experience80,frans by Dominique Sergant

Le magazine de la communication live et de l’event marketing

Bimestriel Juillet 2012

Bureau de dépôt: Gand X – Agrément: P904117

Live communication

Event Agencies

Clarté et efficacité (1e partie)

VO Event fête ses 20 ans

Event Intelligence

Event Marketing

Dernières évolutions

White Rabbit offre un festival à Cegeka

Bra

an zili

LED-animation

eve

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ADB lighting

ADB booth

n band

Brazilia

t +32 9 221 90 97 f +32 9 222 16 59

Kortrijksesteenweg 1126/01 9051 Gent - Belgium

Cocktailshakers

www.act-events.com

info@act-events.com

r o f y n a m r e G , h ic n u M Act!events went to ed and n ig s e d e W . 1 1 0 2 d n a ADB in 2009 t r o p ir a r e t n I e h t t a h t created their boo nimaa , n io t a in d r o o c e h t d e Fair and provid eiv ,g n io t a ic n u m m o c , s t s tions, catering, ho en ce r e f n o c s s e r p a d e iz n a aways and org t event! n e li c l a n io t a n r e t in n a and

m o r f s g n i t e e Gr unich! M

Sommaire 3

Inside News

024 Le Village des Neiges de Montréal

005 EventNews

Event Business

Event Marketing

027 Exposez au plus grand salon européen de l’événement à un tarif avantageux

008 Cré-Action donne des ailes… à RedBull

028 Benelux Event Awards: la parole aux partenaires

L’actualité de la scène événementielle belge

Le 5 mai dernier, quelque 25.000 personnes se sont pressées au Mont des Arts à Bruxelles pour assister à la course de caisses à savon RedBull. Un événement ‘piloté’ par Cré-Action.

Event Agencies

Supplies 032 L’actualité de BESA 034 BESA tend la main aux people agencies

010 20 ans d’événementiel

VO Event a franchi cette année le cap des 20 ans d’existence. Michel Culot revient ici sur deux décennies d’événementiel en Belgique.

013 White Rabbit offre à Cegeka son propre festival

Event Management

BESA a récemment convié une dizaine de people agencies à une table ronde, dans l’intention d’apprendre ce qu’elles attendent précisément d’une association professionnelle.

036 Un capital entre ombre et lumière

Etude de notoriété et de satisfaction du personnel événementiel.

048 Le secteur événementiel rassemble monde réel et virtuel

Le monde réel et le monde virtuel agissent de plus en plus comme un duo symbiotique. On observe également un rapprochement au sein du secteur événementiel.

014 Live communication: Franche et efficace – 1ère partie

De plus en plus d’agences d’événements ont emprunté la voie de la ‘live communication’. Qu’entendent-elles par là?

017 “Rendre les bons stimuli ‘top of mind’”

Kristof Bastiaensen de NewWorld explique comment son agence peut faire la différence en termes de live communication grâce à l’approche appropriée.

020 Event Intelligence: L’évolution fulgurante de la technologie événementielle...

Dans cette série d’articles, nous traduisons en langage de tous les jours les derniers développements survenus au sein de l’industrie des meetings et événements.

050 “Les clients veulent plus pour moins de budget”

052 Étude de notoriété et de satisfaction des loueurs de mobilier

En mai dernier, 291 traiteurs et agences d’événements ont été sondés pour identifier la renommée et la satisfaction des loueurs belges de mobilier. Résultats…

Meetcentives 022 Hébergement stylé et accueil unique dans les hôtels Sandton

Colophon couverture Cré-Action EXPERIENCE MAGAZINE Experience, le magazine Benelux de l’organisateur d’événements et du marketing événementiel. TIRAGE 14.200 exemplaires DIFFUSION Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag) FREQUENCE Six fois par an EDITEUR LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Liège Tél.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be EDITEUR RESPONSABLE Erik De Ridder edr@eventbox.be REDACTEUR EN CHEF Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be

EQUIPE REDACTIONELLE Jacques Legros, Jan Hoffman, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Arjan Desante ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTS Valérie Laforgia val@eventbox.be L’abonnement à Experience coûte € 130 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France. L’abonnement étudiants coûte € 70 par an (TVA comprise). Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement. SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be

Product Manager Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be DIFFUSION Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be IMPRESSION Schaubroeck, Nazareth COPYRIGHT Aucun élément de cette publication ne peut être repris, multiplié ou copié sans autorisation explicite de l’éditeur. Outre Experience, LEO édite également Event & Expo Guide, Toys & Games et The Corporate Traveller. ISSN Expédition Belgique Parution 6 x par an dans le BeNeLux et en France. Bureau de Dépôt: Gand X, Agrément: P904117. E.L.: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

WE POWERED UP THEIR EVENTS Check more of our action work and feel the power in our offline and online communication campaigns at www.dms.be

THE OUTSIDER COAST ET LE NOUVEAU ‘PLACE-TO-BE’ À LA PLAGE Ça y est, notre beach club est prêt ! C’est avec fierté que The Outsider Coast présente le tout nouveau club de Westende. Envie d’un teambuilding tout confort à la mer? Le nouveau bâtiment dispose de toutes les facilités pour soigner votre team day dans les moindres détails. Découvrez divers sports de plage et aquatiques dans une ambiance détendue. Envie de filer comme le vent sur la plage durant une séance de char à voile ou de faire plus ample connaissance avec les vagues durant une séance de golf-surfing ou de rafting en mer? Ou d’organiser un beach trophy sur la place avec tout votre groupe? Nous nous occupons de tout! Avec plus de 16 ans d’expérience, nous sommes le partenaire idéal pour toutes vos activités au littoral. Après l’effort, le réconfort: au terme des activités, vous pourrez vous rafraîchir avant de vous détendre sur la terrasse ou au bar. Et pour terminer, nous organisons un barbecue de clôture avec un panorama exceptionnel sur la mer. Vous préférez organiser votre événement à Ostende ou dans une autre station balnéaire? Nous organisons sur demande votre beach day où vous voulez! Nous espérons vous voir bientôt au bord de la mer! Plus d’infos? info@theoutsidercoast.be

eventnews.be Event styling de A à Z

range3 propose au client un service de location de mobilier Gandia Blasco, de mobilier de plage, de chapiteaux et de sols, mais aussi un service de livraison, de montage et de suivi de concepts élaborés en collaboration avec le client. Orange 3 est synonyme de concept global faisant de chaque fête un événement réussi. Après une collaboration réussie avec Commercial Renting et Ants Productions lors du championnat de Belgique de motocross en 2011, Marc Van Sintruyen de BM Projects a avancé l’idée de créer une plateforme de collaboration permanente entre les trois entreprises. L’expertise commune de ces trois protagonistes a permis la mise au point d’un projet bien pensé reposant sur trois forces exécutives complémentaires, ayant encore bien plus à offrir au client en faisant bloc. Orange3 assure la location, la livraison et le montage de mobilier avec décoration assortie. La plateforme garantit un effet maximisé pour chaque événement, dans le cadre des possibilités du budget mis à disposition. BM Projects est un studio créatif qui met au point et réalise des concepts décoratifs dans son propre atelier. Le client peut faire appel au studio pour une concrétisation bien pensée de ses événements, stands d’exposition, brand activations... BM Projects garantit en outre un suivi de production précis le jour de l’événement. Commercial Renting transporte les décors BM sur le site événementiel et prend en charge le soutien logistique nécessaire grâce à sa vaste expérience dans le transport, la pose, la sonorisation, l’électricité, etc. La société est en outre un field marketeer d’envergure ayant un rôle important à jouer au sein de chaque campagne promotionnelle. Le troisième pilier d’Orange3 se nomme Ants Productions. Forte de sa créativité décorative, cette agence d’event styling apporte la touche finale indispensable à chaque événement. Orange3 n’est pas un énième ‘concept événementiel’ mais une collaboration solide entre trois partenaires exécutifs proposant des prix honnêtes sans arrangements mutuels sur le moindre extra. Les équipes sont constituées de collaborateurs expérimentés travaillant ensemble à concrétiser chaque projet de manière réaliste et logique de A à Z.

marché du travail, afin de les épauler dans leur recherche d’un emploi durable. daŭranta offre aux entreprises la possibilité de concrétiser la philosophie ESR (entreprenariat socialement responsable) en dotant leurs événements d’un catering durable. Au sein de ces activités, daŭranta vise la diminution de la pression environnementale et des déchets, l’amélioration du bien-être animal et l’optimisation des conditions de travail dans le cadre d’un contexte économique faisable. Cette philosophie s’applique aussi aux activités des producteurs, transformateurs et distributeurs de matières premières auxquels le traiteur fait appel pour l’exécution de ses services. Comme daŭranta s’investit à la fois d’une mission commerciale et sociale, le traiteur a opté pour une scission en deux entités: daŭranta partenaire commercial (entreprise sous forme de coopérative) et daŭranta partenaire social (asbl). Les entités sont indissociables mais ont chacune leur propre mission et stratégie et leurs propres objectifs. Sous le pavillon de la coopérative, on retrouve daŭranta Event Catering, daŭranta Business Catering, daŭranta School Catering, daŭranta Restaurant (resdaŭranta) et daŭranta Event Locations. daŭranta souhaite faire partager à un maximum de personnes son concept d’‘Une Histoire dans votre Assiette’, axé sur le respect de la personne, de l’animal et de l’environnement. Les produits utilisés sont majoritairement originaires de la culture biologie (locale) et/ou du commerce équitable (fair trade) et/ou d’agriculteurs en reconversion. Les vins, bières, jus de fruits et softs sont tous certifiés bio.

Plus d’infos: www.orange3.be

Un traiteur durable pour des festivités durables

hris Derudder a développé sous le nom de ‘daŭranta’ un concept unique offrant aux événements une gastronomie durable et des services colorés pour les entreprises, institutions gouvernementales et organisations. daŭranta n’entend pas seulement illustrer toute l’ampleur de la diversité locale mais aussi faire la différence en formant dans un cadre commercial des personnes éprouvant des difficultés d’insertion sur le

Dans son volet asbl, daŭranta endosse un rôle socioéducatif en développant des parcours de formation, en recrutant et formant des personnes en difficulté d’insertion sur le marché du travail et en accompagnant ces élèves vers un emploi. Ici également, l’accent est mis sur la qualité et la durabilité. daŭranta travaille avec des partenaires éducatifs et associatifs et assure une cohésion solide avec le marché du travail via des partenaires professionnels. L’intégration et la collaboration sont mises en pratique quotidiennement par les élèves et les collaborateurs de daŭranta et forment une source d’expérience et de connaissances en matière de diversité et de complémentarité.

eventnews.be

The Outsider Coast présente le nouveau ‘place-to-be’

Le meilleur choix pour faire du business

’est avec une fierté bien légitime que The Outsider Coast présente le tout nouveau beach club de Westende. Le nouveau bâtiment dispose de toutes les facilités pour soigner votre team day dans les moindres détails. Envie d’un teambuilding tout confort à la mer? Découvrez toute une série de sports de plage et aquatiques dans une ambiance détendue. Envie de filer comme le vent sur la plage durant une séance de char à voile? De faire plus ample connaissance avec les vagues durant une séance de golf-surfing ou de rafting en mer? Ou peut-être préférez-vous organiser un beach trophy sur la plage avec tout votre groupe? Aucun problème: The Outsider Coast s’occupe de tout pour vous. Avec plus de 16 ans d’expérience, l’entreprise est aujourd’hui le partenaire idéal au littoral. Après l’effort, le réconfort: au terme des activités, vous pourrez vous rafraîchir avant de vous détendre sur la terrasse ou au bar. Pour conclure en beauté, The Outstider Coast organise volontiers un barbecue avec une vue exceptionnelle sur la mer.

a ville d’Anvers se profile comme une ville hôte dynamique au cœur de l’Europe. Grâce à la diversité de ses infrastructures, il s’agit de la destination idéale pour rassembler les gens, les services et les affaires. Pour celui qui envisage d’organiser des réunions ou conventions, Anvers constitue dès lors le meilleur choix. Les excellentes liaisons avec le reste de l’Europe forment un des gros avantages de la ville. Pas moins de cinq autoroutes internationales se croisent à Anvers, de telle sorte qu’elle est rapidement accessible tant depuis l’Allemagne que depuis les Pays-Bas et la France. Grâce aux trains express, Anvers n’est qu’à 30 minutes de Brussels Airport. La métropole dispose aussi de son propre aéroport d’affaires efficace à un jet de pierre du centre-ville. Différents facteurs contribuent à ce que tant les habitants que les touristes et les hommes d’affaires apprécient la ville d’une façon largement supérieure à la moyenne en matière d’habitat et de visites. L’industrie diamantaire, le shopping, la mode et la culture vont de pair avec la vie agréable que la ville peut offrir. Anvers offre en effet un très large choix de cafés et restaurants pour également soigner les ‘gourmands’ aux petits oignons. Son patrimoine culturel est archiconnu. Déjà à l’âge d’or des 16ème et 17ème siècles, les artistes et scientifiques de premier plan comme Rubens et Van Dyck ont fait d’Anvers leur port d’attache. Les innombrables musées, églises, théâtres et autres temples de la culture sont les témoins du riche héritage que la ville s’est forgé au fil des siècles, mais la scène contemporaine y est également pétillante. Des artistes de renommée mondiale louent en effet la ville pour son style moderne et sa ‘vibe’ créative. Plus d’infos: Antwerp Tourism & Convention - www.visitantwerpen.be

Et ce n’est pas tout: cette année, l’organisme de la Clef Verte décernait sous le slogan ‘Have a green meeting’ ses premières certifications destinées aux sites de réunion écologiques. ’t Kraaienest de The Outsider Coast, situé sur l’îlot à la bifurcation du canal Plassendale-Nieuport, fut le seul site de Flandre occidentale récompensé pour sa gestion d’entreprise écologique. ‘t Kraaienest dispose de 20 couchettes, de vaste infrastructures et d’un agréable bar accueillant chaque groupe pour les repas ou toutes sortes d’activités. Un autre bar jouxté d’une spacieuse terrasse, des salles supplémentaires et plusieurs terrains récréatifs situés autour du site viennent compléter l’offre. © Filip Dujardin / Neutelings Riedijk Architecten

Plus d’infos: www.theoutsidercoast.be

eventnews.be Nouveaux bureaux pour DMG-security

ébut juin dernier, les bureaux de DMG-security ont déménagé vers des locaux plus spacieux juste en face de l’ancien bâtiment le long de la Zoerledorp à Westerlo. En raison de la croissance constante de la société, qui compte désormais huit personnes chargées du volet administratif, l’ancien espace de bureaux était devenu trop exigu pour pouvoir travailler correctement et accueillir les clients (sur rendez-vous) dans les conditions de confort souhaitées. DMG-security est une agence de sécurité polyvalente flexible. Qu’il s’agisse de gardiennage mobile ou statique de bâtiments, de marchandises ou de personnes, de contrôler l’accès ou les personnes lors d’événements publics, le client pourra compter chez DMG-security sur un service personnalisé et diversifié, parfaitement conforme à toutes les exigences, évidemment dans le respect de la législation. L’été 2012 s’annonce particulièrement chargé pour la société de Westerlo. Outre des activités de body-guarding et différentes missions de gardiennage statique comme la protection des hôtels Sheraton à Bruxelles, les collaborateurs de DMG-security seront discrètement sur la brèche lors de nombreux événements spéciaux, comme pratiquement tous les grands festivals de Belgique.

Lounge en partance pour la Wallonie

vec 45 exposants – une surface d’exposition complète – et 1011 visiteurs, l’organisateur Geert Torfs peut être satisfait de Lounge12, l’événement de networking audiovisuel qui a eu lieu début juin dernier à l’Hospitality Center du Sportpaleis d’Anvers.

Quand l’eau crache le feu …

rt Of Confusion – 7th Heaven est fier de présenter sa dernière création ‘special effect’: la FireFoutain. Cette FireFountain n’est pas une fontaine à eau ordinaire, pas plus qu’un jeu de flammes classique mais une combinaison des deux. L’eau et le feu dans une fusion parfaite, une véritable primeur au Benelux. La fontaine s’élève facilement jusqu’à 10 m de haut, tandis que le feu l’escalade en séquences prédéfinies ou brûle à son sommet, en fonction de la demande. La FireFountain fait danser les flammes à la surface de l’eau ou grimper le long des contours de la fontaine, dont les jets continus oscillent entre 0 et 10 m. La fontaine peut également être éclairée au moyen de LED pour un effet décuplé dans l’obscurité. La FireFountain est destinée à un usage professionnel et équipée exclusivement de composants européens de qualité dans un souci de sécurité maximale. Elle satisfait aux normes de sécurité UE les plus strictes. Vous pouvez d’ores et déjà visionner plusieurs vidéos sur www.7theaven.be.

“Je pense que nous avons trouvé cette année un bel équilibre entre symposiums et exposants”, affirme Geert Torfs. “Nous avons enregistré moins de pics au niveau de l’affluence, de telle sorte qu’il y avait constamment du monde au salon. Les visiteurs reviennent aussi chaque année, ce qui signifie qu’ils considèrent tout de même Lounge comme un bon salon. A Lounge déambulent aussi chaque année quelques gros acheteurs qui visitent tous les stands et passent même des accords importants. A côté de cela, je suis aussi très satisfait des deux orateurs de haut vol que nous avons réussi à attirer, à savoir Wim Schamp et Joris Walraet, qui ont tout deux proposé un exposé raffiné mais surtout très clair.” La modification de la répartition des salles a également porté ses fruits. “Cette année, nous avions un espace de symposiums unique au deuxième étage, auquel avait été ajouté un bar pour discuter agréablement. Le public était ainsi mieux réparti sur toute la surface du salon. Je pense qu’en quatre ans, Lounge est devenu une valeur sûre du paysage audiovisuel. En 2013, nous avons programmé Lounge les mardi 4 et mercredi 5 juin. Mais nous travaillons actuellement à la mise sur pied de la première version wallonne de Lounge. Il se pourrait donc que nous ne fassions qu’une édition wallonne de Lounge l’an prochain, puis de nouveau une édition flamande en 2014.”

Event Marketing

Cré-Action donne des ailes… à RedBull Le 5 mai dernier, malgré le ciel menaçant et des températures largement sous les normes saisonnières, quelque 25.000 personnes se sont pressées sur les abords du Mont des Arts à Bruxelles pour assister à la désormais traditionnelle course de caisses à savon RedBull. 80 équipages, tous plus originaux les uns que les autres, ont dévalé les 380 mètres du circuit imaginé par Stefan Everts et Fred Bouvy et agrémenté cette année d’un jump et d’un virage incliné digne des plus célèbres courses d’indy car. Un événement ‘piloté’ de mains de maître par Cré-Action.

Event Marketing 9

et événement très médiatisé permet avant tout de pousser un ‘cocorico’ pour notre petite Belgique et plus particulièrement pour notre agence, comme nous l’explique Marc-Antoine Sauvage, directeur de Cré-Action. «En effet, le concept que nous avons créé à la base est désormais repris à l’international par RedBull pour toutes ses courses de caisses à savon, de Los Angeles à Madrid. En outre, cette course constitue l’aboutissement d’une campagne de publicité nationale pour la marque de boissons énergisantes. RedBull rayonne en effet pendant plusieurs mois à travers les caisses à savon, avec un véritable pic de communication durant les 15 jours précédant la course, suivi d’une importante couverture médiatique».

Spectacle total

«La grosse particularité des caisses à savon, c’est que les participants sont les héros de l’événement. Ce sont eux qui, de A à Z, créent l’aspect décor, l’originalité et le spectacle. Tout le travail de Cré-Action consiste à leur donner la meilleure plate-forme possible afin que le spectacle soit total. Il s’agit cependant d’un événement qui demande facilement quatre mois de préparation (communication above, aspects pratiques tels qu’autori-

sations, plan de crise, rapports avec les intervenants comme la Ville de Bruxelles, la Police, les pompiers, etc.). Pour donner quelques chiffres, cette course, c’est 15 semi-remorques de matériel, 1.600 ballots de paille, 5 écrans led, 10 prises caméra, 2 camions de régie vidéo, 1 camion de régie son, 1 camion de régie écrans et pas moins de 250 intervenants du montage jusqu’au démontage. Le principal défi résidait précisément dans le timing, à savoir 24 heures pour le montage, la réalisation et le démontage, afin de libérer l’espace pour les fêtes de l’Iris. Autant dire que tout devait être réglé comme du papier à musique…»

Réussite

«Outre les énormes retombées médiatiques, le débriefing de RedBull a été extrêmement positif. Ses responsables ne s’attendaient pas à voir une telle foule vu les conditions climatiques peu engageantes, de telle sorte qu’ils considèrent l’édition 2012 comme particulièrement réussie et ne tarissaient pas d’éloges pour notre travail. Bref, nous avons cartonné, comme on dit! – un terme qui rappellera certainement quelques souvenirs à certains des participants…», conclut Marc-Antoine Sauvage.

picture: Kmeron

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+ Are you ready for the festival season ? + Werchter Boutique + TW Classic + Graspop Metal Meeting + Rock@field Luxembourg + Rock for specials + Rock Werchter + Dour festival + Tomorrowland

+ Suikerrock Tienen + Festival Dranouter + Antilliaanse Feesten + Rimpelrock Hasselt + Pukkelpop + Villa Pace St-Niklaas + Crammerock Stekene + I love Techno Gent

Event Agencies 11

White Rabbit

offre à Cegeka son propre festival

Cette année, la société d’informatique hasseltoise Cegeka souhaitait célébrer son 20ème anniversaire en compagnie des membres de son personnel et a, à cet effet, fait appel à l’agence White Rabbit. L’équipe de Jo Haegeman a organisé pour elle un festival de musique sur le propre site de la société. A la découverte de Cegeka Rock….

egeka collabore depuis déjà plusieurs années avec White Rabbit pour diverses réalisations. Et pour les célébrations de son 20ème anniversaire également, elle a directement pensé à l’agence de Jo Haegeman. “Cegeka voulait célébrer son anniversaire d’une manière originale”, explique Jo Haegeman de White Rabbit. “L’idée d’organiser un festival pour les collaborateurs et leurs partenaires a été directement appréciée. Après une préparation d’un peu plus de six mois, le personnel a pu se défouler le 2 juin lors du festival Cegaka Rock.”

Une belle affiche

Le terrain du festival était constitué d’un grand chapiteau TFS pour les concerts festifs et d’une tente à miroirs pour les concerts ‘club’ plus intimes. “L’objectif consistait à créer l’ambiance d’un véritable festival. En premier lieu avec une belle affiche d’artistes. Une affiche à l’accent fortement limbourgeois, avec par exemple Stijn Meuris qui a donné un concert intime exclusif. Nous avons eu sur scène des artistes très différents, allant de Cookies & Cream à 2 Fabiola, et de DJ Sven Ornelis à Axl Peleman. The Voice Vlaanderen était également bien représenté avec cinq artistes

en ouverture de l’événement. Pour le reste, nous avons créé une véritable ambiance de festival en reprenant toute une série d’ingrédients typiques des festivals. Nous avons ainsi travaillé avec des billets à déchirer comme invitations, des bracelets, des goodie bags et, naturellement, de grands bars et des échoppes à snacks. La soirée s’est clôturée par un grand feu d’artifice.”

Priorité à la sécurité

Vu que Cegeka préférait que l’événement soit organisé sur son propre terrain, cela a entraîné de très nombreux défis logistiques. “D’une part, parce qu’il s’agit d’un parking où il n’est pas évident de dresser un chapiteau et, d’autre part, parce que Cegeka dispose d’un centre de données sur le site, impliquant dès lors de très nombreuses mesures de sécurité. Nous avons donc accordé énormément d’attention au dossier sécurité. Après le drame du Pukkelpop l’an dernier, il s’agit également d’un sujet très sensible à Hasselt. Nous nous sommes régulièrement réunis avec la police et les pompiers et ils nous ont d’ailleurs aussi complimentés pour notre approche.”

“Toutes nos attentes ont été dépassées” Les responsables de Cegeka sont en tout cas très positifs par rapport à cet événement. “Vu que nous voulions célébrer notre 20ème anniversaire avec nos collaborateurs et leurs partenaires, nous étions à la recherche d’un concept accessible à tous”, explique Griet Vanrijkel de Cegeka. “Une demande à laquelle a très bien répondu Cegeka Rock. La collaboration avec White Rabbit a également été parfaite. Nous apprécions leur approche personnalisée et leur ouverture. Ils ont très bien senti vers où nous voulions aller.” “Nos objectifs ont été plus qu’atteints”, ajoute sa collègue Ina Vandersmissen. “Nous étions partis sur une base initiale de 1.000 personnes, mais nous nous sommes finalement retrouvés à 1.300. Nos attentes ont été dépassées à tous les niveaux. Tout s’est parfaitement déroulé et cela a rejailli sur tout l’événement. Les participants présents se sentaient à l’aise et tout le monde était très détendu.”

Event Agencies

20 ans

d’événementiel

VO Event a franchi cette année le cap des 20 ans d’existence. Un âge respectable dans le secteur, pour cette agence qui porte un regard lucide sur le marché et envisage son avenir avec sérénité. À l’image de Michel Culot, son fondateur qui revient ici sur deux décennies d’événementiel en Belgique

uand VO a vu le jour en 1992, le pays ne comptait que quelques agences d’événements et leurs missions étaient encore très ‘simples’.

«Le below-the-line tentait alors de se faire reconnaître, notamment par le biais de la micro-communication, que l’on appelle aujourd’hui la ‘brand activation’,» se souvient Michel Culot. «Les agences de publicité dominaient le marché et recouraient aux premières agences d’événements pour créer le buzz, orchestrer des coups médiatiques. Pour le lancement de Canal+ Belgique, je me souviens par exemple d’avoir organisé la projection des bandes annonces du premier Indiana Jones sur des More O’Ferral situés dans les grandes villes du pays. L’opération peut aujourd’hui paraître simple, mais à l’époque c’était incroyable et on a fait la une de la presse.»

Libération

Assez rapidement, les annonceurs ont compris l’impact que ces opérations de terrain pouvaient générer pour leurs marques. Pour la première fois de son histoire, la communication tenait un média capable d’interagir directement avec le public, de le cibler et de jouer sur ses émotions. «Dans la foulée des opérations menées pour nos clients, nous nous sommes lancés dans des investissements propres comme la production de la Nuit des Publivores, la recherche de sponsoring pour Couleur Café ou encore la création et la production /de la patinoire de Bruxelles, qui fut une première européenne et a focalisé l’attention des médias internationaux sur la capitale. Une première forme de city marketing, en fait... Cette décennie a aussi vu apparaître les Douwe Egberts Drive-In Movie Days, qui nous ont permis d’affiner nos outils de ciblage et d’interactivité avec le public. Conjugués à la confiance croissante des annonceurs envers les agences d’Event, ces événements entièrement gérés en interne ont permis aux jeunes agences d’événements de se libérer progressivement des agences de publicité,» poursuit le fondateur de VO. De fil en aiguille, la seconde moitié des années ’90 a été marquée par l’avènement du through-the-line. Cette véritable révolution dans le secteur a inscrit l’événement parmi les composantes naturelles du marketing mix des entreprises.

Event Agencies 13

«Cette nouvelle approche de la communication a connu une adhésion telle que certaines campagnes through-the-line ont vu la chronologie des opérations s’inverser, faisant de l’événement un point de départ. Autrefois omnipotentes, les agences de publicité ont donc dû concéder du terrain à une série de bureaux aux compétences très spécialisées.»

Digitalisation

Événements, field marketing, brand activation, guerilla, reveals, activation, calculs du ROI et des KPI,… les approches et les méthodes se sont multipliées à l’aube du deuxième millénaire. De leur côté, les annonceurs se sont eux aussi professionnalisés. «Les compétences se sont multipliées ces dernières années,» confirme Michel Culot. «Mais la véritable révolution de ces dernières années est évidemment l’ascension fulgurante du digital et des sociétés spécialisées dans ce domaine. Tous les grands groupes ont aujourd’hui intégré l’internet et les réseaux sociaux, VO Communication y compris, avec la création de VOICE (la cellule ‘web’ et médias sociaux de, VO créée il y a trois ans, ndlr). Si le digital a conquis la communication au sens large, l’événement conserve toutefois un rôle majeur dans le mix, en demeurant le lien physique qui unit la marque et sa cible.»

Profondeur

À l’heure actuelle, les agences d’événements qui peuvent se targuer d’une telle longévité tout en restant dans le top 5 de la scène événementielle nationale sont extrêmement peu nombreuses. La capacité d’adaptation de l’agence, son renouvellement et son inclinaison à intégrer tous ces changements dans la profondeur n’y sont naturellement pas étrangers. «Au cours de ces 20 années de métier, l’évolution du marché et des technologies ont toujours fait partie de notre quotidien. Dans ce cadre, nous nous sommes toujours efforcés d’intégrer ces nouveautés dans la profondeur. Grâce à de nouvelles cellules spécialisées ou à des systèmes internes de

workshops créatifs et stratégiques. La création de systèmes de suivi des grands comptes est un exemple parmi tant d’autres. Ils nous permettent notamment de fournir un suivi conforme aux demandes des services d’achats en matière de process très pointus. Un niveau d’exigence que très peu d’agences peuvent fournir en Belgique. Plus récemment, le développement durable et la responsabilité sociétale des entreprises se sont inscrits dans la politique de gestion des entreprises, communication comprise. Pour ce qui concerne l’événement, cette notion de développement durable ne se cantonne pas à la fourniture de quelques gobelets en plastique. Elle place l’événement en lien avec toutes les autres formes de communication, que ce soit marketing, vente, RP, etc. L’objectif de cette notion est d’amener du sens à chaque démarche concrète et de relier l’ensemble des outils de communication. Au-delà de toutes ces compétences intégrées, l’événement reste le vaisseau amiral de notre entreprise. Il bénéficie d’une attention de tous les instants, notamment par un système informatique permettant à chaque collaborateur d’instiller des concepts créatifs dans une base de données accessible à tous.» «Enfin, l’ère digitale a généré un changement d’attitude radical chez le consommateur,» précise Michel Culot. «Ce dernier n’est plus disposé à adopter la vision qu’une marque lui impose. Le web et les réseaux sociaux lui ont donné l’occasion de s’exprimer, positivement ou non, de se regrouper, d’agir et interagir. Le digital est un monde éminemment complexe, en évolution constante, qui demande une approche et une gestion approfondies par des spécialistes que nous sommes devenus.»

Nouveaux défis

Son avenir, l’agence semble vouloir le développer sur la base de l’expérience, de la continuité et de l’ouverture. «D’un point de vue interne, la structure de VO vient tout juste de s’étoffer avec l’entrée dans son actionnariat d’Alexandre Velleuer et Vinciane Morel, deux jeunes entrepreneurs évènementiels qui maitrisent désormais toutes les facettes du métier et qui vienne consolider les fondations de l’agence aux côtés de Michel Culot et de Patrick Parmentier. L’expertise que nous nous sommes forgé en 20 ans, sur un marché belge assez particulier par rapport à nos voisins, nous permet d’envisager un développement vers l’étranger,» nous confie Michel Culot. «Le multilinguisme et le prix de nos prestations nous placent en position concurrentielle favorable sur ces marchés. Tout récemment, on a notamment pu retrouver les équipes de VO en Allemagne et en France mais aussi sur des projets institutionnels dont la vocation dépasse nos frontières, comme pour l’Union européenne ou la candidature de Liège 2017. Les premiers pas vers cette expansion ont donc déjà été concrétisés…»

Event Management

Live communicatie - Franche et efficace De plus en plus d’agences d’événements ont emprunté la voie de la ‘live communication’. Qu’entendent-elles par là? La live communication forme un moyen fort et direct d’interagir avec le groupe cible visé. La rencontre de ‘l’expérience’ et de ‘la communication’ donne naissance à un puissant effet levier. A condition bien évidemment de respecter certaines règles. Lisez dès lors ci-après les conseils tactiques des acteurs suivants.

d-side group - Emmanuel Andries

Avant tout, au lieu d’utiliser le terme ‘live communication’, nous préférons parler ‘d’experiences’. Faire ‘vivre’ un message au groupe cible constitue notre spécialité. Pour ce faire, nous créons une ‘experience’ où l’expérience personnelle et l’émotion sont prioritaires. Une citation reprend parfaitement notre façon de procéder: “I’ve learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.”

The Oval Office - Tom Bellens

Dans une agence de live communication, les spécialistes de la communication et des événements travaillent sur les projets main dans la main. Ici, c’est ‘the people’ qui constitue le média; ce sont les gens qui communiquent et qui recherchent des expériences de marques authentiques. La combinaison de live experiences enthousiasmantes et d’une communication créative fait de plus en plus la différence. Un bon récit se raconte en live, tant pendant une réunion du personnel inspiratrice que lors d’une action de field marketing surprenante, d’un événement clientèle enthousiasmant ou un d’événement public racoleur. Pour ce faire, vous avez besoin non seulement de ‘spécialistes du live’, mais aussi de gens pouvant se targuer d’une grande expertise en communication. Les live experiences et la communication s’unissent; toutes les disciplines sont réunies sous la devise ‘united live communication’.

MeetMarcel - Bartel Van Iseghem

La live communication crée un contact direct avec votre groupe cible. Contrairement à la communication ‘above the line’, tout se joue ici en ‘temps réel’. Les solides agences qui marient créativité et qualité absolue peuvent ici faire la différence. La live communication offre un gros avantage à nos clients parce qu’ils peuvent regarder leur groupe cible droit dans les yeux. Il ne s’agit pas de la forme de communication la plus simple, mais d’une forme de communication très franche. Dans la réalité économique actuelle, de nombreux actionnaires d’entreprises sauront l’apprécier.

Engage BBDO - Daniël Schots

Un événement constitue un moyen de communication et un canal en soi par lequel vous souhaitez transmettre un message ou une émotion déterminée au groupe cible. Nous nous basons sur une stratégie de communication définie et optons pour un événement parce que nous partons du principe que celui-ci offre une valeur ajoutée. Notre communication y est harmonisée. Nous sommes une agence de communication qui dispose d’une cellule experience/events, mais pas une agence événementielle qui abrite plusieurs spécialistes de la communication. Une méthode que nous appliquons depuis déjà des années.

Event Management 15

New World - Kristof Bastiaensen

Il s’agit chaque fois de traduire correctement la communication above-the-line, à laquelle procède notre client, en un contact personnalisé avec le consommateur. Tant en rue que dans un endroit spécifique ou lors d’un événement, nous cherchons toujours la matière la plus pertinente de renforcer la communication classique. Ils installent la marque ou le produit, et nous activons l’ensemble et permettons au consommateur de tester le produit ou le service. La combinaison des deux fait la différence et renforce le ressenti de la marque, de telle sorte que nous créons un ‘memory point’ chez les consommateurs que notre client souhaite toucher.

Basesix - Kimberly Herwyn

Des éléments comme la communication, l’émotion et le mouvement ou la progression jouent toujours un rôle dans nos activités principales. On peut résumer cela par l’addition suivante: communication +(é)motionnel = réflexion et travail com-motionnel. Tant pour une organisation totale, que pour booker une célébrité ou créer un concept médiatique, cette approche génère de l’attention et ne laisse personne indifférent. Astrid In Wonderland en constitue un bel exemple. Tout le monde a son avis sur l’émission et l’interaction entre le casting est troublante. En outre, le concept est extrêmement simple.

Event Masters - Bert Knuts

Nous parlons d’une forme d’experience marketing au moyen d’événements qui aspirent à un ressenti plus intense d’un produit ou service. Grâce à une stimulation supplémentaire des sens, le groupe cible bénéficie d’une impression beaucoup plus forte. Via une intégration correcte dans l’événement, vous êtes directement présent, les participants croient davantage en votre récit et, en outre, en parlent entre eux. Pour que cela marche, il faut toutefois que vous connaissiez le produit par cœur et que vous sachiez à quel groupe cible vous voulez vous adresser. Pour ce faire, il faut plus qu’un simple briefing relatif au produit.

The Media House - Christopher Van Hemelryck

La live communication est la somme de l’aspect événementiel et communicationnel, deux aspects indissociables. En fait, nous en revenons ici à la forme de communication la plus ancienne, à savoir celle d’un homme à un autre. Aujourd’hui, nous injectons dans celle-ci du contenu créatif, grâce auquel nous générons une interaction qui se traduit par un retour sur investissement mesurable au niveau sales & marketing. Ce qui donne naissance à une nouvelle discipline, qui intègre les deux formes existantes et débouche sur un des outils de communication les plus mesurables en raison de son aspect direct. Le live-communicator idéal n’est autre que l’acteur qui a grandi dans la communication événementielle et qui, au cours des années suivantes, se perfectionne de plus en plus dans cette discipline via des formations.

Si l’on retrouve plusieurs points communs entre ces différentes visions de la communication live, le sujet demande un débat qui confrontera ces différentes conceptions. Ce sera chose faite à la rentrée. Vous êtes agence ou organisateur d’événement et voudriez débattre de ce sujet avec nous? N’hésitez pas à envoyer un e-mail à gs@eventbox.be. Nous nous ferons un plaisir de vous tenir informé des détails de notre table ronde!

NEED A STRONG PROMO TEAM? As a live communication agency, The Oval Office organises plenty of field actions. We have the creative and logistical power to roll-out the most ‘creaffective’ field marketing campaigns and promotions.

WANT TO JOIN OUR PROMO TEAM? eovalofﬁce.be Go to our website www.th fﬁce.be valo or e-mail people@theo

COMMUNICATION | DESIGN | EVENTS FIELD MARKETING | HOSPITALITY | PUBLIC RELATIONS

The Oval Ofﬁce | Herrystraat 15 | 2100 Antwerp | Belgium

Advertorial 17

NewWorld

“Rendre les bons stimuli ‘top of mind’” De nos jours, le consommateur est inondé d’informations. En tant qu’annonceur, il est dès lors de plus en plus difficile de faire ressortir son message de la masse. Il existe cependant de nombreuses façons créatives d’y parvenir. Via la live communication, vous pourrez faire ressortir tel ou tel message de la masse et rendre celui-ci ‘top of mind’. NewWorld est spécialisée dans ces activités de brand activation. Kristof Bastiaensen de New World explique comment son agence peut faire la différence grâce à l’approche appropriée.

ia les médias classiques, mais aussi en rue, le consommateur est continuellement exposé à des stimuli. “Mais souvent, ces messages restent présents seulement de manière latente”, précise Kristof Bastiaensen. “En tant que live communicator, notre tâche consiste à activer certains messages en mettant le consommateur en contact avec tel produit ou tel service de la manière appropriée et dans le décor approprié. Il s’agit en fait de créer une sorte de wow-effect. Lorsque le consommateur est réellement confronté à ce produit ou service, il y a en effet beaucoup plus de chances qu’il s’en souvienne.”

Trois messages

NewWorld souhaite, via la live communication, communiquer trois niveaux de messages différents. “En premier lieu, nous positionnons la marque avec le rayonnement approprié et les valeurs clefs appropriées. A côté de cela, nous permettons au consommateur de faire connaissance avec un seul produit ou service spécifique. Enfin, il est possible de coupler à cela une action par laquelle le consommateur pourra gagner quelque chose. On recrée ainsi une connexion entre le consommateur et l’annonceur.”

remporter une croisière. Après le kick-off a été organisée l’action ‘The Summer Will Be Blue’, avec des activations dans les parcs où ont été organisées toutes sortes de jeux estivaux. Une hôtesse était également chaque fois présente pour prodiguer des explications sur l’importance de la protection solaire. Nous avons ainsi fait passer le message de Nivea d’une manière agréable.”

Nivea Summer Tour

Un partenaire expérimenté

Le Nivea Summer Tour, organisé pour le client par NewWorld en collaboration avec Posterscope, forme un bel exemple de live communication. “Nous avions organisé le kick-off de cette action à la gare d’Anvers. Les gens qui attendaient leur train pouvaient par exemple profiter d’un massage. Ils entraient ainsi en contact de façon sympathique avec Nivea. A côté de cela, un concours permettait également de

“Notre spécialité consiste à activer les bons stimuli d’une manière créative, mais aussi pertinente. Nous veillons à attirer l’attention du consommateur, à retenir celle-ci et à transmettre les informations appropriées. La live communication vous permet de travailler de façon très sélective et de vous focaliser sur un groupe d’utilisateurs bien déterminé. De surcroît, notre expérience constitue un gros atout. Après tou-

tes ces années, nous savons en effet dans quels endroits et à quels moments nous pourrons toucher le mieux tel ou tel groupe cible.”

Rapide & flexible

NewWord se profile comme un spécialiste de la live communication à 360° avec de nombreux départements différents sous un seul et même toit. “Nous voulons garantir à nos annonceur une rapidité et flexibilité élevées. C’est pourquoi nous avons choisi de réaliser plusieurs opérations en gestion propre. NewWorld dispose ainsi de son propre studio, d’un département logistique, d’une imprimerie digitale, d’une menuiserie, d’une division mobile, etc. Nous pouvons faire nousmêmes tout ce qui est important pour soutenir l’action. Ce qui nous rend moins dépendants de partenaires externes. Et donc sans pertes de rapidité ni de qualité”, conclut Kristof Bastiaensen.

Conférer davantage d’impact à vos réunions

epuis déjà 30 ans, Abbit Meeting Support soutient les organisateurs du monde entier afin d’accroître le rendement de leurs réunions et conférences. Grâce à un large éventail de tools et au savoir-faire de nos professionnels chevronnés, nous assurons l’efficacité de chaque réunion. Abbit propose, en tant que one-stopshop, des services qui se focalisent sur une formation et un networking plus ciblés lors de vos réunions et conférences. Nous augmentons l’impact de votre réunion. Les tools et services d’Abbit sont subdivisés en cinq catégories différentes: creative (branding, meeting design…), human (formation d’orateurs, crew management…), art (meeting identity design, production

vidéo…), technical (son, lumière,…) et technological (vidéo conférence, hotspots Wi-Fi,…). Dans chacun de ces domaines, les possibilités sont infinies. Abbit vous aide à choisir les tools nécessaires à votre réunion. Chaque client se voit désigner son propre Meeting Support Manager. Il s’agit d’un contact fixe qui officie comme chef de chantier pour l’organisation de votre réunion. Celui-ci rassemble et briefe les différents experts engagés et veille à l’exécution parfaite du projet. Abbit utilise un équipement et des applications sur mesure pour vos réunions. Nous allons beaucoup plus loin que

le fournisseur audiovisuel typique et fournissons aussi du matériel de bureau, des conseils conceptuels, du matériel de communication, du mobilier de réunion, du design, etc. Bref, tout ce que nécessite votre réunion. La qualité constitue la notion clef pour Abbit Meeting Support. Grâce à la stricte application des procédures, normes et standards, nous pouvons dès lors toujours placer la barre très haut. Chaque réunion est soutenue avec le même degré de haute qualité, de service, de sécurité et de confidentialité. Abbit est un lanceur de tendances en réunions et conférences dans toute l’Europe depuis 1982.

Contactez-nous via +32 14 44 88 33, info@abbit.eu ou www.abbit.eu.

Event Management

Event Intelligence L’évolution fulgurante de la technologie événementielle... Texte: Danny Stevens, EventDrive

Dans cette série d’articles, nous traduisons en langage de tous les jours les derniers développements survenus au sein de l’industrie des meetings et événements. Dans ce numéro, nous vous proposons un bref aperçu des sujets abordés, avant de revenir plus en profondeur sur l’un d’eux dans chaque numéro.

es dernières années, nous avons vu émerger une demande marquée d’interaction et d’implication entre les divers éléments: Participant <> Contenu <> Orateurs <> Organisateur et c’est précisément là que la technologie peut apporter une valeur ajoutée effective pour toutes les parties prenantes. Un second domaine où la technologie se révèle très utile concerne la transparence et le ROI – une mesure offrant un aperçu rapide de tous les paramètres d’une organisation à travers une série de dashboards. Rien qu’en matière d’applications mobiles, nous sommes face à une véritable révolution.

Dans nos prochains numéros, nous vous en présenterons plusieurs et nous en éprouverons l’utilité dans la pratique. En marge des applis, vous avez les plateformes fermées spécifiquement développées pour l’industrie des meetings et événements. L’introduction la plus remarquable lors de l’IMEX à Francfort nous est venue de SpotMe qui a présenté sa nouvelle plateforme iPad avec un mur de 500 iPads. La différence avec les plateformes fermées réside dans le fait que les participants ne se connectent pas sur le réseau via une appli sur leur propre iPad mais ont à leur disposition un iPad spécifiquement configuré pour la conférence.

Une étude récente de Morgan Stanley nous apprend que 953 millions d’abonnements smartphone ont été signés durant le Q4 /2011, ce qui représente une pénétration de marché de 18% au sein de la communication mobile. Une bagatelle comparée aux 6,1 milliards d’abonnements de téléphone mobile. Le marché des tablettes et smartphones affiche une croissance annuelle de 38% et chaque mois, de nouvelles applis meetings et événements arrivent sur le marché, s’efforçant toutes de s’octroyer une part du gâteau de la folie mobile.

Cela présente le grand avantage d’offrir à l’organisateur un contrôle complet sur le réseau fermé et de lui permettre de piloter les appareils de manière individuelle ou collective en fonction du projet et des tâches à effectuer.

Pour l’event manager moyen, les tester et les comparer toutes constitue un job à plein temps et souvent les applications ne semblent pas aussi utiles que promis dans un cadre de meeting professionnel.

Les participants peuvent consulter le profil des autres participants, fixer des rendez-vous, consulter leur programme, répondre à des enquêtes et même localiser d’autres participants sur le site de l’événement.

L’organisateur peut ainsi assurer le broadcasting synchronisé des présentations, monitorer les feedbacks et les sessions de vote, envoyer des messages à tous les participants…

Event Management 21

DannyStevens cevez un ticket électronique qui vous donne accès à l’événement ou aux web casts live. De cette manière, vous épargnez des frais de déplacement et vous gagnez du temps. Et vous réduisez drastiquement l’impact sur l’environnement.

Une autre technologie s’insinue progressivement dans le secteur des meetings et événements: la NFC ou Near Field Communication, de plus en plus souvent présentée comme le ‘RfID killer’. Ce qui pourrait s’avérer vrai dans la pratique. La puce NFC peut être intégrée dans un badge, un bracelet, un porte-clés,… mais d’ici quelques années, on en trouvera dans la majorité des smartphones. De nombreux appareils disponibles sur le marché sont d’ores et déjà équipés de la technologie NFC. La KU Leuven et la haute école Artesis travaillent depuis 2010 à un portefeuille électronique dans le cadre d’un projet TeTra (Technology Transfer) du gouvernement flamand. EventDrive fait partie du groupe de travail et a lancé le projet pilote de cette technologie fin de l’année dernière, avec l’Event Intelligence Forum.

Un dernier point, sur lequel nous reviendrons longuement ultérieurement: l’intégration avec Web To Print (W2P). Cela permet à l’organisateur d’envoyer des invitations, livrets de programmation, tickets physiques,... en version imprimée directement depuis la plateforme d’enregistrement. Chacun sait qu’une belle invitation imprimée a toujours plus d’impact qu’un simple e-mail. Il est désormais possible de charger un projet d’invitation dans la plateforme d’enregistrement et de le fusionner avec les listes d’invitation. En quelques clics, ces documents sont envoyés vers les presses, finalisés, mis sous enveloppe et livrés à la poste en 24 heures. Ce système permet donc de gérer rapidement et efficacement même les listes de dernière minute. Par ailleurs, vous pouvez suivre l’évolution de vos projets et ainsi savoir à tout moment à quelle étape du traitement ils se trouvent. Le participant reçoit une invitation dans sa boîte aux lettres et s’inscrit au moyen d’un code unique.... c’est pour cela que l’on appelle ce système... Print to Web.

Ce portefeuille permet de stocker tickets, bons pour boissons et restauration, vouchers,…. et de les échanger de manière simple à des terminaux de paiement ou entre eux. Cette technologie pourrait remplacer à long terme les jetons et tickets en papier classiques. Une autre start-up impliquée dans la NFC est Getyoo, qui monte des kiosques interactifs pour la gestion de la documentation lors d’événements, contribuant ainsi à réduire drastiquement les montagnes de papiers liées aux salons et congrès. En y intégrant EventDrive, ce système permet d’utiliser le badge visiteur pour ouvrir divers médias mais aussi pour consulter les agendas, fixer des rendez-vous ou localiser d’autres participants sur un événement. Cette technologie permet également de partager en live photos, “j’aime” et commentaires via LinkedIn, Facebook et Twitter. D’autre part, on constate une fusion des marchés des événements physiques et virtuels en événements hybrides. Vous pouvez aujourd’hui parfaitement organiser un congrès se déroulant simultanément à plusieurs endroits dans le monde. Et auquel des participants et orateurs peuvent prendre part depuis divers sites (hubs). A l’enregistrement, vous spécifiez si vous souhaitez participer de manière virtuelle ou physique, et vous re-

Quelques liens pratiques www.getyoo.com www.spotme.com www.eventdrive.eu

Meetcentives

Hébergement stylé et accueil unique dans les hôtels Sandton Le collectif Sandton Hotels possède quatre hôtels de standing en Belgique et se profile comme un groupement hôtelier novateur aux avantages nombreux pour le voyageur business. Les hôtels proposent un large éventail de possibilités de séjour et de détente. Sandton n’aime pas l’uniformité: les sites de Bruxelles, Gand et Courtrai conservent leur identité propre caractéristique, s’intégrant parfaitement dans leur cadre spécifique.

Valeur ajoutée distinctive

uxe, confort, personnalité, cadre et intimité: tels sont les piliers qui offrent aux hôtels Sandton leur valeur ajoutée distinctive. Sur chaque implantation, le voyageur d’affaires peut compter sur un accueil proactif et authentique. La direction et les collaborateurs de la Sandton Hotels Collection maîtrisent l’hospitalité comme personne. Les hôtels sont toujours installés au cœur d’un noyau urbain intrigant et/ou de lieux ayant énormément à offrir aux visiteurs durant leur séjour. Le Sandton Pillows Brussels, majestueux hôtel boutique quatre étoiles de luxe, se trouve par exemple en plein centre historique de Bruxelles. Le Sandton Brussels Centre est distant de 70 m à peine de la Gare Centrale, à un jet de pierre de la Grand Place. Les bâtiments parlementaires de l’Union Européenne sont également tout proches. Et pourtant, ce luxueux hôtel contemporain vous offre un cadre agréable et un séjour reposant.

Sandton Grand Hotel Reylof

Le Grand Hotel Reylof est un oasis de tranquillité en plein cœur de Gand, à distance pédestre des plus beaux monuments historiques qui font la réputation mondiale de la ville. Le splendide hôtel compte 158 chambres et est un véritable régal pour les yeux avec sa façade de style empire, son magnifique jardin intérieur et sa remise à calèches classée. Les chambres aux plafonds élevés et aux grandes fenêtres font revivre la France du 18ème siècle. Le nouveau bâtiment moderne abrite chambres élégantes, suites, appartements long stay et espaces de séminaire modulaires. L’homme ou la femme d’affaires y trouvera toutes les facilités nécessaires: gestion personnelle du climat intérieur, WiFi, minibar et luxueuse salle de bain avec douche italienne. La détente est à l’honneur dans les lounges sobres ou le centre bien-être à la pointe de la modernité. Et le raffinement gastronomique est également au rendez-vous dans le restaurant Lof, proposant des spécialités françaises classiques. Ne manquez pas non plus le bar à champagne exclusif ou le bar à cocktail NJOY. L’hôtel compte en outre neuf salles de réunion accueillant idéalement tous vos meetings professionnels. Ces espaces sont aussi pourvus de tout le confort moderne, tout en conservant leur caractère authentique. Autre atout: l’hôtel possède un parking souterrain et est jouxté par un parking public tout proche.

Sandton Hotel Broel

Sur les bords de la Lys à Courtrai se dresse le Sandton Hotel Broel, qui se profile comme l’hôtel par excellence pour les séjours et réunions business. Jouissant d’une excellente position par rapport à la métropole française de Lille, il forme en outre une base de départ idéale pour visiter la ville de Courtrai. Situé en face des anciennes tours de guet, le site est à distance pédestre de l’agréable centre-ville. L’hôtel compte 70 chambres et suites, aménagées avec une élégance respirant le luxe pur. Les spacieuses salles de bain sont particulièrement stylées pour un concept hôtelier. L’ensemble de l’hôtel est non-fumeur et offre une large palette de services supplémentaires, infrastructures de réunion, WiFi gratuit et services de blanchisserie. Avec l’‘Orangerie’, l’hôtel dispose d’une dépendance prestigieuse abritant entre autres les suites Junior, un espace fitness et une superbe salle des fêtes. Le Sandton Hotel Broel possède plusieurs salles de réunion et sustente agréablement ses clients dans le Bistro Restaurant Broel, le Lounge Bar Castel ou sur l’éblouissante terrasse avec vue sur les tours Broel sur les rives de la Lys. Parking aisé sur le parking des tours Broel, en face de l’hôtel.

Plus d’infos www.sandton.eu

Meetcentives 23 Sandton Hotel Broel

Sandton Brussels Centre Broelkaai 8, 8500 COURTRAI T +32 56 21 83 51 F +32 56 20 03 02 kortrijk@sandton.eu www.sandton.eu/kortrijk

À Courtrai, sur les bords de la Lys et face aux anciennes tours de guet de la ville, se dresse l’élégant Sandton Hotel Broel. Cet hôtel quatre étoiles de luxe compte 70 chambres aménagées avec charme, une piscine intérieure, un espace fitness, un sauna et plusieurs infrastructures de restauration, dont un très agréable bistrot. Le Sandton Hotel Broel se situe dans un endroit unique. En effet, de l’hôtel, il suffit de traverser le pont et on a directement accès au centre-ville. Vous y trouverez nombre de monuments et un vaste choix en boutiques de mode. Rien d’étonnant que Courtrai soit qualifiée de ville du design de Belgique. De plus, en 15 minutes en voiture, vous serez à Lille, l’Anvers de la France. MEETING SURFACE: 7 NUMBER OF ROOMS: 70 RESTAURANT: Restaurant Bistro Broel. Notre agréable bistrot peut accueillir 80 personnes dans son cadre unique, idéal pour un lunch d’affaires, un dîner, un café avec pâtisseries,… Par beau temps, vous pouvez également savourer un en-cas sur la terrasse avec vue sur les tours Broel et la Lys. Le Bistro Restaurant Broel vous propose des créations culinaires durant toute la journée et en soirée. La carte se compose d’une vaste palette de plats de poisson, de viande et saisonniers.

Sandton Pillows Brussels

Parochiaansstraat 15-27, 1000 BRUXELLES T +32 22 74 08 10 F +32 22 74 08 19 brussels@sandton.eu www.sandton.eu/brusselscentre

‘Un hôtel de luxe contemporain au cœur de Bruxelles’. Tels sont les mots qui caractérisent le mieux le Sandton Brussels Center, situé dans la paisible rue des Paroissiens. Bruxelles, la capitale de l’Europe, abrite le tout nouveau Sandton Brussels Centre. Ce havre de paix au luxe contemporain se niche au cœur de la ville, à un jet de pierre de la Gare Centrale, de la Grand Place et de l’impressionnante Cathédrale Saint-Michel. Le quartier des affaires de Belgique, où sont rassemblés les bâtiments parlementaires et l’Union Européenne est accessible à pied depuis l’hôtel. Bref, le Sandton Brussels Centre jouit d’une excellente situation entre le centre touristique et le quartier des affaires de la ville. Un lieu idéal ! MEETING SURFACE: 2 NUMBER OF ROOMS: 70 RESTAURANT: Le petit-déjeuner est servi tous les jours dans le lobby lounge. Une grande variété de produits sélectionnés avec soin vous attend tous les jours pour bien commencer la journée. Le bar international est ouvert tous les jours de 15h à minuit.

Sandton Grand Hotel Reylof Hoogstraat 36, 9000 GAND T +32 9 235 40 70 F +32 9 235 40 79 gent@sandton.eu www.sandton.eu/gent

Place Rouppe 17, 1000 BRUXELLES T +32 22 04 00 40 F +32 22 04 00 49 pillowsbrussels@sandton.eu www.sandton.eu/brusselspillows

Sandton Grand Hotel Reylof

centrum van Brussel, ligt ussels. Op de eerste blik Sandton Grand Hotel Reylof, gelegen op een echte toplocatie en op gauw u binnen stapt voelt wandelafstand bekende monumenten, is een echte aanrader. HetLe Sandton Grand Hotel Reylof occupe un lieu d’exception à distance pédestre Le tout nouvel hôtel quatre étoilesvan Sandton Pillows Brussels vient d’ouvrir prachtige hotel beschikt hotel Rouppe, zal beschikken over 158 comfortabele hotelkamers, waaronder Charmede tous les monuments célèbres, un véritable must. L’hôtel dispose de 158 ses portes sur la Place au centre de Bruxelles. Le bâtiment peut conference zalen en een kamers, Deluxe kamers, Junior Suites en een Presidential Suite. In het Brussels beantwoordtsembler in chambres, dont plusieurs suites et executive ﬂats, le restaurant-bar “Lof”, un bar imposant au premier abord, mais dès que vous en franchissez le monumentale hoofdgebouw bevinden zich het sfeervolle restaurant & bar wel zakelijk als privé grote à champagne, le bar à cocktail NJOY, une terrasse dans le jardin intérieur et le seuil, vous êtes accueillis par une atmosphère chaleureuse et hospitalière. ndacht. Lof, een champagnebar, een cocktailbar en een private dining room. Er is

Ce superbe hôtel compte 45 beschikbaar chambres élégantes tout hotel. confort, 2 salles de binnentuin kuntWiFi gratuit. L’hôtel Reylof est en outre le site parfait pour vos réunions avec ses gratis wifi in het gehele In de prachtige conférence et un agréable restaurant avec bar. Le Sandton u bij goed weer heerlijk genieten op eenPillows van deBrussels terrassen. Een oase vanneuf salles de réunions ayant chacune leur propre ambiance authentique et de

ndirect daglicht, moderne répond à tous égards exigences desVoor clients à l’atmosphère, rust aux middenin de stad. de sensibles nodige ontspanning vindt u in het koetshuisla lumière naturelle. me inrichting zijn de zalen au confort et à l’attention personnalisée, tant sauna, pour les occasions profeseen Wellness met zwembad, stoombad, behandelkamers en fitness.Unique pour un hôtel citadin, vous avez à votre disposition en tant que client un seminars als voor private

sionnelles que privées. Le Sandton Pillows Brussels situe en plein centre, Het hotel beschikt over een 30-talseparkeerplaatsen, maar er is eveneens decentre wellness entièrement équipé avec accès gratuit à la piscine, au sauna, au publieke parking ‘Ramen’ net om hoek. bain de vapeur et au centre de fitness. Moyennement paiement, vous pouvez à deux pas de la Grand Place et de la statue du de Manneken Pis et à 150 également profiter de divers traitements et du solarium. Le bâtiment possède mètres de la station de métro. m, dichtbij de Grote Markt, Meetings & Events en outre 45 emplacements de parking, sans oublier la proximité du garage parlementsgebouwen en Het2 hotel beschikt over zeven meetingrooms met elk hun eigen authentiekepublic ‘Ramen’. MEETING SURFACE: egen naast het 2-sterren sfeer en allen met daglicht. De zalen beschikken eveneens over gratis wifi. e leuke winkelbuurtenNUMBER en OF ROOMS: 45 n de Europese hoofdstad. MEETING SURFACE: 9 RESTAURANT: Pour votre lunch, votre dîner ou une dégustation accompaActiviteiten gnant l’apéritif, le Sandton Pillows Brussels vous propose carte ‘all day diGent, volgens Lonely Planet België’sune best bewaarde geheim, is zeer deNUMBER OF ROOMS: 158 ning’ avec des platsmoeite classiques queHet vous pouvez savourer dans une ambiance waard. kent vele indrukwekkende bezienswaardigheden en ademtRESTAURANT: “Lof” compte parmi les plus récents restaurants tendance de chaleureuse informelle. de sfeer uit van het verleden. De stad die schoonheid en cultuur combineertGand. Au menu, on retrouve de grands classiques français dans une présentamet creativiteit, vooruitstrevend design en gastronomie. Kortom, gezelligtion moderne, qui surprendront tous vos sens. Par beau temps, vous pouvez genieten! Ontdek de meest historische stad van Vlaanderen en verblijf inprofiter de l’agréable terrasse, véritable oasis de sérénité au cœur de la ville. Sandton’s eerste Grand Hotel, Sandton Grand Hotel Reylof.

SANDTON HOTELS www.sandton.eu

Meetcentives © Snow Village, Marco Michaud

Montréal

Le Village des Neiges En mars dernier, le Ministère du Tourisme du Québec a organisé un éductour pour les agences incentives belges en partenariat avec Air Canada, Tourisme Montréal et Tourisme Mauricie. Qui était mieux placé pour émettre un avis sur cette destination que les participants de cet éductour? Pour ce second volet consacré plus précisément au Village des Neiges, nous avons glané les avis de l’agence réceptive locale Vitamine by JPDL et d’une participante: Inge Van Breugel d’Omnia Travel.

ans le programme de cet éductour était également impliquée l’agence réceptive Vitamine, une division de la société de communication JPDL. Odette Guay, account director revient pour nous sur les principaux atouts du Québec en tant que destination incentive ou de congrès. “Il me faut ici mentionner les différentes saisons qui offrent chacune des activités uniques (hiver, printemps et automne avec l’été indien), mais surtout la qualité et diversité des prestations, restaurants, hébergements et activités. Sans oublier la joie de vivre et l’accueil exceptionnel des gens. Bref, c’est l’Amérique, mais avec un accent européen. Les infrastructures ou activités incentives les plus prisées sont les hôtels de villégiature avec toutes les activités disponibles sur place – observation des ours, ballade en 4x4 dans la nature, repas typique sous une tente en compagnie d’un amérindien, pêche sur glace, la motoneige, l’hôtel de glace à Québec au décor différent chaque année. Mais aussi Montréal et son nouveau quartier des festivals et bien évidemment le Cirque du Soleil, le Cirque Eloize et l’Ecole Nationale de cirque qui ont contribué avec leur notoriété à faire de Montréal la capitale mondiale du cirque. On peut aussi citer le train du Massif qui relie Québec à la région de Charlevoix avec son parcours d’interprétation high-tech. On ne peut également passer sous silence le Village des Neiges et ses différents atouts, comme la proximité de la ville avec une vue imprenable sur Montréal, le restaurant et bar de glace accessible pour des évènements privés ou encore l’hébergement original. Avec tous ces atouts, le Québec s’adresse à différents types de clientèle et nous approchons particulièrement la clientèle européenne tout en te-

nant compte des différences culturelles de chaque pays. Cette clientèle européenne succombera assurément aux charmes des grands espaces, de l’Amérique française, de la culture amérindienne et québécoise, de la variété d’activités disponibles en toutes saisons, de la qualité de l’accueil, de l’accessibilité et de la sécurité”, conclut Odette.

Le Village des Neiges

Pour Inge Van Breugel, Team Leader Group & Incentive Travel chez Omnia Travel, la ville de Montréal offre assurément des possibilités pour organiser des incentives: “Nous avons été accueillis par des agents réceptifs débordant d’idées pour organiser des activités de teambuilding comme l’école du Cirque, l’atelier cuisine, l’atelier des Arts, etc. En plus, Montréal possède des galeries comme L’Arsenal ou la Société des arts technologiques, où peuvent être organisées des activités adaptées. Le célèbre Festival du Jazz constitue aussi une occasion pour accueillir des groupes intéressés. Quant au Village des Neiges (www.villagesdesneiges.com) proprement dit, notre groupe n’a malheureusement pas pu y loger, vu que les températures étaient trop douces et que le village était donc fermé. Nous avons toutefois pu y accéder en soirée et y visiter une chambre, la chapelle, le bar et le restaurant, mais à l’état ‘vide’. A mon avis, cet endroit s’avère idéal pour passer une nuit dans le cadre d’un voyage incentive: loger dans le village des neiges constitue une expérience unique, mais le manque de confort – en tout cas pour nos clients – fait qu’un dîner suivi d’une nuitée et du petit-déjeuner seraient suffisants.”

Meetcentives 25 Odette Guay Vitamine by JPDL

Inge Van Breugel Omnia Travel

À destination en toute quiétude

vec son Executive First Class, Air Canada propose à ses passagers un niveau de service et de confort digne d’une First Class au prix d’une Business Class. De quoi débuter son séjour au Québec dans les meilleures conditions! L’expérience de voyage en Executive First Class d’Air Canada prend une toute autre dimension, et ce dès l’aéroport. Oubliez les files d’attente et le brouhaha des allées: avec ses lounges confortables assortis d’un enregistrement et d’un embarquement prioritaire, c’est en toute quiétude que vous prendrez place dans le siège confortable qui vous attend à bord du Boeing 767. Plusieurs fois récompensée et à la pointe de la modernité, l’Executive First Class d’Air Canada vous invite dans un vaste siège qui vous permet de prendre littéralement le contrôle de votre voyage. Lecture, travail sur votre portable, repas de tout premier plan,… votre siège bordé de parois garantissant votre intimité vous obéit au doigt et à l’œil pour adopter la position que vous souhaitez, jusqu’à se métamorphoser en lit parfaitement plat. Votre écran de télévision personnel est lui aussi à votre disposition pour vous offrir 600 heures de divertissement, parmi lesquelles un choix de 200 films à la demande, 150 émissions tv, 100 cd et 12 stations de radio! Fort de ce contrôle et du service attentionné de l’équipe en cabine, c’est en parfaite forme que vous arriverez à destination. L’été, Air Canada opère une liaison quotidienne entre Bruxelles et Montréal (contre 5 vols hebdomadaires en hiver).

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Event Business 27

Exposez au plus grand salon européen de l’événement à un tarif avantageux

BEST OF EVENTS INTERNATIONAL 2013

Les 16 et 17 janvier 2013, le Messe Dortmund accueillera le salon BEST OF EVENTS INTERNATIONAL, le plus grand salon européen dédié à l’événementiel. Sur base de ses éditions précédentes, la manifestation devrait rassembler près de 450 exposants et 10.000 visiteurs sur 20.000 m². Pour 2013, ses organisateurs ont aussi prévu un village belge.

BEST OF EVENTS GmbH Ute Degen

Internationalisation

es technologies au catering en passant par le mobilier, les lieux, les animations et bien d’autres segments 100% événementiels, BEST OF EVENTS INTERNATIONAL attire chaque année un visitorat croissant de décideurs d’entreprises. Allemands, surtout, mais aussi étrangers. Car les organisateurs du salon ne ménagent pas leurs efforts pour ouvrir leur salon aux visiteurs et exposants européens. «C’est une chance unique de rencontrer des spécialistes et des décisionnaires, le tout dans une excellente atmosphère,» expliquent ses organisateurs. «Les exposants du BOE apprécient notamment la rentabilité de cet événement, de même que ses opérations publicitaires et marketing envers ses groupes cibles.»

Offre spéciale Belgique

Le secteur événementiel belge notera la présence sur le salon d’un village belge, édifié dans le Hall 7. Chaque exposant belge a d’ores et déjà l’opportunité d’y réserver un stand complet de 4 m² de surface de présentation, comprenant 1 prise 3,3 kW, 2 tabourets de bar, 1 table haute, 1 ticket pour la BOE-NIGHT, le tout au prix de 990,00 euros (net/forfait marketing supplémentaire de 225,00 euros).

À ce package extrêmement abordable, les organisateurs du salon ont prévu une action ‘early bird’ pour la Belgique, à savoir 10% de réduction sur toute réservation passée avant le 30 juillet 2012. Par après, il sera naturellement toujours possible de négocier des conditions intéressantes avec les organisateurs de BEST OF EVENTS INTERNATIONAL.

Ulzburger Str. 22 22850 Norderstedt T +49 (0) 40 52 90 10 65 F +49 (0) 40 52 90 10 67 u.degen@boe-messe.de www.boe-messe.de

La participation à la Belgien AREA présente deux grands avantages. D’une part l’attractivité par un emplacement optimal dans le Hall 7 et une présentation groupée, et d’autre part l’intégration de ce village national dans les actions publicitaires et marketing de l’organisateur, afin de sensibiliser les visiteurs professionnels. Bref, le salon BEST OF EVENTS INTERNATIONAL s’inscrit déjà comme un rendez-vous incontournable pour tous les organisateurs et prestataires belges désireux de dépasser nos frontières! Pour tout savoir de BEST OF EVENTS INTERNATIONAL, surfez sur www.boe-messe.de

BEST OF EVENTS INTERNATIONAL 2013 se tiendra du 16 au 17 janvier 2013 dans les halls 4, 6 et 7 du Messe Westfalenhallen Dortmund. Exposants et visiteurs trouveront toutes les informations sur cet événement sur www.boe-messe. de. Le BOE est aussi sur Facebook: www. facebook.com/boemesse, et xing (boe).

BEA 2012: Les partenaires

«Représenter toute la diversité qu’offre le monde événementiel belge»

ponsor principal des BEA cette année, Visitbrussels a notamment contribué au choix du site et surtout à la remise, dans le cadre de l’année gastronomique Brusselicious, de deux awards exceptionnels, celui du meilleur événement gastronomique et celui du meilleur catering événementiel. Patrick Bontinck, CEO de Visitbrussels, revient pour nous sur cette édition réussie et espère que les prochaines éditions pourront également se tenir à Bruxelles, le meilleur endroit selon lui pour fédérer l’ensemble du monde événementiel belge. «Au vu des avis positifs et de la bonne ambiance, l’édition 2012 des BEA peut-être qualifiée de succès, même s’il est évidemment toujours possible de mieux faire», entame Patrick. «Cette soirée constitue l’occasion idéale pour un secteur pas toujours fédéré de se rencontrer, de discuter et de procéder à des échanges. Ce secteur pas assez reconnu ni défendu au niveau de certaines problématiques, notamment en matière d’emploi, doit davantage se fédérer pour se faire entendre d’une voix unique auprès du monde politique et ainsi mieux se défendre et parvenir à des modifications structurelles. Mais cela doit concerner l’ensemble du monde événementiel belge, il faudrait ainsi sensibiliser davantage les agences francophones, tant wallonnes que bruxelloises, à rentrer des candidatures. Le show ainsi que la présentation devraient également être plus bilingues. Les BEA doivent en effet réfléchir à ces points afin de représenter l’ensemble de la Belgique de l’événementiel, dans toute sa diversité. Une diversité que la ville de Bruxelles, au regard de sa propre diversité et multiculturalité, est la plus appropriée à mettre en avant. Sans oublier sa position centrale, son accessibilité et son rôle de capitale de 500 millions d’Européens», conclut Patrick Bontinck.

24 Seven coache une équipe de fournisseurs enthousiastes

ette année, l’organisation des BEA avait été confiée à l’agence 24 Seven. Sa tâche consistait à réunir les ingrédients des différents partenaires des BEA pour en faire un ensemble convaincant. “Au début, nous avons très bien écouté ce que les différents partenaires – au niveau du catering, de l’éclairage, de la vidéo, du mobilier, etc. – voulaient précisément faire”, explique Bruno Schaubroeck de 24 Seven. “Avec les pièces de ce puzzle, nous avons tenté de tirer le rendement le plus élevé possible. Les bons professionnels savent toujours se trouver et collaborer correctement. En outre, il s’agissait d’une équipe de fournisseurs enthousiastes, tous désireux de se mettre au service de la professionnalisation du secteur événementiel.” Les BEA constituent un événement auquel assistent de nombreux clients mais aussi des concurrents de 24 Seven. La sensation de passer un examen était donc assurément présente. “Après coup, les agences sont venues nous féliciter. Cela nous a fait énormément plaisir. Naturellement, il y a toujours des aspects du show qui peuvent être améliorés. Mais quand on pense que nous avons travaillé en principe avec un budget de zéro euro, ce fut un super show. Nous avons en tout cas encore envie de le refaire l’an prochain, et nous sommes dès lors actuellement en train de voir cela avec les organisateurs des BEA”, conclut Bruno Schaubrouck.

Showtex: “Nous avons pu nous lâcher totalement”

ors des BEA Awards, le Palais 10 du Heysel était méconnaissable. Et ce en grande partie grâce à Showtex, qui a habillé cette salle de façon très élégante et l’a encore métamorphosée en cours de soirée.

“Lorsque les invités sont arrivés, ils ont découvert une décoration plutôt neutre”, explique Bo Bettens de Showtex. “Nous avions par exemple habillé les cloisons avec un voile élégant de couleur claire. Élément frappant: le gigantesque box revêtu de film réfléchissant, une variante de notre produit Giant Mirror, suspendu au centre de la salle.” Plus tard dans la soirée, cette décoration sobre a cependant été mise de côté. “Lors d’une panne de courant prévue dans la scénographie, la salle s’est totalement métamorphosée en quelques secondes. Grâce à notre Kabuki, le rideau arrière est tombé, dévoilant une animation ShowLED géante. Les LED étaient commandés individuellement comme des

pixels de faible et moyenne résolution pour créer des boucles vidéo et des animations flash. Une telle animation tire sa puissance de sa taille, c’est pourquoi le Palais 10 constituait l’endroit idéal pour la présenter. En jouant avec la lumière, notre cube miroir a totalement pris vie. Grâce au film réfléchissant, la source lumineuse dans le cube se réfléchissait de manière multiple, ce qui se traduisait par une illusion optique avec des dizaines de boules lumineuses.” Pour Showtex, les BEA 2012 ont constitué une expérience positive sur toute la ligne. “Nous avons eu de nombreuses réactions de la part des organisateurs, des autres partenaires avec lesquels nous collaborions, des clients et des clients potentiels. Il s’agissait dès lors pour nous d’un chouette concept grâce auquel nous avons pu nous lâcher totalement. En outre, nous avons montré avec le cube miroir quelque chose qu’on n’associe pas directement à Showtex”, conclut Bo Bettens de Showtex.

BEA 2012 Title Sponsors

BEA 2012: Les partenaires

“Sensibiliser les organisateurs aux possibilités de notre service”

e spectacle des awards, présenté alternativement en français et en néerlandais, était traduit en simultané par la société duvall de Merelbeke. “Nous avons fourni l’interprète et les équipements dans la cabine de traduction ”, explique Frank Uyttendaele de duvall. “Via une connexion infrarouge, les personnes dans l’Auditorium 2000 pouvaient suivre la traduction dans les casques fournis.”

La société duvall est essentiellement active sur le marché des conférences mais fournit également ses services de traduction simultanée et de vote électronique dans le secteur événementiel. “A travers notre contribution aux BEA awards, nous voulions attirer une fois encore l’attention des organisateurs sur ce service. Il s’agit d’un élément souvent oublié, ce qui fait que nous sommes souvent sollicités à la dernière minute. Les investissements en matière de traduction simultanée ne sont rentables que lorsqu’ils sont considérés positivement. C’est-à-dire, choisir d’y avoir recours non pas ‘parce qu’il le faut’ mais parce qu’il est important que chacun comprenne tout et soit impliqué dans chaque aspect. La dynamique d’un événement peut elle aussi tirer profit d’une traduction simultanée. “Cela présente l’avantage d’éviter la répétition. Cela fluidifie l’événement. Un show est souvent orchestré de manière stricte. Si tout doit être répété à chaque fois en français et en néerlandais, cela entrave le bon déroulement. La traduction simultanée peut résoudre ce problème”, conclut Frank Uyttendaele de duvall.

“Feedback positif à profusion”

epuis 20 ans déjà, Expo Rent est le leader du marché de la location de mobilier pour salons, congrès et événements. L’entreprise comptait également parmi les principaux sponsors de la récente édition des BEA Awards. “Le 29 mars, Expo Rent s’est chargé de l’aménagement du mobilier dans l’espace d’accueil et la salle événementielle”, relate Els Van Bouwel d’Expo Rent. “Notre société-sœur Party Rent a pour sa part fourni tout le petit matériel via le traiteur, comprenant les verres, les couverts et la porcelaine. Plusieurs éléments sautaient aux yeux, comme les parois de séparation en bambou et les tables avec encoches pour les plats du traiteur. Nous avons reçu un feedback positif sur tous ces éléments.”

“Les BEA? Un must!”

rekels, spécialiste en matériel promotionnel, était cette année l’un des sponsors financiers des BEA. L’entreprise était également présente sur place avec tout le matériel nécessaire. “Notre produit contribue majoritairement à garantir une visibilité”, expose Christophe Krekels. “Nous avons installé à l’entrée des BEA des bannières et chapiteaux imprimés. A l’intérieur, nous avions installé des bannières de présentation mentionnant les différents sponsors. Nous étions donc à la fois sponsor financier et matériel.”

Expo Rent dresse un bilan satisfaisant de cette édition des BEA, avec néanmoins quelques points à travailler. “Je pense que le volet networking était quelque peu freiné par la formule de dîner assis. Et le big bang lançant la soirée et mettant un terme au volet networking est survenu un rien trop tôt pour moi”, conclut Els Van Bouwel d’Expo Rent.

Il s’agissait déjà du troisième partenariat entre les BEA et Krekels. “En tant que fournisseur de matériaux utilisés par le secteur, la présence à un événement comme les BEA awards est un must pour Krekels. C’est un milieu où nous avons parfaitement notre place. L’assemblée comptait de nombreux visages connus pour nous.” De l’événement lui-même, Krekels dresse un bilan satisfait. “C’était une

SEE édition WHAT WE CAN DO bien ficelée, tout comme la fête et le agréable, à l’organisation

concept. Nous avons invités nos clients, car il s’agissait d’une soirée de TOGETHER networking pour nous aussi, naturellement. Mais nous avons aussi essayé d’en profiter un maximum, car les BEA sont toujours aussi un événement festif. Mais en tant qu’entreprise, tout ne tourne pas uniquement autour de la fête”, conclut Christophe Krekels.

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BEA 2012: Les partenaires

“Notre priorité ultime? La ‘guest experience’”

i le trajet nocturne ne vous tentait pas au retour des BEA ou si vous souhaitiez avoir tout le loisir de boire un verre, la chaîne NH Hoteles avait mis à disposition des participants quelque 200 chambres dans ses établissements. “Nous avons découvert les BEA Awards en 2011, lors de la cérémonie organisée à Gand”, se remémore Désirée Nelissen de NH Hoteles. “Lorsque nous avons appris que l’édition 2012 était programmée à Bruxelles, nous avons voulu poursuivre notre collaboration. En tant que l’une des plus grandes chaînes hôtelières urbaines d’Europe, disposant de spacieuses infrastructures de réunion et de sites de conférence et événementiels uniques, un nouveau partenariat avec les BEA Awards nous semblait absolument parfait. Avec nos six hôtels quatre étoiles, nous étions parfaitement équipés pour endosser le rôle de partenaire hôtelier exclusif des BEA.” “La ‘NH guest experience’ est la priorité absolue de tous les hôtels NH à travers le monde”, poursuit Désirée Nelissen. “Comme les BEA Awards

“Tout le monde a vu notre nouveau logo”

a société PRG EML Productions était aussi explicitement présente aux BEA. “Nous étions responsables de l’éclairage, de la sonorisation, de la vidéo et du trussing nécessaire, tant dans l’Auditorium 2000 que dans le Palais 10”, explique Joost Machiels de PRG EML Productions. “L’utilisation de tout ce matériel a également été assurée par nos collaborateurs. La liste de matériel pour les BEA était particulièrement longue, avec comme plus grandes spécificités le Bad Boy, la console light V676 et le serveur médias MBOX Extreme, autant de produits dont nous disposons en interne.” L’approche des BEA par 24Seven a été très appréciée par PRG EML Productions. “Il s’agissait d’une autre vision par rapport aux autres années en matière de contenu et d’approche du show. La présentation des cases a été fluide et ce fut plus que jamais un show vivant. Même s’il y avait naturellement encore quelques petites maladies de jeunesse. Le networking qui a suivi la remise des trophées était également mieux que d’autres années, parce tout le monde était concentré dans une seule zone au lieu de différents espaces.” Enfin, les BEA ont également permis à PRG EML Productions de présenter son nouveau logo. “Nous avons tenté d’utiliser au mieux les BEA. Tous les participants présents ont clairement pu voir que nous travaillons désormais sous l’appellation PRG EML Productions (voir également www.prg.com). Notre département marketing avait aussi veillé à ce que les invités puissent repartir avec des cupcakes. Cela nous a valu quelques réactions sympathiques”, conclut Joost Machiels.

rassemblaient de nombreux organisateurs extérieurs à Bruxelles, nous voulions leur donner la chance de séjourner chez nous et d’expérimenter eux-mêmes notre offre. Nous avons reçu énormément de réactions positives, à propos des chambres – que nous offrions gratuitement – mais aussi de l’expérience agréable vécue et de l’interaction durant les BEA Awards.” Le 29 mars, tous les visiteurs étaient accueillis avec une NH Key Card, faisant office d’étiquette à bagage. “Durant l’événement, nous avons organisé deux animations amusantes mettant en jeu à l’attention des participants des nuitées aux Pays-Bas, en Allemagne, en Autriche, en Espagne et d’autres destinations NH attrayantes. NH Hoteles, représentant 400 hôtels dans 25 pays, peut satisfaire à toutes les demandes pratiques de chaque organisateur événementiel. Cet événement précis offrait donc un équilibre parfait entre networking et création de nouvelles opportunités pour NH Hoteles”, conclut Désirée Nelissen.

“Un événement rassemblant tous les acteurs importants”

e constructeur de chapiteaux et de halls Veldeman Structure Solutions de Bree est un partenaire fidèle des BEA awards depuis des années. Cette fois encore, l’organisation a pu compter sur le soutien de l’entreprise limbourgeoise. “Cette année, nous avons apporté notre soutien aux BEA en tant que sponsor purement financier”, précise Maarten Penders de Veldeman Structure Solutions. “Nous n’avons fourni aucun support matériel pour cette édition, mais nous tenions tout de même à sponsoriser l’événement sous forme d’une contribution financière.” Les BEA awards ne sont pas n’importe quel événement aux yeux de Veldeman Structure Solutions. Malgré la notoriété déjà importante de l’entreprise, elle continue à accorder une grande importance à sa présence à la soirée des BEA. “Les BEA awards revêtent pour nous une grande importance, car il s’agit d’une soirée rassemblant tous les acteurs de tous les domaines du secteur événementiel belge. Cela en fait pour nous une occasion idéale de mettre notre société en évidence auprès de chacun.” Les BEA 2012 au Brussels Expo ont décroché l’approbation des participants, y compris assurément de la délégation de Veldeman Structure Solutions. “Nous avons passé une excellente soirée. Le spectacle était très réussi et intéressant. En tant qu’entreprise, nous sommes satisfaits de cet événement”, conclut Maarten Penders de Veldeman Structure Solutions.

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Supplies

Agenda BESA 2012-2013

OFFRES D’EMPLOI

Travailler dans le secteur événementiel Septembre ‘12

• Formation Conducteur de chariot élévateur (date à confirmer) • 9/9-12/9: BESA @ PLASA • 18/9: Réunion du comité de direction

Octobre ‘12

• Formation Sauvetage en hauteur (date à confirmer)

Novembre ‘12

• Réunion du comité de direction (date à confirmer) • 15/11: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR) • 21/11-22/11: BESA @ Festivak • 22/11: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR) • 27/11-29/11: BESA @ Heavent • 29/11: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR)

Décembre ‘12

• 13/12: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR) • 20/12: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR)

Janvier ‘13

• 16/1-17/1: BESA @ Best of Events • 17/1: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL) • 24/1: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL) • 31/1: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL)

Février ‘13

• 7/2: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL) • 14/2: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL) • 28/2: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL)

Mars ‘13

• Réunion du comité de direction (date à confirmer TBC) • BESA @ BMS (date à confirmer) • BESA @ BEA Awards (date à confirmer)

Avril ‘13

A.S. Technology: Chef magasinier / magasinier expérimenté temps-plein [h/f]

Vos défis: Vous vous chargerez de la gestion du magasin d’A.S. Technology. Vous serez responsable des marchandises entrantes et sortantes, mais aussi du fonctionnement interne du magasin. Vous dirigerez une équipe de trois collaborateurs. Le contrôle de la qualité fera également partie de vos attributions. Outre la gestion quotidienne, vous vous chargerez aussi de l’organisation du magasin. Vous assurerez également le suivi administratif des locations et ventes.

Ampli: 1 technicien éclairage et 1 technicien sonorisation

En tant que technicien éclairage, vous vous chargerez de toute la production des événements, la préparation du matériel, l’installation, l’exécution et le démontage. Vous aimez travailler, de façon autonome et en équipe, vous êtes précis et ordonné, et d’humeur positive. Vous avez suivi une formation comme technicien audiovisuel ou disposez d’une expérience intéressante.

ShowTex: Commercial

ShowTex recherche un commercial pour étendre ses activités de location en Belgique et aux PaysBas! Vous avez de l’expérience dans le monde événementiel et/ou la location de matériel et souhaitez poursuivre votre carrière dans une société internationale grandissante? Contacteznous sans plus attendre via jobs@showtex.com.

Tailormate: Super magasinier/logisticien

Tailormate est une jeune entreprise dynamique spécialisée dans la fabrication et l’installation

de stands et structures pour événements, festivals, salons et points de vente. Pour renforcer notre équipe, nous sommes à la recherche d’un super magasinier/logisticien afin de faire de notre magasin un modèle d’ordre et de structuration. Ce que nous appelons ‘notre magasin’ n’est cependant pas un hangar avec des palettes superposées comme des blocs lego. Notre magasin s’apparente pour ainsi dire à la caverne d’Ali Baba et renferme tous les éléments nécessaires à l’installation des stands et structures de nos clients.

Organic Concept: Représentant motivé

Nous recherchons actuellement un représentant motivé doté d’une bonne prestance pour la région du Limbourg (H/F). De préférence quelqu’un disposant d’un statut d’indépendant et de sa propre voiture. Une certaine expérience du secteur événementiel constitue absolument un plus. Etre bilingue n’est pas obligatoire. Vous trouverez nos coordonnées de contact sur notre site: www.organic-concept.com (prendre contact avec Sébastien Meiresonne).

Maris: Chauffeur CE

En tant que chauffeur CE / rigger, vous vous chargerez du transport de et vers les infrastructures temporaires, principalement pour des productions télévisées. Vous conduirez de façon autonome un camion avec ou sans remorque, ou un semi-remorque. Et ce tant en Belgique qu’à l’étranger (Europe). A côté de cela, vous aiderez au chargement et déchargement du (des) camion(s) et apporterez une assistance logistique lors du montage et démontage des productions.

• 10/4-13/4: BESA @ Prolight+Sound 2013

Juin ‘13

• BESA @ Lounge (date à confirmer) • Réunion de direction (date à confirmer)

Pour plus d’infos sur ces offres d’emploi, surfez sur www.eventpeopleatwork.be

Advertorial 33

«Rien n’est jamais acquis» Il y a 12 ans, Odette de Vleeschouwer créait l’agence d’hôtesses Cajami International. En se remettant toujours en question et en étant de plus en plus exigeante au niveau du screening, des connaissances linguistiques et de la présentation personnelle, Cajami International fait aujourd’hui autorité dans le secteur et plus précisément dans la niche de l’accueil intellectuel.

Odette de Vleeschouwer

«M

ême si nous poursuivons évidemment nos activités pour les Salons de l’Automobile et Batibouw, shuttle service pour grands directeurs et autres sommités politiques, les tournois de golf, les inaugurations et vernissages; les événements institutionnels et corporate constituent aujourd’hui la majeure partie de nos activités. Nous nous démarquons en effet en ne travaillant que le segment haut de gamme ou VIP, un segment très exigeant où nous n’avons pas le moindre droit à l’erreur, mais qui nous permet aussi de mettre en avant les cinq piliers qui ont assuré notre croissance et réputation, à savoir la ponctualité, le professionnalisme, la proactivité, la présentation et le sourire (les 4 P + S). Nous ne nous contentons en effet pas de fournir de jolies hôtesses uniquement pour dire bonjour, nous épaulons le client et gérons son événement de A à Z», précise Odette. Des clients très satisfaits du service, comme le montrent les témoignages ciaprès.

Stéphane Sertang

nous faisons depuis bientôt 8 ans régulièrement appel aux services de Cajami International. Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un point presse, ou d’une action de communication menée par le Commissaire, Cajami International nous apporte ses précieux conseils en matière de gestion du protocole, ainsi qu’une équipe d’hôtesses professionnelles, dynamiques et multilingues.» Stéphane Sertang, Chairman, & CEO de Ginion Group: «Nous travaillons depuis des années avec Cajami International pour le salon de l’automobile à Bruxelles et pour tous nos évènements de lancement produits pour nos marques de luxe (BMW, Ferrari, Rolls-Royce et McLaren). Nous sommes ravis de pouvoir compter sur un partenaire qui tient compte de nos différents souhaits et qui attache beaucoup d’importance à la qualité, la discrétion et la serviabilité de ces collaborateurs.»

Patrice Ryelandt, Event’ives: «Depuis quelques années, nous faisons appel à l’agence Cajami International pour nous fournir des hôtesses et des promo-boys. Cette dernière est très efficace, professionnelle et fiable. Nos critères de sélection sont bien respectés et nous apprécions beaucoup leur flexibilité. En effet, dans notre secteur d’activités, beaucoup de changements de dernière minute interviennent et il est important de pouvoir réagir rapidement et de savoir s’adapter. Cerise sur le gâteau, Odette est très sympa et efficace. Une agence à recommander!»

Ann van Simaeys, ING: «Nous collaborons avec Cajami International pour nos principaux événements, et ce depuis 2006. Un véritable lien s’est tissé au cours de cette période et Cajami connaît aussi parfaitement nos besoins. Les hôtesses de Cajami sont très professionnelles et autonomes. Elles sentent très bien ce qu’il faut faire sans devoir tout leur expliquer dans le détail.» Carine Crouquet, Ligaris: «Organisant de nombreux évènements pour la Commission Européenne, principalement dans le domaine de la santé et de la protection des consommateurs,

Carine Crouquet

Patrice Ryelandt

Supplies

BESA, l’association professionnelle des fournisseurs événementiels belges, tente par tous les moyens possibles de professionnaliser encore davantage le secteur des événements. L’apport et l’expérience de ses différents membres revêtent ici une importance capitale. Ils sont en effet les mieux placés pour savoir pour quels problèmes fréquents BESA pourra jouer un rôle significatif. Avec cette philosophie à l’esprit, BESA a récemment convié une dizaine de people agencies à une table ronde, dans l’intention d’apprendre ce qu’elles attendent précisément d’une association professionnelle.

BESA tend la main aux people agencies

usqu’à présent, BESA a surtout travaillé sur la sécurité, un thème très important surtout pour les fournisseurs audiovisuels et de structures temporaires. De leur côté, les people agencies sont confrontées à des problèmes totalement différents: la législation sociale, les expériences avec le personnel, etc. BESA ne veut cependant pas laisser ces fournisseurs sur leur faim et également répondre à leurs besoins.

Commission paritaire

La création d’un cadre social adapté et surtout réaliste constitue un point très important. Les commissions paritaires actuelles ne correspondent pas à la réalité du monde événementiel. Les événements s’accompagnent généralement de nombreuses heures de travail en peu de temps, de telle sorte qu’il faut très rapidement payer

des heures supplémentaires. BESA travaille actuellement d’arrache-pied à la création d’une commission paritaire spécifique sur mesure pour le monde événementiel. En principe, il ne s’agira pas d’une toute nouvelle commission paritaire, mais bien d’une extension de l’actuelle CP 304. Un groupe de travail au sein de BESA planche actuellement sur ce point, et cette initiative bénéficie aussi du soutien de spécialistes de l’Université de Gand. Il s’agit d’un travail de longue haleine, qui prendra encore quelques années. Mais les 80 membres que compte actuellement BESA peuvent toutefois déjà mettre leur poids dans la balance afin d’exercer une certaine influence. Après la présentation du travail consacré à la commission paritaire spécifique, la délégation

de BESA a donné la parole aux people agencies présentes. L’objectif consistait à ce qu’elles fassent savoir ce qu’elles attendent d’une association professionnelle comme BESA.

Des informations claires

Un premier besoin mis sur la table concernait le besoin d’informations claires. Les législations et réglementations pour les people agencies se sont tellement étoffées qu’il devient souvent difficile de trouver quelle règle s’applique à quelle situation spécifique. Via son site Internet, BESA pourrait donner un aperçu clair de cette matière et créer un cadre de base sur lequel les membres pourraient s’appuyer. L’objectif ne consiste pas à endosser le travail d’un secrétariat social, mais bien à y ajouter quelques élargissements sectoriels.

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L’union fait la force

Un label de qualité?

Une autre idée abordée concernait la possibilité de créer un label de qualité. Celui-ci permettrait de faire une distinction entre les agences qui respectent scrupuleusement la législation et celles qui s’en accommodent facilement. Un contrôleur indépendant pourrait veiller à cela. Après un premier avertissement, les entreprises qui ne jouent pas le jeu correctement pourraient perdre leur label. Lors de notre table ronde, tout le monde n’était cependant pas convaincu de la force d’un tel système de labels de qualité. On a ainsi soulevé le fait que, dans de nombreux cas, le client se laissera encore et toujours plutôt séduire par un prix attirant que par un label de qualité. BESA indique toutefois qu’un tel label doit grandir, mais est également convaincu qu’il faut lui donner une notoriété suffisante, afin d’avoir un label de qualité solide qui inspire la confiance.

Partager les expériences

Plus que dans n’importe quel autre secteur, les people agencies dépendent des contacts personnels et des relations. De très nombreux problèmes auxquels sont confrontées les people agencies sont dès lors liés aux mauvaises expériences avec certains collaborateurs et clients. Des hôtesses qui jouent double jeu, des clients qui ne respectent pas leurs engagements, etc. La tentation est grande de fusionner ces expériences, mais naturellement, il est légalement interdit d’élaborer une liste noire de certains collaborateurs et sociétés. BESA peut toutefois constituer une plate-forme pour partager de telles expériences. Via un forum sur Internet, les membres de BESA pourront se venir en aide mutuellement pour résoudre les petits problèmes de tous les jours, sans dévoiler leurs grands secrets professionnels. Evidemment, un tel forum sera exclusivement accessible aux membres de BESA.

Mais BESA peut encore unir les forces du secteur d’autres manières. Lorsque différents membres seront confrontés à un même problème juridique – éventuellement abordé sur le forum –, ils pourront par exemple faire appel, via BESA, à un avocat commun, avec d’énormes économies à la clef. Il sera également possible d’organiser de façon commune des sessions d’information relatives à la législation sociale – par exemple avec un contrôleur qui viendra expliquer à quoi il faut précisément prêter attention. Les participants étaient par contre pour l’instant moins enthousiastes à envoyer leurs hôtesses suivre des formations communes.

De bonnes idées, il est temps d’agir

De très nombreuses bonnes idées ont donc été mises en avant lors de la table ronde quant à la façon dont le secteur des people agencies pourra progresser en unissant ses forces. BESA insiste cependant sur le fait qu’il ne faut pas en rester au stade des idées. Chaque agence doit croire en la possibilité d’atteindre des objectifs ensemble et vouloir s’impliquer pour y parvenir. BESA promet d’ores et déjà que la moitié de l’argent des cotisations sera utilisée spécifiquement pour les people agencies. L’affiliation à BESA est ouverte à tous les fournisseurs événementiels belges, qui existent depuis au moins 1 an et en ordre au niveau de la TVA et de l’ONSS. Le montant de la cotisation annuelle est fixé à 450 euros.

Supplies

Un capital entre ombre et lumière

Etude de notoriété et de satisfaction du personnel événementiel Du stagehand aux créatures fantasmagoriques en passant par les services de tous types liés au catering, la réussite de chaque événement est étroitement liée à une multitude de personnes que les invités ne remarquent pas toujours. Un capital humain qui navigue entre l’ombre et la lumière, somme toute…

Event People Satisfaction 2012 Top 10

ette année encore, Experience s’est penché sur l’aspect ‘event people’ de l’événement en obtenant les réponses ciblées et spontanées de 256 professionnels – agences (62%) et traiteurs (38%) – de la scène événementielle belge. Au menu, deux questions aussi simples que traditionnelles pour ces études: ‘Quelles sont les sous-traitants auxquels vous pensez lorsque vous devez engager du personnel pour un événement?’ et ‘Selon vous, quelles sont les agences qui vous ont apporté le plus de satisfaction?’ Pour clôturer cette étude, le panel interrogé a eu l’occasion de s’exprimer sur les critères de sélection qu’il estime le plus important dans le domaine que certains dénomment ‘event people’. Dans ce cadre, on remarque une très forte appréciation de la notion de multilinguisme (37%) et de sens du service (24%) de la part personnel, qui se doit également d’adopter un look et une attitude en phase avec l’événement (13%). À chaque question, chaque sondé a pu livrer un maximum de trois réponses spontanées, donc sans aucune proposition. Dans un domaine aussi vaste, personne ne sera étonné de découvrir dans les tableaux qui suivent les noms de fournisseurs issus d’univers extrêmement variés. Ce qui est plus intéressant, par contre, c’est de découvrir dans ce classement des fournisseurs évoluant dans des niches extrêmement limitées. Vous ne les connaissez pas tous? Les fournisseurs marqués d’un astérisque se présentent brièvement dans les pages qui suivent…

Event crew – Criteria

Festen * Green Pepper

BDA Logistics Maison Rouge * Manderlay Mise en Place *

Easymatch S-Koch

Best Event service DoubleW

Crew Factory Dragon Dyor events Randstad

Flexpoint Me² *

DMG Security * Field & Concept Mon Image Rabbit One *

B-Exentric Blue Dolphin Flying Service * G4S * P&I Pro Productions * Parking Boys

The Cast Quality Seekers Fluxology

Human Supports Succes Events Roadrunner USG Vio Interim

Event People Notoriousness 2012 Top 10 1

Festen *

BDA Logistics Green Pepper Maison Rouge * Manderlay Mise en Place *

S-KOCH

Best Event service

Crew Factory Dragon Events Dyor events Easymatch Field & Concept

Flexpoint

DMG Security * Mon Image Rabbit One *

Blue Dolphin DoubleW G4S * Me² * P&I Pro Productions * Quality Seekers

B-Exentric Flying Service * Parking Boys Randstad The Cast

Fluxology Human Supports Roadrunner Succes Events USG Vio interim

Hostess Agencies Satisfaction 2012 Top 10 1

Challenge MC *

Hostessenservice *

The Frontline Company *

Agence C * All Assistance Agency * Belluga Company Hostess Select * ProTéine

Cajami * CBS Jobbiz * Up2you

Daktari Events! Exception Promotess Randstad

Prime Impressions * Start People

Hostess Agency B. Janssens New World * World Models X-tra *

G4S S People Square Melon * Ward Van der Weyden *

Lindsey's Projects

Hostess Agencies Notoriousness 2012 Top 10 1

Challenge MC * The Frontline Company *

Hostess Select * Hostessenservice *

All Assistance Agency * Prime Impressions * X-tra *

Belluga Company CBS

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Hostess Agency B. Janssens Randstad

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Le secteur événementiel rassemble monde réel et virtuel

Le monde réel et le monde virtuel agissent de plus en plus comme un duo symbiotique. On observe également un rapprochement au sein du secteur événementiel, qui se traduit par plusieurs évolutions actuelles sur lesquelles le créateur de productions cross media Mojuice joue volontiers. Un mot d’explication avec le directeur de la société Stefan Uytterhoeven.

“P

remière tendance: la présence de plus en plus marquée des jeux vidéo au sein du monde événementiel”, débute Stefan Uytterhoeven. “Nous sommes passés de l’ère Atari dans les années ’80 à l’expérience interactive actuelle des jeux vidéo en ligne. Chez nous, cela se traduit par exemple dans le projet de stand réalisé pour Agfa Graphics à Francfort. Nous avons développé un jeu vidéo distribué à tous leurs clients et accessible à tous. Chacun avait pu s’exercer au préalable sur diverses plateformes avant de tenter sa chance au salon. Chaque participant atteignant 1000 points était

admis à la grande finale, qui se jouait via un mode multijoueurs. Le gagnant remportait un billet d’avion d’une valeur de 1500 €. Ce type de démarche permet une communication différente autour du salon. Cela vous permet d’éveiller l’intérêt de vos clients de manière agréable pendant plusieurs semaines avant le début du salon.” Stefan ajoute que ce concept se prête parfaitement à un events player game avec plusieurs personnes qui s’affrontent. “Moyen idéal de stimuler l’esprit d’équipe, il s’intègre aisément dans les teambuildings ou citygames.”

Brand activation

Cette évolution cadre en outre parfaitement avec l’aspect brand activation. Par exemple, lier un produit destiné à un public jeune à un jeu vidéo se révèle très efficace. “Prenez les festivals d’été qui sont à nos portes. Les marques peuvent lancer un jeu quelques mois à l’avance, créant ainsi une sorte de sentiment de communauté durant le festival. En fait, vous pouvez associer un jeu à n’importe quelle activité. En utilisant judicieusement les média sociaux, vous obtenez une interaction intense au sein d’un large public.” L’iPad est également en train de conquérir le secteur événementiel, remplaçant de plus en plus souvent le PC portable durant les présentations. Cela offre des tas d’avantages. “Chaque participant suit la présentation à son propre rythme sur son iPad personnel. Cette présentation individualisée retient davantage l’attention. D’autre part, vous pouvez ensuite poser quelques questions aux participants afin de vous assurer de la bonne

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compréhension du message. Ici aussi, vous pouvez faire intervenir les médias sociaux, afin de dévoiler à l’avance une partie de votre message. Vous créez ainsi une méthode de meeting ultra personnalisée et vous pouvez sortir du tracé de l’éternel speech interminable sur grand écran devant un grand groupe de personnes.” Cette forme à plus petite échelle, plus personnalisée, est facile à diversifier. Les participants spécialisés en marketing ou en vente peuvent par exemple se passer de ce volet de la présentation. Vous pouvez travailler avec des groupes plus réduits participant à la présentation au moment qui leur convient le mieux. Pour résumer, cela revient à transposer le contact face à face d’une conversation sur quelques individus ou un groupe plus ou moins grand de participants.”

Simulation visuelle

Mojuice a déjà réalisé plusieurs mappings 3D classiques, entre autres pour l’inauguration de la nouvelle centrale électrique de Luminus (à la

durant lesquels le public discute et interagit en ligne avec les orateurs et les autres membres du public via iPad ou iPhone. Les discussions ainsi créées développent une communauté en ligne. Durant sa ‘Visiedag’ (à laquelle nous avons contribué à la demande d’Event Masters) portant sur le renouvellement du parti, l’Open VLD avait convié huit orateurs externes présentant des points de vue spécifiques. Il était possible d’argumenter avec le modérateur et le public présent, tant dans la salle qu’en Dans la prolongation de l’aspect http: //xp80.mojuice.com ligne. Une approche de plus en mapping, on trouve la conférenplus intégrée aux systèmes de ce interactive. Celle-ci permet vote en ligne. Concrètement, aux participants de réagir aux cela résulte en une hausse du sentiment de ‘live’ propos de l’orateur durant le meeting via des pour les personnes non-présentes.» communication walls. “On peut voir cela comme un mur twitter privé, surpassant les votes par Visionnez les vidéos des cases évoqués sur sms traditionnels et les murs twitter classiques. http://xp80.mojuice.com On voit également émerger les premiers congrès demande de Cré-action). “La prochaine étape est de transposer cette variante classique dans les salles de réunion et de créer un effet 3D sur un écran plat ou le décor présent. A la demande de Fast Forward Events, nous avons pris en charge un sales meeting, avec le mapping en guise de fil conducteur. Grâce à cette intervention visuelle forte, le message gagne en puissance. Les participants entrent entièrement dans le concept.”

Supplies

Décors & mobilier

“Les clients veulent plus pour moins de budget”

Les sociétés à avoir répondu positivement à notre invitation à participer à un débat sur l’actualité du secteur de la location de décors et de mobilier étaient une petite vingtaine. La preuve que les choses bougent énormément dans ce segment. Comme l’a également montré notre table ronde. Celle-ci a non seulement abordé les tendances au niveau de l’offre de produits, mais aussi les problèmes typiques auxquels est confronté ce secteur. Voici le compte-rendu de ce débat animé…

ujourd’hui, la chaise n’est plus simplement une chaise. Les clients posent des exigences toujours plus spécifiques concernant leur mobilier et le décor pour leur événement. On ne trouve pratiquement plus d’espace VIP avec des tables et chaises ordinaires. Alors que le lounge était encore quelque chose d’exclusif auparavant, il s’est aujourd’hui largement popularisé. On note aussi une percée du mobilier éclairé, qui devient de plus en plus accessible. Alors que bar éclairé était hyper moderne il y a une dizaine d’années, il semble être devenu la norme de nos jours. Les autres applications audiovisuelles sont aussi de plus en plus dissimulées dans le décor et dans le mobilier. La décoration et la fonctionnalité vont donc de plus en plus souvent main dans la main. La gamme à laquelle le client peut faire appel s’est multipliée en peu de temps. Les catalogues sont sans cesse plus épais afin de pouvoir répondre aux souhaits du client.

Prix sous pression

D’autre part, les acteurs à notre table ronde indiquent que leurs clients viennent avec des budgets de plus en plus réduits. Ils escomptent toujours plus de qualité, de diversité, de possibilités de choix, etc. mais en même temps, ils veulent aussi les prix les moins chers et n’hésitent pas à mettre ceux-ci sous pression. Ce qui entraîne un grand écart difficile à réaliser. La diversité exige des investissements, mais on ne laisse pas aux loueurs le temps suffisant pour rentabiliser ceux-ci. Ce qui fait qu’un beau catalogue épais comporte aussi des risques lorsque le client ne veut pas payer davantage pour ce matériel. Quelques acteurs participant à notre débat nous expliquent comment ils tentent d’échapper à

ce grand écart. Il est ainsi possible de se profiler avec certains produits de niche, afin d’être moins sensible à la guerre des prix entre les produits classiques. Une autre possibilité consiste à proposer des produits totalement différents en jouant sur les couleurs et les matières. C’est-àdire créer un gros effet avec peu de moyens. La créativité revêt ici une importance décisive. Personne ne niera toutefois que la baisse des budgets et la forte pression sur les prix constituent bel et bien un problème. Quelques interlocuteurs autour de la table tenaient dès lors un plaidoyer acharné afin de mettre un terme à cette tendance. On pratique des prix bas pour décrocher des projets, mais en louant constamment à des prix trop bas, on ne pourra jamais amortir ses investissements et on se retrouvera finalement dans les problèmes.

Dégâts et vols

Un autre problème abordé en long et en large concerne la manière dont ceux qui louent le matériel se comportent avec le matériel livré, qui revient parfois fortement abimé. Avec les litiges nécessaires comme conséquence. Le matériel peut être endommagé avant, pendant et après l’événement. Les loueurs tentent ici de jouer un rôle proactif en prodiguant des instructions, mais on peut se demander dans quelle mesure celles-ci sont respectées. Une autre mesure de prévention consiste à opter pour du matériel encore plus solide et plus facilement lavable. L’alcool et les fêtards exubérants ont une part de responsabilité importante dans les dégâts, mais le personnel lors des événements peut aussi provoquer des dégâts. Lors du démontage d’un événement, on aura parfois du personnel un peu démotivé qui sera un peu moins prudent avec le matériel. Certains

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loueurs conseillent dès lors à leurs clients d’être présents lors du démontage. La pratique nous a appris que cette recommandation est peu suivie. Organiser un moment de réunion après l’événement pour compter ensemble le matérial s’avère également difficile. Car le vol forme aussi un réel problème. Différentes idées ont été avancées pour s’attaquer à ces problèmes. On pourrait ajouter un pourcentage à la facture, comme une sorte d’assurance. Mais une telle idée ne pourra fonctionner que si tout le secteur l’applique, sinon les clients ne l’accepteront jamais. Une autre possibilité consiste à contrôler de manière détaillée tout le matériel après l’événement, et d’être strict à ce niveau. Mais reste à savoir si on osera toujours le faire face à ses clients. Certains considèrent en effet un loueur ‘trop strict’ comme un bon argument pour changer de fournisseur.

Les mauvais payeurs et les conséquences financières

Les membres de notre panel sont aussi régulièrement confrontés à des mauvais payeurs. Les loueurs sont parfois considérés comme responsables du succès de l’événement. Lorsque celui n’a pas eu le succès escompté, il arrive parfois qu’ils ne soient pas payés. Il est attirant d’organiser des gros événements, mais préfinancer ceux-ci n’est pas toujours évident. Les sociétés présentes à notre table ronde tentent généralement de demander un acompte, mais cela ne marche pas toujours, de telle sorte qu’elles doivent, dans un certain sens, jouer à la banque pour leurs clients. La ‘loi relative à la continuité des entreprises’ entraîne aussi une certaine inquiétude dans le secteur de la location. Celle-ci peut en effet pro-

téger celui qui loue du matériel contre ses créanciers, de telle sorte que ces derniers peuvent se retrouver dans les problèmes. Lors de notre débat ont été rapportées quelques anecdotes de clients qui abusent d’un tel concordat judiciaire pour ne pas payer tout en continuant à travailler via une autre société. En outre, il n’est pas toujours possible de procéder préalablement au screening de la situation financière du client. Les Pays-Bas sont dès lors régulièrement cités en exemple. On y a en effet l’habitude de payer le prix de la location à l’avance, avant de venir enlever le matériel. Ce qui constitue en soi un système intéressant et honnête. Mais les participants à notre table ronde avaient le sentiment que les grandes multinationales ne feront pas rapidement le pas et que la Belgique n’est pas encore prête pour cela.

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Étude de notoriété et de satisfaction des loueurs de mobilier En mai dernier, 500 traiteurs et agences d’événements ont été sondés pour identifier la renommée et la satisfaction des loueurs belges de mobilier. Résultats…

omme le veut le système de nos enquêtes, les 293 professionnels interrogés par voie électronique ont été invités à nous livrer un maximum de trois noms de fournisseurs pour chacune des deux questions posées: ‘Quels sont les noms de loueurs de mobilier qui vous viennent à l’esprit lorsque vous envisagez l’organisation d’un événement’ et ‘Quels sont les fournisseurs qui vous ont apporté le plus de satisfaction dans ce domaine?’. Un total de 178 formulaires ont ainsi été remplis par un panel essentiellement composé d’agences d’événements (74%) et de traiteurs (23%). Event furniture & Decoration criteria

À titre d’information, le panel nous a également livré les critères qu’il estime déterminants dans le choix d’un loueur de mobilier. À ce niveau, l’originalité des produits proposés l’emporte largement sur les autres critères, dont celui des services complémentaires (dessins 3D, flexibilité, etc.). Comme les résultats le laissent apparaître ci-dessous, plus de 50 entreprises ont été spontanément citées dans cette étude. Vous ne connaissez pas tous ces fournisseurs? Les pages suivantes vous permettront de (re)découvrir brièvement les sociétés indiquées en italique dans les classements ci-dessous…

Event Furniture & Decoration Belgian Event Suppliers Notoriousness - Top 10

Event Furniture & Decoration Belgian Event Suppliers Satisfaction - Top 10

Levi Party Rental

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Service Intégral Orange3 n’est pas un énième ‘concept événementiel’, mais une collaboration solide entre trois partenaires exécutifs réputés proposant un service total à des prix abordables. Les trois sociétés qui forment ensemble Orange3 font partie du top dans leur segment. BM Projects est un studio créatif qui met au point et réalise des concepts décoratifs dans son propre atelier et qui se charge aussi du suivi de la production le jour de l’événement. Commercial Renting transporte les décors BM sur le site événementiel et prend en charge le soutien logistique nécessaire. Le troisième pilier d’Orange3 se nomme Ants Productions. Forte de sa créativité décorative, cette agence d’eventstyling apporte la touche finale indispensable à chaque événement.  EN QUOI SOMMES-NOUS UNIQUES? Il ne s’agit pas de la énième découverte d’un ‘concept événementiel’, mais bien d’une collaboration solide entre trois solides partenaires exécutifs qui se profilent comme un bloc soudé pour pouvoir offrir davantage au client. Vous pouvez vous adresser à Orange3 pour louer du mobilier de qualité supérieure GandiaBlasco, du mobilier de plage, des chapiteaux et planchers, des systèmes de sonorisation et de l’eventstyling total. Bref, nous avons tout pour faire de chaque fête un super événement de A à Z!  RÉFÉRENCES: Championnat du monde de cyclo-cross 2011, mariage des propriétaires des 3 Fonteinen à Vilvorde, mariage Keerbergen – Sarah Schueremans, mariage Maya & Frank, Cooking Corner Ambiance, Corona Rosmalen Beach, 35 ans d’existence d’Apecpour New World,Dinner Events

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