GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE
1 FORMATO DE CELDAS Se trabajará el aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.
1.1
PESTAÑA NÚMERO
Determina la apariencia de los datos en las celdas seleccionadas de tal manera que representen lo que son (fecha, hora, porcentaje, fracción entre otros). Puede utilizar uno de los formatos de números incorporados, o puede crear sus propios formatos (personalizar). En la ficha Inicio, encontramos el siguiente grupo de iconos: Al hacer clic en el botón EXPANDIR de este grupo, aparece la siguiente lista con distintos formatos inmediatos a los números, horas y fechas. Al hacer clic en la opción MAS FORMATOS DE NÚMEROS, aparece la siguiente caja de diálogo: (Esta ventana también se activa al presionar CTRL + 1)
NOTA: Los números se digitan sin puntos de miles o millares, sólo se ingresa punto o coma, si este signo separará el número decimal. El símbolo para identificar la fracción decimal, se configura en:
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE a) Clic en la ficha Archivo b) Clic en Opciones c) Clic en la categoría Avanzadas d) Desactivar la opción Usar separadores sistema y aplicar separadores que requieren
del los se
Categoría General: Es la categoría que traen por defecto todas las celdas, donde se muestran los valores sin ningún tipo de formato. Permite además eliminar cualquier formato de número. Categoría Número: permite aplicar a los valores el separador de miles y la cantidad de cifras decimales. Categoría Moneda: permite aplicar las posiciones decimales y el símbolo de moneda sin alineación Categoría Contabilidad: permite aplicar las posiciones decimales y el símbolo de moneda con alineación a la izquierda de la celda Categoría Fecha: las fechas en Excel se deben digitar con el siguiente formato. DD/MM/AA (31/07/2007) Esta fecha debe quedar ubicada al lado derecho de la celda.
NOTA: Si queda ubicada al lado izquierdo de la celda, no permitirá aplicar formatos porque en el sistema está configurado para que sea MM/DD/AA o AAAA/MM/DD. En este caso, se configura de la siguiente manera.
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a) b) c) d) e) f)
Clic en Inicio Clic en Configuración Clic en Panel de Control Clic en Configuración Regional Clic en la pestaña Opciones Regionales, clic en el botón Personalizar… Clic en la pestaña Fecha, y en la opción Formato de fecha corta, seleccionar el formato de fecha que se desea aplicar. Ejemplo: DD/MM/AA
Categoría Hora: permite aplicar formatos de A.M. o P.M. a las horas. Estas se deben digitar utilizando los dos puntos como separador de las horas, minutos y segundos, sin dejar espacio y como hora militar. Ejemplo: 18:05:15 Categoría Porcentaje: se recomienda digitar el porcentaje en forma manual. Categoría Personalizada: permite aplicar un formato especial a los números según la necesidad.
Casos:
1. Cómo convertir una fecha al día correspondiente. Ejemplo: correspondiente es Miércoles a) Digitar la fecha con el formato DD/MM/AAAA b) Seleccionar el rango de fechas c) Presionar las teclas Ctrl + 1 d) De la ficha Número, seleccionar la categoría Personalizada e) En la opción Tipo, digitar DDDD
13/07/1960
2. Cómo personalizar números telefónicos. Ejemplo: 229 – 11 – 00 Nota: tener en cuenta que la tecla #, reemplaza un número a) Digitar el número sin ningún formato ni espacios en blanco. Eje: 2291100 b) Seleccionar el rango de números telefónicos c) Presionar las teclas Ctrl + 1 d) De la ficha Número, seleccionar la categoría Personalizada e) En la opción Tipo, digitar ### - ## - ## 3. Cómo permitir operaciones con celdas alfanuméricas. Ejemplo: Se requiere sumar un rango de celdas que contienen la siguiente información: a) Seleccionar el rango de celdas a operar b) Presionar las teclas Ctrl + 1 c) De la ficha Número, seleccionar la categoría Personalizada d) En la opción Tipo, digitar # “cuotas”
NOTA: El símbolo # representa cualquier cantidad de números 4. Cuando se requiere que un número tenga ceros antes. Ejemplo: 005 a) Seleccionar el rango de celdas a operar b) Presionar las teclas Ctrl + 1 c) De la ficha Número, seleccionar la categoría Personalizada d) En la opción Tipo, digitar 000 (tres ceros)
ALINEACIÓN DE TEXTOS: En la cinta de opciones Alineación disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas
-
El día
GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA ORTIZ YARCE anteriormente y de forma más rápida, como: Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda. Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos. Alinea texto en la parte superior de la celda Alinea texto para que esté centrado entre la parte superior e inferior de la celda Alinea texto para que esté centrado entre la parte superior e inferior de la celda Orientación: Gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical. Se utiliza generalmente para etiquetar columnas estrechas.