UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas 5.1 Definición
Una FORMA es un instrumento de comunicación administrativa impresa, contiene información fija y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable. En algunos casos contendrá instrucciones para ser llenada y utilizada.
Una FORMA se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de u n proceso.
UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas 5.2 Importancia Usualmente los procesos administrativos que se llevan a cabo en las organizaciones, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. La importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a través de ella se obtiene.
UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas 5.2 Importancia En la actualidad el uso de las formas tiene gran importancia debido principalmente a: • Su contenido • La cantidad que de ellas se utiliza • El alto costo que representan • Constituyen el principal instrumento de los procedimientos y procesos administrativos • Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.
UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas 5.3 Diseño de las Formas Consiste en la elaboración de una forma tomando como base: + La información recabada + Su objeto + Fuente de información + Necesidades que la originan + Método de llenado + Número de copias + Procedimientos en que intervendrá + Resultados finales que se han de obtener
UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas 5.3 Diseño de las Formas Consideraciones importantes: a) Información Básica: para determinarla ha de responderse a las siguiente preguntas: + ¿qué información se va a incluir? + ¿es importante dicha información? + ¿cómo se va a utilizar? + ¿por quién será utilizada? + ¿cuándo será utilizada? b) Título: deberá ser descriptivo de su función, es decir, que señale el objetivo que se pretende alcanzar.
UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas 5.3 Diseño de las Formas c) Secuencia de Datos: para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente: + Atender a la secuencia de la información procedente del documento fuente. + La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo + Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue: 1) Identificación.- comprende el título, nombre de la dependencia y código de la forma. 2) Cuerpo.- corresponde a la parte principal de los datos.
UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas 5.3 Diseño de las Formas 3) Aprobación.- es la firma que da validez al documento. 4) Instrucciones del llenado.- se colocan, al pie o al dorso. 5) Espacios.- esta forma debe contar con espacios suficientes para la inclusión de la información variable. 6) Número de copias.- el facilitador tendrá que asegurarse que las copias solicitadas sean realmente necesarias.
UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas 5.4 Clasificación de las Formas Aún cuando los formatos carecen de normas o estandarización reconocidas en la administración, puede considerarse como de uso general las siguientes: a) De Línea: es el tipo más sencillo de formato que existe, ya que su contenido es a base de datos fijos que van seguidos de una línea para ser ocupada por datos variables. Sólo se usará cuando la información sea mínima y se anotará a mano.
UNIDAD 5 Dise帽o y Control de Formas 5.4 Clasificaci贸n de las Formas
b) De Columnas: contiene varias columnas y renglones; se utiliza cuando los datos variables se afectan por varios datos fijos que se ubican normalmente en la cabecera. Puede ser tan compleja como datos fijos presente, ya que en algunos casos una de las columnas (generalmente la izquierda) contiene conceptos fijos que pueden variar en cada rengl贸n, esta se utiliza bastante cuando los datos variables son cifras num茅ricas.
UNIDAD 5 Dise帽o y Control de Formas 5.4 Clasificaci贸n de las Formas
c) De Casillas: este tipo se elabora para formatos cuya informaci贸n es excesiva. Consiste en encerrar o llenar un dato fijo con su espacio en blanco, dentro de un cuadro o rect谩ngulo, llamado casilla.
UNIDAD 5 DiseĂąo y Control de Formas 5.5 Control de las Formas Para llevar a cabo el control de los formatos, primeramente se deben de clasificar, conforme a los siguientes criterios: 1) Funcional: que se basa en las funciones que desarrolla la organizaciĂłn, reĂşne todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes.
UNIDAD 5 Dise帽o y Control de Formas 5.5 Control de las Formas 2) Por Unidad Administrativa: esta sirve para facilitar la identificaci贸n de las formas en uso de cada unidad.
UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas 5.5 Control de las Formas Para un óptimo control se recomienda elaborar un catálogo de formatos, para lo cual será necesario que contenga la siguiente información:
a) Clasificación; será la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localización de las formas en el catálogo. b) Objetivo de la misma; describir el aspecto que cubre la forma dentro de un procedimiento. c) Formato Vigente Autorizado: se sugiere sea autorizado por el Jefe del Área correspondiente y la Gerencia General (y/o Dirección)
UNIDAD 5 Diseño y Control de Formas Nombre de la Empresa
SOLICITUD Y CONSTANCIA DE VACACIONES
NUM. EMPLEADO:
EMPRESA
NOMBRE
PUESTO
DEPARTAMENTO
FECHA DE INGRESO
PERIODO
AÑOS DE ANTIGÜEDAD
DIA
MES
Fecha de Solicitud
DIA
MES
AÑO
Fecha de Autorización
DIA
MES
AÑO
DÍAS TOTAL DE DÍAS DE VACACIONES PENDIENTES DÍAS SALDO DE DISFRUTA ESTA DÍAS DE CORRESPONDIENTES DEL AÑO DISFRUTADOS VACACIONES OCASIÓN VACACIONES ANTERIOR
DÍAS DE VACACIONES A DISFRUTAR
AÑO OBSERVACIONES:
FECHA DE SALIDA
FECHA DE REGRESO
SOLICITANTE
JEFE INMEDIATO
JEFE RECURSOS HUMANOS