Sistemas de Gestión de calidad - Seguridad y Salud Ocupacional Centro de Comercio y Servicios Regional Atlántico
REQUISITOS DE VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (O LABORAL) 4.5.1 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO
Las inspecciones a desarrollar deben ser específicas para los elementos a controlar y según las características de la organización. Se deben establecer inspecciones que pueden ser: 1) Inspecciones informales: Se utiliza la información que pueden recoger los trabajadores en sus tareas habituales. El trabajador informará verbalmente o por escrito una condición o acto inseguro detectado. Se debe definir la sistemática de actuación documentalmente (informes). Se añade un formato de registro de las observaciones de los trabajadores.
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2) Inspecciones planificadas de partes críticas: Es un examen sistemático de los elementos o componentes, cuyo fallo puede ocasionar un accidente o pérdida grave. Debe estar documentado y se deben registrar los resultados. Puede incluir exámenes de los siguientes aspectos: • • • • • • •
Dispositivos y resguardos de máquinas y equipos Dispositivos y elementos de protección contra incendios Dispositivos y elementos de protección contra contactos eléctricos Equipos de protección individual Barandillas de protección de caídas en alturas Partes críticas de escaleras y elementos auxiliares de elevación y transporte (cadenas, eslingas, etc.) Señalizaciones, alumbrados de emergencia, alumbrado en general
A continuación se adjunta un procedimiento para la revisión e inspección de partes críticas.
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Un ejemplo de tarjetas de registro de partes críticas podría ser:
3) Inspecciones planificadas generales: Tienen como finalidad la identificación de las condiciones peligrosas y actos inseguros, antes que puedan ocasionar accidentes
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Incluyen mediciones higiénicas periódicas (ruido, contaminantes químicos o físicos, etc.) documentadas y con registro de resultados. Debe establecerse: • • • •
Periodicidad de las inspecciones Responsable o responsables de las mismas Recursos necesarios Tratamiento de las desviaciones encontradas
4.5.3 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES. NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
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La investigación de todos los incidentes, aunque tenga un carácter reactivo, es una actividad preventiva de un especial interés de la que han de extraerse lecciones preventivas que serán aprovechadas por las personas implicadas y por toda la organización para evitar su repetición. El estándar exige procedimiento documental al respecto. Desde luego, habría que diferenciar qué tipo de incidentes deberían ser investigados directamente por el superior jerárquico, y cuáles, por su relevancia o daños generados habrían de ser investigados con la incorporación de otras personas (trabajadores, expertos, entre otros). La actividad debería contemplar desde la identificación rápida del suceso indeseado y su investigación por personas competentes según se haya establecido, a la adopción de medidas correctoras, el seguimiento de su eficaz implantación y la difusión de las lecciones aprendidas.
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En cuanto a las no conformidades, sean reales o potenciales, y que habrían de estar bien definidas, se trata también, más allá de lo dispuesto reglamentariamente, de garantizar que cualquier desviación o deficiencia con lo establecido sea detectada, resuelta y se controle su aplicación mediante la participación de la línea jerárquica. Habría que determinar cuáles se han de hacer llegar a la dirección, para no saturar. Resulta de gran utilidad la utilización de herramientas informáticas para facilitar la labor a todos los participantes en la cumplimentación de los registros de las no conformidades y las acciones correctivas y preventivas a adoptar. El estándar exige, al igual que en el caso de los incidentes, la elaboración de un procedimiento documentado. Adicionalmente, habría que establecerse aquí una correlación con lo apuntado anteriormente en el sub apartado de “Comunicación” (4.4.3), al comentar la necesidad de disponer en toda organización de un procedimiento de sugerencias de mejora para que cualquier persona pueda actuar ante cualquier deficiencia o no conformidad que detecte. No puede hablarse realmente con rigor de participación de los trabajadores en SST, sin la existencia de un procedimiento para el aporte de ideas. 4.5.4 CONTROL DE REGISTROS En cualquier sistema de gestión, los registros constituyen la evidencia tanto de realización de actividades como de cumplimiento con los requisitos. A su vez, permiten evidenciar que se cumple con la legislación vigente, y resultan prueba necesaria en caso de revisiones o posibles inspecciones. La seguridad y salud precisa de mantener una serie de registros obligatorios, además de todos aquellos que consideremos necesarios para poder controlar (mediante inspecciones, auditorías, etc.) el desempeño de la organización en materia de seguridad y salud.
Es importante indicar el periodo de conservación de estos registros, ya que en algunos casos son de carácter legal y se deben conservar según las disposiciones vigentes.
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4.5.5 AUDITORÍA INTERNA La auditoría constituye el mejor sistema de revisión de un sistema de gestión, orientado a la mejora continua. Por medio de la realización de auditorías se puede comprobar el grado de cumplimiento con los requisitos especificados (tanto normativos como legales), y tomar acciones correctivas en el caso de que se detecten incumplimientos.
Es conveniente desarrollar un procedimiento para la planificación, desarrollo y registro de la auditoría. La auditoría siempre debe realizarse por personal cualificado, tanto por conocimiento de la norma de referencia y requisitos legales como por su experiencia en la realización de auditorías, de forma objetiva e imparcial. También se evitará la vinculación del auditor al departamento o sección auditado.
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4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
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El proceso de revisión por la dirección es una parte fundamental en la aplicación de cualquier sistema de gestión, y en general de cualquier aspecto organizativo, por cuanto permite lograr dos objetivos básicos: 1. Implicación de la dirección 2. Posibilidad de tomar acciones de mejora a partir de los datos revisados No se puede mantener un sistema de gestión a espaldas de la dirección de la organización, ni sin apoyado por la misma. Por ello, se deben plantear revisiones periodicas en las que la dirección juegue un paple activo. Es conveniente desarrollar un procedimiento para la planificación, desarrollo y registro de la revisión por la dirección. En él se tendrán en cuenta aspectos tales como la periocidad, datos a analizar, o participantes en la revisión. Un procedimiento para la revisión por la dirección podría ser similar a éste:
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Para la realizaciรณn de la revisiรณn por la direcciรณn se puede utilizar el formato siguiente:
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Tomado de: • • •
Fundación para la Prevención de Riesgo Laborales. Guía Práctica para la Integración de la norma OHSAS 18000 en los sistemas de gestión. CEPYME ARAGON. 2007. Instituto Nacional de Higiene y Seguridad en el Trabajo. OHSAS 18001. Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo: Implantación (III). Memorias de Maestría de Sistemas Integrados de Gestión.