A convocação de uma reunião com objetivo e pontos de discussão deve seguir o seguinte modelo: Reunião: Nova metodologia de vendas da empresa Data: 05.09 / 10:00 – 11:00 Participantes: Nomes Condutor: Fulano de tal Objetivo: Determinar os próximos passos da implantação no CRM e revisar o resultado do novo modelo de vendas com base no processo de vendas consultivas de clientes acima de R$ 200 mil de faturamento/mês. Pontos a serem discutidos: 1. Apresentação do resultado do primeiro mês com o novo modelo – 10 minutos; 2. Revisão do modelo de vendas consultivas – 30 minutos; 3. Feedback da equipe comercial e dúvidas – 30 minutos; 4. Definição dos passos para processo de vendas no CRM – 40 minutos;
Exemplo de como deve ser um e-mail de acompanhamento da reunião: Reunião de mudança de layout do departamento financeiro Data: 03.11 / 10:00 – 11:00 Participantes: Ricardo, Joana, Mateus, Andressa, Jorge (fornecedor) e Ana (arquiteta) Objetivo: Definir o novo layout do departamento financeiro e solicitar o orçamento para o fornecedor de móveis e também para a arquiteta. Pontos a serem discutidos: 1. Necessidades do novo layout – 30 minutos As principais necessidades apontadas pela equipe para o novo projeto foram: A sala deve comportar nove pessoas; É preciso ampliar o espaço de circulação; Instalar as impressoras fiscais próximas do departamento de cobrança; As divisórias devem ser altas com vidro para diminuir o barulho e evitar conversas paralelas; As cores devem ser claras e reforçar a identidade visual da empresa; Todos os cabos devem ficar escondidos e integrados nos móveis e nas divisórias. 2. Limites de budget, prazo e implantação – 30 minutos O projeto deve estar pronto e implantado antes do término do ano fiscal; O budget para esse projeto é de R$ 30 mil e os móveis retirados devem ser aproveitados e montados na área de logística.
Próximos passos: Ação: Enviar projeto do layout para aprovação da diretoria Data: 07.11 Responsável: Ana Ação: Enviar solicitação de orçamento para três fornecedores Data: 08.11 Responsável:Mateus Ação: Apresentação do projeto ao diretor financeiro Data: 15.11 Responsável: Cláudio
Agradeço a participação e a contribuição de todos e o exemplo de conduta do grupo. Que isso se torne um padrão para as reuniões futuras. Atenciosamente, Fulano de Tal Fonte: Livro “Estou em reunião” – Christian Barbosa