Sistema Interno de Gestion Documental y Archivistica

¿Cuál es la definición de un documento? Según la Norma internacional ISO 15489-1(descrita con más detalle más adelante) un documento es información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad.

Clases de Documentos Sustantivo

Facilitativo

Se derivan de funciones especĂficas de la entidad.

Activo

Con valores primarios y de uso frecuente

De apoyo

Original

Documentos comunes a todas las instituciones

Fuente primaria de informaciĂłn con todos los rasgos y caracterĂsticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad

Semi-activo

De uso ocasional con valores primarios

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Inactivo

Ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios

Clases de Documentos De archivo

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Dispositivos

Traen implícita una orden (Actos Administrativos)

Esencial

Público

Histórico

Vital para el funcionamiento de un organismo, contenido informativo y testimonial, garantiza reconstrucción de la historia institucional

Aquel por su significado jurídico, autográfico, rasgos externos y valor permanente se convierte en parte del patrimonio histórico.

Misionales

Producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

De actividades

Sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones administrativas.

¿Por qué es necesario gestionar la documentación de la E.S.E?

Debido a su naturaleza tan compleja y de fundamental desempeño en una entidad para el funcionamiento de todas sus actividades normales, la documentación requiere que se estructuren unas directrices para su Gestión Documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización dela documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

¿Qué normatividad rige la Gestión documental? Tanto a nivel nacional e internacional existen numerosas normas que regulan todo lo relacionado con la gestión documental, sin embargo en la Norma NTD SIG 001 de 2011 dan como referencia la Ley General de Archivo 594 de 2000, decreto 514 de 2006 y la ISO 15489-1.

Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos

Crea el sistema nacional de archivos que es el conjunto de instituciones archivísticas para promover el desarrollo de estos centros de información y se encuentra integrado por el archivo general de la nación

Tiene como objeto establecer reglas y principios generales que regulen la función archivística del Estado

Actividad relacionada con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

¿Qué normatividad rige la Gestión documental? Decreto 514 de 2006 Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

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¿Qué normatividad rige la Gestión documental? ISO 15489-1 Es una guía que regula la gestión de documentos de las entidades que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos

Regula el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo

¿Qué normatividad rige la Gestión documental? ISO 15489-1 Es una guía que regula la gestión de documentos de las entidades que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos

Aplica a todos los formatos o soportes, creados o Recibidos en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo

¿Qué normatividad rige la Gestión documental? ISO 15489-1 Es una guía que regula la gestión de documentos de las entidades que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos

Regula la gestión de documentos de archivo como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001

¿Qué normatividad rige la Gestión documental? ISO 15489-1 Es una guía que regula la gestión de documentos de las entidades que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos

Regula la asignación de las responsabilidades respecto a los documentos de archivo, políticas, procedimientos, sistemas y procesos