SPE - Case Study

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La case study in un paragrafo CLIENTE:

spe - società pubblicità editoriale

iNDUSTRIA:

cONCESSIONARIE DI PUBBLICITà

PRODOTTI:

cYDONIA

Fondata nel 1954, - SPE Società Pubblicità Editoriale - è la concessionaria di pubblicità appartenente al Gruppo Poligrafici Editoriale, di proprietà del gruppo Monrif.

Attraverso un’offerta pubblicitaria multimediale (quotidiani, periodici, testate on line) ed allargata ad eventi e manifestazioni, SPE è in grado di offrire soluzioni di comunicazione integrata e progetti “tailor made”.

SPE, grazie alla sua presenza capillare sul territorio e alla flessibilità dei mezzi gestiti, è in grado di offrire opportunità di comunicazione pubblicitaria ad un’utenza ampia e diversificata dalla piccola alla grande azienda, annoverando tra la propria clientela oltre 26.000 imprese.

Con una struttura agile ma articolata, l’organizzazione commerciale di Spe si divide in 3 principali ambiti: . pubblicità nazionale . pubblicità locale . pubblicità on line Con sede centrale ad Assago (Milano), Spe opera attraverso le Succursali di Bologna, Firenze, Milano (sedi testata), le filiali di Roma e Padova, 21 Agenzie dirette e 13 Agenzie Generali, per un totale di 140 Agenti.

La presenza sul territorio di SPE Società Pubblicità Editoriale.

Il sistema Cydonia è stato installato nella server farm del cliente sfruttando il database server della concessionaria ed affiancando ad esso un web server, un file server per lo storage dei materiali ed il bilanciamento dei carichi di certificazione e tre server di elaborazione materiali secondo lo schema seguente.

I tre nodi di elaborazione utilizzano Enfocus Pitstop server per la certificazione ed operano in bilanciamento attivo per garantire buone performance nell’elaborazione dei materiali e ridondanza a fronte di eventuali failure dell’hardware. Tutte le schede di lavorazione dei materiali sono derivate direttamente dai dati del gestionale della concessionaria che già prevedeva al suo interno una gestione puntuale del codice materiale. L’integrazione tra Cydonia ed il sistema gestionale è stata realizzata in modo da garantire un continuo aggiornamento dei dati presentati dal portale ed una aggregazione delle date di uscita e dei relativi materiali sempre conforme a quanto indicato dagli agenti direttamente sul modulo di inserimento dell’ordine. Tutte le anagrafiche al contorno (testate, edizioni, formati, tipologie di pubblicità, struttura commerciale ed agenti) sono importate e sincronizzate con i dati del gestionale per garantire la correttezza dei dati presentati da Cydonia.

Gli agenti operano attivamente sul portale per gestire il workflow di commissione, modifica ed approvazione di tutte le anagrafiche realizzate da service esterni. Particolare attenzione è quindi stata posta nella profilazione degli utenti con una visibilità dei dati che si aggiorna automaticamente in funzione della struttura commerciale ricevuta dal gestionale.

Nell’installazione di SPE è stato inoltre possibile eliminare ogni forma di invio libero dei materiali, il classico upload dei materiali accompagnato dalla compilazione di un form che avrebbe richiesto successive associazioni gravanti sugli impaginatori, sostituendolo con l’assegnazione a priori delle creatività ai service e dall’invio di link di upload già predisposti al caricamento su di una precisa scheda.

Schema dell’installazione alla SPE

La principale necessità di SPE è quella di migliorare il processo di verifica delle lavorazioni esterne ed avere un preciso riscontro dal punto di vista amministrativo.

La società infatti commissiona la produzione dei materiali pubblicitari a diversi service esterni sostenendo un costo annuo di circa un milione e mezzo di Euro. è evidente che il puntuale controllo dei costi rappresenti un punto di notevole rilevanza.

“Da anni riceviamo le fatture relative alla composizione, fatture che potevano avere allegati per centinaia di materiali” – dice Flavio Brambilla, direttore amministrativo di SPE – “per cui, fino all’installazione di CYDONIA, eravamo costretti ad una lunga e laboriosa attività di controllo. Abbiamo pertanto deciso di modificare il processo, ovvero inviare ai fornitori il consuntivo delle lavorazioni direttamente dal portale e lasciare a loro l’onere di verificarne la correttezza”.

“Ogni mese inviamo la lista delle lavorazioni che sono state realizzate, valorizzate automaticamente secondo le specifiche contrattuali” - Flavio Brambilla

Nel 2010, per motivi tecnici legati alla normale evoluzione dei sistemi informatici, si è presentata la necessità di sostituire il portale materiali.

L’aggiornamento del sistema, con l’implementazione delle nuove funzioni di controllo e gestione delle lavorazioni, venne affidato ad Exelis, confermando l’ottimo rapporto di partnership tecnologica che si era instaurata negli anni; contemporaneamente Exelis lanciava sul mercato CYDONIA, il nuovo portale per la gestione dei materiali pubblicitari.

“Ogni mese inviamo la lista delle lavorazioni che sono state realizzate, valorizzate automaticamente secondo le specifiche contrattuali” – prosegue Flavio Brambilla – “ed i service sono autorizzati ad emettere fattura per l’importo calcolato automaticamente da CYDONIA. L’accoglimento di eventuali contestazioni sulle valorizzazioni è totalmente subordinato alla puntuale segnalazione da parte dei fornitori di eventuali errori.”

Attraverso un servizio di accurata calendarizzazione, CYDONIA permette a SPE di avere un quadro sempre preciso ed aggiornato della situazione dei materiali in lavorazione: non solo è in grado di tenere la situazione materiali in essere sotto controllo, ma può anche simulare la dinamica dei costi al variare delle condizioni contrattuali.

“Abbiamo anzitutto premiato la professionalità di Exelis per l’ottimo lavoro svolto negli anni con il primo portale. Immediatamente dopo il passaggio dalle pellicole al digitale, SPE collaborava con circa 50 service presso i quali avevamo installato un’applicazione per la certificazione e l’invio dei materiali. Questa soluzione generava un vincolo molto forte con i fornitori, tale da non rendere praticabile un’eventuale sostituzione.

Ad un certo punto abbiamo valutato una soluzione centralizzata e scelto la soluzione tecnologica proposta da Exelis.” – ha dichiarato Pierangelo Saraceno, responsabile IT – “Il primo portale materiali è stato usato con grande soddisfazione per circa 6 anni, nel 2010 abbiamo deciso di migrare alla nuova versione ed ecco arrivare CYDONIA.” Ogni anno, attraverso il portale CYDONIA, passano oltre 150.000 materiali, con punte di traffico, generalmente in coincidenza dei fine settimana, di oltre 1.000 materiali/giorno.

“Abbiamo sempre pensato di fare un’integrazione con il nostro sistema gestionale: uno dei punti di forza di lavorare con Exelis è stato quello di riuscire ad affrontare anche questo fondamentale aspetto in modo pressoché indolore.” - aggiunge Saraceno A differenza di altre concessionarie, dove le pratiche di caricamento degli ordini vengono evase dal personale del back office, in SPE gli agenti si occupano direttamente di tutti gli aspetti legati alla gestione degli ordini - dall’inserimento delle anagrafiche nel sistema gestionale, alla generazione dei job ticket per la produzione.

Con CYDONIA è stata garantita la completa forte integrazione tra gli ordini e la generazione dei relativi materiali.

Il sistema assiste gli agenti in tutte le fasi operative, e, attraverso un sofisticato sistema di alert, è sempre possibile conoscere lo stato dei materiali, la loro conformità o, nel caso, l’assenza.

I materiali caricati in CYDONIA, dopo la validazione automatica, sono duplicati in un archivio di backup ed inviati alla lavorazione presso le tipografie della Poligrafici Editoriale.

L’impiego di CYDONIA ottimizza la gestione dei materiali, che sono sempre a disposizione dell’agente per riedizioni, pratica che, grazie al nuovo portale, non comporta nessun impatto economico.

“Con CYDONIA, se l’agente è diligente, i materiali che devono essere ripubblicati non generano duplicazioni di costi, è infatti sufficiente che l’agente recuperi il materiale e che lo ritrasmetta alla tipografia o che imposti la data di produzione come ricorrente.” - conclude Saraceno.

“Abbiamo premiato la professionalità di Exelis per l’ottimo lavoro svolto negli anni con il primo portale” - Pierangelo Saraceno

Oggi CYDONIA governa la gestione del flusso dei materiali destinati ai media cartacei. Il prodotto è stato progettato per supportare l’advertising in senso ampio, comprendendo ovviamente anche i mezzi digitali (web, iPhone, iPad, tablet), nonché l’ambito radiotelevisivo.

Sono questi gli ambiti nei quali è prevista l’introduzione del sistema nei prossimi mesi così come frequenti e costanti sono le evoluzioni che caratterizzano Exelis CYDONIA all’interno di un piano-prodotto che la nostra società porta avanti con grande impegno.

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