Proyecto final: gestion del alcance,tiempo y costo

10-3-2015

UCIMÉXICO

Maestría: Administración de proyectos Alumna: Elvia Orozco Villalobos Curso: áreas de conocimiento para administración de proyectos 1 Tarea: proyecto final

Proyecto final Gestión del alcance El objetivo principal de la gestión del alcance del proyecto es asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido para que el proyecto culmine de manera exitosa (Chamoun, 2002).

Según el PMBOK la gestión del alcance incluye los siguientes procesos: 1. Planificación del Alcance: crear un plan de gestión del alcance del proyecto que

refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).

2. Definición del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del proyecto detallado

como base para futuras decisiones del proyecto.

3. Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo

del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

4. Verificación del Alcance: formalizar la aceptación de los productos entregables

completados del proyecto.

5. Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del proyecto.

PROYECTO PANADERIA MANA

Información principal del proyecto Fecha: 10 de febrero del 2015

Nombre del proyecto: Plan de diseño de construcción de una panadería en el municipio de Jungapeo Michoacán, México.

Áreas de conocimiento/procesos: Iniciación y planificación

Área de aplicación (sector/actividad)

• • •

Sector público, DIF municipal.

Gestión de Alcance Gestión de Tiempo Gestión de Costos

Fecha de inicio del proyecto:

Fecha de finalización del proyecto:

Febrero 2015 Agosto del 2015 Objetivos del proyecto general y específicos: General: Desarrollar un diseño de construcción de una panadería, que cumpla con los objetivos planeados de tecnología necesaria, diseño de la planta, estaciones de trabajo, documentación del proceso e indicadores de calidad, para el municipio de Jungapeo

Michoacán mediante la aplicación de los lineamientos del Project Management Institute (PMI). El proceso permitirá la puesta en marcha de la fábrica para Agosto del 2015, todo esto mediante la elaboración de un proceso adecuado y acorde al presupuesto.

Específicos:  Asegurar que se incluyan todas las actividades y procesos necesarios para el cumplimiento de los objetivos del proyecto mediante la elaboración del plan de gestión del alcance.  Realizar un adecuado seguimiento del control del tiempo a lo largo del proyecto mediante la generación del cronograma y el uso de tecnologías apropiadas para su control.  Facilitar la toma de decisiones en relación al presupuesto del proyecto, mediante la elaboración del presupuesto y la utilización del valor ganado.

Descripción del producto: Un plan de diseño de Gestión que oriente respecto a la construcción de una panadería de 34 x 50 =1700 m2 con el diseño total de la planta, estaciones de trabajo especificadas, tecnologías necesarias en cada estación, manuales del proceso de panificación y uso de tecnologías, así como los principales indicadores de calidad.

Los entregables serán: •

Identificación de interesados

•

Crear la EDT

•

Definición de actividades y su secuencia

•

Desarrollo del cronograma

•

Estimar costos

Necesidad del proyecto(lo que da origen) El DIF municipal promueve el desarrollo de proyectos comunitarios en las diferentes localidades del municipio de Jungapeo, entre los proyectos más solicitados está el de panadería, para tener un modelo a seguir en las comunidades se requirió del presente proyecto que sirva como modelo y guía en la construcción de panaderías. Tomando como referencia la metodología del Project Management Institute (PMI) como solución para la elaboración de un diseño completo de proyectos locales.

Justificación del proyecto(aporte y resultados esperados)

La distribución de la planta es muy importante para toda empresa productora, porque los factores que influyen en la distribución son claves para el buen funcionamiento y desarrollo de la producción.

El objetivo es hallar una ordenación de las áreas de trabajo y del equipo, que sea la más

económica para el trabajo, al mismo tiempo la más segura, adecuada y satisfactoria para los empleados.

Dentro de la distribución de la planta, la organización de espacios, de maquinaria y personal, es muy importante para la producción de calidad. El proceso de ordenación física de los elementos de la planta debe de constituir un sistema de producción capaz de alcanzar los objetivos fijados de la forma más adecuada y eficiente posible.

Con el diseño de la panadería se espera que las personas involucradas en estos proyectos tengan una guía de cómo funcionan las actividades, donde van ubicadas las maquinarias como seguir el proceso de elaboración, y el manejo adecuado de la tecnologías requerida así como el presupuesto necesaria para su desarrollo.

Restricciones /limitantes/factores críticos de éxito:

•

Se cuenta con un presupuesto de $150,000.00 pesos.

La fecha límite para entregar este proyecto será el 31 de agosto del 2015.

•

El diseño no se debe de pasar el presupuesto.

•

Identificación de grupos de interés(stakeholders): Cliente(s) directo(s): Vecinos del municipio de Jungapeo Clientes indirectos: ciudadanos Nombre del ing. Elvia Orozco

Firma:

Aprobado por el gerente:

Firma:

EDT

Gestión del tiempo Según la Guía del PMBOK® los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: 1. Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del cronograma

que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto.

2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las 3.

4.

5.

6.

dependencias entre las actividades del cronograma.

Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.

Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.

1 Definición de actividades 1 documento de proyecto 2 Generar la EDT 3 Cronograma 4 riesgos 5 personal necesario 6 estaciones de trabajo 7 materiales necesarios 8 diseño de áreas 9 ubicaciones de tecnología 10 diseño de planta 11tecnologuias requeridas por área 12 enlistar la tecnología conveniente 13 cotizar tecnologías 14 seleccionar tecnologías 15 manuales del proceso 16 flujos del proceso 17 manuales de uso de tecnología 18 medidas de higiene 19 sistemas de calidad 20 verificaciones del producto

2 establecimientos de secuencia de actividades ACTIVIDAD

PREDECESORA

DURACIÓN

1 esqueleto del proyecto

-

1

2 presupuesto

1

2

3 cronograma

2

2

4riezgos

3

2

5 estaciones de trabajo

6, 15

14

6 materiales necesarios

5

8

7 personal necesario

6

8

8 diseño de planta

7

8

9 diseño de áreas

8

8

10 ubicaciones de tec.

9

7

11 tec. requerida

10

5

12 selecciones de tec.

11

6

13 cotizar tec.

12

6

14 enlistar tec.

13

5

15 flujos de procesos

5

5

16 manual de procesos

15

8

17 manuales de tec.

16

8

18 sistema de calidad

17

5

19 medidas de higiene

18

5

20 verificación del proceso

19

5

Diagrama de red

3 y 4 Estimaci贸n de los recursos y duraci贸n de las actividades

5 DESARROLLO DEL CRONOGRAMA CON ESTIMACIÓN DE RECURSOS

6 Control del Cronograma

Controlar el Cronograma es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.

El control del cronograma se hará con la ayuda de herramientas de la administración de proyectos como Microsoft Project, mediante la actualización de los entregables y la gestión cuidadosa y continua de los cambios ya sea rechazándolos o aprobándolos e incorporándolos a la línea base revisada. Los cambios se realizarán de manera escrita siguiendo la siguiente plantilla: PLANTILLA CONTROL DEL ALCANCE DEL PROYECTO Control Alcance Proceso Actividades de Implementación

Demora, Completa, Revisión, Autorizado Fecha de inicio

Estado

Justificación Ejecución

Cambio Numero de cambio Impacto en Costo del Cambio Impacto en el Tiempo del Cambio Impacto en la calidad del cambio Observaciones Recomendaciones Firma Responsable Control de Cambios Firma Director de Proyecto:

Gestión del costo:

Fecha de conclusión

La Gestión de los Costes del Proyecto según la guía del PMBOK (2004) incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.

1 Estimación de Costes: desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

2 Preparación del Presupuesto de Costes: sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de coste.

3 Control de Costes: influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

La Gestión de los Costes del Proyecto se ocupa principalmente del coste de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma. Sin embargo, la Gestión de los Costes del Proyecto también debería considerar el efecto de las decisiones del proyecto sobre los costes del uso, mantenimiento y soporte del producto, servicio o resultado del proyecto.

1 estimaci贸n de costes

2 Preparaci贸n del presupuesto l铆nea base

ACTIVIDAD tareas T1 A 1.1 A 1.2 A 1.3 T2 A 2.1 A 2.2 T3 A.3.1 A.3.2 T4 A 4.1 A 4.2 A 4.3 T5 A 5.1 A 5.2 T6 A 6.1 A 6.2

PANADERIA MANA

costo/dia de recursos por actiidad recursos humanos ingeniero industrial panadero especialista en calidad dias $ dia dias $ dia dias $dia

recursos h. dias $dia

costo/dia Actividad $/dias

Es quel eto del proyecto Presupuesto del proyecto Cronogra ma Ma triz de riesgos Es taci ones de traba jo Enl ista r material es necesari os para cada estaci ón

15 7

700 700

7 10 5

1000 1000 1000

8

Enl ista r persona l por área Di seño de l a planta Di seño de áreas especi fi cas Ubi caci ón de tecnol ogía dentro de l a áreas

500

700 700 500 1000 1000 1000

Tecnología requerida Selección de l a tecnol ogía Cotizar proveedores Enl ista r la tecnología Flujos documentales del proceso.

Ma nua l de proces os Ma nua l de uso de tecnol ogía Sis tema de calida d e indicadores Medi das de hi giene del proceso Veri fi caci ón del producto final

10

5

800

7 4 6 5

800 800 800 900

500

800 500 800 800 800 800

TOTAL DE ACTIVIDADES Gerente Secretari a Gas tos a dmi ni.

GERENCIA TOTAL DEL PROYECTO

700 150 400 1250

Presupuesto desglosado en meses

tiempo dias (dias) 1 3 2 1 15 7 8 7 10 5 7 5 8 2 5 10 7 4 6 5 118 29 29 29

costos fijos total de costo insumos servicios recursos materiales transporte $ $ $ 200 200 200 100 10500 500 4900 500 4000 500 7000 300 10000 200 5000 100 1100 200 100 200 2000 100 4000 100 5000 600 5600 500 3200 200 4800 300 4500 400 20300 4350 11600 29 $ 36,250.00

total costo actividad $ $ 200.00 $ 200.00 $ 200.00 $ 100.00 $ 11,000.00 $ 5,400.00 $ 4,500.00 $ 7,300.00 $ 10,200.00 $ 5,100.00 $ 200.00 $ 100.00 $ 2,200.00 $ 100.00 $ 4,100.00 $ 5,600.00 $ 6,100.00 $ 3,400.00 $ 5,100.00 $ 4,900.00 $ 76,000.00 $ 20,300.00 4350 11600 $ 36,250.00 $ 112,250.00

tareas ACTIVIDAD T1 A 1.1 A 1.2 A 1.3 T2 A 2.1 A 2.2 T3 A.3.1 A.3.2 T4 A 4.1 A 4.2 A 4.3 T5 A 5.1 A 5.2 T6 A 6.1 A 6.2

Esqueleto del proyecto Pres upuesto del proyecto Cronograma Ma tri z de ri es gos Estaciones de trabajo Enl i s tar ma teri a l es neces a ri os pa ra ca da es taci ón Enl i s tar pers onal por área Diseño de la planta Di s e ño de á reas es peci fi cas Ubi ca ci ón de tecnol ogía dentro de l a á rea s Tecnología requerida Sel e cci ón de l a tecnol ogía Coti za r proveedores Enl i s tar l a te cnol ogía Flujos documentales del proceso.

Ma nual de proces os Ma nual de us o de te cnol ogía Sistema de calidad e indicadores Medi das de hi gi ene del proces o Veri fi ca ci ón del producto fi nal

TOTAL DE ACTIVIDADES Gerente Secretari a Ga s tos admi ni s tra ti vos

gastos de contingencias GERENCIA TOTAL DEL PROYECTO costo real acomulado

PIA presupuesto inicial aprovado $ 700.00 $ 200.00 $ 200.00 $ 300.00 $ 20,900.00 $ 5,400.00 $ 15,500.00 $ 22,400.00 $ 10,000.00 $ 12,400.00 $ 2,800.00 $ 300.00 $ 2,400.00 $ 100.00 $ 15,800.00 $ 9,700.00 $ 6,100.00 $ 13,400.00 $ 8,500.00 $ 4,900.00 $ 76,000.00 $ 14,500.00 $ 4,350.00 $ 5,800.00 $ 3,000.00 $ 24,650.00 $ 128,300.00

mes 1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5 $ 700.00 $ 200.00 $ 200.00 $ 300.00 $ 20,850.00 $ 5,450.00 $ 15,400.00 $ 22,600.00 $ 10,200.00 $ 12,400.00 $ 2,600.00 $ 100.00 $ 2,400.00 $ 100.00 $ 15,800.00 $ 9,700.00 $ 6,100.00 $ 14,000.00 $ 9,000.00 $ 5,000.00 $ 700.00 $ 20,850.00 $ 22,600.00 $ 2,600.00 $ 29,800.00 $ 2,900.00 $ 2,900.00 $ 2,900.00 $ 2,900.00 $ 2,900.00 $ 870.00 $ 870.00 $ 870.00 $ 870.00 $ 870.00 $ 1,160.00 $ 1,160.00 $ 1,160.00 $ 1,160.00 $ 1,160.00 $ 600.00 $ 600.00 $ 600.00 $ 600.00 $ 600.00 $ 4,930.00 $ 4,930.00 $ 4,930.00 $ 4,930.00 $ 4,930.00 $ 11,160.00 $ 31,310.00 $ 33,060.00 $ 13,060.00 $ 40,260.00 $ 11,160.00 $ 42,470.00 $ 75,530.00 $ 88,590.00 $ 128,850.00

PA PRESUPUESTO ACTUAL $ 800.00 $ 300.00 $ 200.00 $ 300.00 $ 20,900.00 $ 5,500.00 $ 15,400.00 $ 22,600.00 $ 10,200.00 $ 12,400.00 $ 2,600.00 $ 100.00 $ 2,400.00 $ 100.00 $ 15,800.00 $ 9,700.00 $ 6,100.00 $ 14,000.00 $ 9,000.00 $ 5,000.00 $ 76,700.00 $ 14,500.00 $ 4,350.00 $ 5,800.00 $ 3,000.00 $ 24,650.00 $ 129,000.00

Reporte de ejecución con base en las variaciones

3 Control de costos: Controlar los costos es el proceso por el que se monitorea la situación del Proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo (PmBok 2008).

Para controlar los costos se plantea la utilización del Método del Valor Ganado, se elaboró la plantilla Control de gastos mensuales, en el cual se calculan los gastos mensuales, del tiempo de vida del proyecto, y mediante la realización de la curva S de costos, se calcula el valor ganado dentro del mismo, sirviendo como instrumento de plan de contingencia y control.

Valor planificado

Valor ganado y real curva S de costos mes

valor planificado

valor ganado

valor real

variación del costo

febrero

$

11,160.00

$

10,000.00

$

10,160.00

$

160.00

marzo

$

42,520.00

$

40,000.00

$

42,070.00

$

2,070.00

abril

$

75,380.00

$

-

$

-

$

-

mayo

$

88,640.00

$

-

$

-

$

-

junio

$

128,300.00

$

-

$

-

$

-

Conclusión: Todo proyecto surge para satisfacer una necesidad, y los procesos de la administración de proyectos bien desarrollados y ejecutados nos permiten lograr la satisfacción del cliente y por ende el éxito del proyecto.

El propósito de la definición del alcance es describir claramente y lograr un acuerdo con relación a las fronteras lógicas del proyecto. Los postulados del alcance son utilizados para definir qué es lo que está dentro de las fronteras del proyecto y qué es lo que está afuera de esas fronteras. Entre más aspectos del alcance se pueda identificar, mejor será el proyecto.

Dos elementos fundamentales en la administración de proyectos están asociados con la planeación de tiempos y costos; cada uno de estos recursos requiere de la aplicación de metodologías de administración que permitan optimizar su uso y maximizar sus beneficios.

Debido a que existe una triple restricción en todo proyecto (costos, alcance y tiempo), es de vital importancia que todo gerente de proyectos desarrolle la gestión de estas restricciones de forma acertada. Para que de esta manera se pueda minimizar la probabilidad de fracaso del mismo.

Referencias: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Tercera Edición 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EE.UU Chamoun, J. Y. (2002). Administración Profesional de Proyectos. La Guía. México: Mc Graw-Hill Interamericana.

Crowe, A. (2010). El examen PMP, como aprobarlo en el primer intento. Colombia: Velociteach.

Project Management Institute. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide). Pennsyilvania, USA: PMI Publications.

Project Management Institute (PMI). (2008). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK (4a Ed.), Pennsylvania: Autor.