Haga doble clic en una etiqueta de las hojas que están seleccionadas. (Se utiliza esta opción cuando están todas las hojas seleccionadas). Haga clic en una de las hojas que no esté seleccionada. Haga clic derecho sobre las hojas seleccionadas y elija Desagrupar.
Mostrar un número mayor o menor de etiquetas
Seleccione la barra de división de etiquetas.
Cuando el puntero tome la forma de puntero de división, arrastre la barra de división de etiquetas hacia la derecha o hacia la izquierda. Para ver el número predeterminado de etiquetas de hoja, haga doble clic en la barra de división de etiquetas.
2.1.5
Renombrar hojas de cálculo
Hoja de cálculo
a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a renombrar. - Del menú contextual seleccione la opción Cambiar Nombre - Escriba el nuevo nombre de la hoja de cálculo - Presione Enter b) Doble clic en la etiqueta de la hoja a renombrar. - Escriba el nuevo nombre. - Presione Enter. c) Clic en la Ficha Inicio -
2.1.6
Ubicarse en el grupo de Iconos Celdas Clic en el ícono Formato Clic en la opción Cambiar el nombre de la hoja Digitar el nuevo nombre y Enter
Insertar hojas de cálculo
Nota: Las hojas por defecto siempre se insertan al lado izquierdo de la hoja que está seleccionada a) Haga clic en el icono que aparece después de la última etiqueta
Una sola hoja
b) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja. - Seleccione del menú contextual la opción Insertar... - Seleccionar Hoja de Cálculo. - Aceptar.
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE Varias Hojas de cálculo
2.1.7
a) Seleccione la cantidad de hojas que desea insertar. - Realice alguno de los pasos anteriores.
Mover hojas de cálculo a) Clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a mover. - Arrastre la etiqueta hasta el nuevo lugar que ésta ocupará. b) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a mover y seleccionar Mover o copiar.
Una o varias hojas
- De la lista de hojas, seleccione la hoja de cálculo que quedará antes de la que estamos moviendo. - Clic en Aceptar. Nota: Se puede mover a un libro ya existente o a uno nuevo, seleccionándolo de la lista que aparece en la opción Al Libro.
Nota: Para mover varias hojas al mismo tiempo, se debe tener en cuenta la selección de ellas. Precaución: Tenga cuidado cuando mueva o copie hojas. Si se mueve la hoja de cálculo, las operaciones o los gráficos basados en los datos de la misma pueden volverse imprecisos.
2.1.8
Copiar hojas de cálculo
Una o varias hojas
a) Clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a copiar. - Arrastre la etiqueta presionando la tecla Ctrl. hasta el nuevo lugar que ocupará la copia. b) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a copiar y seleccione Mover o copiar. - De la lista de hojas, seleccione la hoja de cálculo que quedará antes de la que estamos copiando. - Active la opción Crear una copia. - Clic en Aceptar. Nota: Se puede copiar a un libro ya existente (éste debe estar abierto para recibir la hoja) o a uno nuevo, seleccionándolo de la lista que aparece en la opción Al Libro.
Nota: Para copiar varias hojas al mismo tiempo, se debe tener en cuenta la selección de ellas.
OTRA FORMA DE MOVER O COPIAR HOJAS DESDE LA CINTA INICIO
a) Seleccionar la(s) hojas a mover o copiar b) Clic en la ficha Inicio c) Clic en formato
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
2.1.9
Eliminar hojas de cálculo a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a eliminar. - Seleccione Eliminar del menú de opciones. b) Seleccione la hoja de cálculo que desea eliminar. - Clic en ficha Inicio. - Clic en Eliminar
Una o varias hojas
Nota: Para eliminar varias hojas al mismo tiempo, se debe tener en cuenta la selección de ellas.
a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja. - Seleccione el color que desea utilizar.
Una o varias hojas
2.1.10 Aplicar Color de etiqueta de las hojas de cálculo 2.1.11 Ocultar y/o mostrar hojas de cálculo
Una o varias hojas
a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja. b) Seleccionar Ocultar… o Mostrar Nota: Para ocultar varias hojas se deben seleccionar previamente
2.1.12 Introducir Datos En cada una de las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Digitar los datos. La información que se digita aparecerá en dos lugares: En la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el siguiente gráfico:
Para introducir los datos en la celda, se pueden utilizar cualquiera de los tres siguientes métodos:
ENTER: Introduce los datos en la celda y por lo general se ubica debajo de la celda activa que estaba activa.
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
TECLAS DIRECCIONALES: Introduce los datos en la celda y se ubica en la dirección de la tecla pulsada. BOTÓN INTRODUCIR: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se ingresan los datos en la celda, pero la celda activa seguirá siendo la misma.
2.1.13 Modificar Datos Se puede modificar el contenido de una celda en el momento en que se esté digitando la información o después de haberla digitado. Si aún no se han ingresado los datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Backspace para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor o pulsar la tecla Suprimir para borrar los caracteres ubicados a la derecha del cursor. Si ya se han ingresado los datos y se desea modificar, seguiremos alguno de los siguientes pasos: 1 2 3 4
Seleccionar la celda a modificar. Pulsar la tecla F2 o Ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en el área de edición del dato a modificar o Doble clic en la celda. Modifique la información. Presione la tecla Enter para Aceptar los cambios
2.2 2.2.1
MANEJO DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS Selección de celdas, filas, columnas y hoja de cálculo
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.
Celdas
Filas
Columnas
Hacer clic sobre la celda a seleccionar. Rango de Celdas Continuas Clic en la primera celda a seleccionar. Clic sostenido hasta seleccionar la última celda del rango. Celdas Discontinuas Clic en la primera celda a seleccionar. Presione la tecla Ctrl Sostenido y clic sobre las demás celdas a seleccionar. Clic en la cabecera de la fila (Número) a seleccionar. Shift + End + Flecha derecha. Ctrl + Shift + Flecha derecha. Filas Continuas Clic en la cabecera de la primera fila a seleccionar. Clic sostenido en las cabeceras de filas, hasta seleccionar la última fila del rango. O Selecciona la primera fila, presione Shift sostenido y clic sobre la cabecera de la última fila a seleccionar. Filas Discontinuas Selecciona la primera fila, presione Ctrl sostenido y clic sobre las cabeceras de las demás filas a seleccionar. Clic en la cabecera de la Columna (Letra) a seleccionar. Shift + End + Flecha Abajo. Ctrl + Shift + Flecha Abajo.
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
Hoja de Cálculo
2.2.2 a) b) c) d)
Columnas Continuas Clic en la cabecera de la primera columna a seleccionar. Clic sostenido en las cabeceras de columnas, hasta seleccionar la última columna del rango. O Selecciona la primera columna, presione Shift sostenido y clic sobre la cabecera de la última columna a seleccionar. Columnas Discontinuas Selecciona la primera columna, presione Ctrl sostenido y clic sobre las cabeceras de las demás columnas a seleccionar. Clic en el botón Cabecera de la hoja, situado entre el indicativo de la cabecera de la columna A y el de la cabecera de la fila 1. Presionar las teclas Ctrl + E
Insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas
Seleccionar las celdas, filas o columnas que se desean insertar y/o eliminar Clic en la ficha de Inicio Seleccionar del grupo Celdas, la opción deseada Hacer clic en el ícono Insertar y seleccionar una de las siguientes opciones:
2.2.3
Modificar ancho de columnas y alto de filas
Por defecto las columnas tienen un ancho de 10.71 puntos, este ancho se visualiza haciendo clic sostenido en la línea del lado derecho de la cabecera de cada columna. Las filas tienen por defecto, un alto de 15.00 puntos, este alto se visualiza haciendo clic sostenido en la línea inferior de la cabecera de cada fila.
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE Cabecera
Mouse Ubicar el puntero en la línea derecha del
Ficha Inicio Seleccione la (s) columna (s)o la filas.
encabezado de la columna, cuando tome esta forma:
,hacer clic sostenido hacia la
Clic en la ficha Inicio De la opción Celdas, elija Formato
derecha para aumentar y hacia la izquierda para disminuir el ancho. Columnas
Para ajustar el ancho de una columna al texto, hacemos doble clic en la línea derecha del encabezado de la columna. Seleccione la (s) columna (s), hacer clic derecho sobre esta selección y clic en Ancho de Columna, digite el nuevo ancho y clic en aceptar o presione enter.
Ubicar el puntero en la línea inferior del encabezado de la fila, cuando tome esta forma:
Clic en Ancho de Columna o Alto de Fila Digite el nuevo ancho o el
,hacer clic sostenido hacia la
abajo para aumentar y hacia arriba para disminuir el alto.
Filas
Seleccione la (s) fila (s), hacer clic derecho sobre esta selección y clic en Alto de Fila, digite el nuevo alto y clic en aceptar o presione enter.
nuevo alto. Clic en Aceptar o pulse Enter.
NOTA: Otra forma para modificar el ancho de columnas y/o el alto de filas es: a) Seleccionar la(s) columna(s) o fila(s). b) Clic derecho sobre la selección. c) Seleccionar Ancho de columna o Alto de fila, digitar la medida en cms y aceptar.
2.2.4
Ocultar y/o mostrar filas o columnas
Cabecera Columnas
Filas
Ocultar Seleccione la (s) columna (s) a ocultar. Clic derecho sobre la selección. Clic en Ocultar. Seleccione la (s) filas (s) a ocultar. Clic derecho sobre la selección. Clic en Ocultar.
Mostrar Seleccione la columna anterior y posterior de la que está oculta. Clic derecho sobre esta selección. Clic en Mostrar. Seleccione las filas anterior y posterior de la que está oculta. Clic derecho sobre esta selección. Clic en Mostrar.
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE Nota: Para ocultar y/o mostrar filas o columnas, también se puede hacer de la siguiente forma: a) Seleccione las filas o columnas que desea ocultar b) Clic en la ficha Inicio c) De la opción Celdas, de un clic en Formato
2.2.5
Copiar y/o mover contenido de las celdas
Función
Mover
Copiar
Mouse - Seleccione la (s) celda (s) a mover. - Ubique el puntero en uno de los bordes de la celda, y cuando tome la forma arrastrar y soltar en la nueva celda
- Seleccione la (s) celda (s) a copiar. - Ubique el puntero en uno de los bordes de estas celdas, y cuando tome la forma
Ficha Inicio - Seleccione la (s) celda (s) a mover. -De la opción Portapapeles – Clic en el ícono cortar o presionar las teclas CTRL + X. - Clic en la celda destino - Clic en el icono pegar o presionar la teclas CTRL + V. - Seleccione la (s) celda (s) a copiar. - De la opción Portapapeles – Clic en el ícono copiar o presionar las teclas CTRL + C. - Clic en la celda destino - Clic en el icono pegar o presionar la teclas CTRL + V.
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
2.3
PROCESO DE AUTOLLENADO
Es la capacidad que tiene Excel para percibir y seguir tendencias en los datos. Sólo se escribe el primero o los dos primeros valores, datos o textos y el autollenado completa la serie. A través de está utilidad se pueden obtener varios efectos:
2.3.1
Copia normal de información en celdas continuas:
Esta opción permite crear una lista repetitiva de un número o texto, con solo digitar el dato. a) Digite el dato. b) Ubique el cursor en el extremo inferior derecho de la celda a copiar (cuadrito negro) y cuando el cursor se convierta en una cruz pequeña, arrastre y suelte cuando haya señalado el área de copia, esto se llama autollenado. Proceda en la forma especificada anteriormente. Observe este ejemplo:
2.3.2
Copia continua de datos que tienen una secuencia determinada:
Digite la palabra Enero en una celda, luego proceda a realizar autollenado como se ha explicado anteriormente, observe como se crea una lista automáticamente de los meses del año en forma continua de acuerdo al área seleccionada.
2.3.3
Obtener una secuencia de números a partir de uno dado
a) Ingrese en la celda el número que da comienzo a la secuencia de la serie. b) Ubique el cursor en el cuadrito negro y presione la tecla control (Ctrl), aparece un signo más pequeño sobre la cruz negra. c) Arrastre (Clic y Ctrl presionado) y cubra el área deseada.
2.3.4
Obtener una secuencia a partir de dos números dados
a) Ingrese en las celdas los números que dan comienzo a la secuencia de la serie. b) Seleccione ambas celdas, ubique el cursor en el cuadrito negro. c) Arrastre y cubra el área deseada.
2.3.5
Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez
a) Seleccione las celdas en las que desee introducir datos.
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE b) Las celdas pueden ser o no adyacentes. c) Escriba los datos y presione las teclas Ctrl + ENTER.
2.3.6
a) b)
c) d)
Creación de listas personalizadas
a) Clic en la ficha Archivo b) Clic en Opciones c) Clic en la categoría Avanzadas d) Clic en el botón Modificar listas personalizadas Ubicarse en el cuadro Entrada de Listas y digitar los datos que conformarán la lista, un dato debajo del otro o consecutivos y separados por coma. Clic en el botón Agregar. Clic en Aceptar
Importar lista: a) Digitar la lista en la hoja de cálculo. b) Seleccionar todos los datos de la lista. c) Clic en la ficha Archivo d) Clic en Opciones e) Clic en la categoría Avanzadas f) Clic en el botón Modificar listas personalizadas g) Clic en el botón Importar. h) Clic en Aceptar