1.1 ¿Por qué sistemas de información? Antecedentes. Durante la década anterior a los 90's, la información no era considerada como un activo importante, la forma de obtenerla, procesarla y distribuirla, no tenía la menor importancia para los administradores, sin embargo con la transformación de las economías industriales y el surgimiento de la economía global. Nos encontramos en estos momentos en un mundo donde todo tiende hacia la globalización, la economía no se escapa de ella, actualmente los países dependen mucho de su comercio, es decir de las exportaciones como de las importaciones, el éxito de los negocios, por lo tanto dependerá de que tan rápido se tenga disponible la información para la toma de decisiones y aprovechar cualquier oportunidad en el comercio. Tenemos ante nosotros una tercera revolución económica, donde los países están basando su economía en el conocimiento y la información, de ahí la importancia de los sistemas de información y de la tecnología. Tal vez en este instante nos surge una pregunta ¿qué es un sistema de información?, bueno, puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permite capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones, para analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos. Pero ¿cómo lograr estos objetivos?, tres son las actividades más importantes para mantener al día nuestro sistema de información y lograr estos objetivos mencionados, y son: 1. La alimentación o insumo captura o recolecta de datos dentro de la organización o del entorno que la rodea. 2. El procesamiento transforma estos datos a algo que tenga sentido. 3. El producto o salida transfiere la información que se obtuvo como resultado del procesamiento, a las personas o actividades donde debe ser empleada. 4. Podemos señalar una cuarta actividad los sistemas de información requieren de retroalimentación que es el producto que retorna a las personas indicadas dentro de la institución para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de alimentación. Dentro de los sistemas de información tenemos dos tipos: los manuales basados en papel y lápiz y los SIBC (Sistemas de Información Basados en Computadora) que basan su funcionamiento en el hardware y el software de computadora para el procesamiento y la distribución de la información. Al hablar de los sistemas de información, no solo debemos de pensar en computadoras de gran velocidad y capacidad, se tienen que involucrar a los diferentes elementos que intervienen en el sistema, es decir las PC's son solo una parte de un todo, tenemos que tomar en cuenta a la organización y todas sus divisiones, para cada una de estas divisiones se tiene que tener en cuenta un sistema de información adecuado para cada parte de la organización, es decir estamos hablando de un sistema de información global
y de otros sistemas de información que formando parte del global son subsistemas del mismo, a la medida del departamento, tenemos que tomar en cuenta que el sistema de información desde el punto de vista de negocios, es una solución de organización y administración basada en la tecnología de la información a un reto que surge en el medio ambiente, además se tiene que ver las tecnologías con las que podemos contar o disponer para la implementación del sistema de información, en resumen tenemos que analizar tres cuestiones: 1. La institución u organización, es decir, como esta subdividida, sus jerarquías, entenderla. 2. La administración para saber como asignar los recursos económicos y humanos, y por ultimo: 3. La tecnología que es lo que tenemos disponible en el mercado para utilizarlo. 1.2 El proceso administrativo cambiante. Los sistemas de información han ido evolucionando paulatinamente, pasando también de personas que ocupaban puestos técnicos en la institución hasta convertirse en elementos indispensables para la toma de decisiones en la alta administración, cualquier cambio en el sistema de información repercute en toda la institución, además a este cambio tenemos que sumarle el menor costo de las computadoras y los periféricos que son el núcleo central del sistema de información, además los propios usuarios pueden crear sus pequeñas aplicaciones sin necesidad de contratar a programadores profesionales, esto debido al gran desarrollo que han tenido los programas de computo, anteriormente las aplicaciones eran generales para todas las instituciones un mismo programa de nomina, de inventarios, de cheques, etc. Ahora las aplicaciones tiene que ser a la medida, para maximizar el beneficio de tales aplicaciones. Todos los elementos anteriores más un buen conocimiento de las tecnologías de telecomunicaciones son indispensables para un buen administrador, con ello obtenemos la arquitectura de la información, pero a que nos referimos con esto, bueno, como mencionamos anteriormente, las computadoras no son el sistema de información, la institución no es el sistema de información, la tecnología de telecomunicaciones no es el sistema de información, ¿entonces que es el sistema de información? , pues todos estos elementos, y un buen conocimiento de los mismos son la base de la arquitectura de la información. 1.3 Enfoques contemporáneos sobre los sistemas de información. El estudio de los sistemas de información es un campo multidisciplinario, pero podemos dividirlo en dos enfoques: 1. El enfoque técnico se refiere a todas las materias que involucran de alguna manera a los modelos matemáticos en los cuales esta basado el sistema de información. 2. El enfoque conductual se refiere a todos los trastornos, oposiciones, conductas que la gente va a tomar hacia los sistemas de información o cambios en los mismos.
Dentro de estos enfoque se propone uno más el enfoque sociotécnico, que se refiere a una manera de equilibrio entre todas las partes involucradas en el sistema de información, dándole importancia a la institución pero también al individuo, lo cambios que esperamos nos den problemas debemos combatirlos con una planeación de cursos, es decir capacitar a nuestro personal de tal manera que no resienta tan bruscamente el cambio, debido a que una de las mayores oposiciones al cambio, es la ignorancia a cerca de cómo manejar el nuevo sistema de información. 1.4 El reto de los sistemas administración.
de información:
cuestiones principales
de
Los principales retos de los sistemas de información son: · El reto estratégico de los negocios Todo debe de estar en continua mejora las empresas que no rediseñan sus productos o que no rediseñan a la organización en si misma, cometen el peor de los errores y esto los lleva a cavar su propia tumba, la institución deja de ser productiva y pierde mercado. · El reto de la globalización Debido a la globalización de la economía se requiere de comercio internacional, de romper barreras de lenguaje para llegar a un mayor numero de consumidores potenciales, la empresa que no cuente con un sistema de información preciso para que pueda ver las tendencias de los mercados internacionales y aprovechar las oportunidades de negocios, esta muerta. · El reto de la arquitectura de la información La organización como tal debe de tener una filosofía común y no debe de estar separada en islas incomunicadas, es decir debe de haber un objetivo común una mentalidad que todos y cada uno de los empleados de la misma se identifique. · El reto de la inversión en los sistemas de información La pregunta principal que nos planteamos es ¿será redituable la inversión que hagamos en la mejora de nuestro equipo de computo, de telecomunicaciones? ¿nos generará una mayor ganancia? · El reto de la responsabilidad y el control. En los sistemas de información están involucrados personas, estas personas podrían hacer un mal uso de los sistemas de información, por lo tanto debemos de planear una estrategia para hacer confiables a estas personas, ya sea haciendo más robustos nuestros sistemas de seguridad, estar monitoreando a los empleados o tenerles una confianza enorme y pensar que nunca serían capaces de hacer un daño a su propia institución, ¿como actuar? Depende de usted mismo.