2013 PERNAMBUCO
Guia Formandos | Pernambuco 2013 1
GUIA COMPLETO COM AS PRINCIPAIS EMPRESAS DO SEGMENTO
2 Guia Formandos | Pernambuco 2013
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Editorial O Guia Formandos é uma publicação anual direcionada para as comissões de formaturas, com distribuição gratuita. Estamos em plena expansão pelo Nordeste, hoje o Guia Formandos está nos estados do Rio Grande do Norte, Paraíba e Pernambuco. Em 2013, o Guia chega até você com 42 perguntas e respostas que aborda temas diversos, e algumas empresas do mercado de formatura para que vocês possam pesquisar e escolher os profissionais para sua festa. Como falo em toda edição do Guia, pesquise a empresa que está contratando para evitar problemas futuros, pense na qualidade do seu evento e não no preço. Além da versão impressa, o site ganha novo layout e passa a atender necessidades de estudantes de todo o Brasil, além de estar disponível como aplicativo para tablet e smartphone, tudo de forma gratuita. Até 2014!
E X P E DI E N T E
Cláudio Menezes | Diretor do Guia Formandos Brasil
Guia Formandos Diretor: Cláudio Menezes Comercial: Isaura Regina Edição de textos: EXTRA Comunicação Projeto Gráfico e Diagramação: FAÇA! Comunicação e Design Capa: Janielle Borges Foto Capa: Thiago Dantas Gráfica: Impressão Gráfica Tiragem: 10.000 exemplares Distribuição: Gratuita e dirigida
www.guiaformandos.com.br
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O Guia Formandos é uma publicação anual direcionada para as comissões de formaturas, com distribuição gratuita, desenvolvida pela Siga Comunicação em parceria com a Pontes Produções.
Sumário
Guia Formandos
2013
6
ANOTAÇÕES
8
CHECKLIST
GUIA DE SERVIÇOS Aluguel de roupas
20
Anel de Formatura
21
Animação | Humorista
22
Bebidas | Coquetéis
24
Camiseta
27
Comunicação visual
28
Convites
30
Efeitos especiais | Fogos
32
Foto | Vídeo
33
Geradores
36
Iluminação | Som
38
Lembranças | Brindes
40
Locação de Equipamentos 43
10
Tire suas dúvidas
Música | Bandas
44
Música | Orquestra
51
Produtora de Eventos
60
Projeção Mapeada
75
Recepções | Buffet
76
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Anotações
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Anotações Guia Formandos | Pernambuco 2013 7
Checklist Aluguel de roupas Ambulância para eventos Anel de formatura Animação | Humorista Artigos para festa Banda Bebidas | Coquetéis Becas Camisetas Caricaturas Comunicação visual Convite Decoração DJ Doces | Chocolate
Observações:
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Espaço para eventos Efeitos especiais | Fogos Foto | Vídeo Geradores Igreja Iluminação | Som Lembranças | Brindes Locação de equipamentos Manobrista Orquestra Placa de Formatura Produtora de Eventos Projeção mapeada Recepção | Buffet Salão de Beleza Segurança Observações:
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42 Tire suas dúvidas Principais preocupações que podem surgir durante os preparativos para sua formatura.
1- Quais as atribuições da comissão de formatura? Ela é responsável por representar os alunos que participarão das celebrações de formatura. Analisa as propostas das empresas que organizam os cerimoniais, apresenta para a turma e também define a melhor forma de reunir, cobrar, guardar e investir o valor necessário para a realização dos eventos. Além disso, indica o patrono, escolhe os professores homenageados e o professor paraninfo e decide os alunos que serão oradores e juramentistas. A comissão de formatura deve ser composta por presidente, vicepresidente, tesoureiro e secretário. 2- Quais as responsabilidades de cada membro? Presidente: toma as decisões gerais e coordena as ações. É ele quem entra em contato com os fornecedores, convoca reuniões e transmite os resultados para os formandos. Vice-presidente: trabalha em parceria com o presidente, substituindo-o em sua ausência. É responsável pela divulgação dos planos e da programação de 10 Guia Formandos | Pernambuco 2013
compromissos dos membros. Tesoureiro: administram os recursos com o presidente e utilizam a verba para organizar ações e captar dinheiro, caso seja necessário e aprovado pela comissão. Elaboram relatórios periódicos com demonstrativos dos valores gastos e obtidos. Secretário: registram todas as discussões, sugestões e decisões tomadas nas reuniões, marcam as reuniões e covocam os membros. Assessores: são alunos que colaboram com a comissão, mas não têm tarefas específicas. Cabe ao presidente delegar funções a eles. 3- As reuniões da comissão devem ser registradas? Sim. Para garantir legitimidade às decisões, as atas e o estatuto que regem a comissão, são registrados em cartório. Isso ajuda a impor limites aos poderes dos representantes dos formandos, resguardando os integrantes de problemas futuros. 4 – O que fazer para arrecadar dinheiro? Existem várias ações que são planejadas para arrecadação, entretanto, podemos ressaltar as duas principais: rifa e préfestas. Normalmente,
obtemos um retorno maior com a organização de rifas estrategicamente direcionadas aos familiares dos formandos. 5 – É importante ter mensalidades? Sim. Somente as ações de arrecadação de dinheiro não cobrem as despesas gerais, cabendo a cada formando pagar uma mensalidade. O valor varia de acordo com a formatura e a quantidade de formandos participantes, bem como com o capital arrecadado com rifas e outras promoções. 6 – Com quanto tempo de antecedência é preciso começar os trabalhos? Dois anos e meio. Mas essa data varia de acordo com o curso e a tradição existente na instituição de ensino. Logicamente, quanto mais tempo há para planejar as ações, mais tranqüilo será o desenvolvimento das tarefas. 7 – Qual a vantagem de ter um estatuto para a comissão de formatura? O estatuto regulariza a comissão como responsável juridicamente sobre a turma. A comissão é uma associação sem fins lucrativos, que deve ser registrada no cartório civil de pessoas jurídicas. Com o estatuto, a comissão passa a ser vista como associação, sendo responsabilizada por todos os contratos e trâmites da formatura, isentando os formandos de qualquer problema que possa surgir. 8 – O que deve constar no estatuto? A hierarquia, o nome dos alunos que constituem a comissão, seus deveres e cargos; a distribuição das tarefas entre os integrantes; a definição dos prazos de Guia Formandos | Pernambuco 2013 11
pagamento; o local onde será sediada a comissão; a forma como serão prestadas as contas para os formandos que não são integrantes da comissão; como serão resolvidas eventuais questões divergentes e a forma como será dissolvida a comissão. 9 – Como escolher a empresa que acompanhará todo o processo da formatura? Nesse momento, todo cuidado é pouco. Primeiro, a comissão faz um minucioso levantamento para verificar preços e serviços oferecidos no mercado. “analise a idoneidade ou os processos judiciais e financeiros que possam levá-la à inexecução do contrato e se, em caso de eventual reparação de danos, há patrimônios suficientes para arcar com o pagamento”. 10 – Como descobrir se a empresa é idônea? Cheque com PROCON, com órgãos de defesa do consumidor e em sites de reclamações, pesquise se existem processos contra a empresa e confira a natureza desses processos, isso pode ser feito facilmente pela internet. Se quiser uma pesquisa mais detalhada, pegue o CNPJ da empresa e procure em cartórios de protestos e em órgãos de proteção ao crédito (SPC e Serasa). 11 – Quais são os aspectos legais envolvidos? São firmados dois contratos: um entre a comissão de formatura e a empresa e outro entre cada formando e a empresa (adesão individual). Ambos os contratos são amparados pelo Código de Defesa do 12 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Consumidor e não podem ter cláusulas contraditórias, injustas ou abusivas. “É muito importante detalhar tudo que a empresa terá de fazer e fornecer, porque, depois do contrato, é comum dizer que o produto ou serviço não está incluído. Tudo que for combinado na hora da contratação precisa estar descrito com detalhes no contrato. 12- O que não pode faltar no contrato? O contrato deve ser bem redigido, com cláusulas claras, precisas e bem especificadas para evitar problemas e danos. “coloque um cronograma com prazos para a realização do trabalho, locais, datas e o que está incluso em cada evento. Quanto mais detalhado, melhor. O contrato ainda prevê a perda em valores para o formando que desistir. 13 – O que acontece em caso de cancelamento do contrato? Isso deve constar em uma das cláusulas do contrato firmado entre a empresa e os formandos, que estabelece também um número mínimo de participantes na formatura para que os serviços sejam executados. 14 – Quais são as obrigações da empresa e o que cabe à comissão? No contrato, as obrigações e os deveres são sempre claros e acordados. A empresa realiza tudo o que foi apresentado e aprovado, da melhor forma possível, dentro do prazo e das características estipuladas. Já a obrigação da comissão é fazer a ponte entre os formandos e a empresa, elaborar o estatuto da formatura e seguir cronogramas
e orientações da empresa contratada. Tudo dentro dos prazos e especificações determinados anteriormente. 15- Quais são as conseqüências caso não seja atingido o número mínimo de formandos firmados no contrato? Geralmente, a mudança ocorre nos valores a serem pagos. Todas as despesas são divididas pelo número de formandos e, caso haja alterações, o custo individual dos serviços contratados aumenta sem acréscimo do valor total da formatura para o grupo. 16 – O aluno pode participar apenas da colação de grau ou tem de contratar? Pode sim. Cabe à comissão informar e calcular separadamente o valor de cada evento. Esse orçamento individualizado é repassado para o aluno e informado para a empresa organizadora, que deverá fazer um contrato detalhado no termo de adesão, especificando o que foi negociado. 17 – Como é a programação? Varia em relação ao tipo de graduação e costumes da instituição. Mas, geralmente, segue-se a seguinte ordem: chegada dos convidados; início das fotos em família e com os outros formandos; vestimento das becas; posicionamento dos formandos em fila (normalmente por ordem alfabética e período do curso); os convidados
entram no auditório; o mestre de cerimônias dá boas-vindas e apresenta os formandos; os alunos se posicionam em seus lugares; são apresentados os integrantes da mesa solene; o diretor da instituição faz um breve discurso e inicia a solenidade; o Hino Nacional é tocado e seguido pelo discurso do professor escolhido e do orador da turma; as homenagens são entregues; é feito o juramento do curso; os diplomas são entregues pelo paraninfo; a solenidade é finalizada e há uma declaração de formados pelo mestre de cerimônias. 18 – Como fazer uma boa escolha do Bufê? Decidir pelo melhor bufê é um desafio pelo qual a comissão de formatura tem de passar. É comum que a empresa organizadora já possua parceiros nessa área. De qualquer forma, é importante verificar a idoneidade do bufê. “Busque referências de outras pessoas que já tenham testado o trabalho da empresa e vá a um evento para experimentar o serviço e visualizar a organização e o atendimento dos garçons”. O auxílio de um advogado para consultar a situação da empresa prestadora de serviço pode livrar a comissão de algumas preocupações.
“Busque referências de outras pessoas que já tenham testado o trabalho da empresa e vá a um evento para experimentar o serviço e visualizar a organização e o atendimento dos garçons”
19 - Quando iniciar o planejamento do convite? Para evitar erros de ortografia e atraso na entrega dos convites, o ideal è que isso seja feito um ano antes das celebrações.
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20 - Qual o prazo ideal para a empresa contratada entregar as fotos e o vídeo aos formandos? Os ideais são 60 dias após a realização dos últimos eventos, geralmente o baile de gala. Mas é preciso verificar a cláusula contratual referente a esse assunto. 21- Como é formada a comissão de formatura? A comissão é formada por integrantes da turma escolhidos através de votação e que sejam comunicativos, tenham espírito de liderança, disponibilidade de tempo e paciência. 22- O que fazer antes de contratar as empresas? Ver a possibilidade de participar de algum evento da empresa é opção mais correta. Antes de fechar negócio, analise os preços e condições de pagamento, assim como os benefícios oferecidos, peça referências a outras comissões e pegue uma certidão negativa no PROCON. 23- Qual a função do cerimonial? Esses profissionais são responsáveis pela montagem do projeto, custo e cronograma de atividades com a turma. Algumas turmas contratam a empresa logo no primeiro ano e já iniciam o processo de organização da formatura. O cerimonial indica parceiros de cada área ou setor do evento como iluminação, decoração, banda, buffet, entre outros. 24- Quais os espaços necessários para a formatura? O espaço deve ser compatível ao 14 Guia Formandos | Pernambuco 2013
número de convidados para o baile. É importante lembrar que nem só de baile vive a formatura. É preciso conhecer os espaços para aula da saudade e eventos religiosos. Já a colação de grau, algumas faculdades são responsáveis pela escolha o espaço e organizam toda a parte da solenidade. 25 - O que é preciso saber na hora de escolher o local do baile? A comissão tem que observar o local, ver capacidade, horários de funcionamento, o que pode e não pode. Algumas recepções estipulam um horário e é bom que os formandos já fiquem cientes disso, para que na hora não haja desentendimentos. 26- Como deve ser a prestação de contas? A prestação dos movimentos bancários pode ser feita de várias formas: através de apresentação em data show, e-mail, murais e até mesmo impressa. A mesma deve ser feita a cada seis meses e a turma não pode esquecer de citar as verbas extras que entram, como doações, depósito de eventos, rifas, entre outros. Também é muito importante enfatizar a importância do cumprimento das parcelas. 27- O livro de ouro é uma boa fonte de renda? Sim. Para que o resultado seja ainda mais satisfatório, o ideal é que cada grupo receba o livro e que ele circule entre autoridades, amigos, familiares e políticos. O ideal é que o mesmo circule com certa antecedência. Algumas turmas optam por estipular um valor mínimo de contribuição.
28 - Quais os cuidados que a turma deve ter antes de contratar um fotógrafo? Uma das mais importantes lembranças da formatura é a fotografia. Para evitar transtornos, a turma deve ter cautela na hora de escolher um fotógrafo. O ideal é analisar o currículo do profissional, a qualidade de suas fotos e equipamentos, sem esquecer-se de investigar a equipe e sua imagem no mercado, com relação a cumprimento de prazos. 29 - Como acertar na escolha da banda? Classificada como um dos mais importantes itens do evento, a música é a grande responsável pela animação dos convidados e formandos, pois proporciona emoção, descontração e interação. Um bom repertório atrai convidados para frente do palco e faz da festa mais animada. O ideal é começar com as tradicionais orquestras e encerrar a festa com uma segunda banda, que pode variar, de acordo com o gosto da turma, entre forró, axé, pagode, entre outros.
“Analise a idoneidade ou os processos judiciais e financeiros que possam levá-la à inexecução do contrato e se, em caso de eventual reparação de danos, há patrimônios suficientes para arcar com o pagamento”
30 - O que é importante em uma decoração? O importante é agregar beleza, harmonia e bem-estar à concretização de um sonho, aliado ao perfil dos formandos, seja com fotos e símbolos que remetam ao curso. O importante acima de tudo é a criatividade. 31 - Qual tipo de cabelo ideal para uma colação de grau? O indicado é algo clássico e que permita uma versatilidade para usá-lo depois da solenidade em uma recepção familiar. Guia Formandos | Pernambuco 2013 15
32 - Qual look ideal para um baile de formatura? O luxo floreia esta produção, que permite um pouco de excessos, brilhos, ousadia e cores vibrantes. Ressaltando que o tipo de roupa influencia na escolha do cabelo, podendo ser solto e ondulado, no caso dos decotes. As mais clássicas, que rejeitam o look despojado, devem usar penteados estilo meio-preso. 33 - A contratação de geradores é importante para o evento? O sonho da festa especial, em comemoração ao esforço de anos de estudo pode ir por água abaixo por causa de uma simples queda de energia. O aluguel de um gerador deve compor a lista de itens necessários, pois, em caso de queda de energia, a turma não irá ter surpresas indesejadas.
“Checar, junto ao PROCON, se existe algum processo em nome da empresa em análise pode ser um bom começo.” 16 Guia Formandos | Pernambuco 2013
34 - Como acertar na contratação da empresa de iluminação? A comissão de formatura deve contratar uma equipe de profissionais de acordo com o porte do evento. Se for um evento menor, é possível trabalhar com uma empresa menor e com menos estrutura em equipamentos. Mas, se for uma formatura grande, prefira os profissionais com maior estrutura, pois com certeza, eles se enquadrarão melhor na sua festa. 35- Como evitar calotes por parte das empresas contratadas? É preciso avaliar as referências da empresa e comparar serviços e produtos antes de fechar contrato. Saber quantas formaturas
já foram realizadas, buscar informações, ser exigente e criterioso na escola das mesmas. Checar, junto ao PROCON, se existe algum processo em nome da empresa pode ser um bom começo. 36 - Eventos religiosos: como agradar a todos? Depois de definir as datas de missa, palestra e/ou ato ecumênico, é importante que os membros da comissão marquem uma reunião com os membros da igreja para lembrar ao pregador que o momento será de ação de graças, ou seja, que não se deve tentar converter ou catequisar ninguém em sua pregação. Vale também elaborar com antecedência, em conjunto com a empresa de cerimonial contratada, um roteiro. 37- Qual o valor mínimo ideal e máximo necessário para todos os alunos pagar em uma formatura? Depende do número de formandos da turma, pois quanto menos aluno mais pesará sobre cada um dos custos fixos na formatura. 38 - Qual a principal fonte arrecadadora de recursos? A principal fonte de arrecadação é a mensalidade. Por isso é tão importante a turma começar a pagar cedo a se preparar para formatura, recolhendo as mensalidades e não deixando a inadimplência crescer. 39 - De quais outras formas a turma poderá conseguir mais dinheiro para comemorações?
São várias as formas de arrecadação. Rifa é o mais seguro, evento científico, festa é mais estressante e perigosa, venda de produtos, livro de ouro e patrocínios. É importante que a turma tenha noções de técnicas de venda, para otimizar a relação custo benefício. 40 - Quem é o encarregado de correr atrás das arrecadações extra? A comissão de formatura e o cerimonial, em reuniões com pautas especificas, definem quando e como devem ser feitas as “atividades extramensalidades”, seguindo os anseios da turma e a mesma deve ajudar na execução das atividades. 41 - Se a comissão conseguir uma verba extra com recursos paralelos, o valor individual para cada aluno cai? Não. Os extras conseguidos com as atividades servem para melhorar a qualidade da formatura, uma vez que as mensalidades devem ser calculadas para cobrir as despesas básicas da formatura. 42 - Como calcular sua formatura? Pegue o número de alunos multiplique pelo valor mensal sugerido e número de meses que faltam para a formatura e a comissão chegará a verba que a turma terá para cobrir os gastos. Número de alunos x valor mensal sugerido x número de meses que faltam para a formatura = verba total Guia Formandos | Pernambuco 2013 17
GUIA serviços de
Aluguel de roupas
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Convites
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Anel de Formatura
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Efeitos especiais | Fogos
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Animação | Humorista
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Foto | Vídeo
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Bebidas | Coquetéis
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Geradores
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Camiseta
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Iluminação | Som
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Comunicação visual
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Lembranças | Brindes
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Locação de Equipamentos 43 Música | Bandas
44
Música | Orquestra
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Produtora de Eventos
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Projeção Mapeada
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Recepções | Buffet
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aluguel de roupas
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Anel de Formatura Guia Formandos | Pernambuco 2013 21
Animação | Humorista 22 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Animação | Humorista Guia Formandos | Pernambuco 2013 23
Bebidas | coqueteis 24 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Bebidas | coqueteis Guia Formandos | Pernambuco 2013 25
Bebidas | coqueteis 26 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Camiseta Guia Formandos | Pernambuco 2013 27
Comunicação Visual
Cubos | Displays | Mandalas | Quadros Luminárias | Adesivos | Banners Cortes Personalizados (Laser e Router)
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Comunicação Visual
1
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Impressão para todos os estilos
7
2
5
RUA AUGUSTO DOS ANJOS,3589 CANDELÁRIA, NATAL/RN thais@infoartenatal.com.br
0
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Convites 30 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Convites Guia Formandos | Pernambuco 2013 31
Efeitos especiais | Fogos 32 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Foto | VĂdeo Guia Formandos | Pernambuco 2013 33
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Foto | VĂdeo Guia Formandos | Pernambuco 2013 35
Geradores 36 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Geradores Guia Formandos | Pernambuco 2013 37
Iluminação 38 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Iluminação Guia Formandos | Pernambuco 2013 39
Lembranรงas | Brindes 40 Guia Formandos | Pernambuco 2013
CC 08
CM 22
CM 01
CC 13
CC 15
CC 06
CC 17
CC 05
CC 01
CC 09
SA 02
SA 10
SA 09
SA 03
SA 05
SA 07
CA 10
CA 12
CA 11
SA 08
CA 07
CA 13
CA 25
CA 37
CA 08
CA 06
CA 31
CA 29
CA 23
CA 09
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Lembranรงas | Brindes
CC 14
Lembranรงas | Brindes 42 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Locação de equipamentos Guia Formandos | Pernambuco 2013 43
MĂşsica | Bandas 44 Guia Formandos | Pernambuco 2013
MĂşsica | Bandas Guia Formandos | Pernambuco 2013 45
Música | Bandas
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MĂşsica | Bandas 48 Guia Formandos | Pernambuco 2013
MĂşsica | Bandas Guia Formandos | Pernambuco 2013 49
MĂşsica | Bandas 50 Guia Formandos | Pernambuco 2013
MĂşsica | Orquestra Guia Formandos | Pernambuco 2013 51
MĂşsica | Orquestra 52 Guia Formandos | Pernambuco 2013
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MĂşsica | Orquestra 54 Guia Formandos | Pernambuco 2013
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MĂşsica | Orquestra 56 Guia Formandos | Pernambuco 2013
MĂşsica | Orquestra Guia Formandos | Pernambuco 2013 57
MĂşsica | Orquestra 58 Guia Formandos | Pernambuco 2013
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Produtora de Eventos 60 Guia Formandos | Pernambuco 2013
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Produtora de Eventos 62 Guia Formandos | Pernambuco 2013
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Produtora de Eventos 64 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Produtora de Eventos Guia Formandos | Pernambuco 2013 65
Produtora de Eventos 66 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Produtora de Eventos Guia Formandos | Pernambuco 2013 67
Produtora de Eventos 68 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Produtora Pós-Graduação de Eventos Guia Formandos | Pernambuco 2013 69
Produtora de Eventos 70 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Produtora Projeção de Mapeada Eventos Guia Formandos | Pernambuco 2013 71
Produtora de Eventos 72 Guia Formandos | Pernambuco 2013
Produtora de Eventos Guia Formandos | Pernambuco 2013 73
Produtora de Eventos 74 Guia Formandos | Pernambuco 2013
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Recepções | Buffet Guia Formandos | Pernambuco 2013 77
Recepções | Buffet 78 Guia Formandos | Pernambuco 2013