3. MYP 15.2 - Manual de prácticas de Comercio Responsable
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1.0 OBJETIVO:
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Este manual de buenas prácticas comerciales tiene como objetivo, la difusión de las buenas prácticas comerciales que son parte de un esfuerzo permanente más amplio por respetar a nuestros clientes, proveedores, socios comerciales, y demás grupos de interés. Se enfoca en la prevención de la corrupción y el fraude. Lo consideramos parte de las políticas de anticorrupción y por ello nos centramos en proporcionar referencias jurídicas y consejos prácticos con el fin de ayudar a los empleados a hacer frente a situaciones de riesgo o fraudulentas.
2.0 ALCANCE:
Todas las prácticas aplican tanto la compra y la venta de productos y servicios
3.0 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD:
Este manual va enfocado principalmente a los colaboradores, grupos de interés y filiales.
Cada colaborador de English Up By CAE, independientemente de su nivel jerárquico, debe aplicar, dentro del límite de sus deberes y responsabilidades, las reglas que se establecen a continuación y garantizar que también son aplicadas dentro de su equipo o por las personas a su cargo Es importante señalar que ciertas reglas establecidas en este manual emanan obligaciones o normativas, cuya violación puede acarrear una responsabilidad civil o incluso penal para el colaborador o la empresa.
En caso de alguna duda sobre el entendimiento de este manual los colaboradores tienen la obligación de preguntar a sus líderes sobre las dificultades de entender el manual. El líder de área está obligado a responder de forma inmediata las dudas surgidas.
4.0 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
Reafirmamos nuestro compromiso como empresa y tomamos como referencia nuestro Código de Comportamiento y Ética, para poder reafirmar en este manual las prácticas responsables que dirigen nuestros procesos comerciales.
4.1 Prácticas prohibidas
4.1.1 Corrupción: Se considera Corrupción como un fenómeno social que limita las relaciones comerciales, la competencia y disminuye el crecimiento y la expansión de los negocios se refiere a los actos deshonestos o delictivos cometidos por personas que abusan de su poder e influyen a realizar un mal uso intencional de los recursos financieros y humanos a los que tienen acceso, anticipando sus intereses personales o los de sus allegados
● Corrupción en las relaciones con las autoridades públicas ○ Sobornos
● Corrupción en las relaciones con los clientes, proveedores y socios ○ Pagos y comisiones ilegales
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4.1.2 Fraude: Por definición, fraude incluye toda práctica deshonesta llevada a cabo con la intención de causar daño o de privar a otro de sus derechos El daño o perjuicio que resulta de esta práctica deshonesta es típicamente un daño económico El fraude es un delito, y es ilegal tanto a nivel federal como estatal
4.1.3 Blanqueo de dinero: El lavado de dinero es el proceso de cambiar grandes cantidades de dinero obtenidas de delitos, como el narcotráfico, por otras de origen legítimo Es un delito en muchas jurisdicciones con definiciones diversas Es una operación esencial del crimen organizado y de la economía sumergida.
4.1.4 Señuelos publicitarios sin respaldo: Anunciar productos o servicios a bajo precio sin el respaldo de que este servicio pueda darse de forma honesta. Se debe informar al público interesado de la existencia verídica de los productos.
4.1.5 Ofertas falsamente "gratuitas": Ofrecer servicios de forma verificar y respetar el contexto de GRATUITO cuando la publicidad así lo amerite. No se permite captar al público con falsa publicidad. Ejemplo: Prometer un servicio Gratuito y que al momento de su entrega no lo sea o se hacen cargos extras.
4.1.6 Venta a menores de edad: La empresa y los colaboradores tienen prohibido vender servicios o productos a menores de 18 años, se requiere la autorización de un padre o tutor, quienes tendrán la responsabilidad de dar seguimiento de sus hijos
4.1.7 Falsos Beneficios:Se tiene prohibido comunicar al público y ofrecer falsos beneficios (milagrosos o resultados instantáneos), la empresa debe comunicar de forma verídica y transparente toda la información que esté relacionada con el bienestar y satisfacción del consumidor Ejemplo: Ofrecer un curso que promete resultados inmediatos o con beneficios instantáneos
4.1.8 Anuncios ocultos en informaciones de medios de comunicación ("publirreportajes"): La empresa tiene prohibido usar ejemplos de casos de sus consumidores, sin su autorización. Del mismo modo manipular sus testimonios a favor de obtener mayor interacción en sus medios de comunicación.
4.1.9 Pirámides: No se permiten los sistemas piramidales promocionales en los que se paga a cambio de la posibilidad de obtener un beneficio. Pero el beneficio en realidad se obtiene sobre todo atrayendo a más participantes: la venta o consumo de productos son secundarios. Tarde o temprano, la pirámide se desmorona y los últimos en entrar pierden todo lo invertido.
4.1.10 Premios y regalos falsos: La empresa tiene prohibido publicitar premios o regalos falsos Si las condiciones las condiciones que la empresa propone son cumplidas, la empresa está en la obligación de brindar el beneficio prometido con total veracidad
4.1.11 Códigos de conducta u otros distintivos de calidad falsos: La empresa tiene prohibido promover sus servicios o productos con el uso de códigos de conducta o distintivos de calidad falsos Estos deben ser verídicos y autorizados por las entidades certificadoras
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4.1.12 El dumping: En general, una situación de discriminación internacional de precios: el precio de un producto, cuando se vende en el país importador, es inferior al precio a que se vende ese producto en el mercado del país exportador
4.1.13 Promoción Política: No se permite la promoción comercial política, toda relación con funcionarios políticos debe hacerse con total transparencia y para el bien de la ciudadanía
4.1.14 No al trabajo infantil y al trabajo forzoso: La empresa prohíbe y sanciona de forma legal las practicas de trabajo infantil en todas sus formas, se trabaja para concientizar a los colaboradores en los peligros y consecuencias de que un menor de edad trabaje.
4.2 Medidas básicas para que se adoptan
4.2.1 En caso de detectarse o poder prevenir una situación de corrupción, se brindan pláticas sobre el tema a los colaboradores, se implementa el sistema OJO DE LA SOCIEDAD para prevenir y manejar estas situaciones.
4.2.2 Se pone a disposición de los colaboradores, consumidores y demás grupos de interés “Buzón de Atención” y “El panal” líneas directas para prevenir, reportar cualquier situación que tenga relación a este manual o bien contra uno de los principios institucionales
4.2.3 Los líderes de cada departamento motivan a cada colaborador a prevenir y erradicar estas situaciones
4.2.4 Supervisiones de las estrategias comerciales antes de su realización, cualquier estrategia que no esté escrita y detallada en el plan anual será considerada "Ilegal" y se procederá a suspender a quienes la laboren
4.2.5 Cada colaborador debe conocer las situaciones actuales con las empresas, prospectos y clientes donde se tenga una situación delicada.
4.2.6 Todas las operaciones comerciales deben planificarse y realizarse de forma transparente, verídica y con la autorización previa de los directivos.
4.2.7 Únicamente se podrán remunerar aquellos servicios que se presten realmente, y la remuneración deberá ser razonable y proporcional. Para justificar todos los pagos realizados a, o recibidos de terceros, es importante prestar especial atención a los beneficios complementarios o los gastos adicionales derivados del contrato. Deben estar justificados y ser fáciles de seguir y auditar en todos los casos. Los pagos en metálico y mediante cheque se deben realizar cumpliendo con la legislación local, deben contar con el permiso previo del directivo correspondiente y deben tener carácter excepcional
4.2.8 Cada entidad de la empresa debe conocer y cumplir con el procedimiento de verificación de identidad del cliente
4.2.9 Cada colaborador o individuo debe identificarse y comprobar su identidad al ingresar a las oficinas, así como a los respectivos canales de comunicación
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internos. Para casos de una operación comercial con menores de edad, todo el proceso se llevará con sus padres o tutores quienes serán también los que reciban los resultados de los menores y sus respectivos avances
4.2.10 Todos los precios, descuentos, regalías, cortesías ofrecidas a los colaboradores, deben ser autorizados por el área financiera y dirección
4.3 Prácticas cuya legalidad depende del contexto jurídico local o de las circunstancias
Algunas prácticas pueden ser legales o ilegales en función del contexto jurídico local o de las circunstancias. Se recomienda informarse de las normas locales aplicables.
4.3.1 Lobby o contribuciones políticas: No se permite las contribuciones políticas sin fundamentar por ambas partes, en caso de créditos, capacitaciones, financiamientos, becas, programas de prendimiento, estos deben ser con total transparencia y veracidad.
Medidas que se adoptan para prevenir y manejar de forma transparente y verídica estas situaciones:
El lobby, incluido el que se desarrolla dentro del marco de la normativa, o las contribuciones políticas deben respetar en todo momento y con total transparencia las normativas nacionales e internacionales y requieren la autorización previa de la dirección y el comité de ESR
4.3.2 Regalos, servicios o cortesías: La entrega o aceptación de regalos y la prestación de diversos servicios son signos de cortesía que contribuyen a fortalecer en gran medida una relación comercial En algunas culturas se admite el intercambio de regalos o servicios dentro de una relación comercial Sin embargo, las leyes contra la corrupción prohíben tanto la entrega como la aceptación de regalos, servicios u otro tipo de artículos a o de una persona con la intención de ofrecer o recibir un beneficio ilegal o de influir en una decisión comercial o en cualquier otra acción.
4.3.3 Comidas: Se adopta esta práctica como una cortesía y bajo las siguientes circunstancias:
● El propósito de la comida es intercambiar información profesional La frecuencia de las comidas no supera la necesaria para los fines profesionales
● El valor de la comida es razonable de acuerdo con las circunstancias y las prácticas locales Medidas que se adoptan para prevenir y manejar de forma transparente y verídica estas situaciones:
● Si un cliente o proveedor le ofrece o solicita un regalo o comida cuyo carácter o valor, o la circunstancia en que se ofrece o solicita, no cumple con las reglas mencionadas anteriormente, deberá declinar y explicar cortésmente las reglas de este manual y las políticas correspondientes
● Debe tenerse la aprobación de dirección para realizarse
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● Por razones de protocolo o cortesía, un empleado deba aceptar u ofrecer una comida que no cumpla con las reglas anteriormente mencionadas, deberá informar previamente a su superior inmediato y, si duda del motivo de la invitación, deberá consultar con directivos y el comité de ESR
4.3.4 Patrocinios a causas benéficas: Para estas causas benéficas cuya además de apoyar a la causa beneficiadas y también poder generar presencia de la marca comercial, se debe tener siempre en mente y realizar de forma obligatoria estas de forma transparente, verídica y con prioridad a apoyar a la causa apoyada Jamás deberá abusar de estas causas y siempre se hará con la apropiación de ambas partes.
Medidas que se adoptan para prevenir y manejar de forma transparente y verídica estas situaciones:
● Las donaciones regulares deben registrarse en el presupuesto en las sesiones presupuestarias anuales
● En caso de que se deba realizar una donación de carácter excepcional, es importante obtener la autorización previa de la dirección y el comité de ESR.
4.4
Prácticas del comercio justo
Para poder mejorar nuestros sistemas de comercio, practicar medidas justas de comercio, crear una economía sustentable y poder asegurar el bienestar de nuestros grupos de interés, debemos asegurarnos que nuestras operaciones radiquen en la veracidad, la transparencia y la equidad, principalmente nuestra área comercial 4 4 1 Creación de oportunidades para productores en desventaja económica. La empresa asegura por medio de convenios de colaboración a negocios emprendedores, productores locales damos prioridad a estos pequeños sectores donde se encuentra la oportunidad
4.4.2
2. Transparencia y Responsabilidad rendición de cuentas. Todas las operaciones comerciales, se realizan con total responsabilidad, veracidad y transparencia, asegurando el bienestar de ambas partes. Todas las operaciones serán archivadas así como su seguimiento en el sistema de gestión de la empresa. De la misma manera este servirá para aclarar cualquier situación.
4.4.3 Clarificación. Por medio del acuerdo de Honor o Convenio documentos para asegurar la legalidad y claridad de la situación comercial y poder asegurar la comunicación efectiva por ambas partes.
4.4.4 Pago justo por operaciones comerciales. La empresa garantiza precios justos a todos los consumidores, así como la relación comercial con sus proveedores
4.4.5 Empotramiento y desarrollo de colaboradores. Cualquier individuo, tiene el potencial de lograr desarrollar sus talentos y de ser líder en sus respectivas áreas y sus propias metas Por ello aumentamos el desarrollo y capacitación de nuestros colaboradores y grupos de interés para lograr esto Ya que la gente que logra trabajar en sus metas son más productivas para la sociedad
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4.4.6 Condiciones de trabajo sano. Las condiciones de trabajo garantizan una armonía y permiten un espacio para la creatividad y la productividad
4.4.7 Promoción de comercio justo. Promovemos el comercio justo con todos los grupos de interés, especialmente en talleres y prácticas que realizamos con ellos
4.4.8 Comercio justo a favor del medio ambiente. Actividades que promuevan el cuidado del medio ambiente, operaciones sin papel, operaciones digitales, actividades en lugares ecológicos y sin consumo excesivo de energía o recursos naturales
4.4.9 Compromiso con la no discriminación, equidad de género y libertad de asociación (sindical). La organización no discrimina en la contratación, remuneración, acceso a la capacitación, promoción, terminación o jubilación por motivos de la raza, casta, origen nacional, religión, discapacidad, género, orientación sexual, unión de membresía (afiliación sindical), afiliación política. HIV/Sida, estatus o edad. La organización proporciona oportunidades para las mujeres y los hombres a desarrollar sus habilidades y fomenta activamente las solicitudes de las mujeres para puestos de trabajo y para los cargos de liderazgo en la organización. La organización toma en cuenta las necesidades especiales de salud y seguridad de las mujeres embarazadas y madres en periodo de lactancia. Las mujeres participan plenamente en las decisiones concernientes al uso de los beneficios resultantes del proceso de producción
5.0 REGISTROS 6.0 ANEXOS
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