Redução de Despesas / Custos
Luís Felício Diretor Executivo
AGENDA
1. FERRAMENTAS BÁSICAS 2. PRÉ REQUISITOS 3. QUAL A META? 4. OLHANDO PARA A RECEITA 5. OLHANDO O CUSTO 6. COMPRAS / ESTOQUES
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MUITO ALÉM DO SISTEMA DE CUSTOS.
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Ferramentas básicas
Balanço
FOCO EM RESULTADOS
Espelham a realidade da empresa? Demonstrativo de Resultados
Orçamento Fase II Sistema de Custos Em relação ao seu sistema de custos, a maior parte das empresas... oNão está satisfeita com o seu sistema de custos; oNão confia nos dados; oNão tem ou não olha para o sistema de custos.
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O Ciclo de vida das empresas
A G&A atua em clientes que aspiram otimizar seus resultados, e também naqueles que necessitam reencontrar o caminho para bons resultados
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1. FERRAMENTAS BÁSICAS 2. PRÉ REQUISITOS 3. QUAL A META? 4. OLHANDO PARA A RECEITA 5. OLHANDO O CUSTO 6. COMPRAS / ESTOQUES
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Pré Requisitos para começar o jogo
Não Não misturar misturar PF com PJ PF com PJ
Se as despesas da PF forem pagas pela PJ, alterarão os resultados e análises das Ferramentas Básicas. Carros, hotéis, viagens, reforma do sítio... Todo mundo da empresa conhece este fato.
Retiradas ($) Retiradas ($) dos sócios dos sócios Devem ser de acordo com o mercado e porte da empresa. Não estando de acordo, já temos o primeiro problema de custos / despesas Quanto menor a empresa, mais crítico é este problema.
Empresa vs Empresa vs família O Objetivo da empresa não é empregar a família. família
Havendo familiares no negócio, devem receber de acordo com o cargo. Hereditariedade / consangüinidade não é sinônimo de competência. Destrói o clima organizacional.
Nota: Fonte:
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Pré Requisitos para começar o jogo
Obrigações Obrigações Fiscais Fiscais
Faturamento Faturamento Formal Formal
Meritocracia Meritocracia
As empresas têm que pagar os impostos. O custo de administrar esta conta é elevado. Todo mundo da empresa conhece este fato. Mascara os resultados, gera passivos Tira o foco “no negócio
Deve ser 100% formal. O custo de administrar esta conta é elevado. Todo mundo da empresa conhece este fato. Mascara os resultados, gera passivos. O fisco demora, mas chega.
Gestão por resultados e não por opiniões. Cargos devem preenchidos por competência e não amizade, parentesco ou confiança. Havendo familiares no negócio, devem ocupar funções de acordo com a sua performance.
Nota: Fonte:
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Pré Requisitos para começar o jogo
Teses Teses Jurídicas Jurídicas
Gestão Gestão Transparent Transparent ee
Clima Clima Organizacional Organizacional
O Problema de custos /despesas está no negócio e não em teses jurídicas. Sempre aparecerão advogados / especialistas com uma nova tese jurídica visando o não pagamento de impostos. Tira o foco “do negócio” e normalmente não acaba bem.
A estrutura deve ser enxuta, clara e conhecida pela organização. Gestores devem ter os seus papeis definidos, com metas claras e mensuráveis. Gestores com baixo desempenho devem ser trocados O desempenho da empresa deve ser divulgado.
Se o clima organizacional for ruim, dificilmente os objetivos serão alcançados. Ninguém quer trabalhar num lugar onde as pessoas não se sintam valorizadas, onde o ambiente seja péssimo. É “através” das pessoas que os resultados são alcançados.
Nota: Fonte:
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1. FERRAMENTAS BÁSICAS 2. PRÉ REQUISITOS 3. QUAL A META? 4. OLHANDO PARA A RECEITA 5. OLHANDO O CUSTO 6. COMPRAS / ESTOQUES
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Por que tão poucas empresas estão de fato preocupadas com reduções de despesas / custos? Toda a empresa precisa ter uma meta clara e mensurável, conhecida de todos os gestores. Onde estamos e para onde vamos. 4 em 10 falham porque essa metas são um conjunto de platitudes. (satisfaremos os clientes com qualidade superior de produtos e serviços...) 6 em 10 falham porque o conteúdo está descolado do objetivo (a nossa missão é atender tal e tal mercado com estes produtos...). Mercados, produtos e tecnologias são meios, não o objetivo em si. Tomada de decisão. Meritocracia implica tomar decisões difíceis que afetam pessoas e isto tem que ser dito e feito. Decisões, sempre implicam desagradar alguém. Empresa eficiente depende de pessoas de alto desempenho. Resultados vs processos Se os objetivos são claros, normalmente os resultados vêm de tomadas de decisão e não da implantação de um processo novo tipo; Qualidade Total, Planejamento Estratégico, Grupos de Trabalho etc. Todo investimento em processos deve ser questionado. Qual o Pay Back? A maior parte dos lideres investe em processos porque é incapaz de comunicar que Resultados são a única razão pela qual todos estão na companhia. É mais fácil para as gerencias falar das coisas maravilhosas que estão implantando do que os resultados que estão gerando.
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Qual o objetivo? Onde queremos chegar?
Se a empresa começa o processo de redução de despesas por... Controle da xerox Redução de consumo de cartucho de tinta de impressora; Controle de despesas de refeição... Kms rodados... Conta do cafezinho...
Já começou mal! Devem existir outras contas mais importantes
Nota: Fonte:
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Qual o custo da estrutura?
Custos estratégicos Aqueles que claramente trazem negócios para a empresa e / ou melhoram o resultado. Tipicamente temos: força de vendas (mas não os gerentes de vendas) marketing (se funcionar)... Mao de obra direta. Custos não estratégicos. Custos necessários para “tocar o negócio”mas que não necessariamente geram negócios. Administrativos, gerentes, encarregados etc... Freqüentemente os custos não estratégicos são incompatíveis com o negócio. Esta área é a mais difícil de ser tocada. A estrutura se protege. São geradores de informações, dados , controles, planejamentos... Estrutura organizacional enxuta Quantos níveis tem a organização? Quantos mais níveis, mais difícil é a tomada de decisão. Qual a relação entre chefes e subordinados? Qual a relação entre custos estratégicos e não estratégicos?
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Demonstrativo de Resultado
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O Que focar? Ferramenta: DRE Demonstrativos financeiros
Nota: Estes números são fictícios. Só servem como exercício
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O Que focar? Ferramenta: DRE Demonstrativos financeiros
Nota: Estes números são fictícios. Só servem como exercício
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O Que focar? Ferramenta: DRE Demonstrativos financeiros
Nota: Estes números são fictícios. Só servem como exercício
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Abordagem por centro de custos Por onde começar? Qual centro de custos e qual conta
Nota: Estes números são fictícios. Só servem como exercício
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Abordagem por centro de custos Como está a evolução das despesas
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Acompanhamento das despesas Que conta está fora de controle?
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Olhando a receita / margem Quando o problema está no cliente.
Estamos Estamos vendendo com vendendo com margem? margem?
Nem sempre o problema está no custo / despesa. Por princípio não se deve vender sem margem.
Nota: Fonte:
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Olhando a receita / margem Quando o problema está no cliente.
Estamos Estamos vendendo os itens vendendo os itens Nem sempre o problema está no custo / despesa. com margem? com margem? Por princípio não se deve vender sem margem.
Nota: Fonte:
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Olhando a receita / margem Quando o problema está no cliente.
Nota: Fonte:
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Olhando o custo Quando o problema está no custo do item.
Estamos Estamos vendendo os itens vendendo os itens Qual item deve ser questionado primeiro. com margem? com margem? Por princípio não se deve vender sem margem.
Nota: Fonte:
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Olhando o custo Quando o problema está no custo do item.
Nota: Fonte:
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A importância de acompanhar a evolução dos custos por item
Nota: Fonte:
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Efeitos do estoque e compra no item
Custo do transporte de matérias primas / importados Alguns custos não aparecem devidamente classificados no “custo do item”. Produtos importados que têm lead‐time longo e demandam pagamentos antecipados. O efeito desta despesa financeira não é levada para o custo do item mas sim para “despesa financeira” O custo de transporte por vezes é classificado como “transporte” e não é levado para o custo do item. O custo financeiro de manter um estoque maior, até pelo lead‐time, também não é levado para custo. Itens comprados, fora da especificação. Ficam indefinidamente no estoque. No caso de importados por vezes é complexa a indenização. O efeito da “queima” destes itens por vezes não aparece no custo do item. Qualidade do estoque Se os níveis de estoque forem maiores do que o necessário, dificilmente aparece um grupo de trabalho para resolver este problema, que sempre gera custo financeiro. Numa empresa com problemas de caixa e sem linhas de crédito, isto é importante.
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Redução de Despesas / Custos
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