xp72fr

le magazine de la communication hors-média Bureau de dépôt: Gand X – Agrément: P904117

Appels d’offres publics:

les bases légales

Field Marketing: Un partage d’expériences

People agencies: État des lieux

BEA 2011: La décision est tombée...

Pitches: Respect et transparence

ProFile: Stef Verdoodt, Event Manager VMMa

Catering: Brusselicious 2012

Bimestriel

Avril - 2011 N° 72

More than a one-shot!

…that since

2001,

Act!events has kept Whirlpool’s attention year

after year?

20 successful events in Belgium and The Netherlands in 68 event days with 15 376 guests?

… that this has resulted in more than

…that Act!events creatively incorporated

2 185

Whirlpool and

Bauknecht appliances and products at fairs, product launches, personnel parties, dealer meetings, press conferences and incentives? …that Act!events reached over

10 000 people in 10 days through a

nationwide demo-cooking roadshow for Whirlpool? …that in 2011, Act!events will continue to raise the bar once again for Whirlpool with a

2-month

10-day dealer meeting?

roadshow, a

3-day

client event and a

Act!events knows what counts!

Kortrijksesteenweg 1126/01 9051 Gent - Belgium

t +32 9 221 90 97 f +32 9 222 16 59

info@act-events.com www.act-events.com

colophon Editorial couverture Eventattitude EXPERIENCE MAGAZINE Experience, le magazine Benelux de l’organisateur d’événements et du marketing événementiel.

TIRAGE 14.200 exemplaires DIFFUSION Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag) FREQUENCE Six fois par an EDITEUR LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Liège Tél.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be EDITEUR RESPONSABLE Erik De Ridder: edr@eventbox.be REDACTEUR EN CHEF Jean-Paul Talbot: jp@eventbox.be EQUIPE REDACTIONELLE Jacques Legros, Jan Hoffman, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTS Valérie Laforgia val@eventbox.be L’abonnement à Experience coûte € 85 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France. L’abonnement étudiants coûte € 45 par an (TVA comprise).

Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement.

SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be Product Manager Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be DIFFUSION Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be IMPRESSION Schaubroeck, Nazareth COPYRIGHT Aucun élément de cette publication ne peut être repris, multiplié ou copié sans autorisation explicite de l’éditeur. Outre Experience, LEO édite également Event & Expo Guide, Toys & Games et The Corporate Traveller.

ISSN Expédition Belgique Parution 6 x par an dans le BeNeLux et en France.

Bureau de Dépôt: Gand X, Agrément: P904117.

E.L.: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

Jean-Paul Talbot Managing Editor

Un pitch? Organisez-vous!

Il aura fallu attendre le dernier débat sectoriel du congrès des BEA pour aborder une bonne vieille problématique. ‘Bonne vieille’ parce qu’elle fait partie de ces petites choses que le secteur aimerait bien régler depuis de longues années sans jamais y parvenir. Je parle bien sûr des compétitions inter-agences et des coûts qu’elles entraînent, de manière évidente pour les agences d’événements, mais aussi, de manière plus pernicieuse, pour les prescripteurs eux-mêmes.

Histoire de replanter brièvement le décor, certaines entreprises n’hésitent pas à demander des remises d’offre à un nombre extravagant d’agences: 10, 15, voire bien davantage dans certains cas. Résultat: toutes les agences qui ne remportent pas le ‘marché’ en question ont donc travaillé ‘pour rien’. Du point de vue des agences, cette façon de travailler équivaut à une négligence – généralement par méconnaissance – du travail qu’elles effectuent pour rendre leur offre. Car en l’occurrence, il ne s’agit pas de demander à un fournisseur combien coûterait le prix d’une centaine de mètres de fil électrique en stock, mais bien de développer un projet, qui demande systématiquement une réflexion assortie de la réalisation d’un dossier assez complet. En fait, ce serait un peu comme demander à une quinzaine de bureaux d’architectes de fournir les plans d’une maison, histoire de choisir le meilleur une fois qu’ils sont tous sur la table. Le feraient-ils gracieusement?

Quoi qu’il en soit, ce travail d’agence n’est assorti d’aucune rentrée et, donc, d’une rentabilité négative. À petite échelle, le phénomène ne porte évidemment pas à grande conséquence. Mais à plus grande?... Les demandes d’offres à la mitraillette font gonfler les frais de fonctionnement des agences concernées. Plus leurs collaborateurs travaillent dans le vide, plus ces frais augmentent. Or, qui paye la note, au final? L’agence et ses fournisseurs? En partie. Le client suivant? Souvent. Et aucun prescripteur n’a envie d’être ce ‘client suivant’. Deuxième effet pervers: il n’est pas rare de voir certaines (grandes) agences, tenues de compenser ce travail ‘inutile’ par des marges minimales, manquer certains marchés remportés par de (petites) agences (unipersonnelles). Des petites agences ‘moins chères’ puisqu’elles ne sont pas confrontées à l’obligation de maintenir une structure contraignante. Alors qui gagne à ce jeu? Pas grand monde, en fait. Le jeu devient parfois même ridicule: dans de grands projets, on a déjà constaté que les deux dernières agences en lice étaient d’une part ‘la grosse boîte expérimentée’ et d’autre part ‘la TPE qui a livré un concept hautement original à un prix très intéressant’. Où pensezvous que s’arrête la prise de risque de l’event manager, devant justifier la réussite ou l’échec de l’événement à ses supérieurs? Et quelle agence se retrouve alors à calculer ce que lui a coûté les rendez-vous, la réalisation des plans et autres prises d’options des derniers mois? Oui,… même la petite agence peut se retrouver finalement confrontée aux effets secondaires des pitches inconsidérés. Non, décidément, personne n’y gagne.

La balle est-elle dans le camp des prescripteurs? Certainement pas. Si certaines compétitions sont ‘mal organisées’ du point de vue des agences, c’est généralement par méconnaissance des conséquences de ces pitches ou du marché en général. Et pour les prescripteurs, il n’y a pas de raison pour que les choses changent. Tout ce que l’on peut leur conseiller, c’est de bien considérer les avantages qu’à la limitation des compétitions à 3 ou 4 agences, par exemple. Dans tous les autres cas, c’est aux agences d’événements de mettre au point un système de rétribution, qu’il soit symbolique ou non. À elles de s’unir ou de trouver des arrangements au cas par cas. Car continuer à se plaindre en restant les bras croisés ne sert pas à grand-chose…

BZZi^c\h >cXZci^kZh 8dc\gZhhZh :m]^W^i^dch :kZcih =dhe^iVa^in :kZcih 6Xi^dc BVg`Zi^c\

EdlZg je ndjg ZkZci IgVch[dgbZo kdigZ ‚k‚cZbZci Zc dji^a YZ Xdbbjc^XVi^dc eZg[dgbVci# GZb^hZh YZ eg^m! [„iZh Yj eZghdccZa! hVadch! ^cXZci^kZh! ldg`h]deh!

[Vb^an YVnh dj Xdc[‚gZcXZh# 6eeZaZo aZ %,% '&% &&%# Edjg kdjh! cdjh Y‚gdjaZgdch aZ iVe^h gdj\Z# Hjg[Zo hjg lll#Ybh"ZkZcih#WZ

VckZgh " Wgj\Zh " WgjmZaaZh a^X# 6 &*+&

093637 DMS EVENTS ADVERTENTIE.indd 1

22-12-2009 09:32:34

Trimex gère les aspects techniques de votre ÊvÊnement .

Trendsetter in verhuur van feestmaterialen MEUBILAIR FEESTELIJKE TAFEL KEUKENMATERIAAL OUTDOOR SFEERVOLLE INRICHTING

www.rent-sale.be

Ringlaan 42 - 2240 Zandhoven Tel. 03/484 58 12 - Fax 03/484 56 31 Mail: info@rent-sale.be

Design: www.samenco.be

takes care of events

Trimex est le seul spÊcialiste en Belgique qui gère de façon indÊpendante tout les aspects techniques de votre ÊvÊnement depuis la location de matÊriel au dÊmontage en passant bien sur par le montage, l´installation et la manipulation. Trimex travaille librement et n´est donc liÊ contractuellement à aucun partenaire , un aspect unique !

Les avantages de Trimex :

Trimex BVBA

 

ÉvÊnement moins coÝteux

Centrum Zuid 3023/2 3530 Houthalen

 

setdesign et design 3D.

Vos dĂŠsirs deviennent rĂŠalisable techniquement.

Tout les sous-traitants puissent travailler en parfaite harmonie.

Tel: 011/363690 Fax: 011/726452 Info@trimex.be www.trimex.be

5

Sommaire Inside News

Supplies

007 EventNews

037 Advertorial

L’actualité de la scène événementielle belge.

011 Advertorial ICC ghent en reprend pour 20 ans

Projects 012 10 ans d’Eventattitude Fin février, Eventattitude célébrait ses 10 années d’existence. L’occasion pour eux de présenter une série d’expériences interactives «Smile – Act –Play»…

Event Management 014 Respect et transparence pour de meilleurs pitches Pour la première fois, Experience a convié des agences événementielles ainsi que des prescripteurs publics et privés à un débat à cœur ouvert.

016 Appels d’offres publics: les bases légales Organiser un événement pour les pouvoirs publics s’avère un peu particulier. Bruno De Winter du cabinet d’avocats spécialisé L2B apporte un peu de clarté dans cette matière.

019 ProFile: Stef Verdoodt, Event Manager VMMa VMMa n’a désormais pratiquement plus de secrets pour Stef Verdoodt. Ces dernières années, il y a mené à bien tous les événements des chaînes et de leurs émissions.

021 Associations L’actualité des associations BESA et EMA.

BEA Special 023 La décision est tombée…

16 agences événementielles ont défendu leur(s) projet(s) devant le jury des BEA. La décision est donc tombée, mais celle-ci restera encore secrète quelque temps. Jusqu’au 25 mai pour être précis…

024 BEA 2011: Echantillon des projets finalistes

Abusol propose de nouveaux outils de gestion et de communication

038 Partager une expérience avec le consommateur Fin janvier, Experience Magazine a convié à une table ronde quelques acteurs déterminants sur le marché du Field Marketing.

044 En quête d’un cadre légal Le débat consacré aux People Agencies a suscité un grand intérêt. Malgré le grand nombre de participants, ce débat a débouché sur une discussion constructive qui a permis de clairement voir quels sont aujourd’hui les sujets d’actualité dans ce secteur.

059 Advertorial Solirent: le guide en ligne par excellence pour vos recherches techniques

061 Advertorial Vidi-Square: des spécialistes de l’intégration pour un label de qualité garanti

Catering 063 En 2012, croquez Bruxelles à pleines dents Avec l’année gourmande Brusselicious 2012, le BITC aspire à confirmer Bruxelles en tant que destination gastronomique.

065 Un bon départ Le 1er février, la European Party Catering Association a organisé la première édition du BeNeLux Party Caterers Congress.

066 Les bonnes personnes au bon endroit Lors de la troisième édition de Taste & Traiteurs, 12 traiteurs événementiels ont présenté leur savoirfaire aux responsables d’entreprises et d’agences événementielles.

experience

delicious-catering.be

STOFFERING TENTEN, HALLEN, ZALEN • CONFECTIE • DRY-HIRE Industrielaan 107 • B-3630 Maasmechelen Tel :+32 89 77 16 50 • Fax: +32 89 77 16 58 www.deco-fact.be

then it’s special

A delicious experience info @ delicious-catering.be - www.delicious-catering.be

ATOMIK artists

101514 DMS ADV DELICIOUS.indd 1

Scheldestraat 57 2000 ANVERS T +32 496 38 97 90 F +32 3 216 00 27 info@atomik-artists.be www.atomik-artists.be CONTACT: Danny Kayser

07-06-2010 09:34:38

Divertissement de qualité et abordable via Atomik Artists  Acts  Animations  Cover bands  Danseurs  DJ  Workshops  Chanteurs L’agence de booking anversoise Atomik Artists vous propose des animations musicales de haut niveau à un budget abordable : cover bands, artistes solo, présentateurs et numéros de danse pour tous vos événements. Atomik Artists se profile délibérément en tant qu’acteur modeste mais sérieux sur le marché des agences d’artistes. Atomik Artists a en poche quelques atouts de taille : le formidable showband disco Cirque Atomique, les sons groovy d’Astrolounge, la formation musicale Jazzible, le nouveau cover band Jeu de Foules et bien d’autres encore. Par ailleurs, Atomik Artists met aussi à votre disposition plusieurs présentateurs polyglottes, comme Edwige Veermeer et Jerko Bozikovic, ainsi qu’une animation avec photos instantanées rehaussées de votre logo et texte.  Parcourez nos vidéos et notre brochure sur notre site web

eventnews.be masters in Eventology

L

e monde de l’événementiel tombe de plus en plus dans les filets du numérique. Event Master en joue à la perfection. Maintenant que l’iPad fait de plus en plus partie de la vie quotidienne, ils intègrent cet incontournable dans leurs activités de team building.

Préparez-vous déjà pour une nouvelle ère, l’évènement iPad! Event Masters nous étonne déjà depuis des années avec les nouvelles tendances. Le concept iPad cadre également dans la nouvelle philosophie. «Avec les évènements iPad, nous sortons des team buildings classiques pour nous tourner vers l’événement interactif. Les équipes présentes reçoivent une série d’iPad à leur disposition par table, ils sont dirigés au départ d’une plate-forme centrale. De cette manière, une flexibilité totale est conservée pendant l’événement sur le timing et le nombre d’essais. Les équipes se voient présenter des questions de connaissances typiques mais des «défis» physiques les opposent également à d’autres équipes. Vous pouvez réellement considérer que les équipes participantes sont seules responsables du «show» pendant l’évènement, explique Johnny Machiels, directeur de la division «Formulaz».

Que devons-nous comprendre? Un mélange équilibré et flexible adapté aux objectifs du client. Des défis physiques aux joutes virtuelles, une mission d’habileté avec un mini-hélicoptère (AR Drone Quadricopter), des tests sur la base de vidéoconférence entre les tables (Face Time), de missions de connaissances de l’entreprise ou autres, des missions musicales et vidéo. «La donnée la plus importante est que nous déterminons ensemble avec le client sur quel aspect l’accent sera mis durant la soirée. Tant la connaissance du produit que les aspects ludiques et interactifs peuvent être abordés.

Le message du client ainsi que l’interaction et l’engagement entre tous les participants sont essentiels. Quand une équipe défie une autre, les autres équipes peuvent, par exem-

Wie ontwikkelde voor het eerst een iPad event in België?

A Walter Capiau B Event Masters C Steve Jobs

Kies het juiste antwoord en kijk snel op p.16

Event Masters participe à l’engouement pour l’iPad ple, prendre des paris. Une vision quelque peu stratégique est alors certainement nécessaire».

iPad-Events, une plateforme, des milliers de possibilités Le premier iEvent est un concept intérieur interactif appelé «Battle of the Tables».

C’est la société EMA avec un ‘Event Industry Challenge’ qui en aura la primeur en mai.

Johnny Machiels n’a absolument pas voulu nous en dévoiler le contenu, malgré notre insistance. Il nous a cependant confié que ce sera seulement une première étape dans toute une série d’iPad-Events. «La même plate-forme sert de base pour CityGames, business games, recruitment sessions,…

Bref, chaque concept donne la priorité à une interaction forte avec les individus ou les équipes. Nos sommes déjà curieux de connaître l’impact de cette approche totalement neuve, conclut Johnny.

7

eventnews.be

8

Squaremelon: synthétiser pour mieux servir

D

ans le monde du tennis, notre Kim Clijsters vient d’acquérir la place de numéro un. Tout comme Square Melon dans la sphère de l’activation marketing. ‘La place du melon’ a vu le jour grâce au rassemblement de Bananas, Demonstr8 et Amphion. Le PDG Wim Van der Borght parcourt avec nous l’histoire de cette création.

Square Melon a trouvé l’inspiration au sein de la société japonaise, combinant à la perfection une approche graphique et créative à une efficacité légendaire. «Ils se sont par exemple lancés dans la culture de melons carrés afin de faciliter le rangement et le transport. Dans le même ordre d’idée, nous souhaitons donner à nos clients professionnels la forme adéquate», explique Wim Van der Borght. «C’est pourquoi nous avons décidé d’unir les forces marketing et sales de Bananas, Demonstr8 et Amphion. On peut comparer cela à la success story de Pixar, qui a réuni George Lucas, Steve Jobs et Walt Disney: un concept technique fort à double fond, saupoudré d’humour et d’un story-board solide.»

Square Melon souhaitent créer des rencontres uniques entre les marques et les gens, via des solutions marketing et sales adaptées. Et ce tant dans le monde online qu’offline. «Les consommateurs se dirigent plus facilement vers une marque s’ils en ont une bonne expérience. C’est pourquoi vous devez instaurer une conversation avec eux, éventuellement via un événement. Mais nous voulons aller encore plus loin au sein de cette conversation

marques/consommateurs et y intégrer pleinement les possibilités online et offline. Nous ne visons donc pas la fusion mais la synthèse des meilleurs éléments.»

Wim souligne le fait que l’on peut créer toutes sortes d’expériences autour d’un magasin, notamment via le merchandising et les points de vente. «Ce que vous pouvez en outre combiner avec diverses techniques online pour ‘attirer’ le candidat-client vers votre site web et ainsi stimuler vos ventes par ce biais. N’oubliez pas que le field-marketing ne se limite pas au point de vente mais va bien au-delà.»

Quatre quadrants Square Melon veut absolument éviter de voir les médias ‘old school’ passer par-dessus bord. «Outre les canaux numériques, les canaux traditionnels restent très importants. On peut présenter notre projet comme un cercle

avec quatre quadrants – combinant les volets online et offline via diverses techniques tant que le terrain de la vente que du marketing – tous aussi importants. C’est surtout ce message que vous voulons faire passer à nos clients, comme les agences above the line avec qui nous construisons une bonne collaboration.»

Cela signifie que Square Melon, avec le concours du client, veut ‘examiner’ dès les premières phases le taux de pénétration et le potentiel de croissance d’une marque précise. «Contrairement à d’autres agences publicitaires, nous ne nous adressons pas à une niche spécifique, mais nous optons pour une approche intégrale dans le seul but d’augmenter le chiffre d’affaires de nos clients.

C’est pourquoi nous jetons dans la bataille nos références, notre expérience et notre caractère international, ainsi que le fait que nous avons la GIMV à nos côtés.»

eventnews.be Yrwall débarque en Belgique

P

as de poussière, pas de goutte, pas de peinture,… et pourtant, les graffitis prennent bel et bien vie sur Yrwall, un mur à graffitis digital, présenté sur le marché belge en février dernier par l’agence Fast Forward Events.

9

ce mur digital de 3 mètres de large sur 2 mètres de hauteur ouvre de nombreuses opportunités, comme par exemple la ‘customisation’ de produits, l’organisation de concours artistiques ou de concours récompensant la meilleure créativité sur un thème défini.

Au-delà du mur, les réalisations des artistes en herbe ou confirmés peuvent être projetées sur n’importe quel support, envoyées par e-mail ou bluetooth, être imprimées sur des T-shirts ou publiées sur un réseau social.

Infos: www.yrwall.be

Votez Wavesurfer et gagnez une leçon d’initiation

D Installé dans le cadre d’événements de toutes natures, Yrwall permet de peindre des tags numériques en temps réel, sans peinture ni substance nocive. Utilisé comme animation,

u 21 au 25 mars, vous pourrez découvrir à Lille l’exposition VIP – Very Innovative Products, entièrement consacrée aux innovations de la région de la frontière francobelge. Le Wavesurfer figure parmi les produits participants et même parmi les nominés pour le prix du public. Votre voix peut conduire le Wavesurfer vers la victoire – et vous rapporter un billet pour une initiation au wave-surfing en duo.

Elizabetlaan 116-118 8300 Knokke Tél 050 61 34 95 Fax 050 34 74 18 info@wesound.be www.wesound.be

Vente Location Sonorisation Eclairage Laser Rigging Trussing Staging P.A. Events Expo Special Shows

L’expo est organisée dans le cadre de la Semaine de l’Innovation, une initiative de la VOKA Flandre Occidentale de la région française du Nord-Pas de Calais, entre autres, visant

à encourager les entreprises de ces régions à innover. L’expo Very Innovative Products présentera plus d’une centaine de produits novateurs, que les visiteurs pourront admirer durant toute une semaine. Une nouvelle attraction surprenante comme le Wavesurfer ne pouvait manquer à l’appel. La technologie du Wavesurfer crée une vague d’eau permanente de puissance constante, dont l’intensité peut être adaptée en fonction du public. Le surf devient ainsi accessible à tous, des enfants aux surfeurs chevronnés. Le Waversurfer se décline en outre en version mobile et même en ponton flottant, générant des possibilités infinies pour vos événements et incentives.

eventnews.be

10

Les lauréats des Boost Awards sont connus

Par ailleurs, le Wavesurfer fait également partie des nominés, aux côtés de 14 autres produits novateurs, pour le prix du public. Le grand public pourra voter jusqu’au 17 mars afin de décider lequel de ces 15 nominés aura droit aux honneurs supplémentaires en tant que produit le plus novateur. Pour voter, il vous suffit de surfer sur http://semaine-innovation.com/exposition/wavesurfer-2 et de cliquer sur les trois petites étoiles au bas de la page. Si vous cliquez ensuite sur l’onglet J’aime afin de placer le lien sur votre page Facebook, vous remporterez peut-être une leçon d’initiation gratuite pour deux personnes au Wavesurfer sur l’un de nos deux sites fixes!

L

e 17 février ont été décernés pour la troisième fois les Boost Awards dans le magnifique décor des Koninklijke Gaanderijen.

Lors de cette cérémonie festive, les 21 nominés ont pu découvrir qui a remporté l’award 2010 du ‘Best of OOstende Incentive, Convention, Corporate and Public Event of the Year’.

Par cette initiative, l’asbl Toerisme Oostende souhaite récompenser la créativité des organisateurs de congrès et agences événementielles, mais aussi leur donner un véritable ‘boost’ afin qu’ils choisissent le Reine des Plages comme destination pour leurs futurs projets.

Jada fête ses 3 ans

L

e 3 mars dernier à partir de 19h03, l’agence d’événements Jada events a célébré son troisième anniversaire en compagnie de ses clients.

Non loin de port d’Anvers, l’AEC a accueilli ce soir-là près de 250 clients de l’agence anversoise, réunis à l’initiative de Jan de Wieuw et Danny Kayser. Cette sympathique soirée fut l’occasion pour l’agence d’évoquer sa croissance et de présenter sa 4e collaboratrice: Michèle Nomes, qui rejoint ainsi Kevin de Ridder.

Sébastien de Baere au volant d’Autoworld

L

e Conseil d’administration d’Autoworld asbl a nommé Sébastien de Baere au poste de directeur de l’association. Il a remplacé Claude Lemmens et assume la direction journalière depuis le début de cette année. Âgé de 32 ans, il possède une vaste expérience professionnelle dans le lancement et l’exploitation des sites événementiels. Il y a

4 ans, il a dirigé le concept SAP Lounge et conduit le lancement du centre de réunion et d’affaires ‘The Event Lounge’, à Bruxelles.

Sous sa houlette, Autoworld doit continuer à se profiler comme un des musées automobiles les plus beaux et les plus importants du monde.

Le conseil d’administration d’Autoworld a par ailleurs décidé d’engager Eric Janssen en qualité de muséologue. Il peut se targuer d’une carrière de 40 ans dans le secteur automobile, au cours de laquelle il a notamment été responsable des relations publiques chez Toyota/Lexus. Il possède en outre une connaissance remarquable de l’histoire de l’automobile.

Lauréats 2010 Best of Oostende Convention 2010 IFAJ 2010: Between passion & pressure (Field Communication)

Brussels Open by GDF SUEZ

Best of Oostende Corporate Event 2010 Atos Worldline Partner Event (Event Mosaic)

B

Best of Oostende Incentive 2010 Mercator Mysterie (Event Masters)

ruxelles attendait depuis longtemps de pouvoir accueillir à nouveau un grand tournoi international de tennis.

La première édition du «Brussels Open by GDF SUEZ» se déroulera du 14 au 21 mai sur les courts en terre battue du Royal Primerose Tennis Club de Bruxelles avec la présence de quelques-unes des meilleures joueuses du monde.

L’organisation de cet événement a été confié à l’agence Verhulst Events and Partners qui jouit depuis plus de 60 ans d’expérience dans l’organisation d’événements de prestiges en Belgique et à l’étranger.

Grâce au «Brussels Open by GDF SUEZ», la capitale de l’Europe renoue enfin avec les grands rendez-vous tennistiques.

Best of Oostende Public Event 2010 En visite chez Ensor (Mu.ZEE)

Lieux & Sites

ICC ghent

L’ICC ghent se projette dans l’avenir Après plus de deux ans de négociations avec la Ville de Gand, l’avenir de l’ICC ghent est assuré. Durant les 20 prochaines années, l’exploitation de l’International Convention Center ghent sera assurée par Sorest-B NV, une filiale du holding Cosabel NV, dont Gourmet Invent fait partie. L’ICC ghent est très heureux de pouvoir poursuivre ses activités et de mettre en route d’ambitieux plans d’avenir.

A

l’ICC ghent, on est conscient depuis lontemps de l’atout énorme constitué par la situation centrale du centre de convention.

Une enquête de satisfaction menée auprès des clients de l’ICC ghent a révélé que près de 80% des personnes interrogées avaient répondu que la situation de l’ICC ghent jouait un rôle important dans le choix du site.

Le fait que l’on puisse en outre y séjourner ajoute un énorme effet de boost.

Gand se fait un nom La situation centrale mais également la notoriété de Gand sur le marché international démontre une fois de plus que la ville constitue un partenaire solide pour l’avenir de l’ICC ghent.

“Lorsque l’on passe en revue les différentes publications touristiques, on note que le nom de Gand revient de plus en plus souvent”, souligne Nicolas Vanden Eyenden de l’ICC ghent.

“En 2008, le National Geografic Traveler Magazine nous a classé troisième ville la plus authentique au monde.

L’année dernière, nous avons décroché une belle septième place dans le top 10 des villes à visiter absolument en 2011 édité par Lonely Planet.Une spirale positive dont nous ne pouvons que nous réjouir .”

Pratiquement la même équipe

Investissements

Les changements seront minimes car c’est la même équipe qui continuera d’assurer le fonctionnement de l’ICC ghent. Luc Bosch n’exercera plus la fonction de directeur général mais proposera ses services en tant que consultant. L’équipe de direction actuelle se compose d’Henk Verhaest, Carine De Vriese et Nicolas Vanden Eynden.

Carine et Nicolas joueront un rôle prépondérant dans le fonctionnement de l’entreprise, chacun dans leur domaine, afin de positionner encore mieux l’ICC ghent sur le marché.

L’ICC ghent ne satisfait plus aux besoins d’une convention moderne, c’est pourquoi vous avons rédigé un plan d’investissement de 2,9 millions € échelonné sur les trois prochaines années afin de moderniser la nouvelle exploitation.

“Cette année, nous nous attaquerons au look & feel du bâtiment. La durabilité constitue une part important de notre politique, qui transformera le complexe en site éco-énergétique complet. L’isolation et l’éclairage font partie des priorités absolues. Dans une phase ultérieure, nous procéderons à une rénovations des 1000 sièges de l’auditorium”, conclut Nicolas Vanden Eynden.

Activités supplémentaires Par ailleurs, l’ICC ghent va se lancer dans l’organisation d’activités afin de devenir une valeur sûre auprès d’un public encore plus vaste. “On note encore une certaine hésitation”, poursuit Nicolas Vanden Eynden. “On sait où se trouve l’ICC ghent, mais pas précisément ce qu’il représente. Nous souhaitons donc encourager la population locale à se tourner vers l’ICC ghent en organisant des activités pour elle. D’autre part, nous voulons offrir une plate-forme de coordination permettant à toutes sortes d’organisations de s’adonner au networking. PME locales, entreprises du port, etc. pourront s’adresser à nous pour leurs activités.”

11

12

event management

eire Belgium), Matthieu Verm Niels Van Huyck (Mars Belgium) & rs (Ma erre dep Van (Mars Belgium), Tiny ) John Henrard (Segafredo

team Eventattitude

Niklaas Vanheukelom (Engage BBDO), Steven Huyers (Engage BBDO) & Saar Van den Bergh (Engage BBDO)

10 ans

d’Eventattitude Fin février, Eventattitude célébrait ses 10 années d’existence.

L’occasion pour eux de présenter une série d’expériences interactives «Smile – Act –Play»…

rs) &

Fabienne Scheyvaerts (Nestlé Wate Caroline Paquay (RTL)

Evy Duson (DDMC) & Jessica Doye

n (DDMC)

Isabelle Pirsoul (Verhulst Events) & z) Sven Van den Bruel (Mercedes-Ben

C

’était l’effervescence ce mardi 23 février à Zaventem, sur le parking des nouveaux bureaux d’Eventattitude. Pour célébrer cet anniversaire, toutes les agences de communication événementielle et de brand activation étaient présentes.

L’occasion pour elles de découvrir les nouveaux bureaux d’Eventattitude, mais aussi son show-room permanent, son vaste stock et de nombreuses animations, témoins du revirement que l’entreprise a entamé il y a près de deux ans.

«Les 24 animations que l’on pourra découvrir ce soir et tout au long de nos portes ouvertes sont l’émanation du repositionnement intervenu en 2010» explique Emmanuel Paul. «Afin de faire face aux demandes toujours plus créatives de la part des agences, nous avons du élargir notre spectre de compétences».

Au début, les activités d’Eventattitude étaient uniquement centrées sur la réalisation d’animations photo pour

événements. La vidéo est arrivée plus tard. Aujourd’hui, Eventattitude se positionne comme un laboratoire au service des agences avec pour mission de concevoir et développer des expériences ludiques et/ou interactives.

«Chaque expérience proposée s’appuie sur minimum un de nos 3 piliers: la photo, la vidéo et le jeu. D’où notre nouvelle baseline Smile – Act - Play… et l’intitulé de nos portes-ouvertes: Playground’11» poursuit Raphaël de Borman.

«Cette plaine de jeu est d’ailleurs destinée à évoluer sans cesse! Nous sommes constamment à l’écoute des agences, notamment lors des compétitions, pour développer des expériences en phase avec leurs concepts créatifs.

D’autre part, notre équipe de développeurs n’hésite pas à faire un peu de R&D quand le planning le permet… Lors de nos prochaines journées portesouvertes, il y aura donc de nombreuses nouveautés à découvrir,» concluent les fondateurs, fin prêts à accueillir leurs invités à cette soirée anniversaire.

Event Business

Jean-Baptiste

Billiet (Moët He nnessy) & Marie Gigot (M oët Hennessy )

Karin Op de Benjamin Devadder (Eventattitude), (Mercedes-Benz Beeck de Op An Plan), e (Leas Beeck Antwerpen)

Denis Van Praet (Simply Better), Isabelle Leloup (Sweet and Spicy), Raphaël de Borman (Eventattitude), Benoît Marquézy (Simply Better) & Jonathan Jossart (Com-Unity)

)& Fabian Vanhouche (Smooth Consulting n) catio muni Com (WOW an Heym Dries

(Hyundai) & Maaike Van Den Bergh zuki) (Su kx dric Bart Hen

Britt De Smet (Event Masters) & Ramses Van Ryssen (Event Masters)

Valérie de Laminne (Jones Lang LaSalle) & Valina Sempot (Jones Lang LaSalle)

Pierre Lalmand (VW) & Marine de Borman (Caméléon – Famous Clothes)

Roland Fontaine (D’Ieteren) & Dimitri Coenen (D’Ieteren)

e Housiaux Lionel Lens (BNP Paribas Fortis), Maxim (VO Event), Thibault l More ne Vincia ), Fortis as Parib (BNP Paul (Eventattitude) Fontaine (Kick & Rush) & Emmanuel

Olivier Severs (Bacardi-Martini) & Sören Vandewalle (Eventattitude)

Emmanuel An dries (D-Side), Jean-Philippe Ma (Profirst), Alexa es ndre Adlivankin e (Nazca) & Ol ivier Dumélie (D-Side )

13

14

event management

Respect et transparence pour de meilleurs pitches Lors des tables rondes destinées aux agences événementielles organisées par votre magazine favori, le même thème revient depuis déjà des années. Les agences se plaignent de la manière dont certains pitches ou compétitions sont organisés: trop de participants, briefings peu clairs, projets en fait déjà attribués au préalable… C’est pourquoi, pour la première fois, Experience a réuni lors du Congrès des BEA des agences événementielles ainsi que des prescripteurs publics et privés pour un Danny Brosens (Dazzle Events)

débat à cœur ouvert.

L

es pitches entraînent souvent énormément de frustrations parmi les agences événementielles. Nous en avons encore une fois eu clairement la preuve au cours de ce débat. La plainte la plus fréquemment émise concerne le nombre d’agences invitées à participer au pitch. Mais on remarque aussi qu’il faut parfois lutter contre des sociétés qui ne sont en fait pas des agences événementielles, que les briefings peuvent être peu clairs (concernant le budget par exemple) et qu’il arrive même souvent que certains événements pour lesquels sont organisés des pitches n’aient tout simplement pas lieu. Et tout cela alors que les agences événementielles investissent de l’énergie, du temps et de l’argent pour déposer un dossier sur la table.

médaille. Car si, par exemple, 18 inscrits satisfont aux critères préétablis, le prescripteur sera alors obligé de leur offrir à tous une chance égale. A la grande frustration des participants qui se retrouvent dans un beaucoup trop grand pitch. Mais c’est la loi, et tout le monde comprendra plus ou moins qu’il est peut-être difficile de faire autrement avec les adjudications publiques.

Erik Kowalski (AzzA Service Office)

Il en va autrement pour les pitches ‘corporate’. Ici, les règles du jeu sont moins claires et chaque prescripteur organise la compétition comme il l’entend. Il peut donc choisir d’inviter trois agences à participer, mais tout aussi bien une quinzaine. Dans ce dernier cas, les agences seront naturellement vite découragées.

Public vs. Corporate

Des meilleurs pitches seraient profitables à tous

Avant tout et surtout, notre panel fait une distinction claire entre adjudications publiques et corporate. Car même si les procédures entraînent parfois de nombreuses tracasseries administratives, il faut tout de même avouer qu’il existe des règles claires pour les adjudications publiques. Tout le monde a l’opportunité d’y participer et, en cas d’irrégularité, il est possible de signaler celle-ci au Conseil d’Etat. Mais il y a naturellement aussi un revers à la

Mais les agences événementielles doivent également oser se regarder dans le miroir. Certaines avouent qu’elles ont parfois tendance à réagir à chaque invitation au lieu de se focaliser sur certains dossiers. Les agences doivent examiner elles-mêmes s’il vaut la peine ou s’il est rentable de participer à certains pitches. Quand le briefing est peu clair, on peut tranquillement se poser la question suivante: voulons-nous vraiment collaborer avec ce client?

Frank Anthierens (ACEA - DDMC)

Geert Vanoverschelde (Sylvester Productions)

Débat Event pitches

Karin Van Passel (D-Side)

Mark Van Hamme (In The Spotlights)

Le client lui-même profitera également d’un pitch bien organisé. Lorsqu’une entreprise invite moins d’agences à participer, elle sera souvent aussi mieux servie, avec des devis plus corrects et devra moins investir elle-même dans la communication et le feedback.

Les agences accordent aussi énormément d’importance à la communication transparente de la part des prescripteurs. Plus on disposera d’informations, mieux on pourra estimer si on veut se charger du projet et mieux le client pourra être servi.

Tout le monde est pratiquement d’accord quant à la nécessité des pitches.

Pour les annonceurs, cela permet de bénéficier du meilleur événement au meilleur moment tandis que pour les agences, il s’agit d’une opportunité pour montrer leur savoir-faire. Les jeunes agences affirment qu’elles retirent aussi énormément d’expérience des pitches qu’elles ne remportent finalement pas.

Code of Conduct

Michael Dupon (L’Oreal)

Philippe Massart (Sibelga)

La culture événementielle diffère naturellement d’une entreprise à l’autre.

Il y a des entreprises qui lancent de nouveaux pitches pour chaque événement. D’autres préfèrent opter pour un partenariat de plus longue durée avec une seule agence. Même s’il est ici important de rester vigilant et de ne pas permettre à la routine de s’installer.

Après quelques années de mariage, les serviettes de bains ne sont plus disposées aussi proprement dans la salle de bains, telle était la comparaison appropriée avancée à ce sujet. Lors du débat a également été émise la possibilité intermédiaire suivante: désigner sur base d’un pitch trois gagnants qui deviendront les partenaires privilégiés de l’entreprise pendant une période déterminée.

A la table, nombre de gens semblaient disposés à dépoussiérer le Code of Conduct for Eventpitches mis de côté il y a un an et demi en raison de la crise. L’ACEA a indiqué qu’elle allait s’en charger. Un autre thème récurrent dans ces discussions concerne les pitches payants. Les partisans de cette formule soutiennent qu’il est important de conférer une certaine valeur aux pitches – ne fut-ce même qu’un faible montant symbolique – grâce à laquelle ces pitches seraient utilisés de manière plus prudente, tant par les prescripteurs que par les agences. Pratiquement tout le monde est cependant convaincu que l’instauration globale de pitches payants restera vraisemblablement utopique parce qu’il s’agit d’un sujet vraiment très sensible chez les clients.

Notes positives Ces pitches payants ne sont cependant pas le dada des agences événementielles. Elles accordent surtout de l’importance à être respectées pour le travail qu’elles investissent dans les pitches. Elles demandent que les clients s’en rendent compte et qu’ils organisent leurs pitches en ce sens. D’ailleurs, de très nombreuses entreprises sont déjà sur la bonne voie. Celles-ci se fixent un code éthique qui décrit également comment utiliser les pitches. Ce n’est donc assurément pas comme si on n’était encore nulle part.

Merci aux participants à ce débat: • Danny Brosens (Dazzle Events) • Frank Anthierens (ACEA/DDMC) • Philippe Massart (Sibelga) • Mark Van Hamme (In The Spotlights) • Karin Van Passel (D-Side) • Michael Dupon (L’Oreal) • Geert Vanoverschelde (Sylvester Productions) • Erik Kowalski (AzzA Service Office)

15

16

event management

Les principes de bases du droit d’adjudication Organiser un événement pour un pouvoir est une mission tout à fait à part. Non tant à cause de l’ambiance particulière durant l’événement mais à cause du trajet complexe à parcourir pour décrocher le projet.

Durant le Congrès BEA, Bruno De Winter du cabinet d’avocats spécialisé L2B a apporté un peu de lumière en la matière. Il a guidé le public présent et, par extension, nos lecteurs sur la bonne voie pour aborder une telle adjudication publique.

L

a législation concernant les adjudications publiques constitue un véritable écheveau juridique impossible à expliquer en quelques lignes. C’est pourquoi nous avons décidé de répartir la session donnée par Bruno De Winter durant le Congrès BEA sur plusieurs numéros d’Experience. Ce premier article aborde le cadre législatif et son domaine d’application et expose quelques autres principes de base.

Bruno De Winter: “Le cadre législatif régissant les adjudications publiques constitue un exemple belge dans toute

sa splendeur. Il y a, d’une part, une législation européenne implantée autant que possible à un niveau supérieur à l’Etat Belge. La loi du 24 décembre 1993 constitue pratiquement la réglementation de base pour notre pays.

Elle est soutenue par une série d’AR. Le futur cadre implique deux lois de juin 2006 qui ne sont pas encore appliquées. La question est de savoir si elles le seront ou non, étant donné que l’Europe a apporté entre-temps d’autres modifications, et que la nouvelle loi de 2009 est en contradiction avec deux lois de 2006.”

Quand est-elle d’application?

“Cette législation s’applique pour tous les contrats de travaux, livraisons et services par un adjudicataire au profit d’un pouvoir adjudicateur. On fait ici une distinction claire entre les travaux, les livraisons et les services. Les événements seront essentiellement repris dans cette dernière catégorie. Il existe naturellement des contrats impliquant une qualification mixte. Cependant, ceux-ci sont tout de même régi par une seule loi, celle portant sur le volet ayant la plus grande valeur financière.”

“Cette réglementation doit naturellement être suivie par les différents pouvoirs. Le gouvernement fédéral, les régions, les communautés, les CPAS, les coopératives, etc. Mais aussi par les institutions publiques avec personnalité juridique, comme Aquafin, Kind & Gezin, KMI, etc. Par ailleurs, les personnes juridiques satisfaisant cumulativement à plusieurs conditions y sont également soumises. Le cas le plus courant concerne l’attribution de subsides pour

Congrès BEA

la prestation d’un service, pour plus de 50% de la valeur. Dans ce cas, on est également soumis à la législation sur l’adjudication.”

Quelques principes logiques “La législation sur l’adjudication comporte quelques principes généraux.

La non-discrimination signifie que personne ne peut être exclu sur base de sa nationalité. Par ailleurs, on est contraint de traiter de la même façon tous les soumissionnaires et le processus exige une transparence parfaite. En bref, il s’agit d’une sorte de code de conduite que chaque pouvoir adjudicateur est tenu de respecter.”

“L’objectif de cette loi est de créer une systématique au sein des projets publics afin de permettre une véritable réalisation de la concurrence entre les soumissionnaires. L’une des méthodes est par exemple l’annonce obligatoire.

Le principe de base est donc que chacun puisse s’inscrire.”

Risques pour le soumissionnaire “Il est important d’établir une base forfaitaire. Cela signifie que la concurrence doit être constamment maintenue, pas seulement au moment de l’inscription mais également durant l’exécution.

Cela implique que le prix ne peut pas être modifié durant le projet. Sinon des tiers pourraient se plaindre ultérieurement qu’ils auraient pu eux aussi s’inscrire à ces conditions tarifaires.

Dans certains cas, on met en place une formule de réévaluation du coût, qui a le plus souvent trait aux salaires et à la fiscalité. Lorsque l’accord ne prévoit pas une telle formule, les risques de fluctuations des prix seront entièrement assumés par le soumissionnaire.”

“Autre principe évident: l’interdiction de conflits d’intérêts. Des personnes liées au pouvoir adjudicateur ne peuvent

pas participer aux intérêts du soumissionnaire. Cela semble évident mais cette règle est régulièrement contournée. Un autre principe de base, l’absence de connaissance préalable, perd aujourd’hui en importance. Auparavant, le parti qui avait réalisé une étude préalable ne pouvait plus s’inscrire pour la réalisation concrète du projet, car il avait une longueur d’avance, ce qui mettait en danger l’équité. Depuis 2004, cette loi a été modifiée. A la condition que chacun dispose d’un rapport détaillé de cette étude préalable, cela ne constitue plus aujourd’hui un obstacle.”

Le pouvoir du pouvoir adjudicateur “Le pouvoir a également le droit de modifier certaines adjudications et projets. Et tant que cela n’outrepasse pas certaines limites, le soumissionnaire est tenu d’exécuter ses modifications. Lors des projets publics, le soumissionnaire doit avancer énormément de paiements lui-même. La rémunération effective n’a lieu qu’aux moments définis en tant que phases du projet dans le devis.”

“Pour terminer, l’attribution n’est pas obligatoire. Le pouvoir a plusieurs options après une procédure. Il peut attribuer le projet à l’offre la plus intéressante. Mais il peut

également décider de ne pas l’attribuer.

On embraie alors sur une nouvelle procédure qui peut être identique, ou différente. Cela a d’énormes conséquences.

Car certains prix sont rendus publics en présence de concurrents, ce qui représente une donnée importante. Pour éviter les abus, la décision de ne pas attribuer le projet doit être motivée“.

Dans le prochain numéro, nous analyserons plus avant les différentes procédures d’attribution.

17

Natalia meets Anastasia

Mia’s

PSE

één

-communiqué de presse - communiqué de presse - communiqué de presse -

Nous avons le plaisir de vous annoncer qu!EML Productions rejoint le Groupe "Production Resource Group! (PRG).

Comme par le passé, notre première priorité restera de vous offrir sur le plan local un service de premier ordre caractérisé par toute la ßexibilitŽ et la crŽativitŽ indispensable.

Les productions - qu!elles soient de petite, de moyenne ou de grande envergure - pourront toujours compter de la part de nos équipes sur un même esprit d!engagement et de professionnalisme enthousiaste.

De manière plus concrète, les clients EML auront maintenant accès à la large gamme de produits Vidéo (Led, Projection et traitement d!image) de PRG ainsi qu!à la technologie scénique et les produits développés par PRG, comme, entre autres, le Bad Boy et pourront compter sur le service international de PRG. De leur coté, les clients PRG auront maintenant accès à l!expertise et les produits audio de EML, ainsi qu!à un service et une attention locale aux Pays-Bas et en Espagne.

Les personnes avec qui vous entreteniez vos contacts restent inchangées, tout comme leur localisation#et leurs coordonnées. La qualité dont la marque EML était le symbole vous demeurera acquise, cette fois au sein du Groupe PRG.

Lyreco convention

Festival de lumière

B-art Eggsclusive Events

Gand

adresse

industriezone hambos vaartdijk 6 3150 tildonk belgique téléphone

0032 (0)16 61 71 10 email

info@eml-productions.com site web

www.eml-productions.com MEMBER OF THE

LOCATED AT ENTERTAINMENT VALLEY

Profile

event management

Stef Verdoodt

Event Manager de VMMa VMMa n’a désormais plus que peu de secrets pour Stef Verdoodt. Il travaille en effet dans cette société de radiotélévision flamande depuis déjà plus de 10 ans. Ces dernières années, il y mène à bien tous les événements des chaînes et de leurs émissions. Et même si la barre est parfois placée particulièrement haut, il veille toujours à ce que tous les participants présents rentrent chez eux avec un ‘big smile’.

Comment avez-vous atterri dans la cellule événementielle de VMMa?

S

tef Verdoodt: Avant, j’ai travaillé 10 ans pour l’ancienne société FilmNet, qui a ensuite été reprise par Canal+. J’y ai travaillé tant au call-center, qu’aux départements marketing, ventes et promo & events.

Le 1er novembre 1999, j’ai débuté à la VMMa comme promotion manager pour Kanaal2. Mon baptême du feu fut un grand projet à l’occasion du cinquième anniversaire de cette chaîne.

En raison de l’élargissement de l’offre de chaînes et des activités d’extension au sein du groupe, le nombre d’événements a augmenté constamment. Un département VMMa tv-events propre, dont la direction allait m’être confiée, s’imposait. Avec une équipe motivée de 5 personnes, nous organisons tous les événements relatifs aux chaînes et à leurs émissions et nous les implémentons sur le marché (comme notamment la Parade de Noël de VTM, les soirées rooftop de 2BE, les festivals JIM, etc.).

Outre ces événements de marketing pour les spectateurs, nous organisons aussi tous les événements B2B.

En quoi consiste votre travail au sein de cette cellule?

S.V.: Il consiste principalement à guider et diriger ce département, mais aussi à veiller à ce que nous atteignions nos targets, dans le respect des budgets impartis. En outre, je veille aussi à ce que chaque événement conserve

le rayonnement ADN approprié de la chaîne ou de l’émission concernée.

Comment les événements sontils organisés?

S.V.: Nous possédons un large savoirfaire dans notre équipe événementielle ainsi qu’à la VMMa. Comme notre propre équipe de promo et d’hôtesses, une équipe logistique, un parc de véhicules événementiels... Ce que nous pouvons faire nous-mêmes, avec l’apport de fournisseurs externes, nous le faisons totalement nous-mêmes. Pour les grands projets, nous faisons souvent appel à une agence externe.

Sur base de quels critères sélectionnez-vous les agences événementielles?

S.V.: VMMa n’a pas de contrat d’exclusivité avec telle ou telle agence. Au fil des ans, nous avons développé une très bonne collaboration avec plusieurs d’entre elles. Les conditions absolues que nous posons sont les suivantes: pouvoir travailler avec de courts délais, connaître par cœur le monde des médias, faire preuve de flexibilité et d’ouverture d’esprit. Une telle agence doit soulager notre travail et élever l’événement à un niveau plus élevé.

Quel a été votre événement le plus réussi?

Indubitablement ‘VTM sinds 1989’.

A l’occasion du 20ème anniversaire de VTM, la direction m’avait chargé

d’organiser une fête du personnel pour tous les membres du personnel et les Flamands Connus qui avaient travaillé pour cette chaîne de télévision commerciale au cours des deux décennies. La barre était placée extrêmement haut, étant donné que VTM avait organisé au cours des 20 années précédentes toute une série de fêtes ayant bénéficié d’un grand écho. D’autant plus que les budgets à l’époque étaient beaucoup plus élevés que les moyens financiers mis à ma disposition. Je n’avais jamais été aussi nerveux pour un événement.

Mais lorsque j’ai vu les regards surpris et contents le soir même, lorsque j’ai ressenti l’ambiance parfaite sur la piste de danse, mais aussi après avoir lu les innombrables messages élogieux par e-mail et surtout après avoir constaté que le budget n’avait pas été dépassé, je me suis rendu compte que ma mission était accomplie!

Carte d’identité: Nom: VERDOODT Prénom: STEF Fonction: MANAGER EVENTS Marques: VTM – 2BE – VITAYA – JIM – VTMKZOOM – JIM MOBILE – ZESTA.BE – PUNTAVISTA.BE En fonction depuis: 1999 Age: 46 Situation familiale: marié Temps libres: théâtre, cinéma, cuisine, voyages N’aime pas: la malhonnêteté, le négativisme, un verre de lait

19

associations

BESA se penche sur la problématique des transports Le 22 février, BESA a organisé une première session d’information consacrée aux transports. Les participants présents ont bénéficié d’un aperçu de la législation relative aux temps de conduite et de repos et ont pu faire connaissance avec le tachygraphe digital.

P

permise uniquement en blocs de l’ordre de 15 et 30 minutes. En outre, le temps de repos quotidien en cas de double chauffeur est prolongé à 9h30.

Cette nouvelle réglementation présente quelques différences évidentes avec la précédente. Ainsi, en cas de contrôle, le chauffeur doit être en mesure de produire les enregistrements des 28 jours précédents. A côté de cela, une interruption du temps de conduite est

Mais d’autres informations intéressantes ont encore été soulevées. Ainsi, un passager en possession d’un permis poids lourd valable doit également introduire sa carte de conducteur, même s’il n’a pas l’intention de prendre le volant. Et en cas de conduite en équipe, le second chauffeur doit monter à bord du camion au plus tard une heure après le départ, sinon on ne pourra pas se baser sur les temps de conduite et de repos pour double équipage. Les amendes seront interprétées et prélevées en fonction du pays où l’infraction a été

our cette première session de l’année, BESA avait invité Freija Fonteyn, responsable du service logistique de l’agence Transport & Logistiek Vlaanderen. Elle a brièvement passé en revue la législation existante relative aux temps de conduite et de repos. La principale remarque concerne ici le fait que le règlement européen 3820/85 a été supprimé et remplacé par le règlement européen 561/06 et 3821/85.

constatée, également en raison de la législation pénale différente.

BESA va maintenant se mettre à table avec Transport & Logistiek Vlaanderen pour examiner s’il est possible via un partenariat de créer une caisse de résonnance pour tous les membres de BESA qui auraient des problèmes lors de l’organisation de leurs transports. A l’automne suivra une seconde session consacrée aux transports. La formation ‘aptitudes professionnelles pour chauffeurs’ y sera assurément abordée.

Prochaines activités (dates sous réserve): 17 mai 2011: Session consacrée aux assurances, 2ème partie A l’automne suivront encore trois sessions, dont une à nouveau consacrée aux transports.

De nouveau une année chargée pour l’EMA

Le 15 mars, l’Event Managers Association a organisé une session d’information consacrée à la grande diversité des assurances.

Les participants présents ont été guidés à travers l’offre diversifiée de formules d’assurance et se sont penchés sur les risques éventuels lors des événements.

A

u cours de cette session, organisée au port d’attache de l’EMA, c’est-à-dire Brussels Kart, ont été abordés des thèmes comme la prévention, les responsabilités et les obligations. En outre, on a également examiné tous les éléments qu’il est préférable de faire assurer pour un événement.

2011 débordera d’activités de l’EMA. Le 10 mai, l’EMA organisera, en collaboration avec BESA, l’Innovation Day pour le monde événementiel. Au cours de ce même mois, l’EMA Society sera naturellement représentée en nombre lors de la cérémonie de remise des BEA Awards.

A l’automne est prévue une session passionnante consacrée au rôle des

événements en marketing. Un mois plus tard est programmé le Starters Day, qui sera organisé en collaboration avec Academic Members. En novembre sera à nouveau organisé le traditionnel incentive de l’EMA, tandis que l’année se clôturera en décembre par le cocktail de Nouvel An.

Prochaines activités (dates sous réserve): 10 mai 2011: Innovation Day (Brussels Kart) 25 mai 2011: BEA Awards (C-Mine Genk) 13 septembre 2011: Le rôle des événements en marketing (Brussels Kart) 18 octobre 2011: Starters Day (Brussels Kart) 8 novembre: Incentive de l’EMA 15 décembre: Cocktail de Nouvel An

21

“Merci, Els!” Els Trio, Marketing Manager Derbigum Greennovator Derbipure

Event Masters remercie Els Trio de Derbigum pour sa foi dans des événements offrant une valeur ajoutée créative!

‘DerbiPure’, leur plus récente innovation en matière de couverture de toit écologique, a connu un lancement couronné de succès au travers d'un événement CO2 neutre. Pour cette performance, nous avons décroché ensemble une nomination pour les BEA Awards.

Els, merci pour ta confiance!

Créer une expérience! est une science EVENTOLOGY Mechelsesteenweg

303

2830

(9(170$67(56B$'B+$/9( 3$,1*$BIUDQVBPEY LQGG

Willebroek

Tél.:

+32(0)3/860.60.80

www.eventmasters.be

bea 2011

Les Finalistes

La décision est tombée... mais reste secrète Les 10 et 11 février, 16 agences événementielles étaient conviées à l’Eurocam Mediacenter à Lint afin de défendre leur(s) case(s) devant le jury BEA. Au terme de ces deux journées, le jury avait choisi les projets qui recevront un BEA d’or, d’argent ou de bronze. La décision est donc tombée mais il faudra encore attendre un peu pour la connaître.

Jusqu’au 25 mai pour être précis...

A

près un examen approfondi de tous les dossiers introduits, le jury BEA avait réalisé fin 2010 une présélection. Chaque case ayant obtenu un score supérieur à 150 points sur 200 (créativité: 40%, logistique: 35% et ROI: 25%) était qualifié pour le second tour. Celui-ci débutait, tout comme le tour des nominations, avec l’introduction d’un dossier numérique.

Mais la chance ultime de convaincre les membres du jury prenait la forme d’une présentation live des cases.

50 minutes Chaque agence avait 50 minutes pour convaincre le jury de la valeur du case présenté. Cette défense pouvait être soutenue par des PowerPoints, photos, présentations vidéo et témoignages de clients. Certains ont choisi une présentation sérieuse, d’autres ont préféré une approche plus légère. Chacun s’est efforcé de faire découvrir à sa manière l’événement au jury. Certains y sont parvenus mieux que d’autres.

Ensuite, l’heure était au vote. Les membres du jury attribuaient un score à chaque case, portant une fois encore sur la créativité (40%), la logistique (35%) et le ROI (25%). Il s’agissait d’un vote individuel électronique, veillant ce que le résultat final reste secret pour les membres du jury également. Un score

entre 150 et 159 équivaut à un award de bronze, entre 160 et 175 à un award d’argent et l’award d’or est réservé au score dépassant 175 points.

A ne pas manquer!

Le suspense sera donc à son comble durant la soirée des BEA. Ne manquez pas cet événement et découvrez en live les finalistes le 25 mai prochain

au C-Mine à Genk. Les supplier cards sont disponibles via le site web (www. bea-awards.be), mais n’hésitez pas trop longtemps car il n’y en a que 350 au total.

Découvrez dans les pages suivantes un aperçu du dossier de chaque case BEA nominé en lice pour un BEA d’Or le 25 mai.

BEA 2011 – Les projets finalistes Agences Clients Projets 24Seven Procter & Gamble Pampers Baby Games Bevas Events Pro-Duo Pro-Duo Kick Off 2011 Cocomo Carglass Staff Event 2010 Cré-Action Chanel Launch Bleu de Chanel Engage BBDO Teleroute 25th Anniversary Event Masters Derbigum Launch DerbiPure FFWD events Carglass Carglass Roadshow 2010 FFWD events Alken-Maes Test national Maes FFWD events Alken-Maes Maes be.music Box Concerts Finale Events Renson 100th Anniversary Guava Umicore Umicore Hoboken opens doors & windows MeetMarcel Hubo Belgium Hubo Challenge MeetMarcel Janssen Cilag J-Day NewWorld Kraft Foods LEO Record du monde tintement de sonnette de vélo Sylvester Productions Telenet All Employee Meeting 2010 The Eventwatchers Imperial Tobacco Kick-off Route 66 UC Belgium VRT Line Extensions 10 Ans De Rode Loper VO Event BNP Parisbas Fortis BNP Star Village Summer 2010 Wow Communication Deli XL The Colors of Deli XL Wow Communication Westinghouse Inauguration of the European Pump and Motor Maintenance and Repair Center

23

24

bea 2011

Les finalistes

Pampers Baby Games Cette année, Procter & Gamble a lancé un nouveau lange: le Pampers Active Fit (Dry Max). 24Seven, fidèle partenaire événementiel de P&G, a été impliqué depuis le tout début dans le lancement de ce produit.

En compagnie de l’agence de RP Gloribox & Porter Novelli, 24Seven s’est penché sur l’idée communicationnelle “The next generation diaper for playtime that never ends”.

24Seven continue de surprendre P&G

E

n tant que véritable enfant de la maison Procter & Gamble, 24Seven a depuis quelques années le privilège de se voir inviter à la table des discussions depuis les premières réunions de marketing par l’équipe des projets interne. Une façon de travailler particulière qui offre de très nombreux avantages. Les idées peuvent notamment être directement confrontées à la faisabilité pratique et l’agence événementielle connaît la marque, un bol d’oxygène inconnu pour la créativité!

Lors du briefing relatif à l’événement de lancement Pampers, il avait été fait explicitement référence aux différents axes dégagés avec le projet de ‘la plus longue corde à linge blanc Dash’, par

lequel le consommateur avait été activement impliqué dans un événement de RP. Le briefing invitait donc à mieux faire, sans tomber dans la répétition.

24Seven a relevé le défi et a réussi à mettre sur pied trois projets différents respectant le budget prévu par le client.

Chaque projet se focalisait sur un aspect différent, ce qui permettait de travailler plus en profondeur. Grâce à la synergie entre ces projets (à court, moyen et long terme), les attentes du client ont été très clairement dépassées.

L’événement de lancement Comme premier projet, on épinglera l’événement de lancement ‘Pampers Baby Games’ durant le premier weekend de juillet. Sur base de l’input fourni par le client lui-même et par le service Kind&Gezin, un village d’attractions format bambins a été installé sur la plage de Wenduine avec une attention spéciale pour le développement de l’enfant.

Le village des bambins a été inauguré le vendredi par de nombreux Flamands Connus en présence de la presse régionale et nationale. Les samedi et dimanche, ce fut au tour du grand public de tester la motricité de leurs bambins dans le cadre des différentes disciplines sportives proposées. Cet événement a récolté tant de contacts mesurables que le return a facilement dépassé l’investissement total.

Customer activation 24Seven est cependant allé encore un peu plus loin et a également rapproché

la marque du consommateur et a activé ceux-ci à l’aide d’un roadshow sur les parkings des plus grands détaillants nationaux. Avec un minimum d’efforts, le consommateur a ainsi pu découvrir de tout près les avantages du nouveau Pampers Dry Max sur un stand d’essai Pampers. Ce qui a profité non seulement au client, mais aussi aux détaillants et aux ventes du produit. Grâce à la réutilisation du matériel de l’événement, les coûts d’investissement sont restés minimes et le return a été maximisé à court et long terme en convainquant les clients et en créant du goodwill chez les détaillants.

Partenariat avec SOS Villages d’Enfants Enfin, un partenariat a été développé avec SOS Villages d’enfants afin que tout le matériel réalisé sur mesure puisse bénéficier d’une seconde vie (voire même troisième si vous voulez).

Toute la configuration a été offerte à SOS Villages d’Enfants. Une plus-value impayable et qui témoigne d’une vision à long terme pour cet événement.

24Seven Haenhoutstraat 181 9070 Destelbergen T +32 9 211 00 26 F +32 9 211 00 43 contact@24seven.be www.24seven.be

bea 2011

Les Finalistes

Home@Carglass

Pour l’organisation de l’événement annuel de son personnel en 2010, Carglass a fait appel à COCOMO. Un choix parfaitement réfléchi car les deux sociétés se connaissent par cœur.

Par le passé, Carglass a déjà eu recours aux services de l’équipe créative professionnelle de COCOMO.

D

e l’invitation au retour chez eux, les invités étaient plongés dans une ambiance agréable et cosy.

Chaque volet logistique avait fait l’objet de toute l’attention nécessaire afin de transformer les sheds 3 et 4 de Tour & Taxis en véritable maison! Les invités étaient accueillis dans le “hall” par des messieurs en robe de chambre et invités à s’essuyer les pieds sur un paillasson indiquant “WELCOME”. Et ceci n’est qu’un exemple parmi la longue liste d’éléments amusants et créatifs mis en place pour cette soirée ‘à la maison’.

1000 participants satisfaits La réception acheminait les participants entre les modules Garderobe@Carglass et Laundry@Carglass. Une gigantesque maîtresse de maison agitait gracieusement son plumeau et quatre douzaines de planches à repasser formait le décor tandis que le linge était étendu à sécher et que le cireur de chaussures assurait un brillant éclatant! Les COCO ont organisé un accueil parfait en un minimum de temps grâce à l’équipe événementielle de 200 personnes, sur place pour accueillir avec le sourire les 1000 invités de l’événement.

La soirée se déroulait dans une salle de séjour superbement aménagée. Chaque table créait une ambiance intime. Les écrans de télévision derrière la scène annonçait dès le début de l’événement

COCOMO crée une ambiance

chaleureuse pour Carglass la CarglassHomeTV. Sans oublier l’idée complètement folle de la Kitchen@Carglass. La force de persuasion de l’équipe et l’important soutien logistique garanti ont convaincu le traiteur de sauter le pas.

Avec une équipe d’environ 30 personnes, le montage fut réalisé en 3 jours, y compris une répétition et la répétition générale du spectacle TV. En tout et pour tout, l’équipe de COCOMO (10 personnes) a parcouru l’équivalent de 200 km.

Talent interne Le programme de la soirée était constitué par un gigantesque show TV Carglass, avec un ‘selfmade’ HomeBand et une troupe de HomeDansers. Tous issus de l’équipe Carglass naturellement. La société avait organisé au préalable une chasse aux talents, ayant généré des dizaines de réactions à travers le pays.

Les talents étaient conviés à un casting et coachés par des spécialistes jusqu’à ce qu’ils soient fins prêts pour le grand spectacle de la CarglassHomeTV! Grâce aux nombreuses répétitions, les talents musicaux internes ont complètement envoûtés la salle avec leur prestation.

Le pianiste n’avait jusqu’alors joué que dans son propre salon et l’une des chan-

teuses n’avait jamais de sa vie porté de robe et d’escarpins!

Epoustouflant! Les danseurs ont eux aussi donné la chair de poule à toute l’assistance. Tout le monde semblait se dire: “Ça alors, et dire que j’aurais pu être là moi aussi!” Après les préparatifs intenses, le résultat était largement à la hauteur! On aurait voulu être une petite souris pour se glisser en coulisses! Et oui, l’organisation des coulisses était aussi un événement en soi!

Nick Morille & co, le numéro surprise, était arrivé le matin même avec ses 300 costumes. Un dossier spécial à lui seul!

Satisfaction générale La soirée unique offerte par Carglass à ses collaborateurs a parfaitement atteint sa cible et fut particulièrement appréciée. Comme en attestent les nombreuses marques d’appréciation et les e-mails enthousiastes reçus plus tard! Et comme Jean-Paul Teyssen, PDG de Carglass Belux, le dit lui-même: “Seuls des collaborateurs satisfaits garantissent des clients satisfaits”.

COCOMO KAAI.16 - Scheepvaartkaai 16a bus 7 - 3500 Hasselt T +32 11 28 37 40 F +32 11 28 37 41 www.cocomo.be info@cocomo.be

25

26

bea 2011

Les Finalistes

Lancement de la fragrance Bleu de Chanel

Cré-Action

signe une mise au parfum délicate Personne n’a échappé à la déferlante médiatique autour du nouveau parfum pour homme “Bleu de Chanel”. Mise en scène par Martin Scorsese avec l’acteur Gaspard Uliel comme effigie, le court métrage publicitaire qui inonde nos petits écrans a partiellement servi de base au reveal belge et néerlandais de ce nouveau parfum dont la réalisation avait été confiée à l’agence bruxelloise Cré-Action.

C

’est en mai 2010 qu’a eu lieu le reveal belge et néerlandais de Bleu de Chanel, un lancement extrêmement important vu que cela faisait 15 ans que Chanel n’avait plus lancé de parfum pour homme. Il fallait donc marquer le coup mais, le moins que l’on puisse dire, c’est que la mission était tout sauf réussie d’avance, comme nous l’explique Marc-Antoine Sauvage, directeur de Cré-Action.

“Le briefing, placé sous le signe de la confidentialité, se réduisait en effet à peau de chagrin, hormis le fait que Chanel avait fait appel à Scorsese et

Uliel pour le clip publicitaire. Les informations nous sont donc parvenues de la maison parisienne via Bruxelles au compte-goutte tout au long de la préparation, nécessitant de notre part une solide dose de flexibilité qui a été fort appréciée.”

A l’aveugle “Sur base de quelques bribes du filmconcept devant être projeté pendant le reveal, nous avons dû, pratiquement à l’aveugle, développer un lancement original destiné à l’équipe interne de Chanel, mais aussi aux représentants des grands groupes de maisons de soins, beauté et autres parfumeurs.

Soit quelque 200 personnes à la Brussels Event Brewery pour le lancement belge et au Las Palmas 2 à Rotterdam pour le lancement néerlandais.”

Opposition brut/feutré “L’idée de base était qu’après la femme, Chanel allait désormais libérer l’homme de tous ses carcans pour qu’il révèle sa propre identité. Une vision dynamique, active et séduisante de la masculinité s’imposait donc. Nous avons dès lors choisi d’emmener le public dans trois espaces différents au sein d’un même lieu en jouant sur l’opposition brut/ feutré, illustrant le code urbain que nous avons décelé dans les informations et l’élégance inhérente au monde de Chanel. Après une première étape factuelle et une seconde placée sous le signe des produits make-up, les invités se retrouvaient dans l’espace du reveal

proprement dit. Après la projection du film concept, le reveal s’est effectué sur un pan de mur creusé de petits carrés renfermant chacun un élément du parfum qui s’illuminait tour à tour.

Après cet itinéraire dans un décor brut et feutré, un environnement totalement Bleu de Chanel, était alors programmée une courte réception dans l’ambiance du monde de Chanel.”

ROI Cette immixtion s’est rapidement traduite en retombées concrètes. Même si l’objectif de cet événement se cantonnait au reveal du produit, l’enthousiasme insufflé ce soir-là auprès des parfumeurs a été tel qu’ils ont été nombreux à vouloir passer commande sur le champ. Quelque peu victime de ce succès inattendu, Chanel s’est donc attelé à l’impression en toute hâte de bons de commandes. Et plusieurs mois plus tard, la fragrance reste un succès commercial. À une époque où le terme ROI est mis à tous les parfums, CréAction et Chanel ont ici démontré tout l’impact intrinsèque d’une campagne rondement menée!

Cré-Action Chaussée de Waterloo, 1453 1180 Bruxelles T +32 2 648 69 02 F +32 2 648 21 59 www.cre-action.com info@cre-action.com

bea 2011

Les Finalistes

Teleroute 25th anniversary

ENGAGE BBDO

achemine un fret vivant à travers l’Europe En 2010, Teleroute célébrait son 25ème anniversaire et voulait profiter de l’occasion pour confirmer sa position de leader de marché auprès des clients, prospects et collaborateurs mais aussi de la presse et autres actionnaires. La société a choisi pour ce faire de mettre l’accent sur son USP: contrairement à ses concurrents, Teleroute assure une présence locale dans plus de 25 pays. L’entreprise avait envisagé une campagne de communication traditionnelle, associée à une action caritative. Mais ENGAGE BBDO avait une toute autre idée ...

U

n 25ème anniversaire est en fin de compte un non-événement.

Pour attirer l’attention des actionnaires, il faut créer l’événement. Avec le concours de Teleroute, l’agence s’est mise en quête d’un journaliste freelance prêt à jouer le rôle de ‘fret vivant’ durant un mois et l’a trouvé en la personne de Tim De Jong. Sa mission: traverser un maximum de pays européens en un mois en utilisant l’offre du Teleroute Freight Exchange. Par déplacement de 25 km, Teleroute offrait 25 € aux banques alimentaires européennes, avec un bonus de 25 € par pays traversé. Le défi: 25 pays en 25 jours.

Suivi par tous Les collaborateurs et clients ont été informés de l’action via une campagne de direct mailing et les clients pouvaient offrir un lift à Tim sur le site www. teleroute25.com. Les intersections manquantes ont été comblées par les collaborateurs locaux de Teleroute, qui ont convaincus leurs clients d’emmener Tim lors de l’un de leurs trajets.

Durant son épopée, qui se déroulait en juin 2010, Tim tenait un blog retraçant ses aventures et un portrait des clients qui l’ont transporté, ainsi qu’un abondant matériel photo et vidéo. Collaborateurs, clients et autres actionnaires pouvaient suivre sa progression via divers feeds automatiques de LinkedIn, Facebook ou Twitter. Via l’intégration de Google Maps, chacun pouvait voir où se

trouvait Tim et le chemin qu’il avait parcouru. Un compteur indiquait le montant collecté pour les banques alimentaires.

Soutien 24 heures sur 24 Durant les 25 jours du voyage, ENGAGE BBDO apportait soutien et assistance à Tim. Il pouvait s’adresser à l’équipe 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 avec toutes ses questions et soucis, techniques ou autres. Ils enregistraient les lifts proposés et agissait en concertation avec Teleroute pour l’organisation pratique et les rendez-vous, de manière à ce que Tim sache à tout moment qui l’attendait et où. En outre, l’agence assurait également la rédaction du blog, pimentant l’ensemble en postant des messages sur le blog et sur les différentes plate-formes sociales de networking.

Résultats inespérés Etant donné les limites du budget média et des outils utilisés (l’action reposait uniquement sur des outils de communication propres, comme le site web de Teleroute), les organisateurs ne nourrissaient pas d’attentes trop élevées. Teleroute pensait pouvoir parler de succès à partir du moment où 2.000 visiteurs uniques se seraient rendus sur la page d’accueil et le blog.

Les résultats ont surpassé toutes les attentes: 5.489 visites, 14.074 page views, 3.869 visiteurs uniques, dont 42% (1.646) de visiteurs récurrents.

37% de l’ensemble du trafic émergeait d’autres sites mentionnant le challenge (buzz): la publicité gratuite a donc bien fonctionné. Tim s’est vu offrir 33 trajets par divers clients via le site web et le blog, a parcouru 5.640 km et traversé 21 pays, permettant à Teleroute d’offrir 6.075 € aux banques alimentaires européennes.

ENGAGE BBDO Rue de l’Escaut 122 1080 Bruxelles T +32 2 421 30 10 F +32 2 421 22 04 www.engage.bbdo.be info@engage.bbdo.be

27

28

bea 2011

Les finalistes

Lancement de DerbiPure

Event Masters implique la nature L’an dernier, Derbigum a lancé la première membrane d’étanchéité de toiture à liant végétal au monde. Event Masters a créé pour l’occasion un événement festif et original dans un cadre de verdure lors duquel Derbigum a écrit une page ‘d’histoire’. Lors de cet événement, la presse et les relations professionnelles ont pu faire connaissance en primeur avec cette toute nouvelle alternative écologique et durable au roofing classique.

D

erbigum a contacté Event Masters en juin 2010. La société souhaitait aborder la présentation à la presse de son nouveau produit “DerbiPure”. Le lancement de DerbiPure constituait en effet une primeur mondiale et devait dès lors bénéficier de l’attention nécessaire. Le client a fait connaître son produit et ses attentes lors d’une réunion: “Créez un événement marquant qui puisse attirer la presse, en phase avec le produit et qui fasse couler beaucoup d’encre, afin de stimuler les ventes”.

Le rôle central de la nature Event Masters a créé un concept où la ‘nature’ jouait un rôle central. DerbiPure est en effet une alternative écologique au roofing classique et le client voulait clairement le souligner à travers l’événement. Diverses relations commerciales et divers journalistes ont reçu une invitation sous la forme d’un “colis cadeau” (produit en matériau recyclé). Un clin d’œil aux célèbres chèques Bongo.

Il promettait une véritable ‘expérience nature’ lors de la présentation de produit. Pendant l’événement, les invités étaient attendus sur le parking par des voiturettes de golf électriques qui les transportaient jusqu’à l’entrée du Domaine Groenenberg (Sint-PietersLeeuw). Une dryade blanche avec une coiffure marquante fabriquée partiellement en Derbipure leur souhaitait la bienvenue et les conviait à une prome-

nade dans la nature. Sous les arbres, des paysages dansants les accompagnaient sur leur chemin. Chaque personnage mettait en lumière un élément du produit, sans mettre l’accent sur celui-ci, via la coiffure, les vêtements, etc. Ce faisant, les participants avaient ainsi pu voir le nouveau produit à plusieurs reprises pendant la promenade sans le savoir.

Chapiteau organique La promenade s’est finalement terminée sous un ‘chapiteau organique’ d’Organic Concept, installé sur une pelouse, dans un oasis de verdure entouré de grands arbres. L’intérieur du chapiteau était décoré de notes blanches (DerbiPure présente en effet une face supérieure blanche, ce qui la rend d’ailleurs unique) et d’accents verts.

Une faible consommation jouait un rôle central au niveau de la technique.

On a travaillé avec de l’éclairage led, sans gros projecteurs ni présentations Powerpoint. Après les différents discours, un numéro de danse sur mesure s’imposait. A la fin de celui-ci, le produit a été dévoilé avec le faste nécessaire par trois danseurs. Ensuite, les participants ont pu profiter d’un pique-nique créé par Frank Fol, le chef des légumes.

Logistique Cet événement constituait un véritable défi logistique. Il n’était en effet pas évident de trouver un site approprié

avec l’autorisation de travailler au milieu de la nature. En tout cas, perturber le moins possible la nature fut un véritable défi. La production de CO2 devait rester la moins élevée possible et devait ensuite être compensée. Pour ce faire, on a collaboré avec CO2-Logic qui a contrôlé la méthode et a prodigué des conseils pour réduire les émissions de production.

Event Masters est fier de pouvoir affirmer que les objectifs fixés par Derbigum ont été plus qu’atteints. Non seulement on a noté une grande affluence de 70 journalistes (par une journée très pluvieuse!), mais ceux-ci ont également été charmés par l’approche et l’accueil sympathiques. Tout cela s’est traduit par un grand nombre d’articles positifs.

Résultat final: un excellent démarrage des ventes de DerbiPure!

EVENT MASTERS Mechelsesteenweg 303 2830 WILLEBROEK T +32 3 860 60 81 F +32 3 860 60 89 www.eventmasters.be sales@eventmasters.be

bea 2011

Les Finalistes

100 Ans RENSON

Une excellente illustration des «Evénements et leur ROI» signée

Finale

Fin 2009, RENSON célébrait son 100ème anniversaire, de même que le lancement de sa campagne de communication internationale “CreatingHealthySpaces” - visualisée par “des gens flottant suspendus à un plumet”. A l’occasion de ces événements, Finale a mis au point un événement de 5 jours pour les clients, distributeurs, architectes/bureaux d’étude, relations, membres de la presse et du personnel.

A

u terme d’un pitch rassemblant plusieurs agences événementielles, la créativité de Finale a triomphé, rapportant à l’agence la mission de créer un concept basé sur ‘une symbiose parfaite entre communication et événements’.

Il s’agissait notamment de réaliser du nouveau matériel photo et vidéo afin de soutenir la nouvelle campagne de publicité et d’intégrer celle-ci au sein d’un événement de 5 jours.

L’événement devait prendre place sur le site de production de RENSON – 75.000 m² - qui devait être utilisé dans sa totalité, ce qui apportait naturellement un défi supplémentaire.

Une étude préliminaire détaillée menée par Rudolf Werthen et son équipe a mené à la création d’un plan d’action détaillé axé sur le contenu de la campagne imprimée et sur les activités principales de l’entreprise (aluminium).

Outre la réalisation de différents documents photo et vidéo, il fut décidé de mettre en place un discours virtuel du PDG de la société Paul Renson.

Une mission d’envergure, tant au niveau contenu que logistique. Afin d’utiliser l’usine RENSON dans son ensemble, un parcours de 500 m fut mis au point impliquant le montage/démontage quotidien de diverses ‘salles événementiel-

les’. Finale a opté pour un volet son et lumière futuriste, avec des surround soundscapes dans le hall et une série de lasers pour la signalisation.

A leur arrivée, les invités étaient accueillis par des échassiers futuristes tenant un “plumet en alu”. L’escalier du hall d’entrée s’était transformé en cascade grâce à un logo mouvant. Des hôtesses, vêtues de tenues spéciales rehaussées d’accent alu, se chargeaient de l’enregistrement des participants. Un labyrinthe sombre figurait la confrontation avec ‘le passé’, retraçant l’histoire de RENSON sur une longue série d’écrans plasma. Les invités pénétraient ensuite dans ‘le présent’ via un espace blanc, contrastant avec le labyrinthe et rehaussé d’accents colorés bleu et vert, soulignant la symbolique de la nouvelle campagne «CreatingHealthySpaces». Un groupe d’acrobates aériens, en tenue d’apparat pour l’occasion, réalisait un numéro impressionnant depuis des socles en alu, offrant une démonstration d’adresse et d’audace, rappelant l’image de la campagne ‘d’hommes et de femmes flottant dans les airs’.

Ensuite, les participants étaient invités à prendre place dans un gigantesque théâtre 3D pour la présentation virtuelle combinée à une projection des nouveaux films d’entreprise et de campagne. Ce volet de l’événement utilisait le système Musion, dont Finale possède la licence.

Après une visite aux lignes de production, les invités pénétraient au sein d’un “nouveau monde sain”. Un video wall de 30m diffusant une synchronisation “d’hommes et de femmes volants” – visible simultanément sur l’autoroute

E17! – formait l’un des nombreux éléments de l’espace multimédia complet aménagé sur le site.

Durant la réception, plusieurs créatures étranges au look alu ont captivé l’attention, illustrant l’aspect tourné vers l’avenir de la société et donnant tout son poids au slogan de Paul Renson «lorsque nous travaillons, nous travaillons, et lorsque nous faisons la fête, nous faisons la fête».

Cette production avait ceci de particulier que tous les matériaux réalisés sont utilisés pour les campagnes publicitaires actuelles et à venir. Et outre les films et les photos, le discours et les installations pour la présentation 3D deviendront un aspect permanent dans le bâtiment de RENSON. Bref: une excellente illustration de l’aspect «events & ROI».

Finale-Events Galveston site - Wiedauwkaai 52B 9000 Gand T +32 9 282 53 13 F +32 9 282 78 31 www.finale.be info@finale.be

29

30

bea 2011

Les finalistes

Portes ouvertes chez Umicore Hoboken….

… et GUAVA s’occupe de toute l’organisation Umicore, l’ancienne Union Minière, n’a pas toujours été présentée de manière très positive dans la presse.

Quand l’entreprise a changé de nom en 2001 pour devenir Umicore, le souhait était de résolument lancer un nouveau défi. Ces dernières années, de nombreuses initiatives ont été prises pour rétablir l’image de la société auprès du grand public. Et pas sans résultat: les voisins de l’entreprise ont de nouveau montré de l’intérêt pour Umicore. Un nouveau vent souffle clairement dans l’entreprise, l’opportunité idéale pour ouvrir toutes les portes.

U

micore était à la recherche du partenaire parfait pour organiser un évènement de grande envergure.

La mission: « organiser un évènement pour les voisins & les collaborateurs permettant de communiquer ouvertement avec toutes les parties prenantes de l’entreprise ». Après avoir consulté différents bureaux événementiels, Umicore a opté pour GUAVA: un choix logique, trouvait-on compte tenu la grande expérience de GUAVA dans l’organisation d’événements pour l’industrie.

Votre GSM contient de nombreux secrets …

GUAVA voyait suffisamment de motifs pour ouvrir les portes d’Umicore une bonne fois pour toute. Le mur d’enceinte autour du site d’Hoboken avait disparu, sur le site, un immeuble flambant neuf en verre avait été érigé mais par dessus tout: Umicore s’attaquait à la pollution historique dans le voisinage. En plus des initiatives locales, Umicore recycle également des particules provenant d’anciens appareils GSM. Et c’est justement là que GUAVA voyait une opportunité parfaite pour organiser un week-end portes ouvertes auquel les voisins, le personnel et leur famille ainsi que les anciens travailleurs pensionnés seraient conviés. GUAVA dessina un parcours de visite du site d’Hoboken qui suivait le trajet de récupération d’un ancien GSM.

Pour le week-end portes ouvertes d’Umicore, le message était: plus de personnes connaîtront le nouvel Umicore, mieux la société se portera! GUAVA pouvait laisser libre cours à sa créativité dans une campagne de communication originale avec incentives, invitations et possibilités d’enregistrement par le site Web GUAVA. GUAVA s’est également chargée de la communication par les canaux internes de l’entreprise. Le résultat ne s’est pas fait attendre: quelques 4.500 visiteurs ont été répertoriés!

GUAVA a également développé tous les outils de communication de la journée: les bracelets pour l’enregistrement des visiteurs, la signalisation sur le site, les tickets pour les repas et le vestiaire.

Un exploit logistique Il va sans dire que cet événement était un exploit au niveau logistique. Pour mettre toute l’organisation sur rail, GUAVA a détaché un de ses collaborateurs pendant 12 jours sur le site d’Hoboken.

D’autre part, GUAVA a également coordonné de A à Z l’établissement du dossier de sécurité pour cet évènement. La sécurité est toujours essentielle lors de gros évènements de ce type.

De l’arrivée au départ, chaque visiteur était accompagné de manière professionnelle. Les collaborateurs GUAVA accueillaient et enregistraient les visiteurs de l’évènement. Lors de l’inscription, chaque visiteur recevait une plage horaire pour la visite de l’entreprise. Pour que tout se déroule correctement, on a travaillé avec de bracelets colorés par plage horaire de visite. Les enfants étaient également les bienvenus: pour les enfants à

partir de 3 ans, une garderie était prévue avec pas mal d’animations.

Les visiteurs pouvaient alors visiter le site en bus par groupe: pendant une demi-heure, ils étaient accompagnés par un guide sur le parcours défini. Au total, 18 bus ont été mis en service! On avait choisi d’engager activement les collaborateurs d’Umicore dans l’accompagnement des visiteurs, pour qu’ils se sentent le plus possible impliqués dans l’évènement. A la fin du parcours, tous les visiteurs pouvaient prendre un encas ou une boisson non alcoolisée dans la tente de réception. La sécurité est restée la priorité essentielle permanente!

Lorsqu’ils quittaient le site, tous les visiteurs recevaient un porte-clés original à emporter, avec une fine feuille d’or récupérée. Un rappel parfait du message qu’Umicore voulait faire passer à ses visiteurs. Parions que le message de l’entreprise n’a échappé à personne?

guava Straatsburgdok - Noordkaai 21 2030 anvers T +32 3 204 10 90 F +32 3 226 01 50 info@guava.be www.guava.be

bea 2011

Les Finalistes

Hubo Challenge

MeetMarcel réinvente le staff event MeetMarcel, déjà auréolée du titre de ‘Most Appreciated Event Agency’ *, a hissé pas moins de 2 projets parmi les finalistes de cette 13e édition des Benelux Event Awards. Parmi ces projets, le Hubo Challenge est un archétype de réussite en matière de staff event pour une entreprise nationale.

Voici pourquoi…

Métamorphose

C

eux qui y ont déjà goûté savent que l’organisation d’un événement national visant plus de 2.000 employés d’horizons, d’âges et de sexes différents n’est pas une sinécure. D’autant que l’objectif de l’événement était de réunir 80% de ce contingent et de l’amener à atteindre un objectif commun.

Challenges Autant dire qu’avant de s’appeler Hubo Challenge, cette mission aurait pu s’appeler MeetMarcel Challenge… Au bout de son brainstorming, l’agence a soumis un concept créatif qui amènerait les invités à faire tomber 4 records du monde en une après-midi, sur un site central de Tour & Taxi totalement métamorphosé. Un concept dans lequel chaque collaborateur de Hubo serait pleinement impliqué, dans un gigantesque élan de cohésion. Très vite, la direction d’Hubo Belgique a adopté ce projet avec enthousiasme, au point d’y ajouter un autre stimulant: à chaque record battu, la firme verserait un montant à une association caritative (cf. encadré). Pour MeetMarcel, il ne restait ‘plus qu’à’ donner vie à cette après-midi…

Le 29 novembre, le site de Tour & Taxis était méconnaissable. Au terme d’un travail logistique impressionnant, trois grandes zones thématiques avaient été créées pour accueillir les 2.200 collaborateurs d’Hubo qui avaient répondu à l’appel du groupe, suite à une solide campagne pré-évenementielle menée auprès du personnel.

3.000 m² de gazon naturel recouvraient le shed 1, rebaptisé Hubo Central Park et comprenant une vaste scène bordée d’écrans géants pour accueillir les artistes du jour (Stijn Meuris, Kate Ryan,…). La seconde zone, le shed 1 bis, s’était muée en véritable site urbain, avec ses rues animées, ses terrasses,… Dans ce décor sorti d’un tournage hollywoodien évoluaient des champions belges actifs dans des disciplines inhabituelles: l’homme le plus fort du pays, les champions de Belgique de boxe et de skate, etc.

Enfin, le shed 2 s’était transformé en une grand-place, sur laquelle l’un les records du monde devait être battu.

Bref, un agencement logique et créatif, offrant aussi un aspect compact.

Pour permettre aux invités d’avoir un maximum de chances de battre ces

records, MeetMarcel a étroitement préparé l’événement avec les représentants de Guiness World Records. Rien n’avait rien laissé au hasard car aucun échec n’était permis! Hormis un représentant du GWR venu de Londres, les animateurs de l’événement, Carl Huysbrecht et Maureen Louys, avaient été briefés en détails, au même titre que les 8 équipes de 15 free-lances dirigés par les responsables de projet de l’agence ou encore les 80 personnes affectées au catering.

Au bout de 5 heures d’incentive intense, les quatre records du monde sont tombés, permettant à Hubo de figurer, en tant qu’entreprise, au GWR records.

Tout cela grâce à ses collaborateurs!

MeetMarcel a été félicitée par la direction d’Hubo Belgique pour sa créativité, sa préparation impeccable et la grande expérience dont l’agence a fait preuve durant l’événement. Cette belle histoire ne s’arrête pas là, puisque MeetMarcel travaille actuellement sur des actions de guérilla, des événements pour le personnel et des incentives internationaux dans les marchés émergents d’Hubo. Une réussite sur toute la ligne!...

Les 4 records du monde et leurs œuvres caritatives Record du plus long apfelstrudel (Association flamande du Diabète): de 652 à 703,73 mètres Record de gonflage de ballons par équipes (Association belge de la lutte contre la mucoviscidose): de 33.739 à 39.522 ballons gonflés en une heure Record de jonglerie de drapeaux (Comité paralympique belge): de 630 à 670 jongleurs Record de cocktail shaking par équipe (Responsible Young Drivers): de 650 à 970 cocktails préparés simultanément.

MeetMarcel Muntplein 5 – 8000 bruges T +32 50 40 00 40 info@meetmarcel.be www.meetmarcel.be

*En 2010, MeetMarcel s’est classé à la 1e place de l’étude portant sur les agences d’événements les plus appréciées des entreprises belges. Étude réalisée par Experience Magazine.

31

32

bea 2011

Les Finalistes

LEO Record du monde de tintement de sonnette de vélo

Personne ne résiste à la sonnette de LEO… grâce à NewWorld En octobre 2009, Kraft Foods a rédigé un pitch pour 3 agences, dans le but de réaliser une campagne de brand activation. Moins d’un an plus tard, la maison mère de LEO détenait un record mondial original, et tout cela grâce à la créativité de NewWorld.

K

raft Foods a mis les agences au défi d’imaginer une action originale pour toucher le consommateur via l’univers de LEO. La société demandait un concept offrant une ‘expérience’, éventuellement au moyen d’un cadeau attrayant. NewWorld a proposé le concept suivant: “Personne ne résiste à la sonnette de LEO!”, dérivé du célèbre jingle LEO “Personne ne résiste à l’appel de LEO!”. Kraft Foods fut enthousiasmée par l’idée de NewWorld et lui a attribué le projet.

Réalisation

gés de distribuer les flyers aux passants.

Elles étaient vêtues de vestes LEO spécialement conçues pour l’occasion, leur assurant une excellente visibilité.

Cette équipe s’est également chargée de l’action de sampling de 5000 packs LEO Café. Ce produit fut lancé sur le marché en ‘limited edition’, permettant au consommateur de le goûter.

Nouveau record et des sonnettes LEO, NewWorld a également concocté 3 événements. Le dimanche 19 septembre 2010, l’événement LEO se déroulait simultanément sur 3 sites différents: Anvers, Bruxelles et Wavre. L’excellent accueil réservé à l’initiative du ‘record du monde de tintement de sonnette’ a conduit les services communaux à apporter leur soutien complet à l’événement. La sécurité de ce rassemblement public fut garantie par une collaboration efficace avec la police locale et les services de sécurité de la ville.

Le concept proposé se traduisait par plusieurs actions concrètes. A l’achat de 3 packs LEO, chaque client recevait en cadeau une sonnette de vélo LEO originale. Pour ce faire, il suffisait au consommateur d’introduire le code repris sur l’emballage sur le site web de LEO, dont le flow fut ainsi boosté. Par ailleurs, le même site web proposait également de s’inscrire pour participer au Record du Monde de tintement de sonnette lors du Dimanche sans Voitures.

3 villes

Outre l’élaboration d’un packaging adéquat, du nouveau site web de LEO

Sur chaque site, NewWorld avait dépêché 1 teamleader et 6 promogirls, char-

A Bruxelles, l’initiative se déroulait en collaboration avec l’organisation “Beau Vélo”. Ils ont monté sous l’Atomium un village Beau Vélo servant de point de ralliement pour LEO. A Wavre, l’événement empruntait un parcours existant accessibles aux cyclistes de l’événement LEO. Et à Anvers, l’agence a concocté un parcours unique. Ces trois itinéraires étaient consultables en ligne sur www.leooo.be.

Sur chaque site, un présentateur assurait l’interaction avec le public et la coordination du record du monde. L’enthousiasme était largement au rendezvous parmi le public, comme en ont attesté les réactions au mot ‘Leeeoooo’.

Chaque tentative de record du monde nécessite naturellement la présence d’un huissier, chargé d’enregistrer officiellement le record.

L’huissier a compté 1057 ‘sonneurs’ à Anvers et 1718 à Bruxelles alors que le précédent record était de 872. Record du monde battu! Autre instrument mesurable: les chiffres de vente affichant une hausse par rapport à 2009. C’est avec fierté que LEO confirme sa position de numéro 1 en Belgique, tant au niveau du volume de sa part de marché que de la valeur.

NewWorld Belgium Hanswijkstraat 51 2800 Malines T +32 15 45 91 91 F +32 15 41 41 71 www. newworld.be contact@newworld.be

bea 2011

Les finalistes

Telenet All Employee Meeting 2010

Sylvester Productions crée une chaîne de télévision pour un seul jour Après le succès du Telenet All Employee Meeting en 2009, le défi pour l’édition 2010 consistait à faire encore mieux et à rendre cet événement encore plus interactif. Le concept imaginé par Sylvester Productions comprenait le lancement d’une chaîne de télévision exclusive pour une seule journée, à savoir le Telenet Employee Network ou ‘TEN’ en abrégé. L’offre de cette chaîne était constituée d’un journal, d’un jeu téléphonique, d’un talkshow et d’une émission de caméras cachées, soit un mélange passionnant et varié d’information et de divertissement.

L

’interaction avec le personnel a été portée à son paroxysme lors de cette édition. Ce qui s’est traduit par une chaîne de télévision non seulement pour le personnel, mais aussi par le personnel. Les collaborateurs de Telenet ont notamment été mis à contribution pour différentes fonctions dans différentes émissions: rédaction, reporter, chauffeur de salle, hôte de talkshow, camerawoman, visagiste, speakerine, hôte de jeu téléphonique, direction des enregistrements, présentatrice télé, etc. Tout le monde a bénéficié au préalable d’un coaching professionnel poussé et chaque émission a reçu son propre décor.

Showtime Le 11 mars fut le grand jour: dans une Lotto-Arena transformée en studio télé, 1.800 collaborateurs de Telenet ont suivi les enregistrements et émissions en live de TEN. La vue des talents souvent insoupçonnés de ses propres collègues a plongé la salle dans une humeur exubérante. Les collaborateurs Telenet étaient actifs tant à l’écran qu’en coulisses. Pendant l’afterparty ont déjà pu

être visionnées les premières images d’ambiance du spectacle et des interviews. Pour les invités, quelle surprise de voir leurs collègues sur la brèche dans un décor de télé professionnel.

Le public a également été impliqué au maximum pendant le spectacle. Ils pouvaient envoyer leurs réponses par SMS pendant le jeu téléphonique et pouvaient se voir dans la talk-box.

Tout le monde n’était pas au courant de son rôle au préalable. Plusieurs collaborateurs de Telenet avaient été piégés les semaines précédentes par des caméras cachées. Entre les vidéos hilarantes, ils pouvaient expliquer leurs expériences étranges sur place.

TEN continuera de vivre A ‘TEN’ était également associé tout un trajet préalable et postérieur. Les collaborateurs de Telenet pouvaient poser leur candidature à l’avance pour telle ou telle fonction au sein de la chaîne d’un jour. Un conseil de rédaction Telenet a récolté et traité les sujets. Ce qui a ainsi accru l’implication dans l’événement. Avant même l’événement, tout le monde en parlait.

‘TEN’ avait suffisamment de potentiel pour que l’All Employee Meeting continue de vivre sur base de rubriques fixes à récurrence régulière. On rencontre aujourd’hui encore chez Telenet des ‘Tele-

netteurs Connus’ qui sont régulièrement encore apostrophés par leurs collègues en raison de leur rôle dans ‘TEN’.

En outre, le succès de ce concept interactif a fait en sorte que cette année également l’implication et l’apport des collaborateurs de Telenet pendant l’AEM resteront un élément important.

Réactions positives Avec ce show, Sylvester Productions a démontré son expertise dans le domaine des événements créatifs et de la télévision, mais a également fait étalage d’une grande capacité et flexibilité pour le coaching et le screening de tous les collaborateurs de Telenet, durant la courte préparation mais aussi pendant le show. Le tout en étroite collaboration avec un comité de rédaction interne mis sur pied pour l’occasion. Les réactions a posteriori du personnel de Telenet étaient, et c’est compréhensible, très positives. Un véritable succès.

Sylvester Productions Dijkstraat 44 3150 Wespelaar (Haacht) T+32 16 61 80 80 F +32 16 61 80 88 www.sylvesterproductions.be info@sylvesterproductions.be

33

34

bea 2011

Les finalistes

les 10 ans de l’émission De Rode Loper

UC Belgium célèbre la fête de l’année Voir et être vu, tel était le mot d’ordre le 29 octobre 2010 pour quelque 400 personnalités flamandes qui ont assisté aux festivités du 10ème anniversaire de l’émission De Rode Loper.

L

a quasi-totalité du paysage people flamand était de la partie, car personne ne voulait rater LA soirée de l’année! Pour ne citer que quelques noms: le Prince Laurent & Claire, Louis Talpe, Eddy Wally, Natalia, Koen et Kris Wouters, Ben Crabbé, Wendy Van Wanten, Stijn Helsen, ... Tous étaient présents pour porter un toast aux 10 ans de la plus célèbre émission showbizz de Flandre: De Rode Loper!

Cette jet-set party exclusive n’était pas réservée aux célébrités, les fidèles téléspectateurs étaient également conviés à la fête. Au total, 1.600 heureux fêtards ont peu acquérir un billet d’entrée pour assister à cette fête spectaculaire organisée dans les murs de la méga discothèque anversoise Noxx.

L’honneur d’organiser ce jubilée est revenu à UC Belgium, notamment en raison de sa capacité à transformer le concept de l’émission télé en un concept extrêmement créatif et attirant.

On retrouvait tous les aspects de l’émission De Rode Loper dans cette soirée glamour: fashion, food, photographie, lifestyle et même l’aspect royalty n’avait pas été oublié grâce à la visite du Prince Laurent et de la Princesse Claire.

Strass & glamour étaient donc au rendez-vous et chacun a pu largement en profiter!

Les personnalités flamandes étaient accueillies avec style, se voyant offrir un verre de Belgian Bubbles avant d’être conviées à un moment ‘sous les spotlights’ pour le ‘presswall’.

Un tapis rouge déroulé sur le catwalk les guidait vers le balcon VIP, permettant aux fans de voir de près leurs acteurs/actrices, chanteurs/ chanteuses, icones fashion, mannequins,… favoris. Une parfaite illustration de l’objectif de De Rode Loper: rendre les stars plus accessibles.

UC Belgium a encore rehaussé la qualité de l’événement en faisant des visiteurs des stars.

Après la parade VIP, chaque invité pouvait poser devant le presswall et fouler le tapis rouge. Chacun pouvait se faire looker gratuitement aux ‘style corners’ d’Helena Rubinstein et Franck Provost.

Ensuite, chacun a pu assister à un défilé de mode unique de Stijn Helsen et les organisateurs avaient décidé de marquer un grand coup aux douze coups de minuit: feu d’artifice, bulles gratuites et concerts surprises de Regi, Clouseau, Christoff, Tom Dice et Milk Inc...

Le celebrity-level était des plus élevé, et quelques chanceux élus ont pu en pro-

fiter intensément. En vous présentant à la fête vêtu d’une tenue rouge originale, vous pouviez remporter un ‘back-stage tour’ exclusif qui vous permettait de vous glisser en coulisse et même de vous entretenir personnellement avec les stars présentes.

Cet événement unique regroupait encore plusieurs détails réussis: • une ligne du temps grandeur nature retraçant en images 10 ans de De Rode Loper, • une action exclusive pour le lancement sur le marché de la nouvelle marque Belgian Bubbles, • des stands photo VIP personnalisés, • des animations de live cooking, • un décompte collectif jusqu’à minuit avec les présentatrices de De Rode Loper • ….

On peut vraiment dire qu’il s’agissait de LA fête de l’année! Félicitations à De Rode Loper, et aux 10 prochaines années!

UC Belgium Demerstraat 4 3590 DIEPENBEEK T +32 11 35 21 80 F +32 11 35 21 82 info@uc-belgium.be www.uc-belgium.be

bea 2011

Les finalistes

35

BNP Paribas Fortis Village été 2010

VO Group fédère les jeunes festivaliers Fidèle à sa bonne habitude, l’agence bruxelloise VO Event a hissé un très beau projet en finale des Benelux Event Awards.

Développé avec BNP Paribas Fortis, ce projet interactif a exploité les différentes facettes des technologies et réseaux d’aujourd’hui pour les implémenter en live au cœur de leur cible. Du buzz au ROI, les partenaires aux commandes de cet événement unique sont parvenus à obtenir l’adhésion du public ô combien difficile que sont les jeunes.

L

a Star c’est vous… Tel aurait pu être le slogan de l’action Star Village mise sur pied par VO EVENT pour le sponsoring BNP Paribas Fortis des festivals Couleur Café, Francofolies de Spa et Pukkelpop. Une belle interaction entre activation web et événement, grâce à la collaboration entre les départements Voice (activation web www. starvillage.be) et VO Event (action sur les festivals), faisant partie de la même entité: VO GROUP. BNP Paribas Fortis avait chargé VO EVENT de créer un concept interactif et vivant pour traduire son sponsoring en une expérience ‘à vivre’ sur les festivals. La campagne s’est déroulée en

deux temps. Premièrement, via www. starvillage.be sur lequel les jeunes pouvaient gagner des places pour les 3 festivals, mais surtout participer à une activation web conçue pour l’occasion.

Dans ce cadre, le groupe belge Showstar avait composé une chanson personnalisée sur les festivals de musique.

Via le site Star Village, développé en full vidéo et utilisant l’application Facebook connect, les visiteurs pouvaient intégrer leurs amis dans la vidéo de Showstar et la partager.

Dans un second temps, le rendez-vous était donné aux jeunes sur les festivals dans l’espace Star Village de BNP Paribas Fortis. Les festivaliers pouvaient y

réaliser un clip vidéo de 20sec sur une chanson de leur choix (Stellla, Britney Spears, Kaizer Chiefs ou Stromae…), le tout en personnalisant leur look grâce à une styliste. Les ‘nouvelles stars’ ainsi nées pouvaient non seulement admirer leur prestation sur videowall mais aussi directement recevoir le lien de leurs clips par mail. Enfin, les plus expansifs avaient aussi la possibilité de poster leur clip afin qu’il soit le plus visionné, tentant ainsi leur chance d’assister en VIP au concert de Gorillaz à Berlin, tous frais payés pour trois personnes.

Les retombées de cette action ont dépassées les attentes. Par rapport aux objectifs, la fréquentation du site Star Village et le taux de participation sur place ont triplé. Avec 75.000 visites pour les deux sites confondus et plus de 7000 participants pour la database de BNP Paribas Fortis, soit plus de 3.000 clips en 11 jours de festivals, la campagne peut être qualifiée de véritable succès!

VO communication Avenue Van Volxemlaan 281 1190 BRUxelles T +32 2 290 31 40 F +32 2 346 30 74 www.vo-event.be

Spring @

AA Dock’s!

Bleu: 80 / 15 / 0 / 45 Vert: 45 / 0 / 100 / 25

WWW.AADOCKS.BE Internationalelaan 7 , 1070 Brussel T +32 2 361 60 45 F +32 2 361 60 46 info@aadocks.be

En 2011,The Outsider Coast fête ses 15 ans d’existence Depuis 1994, The Outsider Coast assure l’organisation de toutes sortes d’événements d’entreprise, séminaires, activités de teambuilding, incentives et trophées. La société s’est progressivement développée en partenaire idéal à la Côte et dans le Westhoek.

Vous aimez prendre un bon bol d’air à la plage mais aussi participer à une activité de teambuilding intérieure dans un cadre superbe? Découvrez le concept Fish and Ships. Le concept Fish & Ships est organisé sur l’Amandine et le Mercator, deux bateaux amarrés au port de la reine des stations balnéaires. Les participants découvrent la vie passionnante et méconnue des marins et des pêcheurs. Collaboration, fun et communication sont au centre de ce concept unique!

Vous aspirez à un cocktail de mer, de plage et de culture, alors le Fort Napoléon représente le site idéal. Dans ce fort, nous organisons depuis l’année dernière un nouveau concept de jeu. Dans le jeu Labyrinthe, vous ne pourrez progresser qu’en choisissant avec exactitude le joueur adéquat pour l’épreuve adéquate. Vous voulez découvrir par vous-même ce jeu de société grandeur nature??

Vous pouvez également composer un programme personnalisé de workshops créatifs.Vous aimez mettre la main à la pâte? Mettez-vous à l’ouvrage avec notre chef-coq pour une savoureuse activité de teamcooking. Ou vous préférez créer votre logo durant un workshop création en bambou? Tout est possible…

Nous nous chargeons de tout afin de vous permettre de vous consacrer pleinement à votre événement et à son message.

The Outsider Coast a assurément en réserve le(s) programme(s) qui boostera votre équipe. Découvrez-le(s) sur www.theoutsidercoast.be

WWW.THEOUTSIDERCOAST.BE

supplies

Advertorial

Abusol propose de nouveaux outils de gestion et de communication Pour un organisateur événementiel, la réalisation d’un système d’enregistrement sans faille comporte de nombreux avantages.

Vous pouvez utiliser un site web d’enregistrement afin de centraliser les données correctes pour tous les participants. L’avènement des médias sociaux a apporté plusieurs atouts supplémentaires, qui sont appelés à gagner en importance. Abusol se fait un plaisir de vous servir de guide à travers l’univers de ces applications.

Site web événementiel

Médias sociaux

n site web événementiel offre de nombreux atouts. «Il s’agit d’un excellent outil pour communiquer toutes les informations relatives à l’événement et collecter les données d’enregistrement nécessaires. Via une newsletter personnalisée, on peut envoyer de manière simple une invitation à un événement. Un lien ‘ajouter à l’agenda’ permet au visiteur d’enregistrer d’un simple clic le moment, le programme et le site de l’événement dans son agenda.

Il s’agit également d’un moyen rapide de communiquer des informations pratiques aux participants. Via un e-mail de confirmation, vous fournissez au participant son billet d’entrée avec code-barres, son accès au parking et le programme.

Les médias sociaux et les réseaux (virtuels) occupent une place de plus en plus importante. Des recherches ont démontré que le passage aux médias sociaux aura un impact similaire à celui du passage à l’e-mail il y a 20 ans.

«Vous pouvez dès aujourd’hui renforcer l’impact de votre événement en y intégrant un ou plusieurs médias sociaux.

La tendance est en marche et rien de l’arrêtera», avance Guy Van Droogenbroeck.

U

Bref, cela vous assure un suivi fluide de l’enregistrement et un gain de temps appréciable. Cela optimise également l’accueil lors de l’événement, tout comme l’impression des badges, étant donné que vous disposez dès le départ d’une ‘fiche info’ détaillé pour chaque participant», explique le responsable d’Abusol, Guy Van Droogenbroeck.

Un site d’enregistrement constitue également un outil important au niveau de l’estimation préalable du nombre de participants. La possibilité de modification postérieure de l’enregistrement, tant par le participant que par l’organisateur, permet en outre d’éviter les ‘No Shows’, qui atteignent parfois 40%. Votre budget en profite dans tous les cas.

Plus d’info: www.eventplus.be

Les médias sociaux recouvrent diverses applications internet permettant aux utilisateurs de partager des informations. En les intégrant au sein de votre marketing événementiel, vous étendez sensiblement le spectre de votre communication. Et ce avant, pendant et après l’événement. Vous apportez ainsi un soutien optimal à votre événement, tout en prolongeant son effet et en contribuant à la préparation de l’événement suivant.

En intégrant à votre site événementiel un volet Linkedin, Facebook et/ou Twitter durant la phase pré-événement, vous assurez une diffusion rapide de l’information au sein des communautés d’internautes. De cette manière, vous touchez bien plus de gens qu’avec un ‘mailing normal’. Les médias sociaux vous aident en outre à informer rapidement votre public cible et à le tenir au courant des modifications, par exemple, un nouvel orateur ou aspect supplémentaire lors de votre événement.

Par ailleurs, ces nouvelles formes de communication se prêtent parfaitement à une interaction maximale avec votre public cible, ce qui vous permet d’optimiser le programme proposé ou le contenu des divers workshops. Par exemple, vous pouvez mettre en place un système de vote au travers duquel les candidat-participants peuvent indiquer les sujets qui les intéressent. Rien d’étonnant dès lors de constater que les médias sociaux caracolent en tête des tendances 2011 du secteur événementiel dans de nombreux pays. «Chez nos voisins du nord, ils décrochent la seconde place et en Angleterre, ils sont même en tête», illustre Guy. Vous voulez vraiment courir le risque de voir vos grands noms repris par d’autres? Même si vous n’avez aucune expérience des médias sociaux, mieux vaut créer dès aujourd’hui votre compte Twitter, Facebook ou Linkedin. Notre site web vous fournira toutes les informations que vous souhaitez, tant au niveau d’un site d’enregistrement que de l’utilisation des médias sociaux.

infos www.eventsocialmedia.be en www.abusol.com

37

38

supplies

Proposer une expérience au consommateur Fin janvier, Experience Magazine a organisé une table ronde avec quelques acteurs déterminants sur le marché du Field Marketing.

Une discussion ouverte s’est déroulée à propos des avantages et des possibilités du Field Marketing, mais aussi des problèmes journaliers auxquels le secteur doit faire face ainsi que la manière de les aborder. Une discussion fructueuse qui a peut être jeté les bases d’une authentique association professionnelle.

Alexander Mertens (Field & Concept)

Carol Geens (Racktime)

Danny Vromans (WFM People)

L

e Field Marketing est de nos jours un élément important de l’activation de marque. C’est une forme de marketing et de publicité que le consommateur recherche dans son environnement de vie et aux endroits où il achète les produits. Cela peut être de l’échantillonnage, des animations, des ventes, des démonstrations... Un excellent mélange de contacts personnels, d’expérience et de valeur émotionnelle rendent le Field Marketing particulièrement efficace dans la communication autour d’une marque ou d’un produit.

Avec le Field Marketing, un publicitaire peut donc conseiller à ses clients potentiels de faire l’expérience d’un produit ou d’une marque. Si le tout est abordé d’une manière qualitative, cela peut fournir des résultats commerciaux immédiats. Le plus important dans ce cas est qu’un service sur mesure soit fourni. Chaque produit ou chaque marque demande chaque fois une approche différente sur la base de caractéristiques produits spécifiques.

Réfléchir ensemble au concept

Fred Graulich (Yes Sir!)

Les bureaux qui participaient à notre table ronde ne s’occupent déjà plus seulement de la partie exécution des campagnes de Field Marketing. Le modèle classique above-the-line est en train de changer à une époque où la télévision numérique provoque une dispersion du marché de la publicité. Pour cette raison, les clients viennent plus fréquemment directement demander aux agences de Field Marketing de réfléchir également avec eux à la

conception. Ou comme l’a expliqué une personne participant à la table ronde: «Auparavant, nous recevions un briefing et nous commencions à planifier. Maintenant, nous recevons un briefing et nous commençons à discuter. » Il s’agit cependant ici aussi d’un exercice d’équilibre. De nombreux bureaux abovethe-line sont également client des agences de Field Marketing. On peut donc se profiler de manière plus créative, mais on doit faire attention à ne pas scier la branche sur laquelle on se trouve.

Une autre tendance est l’importance croissante de l’e-field. Les médias sociaux sont devenus de nos jours un maillon important dans les campagnes des agences de Field Marketing. En outre, cette partie en ligne fournit pas mal d’éléments mesurables.

Contact avec le client La relation avec les clients a également beaucoup changé selon certaines agences. Vous ferez naturellement toujours la distinction entre les clients fidèles et les acheteurs (shoppers). Mais on a l’impression que la présentation est de plus en plus importante depuis la crise.

L’explication se trouve dans les divisions des achats des entreprises qui ont de plus en plus de prise sur les divisions de marketing. Pour l’expliquer simplement: vous pouvez en principe être parfaitement sur la même longueur d’onde que le directeur du marketing, si le responsa-

Débat sur le Field Marketing

ble des achats ne trouvent pas ce qui lui convient dans la liste de prix, vous avez peu de chances de pouvoir obtenir la commande. Car pas mal de bureaux de Field Marketing basent tout leur projet sur leurs contacts avec la division marketing.

Certains voient ici cependant une évolution positive. Certaines divisions d’achats sont plus spécialisées et savent également ce qu’est le Field Marketing. Elles sont donc prêtes à regarder plus loin que les seuls chiffres et elles peuvent également évaluer l’impact que peut avoir une campagne de Field Marketing.

Les présentations contiennent parfois une bonne dose de créativité qui par la suite va sans être utilisée dans la poubelle. Il faut dire que régulièrement des présentations payantes émergent et certainement quand il convient d’investir beaucoup en matière de créativité. C’est une évolution positive, mais certainement pas encore la règle.

Car c’est et cela reste naturellement un sujet très sensible pour le client.

Plus forts ensemble Un autre thème abordé était la question de savoir si les agences de Field Marketing avaient besoin de leur propre association professionnelle. Une grande unanimité a prévalu à ce niveau. Car c’est si et seulement si le secteur présente un point de vue commun aux observateurs extérieurs, qu’il pourra obtenir quelque chose auprès des autorités publiques.

Pourquoi cela n’a-t-il pas encore été fait?

C’est vrai que des initiatives ont déjà été prises dans le passé pour rassembler les agences et mettre quelque chose sur pied. Mais il s’agissait essentiellement d’un intérêt commun pour une situation déterminée. Quand cet intérêt spécifique a disparu, il ne restait plus rien de concret de la belle unanimité. Selon certaines personnes présentes, le premier besoin est un changement de mentalité pour qu’une

association professionnelle de ce type ait une chance de réussir.

Néanmoins, chacun est d’accord qu’il y a maintenant suffisamment de sujets sur lesquels une association de Field Marketing pourrait se prononcer.

Comme c’est le cas des prix minimums.

Pendant la crise, certaines entreprises ont ‘acheté’ des affaires et ont bradé la qualité de leurs services pour pouvoir proposer un prix affûté. Il est vrai que chaque entreprise a sa propre structure et stratégie de prix mais le panel estime que les pratiques de cow-boy de certains doivent disparaître. Le secteur souffre toujours de ces vendeurs agressifs (hardsellers) puisque le grand public met tout le monde sur le même pied. Une charte pourrait donc offrir un soulagement même si on insiste sur le fait que les petites entreprises créatives même d’une personne ne doivent certainement pas en être exclues.

Medhi Mathlouthi (NewWorld)

Vers une BFMA? D’autre part, une association professionnelle peut également réaliser un travail important dans le domaine de la législation sociale. La situation actuelle avec des contrats temporaires et journaliers ne correspond pas à la réalité, ce qui oblige les agences à travailler fréquemment dans la zone grise. Des directives éventuelles en matière d’organisation des présentations peuvent également être réclamées par une association professionnelle.

Nancy Troch (CPM Belgium)

Les arguments sont donc suffisants tout comme les agences présentes sont ouvertes pour insuffler une nouvelle vie à cette initiative. En outre, on ne doit pas partir de rien car il est possible de raccorder le wagon belge à la DFMA (Dutch Field Marketing Association) néerlandaise, qui fournit du bon travail. Le modèle néerlandais est donc disponible et peut parfaitement être repris avec quelques accents belges spécifiques. Espérons que les bonnes intentions seront transformées en mesures concrètes. Suite au prochain épisode …

Steve Campenaerts (Squaremelon)

Merci aux participants à ce débat: • Nancy Troch (CPM Belgium) • Danny Vromans (WFM People) • Carol Geens (Racktime) • Steve Campenaerts (Squaremelon) • Medhi Mathlouthi (NewWorld) • Alexander Mertens (Field & Concept) • Fred Graulich (Yes Sir!)

39

Think we’ve got the attention!

Marketing your ďŹ eld! check www.attention.be t +32 (0)3 320 06 55 /// info@attention.be

Vademecum:

Field Marketing 41

NewWorld = 360° field activations!

NewWorld

Hanswijkstraat 51 2800 MALINES T +32 15 45 91 92 F +32 15 27 63 86 contact@newworld.be www.newworld.be

Vous êtes à la recherche d’un partenaire menant à bien vos missions sur le terrain avec un souci du détail et une passion uniques et vous permettant de suivre à tout moment les résultats de votre field campaign en ligne? Ne cherchez plus, pensez NewWorld. Nous disposons d’une expérience de plus de 10 ans dans le secteur, qui nous permet de déterminer comment, quand et où approcher votre groupe cible de manière efficace. Grâce à notre base de données à la page et à un screening face à face, nous plaçons toujours la bonne personne au bon endroit, dans tout le Benelux. Night life, campus, retail, démos, animations, merchandising, road shows, mystery shopping ou hôtesses VIP… you name it, we have it! Notre division e-marketing interne propose en outre une base de données sur mesure, permettant de suivre chaque ‘mouvement’ sur le terrain et de mesurer l’impact de l’action dans les moindres détails. Nous disposons d’un vaste stock d’échantillons, présentoirs et autres matériaux promotionnels, conservé avec soin dans notre centre logistique de 3000m² situé à Malines le long de l’E19. Vous pouvez à tout moment consulter l’état de notre stock en ligne. Notre unité ‘mobility’ vous assure une visibilité mobile aux endroits et aux moments de votre choix. Un véritable ‘one-stop-shopping’ complet…

Nos références parlent d’elles-mêmes : Laurent-Perrier, Mentos, Milka, Electraebel, Western Union, Nestlé, Pepsico, Remy-cointreau, Alpro, Ortel, Alliane, Epson, Moi, Fujitsu,…

Défiez notre fieldteam, ils mettront au point un field plan ou un concept intégré complet entièrement sur mesure et selon votre budget!

Racktime: Your colour … our people!

Racktime

bvba

Racktime Benelux est formé de Racktime BV aux Pays-Bas et de

Kapelanielaan 8 boîte E 9140 TEMSE T +32 3 710 50 90 F +32 3 710 50 99 info@racktime.eu www.racktime.eu

Racktime BVBA en Belgique. Nos plus de 700 collaborateurs répartis dans tous le Benelux vous offrent la meilleure équipe qui soit.

Avec eux, votre budget (field)marketing sera rentabilisé au maximum.

Field Marketing Racktime vous aide à renforcer la position de votre marque sur le marché. Qu’il s’agisse de visites à vos détaillants, d’une formation pour le personnel du magasin, de la vente de vos produits à prix action durant une démonstration de vente ou de l’optimisation de votre stock en commerce : vous demandez, notre équipe agit !

Marketing Logistics Racktime gère vos matériaux marketing et produits de démonstration.

Votre matériel est conservé en toute sécurité dans les entrepôts professionnels de Racktime. Notre système web en ligne vous permet de contrôler vous-même vos actions, stocks et mutations.

Le département fullfilment se charge de réaliser vos travaux, simples ou complexes. Outre les installations techniques ou l’entretien des unités de démonstration, notre Field Service Team assure, en collaboration avec divers fournisseurs logistiques, une distribution efficace de votre matériel.

La première agence où, aux toilettes, le CEO croise le Père Noël, le cow-boy Joe Piler ou un pêcheur de crevettes*.

*Pour ne citer que quelques exemples.

Salut. Nous, c’est Square Melon. Et nous l’admettons volontiers: chez nous, il y a un salon-lavoir. Et une équipe de nuit. Et une piscine.

Pas pour la frime - quoique, parfois… De jour (comme de nuit), nous envoyons des équipes promo sur le terrain. Et, au retour, nos bons petits soldats ne sont pas toujours très nets. Il faut dire que ça leur arrive de se déguiser en cow-boy, en Père Noël, en homard ou en croquette.

Et, eux aussi, ils ont des besoins pressants. Comme vous et moi. Et le CEO. Ici, tout le monde (online, offline, RP, field marketing, above, below, etc.) partage la même agence, dans la joie et la bonne humeur. C’est ça qui rend Square Melon si unique. Pas notre piscine. De toute façon, nous ne l’avons pas remplie d’eau. Nous y avons installé un team créatif, des account managers et d’autres héros du marketing qui font tout pour que, chaque jour, de nouvelles idées émergent. Prêtes à être intégrées au prochain mix cross media avec plan médias sociaux, concept d’activation avec implémentation 360° et soft launch de guérilla virale et euh… cow-boys. Whatever it takes. Et chez nous, ‘tout’, c’est vraiment ‘tout’. Tout ce qu’il faut pour que nos créations soient efficaces.

Car, au final, les résultats, c’est la seule chose qui compte. Venez vous en rendre compte par vous-mêmes. Passez prendre la température de notre piscine et de ce que nous avons à vous proposer. Nous aurons le plaisir de vous présenter ce que nous pensons pouvoir faire pour votre marque. hello@squaremelon.be

Vademecum:

Field Marketing 43

WFM People is een full-service fieldmarketing bureau dat zich binnen de Benelux profileert als dé specialist.

WFM People is daarom de geschikte partner als het gaat om evenementen, beurzen, samplings, sales & merchandising activiteiten!

Meer info?

Internet: www.wfmpeople.be Email: sales@wfmpeople.be Telefoon: +32 (0) 11 60 16 40

Quai des Usines 155 1000 BRUXELLES T +32 2 240 81 81 F +32 2 245 64 08 info@yessir.be www.yessir.be

Comprendre Inspirer Faciliter Une référence du secteur! Sans nulles doutes orientée 360° et créativité. Mais surtout capable d’une exécution «premium» qui vient de fêter ses 15 ans.

Yes Sir!

Yes Sir! associe des réflexions et des points d’actions tactiques menés et intégrés dans des campagnes et solutions complètes pour et avec le marketing, la vente et le trade marketing, ou d’autres compétences.

Yes Sir! se veut être un partenaire, celui des annonceurs dynamiques mais aussi de toutes les agences désireuses d’avoir à côté d’elle un spécialiste qui apporte sa complémentarité à la réussite d’un projet global. Sa devise: «l’union fait la force».

Yes Sir! c’est aussi plus de 6.816 collaborateurs, hôtesses, promoboy, régisseurs, vendeurs et autres placeurs et monteur de matériels de visibilité.

Un extranet puissant permettant à toute son équipe, personnel interne et externe ainsi qu’à ses clients, d’accéder en temps réels et de partout aux évolutions des dossiers gérés et aux meilleurs «case stories».

44

supplies

A la recherche d’un cadre législatif adapté Le débat organisé récemment par Experience au Crowne Plaza d’Anvers sur le thème des People Agencies a pu compter sur un grand intérêt. Une vingtaine d’agences proposant hôtesses, personnel horeca et autres eventcrew se sont réunies à cette occasion. Malgré le nombre important de participants, la discussion fut constructive et a permis de dresser un portrait de la situation au sein du secteur des people agencies.

L

’éternel problème des people agencies se situe toujours au niveau du statut social de ses collaborateurs. Selon leur fonction, ceux-ci sont repris dans différentes commissions paritaires qui n’ont qu’une seule chose en commun: leur réglementation inadaptée à la réalité du marché événementiel. Concrètement, cela signifie que le travail est strictement limité durant le week-end et la nuit. Autrement dit, aux moments précis ou le secteur événementiel tourne à plein régime.

Les agences qui tombent sous la législation de l’horeca peuvent mettre en place un régime relativement souple, mais toutes les autres agences fonctionnent souvent dans la zone

grise. Tout le monde déclare recevoir régulièrement des avertissements ou même des amendes de l’inspection sociale. L’aspect le plus ironique de cette histoire, c’est que les inspecteurs expriment souvent leur compréhension mais n’ont pas vraiment d’autres possibilités. Quel que soit le cas, le secteur est demandeur d’une réglementation légale correspondant à sa réalité.

Communication claire vers le client Mais le secteur a également besoin du concours des clients dans cette affaire.

Car trop souvent encore, on constate que la responsabilité est repoussée vers les agences et que les clients ne recherchent que les prix les plus intéressants. Ce qui mène naturellement à des pratiques illégales. Durant un salon, par exemple, un client préfère autant que possible travailler avec la même équipe d’hôtesses. Le personnel atteint par conséquent rapidement son quota journalier et hebdomadaire et la législation contraint de passer au tarif des heures supplémentaires, plus élevé. De

nombreux clients refusent. Dans ce cas, les agences sont obligées de trouver des solutions créatives pour conserver des prix plus bas. Celles qui le font entrent alors dans le domaine de la concurrence déloyale par rapport à celles qui s’en tiennent strictement aux règles. Notre panel indique néanmoins l’émergence d’une évolution positive. Grâce à une communication claire, il est possible de convaincre le client de s’impliquer dans cette affaire. Lors du Salon de l’Auto, qui a reçu la visite de nombreux contrôles stricts ces dernières années, la plupart des exposants ont accepté sans problèmes les heures supplémentaires. Mais malheureusement, le sujet est encore très sensible lors d’autres salons.

Contrats last minute Les clients de nos people agencies sont de plus en plus exigeants, sous la pression de la réalité économique. L’époque où il suffisait à une hôtesse d’être jolie est loin derrière nous. Aujourd’hui, les clients veulent entre outre pouvoir prendre la décision finale parmi plusieurs collaborateurs proposés. Ce qui n’est

People Agencies

pas toujours réalisable dans la pratique.

Tous les clients ne vouent pas une fidélité inconditionnelle à une seule agence: ils comparent les prix et testent souvent plusieurs agences pour évaluer leur qualité.

Tous ces phénomènes font ‘partie du jeu’.

Autre facteur difficile, les demandes et les désistements last minute. Les demandes last minute sont propres au secteur mais il n’est pas possible d’y répondre avec la même qualité qu’à une demande classique. Une agence doit donc déterminer dans quelle mesure elle peut accepter ces demandes. Outre l’aspect qualité, le risque existe également d’acquérir avec le temps une réputation de dépanneur.

Même si tout le monde s’accorde pour dire qu’il faut toujours s’efforcer d’aider un client fidèle dans le besoin.

Nouveaux noms sur le marché De nouvelles entreprises apparaissent dans le secteur des people agencies avec la régularité d’une horloge. De

nombreux employés rêvent de créer leur propre agence et finissent par se lancer. Peu d’entre eux tiennent le coup très longtemps. Le fun rencontré avec le travail sur le terrain fait place à une montagne de formalités administratives et à un suivi supplémentaire qui suffit à briser de nombreux rêves. En définitive, seuls les noms connus ou presque restent dans la course. Bien sûr, de nouvelles agences peuvent percer. Mais si elles basent ce succès sur une interprétation libre de la législation évoqué ci-dessus, cela s’avère souvent de courte durée.

Plus que tous les autres fournisseurs événementiels, les people agencies sont dépendantes des personnes avec lesquelles elles travaillent. Et celles-ci deviennent elles aussi graduellement plus exigeantes et revendicatrices. Durant leur carrière, ces travailleurs sont actifs au sein de plusieurs agences et connaissent à la longue les différents salaires. Ce qui peut créer des situa-

tions problématiques. La correction, tant de la part des collaborateurs que de la part de l’agence, constitue toujours la meilleure recette pour la création d’un véritable lien de confiance. Car soyons clair: les frictions avec le personnel font figure d’exception. On observe une collaboration fluide avec 95% d’entre eux.

A ce point de vue, nous ne sommes pas tellement différents de n’importe quelle entreprise, même si les people agencies sont peut-être un petit plus vulnérable car elles reposent en majeure partie sur de conventions de travail temporaires.

Fédération professionnelle A la lumière des problèmes rapportés ci-dessus, en particulier l’écueil du statut social des collaborateurs, nous avons également exploré la nécessité d’une fédération professionnelle. Cet aspect semble éveiller l’intérêt nécessaire mais il est rapidement clairement apparu que ces thèmes sont déjà abordés au sein de la BESA, la Belgian Event Suppliers Association. Les membres de la BESA présents ont mis en avant le travail sérieux mené au sein des groupes de travail de cette organisation sur le thème de la législation sociale. Mais ils ont également souligné que l’initiative ne comptait pour l’instant que peu de people agencies. Le chemin vers une commission paritaire sur mesure pour les people agencies est un travail de longue haleine. Plus on dénombrera d’agences collaborant à l’initiative, plus les chances de réussite seront élevées.

Remerciements aux agences présentes: • WFM People • The Frontline Company • G4S • Hostessenservice • Festen • Human Supports • Rabbit One • Karolina Models • Agence C • Maison Rouge • Challenge MC • X-TRA • Hostess Select

45

46

supplies

Event Management

Étude d’appréciation des fournisseurs de personnel pour événements

Une question d’identité?

Au cours des mois de janvier et février, l’équipe d’Experience a sondé 150 agences d’événements pour identifier les fournisseurs de personnel événementiel les plus appréciés. Résultats…

Q

uelles sont les agences d’hôtesses préférées des agences d’événements? Et quelles sont les agences de personnel événementiel avec lesquelles elles préfèrent collaborer? C’est à ces deux questions que s’est efforcé de répondre un sondage d’opinion mené début 2011 par l’équipe d’Experience magazine. À chacune de ces questions, les 150 responsables d’agences interrogés ont eu l’opportunité de citer spontanément 3 noms de fournisseurs.

Si le premier volet dédié aux agences d’hôtesses est tout à fait limpide, le

Avec quelle(s) agence(s) d’hôtesses préférezvous collaborer?

1 Challenge-MC 2 The Frontline Company 3 Hostessenservice 4 CBS 5 A.A.A.

Jobbiz 6 Belissima

Cajami Xtra 7 Agence C

Double You

Hostess Select

Prime Impressions 8 Fashion Hostess Speople 9 Alltess

Alter Ego Exception

Your Protéine 10 G4S

Karolina Models

second volet de l’étude concerne pour sa part un segment de prestataires plus vaste, puisqu’il englobe les agences proposant du personnel de terrain au sens large: des parking boys aux stage-hands, en passant par les roadies, techniciens, etc. bref, tous les aspects événementiels requérant de la manutention ou un support événementiel humain.

Au registre des agences d’hôtesses, on notera le leadership de Challenge-MC, qui conforte la belle position que l’agence occupe depuis plusieurs années, mais aussi la progression de Frontline Company. Dans un cadre plus général, on constate également que les agences d’intérimaires cèdent la place aux prestataires spécialisés.

Même si cette étude laisse totalement de côté le marché ‘corporate’, il apparaît clairement que le segment des agences d’hôtesses a trouvé son identité et gagné ses lettres de noblesse. Il reste certes plusieurs points à régler dans ce domaine (cf. article précédent), mais l’heure est à la maturité!

Au rayon des fournisseurs de capital humain, le top 5 fait naturellement apparaître des fournisseurs aux spécialités très diversifiées ainsi qu’un classement extrêmement serré. À ce titre, le fait que les répondants avaient l’opportunité de fournir 3 réponses a bien évidemment contribué à la grande diversité de résultats obtenus. Comparativement au classement des agences d’hôtesses, ce marché apparaît beaucoup plus segmenté. Sans doute y a-t-il là un certain travail (collectif) à fournir pour offrir une identité à ce segment…

Avec quelle(s) agence(s) de personnel événementiel préférez-vous collaborer?

1 Mise en place 2 Rabbit One 3 Flying Service

Parkingboys 4 Challenge MC

Crewfactory

Rent a hand 5 Act Wise

Backline

Cajami

CBS

Double You Exception

Fashion Hostess

Fluxology

Hostessenservice

Maison Rouge

Prime Impressions

Pro Traffic

Produce

Rock ‘N Bolle

The Frontline Company

Z-staffing

Vademecum:

People Agencies

48 Plankenstraat 84 1701 DILBEEK T +32 2 567 90 67 info@MobilityOnEvents.be www.MobilityOnEvents.be CONTACT: Jasper Foré

Crutzenstraat 70 3511 HASSELT T +32 11 30 07 90 F +32 11 30 07 99 info@a-a-a.be www.a-a-a.be CONTACT: Suzanne Gaens

Fluxology

A la recherche d’un personnel dynamique pour votre événement, salon, congrès, action promotionnelle,… ? Agence C contribue efficacement au cachet de votre entreprise. Une approche rapide et professionnelle sans fausses promesses et une communication franche et ouverte.

Agence C, Get things done!

Un esprit libre, voilà ce à quoi nous aspirons pour nos clients!  Gestion rapide des offres, e-mails, …  Accessibilité 7 jours sur 7 durant votre projet  Polyglottisme et flexibilité  Un gestionnaire par projet ou par client, une personne de contact unique pour vous  Personnel recruté sur base de : prestance, connaissances linguistiques, comportement,... et/ou sur mesure  Formation/briefing du personnel pour chaque mission  Nos collaborateurs sont constamment suivis et contrôlés  Tarifs intéressants

All Assistance Agency

Agence C

Korte Meer 8a 9000 GAND T +32 9 335 48 80 F +32 9 336 15 33 info@agence-c.be www.agence-c.be

L’élaboration d’un plan de mobilité, la gestion complète du parking, le transport de vos invités et l’amélioration de la visibilité pour optimiser la fluidité d’accès à un événement. Tels sont les services que nous vous proposons. Nos flux-managers, shuttle-drivers et parkingboys garantissent une première impression impeccable de votre événement.

All Assistance Agency est synonyme de personnel expérimenté et enthousiaste Choisir All Assistance Agency, c’est choisir :  Des collaborateurs expérimentés  Des collaborateurs parfaitement briefés  Des collaborateurs au cachet qui vous correspond  Un excellent rapport qualité/prix  Une approche professionnelle, personnalisée et rapide  Un service rapide et étendu  Une accessibilité 24h sur 24 et 7 jours sur 7 Tous nos collaborateurs font l’objet d’une sélection et d’un briefing détaillés avant d’entrer à votre service. Et cela se voit sur le terrain.

The right people in your challenging world

Our Challenge Is about the right people, in the right place.

In style & elegance, committed to your campaign.

Challenge MC hostesses, promo & event people

People trained by

and styled by

Emma Styling concepts . BE

Vademecum:

People Agencies Alfons Wellensstraat 47 2610 WILRIJK T +32 3 740 75 00 F +32 3 740 75 09 nathalie@bellissima-hostess.be

www.bellissima-hostess.be

Bellissima

sprl

CONTACT: Nathalie Van Meerbeek

Un service d’hôtesses professionnel représente un complément important pour tous vos événements!

Bellissima vous offre un accueil sur mesure de grande classe.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre vision? Contactez-nous!

Cajami International

50

19 Avenue des Hêtres 1301 BIERGES T +32 10 420 010 F +32 10 416 613 www.cajami.com

Le profil de notre équipe se compose d’hôtesses et d’hôtes ayant pour habitude de s’occuper du protocole et de travailler sur les évènements de ‘haut niveau’ dont les invités sont des Ministres, Ambassadeurs et services diplomatiques, Commission Européenne et PDG des grandes entreprises.

Nos équipes sont formées pour devenir votre bras-droit sur vos évènements partout en Belgique et à l’étranger. Plurilinguisme, bonne présentation, pro activité, professionnalisme et enthousiasme sont les cinq piliers de notre réussite et assurent la perfection du déroulement d’évènements tels que conférences internationales, congrès ministériels, séminaires, salons, tournois de golf, F1, vernissages, concerts classiques et modernes, soirées VIP ou encore incentives. De plus, nous certifions que notre équipe possède une ligne de conduite appropriée, qu’il s’agisse d’une personnalité politique, d’une célébrité ou encore d’une personne anonyme pour vous épauler dans vos activités.

Nieuwenhovedreef, 11 8490 VARSENARE M +32 474 51 00 97 F +32 50 39 34 65 fashion-hostess@skynet.be www.fashion-hostess.be CONTACTPERSOON: Nina Vandenberghe

DMG-Security

FOD BZ erkenningsnummer 16.1078.11

Fashion Hostess

Zoerledorp 96 2260 WESTERLO T +32 14 53 82 50 F +32 14 54 59 85 info@dmg-security.be www.DMG-SECURITY.be

“Fashion hostess, votre événement, nos hôtesses” Fashion hostess travaille des hôtes(ses) combinant élégance et expérience. Notre personnel présente bien et ajoute un cachet exclusif à chaque événement grâce à son élégance et son intelligence sereine.

Notre équipe promotionnelle assure à votre nom et votre produit toute l’attention nécessaire.

Notre personnel promotionnel enthousiaste constitue une valeur ajoutée pour chaque mission.

Fashion hostess assure un accueil de qualité lors de salons, événements d’entreprises, séminaires,… en un mot, tous les événements.

Vous n’avez qu’une seule chance de laisser une bonne impression, avant de faire le MAUVAIS numéro… … appelez FASHION HOSTESS

Vademecum:

People Agencies

52

HOSTESSES & HOSTS r PARKING BOYS r 45&8"3%4 r SHUTTLE SERVICES r 45"(& )"/%4 r EVENT SECURITY (6"3%4 r ACCESS CONTROL r BACK & FRONT STAGE r 45"5*$ (6"3%*/( r VIP SECURITY r '*345 "*% r FIRE PROTECTION r HOSTESSES & HOSTS r PARKING BOYS r 45&8"3%4 r SHUTTLE SERVICES r 45"(& )"/%4 r EVENT SECURITY (6"3%4 r ACCESS CONTROL r BACK BACK & FR FRONT STAGE r STATIC (6"3%*/( r VIP SECURITY r '*345 "*% r FIRE PROTECTION r HOSTESSES & HOSTS r PARKING BOYS r 45&8"3%4 r SHUTTLE SERVICES r 45"(& )"/%4 r EVENT SECURITY (6"3%4 r ACCESS CONTROL r BACK & FRONT STAGE r 45"5*$ (6"3%*/( r VIP SECURITY r '*345 "*% r FIRE PROTECTION r HOSTESSES & HOSTS r PARKING BOYS r 45&8"3%4 r SHUTTLE SERVICES r 45"(& )"/%4 r EVENT SECURITY 1307*%*/( "/% 1305&$5*/( (6"3%4 r ACCESS CONTROL r BACK & FRONT STAGE r 45"5*$ (6"3%*/( r VIP SECURITY r '*345 "*% HUMANSERVICES r STAGE CAPITAL r FIRE PROTECTION r HOSTESSES & HOSTS r PARKING BOYS r 45&8"3%4 r SHUTTLE )"/%4 r EVENT SECURITY (6"3%4 r ACCESS CONTROL r BACK & FRONT STAGE r 45"5*$ (6"3%*/( r VIP SECURITY r '*345 "*% '*345 "*% r r FIRE FIRE PROTECTION r HOSTESSES PROTECTION HOSTESSES & HOSTS r PARKING HOSTS PARKING BOYS r 45&8"3%4 BOYS 45&8"3%4 r G4S Event Solutions est un cluster de quatre dĂŠpartements dont les spĂŠcialitĂŠs complĂŠmentaires concourent Ă la rĂŠussite de votre ĂŠvĂŠnement.

G4S Event Services est spÊcialisÊ dans la mise à disposition de personnel ÊvÊnementiel et services annexes. Missions ponctuelles et partenariats de longue durÊe font partie des activitÊs quotidiennes de cette sociÊtÊ. G4S Event Services met à votre service les profils adÊquats pour les ÊvÊnements les plus divers: salons, congrès, incentives, ÊvÊnements mÊdiatiques, mais aussi manifestations sportives, musicales et culturelles. ( 4 &WFOU 4FSWJDFT T B r Buro & Design Center - PB 77, Heizel Esplanade, 1020 Brussel TÊl: +32 2 788 40 66 r Fax: +32 2 788 40 61 &NBJM FWFOUTFSWJDFT!CF H T DPN r 8FCTJUF www.g4s.be/events

Securing Your World

Hostess-Select

Hôtes(ses) d’accueil pour  Salons  Inaugurations  Congrès  EvÊnements  Manifestations sportives‌ Nous travaillons dans toute la Belgique

9/02/2011 14:26:36

Human Supports

Antwerpsesteenweg 6 a/001 9080 LOCHRISTI T +32 9 326 00 52 T +32 56 20 27 52 F +32 9 339 00 52 Info@hostess-select.be www.hostess-select.be CONTACT: Mieke Alderweireldt

bvba

Agentschap van onthaalhostessen | Agence d’hôtesses d’accueil | Depuis 1987

G4S_Events_FR.indd 1

Hendrik Serruyslaan 48 - 8400 OSTENDE T +32 59 36 00 36 F +32 59 36 00 30 oostende.horeca@humansupports.be www.humansupports.be CONTACT: Jef Moons – Business Unit Manager Horeca

Bienvenue chez Human Supports! Ce nom vous est peut-être familier, nous sommes la nouvelle agence d’intÊrim horeca active en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie. Notre bureau pilote (du moins dans l’horeca) à Ostende fut rapidement suivi par des infrastructures à Bruxelles et à Gand, qui seront bientôt suivies par d’autres à Anvers et Liège!

Human supports est une agence d’intĂŠrim prĂŠoccupĂŠe par la personne, d’oĂš notre slogan: “Human Supports for Human People!â€?.

Notre but est de garantir le bon intĂŠrimaire chez le bon client. Nous aspirons ainsi Ă 100% de satisfaction dans les deux camps.

Human Supports possède des ďŹ liales Ă Bruxelles, Charleroi, Mons, Gand et Ostende.

Le bureau d’Ostende fut le premier Ă se lancer dans le dĂŠďŹ horeca.

IntÊressÊ(e)? Contactez-nous vite! L’un de nos collaborateurs se fera un plaisir de vous renseigner.

L’Êquipe Human Supports

Vademecum:

People Agencies

54

our passion Whenever there is work to be done, we like to be involved! Due to professionalism and long term experience we can ensure everything runs smoothly.

Unobtrusively present in the background, results clearly visible in the foreground. You can rest assured and devote your time and attention to your guests.

Wherever exclusivity, hospitality, and quality come together, you can ďŹ nd Mise en Place.

www.miseenplace.eu austria

belgium

curaçao

germany

the netherlands

People Agencies

Vademecum:

55

People in action!

Avenue des Eglantiers 2b 1180 UCCLE info@jobbiz.be www.jobbiz.be T +32 2 373 92 13 F +32 2 373 92 22

Parceque vous n’avez que deux mains…

A la recherche de People in Action pour la représentation de votre société, ou d’un concept de brand activation pour le lancement de votre produit?

Forts d’un personnel dynamique et multilingue, nous répondons à votre demande et mettons à votre disposition des équipes sélectionnées par nos soins, pour vos besoins spécifiques.

Jobbiz

JOBBIZ vous propose:          

Hôtes et hôtesses d’accueil Personnel de démonstration et d’animation Personnel d’encadrement Chauffeurs, parkingmen, voituriers Serveurs Street Marketing / Sampling Distribution événementielle de vos produits Personnel de manutention Personnel de terrain (Field Management) … AD HOC PEOPLE !

Nous voulons être utiles, voire indispensables, à la réalisation de vos actions qui nécessitent un apport humain!

“To succeed as a team is to hold all of the members accountable for their expertise.”

Mitchell Caplan.

Quality needs perfection.

*

Blekerijstraat 75, bus 11 9000 Pretty Gent www.maisonrouge.be info@maisonrouge.be +32 486 88 61 21

Vademecum:

People Agencies

56

Notre système en ligne interne nous permet d’identifier en un clin d’œil les profils idéaux pour chaque endroit/projet.

Nos clients ont en outre un accès direct à notre “availability page” via un code spécial.

Il est ainsi loisible de consulter chaque profil et la disponibilité de nos effectifs en fonction de différents critères (région, expérience, connaissances linguistiques,…). Vous choisissez ainsi vous-même le/laquel(le) de nos collaborateurs/trices vous souhaitez employer et à quel moment.

Les collaborateurs/trices NewWorld sont polyvalents: salons, actions de soutien à la vente, événements VIP, actions night life, séminaires, congrès, road shows, tout est possible!

Maalbeekweg 23 1930 ZAVENTEM T +32 2 244 93 10 F +32 2 244 93 19 rabbit@rabbitone.be www.rabbitone.be CONTACT: Thomas Struye

Rabbit One

GRAB THE RABBIT FOR YOUR EVENT

Rabbit One a un noyau fixe de 10 collaborateurs jeunes mais expérimentés, rassemblés petit à petit par Thomas.

Nous planifions l’organisation de votre événement, en interne et avec nos meilleurs partenaires. Nous réglons le soutien sur le terrain. Nous rassemblons les forces pour le montage et le démontage des scènes et décors… Nous fournissons des techniciens, ingénieurs éclairagistes, roadies, assistants spectacle, stylistes, équipes catering, parking boys,… polyvalents. Pour Rabbit One, chaque événement est une expérience familière et neuve à la fois. Nous nous occupons chaque jour d’événements exceptionnels. Nous ne nous laissons plus surprendre par des accrocs techniques, les deadlines, la loi de Murphy. Mais nous abordons chaque événement avec enthousiasme. Le même enthousiasme que vous.

bvba

Prime Impressions

NewWorld sélectionne avec soin ses hôtes/hôtesses et les briefe entièrement en fonction de votre événement ou mission. NewWorld dispose d’une vaste base de données couvrant l’ensemble du Benelux, dans laquelle chacun(e) est choisi(e) via un screening face à face par région.

De Gaer 10 3510 HASSELT M +32 472 25 70 09 CONTACT: Benny Voortmans www.prime-impressions.be

Prime Impressions est une agence d’hôtesses et de promotion no-nonsense chargée d’une mission claire: faire de votre événement un grand succès !

En très peu de temps, Prime Impressions s’est forgé une réputation de fiabilité et s’est inscrit parmi les références de qualité du secteur événementiel.

Bref, avec nous, votre hospitality est entre les mains de professionnels.

The Art of Hospitality

NewWorld hostesses service: polyvalence & action

S People

NewWorld

Hanswijkstraat 51 2800 MALINES T +32 15 45 91 92 F +32 15 27 63 86 contact@newworld.be www.newworld.be

Frankrijklaan 54 8400 BREDENE M +32 479 69 02 95 T +32 59 50 33 60 kim@speople.be www.speople.be MANAGING DIRECTOR Kim Birkett

Nous travaillons selon des principes simples:        

Nous aimons travailler pour et avec les gens Nous garantissons à nos clients une flexibilité maximale Nous sommes attentifs et souriants Nous identifions ce qui doit être fait et nous le faisons Nous offrons l’attention nécessaire à nos clients Nous fournissons des solutions sur mesure pour chacun Nous anticipons et réagissons rapidement Nous aimons les défis

Just try us!

Managing Director Kim Birkett.

02- + $ + # + + # +$ 3+ + Vademecum: People Agencies + + + (+ ) !+ +($! + $ + + + +" + +( + ($ ,+$$ #+

$ + + (+ $ + + + ( +( +44 + $ + +!$ + + $+""". # .) + 57 +

BVBA FLYING Justus Lipsiusstraat 26 3000 Louvain FAX: 016 22 14 33 info@yingservice.be

SERVICES

Flying Service est une agence de projet horeca spĂŠcialisĂŠe dans une

formule complète en matière de personnel horeca exible dans le secteur de l’hospitality. Concrètement, cela signiďŹ e que nous nous chargeons de tous les aspects liĂŠs au personnel. Personnel de salle, maĂŽtres ou projectmanagers, nous assurons le volet sĂŠlection, planning et administration. Grâce Ă une sĂŠlection stricte et une formation professionnelle, nous pouvons compter sur un vaste panel de collaborateurs d’excellente qualitĂŠ assurant un dĂŠroulement impeccable de votre ĂŠvĂŠnement. Nous avons des bureaux Ă Anvers, Bruxelles, Gand et Louvain, ce qui nous permet de garantir un soutien optimal pour n’importe quel ĂŠvĂŠnement en Flandre, Ă Bruxelles ou en Wallonie. Les rencontres avec divers clients nous ont dĂŠjĂ permis de collaborer Ă des ĂŠvĂŠnements tels que Diamond Games, Marktrock, Waregem Koerse, Rock Werchter & Werchter Classics, Miss Belgique, Night of the Proms, Tour des Flandres, le Soulier d’Or, le Haut Conseil du Diamant, les 24 heures de Zolder et bien d’autres‌

# + + + + $- ) $ + $ + + $# + + + +$$ ) + $ + + $$# ( # + + ) + $ + # ' ) #+ $ #+ + + $# .+ Nos services vous intÊressent ou vous souhaitez obtenir de plus amples informations ? N’hÊsitez pas à contacter l’un de nos bureaux ou à surfer sur

+) ! + + $ +" +$## + $! + + )$ +( + + #+ + + ( .+%$ + www.yingservice.be $$# #+ +($1 + + ($ $ ,+" + + + # ,+ #$ + + $ ( $ .+ $ ! + + + # + + + # + # +! +" + ! + Louvain: 016/224074 Gand: 09/2221991 Anvers: 03/2376300 Bruxelles: 02/2038414 + + (+) $ +$$ +!"$# $ + + $$ + #+"$$ + "+ ( + # +!$ + # .+ + $ ! +!$ + + " ,+ #,+ + + +! +" + + + + + ($# + + + +" #!+ ( + +%#$$ ,+ #+ +*$## 5.+ $( +( + +!#$ +" ! +" +$#+ $( + + ( + $# + + ' ( + $( + $( ,+ $ ! !,+*$ (+& ,+ !+* +/+* + #$ ,+ + # 5,+ Grote Steenweg 571 2600 BERCHEM + + + ( ,+ +%$ +%#$$ ,+ + + ,+ + $$ + $ + $($ ,+ T +32 3 685 71 29 F +32 3 685 71 32 02- + $ + # + + # +$ 3+ info@xtra1.be www.xtra1.be + GENERAL MANAGER: + + + (+ ) !+ +($! + $ + + + +" + +( + ($ ,+$$ #+ Looking for something Xtra?

Alex Croymans

$ + + (+ $ + + + ( +( +44 + $ + +!$ + + $+""". # .) + Ne cherchez plus! Nous vous proposons un effectif polyglotte PROJECT MANAGERS: expÊrimentÊ d’hôtesses/hôtes, promo people, parking boys, Matthias Thielemans + Danielle van Gompel stage hands, chauffeurs et personnel de bar. Avec une banque MichaÍl De Winter Wendy Vandousselaere

X-tra

sprl

de donnĂŠes de quelque 900 collaborateurs actifs triĂŠs sur le volet, nous rĂŠpondons prĂŠsent pour toutes vos missions. X-tra peut assurer l’ensemble de la mise en ouvre de votre projet, depuis la gestion du parking jusqu’au montage et dĂŠmontage de votre ĂŠvĂŠnement, en passant par l’accueil et le personnel de catering. Nos ĂŠvĂŠnements sont soutenus par des coordinateurs de projet Nous proposons un service 24h sur 24, 7 jours sur 7 et nous pouvons compter sur l’expĂŠrience de divers responsables de projet. X-tra dispose ĂŠgalement de son propre show-room offrant un vaste choix de vĂŞtements, d’un espace multimĂŠdia pour les brieďŹ ngs, d’un parking pour les vĂŠhicules promotionnels, d’un espace de stockage, etc. Jetez un oeil sur notre site Internet renouvelĂŠ. Nous nous ferons un plaisir de vous proposer une offre sans engagement ou de vous ďŹ xer un rendez-vous aďŹ n de nous prĂŠsenter.

+

+ + +

The Event Lounge

new style

The Event Lounge offers you a fully equipped and decorated venue ideally situated between the historic city center and Brussels National Airport.

Discover the trendy lounge bar, the modern business center and the multifunctional event hall of 1000 m2 with private parking facilities.

The Event Lounge, the ideal hotspot in Brussels to host your events!

More details or info on: www.eventlounge.be The Event Lounge respects the environment...

The Event Lounge Boulevard General Wahislaan 16F 1030 Brussels Tel: +32 2 726 55 26 Fax: +32 2 726 40 43 Contact: Gilles Poot Baudier or Lynn Arys info@eventlounge.be

Member of:

supplies

solirent

Solirent: le guide en ligne par excellence pour vos recherches techniques Ces dernières années, l’utilisation de matériel technique dans le secteur des salons et événements a particulièrement augmenté. Constructeurs de stands, professionnels des foires et salons et autres sociétés de production apparentées sont confrontées à des demandes de dernière minute ainsi qu’à des pénuries de matériel. Le mot d’ordre consiste ici à louer ce matériel de manière ciblée. Solirent est un jeune acteur inventif qui, avec sa large banque de matériel, répond parfaitement à vos carences en produits techniques universels simples à intégrer dans vos projets.

L

a banque de matériel de Solirent subdivise les produits proposés de manière très claire et ordonnée en huit catégories: éclairage, son, image, trusses, rigging, distribution électrique, scènes et toiles. Dans chaque catégorie, le client trouvera plusieurs articles de base fort demandés, illustrés avec les visuels nécessaires permettant de voir clairement et directement de quel produit il s’agit. En cliquant, vous verrez apparaître une série d’accessoires connexes. «L’expérience nous a appris que le client pense souvent au produit principal, mais qu’il oublie aussi assez souvent ces accessoires supplémentaires. Nous voulons ainsi l’informer de la manière la plus complète possible», explique le responsable Frederik van Orshaegen.

Outre la complétude et la convivialité, les prix compétitifs forment un super atout de Solirent. Car sur le site, vous pouvez commander tout le matériel proposé à tout moment. Et vous pouvez prendre ce ‘à tout moment’ au sens littéral, c’est-àdire 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. En outre, vous pouvez ainsi contrôler automatiquement la disponibilité du matériel demandé. Elément super pratique: via la base de données présente, vous pouvez rechercher un salon donné et savoir immédiatement quand celui-ci a lieu et combien de temps il dure. Sur base de ce nombre de jours et de la période, vous pourrez directement visualiser le prix de la location. Pour chaque commande en ligne, Solirent donne des journées de manutention supplémentaires.

cessible 7 jours sur 7 en cas d’éventuel problème technique. Le client pourra alors soit venir enlever un appareil de remplacement chez nous, soit nous le lui livrons sur site», ajoute Frederik.

Mais ce n’est pas tout, car le site Internet de Solirent renferme également une bibliothèque, pour les clients qui veulent dessiner eux-mêmes, où ils pourront télécharger un logiciel à implémenter dans leurs propres programmes de dessin. A côté de cela, on y trouve aussi un large éventail de notices ainsi qu’une série de questions fréquemment posées intéressantes.

Enfin, Solirent met chaque mois un produit sous les projecteurs, auquel sera souvent associée une promotion. Tous les clients reçoivent une amusante carte postale dans leur boîte aux lettres et sont également tenus au courant de ces promotions par e-mail.

Solirent: respect du client, produits de qualité et prix planchers en un clin d’œil!

«Les clients peuvent venir enlever les articles demandés chez nous tous les jours, sauf le dimanche. Mais sur demande, nous livrons aussi la commande sur le lieu du salon ou de l’événement, voire éventuellement chez le client proprement dit. Nous emballons le matériel d’une manière très sécurisée dans des flightcases, dans des caisses adaptées ou sur des chariots de transport. Nous disposons aussi d’une hotline qui est ac-

Infos

www.solirent.com

59

FAITES DE VOTRE ÉVÉNEMENT UN BLOCKBUSTER Votre événement dans un studio de télévision au beau milieu d’un décor vert et paisible? C’est possible dans l’Eurocam Media Center!

Une présentation de produit, un séminaire, une soirée de gala ou une activité de teambuilding inoubliable, le plus grand complexe médiatique de Belgique - qui dispose d’un studio aquatique unique vous offre un décor rêvé pour votre événement. Foulez le tapis rouge et laissezvous gâter par l’approche personnelle de notre équipe.

L’EMC EST UNIQUE • 90.000m² au milieu d’un cadre verdoyant • 15 studios de télévision complets • 13 espaces FleX élégants • auditoire pour 460 personnes • situation centrale entre Anvers et Bruxelles • accès facile en train (en face de la gare de Kontich) et en voiture • 700 places de parking • un service de restauration • 54 loges et 17 appartements • des services multi-caméra

Pour toutes information et un devis sur mesure n’hésitez pas à contactez notre équipe. De plus, Vous êtes toujours les bienvenus à l’Eurocam Media Center pour une visite guidée personnalisée.

Eurocam Media Center Fabriekstraat 38 | 2547 Lint Tel: +32 (0)3 454 20 10 Fax: +32 (0)3 454 18 10 events@euro-cam.com

www.eurocammediacenter.be

Avec nous, tout est possible !

Voici ce qui vous attend si vous choisissez d’organiser votre séminaire ou événement à Elewijt Center.

L’expérience et le dévouement de nos collaborateurs constituent nos meilleurs atouts. Aucun défi ne les arrête lorsqu’il s’agit d’organiser une réunion ou un séminaire résidentiel parfaitement dans le ton et soigné jusque dans les moindre détails. Que ce soit pour quatre ou quatre cents participants …

Nos autres atouts : un cadre verdoyant respirant la tranquillité, une accessibilité idéale (à deux minutes de l’E19 et douze minutes de l’aéroport en voiture), 20 salles de réunion multifonctionnelles et entièrement équipées, en cuisine, quatre chefs, deux restaurants

tout en fraîcheur et une terrasse extérieure avec barbecue, un jardin reposant pour des promenades inspiratrices, un hôtel business in-house récemment rénové proposant 42 vastes chambres, un parking gratuit pour 250 voitures …

Notre infrastructure unique est repensée en permanence. N’hésitez pas à jeter un coup d’œil sur notre site et choisissez l’un de nos packages business ou un package sur mesure.

Vous verrez: avec nous, tout est possible !

Elewijtcenter meeting - congress - hotel

Tervuursesteenweg 564 - B-1982 Elewijt-Zemst Tél. +32 15 62 72 72 - Fax +32 15 61 67 87 info@elewijtcenter.be - www.elewijtcenter.be

supplies

Vidi-Square

Vidi-Square, entreprise-mère de Vidi Group, propose divers programmes commerciaux dans le monde événementiel, télévisuel et artistique. L’entreprise campinoise loue essentiellement du matériel AV pour projections grand écran et des murs LCD et LED. «C’est notre métier et nous voulons nous y consacrer à fond», souligne Pascal Willekens avec enthousiasme.

L

e projet développé par VidiSquare pour TEDx est un bel exemple de la méthode de travail de la société. «Il s’agit d’un événement qui se déroulait au BOZAR, avec qui nous avons un accord de collaboration.

TEDx est une entreprise moderne qui était à la recherche d’un concept actuel, axé avant tout sur une ambiance relax. Nous leur avons fourni un écran géant de 16m sur 5, utilisés pour diffuser toutes sortes d’images: illustrations, présentations, les orateurs, une prestation du célèbre chanteur belge Stromae,... Le contenu était défini par le client, nous nous sommes chargés de garantir une image optimale dans un mix ‘flashy’. Dans le hall Horta, qui accueillait la réception, les écrans LCD faisaient défiler les logos des différents sponsors. Tous ces éléments ont contribué à créer un ensemble dynamique, raconte Pascal.

Longue expérience La réussite de tels événements à grande échelle repose sur une préparation minutieuse, absolument indispensable.

Vidi-Square a donc mis au point un véritable ‘scénario’. «Durant un premier contact avec le client, nous examinons l’événement prévu sur le fond: l’espace exigé, le nombre de visiteurs, la structure du client-entreprise, les attentes…

Cela me permet de me faire une bonne idée des collaborateurs à qui faire appel. Car nous travaillons avec Fly Away et Men@Work, qui disposent respectivement d’un excellent département multicaméra et de spécialistes en modelage

d’images. Ils font

Vidi-Square:

également partie de Vidi Group. Au cours des rencontres suivantes, nous épurons le concept avec les responsables de production et développons plus avant notre approche. Nous ne laissons absolument rien au hasard car notre réputation est directement liée au succès de l’événement. Grâce à cette méthode de travail consciencieuse, ma tâche se limite durant l’événement à celle de directeur commercial, qui joue un rôle de superviseur et se charge des contacts directs avec le client. Nous apprécions ce genre d’événement car notre longue expérience en a fait notre activité de prédilection. Le fait que nous disposions de plusieurs entreprises fortes au sein du même groupe, offre en outre une valeur ajoutée fantastique.»

des spécialistes de l’intégration pour un label de qualité garanti

Outre ses activités événementielles, Vidi-Square s’adresse également au secteur de la télévision. «Nous entretenons par exemple un partenariat au sein des bâtiments de VTM, dans le cadre duquel nous projetons toutes les images sur les équipements intégrés des studios, tels que LED-walls, projecteurs lourds, etc.»

Vidi-Square est également active dans le secteur artistique, travaillant notamment pour plusieurs biennales. «Le nombre d’installations vidéo a consi-

dérablement augmenté ces dernières années dans le monde de l’art. Nous fournissons le concept global, Men@ Work conseille les artistes de manière à mettre leurs œuvres en valeur. Car le monde de la vidéo évolue si rapidement qu’il est indispensable de se tenir au courant de l’énorme diversité technique. Nous pensons qu’il est de notre devoir d’accompagner au mieux les artistes au cœur de cette ‘forêt technologique’.

Vidi-Square en une phrase? Jeune, dynamique et passionné! «Nous sommes toujours à la recherche de collaborateur répondant à ces critères», conclut Pascal avec un clin d’œil.

Infos www.vidisquare.com

61

the right power, the right climate...

GENERATORS - POWER DISTRIBUTION A I R C O & H E AT ING REN TAL

info@racor.eu www.racor.eu

BITC

catering

En 2012, croquez Bruxelles à pleines dents Avec l’année gourmande Brusselicious 2012, Brussels International Tourism & Congress (BITC) aspire à confirmer Bruxelles en tant que destination gastronomique, renforcer son image de qualité et de créativité, (ré)apprendre aux Bruxellois et à leurs invités le vrai goût des choses, les sensibiliser à une gastronomie durable, pour une consommation responsable, faire connaître nos délicieuses spécialités.

L

’objectif du BITC constitue aussi et surtout à mettre en lumière tout le secteur bruxellois des métiers de bouche, ces milliers de passionnés, depuis les producteurs jusqu’aux grands chefs, garants de l’excellente réputation de notre capitale, où il fait bon vivre et manger…

Produits et producteurs A travers Brusselicious 2012 et ses nombreux événements dont vous trouverez le programme détaillé sur www. brusselicious.be, la Région de Bruxelles-Capitale a décidé de mettre en lumière, toutes les étapes de cette vie gourmande, du produit à l’assiette.

Honneur tout d’abord aux produits et aux producteurs car sans eux, rien à se mettre sous la dent. Merci la bière, les moules, les crevettes grises, le boeuf blanc bleu, les petites cerises rouge qui nous donnent la Kriek, les épices du spéculoos, la subtile amertume du chicon, le cœur violet et fondant du cuberdon, etc. Les producteurs, éleveurs, pêcheurs et artisans seront de la fête: leurs productions et fabrications, élaborées dans un esprit de qualité nous garantissent une alimentation saine et éthique. Les recettes traditionnelles bruxelloises méritent également leur

moment de célébrité internationale.

Waterzoois, tomates crevettes, carbonades, américain préparé, chicons au gratin et autres boulettes sauce tomate peuvent sans rougir jouer les stars.

Lieux gourmands et chefs Les lieux gourmands: restos, baraques à frites, charrettes à caricoles, bistrots et marchés occuperont eux aussi une place importante dans Brusselicious 2012. Ils sont mordus, toqués et étoilés: nos chefs relèvent tous les défis et revisitent les grands classiques bruxellois, dans le respect des produits et ce retour à l’essentiel qui va si bien aux valeurs sûres. La gaufre devient salée et se garnit d’une chantilly de homard, le foie gras flirte avec les macarons et la carbonade fond pour une gelée de moutarde…

Le vrai goût des choses Tout le monde aime le slow food, cette nouvelle manière de consommer: c’est bon pour la planète et pour la santé.

Dans les marchés et magasins bios, on accorde ses menus aux produits de saison, on redécouvre les légumes oubliés et le vrai goût des choses. Les produits de terroir bruxellois sont succulents et beaucoup de chefs ont opté pour une gastronomie à la fois subtile et authentique… Et partout cette légendaire convivialité bruxelloise!

63

Your partner in Event & Expo Technology Light | Sound | Video | Trussing | Rigging | Power | Textiles | Staging

A.S. TECHNOLOGY provides total technical support – all aspects of lighting, sound, video, trussing, rigging, textiles, staging and power distribution – for all your fairs, exhibitions, special events, fashion shows, product presentations, meetings and congresses.

www.astechnology.eu I.Z. Brug 10, Klein Veerle 115, B-2960 Brecht t T: +32 3 313 73 73 t F: +32 3 313 74 73 t E: info@astechnology.eu

catering

Benelux Party Caterers Congress

Le 1er février, l’EPCAS, l’European Party Catering Association, organisait au MECC Maastricht la première édition du BeNeLux Party Caterers Congress. Le congrès, baptisé ‘Hospitality in Sports: The Champions League’, a attiré plus de 125 traiteurs événementiels de 15 pays européens.

L

’EPCAS fut fondée en 2007 dans le but de défendre les intérêts des traiteurs événementiels européens. “En unissant nos forces, nous nous efforçons de mettre à l’agenda différents thèmes importants pour le secteur”, explique Sven Kuil de l’EPCAS. “Par ailleurs, l’EPCAS s’est également fixé comme objectif l’organisation d’un congrès européen pour les traiteurs événementiels d’ici 2015. Ce congrès Benelux constitue une étape intermédiaire logique vers celui-ci. Nous avons pu compter sur le soutien de la NVEP (Nederlandse Vereniging van Erkende Partycateraars, Association néerlandaise des traiteurs événementiels reconnus, ndt.) et de CHEF’S (Association des Traiteurs-Organisateurs de Banquets en Belgique).”

Prestations au top L’EPCAS a choisi d’axer le congrès autour d’un thème principal: Hospitality in Sports: the Champions League. “Le contrat classique des traiteurs événementiels concerne en général un événement unique sur un seul site”, poursuit Sven Kuil. “Mais bon nombre d’entre eux ont également des contrats fixes sur des

Débuts réussis

sites sportifs.

Des opportunités intéressantes sur lesquelles une organisation de catering peut réellement compter. Les plus grands sites sont naturellement les plus intéressants. D’où la référence à la Champions League dans le titre de notre congrès. Car il s’agit d’une ligue des champions pour les traiteurs: on attend également d’eux les meilleurs prestations pour la compétition.”

FC Barcelona Au total, dix orateurs ont pris la parole durant le congrès, dont plusieurs professionnels aux états de service impressionnants. “Rudy Bachmann (CEO Gourmet Paradis Catering) a fait le déplacement depuis l’Espagne pour partager ses expériences au stade Nou Camp à Barcelone. Selon lui, les facteurs décisifs du succès dans notre secteur sont la qualité de vos collaborateurs, le networking (qui vous permet de rencontrer vos clients potentiels), le développement de produit et la présence marquée d’un Customer Relationship Manager durant tous les événements importants.”

L’avenir de l’hospitality “L’intervention de Max Müller de MATCH Hospitality, l’entreprise choisie par la FIFA pour le volet hospitality de tous ses événements, fut tout aussi intéressante. Il présentait la nouvelle vision de MATCH et de la FIFA sur les besoins changeants des clients durant les prochaines Coupes du Monde en Allemagne et au Brésil.

Avec le concours des autres traiteurs fixes des divers stades, ils souhaitent ‘réinventer’ l’hospitality et lui ajouter une touche plus personnalisée, afin d’attirer plus de VIP aux matchs”, ajoute Sven Kuil.

Le programme de la soirée fut également très instructif. Durant un cocktail dînatoire, Toine Manders, membre du Parlement Européen, a présenté une mise à jour des principales législations et réglementations en préparation pour les traiteurs événementiels européens, comme la loi sur les espaces de travail non-fumeurs, une réduction de la TVA ou la réglementation sur l’étiquetage des denrées alimentaires non pré-emballées.

2012 Au vu du succès de cette première édition, les organisateurs ont d’ores et déjà prévu une seconde édition du BeNeLux Party Caterers Congress, incluant en outre les traiteurs allemands.

Le congrès se déroulera le 31 janvier 2012 au MECC Maastricht.

65

66

catering

Taste & Traiteurs

Le 10 février dernier, outre le Congrès des BEA, l’Eurocam Media Center a accueilli le salon Taste & Traiteurs. Au cours de la troisième édition de ce salon professionnel, 12 traiteurs événementiels ont présenté leur savoir-faire aux responsables d’entreprises et d’agences événementielles. Ci-après, quelques exposants nous font part de leurs expériences lors de Taste & Traiteurs 2011.

“Les bonnes personnes au bon endroit”

T

aste & Traiteurs constitue pour les traiteurs événementiels l’occasion rêvée pour présenter le meilleur de leur savoir-faire aux clients et partenaires potentiels. “Cette année, nous participions à Taste & Traiteurs pour la deuxième fois parce qu’il s’agit d’un salon professionnel où nous pouvons, en compagnie de collègues de haut vol, présenter nos produits et services à un large public actif dans le secteur événementiel”, affirme Tom De Weyer de Taste Exclusieve Catering. “Ici, nous avons pu nouer de nouveaux contacts dans une ambiance détendue et agréable. Les visiteurs viennent avec des demandes très ciblées et vont droit au but.”

Mise en évidence des spécialités “Pour nous, le bouche à oreille reste la meilleure forme de marketing”, affirme Wim Ballieu d’Alfin. “Nous étions toutefois d’avis qu’en raison des critères de sélection appliqués par T&T, nous bénéficierions avec ce salon de la plateforme idéale pour permettre aux bonnes personnes de faire connaissance avec notre entreprise.”

“Sur ce salon, on pouvait à la fois faire connaissance avec notre offre gastronomique, mais aussi nouer les premiers contacts en taillant une bavette agréable”, selon Tinne Vandersmissen de Vandersmissen Feestservice. “Notre service traiteur est réputé pour la créa-

tion de fêtes sur mesure, ce que nous avons encore pu mettre davantage en évidence sur ce salon.”

“Avant tout et surtout, nous voulions faire la connaissance de nouveaux clients potentiels dans le secteur événementiel et nous faire connaître en tant que traiteur polyvalent pouvant apporter des solutions sur mesure pour la plupart des demandes”, précise Sebastiaan Tips de Cœur d’Artichaut. “A côté de cela, il était aussi intéressant de voir comment se profilent les collègues et de découvrir quels sont leurs atouts.”

Contacts ciblés Mais qu’a rapporté ce salon aux divers traiteurs? Malgré le fait qu’on ne se bousculait pas dans les allées, tout le monde est rentré chez soi avec de nombreux nouveaux contacts prometteurs en poche.

“Le nombre de contacts n’était peut-être pas exceptionnellement élevé, mais ceuxci étaient chaque fois ciblés”, souligne Boule Vinois de Very Food. “Nous avons ainsi pu entrer en contact avec plusieurs

nouvelles agences et quelques event managers de grandes entreprises.”

“Notre objectif consistait à nouer des contacts avec les agences événementielles”, déclare Serge Verboven de De Loberge Groep. “Le salon nous a valu quelques contacts qui devront encore être approfondis.”

“Sur son stand, Licata Vini a présenté des vins d’Italie”, explique Davy Bonnano. “La plupart des traiteurs fournissent également du vin, de telle sorte que nous étions assurément à notre place. Nous avons dés lors pu nouer les contacts nécessaires, même s’il faut déplorer le grand nombre de no-shows.”

“Les visiteurs présents étaient bel et bien ‘the right men on the right place’”, selon Sebastiaan Tips. “Des gens qui s’y connaissent et qui ont posé des questions intéressées et ciblées sur notre catering. Ce qui nous a permis d’aller plus rapidement au but et d’avoir des discussions intéressantes.”

Marquez votre séminaire d’une empreinte durable !

Compensez les émissions de CO2 de votre séjour.

Pour chaque séminaire résidentiel au sein de ses 11 hôtels, Martin’s Hotels compense totalement les émissions de CO2 au travers de créations d’énergies renouvelables dans les pays émergents et en voie de développement (projets attestés par les Nations Unies).

Cette compensation est authentifiée par CO2logic, organisme belge contrôlé et dûment reconnu pour son expertise ainsi que pour la qualité des projets dans lesquels les fonds sont investis.

Un certificat « Émission zéro » vous sera remis pour votre entreprise.

Le séminaire Martin’s Carbon Zero fait partie intégrante du projet global de développement durable Martin’s Hotels.

Une action conjointe et concrète pour la planète et les générations futures.

www.martinshotels.com

H;7J?D=ÂMED:;H<KBÂCEC;DJI

we

to organize

WWW.24SEVEN.BE