Manual para la
CREACIÓN DE EMPRESAS PRODUCTIVAS
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Dirigida a miembros de organizaciones sociales, líderes comunales, dueños de pequeñas empresas, microempresas, famiempresas y empresas de economía solidaria y a todos aquellos sectores donde la inversión se traduce en más oportunidades de trabajo y generación de nuevas fuentes de riqueza, que permitan una distribución de ingresos equitativa. El Manual para la Formulación de Proyectos Productivos permite conocer los elementos claves que determinan el éxito o fracaso de un proyecto empresarial, al analizar su viabilidad financiera, técnica y administrativa. Alcanzar el sueño de tener empresa “propia” y de sacar adelante su organización social, exige elegir, entre muchos proyectos, el que le ofrezca el máximo beneficio o rentabilidad, especialmente cuando no se tiene la suficiente tecnología, capital de trabajo o mano de obra capacitada. Aunque ofrece pautas claras y precisas para elaborar y ejecutar proyectos productivos exitosos, este manual no es una camisa de fuerza, sino todo lo contrario; como un modelo flexible, que se puede adaptar y modificar a las necesidades de cada emprendedor porque todo proyecto es, sin duda alguna, único.
CON TENI DO PAG Proyectos productivos 1.La Idea de negocio 2.La ficha de intenciรณn 3.Estudio de prefactibilidad 4.Estudio de factibilidad 5.Glosario 6.Anexos
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PROYECTOS PRODUCTIVOS Para la formulación o elaboración de un proyecto productivo lo primero que se debe tener en cuenta es: “Qué es un proyecto” Podemos decir que un proyecto productivo nace de una idea de negocio, de algo que existe real o potencialmente que un PROYECTO es un conjunto de escritos, documentos, herramientas y cálculos que se hacen para tener claro cómo y cuánto cuesta crear una empresa o negocio para que sea viable, sostenible y rentable.
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LA IDEA DE NEGOCIO El primer paso para la elaboración de un proyecto es tener la idea de negocio, es decir que actividad pensamos emprender para obtener determinados beneficios económicos. La formulación del proyecto permite analizar el conjunto de acciones que debemos adoptar y los recursos que debemos utilizar para llevarla a cabo ¿De dónde nacen les ideas de negocios? Para tener ideas de proyectos no se requiere ser un genio o un inventor, sino estar atentos a los cambios que se producen en la economía y en la sociedad que nos rodea. ¿Qué nivel de ingresos tienen los habitantes de mi municipio, barrio o vereda? ¿Cuál es su nivel educativo? ¿Cuáles son las principales fuentes de empleo? ¿Qué grupo poblacional es el que trabaja? ¿Cómo usan el tiempo libre? ¿Qué les gusta consumir? 4
Una idea de negocio puede surgir al observar las tendencias, ausencias o necesidades del mercado o al diseñar nuevos usos para productos o servicios. Cuando ya tenemos ‘la idea” de una actividad que puede convertirse en un excelente negocio o empresa, hacemos una primera evaluación teniendo en cuenta nuestra disponibilidad de recursos y aspiraciones. Esta evaluación exige plantearnos los siguientes interrogantes: - ¿Cuál es mercado para los productos o servicios que venderé, es decir, quienes serán los compradores? - ¿Qué materias primas e insumos requiero?, - ¿Quién las vende? ¿Dispongo de mano de obra?
“Para tener ideas de proyectos no se requiere ser un genio o un inventor, sino estar atentos a los cambios”
- ¿Cuánto me cuesta poner en marcha el proyecto? En caso de necesitar un préstamo: - ¿conozco líneas de crédito o entidades que me puedan ayudar’? - ¿Poseo la tecnología y mano de obra capacitada para emprender el negocio?
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LA FICHA DE INTENCIÓN Una vez que tenemos definida la idea de negocio la debernos llevar a un primer documento llamado Ficha de intención que nos permitirá tener una idea más clara de la empresa o negocio que pretendemos hacer o crear, la Ficha de intención contempla los siguientes aspectos:
2.1 Generalidades. • Identificación del interesado, bien sea un pequeño empresario, microempresario, famiempresario o empresa de economía solidaria, esta identificación debe ser lo más completa posible de tal manera que se eviten confusiones. •Definición de la acción a emprender. Aquí debo decir claramente cuál es la iniciativa que tengo y cómo la voy a poner en marcha, describiendo las características de los bienes, productos o servicios que ofreceré al mercado, las técnicas de producción o maneras de brindar el servicio. •Localización geográfica. Definir dónde estará ubicada la empresa o negocio, justificando por qué se escogió dicho lugar. •Objetos del proyecto. ¿Cuál es la meta que quiero alcanzar con este proyecto? Los objetivos señalan los logros que deberán ser alcanzados, cuando no tenemos objetivos concretos no sabemos a dónde ir, en tal caso cualquier camino que tomemos es bueno; pero quién sabe si lleguemos al lugar que nos interesa.
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Evaluables: Qué me permita obtener respuestas del por qué del éxito o fracaso de mi producto.
Un objetivo debe responder estas tres preguntas: 1.Qué quiero hacer? 2.Cómo lo voy a hacer? 3.Para qué lo quiero hacer?
2.2 Situación antes ejecutar el proyecto.
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Los objetivos deben ser: Se trata de mostrar situaciones concretas que justifiquen la realización del proyecto, es decir los motivos que nos han llevado a elaborarlo. Aquí describimos los antecedentes del proyecto, la región o zona donde está la comunidad y sus problemas y necesidades, beneficios que se lograrán en caso de alcanzar los objetivos.
Claros: que se utilice un vocabulario sencillo y fácil de entender. Precisos y concretos: que en ellos se exprese exactamente lo que queremos alcanzar. Flexibles: que se puedan modificar de acuerdo con las cambiantes circunstancias que puedan presentarse.
Se trata de indagar sobre las posibilidades, insuficiencias o existencias de mercado de nuestros productos o servidos de acuerdo con las necesidades que ellos pueden satisfacer y la forma en que se están satisfaciendo actualmente.
Realistas: que su realización esté a nuestro alcance. En nuestra ficha de intención debemos definir un objetivo general que exprese nuestras aspiraciones o metas y dos o más objetivos específicos que contribuyan a alcanzarlo.
2.3 Descripción del proyecto: Se debe indicar los resultados esperados del proyecto que es el cálculo aproximado de bienes o servicios que produciremos en un periodo de tiempo, por ejemplo en un mes.
Para formular los objetivos específicos no podemos quedarnos en la enumeración de simples deseos, sino que estos deben ser: Cuantificables: Que permita medir o cuantificar lo que espero obtener. Por ejemplo producir mensualmente 1000 litros de leche. Realizables: Que se puedan logar, es decir ajustados a la realidad. 7
Descripción de las inversiones a realizar, detallar los procesos que se requieren para la producción de los bienes o prestación de los servicios.
2.4 Análisis financiero: Este aspecto nos lleva a calcular los costos de las inversiones que realizaremos en estudios, infraestructura, equipos, suministros, mercadeo, transporte, impuestos, personal y mano de obra. Estos costos deben ser lo más realistas posibles.
2.5 Tipo de financiación prevista: Se trata de analizar la financiación del valor del proyecto partiendo de los recursos propios y de los que tenemos que buscar con crédito. Esta primera etapa de elaboración de la Ficha de Intención termina con la decisión de continuar o abandonar el estudio. En caso de continuar, el siguiente paso es hacer un estudio de prefactibilidad.
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Si el valor estimado para el proyecto es considerado de baja inversión, basta con la ficha de intención, agregándole la evaluación en aspectos económicos sociales, ecológicos y financieros, de lo contrario una vez aprobada la ficha se debe proceder a la elaboración del estudio de prefactibilidad.
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ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD El estudio de prefactibilidad es el segundo documento que elaboraremos para profundizar y precisar los datos obtenidos en la Ficha de Intención. Este estudio nos permitirá analizar que tan posible o factible es llevar a cabo con éxito el proyecto (Ver anexo 2)
3.1 Generalidades: •Identificación del proyecto: Comprende: nombre del proyecto, bienes o servicios que se producirán y localización geográfica. De esta última se deben señalar las razones para su elección. En ella hay que tener en cuenta la cercanía a la fuente de materias primas, a la fuente de mano de obra, al mercado y a las vías de comunicación. •Identificación del interesado: Señalando nombre o razón social así como su número de identificación, cedula si se trata de persona natural o NIT si es persona jurídica. •Descripción del proyecto: Breve historia del proyecto y de los bienes o servicios que se producirán. •Justificación del proyecto: Como todo proyecto debe traer unos beneficios económicos y sociales en cuanto a la generación de ingresos y empleo, estos se deben señalar de una manera clara.
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•Objetivos del Proyecto: Como se explico en la Ficha de Intención, los objetivos del proyecto me dicen los logros que deberán ser alcanzados y sugieren las formas específicas de llevar a cabo el proyecto. Recuerde: antes de invertir recursos, de destinar tiempo a una actividad, de involucrar personas en su desarrollo, defina con claridad cuáles deben ser los resultados que esperar lograr al ejecutar determinado proyecto.
3.2. Estudio del mercado: Una vez determinadas las necesidades y posibilidades del medio, el paso siguiente es realizar un estudio de mercado donde podamos conocer los factores del entorno que influyen en el crecimiento y desarrollo de las empresas (mirco y macro) esto con el objetivo de precisar que aceptación tienen los productos o servicios que pensamos vender, para así proyectar las ventas en un determinado período (lo más recomendado es a un año), y determinar el tamaño del proyecto, este estudio comprende: 3.2.1 Análisis de la demanda: ¿quiénes son mis clientes potenciales? Este es el primer paso para elaborar un estudio de mercado, debemos investigar si lo que producimos se puede vender, a quienes, a qué precios y en qué momento. Debemos indagar qué tipo de demanda tiene el bien o servicio en nuestro municipio (continúa, estacionaria, o por épocas, ocasión, etcétera). Por quiénes está conformada la posible clientela, cuántos podrían ser los potenciales compradores o usuarios y cuál podría ser el volumen de ventas (según lo que planee producir y vender).
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3.2.2. Análisis de la oferta: ¿quiénes son mi competencia? Como se trata de entrar a un mercado hay que analizar la posible competencia que encontraremos en el mercado, en relación con los mismos o similares productos o servicios o que pensamos producir o vender. Debemos estar seguros que el producto o servicio que ofertaremos satisface una necesidad del mercado para así no perder la inversión de los recursos. 3.2.3. Análisis de precios: ¿cuánta será la utilidad? Un aspecto decisivo para el proyecto es el precio para los bienes o servidos a ofrecer para fijarlo se deben tener en cuenta los costos de producción más un margen de utilidad o ganancia que espero obtener y los precios del mercado para bienes y/o servicios iguales y/o similares. 3.2.4 Análisis de la comercialización. Como el proyecto trata sobre bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de un mercado es necesario establecer cuál es el canal más adecuado para que nuestros productos y/o servidos lleguen a ese público de una manera rápida y oportuna. Preguntas que debemos hacernos: • ¿Qué posibilidades tenemos de llegar a otros mercados con los precios establecidos para nuestros productos o servicios? • ¿Qué posibilidades tenemos de llegar a otros mercados con los precios establecidos para nuestros productos o servicios?
3.3. Estudio técnico. Este estudio responde básicamente los siguientes interrogantes ¿cuánto, dónde, cómo y con qué producirá mi empresa? Con el Estudio Técnico se diseña un proceso de producción óptima que haga el mejor uso de los recursos disponibles para obtener el producto deseado, sea este un bien o un servicio. En caso de tener ya una empresa o negocio, un estudio técnico permite analizar si es necesario introducir cambios para mejorar la producción e incrementar los ingresos económicos. La innovación puede darse con nuevos productos, dando valor agregado o mejorando la calidad de productos existentes, aumentando la producción, reduciendo costos o aplicando técnicas de producción. Un estudio técnico requiere el análisis del proceso de producción, etapas y/o operaciones para la producción o prestación del servicio, herramientas, insumos, materiales y mano de obra requerida. 11
3.4 Estudio económico: •Estimar los posibles ingresos basándonos en un cálculo aproximado de la venta de los productos y/o servicios según el estudio del mercado.
El estudio económico es el cálculo de los costos y os ingresos que generará un proyecto para que sea rentable. En este aspecto debemos determinar el flujo de caja libre o ganancias que obtendremos con nuestro negocio o empresa.
Esta información permite hacer presupuestos detallados de las posibles inversiones, ingresos y egresos del proyecto en uno o vanos períodos, deseos, sino que estos deben ser:
El flujo de caja libre es diferencia entre lo que obtenemos por la venta (ingresos) y lo que nos cuesta producir y/o prestar el servicio (costos). (Ver anexo 3)
Cuantificables: Que permita medir o cuantificar lo que espero obtener. Por ejemplo producir mensualmente 1000 litros de leche.
Para realizar un estudio económico debemos:
Realizables: Que se puedan logar, es decir ajustados a la realidad.
• Calcular el costo de las inversiones que se realizarán, basándonos en el estudio técnico. •Programar la producción, tomando como base el estudio del marcado y calcular los costos de esa producción o prestación del servicio mediante un estudio de costos.
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3.5. Estudio financiero: Este estudio permite establecer los requerimientos de capital o dinero que necesitamos para implementar el proyecto y la forma de corno lo vamos a financiar. 3.5.1 El cálculo del capital: incluye la suma de la deuda financiera en la que debamos incurrir, el valor de la materia prima, la mano de obra, servicios públicos, insumos para producción, empaque y comercialización, transporte y todos los conceptos que tenga que pagar a lo largo de un período de tiempo. 3.5.2 El monto o suma que necesitamos financiar: resulta de restar el valor total del proyecto y los recursos propios. Una vez establecidos los requerimientos de capital, miramos la forma en que podemos financiamos. Existen dos formas de financiación: interna, la que realizamos con recursos propios y la externa, la que realizamos con los recursos provenientes de créditos o donaciones; cuando es necesario acudir a créditos se deben revisar cuidadosamente los requisitos exigidos por las entidades financieras.
3.6 Evaluación del proyecto: Este aspecto del Estudio de Prefactibilidad compara los posibles beneficios con los riesgos y costos que generará el proyecto productivo, para así tomar una decisión sana y responsable de realizar el proyecto o descartarlo. La evaluación se hace desde el punto de vista económico, social, ecológico y financiero. 3.6.1 Evaluación económica: Analiza la capacidad del proyecto para generar ingresos, cubrir los gastos de financiación, los costos de producción y dejar utilidades. 13
3.6.2 Evaluación Social. Compara los beneficios sociales en cuanto a la satisfacción de las necesidades de los clientes, la capacidad del proyecto para generar ingresos y mejorar la calidad de vida de las personas. 3.6.3 Evaluación ecológica: Si el proyecto puede afectar el medio ambiente hay también que medir el impacto ecológico. En caso de producir un impacto ambiental negativo se debe consultar a una Corporación Regional sobre la necesidad de solicitar licencia ambiental o adelantar venta acciones de mitigación del riesgo. 3.6.4 Evaluación financiera: Se fundamenta en la rentabilidad del proyecto con relación a la inversión y utilidad. Uno de los métodos más utilizados para, evaluar financieramente un proyecto es el del flujo de caja, el cual compara los ingresos y egresos de operación, pero se puede utilizar otros indicadores financieros dependiendo de la complejidad del proyecto.
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ESTUDIO DE FACTIBILIDAD La factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas propuestas. El estudio de factibilidad sirve para ampliar información importante sobre el desarrollo de un proyecto y con base en ella tomar la mejor decisión sobre su puesta en marcha o ejecución. Cuando la magnitud de la inversión lo amerita, es necesario tener una mayor seguridad para la inversión y se requiere adelantar costosos estudios de mercado fundamentados en encuestas, sondeos de opinión, estudios técnicos con participación de personal especializado acorde con el tipo de proyecto como: ingenieros, tecnólogos etc., estudios económicos y sociales realizados por personal profesional en estas áreas. Finalmente si es del caso, adelantar estudios de impacto ambiental que cumplan los requisitos técnicos para tramitar una licencia ambiental, Los parámetros del estudio de factibilidad son los mismos que los de prefactbilidad; la diferencia está en el nivel de profundidad de los estudios, por eso no se repiten en este manual.
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GLOSARIO ACTIVOS FIJOS: Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de una empresa. ACTIVOS: Recursos con los que cuenta la empresa, como: bienes, inversiones, cuentas por cobrar, recursos monetarios en bancos. CAPITAL DE TRABAJO: Es la cantidad de recursos de Corto plazo que requiere una empresa para la realización de las actividades. Es equivalente a la diferencia entre activo y el pasivo corriente. COMPETENCIA: hace referencia a aquellas empresas que ofrece un mismo producto o servicio en el mercado. COSTOS DIRECTOS: Son los costos de mano de obra, materiales y similares, asociados con el proyecto que varían directamente con el tiempo requerido para terminar el trabajo. COSTOS INDIRECTOS: Son los costos de administración en que se incurren durante la realización del proyecto. Incluyen costos de operaciones de manufacturas, mantenimiento, gastos generales, etc. COSTOS: Son los gastos incurridos en la producción, administración y venta de los productos o servidos vendidos en un determinado período. DEMANDA: Se define como la cantidad de bienes o servicios que los consumidores están dispuestos a comprar a un precio y cantidad dado en un momento determinado. La demanda está determinada por factores corno el precio del bien o servicio, la renta personal y las preferencias individuales del consumidor. EGRESOS: Desembolsos o salidas de dinero, aún cuando no constituyan gastos que afecten las pérdidas o ganancias de la empresa. EMPRESARIO: Persona que asume los riesgos y retos necesarios para iniciar y desarrollar una actividad económica, que busca lograr objetivos en beneficio propio y de su entorno inmediato. EMPRESAS DE ECONOMÍA SOLIDARIA: Son aquellas que se crean por un número determinado de personas, con el objetivo de crear y organizar una persona jurídica ce derecho privado, cuyas actividades deben cumplirse con fines de interés social y sin ánimo de lucro. 16
ESTUDIO DE FACT1BILIDAD: Sirve pera recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si es aconsejable su estudio, desarrollo o implementación. ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD: Este estudio profundiza y detalla los costos totales, la rentabilidad económica del proyecto y tecnología que se empleará. EVALUACIÓN DE PROYECTOS: Es el análisis al que se somete un proyecto, con el fin de calcular su nivel de rentabilidad y evitar al máximo los riesgos que puedan hacerlo fracasar. FACTIBILIDAD: Se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas de un proyecto. FAMIEMPRESA: Es aquella perteneciente a una o más personas naturales que residan en una misma casa. Son actividades con las que se obtiene el sustento familiar y en las que generalmente no participan personas ajenas a la familia. FINANCIACIÓN: Es el préstamo de dinero necesario para emprender un determinado proyecto. Habitualmente va ligado al pago de unos intereses. FLUJO DE CAJA: Cantidad de dinero que entra y sale de la empresa en un determinado período. IMPACTO ECOLÓGICO O AMBIENTAL: Es la alteración del medio ambiente, provocada directa o indirectamente por un proyecto o actividad en un área determinada. INGRESOS: En términos económicos, hacen referencia a todas las entradas económicas que recibe una persona, una familia, una empresa, una organización, etcétera. INNOVACIÓN: Es la introducción de nuevas ideas, Productos, servicios y prácticas con la intención de ser útiles. INSUMOS: Bienes o productos necesarios en la elaboración de los productos para la venta. MARGEN DE GANANCiA: Cuantía del beneficio que se puede obtener en un negocio. MARGEN DE UTILIDAD: Diferencia entre el precio de venta y el costo de un producto. MATERIA PRIMA: Es el elemento básico que requiere una empresa para la elaboración de sus productos. META: Lo que se espera lograr dentro de un proyecto, defiriendo en que cantidad y tiempo se alcanzará el resultado. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y, si es posible, calidad. MICROEMPRESAS: Son pequeñas unidades técnicas que persiguen o generan excedentes. MITIGACION DEL RIESGO AMBIENTAL: Medios llevadas a cabo para reducir los impactos adversos al medioambiente. OBJETIVO: Meta real objeto del proyecto. Resultado que debe obtenerse. 17
Puede ser un producto o un servicio. OFERTA: Se define como la cantidad de bienes o servicios que los productores están dispuestos a ofrecer a un precio y cantidad dado en un momento determinado. La oferta está determinada por factores como el costo del capital, mano de obra, la producción, el nivel tecnológico, la marca, el precio del producto y la competencia. PASIVOS: Obligaciones financieras, deudas o cuentas por pagar que tiene la empresa. RENTABILIDAD: Es la obtención de beneficios o resultados en una inversión. Generalmente se expresa en pesos, por ejemplo se invierten 1000 pesos y se obtiene 120 pesos de rentabilidad de esa ganancia es del 12%. SOSTENIBILIDAD: Es la condición o característica referida a la permanencia en el tiempo de una actividad, proyecto de los beneficios derivados de éste Objetivo UTILIDAD: Es el exceso de los ingresos netos, sobre los gastos del período. VIABILIDAD: Es la posibilidad de llevar a cabo algo: un grupo de expertos está estudiando la viabilidad del proyecto, de maní.
ANEXOS Ingresa y descárgalos en:
www.construyendogestionydesarrollo.org/cartilla/ 1.FICHA DE INTENCIÓN FORMATO 2.ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD 3.MÉTODO PARA CALCULAR EL FLUJO DE CAJA LIBRE 4.CONTRATO DE TRABAJO 5.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 6.PASOS PARA REGISTRAR TU ORGANIZACIÓN 7.FORMATOS DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE 18
BACHILLERATO
VIRTUAL INFORMES (4) 461 51 31 - (4) 596 75 16 318 687 54 09 Calle 24A #50A - 129 CabaĂąitas - Bello / Antioquia
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