Modelo operativo Mail & Delivery

Modelo Operativo 2013

“Confianza, & Compromiso�

Confianza, Seguridad Seguridad & Compromiso

Contenido Quienes Somos

1

Esquema de Servicio

2

Estructura del Servicio

3

¿Porqué Somos una Solución?

4

Valores Agregados

5

Ventajas Competitivas

6

Indicadores de Servicio

7

Confianza, Seguridad & Compromiso

Quienes Somos Somos una empresa comprometida en prestar servicios de calidad basados en la experiencia adquirida en diseño, planeación, desarrollo y ejecución de proyectos de Administración de Correspondencia realizados en diferentes Torres Empresariales de Bogotá, Medellín, Barranquilla y Cali, lo cual nos permite garantizar un servicio con CONFIANZA, SEGURIDAD Y COMPROMISO. Adicionalmente, conocemos las diferentes tipologías documentales, las normas que regulan las actividades de recibo y entrega de correspondencia, los procesos de gestión documental y la aplicación de métodos archivísticos.

Nuestro equipo de trabajo esta conformado por profesionales con más de 10 años de trayectoria en administración documental y de correspondencia que aseguran procesos responsables en el manejo de su información con un valioso sentido de servicio al cliente.

Confianza, Seguridad & Compromiso

Esquema de Servicio

CLIENTE

SERVICIO • Administración de Correspondencia para propiedades horizontales

• Torre Empresarial P.H.

Confianza, Seguridad & Compromiso

USUARIOS • Empresas agrupadas al interior de la Torre

Estructura del Servicio ACTIVIDAD 1. RECEPCIÓN EN VENTANILLA

2. CAPTURA DE INFORMACIÓN EN SOFTWARE SWAD

DESCRIPCIÓN La correspondencia es recibida en la ventanilla destinada por la Administración La información es capturada en nuestro Sistema Web de Administración Documental (SWAD) donde es descrita para futuras consultas.

3. ENTREGA A EMPRESAS USUARIAS EN PUNTO FOCAL

Previa Clasificación, la correspondencia es entregada en recorridos establecidos a las personas autorizadas de cada empresa en un punto focal.

5. ATENCIÓN A USUARIOS / CONSULTAS

Se suministran reportes a las empresas que lo requieran sobre la trazabilidad de su correspondencia

¿Porqué Somos una Solución?

Con nuestro Servicio la Administración y la Copropiedad no tendrá que preocuparse por:

Aspectos Jurídicos

Personal Operación Manejo Documental

Responsabilidad por pérdida de Correspondencia

M&D cuenta con Pólizas de empresas reconocidas en el mercado asegurador que garantizan el cumplimiento de las obligaciones de la Gestión de Correspondencia; somos conocedores de las políticas documentales y archivísticas del país.

La Administración podrá dedicarse a su naturaleza de Servicio Confianza, Seguridad & Compromiso

Valores Agregados

 Nuevos elementos para la Distribución de la correspondencia. Cómodos y estéticos.

 Sistema Web de Administración Documental (SWAD).

 Equipos de cómputo de última generación.

 Equipo de trabajo con más de 7 años de trayectoria.

Confianza, Seguridad & Compromiso

Valores Agregados Colaboración en el Diseño, Captura, Tabulación y Gráficas para encuestas aplicadas de servicios que presta la Administración a empresas residentes del Centro Empresarial.

Aplicación de ideas de mejora trabajadas en conjunto con la Administración en beneficio del servicio para los residentes.

Aplicación de nuevas tecnologías en beneficio del medio ambiente y contribución a la reducción de papel.

Optimización en la entrega de Correspondencia Característica de Urgente y Check List a facturación.

Confianza, Seguridad & Compromiso

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Ventajas Competitivas Nuestro Software ha sido diseñado para la Administración de Correspondencia, se encuentra a la vanguardia de los Sistemas Radicadores, dado que por funcionar en ambiente WEB permite una mayor rapidez en la transmisión de datos, tanto de captura como de consulta, garantizando gestión y trazabilidad en los reportes de la Correspondencia Administrada, haciendo que cada ingreso sea fidedigno

Los informes de Correspondencia Recibida son ágiles y oportunos, dado que en tiempo real, las empresas usuarias podrán obtener información del estado y trámite en el que se encuentra su correspondencia en cualquier momento del ciclo (Recibir, Radicar, Clasificar y Distribuir

La Correspondencia de propietarios que no residen en la Torre es procesada (previa autorización) quedando en Estado de Custodia Temporal y vía correo electrónico es informado para que se acerque a reclamarla en la ventanilla

Realizamos servicios básicos de chequeo de facturas de acuerdo con las políticas del Código del Comercio, evitando así devoluciones innecesarias o multas a las empresas

Confianza, Seguridad & Compromiso

Indicadores de Servicio

Reporte de Acciones Preventivas, Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR)

Consolidado Anual de Gesti贸n

Informes Mensuales a la Administraci贸n

Bit谩coras (Control Diario)

Confianza, Seguridad & Compromiso

Carrera 15 No. 79-36 Of. 202 Bogotá - Colombia  www.mailalanddelivery.com.co comercial@mailanddelivery.com.co + 57 (1) 6351644 – 63543444  310 7769609 – 310 7739390