Políticas nacionales de relaciones externas copia by Estefanía Cuartas Varela

POLÍTICAS NACIONALES DE RELACIONES EXTERNAS AIESEC EN COLOMBIA

Actualizado a

Reunión Nacional de Agosto de 2014

Presidentes

Contenido ARTÍCULO 1. DEFINICIÓN DE SEGMENTACIÓN NACIONAL ................................................................. 3 ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN DE SEGMENTACIÓN LOCAL ........................................................................ 4 ARTÍCULO 3. ADMINISTRACIÓN DE LA SEGMENTACIÓN NACIONAL .................................................. 4 ARTÍCULO 4. PROCEDIMIENTO PARA ACERCARSE A SEGMENTACIÓN NACIONAL ............................. 6 ARTÍCULO 5. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO NACIONAL. .......................................................... 7 5.1 INTERCAMBIOS ENTRANTES (GIP + GCDP) ............................................................................. 7 5.2 INTERCAMBIOS SALIENTES (GIP + GCDP) ............................................................................. 10 5.3 POSICIONAMIENTO DE MARCA Y/O EVENTOS ....................................................................... 13 ARTÍCULO 6. MULTAS Y SANCIONES ................................................................................................. 14

ARTÍCULO 1. DEFINICIÓN DE SEGMENTACIÓN NACIONAL

1.1 Segmentación entidades Privadas Será parte de la segmentación nacional: 

Em pr e sa s ( y su s f unda c ion es ) qu e c umpl an c on alg uno d e los sig ui e nte c ri te ri os :  T ener pres e nc ia , a lc a nc e y/ o c o b ert ur a en m ás de un ( 1) p aís  T ener I n gres os s u p er i ores a Ci e n M i l M i l lo n es d e pes os c o l om bi an os con respecto al reporte del año inmediatamente anterior de la Superintendencia de Sociedades



O rg an iz a ci on es : Que tengan presencia, alcance y/o c o ber t ura en más de un departamento del país: E nt i én d as e org a n i zac i on es c om o:  G rem ios  Fe der ac i on es  As oc i ac i on es  Me d i os d e Com un ic ac i ón  O rg an i za c io n es m ix t as

. PARÁGRAFO 1: En el caso de Aliados Globales de AIESEC, la asignación será automática para el comité miembro. 1.2 Segmentación entidades Públicas : Será parte de la segmentación nacional todas las entidades del gobierno departamental, nacional, internacional y la Alcaldía Mayor con excepción de las alcaldías menores de cualquier municipio y las financiadas por estas. Sin embargo, con el fin de prestar y garantizar un buen asesoramiento en los procesos de negociación y cierre de ventas con las entidades gubernamentales, se le recomienda a las entidades locales, solicitar soporte al Comité Miembro para negociaciones con cualquier entidad pública/gubernamental.

ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN DE SEGMENTACIÓN LOCAL 2.1 El manejo de la segmentación local y permisos de la misma estará a cargo del COMITÉ MIEMBRO de la gestión en curso. 2.2 Será parte de la segmentación local todas aquellas organizaciones que no están dentro del marco anteriormente definido (i.e.: Universidades, Entidades sin ánimo de lucro, microempresas , e t c ) 2.3 Si una entidad local gestiona la venta de intercambios con alguna organización y quiere que estos sean administrados por alguna(as) entidad(es) local(es), la decisión de que capítulo(s) local(es) administrará(n) este(os) intercambio(s), debe quedar establecido por escrito y firmado por los Presidentes Locales de las entidades involucradas y tener el visto bueno del Vicepresidente de Intercambios Entrantes correspondiente de AIESEC en Colombia. El dinero de las cuotas de afiliación serán para la entidad local que realice la venta y el dinero de los márgenes administrativos mensuales serán para el/los capítulos(s) local(es) que los administren.

ARTÍCULO 3. ADMINISTRACIÓN DE LA SEGMENTACIÓN NACIONAL La administración de la segmentación nacional, actualización y permisos de la misma, estará a cargo de una persona del Equipo Nacional de Desarrollo de Negocios y/o Relaciones Públicas de la gestión en curso. Es compromiso de toda entidad, respetar el flujo de comunicación y/o procesos con las empresas que dentro de la segmentación estén asignadas a otra entidad o sean de segmentación nacional. Con el fin de asegurar la calidad de las experiencias y el posicionamiento positivo de la marca, únicamente las entidades certificadas en el programa de “Fidelidad de Clientes en Organizaciones“ podrán realizar el procedimiento inmediato para tocar una empresa de segmentación nacional. Esta estrategia será entregada por el Comité Miembro y se llevará a cabo con una periodicidad de máximo seis (6) meses, donde se re-evaluará el estado de las entidades locales y el uso de sus certificaciones en este tema.

Mínimos para recibir “Certificación en el Programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones” Para que una entidad, esté apta para recibir la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones” o renovación de la misma, deberá cumplir cabalmente con las siguientes condiciones: 

  



Haber tenido mínimo (3) tres realizaciones en el programa de intercambios entrantes Profesional Global, durante el año inmediatamente anterior a partir del día donde se otorgue la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones” y un año calendario exactamente atrás. No tener deudas con el Comité Miembro u otras entidades locales o en caso de tenerlas, estar al día con el plan de pagos. Estar al día con el plan de mejora propuesto por el Comité o equipo encargado de calidad de AIESEC en Colombia. Haber participado de la manera como lo exija el Comité Miembro en curso, del ciclo de educación de la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones” entregado por el Comité Miembro. Estar presente de la manera como lo exija el Comité Miembro en curso, el día de entrega de la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones”

PARAGRAFO 1: Si una entidad no se encuentra certificada con la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones”, podrá acceder a segmentación nacional únicamente a través de una entidad local que tenga dicha certificación. PARAGRAFO 2: Los beneficios en cuanto a formas e ingresos financieros son libres de negociar entre ambas entidades locales y los acuerdos deberán quedar por escrito y firmado por los Presidentes Locales. *** En caso de que las entidades no lleguen a un acuerdo, las formas e ingresos financieros se entregarán inmediatamente a la entidad local que cuente con esta certificación. PARAGRAFO 3: Todos los procesos de preventa, venta, entrega del producto y posibles nuevas ventas, deberán ser ejecutadas y supervisadas por ambas entidades locales sin embargo el final responsable, ante el Comité Miembro de los procesos , será la entidad local que cuente con dicha certificación. PARAGRAFO 4: En caso de una falla grave que sea causal de retiro de una cuenta nacional, por parte de cualquiera de las dos entidades, se procederá a eliminar la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones” a la entidad que la tenga.

ARTÍCULO 4. PROCEDIMIENTO PARA ACERCARSE A SEGMENTACIÓN NACIONAL Se considera “Acercarse a segmentación nacional” lo siguiente:  Realizar llamada al contacto existente  Obtener y agendar una reunión o cita con el contacto existente  Aplicar a premios de cualquier tipo  Aplicar a convocatorias de cualquier tipo Pasos a seguir para acercarse a segmentación Nacional: 4.1 Informar al representante del Equipo Nacional de Desarrollo de Negocios) y/o Relaciones Públicas la información que solicite la herramienta presentada por el comité miembro de la gestión en curso. PARAGRAFO 1: La información ingresada en dicha herramienta deberá ser preferiblemente contactos importantes de las áreas de Recursos Humanos, Mercadeo y/o Responsabilidad Social. PARAGRAFO 2: En ningún caso se debe generar una cita, entregar precios o enviar cualquier tipo de propuesta a una organización de segmentación Nacional, si el representante del Equipo Nacional de Desarrollo de Negocios y/o Relaciones Públicas no ha aprobado previamente tocar dicha segmentación. 4.2 En caso tal de ser aprobado el aliado por el Equipo Nacional de Desarrollo de Negocios y/o Relaciones Públicas, el paso a seguir es tener una reunión con algún miembro de dichos equipos, en la que se alinea el portafolio nacional con la propuesta que el equipo local desea presentar, con el fin de generar una propuesta integral.

4.3 Coordinar en conjunto con el representante del Equipo Nacional de Desarrollo de Negocios y/o Relaciones Públicas las fechas de posible cita con la empresa, para que alguna persona de dichos equipos, tenga preferiblemente un acompañamiento presencial a la cita y garantizar la presentación del portafolio nacional completo. PARAGRAFO 1: Es potestad del equipo Nacional de Desarrollo de Negocios y/o Relaciones Públicas evaluar la necesidad de acompañamiento presencial por parte del Comité Miembro.

4.4 Posterior a la cita, toda la comunicación de cualquier índole que se tenga en el proceso de negociación y cierre de ventas, debe ser canalizado a través del equipo de Desarrollo de Negocios y/o Relaciones Públicas. La entidad local, deberá acompañar al equipo de Desarrollo de Negocios y/o Relaciones Públicas a todas las citas y tener copia de todos los correos intercambiados a través de un

Local Account Manager que será el representante de la entidad local ante el equipo y ante el aliado Nacional. 4.5 En caso de ser un aliado de Intercambios (entrantes o salientes) a partir de este momento la comunicación deberá ser compartida con el Vicepresidente Nacional de Intercambios respectivo.

ARTÍCULO 5. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO NACIONAL.

5.1 INTERCAMBIOS ENTRANTES (Programas de Intercambios Profesionales y Sociales) 5.1.1

Administración de nuevas alianzas

Las ventas de intercambios entrantes , que se hagan con empresas de segmentación nacional , sí son contactadas o vendidas en conjunto con la entidad local, las ganancias de Margen Administrativo Mensual serán distribuidas así:  

50% para la Entidad Local 50% para el Comité Miembro *Dónde éste dinero será destinado a las políticas establecidas según el modelo financiero.

Adicionalmente, las entradas correspondientes Afiliación serán distribuidas de la siguiente manera:  

a la Cuota Única de

70% para el Comité Miembro 30% para la Entidad Local.

El intercambio en plataforma contará para la entidad local como criterio de membresía. PARAGRAFO 1: En los casos dónde el Comité Miembro tenga un acercamiento a una empresa de segmentación nacional dónde la entidad local haya tenido una participación baja o nula dentro del proceso de negociación y cierre de venta, el dinero y los números en plataforma en su totalidad contarán para el Comité Miembro. 7

PARÁGRAFO 2: Se considera participación baja o nula alguna de las siguientes:  No proveer un contacto dentro la empresa  No participar en la creación de una propuesta definida  No asistir a las citas de negociación y seguimiento de la alianza ya sea con el Aliado Nacional o con el Equipo Nacional de Desarrollo de Negocios.

5.1.2 Administración de Alianzas antiguas o vendidas por el Comité Miembro sin participación de una Entidad Local Para que una cuenta nacional existente sea asignada a una entidad local, se deben cumplir los siguientes pasos: 5.1.2.1 Diligenciar debidamente el formato de aplicación para realizar la entrega de una cuenta nacional. Este formato debe ser solicitado al equipo nacional de Desarrollo de Negocios, quién definirá cada gestión sus requisitos. 5.1.2.2 Los intercambios, se suben a la plataforma como números del Comité Miembro, puesto que estos no fueron negociadas en conjunto con la entidad local y por lo tanto, no cuentan como criterios de membresía de intercambios entrantes. 5.1.2.3 La asignación de a l i a n z a s no deberá ser asignada por necesidad de resultados de una entidad Local, sino por la capacidad administrativa y calidad de procesos de esas entidades Locales. Adicionalmente, esta entidad Local deberá contar con la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones” 5.1.2.4 Los beneficios que reciben las entidades locales serán de carácter financiero, recibiendo el 50% del margen administrativo mensual de cada intercambio administrado. 5.1.2.5 El Comité Miembro, tiene la potestad de que si se realizan nuevas ventas o se renuevan las actuales, estas podrán ser intercambios subidos en plataforma por la Entidad Local, sin embargo, no contarán como mínimos para Criterios de Membresía.

5.1.3 Responsabilidades 5.1.3.1 Responsabilidades del Comité Miembro a) Reunión de alineación de un miembro del Equipo Nacional de Desarrollo de Negocios y/o Relaciones Públicas con un miembro del equipo de intercambios entrantes de la entidad local. b) Negociaciones con la empresa y cierre de venta. c) Estandarización del proceso de ejecución del proyecto.

d) Presentación del entrenado en la empresa (Cuando aplique a la disponibilidad del equipo Nacional de Desarrollo de Negocios). e) Seguimiento a la entidad local en mínimos de entrega del producto y auditoría. f) Solucionar inconvenientes que se presenten entre el entrenado y la empresa o el aliado y AIESEC.

5.1.3.2 Responsabilidades de la Entidad Local a) Generación, ejecución y seguimiento de la estrategia de consecución de perfiles adecuados para la oportunidad de intercambio. b) Recepción en el aeropuerto. c) Procesos de Visado. d) Hospedaje inicial en casa de un miembro (Primera semana del entrenado). e) Ayuda en el hospedaje definitivo (búsqueda). f) Afiliación a Salud + ARL (sin pensiones ni cesantías) g) La entidad Local, realizará informe dentro de los primeros 10 días del mes al Comité miembro con comprobantes de pago de EPS + ARL. El Comité Miembro supervisará estos pagos. h) La apertura de la cuenta bancaria debe estar activa antes de la fecha del primer pago. i) Garantizar el proceso de expedición de toda la facturación correcta y a tiempo de los subsidios y entregarla personalmente de acuerdo a los tiempos definidos de cada empresa. j) Pago al entrenado en los primeros 5 días de cada mes vencido. k) Integración con AIESEC (Seleccionar un Padrino para cada entrenado) l) Encuesta de seguimiento de calidad para el entrenado y la empresa cada 3 meses. m) Presentación en Migración Colombia y asesoría en Cédula de Extranjería. n) Procesos de vinculación y desvinculación con Migración Colombia o) Realizar la desafiliación a EPS cuando el entrenado termine su práctica p) Realizar cierre de la experiencia con el entrenado. q) La entidad local deberá facilitar al COMITÉ MIEMBRO, cada vez que este lo requiera, los soportes de la inversión en el entrenado.

5.1.3.3 Responsabilidades mutuas En caso de retraso de pago por parte del Aliado, (si las facturas fueron llevadas a tiempo), el COMITÉ MIEMBRO soportará a la entidad local con el dinero para pagar al entrenado.

5.1.4 Causales de retiro de una cuenta nacional El Comité Miembro, tendrá la potestad de retirar una cuenta nacional a una entidad local cuando: a) Se incurra en una falla grave. b) Se incurra en una segunda falla leve después de los llamados de atención que se realicen a la entidad local. c) Cuando después de haber llamado la atención por una falla leve esta no se haya corregido en los tiempos pactados. 9

5.1.4.1 Fallas Leves: Se consideran Fallas Leves: a) No abrir la cuenta Bancaria en los tiempos señalados. b) No realizarle el pago del subsidio al entrenado dentro de las fechas establecidas sin justa causa. c) No pasar los reportes de soporte de pago de la EPS+ARL en las fechas establecidas. d) No realizar la inversión obligatoria en el entrenado. e) No asegurar hospedaje inicial por la primera semana de intercambio como mínimo. f) No soportar en el proceso de búsqueda de hospedaje al entrenado. g) No llevar la facturación de los subsidios en las fechas indicadas. h) Hacer incurrir al entrenado en gastos adicionales por desconocimiento en procesos de Intercambios entrantes básicos (i.e.: visados). i) No realizar la desafiliación a la EPS y desvinculación a Migración Colombia, cuando un entrenado haya finalizado su práctica. j) No soportar el proceso de selección de perfiles para la oportunidad de intercambio.

5.1.4.2 Fallas Graves Se consideran Fallas Graves: a) No realizar la afiliación a EPS y ARL durante la primera semana del entrenado en Colombia. b) No realizar el pago de EPS y ARL dentro de los primeros 10 días de cada mes o dentro del tiempo establecido por la EPS y ARL para no estar en mora con las mismas . c) Quejas reiteradas del entrenado (más de 3 diferentes) o de la empresa (más de 2 diferentes). d) Cuando por incurrir en una falla leve se ponga en riesgo la alianza.

5.2 INTERCAMBIOS SALIENTES (Programas de Intercambios Profesionales y Sociales) Las ganancias obtenidas por ventas de intercambios salientes con 5.2.1 aliados nacionales , serán compartidas de la siguiente manera: 



EP FEE: 30% para la Entidad Local 70% para el Comité Miembro EPIC FEE: 30% para la Entidad Local 70% para el Comité Miembro 10

El intercambio en plataforma contará para la entidad local , más NO contará para criterios de membresía . PARAGRAFO 1: El comité Miembro, se asegurará que los valores vendidos, cubran 100% los gastos de la entidad local.

5.2.2

Asignación de un Participante de Intercambio a una Entidad Local

Para que un Participante de Intercambio, de una cuenta nacional existente sea asignado a una entidad local, se deben cumplir las siguientes condiciones: 5.2.2.1 Contar con la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones. 5.2.2.2 No haber tenido problemas de calidad en intercambios salientes, reportado por el equipo encargado de calidad de AIESEC en Colombia PARÁGRAFO 1: La asignación de u n P a r t i c i p a n t e d e I n t e r c a m b i o , no deberá ser asignada por necesidad de resultados de una entidad Local, sino por la capacidad administrativa y calidad de procesos de esas entidades Locales. Esta decisión será tomada bajo la potestad del Vicepresidente Nacional de Intercambios Salientes del programa correspondiente y el Vicepresidente Nacional de Desarrollo de Negocios de la gestión en curso.

5.2.3 Responsabilidades 5.2.3.1 Responsabilidades del Comité Miembro a. Negociaciones con la empresa y cierre de venta b. Reunión de alineación de un miembro del equipo nacional de Desarrollo de Negocios con un miembro del equipo de intercambios salientes responsable de la entidad local c. Contacto con la entidad local o nacional del país que recibirá al participante de Intercambio. d. Seguimiento a la entidad local en mínimos de entrega del producto y auditoría. e. Solucionar inconvenientes que se presenten entre el Participante de Intercambio y AIESEC y/o el aliado y AIESEC.

5.2.3.2 Responsabilidades de la Entidad Local a. Generación, ejecución y seguimiento de la estrategia de selección de las empresas para el Participante de Intercambio b. Soporte en procesos de Visado c. Recolección documentos necesario y requeridos una vez el Participante de Intercambio haya encontrado su oportunidad en plataforma, y que son exigidos para auditoria. d. Garantizar la integración con AIESEC . e. Entregar el Seminario de Preparación para el participante de Intercambio f. S e g u i m i e n t o d e l P a r t i c i p a n t e d e i n t e r c a m b i o d u r a n t e e l i n t e r c a m b i o (Seleccionar un Padrino para cada Participante de Intercambio) g. Encuesta de seguimiento de calidad para el entrenado cada 3 meses. h. La entidad local deberá facilitar al COMITÉ MIEMBRO, cada vez que este lo requiera, los soportes de seguimiento al entrenado.

. 5.2.4 Causales de retiro de una cuenta nacional El Comité Miembro, tendrá la potestad de retirar una cuenta nacional a una entidad local cuando: a. Se incurra en una falla grave. b. Se incurra en una segunda falla leve después de los llamados de atención que se realicen a la entidad local. c. Cuando después de haber llamado la atención por una falla leve esta no se haya corregido en los tiempos pactados.

5.2.4.1 Fallas Leves: Se consideran Fallas Leves: a. Que no recolecten antes de la fecha de realización, los documentos necesarios y requeridos una vez el Participante de Intercambio haya encontrado su oportunidad en plataforma, y que son exigidos para auditoria. b. No seleccionar un padrino para el Participante de Intercambio c. No realizar encuesta de calidad al entrenado en los primeros 3 meses

5.2.4.2 Fallas Graves Se consideran Fallas Graves: a. Cuando por incurrir en una falla leve se ponga en riesgo la alianza. b. No realizar ningún tipo de seguimiento a la experiencia del entrenado c. No apoyar el proceso de búsqueda de oportunidades y visado d. Recibir más de 3 quejas reiteradas por parte del Participante de Intercambio con justa causa.

5.3 POSICIONAMIENTO DE MARCA Y/O EVENTOS

5.3.1 Venta de Eventos Nacionales y Regionales Una entidad local, puede acercarse a las empresas de segmentación nacional para vender un producto específico de posicionamiento si cumple el procedimientos indicado en el artículo No. 4 “Procedimiento para acercarse una empresa de segmentación nacional”

5.3.2 Repartición de Ganancias. 5.3.2.1 Foro Youth to Business Nacional a) El equipo Nacional de Desarrollo de Negocios, recibirá el 100% de las ganancias de las ventas de los espacios de la agenda del evento de ese momento, independientemente quién haya hecho la venta. b) El equipo Nacional de Desarrollo de Negocios, será el responsable de conseguir los ponentes y moderador del foro. c) El equipo Nacional de Desarrollo de Negocios, estará encargado de administrar las relaciones con cuentas nacionales que participen en el evento. d) La venta de Stands será posible para el Comité Organizador del evento y para el equipo Nacional de Desarrollo de Negocios, donde el 100% de las ganancias irán para aquella parte que lo haya vendido (COMITÉ MIEMBRO o Entidad Local del Comité Organizador). PARÁGRAFO 1: En caso de que el Comité Organizador cuente con miembros de diferentes entidades locales, el porcentaje de repartición será proporcional al número de miembros de cada entidad local con la que cuente el Comité Organizador. 5.3.2.2 Otros productos de posicionamiento a) Si la entidad local o el Comité Organizador realiza una venta de algún otro producto de un evento nacional o regional a una empresa de segmentación nacional, la repartición de ganancias se hará  40% para la entidad local del comité organizador  60% para el COMITÉ MIEMBRO. PARÁGRAFO 1: En caso de que el Comité Organizador cuente con miembros de diferentes entidades locales, el porcentaje de repartición será proporcional al número de miembros de cada entidad local con la que cuente el Comité Organizador.

ARTÍCULO 6. MULTAS Y SANCIONES El incumplimiento de alguna de estas medidas será causal para multar o sancionar a la entidad local. Las medidas serán otorgadas dependiendo de la gravedad de las fallas, mencionadas anteriormente.

PARÁGRAFO 1: En caso de que cualquier entidad local tenga un “Acercamiento Nacional” (ver definición de acercamiento en el artículo 4), sin previo aviso al Equipo Nacional de Desarrollo de Negocios y/o Relaciones Públicas , recibirá un llamado de atención por escrito donde se pactarán los compromisos para evitar que la falla sea reiterativa. En el caso de que la falla sea reiterativa por segunda vez por la misma entidad local, pagará una multa de un (1) SMMLV por cada una de las cuentas que sean contactadas para cualquier fin . En el caso de ser reiterativo por tercera vez, se procederá a vetar la entidad local para tocar aliados nacionales con cualquier fin por término de seis (6) meses , lo que implicaría perder la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones”, para la entidad local. Estos casos reiterativos, serán contados durante el año de gestión de una junta ejecutiva local PARÁGRAFO 2: En el caso de una entidad local que reciba recursos de una empresa de segmentación nacional, sin previa autorización del Comité Miembro, este deberá transferir los recursos al comité miembro para efectos de distribución a nivel nacional. PARÁGRAFO 3: Cualquier entidad que incurra en alguno de los siguientes tres casos, perderá su “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones”, y sólo podrá recuperarla dentro de 6 meses calendario asistiendo al próximo evento donde se otorgue la “Certificación en el programa de Fidelidad de Clientes en Organizaciones”, que se presente y pagará una multa de un (1) SMMLV: a) Incurrir en 3 o más fallas leves durante la existencia de la alianza b) Incurrir en una falla leve que ponga en riesgo la alianza durante la existencia de la alianza c) Incurrir en una falla grave durante la existencia de la alianza