Revista Gestão Jurídica - 10ª ed. - ano 2019 - Fácil | Espaider by Facil Informática

Wagner Martins Ramos Sócio | Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados

CBA

CPFL Energia

Gaia Silva Gaede Advogados

Grupo Algar

Grupo Marista / FTD Educação Mattos Filho

Rosi Rajão Advogados

EDITORIAL

A INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL E A EVOLUÇÃO TECNOLÓGICA A SERVIÇO DA ATIVIDADE JURÍDICA Nesta edição destacamos características, aplicabilidade e resultados práticos da constante evolução tecnológica do sistema de gestão jurídica Espaider. A grande ênfase se dá ao PARKER, ferramental de aprendizado de máquina da Fácil, que utiliza a Inteligência Artificial para classificar os andamentos provenientes das publicações dos diários oficiais, possibilitando que os advogados recebam no mesmo dia os alertas para providências, elevando ao máximo o aproveitamento dos prazos. Abordamos também a integração do Espaider com o SAP e outros ERPs do mercado, além de funcionalidades financeiras, a conciliação contábil e o controle dos documentos digitais através do Fácil DocSite.

A Fácil reafirma, nesta edição, o forte propósito de focar na constante evolução do Espaider, buscando aprimorar cada vez mais suas funcionalidades de integração, automação, comunicação, inteligência artificial, segurança e produtividade. AGRADECIMENTOS A Fácil agradece especialmente aos profissionais da área jurídica e demais envolvidos dos clientes: CBA - Companhia Brasileira de Alumínio; CPFL Energia; Gaia Silva Gaede Advogados; Grupo Algar; Grupo Marista/FTD Educação; Mattos Filho; Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados e Rosi Rajão Sociedade de Advogados pela confiança depositada através dos depoimentos concedidos.

Não poderíamos deixar de lado a assinatura digital de contratos, através do Integrador Assinar Fácil, que automatiza processos e reduz consideravelmente o tempo para assinatura de documentos e contratos, além das comodidades do Espaider Chat, funcionalidade que registra a conversação entre usuários e também pode ser utilizada na web.

São parcerias incríveis como essas, baseadas em confiança mútua e na reciprocidade de propósitos, que proporcionam estímulos para aprimoramento constante da tecnologia dos produtos e qualidade dos serviços prestados.

Uma funcionalidade bastante útil e que tem agradado os advogados é a integração com a agenda do Google, que facilita o dia a dia dos usuários e proporciona acompanhamento dos prazos e cumprimento de compromissos importantes.

Muito obrigado! Equipe Fácil

Revista Gestão Jurídica

Índice

Publicação Corporativa Fácil

CASES

Edição: X - Ano: 2019 Rua João Pessoa, 129 - CEP 89012-472 - Blumenau/SC Blumenau/SC: +55 (47) 3328.2929 Belo Horizonte/MG: +55 (31) 2527.2929 São Paulo/SP: +55 (11) 3262.1890 Atendimento local em Curitiba/PR, Juiz de Fora/MG e Porto Alegre/RS facil.com.br - comercial@facil.com.br

Grupo Marista / FTD Educação ..........................................................................................................05 Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados .....................................09 CBA (Companhia Brasileira de Alumínio) ................................................................................ 17 Gaia Silva Gaede Advogados .................................................................................................................. 20 Grupo Algar ............................................................................................................................................................... 31 Rosi Rajão Sociedade de Advogados .......................................................................................... 35 CPFL Energia ............................................................................................................................................................45 Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados..............................56

Coordenação Geral

ARTIGOS

Caroline da Rocha e Kevin Rodriguez

Edição de Textos Carlos Tonet - Agência Noticenter

Projeto Gráfico e Editoração Yon Comunicação - yoncomunicacao.com

Robô! Vilão ou Herói? .................................................................................................................................... 12 Espaider e Resolubilidade ........................................................................................................................ 24 Interconexões na área jurídica .............................................................................................................. 39 O fim das milhagens dos contratos .............................................................................................. 42 DocSite Folder ........................................................................................................................................................ 48 Aplicativo DocSite para smartphones ........................................................................................49 Controlando o pagamento de terceiros - Análise de Faturas .........................51 Controle de orçamentos - Módulo Financeiro ..................................................................53 Editorial

BI ORIENTA DECISÕES NO GRUPO MARISTA

INFORMAÇÕES PERMITEM UMA ATUAÇÃO JURÍDICA CADA VEZ MAIS ESTRATÉGICA, CAPAZ DE AGREGAR VALOR AO RESULTADO

Procuradoria Jurídica Grupo Marista - Curitiba/PR

O Grupo Marista destaca-se pela forte atuação na área da educação, através de colégios e universidades, marcando presença ainda nas áreas de solidariedade e saúde. Está presente nos estados do Paraná, São Paulo, Santa Catarina, Mato Grosso do Sul e Distrito Federal.

No intuito de aprimorar a gestão, no ano de 2014 o grupo buscou um sistema jurídico, preferencialmente na nuvem, que atendesse a todas as demandas do departamento, não só contencioso e contratos. Nesse sentido, optou pelo Espaider, iniciando a implantação em 2015.

O Departamento Jurídico, chamado de Procuradoria Jurídica, é composto por 35 pessoas distribuídas entre Curitiba e São Paulo, atendendo a todas as unidades de negócio.

Os primeiros módulos a entrarem em produção foram Propriedade Imobiliária e Contencioso. Posteriormente vieram Requisições e Contratos.

Grupo Marista / FTD Educação - BI orienta decisões no Grupo Marista

Departamento Jurídico FTD Educação - São Paulo/SP

Integrante do Grupo Marista, a FTD Educação atua em todo o território nacional, produzindo e oferecendo conteúdo educacional e cultural adequado e inovador.

Grupo Marista www.grupomarista.org.br FTD Educação www.ftd.com.br Módulos e funcionalidades do Espaider utilizadas na organização: • Análises Gerenciais (BI) • Certidões/Licenças • Consultivo • Contencioso • Contingenciador • Contratos • GED • Integrador Assinar Fácil • Propriedade Imobiliária • Propriedade Intelectual • Requisições • Societário

Grupo Marista / FTD Educação BI orienta decisões no Grupo Marista

Na FTD Educação, o foco das requisições e contratos foi trazer eficiência para o processo, evitando tarefas repetitivas que tomam tempo e reduzem a performance do departamento. Sob a gestão do gerente jurídico Victor Linhares Bastos, o projeto conduzido pela advogada Mariane Cassarino de Oliveira, resultou na revisão e ajuste de todos os fluxos, minutas e validações, culminando com a implantação do contrato eletrônico em conjunto com o Integrador Assinar Fácil, produto desenvolvido pela Fácil, que reduziu o prazo de tramitação de contratos de 30 dias para 1 dia, sendo esse case reconhecido em diversos fóruns de debates, como OAB de São Paulo e Campinas, seminários de gestão jurídica e na Fenalaw, um dos maiores eventos jurídicos da América Latina, organizado pela Informa Exhibitions.

“Recursos humanos e tecnológicos devem atuar de forma integrada e cada um fazendo aquilo que é sua especialidade, formando assim uma parceria de sucesso. Criar o processo é tarefa humana, executá-lo é papel do sistema”, diz Victor Bastos. “Outros módulos como Societário, Procurações, Certidões, Consultivo, GED, Propriedade Intelectual integrado com Requisições estão no ar trazendo ganhos de eficiência e gestão. Diversos departamentos do grupo utilizam o Espaider, rompendo as fronteiras do jurídico e tornando-se uma relevante solução para a instituição”.

ter a tecnologia, especialmente através de um sólido sistema de gestão como aliada do departamento, trazendo inteligência e eficiência para os processos e atividades”. “Através dessa atuação estratégica, o Departamento cumpre o seu propósito, que é contribuir ativamente para o sucesso da Missão Marista, que é a transformação da sociedade por meio da formação de cidadãos éticos, justos e solidários, orientados pelos valores do Evangelho, do jeito de Maria”, finaliza o diretor.

ATUAÇÃO ESTRATÉGICA Atualmente, encontra-se em fase de expansão a extração de indicadores através do módulo Análises Gerenciais (BI), focado especialmente para o Contencioso e Requisições/Contratos. De acordo com o diretor jurídico Bruno Orloski de Castro, não deve existir atividade no departamento que não possa ser medida ou avaliada: “A inteligência de um BI integrado com todos os módulos é essencial, gerando informações para uma atuação jurídica cada vez mais estratégica, capaz de agregar valor ao resultado”. Victor Bastos complementa: “O Jurídico não pode ser somente área de suporte, mas sim de influência positiva para a instituição. Para tanto, é fundamental

Victor Linhares Bastos (Gerente Jurídico FTD Educação - São Paulo/SP) e Bruno Orloski de Castro (Diretor Jurídico Grupo Marista - Curitiba/PR)

ESPAIDER, UM SISTEMA DE GESTÃO JURÍDICA COMPLETO O Espaider, sistema de gestão jurídica utilizado pelo Grupo Marista, é uma solução completa, comercializada por módulos, de acordo com a demanda, para usuários nominais. • A tende departamentos jurídicos e escritórios de advocacia. • Funcionalidades e serviços adicionais comercializados sob demanda. • Hospedagem do sistema em Datacenter da Fácil (nuvem),

com certificação ISAE 3402 Type II, ou em servidor próprio do cliente (In House). • Possibilidade de personalizações, semi customizações e customizações. • Totalmente web. • Integração padrão ou sob demanda com outros ERPs de mercado.

• G eração de gráficos e relatórios. • Segurança das informações. • Todos os recursos também em

dispositivos móveis.

• Recursos de Inteligência Artificial (Parker) para

automatização de tarefas.

• Alertas por e-mail e na tela do usuário para

melhor acompanhamento.

• Comercialização Plug and Play,

Semi personalizada e Personalizada.

Grupo Marista / FTD Educação - BI orienta decisões no Grupo Marista

INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL COMO BASE DA PRODUTIVIDADE

COM O PARKER, FERRAMENTAL DA FÁCIL PARA APRENDIZADO DE MÁQUINA (INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL), O PIPEK, PENTEADO E PAES MANSO ADVOGADOS ASSOCIADOS CONSEGUE MAIOR CELERIDADE NA MOVIMENTAÇÃO DE PROCESSOS COM APROVEITAMENTO DE 100% NOS PRAZOS

Uma equipe especializada com mais de 100 advogados, uso intenso de tecnologia e unidades em São Paulo, Curitiba e Rio de Janeiro, fazem do Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados um dos principais escritórios do país na área do direito trabalhista empresarial. Figura entre os escritórios mais admirados nos rankings publicados anualmente pela Análise Advocacia, Chambers Latin America, Legal 500, Leaders League e LACCA (Latin American Corporate Counsel Association). TECNOLOGIA E O ESPAIDER Como referência nacional na área, o escritório conquistou clientes de grande porte entre empresas nacionais e multinacionais em setores como telecomunicações, ensino, alimentos, fast-food, siderurgia, papéis e celulose.

Acostumada a lidar com grandes volumes de ações e contratos, a equipe do Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados sempre apostou em tecnologia para dar suporte às suas atividades. “Atendemos a empresas líderes de mercado, gerenciando grandes volumes diários de processos, sentenças e prazos. A tecnologia nos ajuda a ter assertividade, segurança e produtividade, fatores essenciais para o nível de exigência de nossos clientes”, diz Wagner Martins Ramos, um dos sócios de área do escritório. Em vista disso, o Pipek, Paes e Manso Advogados Associados adotou o Espaider como seu sistema de gestão jurídica e optou por rodá-lo no Datacenter da própria Fácil (nuvem), o que o exime de preocupações com infraestrutura de TI.

Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados - Inteligência artificial como base da produtividade

Recentemente o escritório passou a utilizar o Parker, o ferramental da Fácil para aprendizado de máquina (inteligência artificial). Uma das funcionalidades do Parker é a Análise Preditiva de Andamentos, utilizada pelo escritório, que classifica as publicações recebidas pelo Diário Fácil, que realiza a pesquisa e captura das publicações dos diários oficiais em web services de empresas especializadas. “Os resultados são surpreendentes. Tivemos ganhos extraordinários em tempo, segurança e produtividade”, diz Wagner. INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL Wagner Martins Ramos

O uso da Inteligência Artificial permite à equipe de assistentes jurídicos gerenciar em tempo real, as movimentações de mais de 500 publicações diárias. A Análise Preditiva de Andamentos classifica as publicações de acordo com o texto liberado pelos Diários Oficiais. Posteriormente, as rotinas do sistema emitem avisos sobre os processos que tiveram publicações.

Os advogados responsáveis recebem no mesmo dia, alertas para providências, possibilitando o cumprimento imediato dos prazos processuais.

Sócio | Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados

“Hoje conseguimos encaminhar 100% dos processos já no próprio dia da publicação, com a ajuda da Análise Preditiva de Andamentos. Como muitos prazos são exíguos, alguns com cinco dias, por exemplo, cada dia que o advogado demora para receber a tarefa é um dia a menos para trabalhar. O Parker não deixa a demora no tratamento de publicações corroer os prazos”. Além dos recursos de Inteligência Artificial, são utilizados os módulos Indicadores Gerenciais do sistema Espaider, Contencioso, Consultivo e Time-Sheet.

Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados www.pipek.com.br Listado entre os escritórios mais admirados nos rankings da Análise Advocacia, Chambers Latin America, Legal 500, Leaders League e LACCA (Latin American Corporate Counsel Association). Atende a clientes de grandes nacionais e multinacionais em setores como telecomunicações, ensino, alimentos, fast-food, siderurgia, papéis e celulose. Módulos e funcionalidades do Espaider utilizadas pelo Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados: • Análise Preditiva de Andamentos - Parker IA • Consultivo • Contencioso

• Indicadores Gerenciais • Diário Fácil • Time-Sheet

Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados Inteligência artificial como base da produtividade

PARKER ANÁLISE PREDITIVA DE ANDAMENTOS • I nteligência artificial com ferramental próprio. • Classificação dos andamentos recebidos via Fácil Captura de Andamentos, Integrador ou Diário Fácil. • Eficiência e eficácia aprimoradas de acordo com os acertos e erros do ferramental. • Automatização de processos. • Maior produtividade.

Arthur Hamann Pereira - Diretor comercial | Fácil AGENTES AUTOMATIZADOS Na Fácil, não gostamos do termo “robô” da forma como vem sendo utilizado por algumas empresas de software que oferecem soluções para o segmento jurídico. Para começar, será necessário dissecar alguns termos importantes utilizados na área de informática, e que se confundem, sendo genericamente e erroneamente chamados de robôs.

Arthur Hamann Pereira - Robô! Vilão ou Herói?

Um programa que cria prazos automaticamente é um robô? E que conduz tarefas por uma fila, até o responsável pelo passo atual? E que realiza cálculos e gera documentos com base em formulários? E que traz informações de uma fonte externa para seu sistema? Enfim, qual a diferença entre “Importação de dados” e “Robô para importação de dados”? Um é melhor que o outro?

Uma empresa de softwares tem como principal objetivo desenvolver sistemas ou programas que possam desempenhar tarefas que auxiliem as pessoas em suas atividades. Analistas e programadores passam suas vidas desenvolvendo algoritmos. E nesse caso, é denominado “agente automatizado”, o algoritmo construído que substitui um humano na execução de uma atividade. Os agentes automatizados podem ser categorizados segundo determinadas características. De acordo com o papel que desempenham e como desempenham.

O desenvolvimento de robôs no âmbito da informática, pode ser encarado como um divisor de águas importante. Novas tarefas passaram a ser viáveis, operações que antes eram apenas executadas por humanos passaram a ser realizadas por programas. Não quer dizer que todas as tarefas serão melhores com robôs ou que as soluções automatizadas anteriores serão necessariamente substituídas. Onde os robôs se encaixam no cenário atual de automação de tarefas? INTEGRAÇÃO OU ACOPLAMENTO ENTRE SISTEMAS

Alguns agentes automatizados podem ser chamados de “robôs”, mas nem todos. Robô é um tipo de agente automatizado, que desempenha um papel bem característico. Esse termo, robô, não deveria ser utilizado para todos os agentes existentes. Mesmo estando na moda.

Integrar sistemas é acoplá-los de alguma forma para que os dados sejam compartilhados. É criar um “diálogo” entre sistemas. Embora possa ser também um monólogo. Cria-se uma forma comum de comunicação entre os mesmos. Uma linguagem comum.

ROBÔS, PRODUTOS OU SERVIÇOS?

Um exemplo de integração, é quando um sistema jurídico envia valores de processos judiciais para serem contabilizados em um ERP da corporação. Existe um formato pré-determinado de como essas informações devem ser enviadas e recebidas. Algoritmos, em ambos os produtos, são escritos para tratarem esse processo relacional. Existe consenso, consentimento, regras de segurança são respeitadas e formatos de troca estabelecidos.

A indústria automobilística, por exemplo, já emprega robôs há algum tempo, e pode-se dizer que têm contribuído muito para o desenvolvimento daquela área. Mesmo assim, quem argumentaria que se deve inserir máquinas de aço pesando toneladas dentro dos escritórios (além de, talvez, uma copiadora multifuncional, que, inclusive, está saindo de moda)? Recentemente a informática tem se apropriado do termo “robô”, mesmo que, tradicionalmente, tenha apenas criado programas para operar os robôs de óleo e metal. Os novos robôs criados pela (e para) a informática são intangíveis, o que aumenta ainda mais a confusão. Um robô, assim como um algoritmo, é criado para realizar uma tarefa. O fator importante é a realização da tarefa. A existência, ou não, do robô, é irrelevante. A tarefa é bem realizada? O custo é bom? É escalável? Se sim, então se tem interesse neste produto ou serviço. O robô não se confunde com o produto ou serviço. É o meio pelo qual a tarefa é automatizada.

Alguns sistemas dispõem de APIs (Application Programming Interface), que nada mais são do que padrões pré-determinados para as integrações. Como um contrato de adesão, em que as cláusulas não podem ser mudadas. Esses algoritmos não utilizam uma “interface” que possa se parecer com a mesma interface que um humano utilizaria. São formatos próprios para troca de dados entre máquinas. Nestes casos, é comum a comercialização dos ditos “robôs” para ligar duas APIs de sistemas distintos. Esses agentes automatizados não deveriam ser chamados de “robôs”, pois trata-se apenas de um canal de comunicação entre os dois sistemas. Arthur Hamann Pereira - Robô! Vilão ou Herói?

INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL – APRENDIZADO DE MÁQUINA Na era do Machine Learning, os departamentos de marketing têm utilizado fotos de robôs para expressarem o comportamento de uma nova geração de algoritmos; agentes automatizados diferenciados. O problema é que um usuário leigo é levado a um entendimento errôneo de que já existem computadores que “pensam”, raciocinam e que, logo, chegará no escritório e haverá um robô humanóide ocupando sua cadeira. De fato, algumas tarefas, antes impossíveis de serem feitas pelos modos tradicionais, agora são possíveis com esses novos algoritmos. Eles “aprendem” com dados, mas, ainda é necessária supervisão humana. Esses novos agentes automatizados, diferentes dos algoritmos tradicionais, se comportam de maneira bem diferente. Nos algoritmos tradicionais existe uma entrada de dados, um processamento da informação e uma saída. Os dados são introduzidos no computador, são processados e um resultado, conforme previsto anteriormente pelos analistas, programadores e usuários especialistas, é “cuspido”. Esses algoritmos tradicionais são escritos com regras pré-definidas. Podem ser amplamente testados e dão sempre o mesmo resultado. São ótimos para sistemas de folha de pagamento, cálculos de correção monetária e outros nessa linha. No caso dos algoritmos de aprendizado de máquina, o fluxo é diferente. Entram os dados, os resultados desejados, e são produzidos “modelos” (que se pode chamar de outros algoritmos), que tratarão novos dados segundo esses modelos, num processo iterativo. Em outras palavras: quando os advogados leem as publicações nos diários oficiais, devem verificar do que se trata e de quais providências devem ser tomadas e em que prazos. Um estagiário que está aprendendo o ofício, pode observar um profissional mais experiente e vai assimilando. Depois de um tempo, já saberá o que é uma juntada de documentos, uma sentença, a necessidade de

Arthur Hamann Pereira - Robô! Vilão ou Herói?

perícias e outros procedimentos. À medida que as publicações se repetem, ele saberá o que fazer. Até que venha algo realmente novo e diferente, e necessite perguntar para alguém experiente de como tratar essa nova informação. O estagiário continua aprendendo. Até que em determinado momento, pode até ter senso crítico e descobrir falhas no esquema, sugerir alternativas e outras medidas. As maravilhas da mente humana. No caso dos agentes automatizados de “aprendizado de máquina” o processo é semelhante, mas não igual. Esses algoritmos aprendem da seguinte forma: entrega-se para eles milhares de textos de publicações junto com o resultado da classificação por advogados humanos. Com base nessas informações, eles criam modelos de como devem ser classificados os novos textos que chegaram. E quando um texto novo é dado, eles verificarão em que grau se enquadra nesses modelos de aprendizado. Podem até sugerir duas ou três opções com base em percentuais e adotarem aquela mais próxima de cem por cento. Se verificarem que o percentual é muito baixo ou não existe uma correspondência confiável, “pedem” ajuda para um humano que fará a classificação correta; assim vão aprendendo. O que ocorre é que esses algoritmos ainda não têm senso crítico. São cegos e enxergam somente os dados entregues a eles. Um algoritmo classificará uma informação tão bem quanto for ensinado, mas não avaliará se sua resposta, de fato, se enquadra com a situação, se a circunstância mudou ou se a resposta é ”estranha”. A Inteligência Artificial representou mais um avanço na robotização. Mas também pode ser aplicada a outras formas de automação. Ninguém diria que o reconhecimento facial da Apple ou da Microsoft é um robô, por mais que use modelos baseados em IA para o reconhecimento facial, mas pode-se imaginar Siri (Apple), Alexa (Amazon), Cortana (Microsoft) como pessoas, andando e realizando tarefas no mundo virtual. Aqui é aceitável a foto de um “robozinho”, pois o algoritmo está imitando e se comportando como um humano.

ACESSANDO SITES COMO SE FOSSE UM HUMANO NA MESMA INTERFACE Existe outro tipo de agente automatizado que pode se encaixar melhor ainda na denominação de “robô”, pois também imita um humano em suas tarefas. É o caso de algoritmos, agentes automatizados, que acessam sites da web com o objetivo de coletar dados, ou, até mesmo, inseri-los. Nesse caso, o algoritmo está fazendo o que tecnicamente se chama de Data Mining, que traduzido para o português, significa “Mineração de dados”. Na prática, o robô foi programado para entrar em cada site, localizar a informação desejada com base em regras específicas e retornar para o programa, repetindo esse processo conforme a necessidade. Quando se deseja trazer uma informação específica, no entanto, pode ser necessário programar o robô para cada site separadamente, e monitorá-lo constantemente, para que a informação retornada seja confiável.

AUTOMATIZAÇÃO X ROBOTIZAÇÃO Concluindo: toda robotização é uma automatização, mas nem toda automatização é uma robotização. Um algoritmo escrito para realizar a correção monetária de um processo tributário por determinado índice, não é uma robotização e sim, a automatização de uma rotina que seria desempenhada por um ser humano. Por causa da intangibilidade, os robôs da informática se confundem com os próprios programas. Prefere-se a seguinte distinção: se for construído um algoritmo que acesse uma interface que, em geral, seria utilizada por um humano, ou seja, estiver simulando ou “parecendo” com um humano, nesse caso, pode-se chamar de “robô”. Esse algoritmo seguirá os mesmos procedimentos que um ser humano faria para obter a informação. Do contrário, é uma automação tradicional, realizada por um programa de computador.

Mas atenção, se o site mudar o leiaute, esse algoritmo pode não funcionar de acordo. Pois espera as informações sempre no mesmo lugar, na mesma ordem e do mesmo jeito. Deve ser monitorado continuamente. E alterado quando necessário, principalmente quando o site mudou; alterou a ordem de campos, incluiu novas informações. A denominação de “robô” parece condizente, pois o site que está sendo acessado não saberá se é um humano ou um algoritmo. O agente automatizado comporta-se da mesma forma que um humano.

Arthur Hamann Pereira Diretor Comercial | Fácil

Arthur Hamann Pereira - Robô! Vilão ou Herói?

JURÍDICO COM CICLO FINANCEIRO COMPLETO

Na CBA (Companhia Brasileira de Alumínio) os pagamentos determinados pela área Jurídica caem direto no SAP, otimizando as atividades dos profissionais. A implementação do projeto de integração do Espaider com o SAP, com um workflow específico e regras de aprovação fielmente cumpridas, foi uma grande conquista para a área. Além de evitar falhas nos lançamentos manuais, a integração trouxe maior robustez aos controles.

A CBA é uma das maiores produtoras de alumínio do Brasil e possui um amplo portfólio de produtos de alumínio primário e transformado, sendo responsável por todas as etapas de sua fabricação, desde a mineração e beneficiamento, até o acabamento dos produtos finais.

Jurídico CBA, contentando as Gerências: Contencioso, Negócios, Compliance/Governança Corporativa e Tributário.

O alumínio da empresa está presente no dia a dia de praticamente todas as pessoas, aplicado nas indústrias de embalagens, transportes, construção civil, automotiva, máquinas e equipamentos, bens de consumos, entre outras. A CBA tem uma receita líquida de R$ 4,7 bilhões e conta com 4.268 empregados diretos, responsáveis pela produção de 417 mil toneladas de alumínio por ano. A CBA é uma empresa de capital fechado, que faz parte do portfólio de negócios da Votorantim S.A. A empresa gerencia e conduz seus negócios com integridade e transparência, buscando sempre os mais altos padrões éticos.

CBA (Companhia Brasileira de Alumínio) - Jurídico com ciclo financeiro completo

JURÍDICO ESTRATÉGICO

GESTÃO FINANCEIRA

O departamento jurídico da CBA responde diretamente à presidência, ao lado de outras sete áreas estratégicas e tem papel fundamental na condução das políticas de compliance.

“O sistema permite que a gestão financeira seja feita do início ao fim, de forma segura e descomplicada. Após a aprovação, o Espaider lança os valores no SAP, o financeiro faz o pagamento e o sistema devolve as guias novamente para o Espaider, dentro das respectivas pastas, para nosso controle”, relata Natália.

Um núcleo jurídico central comanda uma rede de escritórios de advocacia parceiros e especializados, que executam o trabalho de ponta, sob a gestão do Jurídico Interno. A divisão de áreas é formada da seguinte maneira: Contencioso, Negócios, Compliance/ Governança Corporativa e Tributário. “Temos uma equipe enxuta, que atua de forma estratégica. Isso é possível porque, além do comprometimento individual e trabalho em equipe, fazemos uso da tecnologia em gestão”, assinala a advogada Natália Duque Fonseca, que conduziu o projeto de integração. O Espaider foi escolhido como sistema de gestão jurídico da CBA. São utilizados os módulos Contencioso, Societário, Consultivo, Propriedade Intelectual e Requisições.

A adaptação do sistema às especificações da CBA foi feita com a participação de uma equipe multidisciplinar da empresa, que envolveu profissionais de TI, Jurídico, Controladoria, Auditoria, Controles Internos, CoE/CSC (Contas a Pagar, Serviços de DHO, Central de Atendimento). “O Espaider aumentou a produtividade por unificar as tarefas numa única ferramenta. O sistema eliminou a necessidade de manter pessoas dedicadas à alimentação e atualização de planilhas manualmente, liberando os profissionais para atuarem em questões realmente efetivas relacionadas às nossas demandas judiciais”.

O módulo Contencioso foi especialmente adaptado para a classificação contábil e estimativa de riscos. “O Contencioso é responsável pela gestão dos processos judiciais e administrativos, definindo estratégias de atuação, bem como, realizando o controle de todos os dados do processo, andamentos, pautas e valores envolvidos. A integração com o ERP da SAP permite que os lançamentos dos valores a serem pagos sejam digitados uma única vez”, explica Natália. Natália Duque Fonseca

O Espaider atende à demanda de atualização monetária, gera relatórios personalizados de contingência e emite alertas de acordo com protocolos estabelecidos pela equipe. Uma das maiores produtoras de alumínio do Brasil, com receita líquida de R$ 4,7 bilhões. CBA www.cba.com.br

Conta com 4.268 empregados diretos. Produz 417 mil toneladas de alumínio por ano.

CBA (Companhia Brasileira de Alumínio) Jurídico com ciclo financeiro completo

Advogada Sênior | CBA

CONTINGENCIADOR • Fluxos de aprovações. • Monitoramento das alterações. • Regras especiais de cadastramento dos valores de contingência. • Controle de alterações das principais informações do processo. INTEGRAÇÃO DO ESPAIDER • O Espaider pode ser integrado com qualquer ERP de mercado. • A integração pode ocorrer através de rotinas previamente desenvolvidas pela Fácil ou sob demanda. • Integração sob demanda com qualquer módulo do sistema.

PARCERIA HISTÓRICA USUÁRIO DO ESPAIDER HÁ 15 ANOS, GAIA SILVA GAEDE ADVOGADOS ACUMULA PRÊMIOS E RECONHECIMENTOS NACIONAIS E INTERNACIONAIS PELA QUALIDADE DOS SERVIÇOS PRESTADOS

Gaia Silva Gaede Advogados - Parceria histórica

Mais que um cliente, o Gaia Silva Gaede Advogados tem sido um parceiro estratégico para o desenvolvimento do sistema de gestão jurídica Espaider. O escritório o utiliza há 15 anos. Nesse tempo todo, seus profissionais participaram das atualizações por meio de sugestões, análises e avaliações para melhorias e novas funcionalidades. Com quase 30 anos de atuação, Gaia Silva Gaede Advogados está presente em São Paulo, Rio de Janeiro, Curitiba, Belo Horizonte e Brasília. Com cerca de 300 profissionais, conta com um board de 20 sócios.

Inicialmente o escritório licenciou apenas os módulos Contencioso, GED e Time-Sheet, funções utilizadas em paralelo com um software que já estava instalado. “Com o tempo, vimos a necessidade de utilizarmos um único software para a gestão do escritório. Entendemos que o Espaider seria a melhor opção para agregar todas as demais funcionalidades que usávamos”, diz Ivan Alberto Hasse, um dos sócios-fundadores. ATUAÇÃO DESTACADA A qualificação do Gaia Silva Gaede Advogados pode ser medida pelos diversos prêmios e reconhecimentos. É citado entre os mais relevantes nos guias World Tax e World Transfer Pricing, edição 2019, nas áreas de Tax Controversy, General Corporate Tax e Transfer Pricing no Brasil. Desde 2006 é apontado como um dos escritórios mais admirados em Contratos Empresariais, Previdenciário, Societário, Trabalhista e Tributário pelo anuário Análise Advocacia, e está posicionado no ranking de 2019 como um dos escritórios altamente recomendados em Consultoria Tributária e Contencioso Tributário no Brasil.

na prestação dos serviços de advocacia na área do direito empresarial, com atenção especial aos aspectos econômicos, contábeis e gestão empresarial. Procuramos prestar um serviço excepcional, sempre levando em conta as diversas nuances do mundo empresarial”, diz Ivan. O ESPAIDER E A TECNOLOGIA “Hoje a tecnologia é nossa aliada. Sem ela não seria possível prestar serviços da forma que nos propusemos desde nossa origem. Ela nos proporciona uma constante e rápida atualização das questões jurídicas mais atuais, como também, nos permite valer do rico material técnico jurídico produzido pelos nossos profissionais ao longo da nossa história”, pontua Ivan. “Acreditamos que a tecnologia também nos permite manter nosso cliente informado do real andamento dos trabalhos, bem como, o esforço despendido para a sua realização. Sem o emprego da tecnologia da informação, não é possível alcançar um desempenho ágil e eficiente”.

Foi reconhecido em 2018 nas áreas de Direito Societário (incluindo Compliance) e Direito Tributário no Brasil, com 13 profissionais recomendados no guia The Legal 500 - Latin America. Desde 2012 é considerado como um dos mais relevantes do Brasil em Direito Tributário pelo Chambers and Partners Latin America. E desde 2014 figura entre os escritórios mais relevantes em Direito Tributário no Brasil, no guia Global Chambers. Todo esse reconhecimento vem do foco adotado pelo Gaia Silva Gaede Advogados na busca pela excelência: Ivan Alberto Hasse

“O nosso escritório atua principalmente na área tributária e societária, focado na excelência técnica

Sócio-fundador | Gaia Silva Gaede Advogados

Gaia Silva Gaede Advogados - Parceria histórica

“O fato de toda a operação estar concentrada em apenas um software facilita bastante a gestão do escritório. Como nossa organização é composta por cinco unidades, a concentração da informação em uma base única é fundamental”.

toda a gestão financeira e não permite que os usuários tomem decisões equivocadas acerca de determinado procedimento, já que todos os trâmites financeiros são previamente configurados. Isso evita eventuais problemas quando da conciliação contábil”.

FUNÇÕES EM DESTAQUE O Espaider facilita também a contabilidade: Ivan Hasse destaca algumas das principais funções do Espaider na gestão jurídica em áreas de gerenciamento de documentos e financeira: “Implantamos o módulo DocSite, que é uma evolução do antigo módulo GED - Gerenciador Eletrônico de Documentos, que permite um melhor controle de todo material técnico utilizado pelo escritório. Dispomos de um material riquíssimo de qualidade técnica. O Espaider nos permite compartilhar rapidamente todas as informações que produzimos entre as cinco unidades”. O módulo Financeiro foi implantado recentemente, mas já traz resultados: “Apesar do pouco tempo, já podemos perceber que estamos no caminho certo. O módulo Financeiro permite um controle mais efetivo das operações financeiras realizadas pelo escritório. Ele controla

“Como todas as operações já estão previamente parametrizadas, após o encerramento de um determinado mês, a contabilidade já fica praticamente pronta, demandando um esforço muito menor para a sua conclusão”. SMART BILLING O Smart Billing é uma função considerada diferenciada na implantação do módulo Financeiro. Ivan explica: “Nosso escritório possui as mais diferenciadas formas de cobrança de honorários, o que dificulta o processo de parametrização do módulo Financeiro para a realização do faturamento. Com o Smart Billing, não tivemos dificuldades de configurar o sistema do nosso jeito. Ele atende às mais variadas formas de contratação dos nossos serviços. Hoje, temos quase 30 formas de contratação e todas elas foram atendidas pela funcionalidade”.

FÁCIL DOCSITE

• Ferramenta completa para o gerenciamento de documentos digitais. • Arquivamento e pesquisa de documentos na base de dados do DocSite diretamente do Microsoft Word, Excel, Outlook e PowerPoint. • Arquivamento de e-mails e seus anexos diretamente do Outlook. • Pesquisa rápida por argumentos em textos, planilhas, e-mails e arquivos em PDF. • Acesso ao sistema Espaider direto do Microsoft Office.

MÓDULO FINANCEIRO

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I ntegração bancária com arquivo de remessa e retorno. Controle de contas a pagar e receber. Fluxo de caixa. Conciliação bancária. Integração contábil. Nota fiscal eletrônica.

SMART BILLING

• A utomatização de regras de cobrança para faturamento de acordo com as regras e contratos negociados com os clientes do escritório. • Cobrança com base em dados cadastrados em outros módulos do sistema.

Gaia Silva Gaede Advogados - Parceria histórica

Gaia Silva Gaede Advogados www.gsga.com.br Presente em São Paulo, Rio de Janeiro, Curitiba, Belo Horizonte e Brasília, e com cerca de 300 profissionais, o escritório conta com um board de 20 sócios. É reconhecido nacional e internacionalmente como um dos mais relevantes nas áreas do direito tributário, trabalhista, contratos, societário e previdenciário. Módulos e funcionalidades do Espaider utilizadas pelo Gaia Silva Gaede Advogados: • • • •

Biblioteca Consultivo Contábil Contencioso

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CRM DocSite Financeiro Requisições

• Smart Billing • Time-Sheet

Escritórios e departamentos jurídicos enfrentam diferentes níveis de complexidade. O cliente do Espaider pode iniciar com versões mais simples e ampliar suas funcionalidades sem trocar de sistema e sem mexer no banco de dados. Carlos José Pereira - Diretor-presidente | Fácil

RESOLUBILIDADE - PARTE I PROBLEMAS, SOLUÇÕES E COMPLEXIDADE Uma solução pode ter variados graus de excelência quando aplicada a determinado problema. Quem não conhece a expressão “meia-boca”? Para algo mal feito ou incompleto. Uma solução pode ser “meia-boca”, regular, boa, ótima ou excelente. O foco, neste caso, é o grau de resolubilidade obtido quando da implantação de um sistema de gestão em departamento jurídico ou escritório de advocacia. Qual o grau de excelência obtido? O objetivo foi alcançado em que grau? Se o objetivo é automatizar tarefas, com maior eficácia e eficiência, a expectativa foi atingida? O sistema conseguiu automatizar todas as tarefas? Obviamente, será necessário utilizar termos vagos como “alto”, “baixo”, “médio”, “elevado”, sem uma métrica específica. A métrica deve ser adotada em cada projeto segundo suas particularidades. COMPLEXIDADE Formalmente, pode-se definir a complexidade de algo, como o número de elementos constitutivos e suas relações. A complexidade caracteriza-se, então, como o aumento dos elementos e, consequentemente, um incremento geométrico no número das possíveis relações. Em determinado momento é impossível que todos os elementos se liguem com todos os elementos, e é quando então, se tem algo muito complexo e de difícil análise. Se for possível utilizar uma expressão paradoxal, pode-se dizer que há complexidades simples e complexidades complexas.

Carlos José Pereira - Espaider e Resolubilidade

À medida que o nível de complexidade de um sistema qualquer aumenta, eleva-se também o grau de diferenciação. Exemplificando: um escritório pequeno que cresce em número de advogados, como consequência do aumento de clientes ou processos, aumenta a sua complexidade, e embora o nome permaneça o mesmo, ou ganhe poucos adendos, e o escritório mantenha a sua identidade, esta evolução traz consigo problemas que antes não existiam, principalmente em termos organizacionais. Em termos de diferenciação, escritórios do mesmo tamanho, que passarem por situações semelhantes, crescerão e resolverão seus problemas diferenciadamente, segundo suas próprias características, distinguindose um do outro cada vez mais. O mesmo ocorre com um departamento jurídico. A complexidade varia de acordo com o número de empresas do grupo, com o ramo de atuação, com o número de estados ou países onde a organização atua e outros fatores que não precisam ser mencionados. O fato é que a quantidade de elementos e relações, analisados sob diversos pontos de vista, chega a níveis elevados de complexidade e gera desafios para uma gestão eficiente e eficaz. PROBLEMAS E SOLUÇÕES Gerir um departamento jurídico considerado de complexidade elevada ou um escritório de advocacia é um problema considerável. Problemas, quando comparados, têm complexidades diferentes. Existem problemas mais simples e problemas mais complexos. Desnecessário dizer que problemas mais simples podem se ligar a um grande número de soluções, e cada uma dessas soluções tem um alto grau de resolubilidade. Por outro lado, problemas mais complexos tendem

a se ligar a um número menor de soluções possíveis e cada uma dessas soluções tem grau de resolubilidade sempre aquém do necessário e desejado pelo aplicador da mesma. Principalmente devido ao grau de diferenciação do problema. Nem todos os escritórios de advocacia que tenham 50 advogados e o mesmo nível de clientes desenvolveram-se da mesma forma. Diferenciaram-se dos demais em diversos aspectos. Uma boa solução para um, pode não ser adequada para o outro, mesmo que para um observador externo sejam considerados semelhantes. O mesmo vale para um departamento jurídico. Embora isso tudo possa parecer óbvio, a premência de tempo, muitas vezes, faz com que os gestores se esqueçam de que quanto mais complexo é um problema, mais difícil é a solução e menor o grau de resolubilidade. E que, aumentar o grau de resolubilidade pode exigir muito tempo e, consequentemente, um custo que se eleva proporcionalmente. Isso muitas vezes faz com que a decisão de escolha da solução seja tomada somente pelos custos envolvidos, com consequências indesejáveis. Não que o custo final para adoção da solução seja o único parâmetro, pois decidir-se apenas pelo custo mais elevado não garante um grau maior de resolubilidade. Mas certamente, um custo aquém da média aceitável tem alguma avaliação incorreta, por quaisquer das partes. Seja do fornecedor, seja do cliente.

RESOLUBILIDADE - PARTE II O DESAFIO DE QUEM PRODUZ UM SISTEMA DE GESTÃO Em geral, as empresas de software adotam uma dentre as seguintes alternativas diante do desafio de automatizar organizações, que, por conta do nível de complexidade, decidem implantar um sistema (e são essas efetivamente que precisam de um sistema de gestão). Carlos José Pereira - Espaider e Resolubilidade

Atuar num mercado de menor complexidade Existem muitos sistemas de gestão para organizações com um grau de exigência menor. São sistemas que em geral têm um custo menor de implantação, um custo menor de manutenção, e conseguem ter um grau de resolubilidade ótimo. Existem organizações que saem de planilhas para sistemas dessa linha, com bons retornos em eficiência. Esses sistemas, com poucas parametrizações trazem conforto para o gestor por algum tempo. Assim como as planilhas vinham fazendo e tiveram que ser abandonadas, se a organização crescer e aumentar a complexidade, terá que abandoná-los.

Deve ficar claro para os clientes desses produtos que o fornecedor simplificou o sistema, fez seleções, escolheu o que oferecer e o que não oferecer. O principal argumento dos fornecedores de sistemas desse tipo, é justamente o custo, a rapidez de implantação e a melhoria dos processos em relação ao que a organização já praticava. É inegável que esse é um bom caminho a ser tomado por organizações cuja complexidade ainda pode ser dominada com soluções dessa linha, se tiver em mente as desvantagens futuras. O alerta que deve ser feito é que, ao longo do tempo, o cobertor pode ficar curto. O sistema já não dá vazão às novas necessidades. Controles paralelos são necessários até que, por fim, a eficiência declina e, consequentemente, a eficácia. A organização acaba gastando adicionalmente para trocar o sistema por outro, arcando com desembolsos não previstos. É difícil afirmar com certeza o que é mais fácil ou mais difícil: migrar de planilhas para um sistema simples ou de um sistema simples para outro que seja mais completo. Depende de organização para organização. Mas deve ficar claro que muitos investimentos em horas de treinamentos e horas despendidas com a implantação em si, serão desperdiçadas. Em cada troca devem ser considerados os custos pertinentes.

Carlos José Pereira - Espaider e Resolubilidade

Custo baixo para o cliente pode significar receitas também baixas para o fornecedor, que deve manter uma linha de atendimento padronizada. E personalizar o atendimento ao cliente é muito difícil; pode-se dizer impossível. Se a organização necessitar de um atendimento personalizado, não terá com o fornecedor desses produtos. Esses são sistemas que, em geral, têm muitos clientes em termos de quantidade. A entrada de um novo cliente, ou a saída de um cliente, não afeta a receita do fornecedor, que como consequência também não precisa dar uma atenção tão diferenciada em termos de atendimento e resolução de questões específicas. Atuar num mercado de média complexidade Sistemas desse tipo já dispõem de mais funções e de um maior número de parametrizações. O resultado direto são projetos mais longos e, consequentemente, custos maiores para o cliente. Esses sistemas exigem uma maior atenção quando de sua instalação, adequação dos parâmetros e treinamentos. Talvez essa categoria de produto seja a de mais difícil avaliação pelo gestor na hora da compra. A organização já se encontra em um nível de complexidade que exige uma maior atenção, mas não um nível de complexidade muito bem definido. Como os custos envolvidos são maiores, o erro na escolha também pode trazer consequências maiores. Uma avaliação inadequada de sistemas de média complexidade, pode levar a um grau de resolubilidade muito baixo e inadequado, não perceptível no momento da seleção do produto. Deve existir um maior cuidado na escolha desses produtos. Essa linha de produtos transita entre clientes com nível de complexidade baixo, nível de complexidade média e até em alguns casos, em nível de complexidade elevado. Ao longo do tempo os clientes de baixa complexidade acabam subutilizando o sistema, muitas vezes, esquecendo-se de todas as funções disponíveis, e os de nível elevado de complexidade descobrem que precisam de um produto que ofereça mais opções e personalizações. Em outras palavras,

decisões de utilização para níveis baixos ou elevados certamente trarão problemas, seja em termos de custos, para os de nível baixo, seja em termos de funcionalidades e adequações para os de nível mais elevado de complexidade. Atuar num mercado de complexidade elevada Os clientes que se encontram nessa faixa de complexidade, apresentam diferenciações elevadas. Dentro de um mesmo mercado, a forma de atuação, os processos, as estratégias, as exigências dos gestores, tendem a ser bastante personalizadas.

O importante para o cliente é que ao final desse processo esteja satisfeito com o grau de resolubilidade, e os benefícios superem em muito os custos envolvidos. A médio e longo prazos, escritórios de advocacia automatizados tendem a ter desempenho muito superior e o crescimento não fica inviabilizado pelo aumento de complexidade. Os gestores de departamentos jurídicos diminuem seus custos e oferecem mais resultados.

RESOLUBILIDADE - PARTE III COMO O ESPAIDER RESOLVE ESSAS QUESTÕES DOS TRÊS MERCADOS?

Vale salientar que nesse nível de complexidade está a maioria dos escritórios de advocacia médios e grandes e a maioria dos departamentos jurídicos de grandes organizações. Sistemas de gestão que se propõem a oferecer solução para problemas extremamente complexos, necessitam de soluções elegantes, possibilidades de modificações além das simples parametrizações, tecnificação para encarar esses desafios, novas versões de produtos que deem conta das evoluções tecnológicas e construção de modelos adequados à solução de um problema bastante específico. Haverá inevitavelmente, seleções e simplificações no processo de implantação, para o cliente específico, haja vista o nível de funcionalidades que estes sistemas dispõem, mas o grau de resolubilidade pode ter níveis correspondentes aos investimentos realizados. Mais importante é que, para esses casos, a complexidade é extrema nos sistemas de gestão, para que possam se adaptar a cada cliente, e por esta razão existem poucos que oferecem essas características. Em relação ao sistema de gestão, o custo e o tempo para a construção de sistemas desse tipo, fazem com que existam poucos que realmente atendam aos requisitos necessários. O desafio dos fornecedores é criar facilidades de customizações, parametrizações, para que o custo de implantação, embora mais alto que produtos de outras categorias, não seja proibitivo para o cliente e nem mesmo os valores de manutenção periódica.

A resolubilidade do ponto de vista do Espaider As formas de comercialização da Fácil A Fácil, produtora do Espaider – Sistema de gestão para departamentos jurídicos e escritórios de advocacia – ao longo dos anos investiu em produtos que pudessem atender clientes que estivessem nos mercados de baixa, média e alta complexidade, principalmente, preocupando-se para que o cliente não necessite migrar de produto à medida que a organização cresça e o nível de complexidade se altere. Como disse recentemente um consultor externo que auxiliava um cliente Espaider em novas funcionalidades que seriam implantadas: “O Espaider não é um sistema como os demais que conheci, ele é uma ferramenta de gestão, dada a sua flexibilidade”. Carlos José Pereira - Espaider e Resolubilidade

PLUG AND PLAY Na forma de comercialização PLUG AND PLAY o sistema já vem configurado para organizações com poucas exigências de funcionalidade; o projeto de implantação é extremamente facilitado e rápido. Este sistema é instalado em Datacenter da Fácil (nuvem), o que elimina a necessidade de infraestrutura técnica para hospedagem. O cliente utiliza apenas o navegador para acessar o sistema de qualquer lugar, 24 horas por dia e 7 dias por semana. Eventuais alterações que o cliente necessite limitam-se a grande quantidade de parâmetros disponíveis. Inclusive na formatação de relatórios. No licenciamento mensal já estão incluídos os custos de hospedagem, que varia de cliente para cliente, sob demanda. SEMIPERSONALIZADA O Espaider é diferente nessa questão e, em geral, os clientes não conseguem fazer uma avaliação adequada desse item, pois a maioria esmagadora de produtos para gestão jurídica, não dispõe de característica desse tipo. O cliente não tem noção do poder do Espaider nesse quesito. E é onde o consultor chama de “ferramenta”. Os produtos devem ser construídos desde o começo com essas características, e a Fácil os constrói assim.

Dois exemplos típicos do poder dessa ferramenta embutida no Espaider são: Imagine que um cliente de um escritório de advocacia seja da área de energia. E que nos processos judiciais esse cliente exija que o número do cadastro ou do medidor de consumo esteja registrado no processo. Inclusive, disponível para pesquisa por esse quesito. Num sistema tradicional isso é uma dificuldade, pois mesmo que o número seja incluído (utilizando-se programadores ou outras técnicas) cada vez que um processo for incluído para outros clientes, esse campo deve ser desprezado pelo cadastrador. No caso do Espaider, o próprio consultor, durante a implantação, inclui o campo na tela para que a informação seja preenchida. Configura, também, para que apareça somente para processos judiciais do cliente em questão, da área de energia. Para departamentos jurídicos essa técnica pode ser utilizada para campos de outros países, por exemplo, que não existam no Brasil. Se o país for determinado, o campo é exigido, caso contrário, o usuário nem sabe que existe. Técnicas desse tipo, disponíveis para os consultores, fazem com que o custo de personalização, o tempo de implementação e a dificuldade de modificação sejam infinitamente menores do que utilizar-se de analistas e programadores, pois muitas questões podem ser resolvidas assim. Em eventuais atualizações de versão, tudo é mantido conforme personalizado inicialmente.

Na forma de comercialização SEMIPERSONALIZADA, além das parametrizações, o cliente dispõe de ferramenta exclusiva da Fácil, que permite alterações no sistema em tempo de projeto; alterações feitas por consultores “in loco”, que em geral outros fornecedores necessitam de analistas e programadores, passando por todo um processo de especificação, análise, programação e liberação de um release.

Outro exemplo, é quando as categorias de processo tiverem informações diferenciadas: TRABALHISTAS, CÍVEIS e TRIBUTÁRIAS. Dependendo da categoria do processo, as informações solicitadas podem ser diferenciadas. Mas personalizadamente de escritório para escritório ou departamento jurídico para departamento jurídico. Essas alterações são realizadas pelos consultores responsáveis pela implantação do produto e pelos treinamentos.

O consultor coloca a tela do Espaider em um modo especial de edição e pode alterar legendas, remanejar a disposição de campos, incluir novos campos e efetuar outras modificações que deixam o produto com a cara que o cliente deseja.

Essa forma de comercialização pode ser utilizada no Datacenter da Fácil (nuvem) ou In House, em servidores administrados pelo cliente (entenda-se aqui, servidores da própria organização ou em outro Datacenter que a organização já utilize).

Carlos José Pereira - Espaider e Resolubilidade

PERSONALIZADA Além das opções anteriores, disponíveis nessa forma de comercialização, o usuário pode definir rotinas complexas que devem ser programadas e ficam como específicas do cliente. Lembrando que em quaisquer dos casos, nas atualizações de versões, o sistema mantém as personalizações. As trocas de versões ficam simplificadas. Nesse caso, o sistema pode ser alterado em muitos detalhes, atendendo muitas particularidades. Exemplos das necessidades são: integração com produtos diferenciados, distribuição de sócios com regras altamente complexas e outras características que necessitem de ajustes muito peculiares. EVOLUÇÃO – ESCALONAMENTO

RESUMO – ESPAIDER VOLTADO PARA RESOLUBILIDADE O ESPAIDER é um sistema de gestão jurídica que se preocupa com escalabilidade e com o grau de excelência em resolubilidade. Os clientes da Fácil conseguem altos graus na resolubilidade à medida que o sistema vai sendo adaptado para suas preferências e necessidades e podem usufruir dos investimentos durante um longo tempo. A Fácil tem clientes desde 1998, que já passaram por muitas versões, estão sempre atualizados e são atendidos em suas demandas. Exemplo típico é o caso do PARKER, o ferramental de inteligência artificial da Fácil, lançado em maio de 2018. A Fácil preocupa-se em ter o melhor da tecnologia para seus clientes.

O cliente pode iniciar com versões mais simples do ESPAIDER e ir escalonando a forma de comercialização à medida que desejar, sem trocar de sistema e sem migração de dados. A Fácil libera as funcionalidades à medida que forem necessárias.

Carlos José Pereira Diretor-Presidente | Fácil

PARCEIRO DA EVOLUÇÃO TECNOLÓGICA BRASILEIRA GRUPO ALGAR MANTÉM ESTRUTURA JURÍDICA ALINHADA ÀS INOVAÇÕES TECNOLÓGICAS

Fundado em 1930 na cidade mineira de Uberlândia, o Grupo Algar atua em setores de TIC, agronegócios e Entretenimento. Uma de suas empresas, a Algar Telecom, é a mais antiga do segmento no Brasil, chegando aos 65 anos em 2019. Em todo o Grupo, são 19 mil funcionários servindo mais de 2 milhões de clientes. O nome Algar é uma homenagem ao seu fundador, Alexandrino Garcia. Como em toda organização de grande porte, o conglomerado conta com um departamento jurídico bem estruturado, atuante e focado no assessoramento legal e estratégico.

O Jurídico do Grupo Algar está estruturado com um Jurídico Corporativo na Holding do Grupo, o Jurídico dos negócios e o CSC Jurídico (Centro de Soluções Corporativas), que é responsável pelo Contencioso Judicial e Administrativo Cível, Trabalhista e Tributário, Consultivo e Gestão de Risco Tributário, Societário, Cível e Trabalhista, Contratos e Controladoria Jurídica. Danilo de Andrade Fernandes, gerente do CSC Jurídico, destaca a importância estratégica da tecnologia de informação no suporte às atividades da área. “Tecnologia é essencial para os resultados do CSC Jurídico, pois é por meio dela que conseguimos ter o controle das atividades, ter maior eficiência e garantir o compliance do Grupo Algar”.

Grupo Algar - Parceiro da evolução tecnológica Brasileira

FÁCIL CAPTURA DE ANDAMENTOS E DIÁRIO FÁCIL Para dar suporte às atividades do Jurídico, o Grupo Algar optou pelo sistema de gestão jurídica Espaider, implantado há oito anos. “O Espaider foi escolhido considerando diversos critérios, especialmente relacionados à mobilidade, abrangência de módulos e controles, funcionalidades, custo de implantação e licença, além do atendimento”, ressalta Danilo.

Entre as funções de maior destaque do sistema estão a captura de distribuição, publicações e andamentos, controle e atualização de valores de pedidos e riscos e os relatórios, conforme avaliação dos usuários. Dentro do Espaider, Danilo destaca o produto Fácil Captura de Andamentos, que rastreia toda a movimentação de processos nas bases de dados dos tribunais. O sistema detecta as movimentações e emite avisos, possibilitando um acompanhamento por parte dos advogados desde o início de uma ação até o seu arquivamento. “O Fácil Captura de Andamentos nos entrega de forma automática (sem preenchimento de captcha) uma informação muito rica sobre a movimentação dos processos, permitindo que façamos verificações entre os andamentos e publicações fornecidas por empresa terceira. Com ele também é possível monitorar a situação do processo, especialmente quanto ao arquivamento do mesmo, permitindo que sejamos mais céleres no processo de atualização da base de processos ativos. Além disso, as informações sobre datas dos andamentos nos permitem entender melhor o ciclo de vida do processo, possibilitando maior assertividade quanto ao tempo de tramitação do processo em cada uma das suas fases”, afirma o gerente jurídico. O serviço, que conta com resolução de captcha, pode ser comercializado por processo e o cliente escolhe a periodicidade de consulta desejada: diária – todo dia útil, a cada dois dias úteis, semanal, mensal e avulsa.

Danilo de Andrade Fernandes Gerente do CSC Jurídico | Grupo Algar

FÁCIL CAPTURA DE ANDAMENTOS • Rastreamento de movimentação processual nas bases dos tribunais com alerta aos usuários.

Grupo Algar www.grupoalgar.com.br

• C adastramento dos andamentos diretamente no sistema Espaider. • Acompanhamento e monitoramento eficaz do início da ação até a

Módulos e funcionalidades utilizadas pelo Grupo Algar:

• A mpla listagem de tribunais e órgãos para consulta. • Resolução de captcha. • Processo todo automatizado que garante maior segurança e agilidade

• • • • • •

Análises Gerenciais (BI) Atualização de índices financeiros Fácil Captura de Andamentos Consultivo Contencioso Contingenciador

• • • • • •

Contratos Integrador Assinar Fácil Diário Fácil Propriedade Imobiliária Propriedade Intelectual Societário

Grupo Algar Parceiro da evolução tecnológica Brasileira

publicação da sentença.

das informações.

• Comercialização por processo e por periodicidade de consulta: diária – todo dia útil; a cada dois dias úteis; semanal; mensal e avulsa.

ANÁLISE E GESTÃO DE RISCOS ESPAIDER É FERRAMENTA PARA O BPM DO ROSI RAJÃO SOCIEDADE DE ADVOGADOS Rosi Rajão Sociedade de Advogados é um escritório de advocacia empresarial com sede em Belo Horizonte. Tem filiais em Santos e no Rio de Janeiro. O escritório sempre acreditou e investiu em soluções tecnológicas. O advogado Sérgio Carneiro Rosi é um dos sócios-fundadores. Foi dele a iniciativa de elaborar um BPM (Business Process Management), que em português significa “Gerenciamento de Processos de Negócio”. O BPM tem a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, dentro e fora das empresas. Para desenvolver o projeto, Sérgio contou com a parceria da Fundação Dom Cabral, a FDC, uma das principais escolas de negócios e de administração do país. O trabalho teve início no Brasil e foi concluído pelo advogado durante o período em que fez estudos na Universidade de Chicago.

Sérgio Carneiro Rosi Sócio-fundador | Rosi Rajão Sociedade de Advogados

Rosi Rajão Sociedade de Advogados - Análise e gestão de riscos

O PAPEL DO ESPAIDER Para implementar o BPM, o escritório partiu em busca de um sistema de gestão jurídica que fosse capaz de entregar todas as funcionalidades e especificidades previstas no modelo desenvolvido.

Esse tipo de operação é sempre delicado, pois a transferência pode resultar em extravio de informações, inconsistências e travamento do sistema. Mas nada disso ocorreu na migração para o Espaider. Sérgio Carneiro Rosi destaca que todo o processo foi rápido, seguro e tranquilo:

A escolha recaiu sobre o Espaider. “Foi o único sistema capaz de executar as funções gerenciais pretendidas, com forte ênfase em dados para análise de resultados e indicadores jurídicos confiáveis”, diz Sérgio. Rosi Rajão Sociedade de Advogados movimenta cerca de 23 mil processos.

“Foi um dos pontos fortes do Espaider. Um trabalho de excelência, sem traumas. Tudo feito com absoluta normalidade. Em dois dias já estávamos acessando a base sem nenhuma perda de dados. Um ótimo trabalho de parceria entre os programadores do Espaider e a equipe de TI do escritório”. ESPAIDER CHAT

São utilizados os módulos Análises Gerenciais (BI), Contencioso, CRM, Financeiro, Requisições e Time-Sheet do sistema Espaider, além dos produtos Fácil DocSite, Diário Fácil e Espaider Chat.

Sérgio Carneiro Rosi destaca a larga utilização do Espaider Chat na comunicação entre os profissionais e clientes em todas as unidades:

“Com a ajuda do Espaider conseguimos gerar indicadores jurídicos online e executamos atividades compartilhadas”.

“Comunicação é essencial para a produtividade. No direito, a principal matéria-prima é a comunicação. O chat permite que a comunicação seja extremamente eficaz. Não há perda de informações, pois fica tudo registrado. Substitui com extrema eficiência o uso do e-mail, que tira a atenção das pessoas e ocasiona a perda de dados ou mensagens. O ganho de tempo é substancial”.

ANÁLISE DE RISCOS Um dos principais resultados da utilização do Espaider é de condensar dados para a análise de riscos. O sistema reúne todos os cálculos de contingência das demandas e permite que o escritório visualize e analise as possíveis perdas do cliente. “Tanto os advogados quanto os clientes estão debatendo juntos os dados colhidos, adotando-se, com isso, melhores estratégias e reduzindo os riscos de cada processo. Os indicadores permitem visibilidade e controle e, por consequência disso, melhora-se a tomada de decisão nos processos com matérias repetidas, como também nas ações isoladas de maior valor ou aquelas consideradas estratégicas”, assinala Sérgio. EXCELÊNCIA NA IMPORTAÇÃO DE DADOS Para que o processo de BPM fosse concretizado, o escritório precisou migrar para o Espaider toda a base de dados do Contencioso que estava em outro software.

O aplicativo do Espaider Chat está disponível para utilização em Android e IOS, e dispõe de ícone que permite ao usuário ligar para os telefones cadastrados. MODULARIDADE E DATACENTER A modularidade e o Datacenter próprio da Fácil foram fatores determinantes para a opção pelo Espaider, conforme relata Sérgio: “A atividade jurídica hoje, pressupõe o uso intensivo de tecnologia, devido à consolidação e a irreversibilidade dos processos eletrônicos. É preciso estar sempre na linha de frente da inovação”. “O Espaider tem a vantagem de ser modular. O fato de a Fácil dispor de seu próprio Datacenter facilita

Rosi Rajão Sociedade de Advogados - Análise e gestão de riscos

toda a operação, pois não precisamos nos preocupar com estrutura e suporte em TI. Outra vantagem é a capacidade do Espaider em se comunicar e trabalhar integrado a softwares de terceiros”. ANÁLISES GERENCIAIS (BI) Rosi Rajão Sociedade de Advogados dispõe de uma área de gestão jurídica e tecnologia coordenada por Matheus Miranda Mello, que chefiou todos os trabalhos da área técnica.Um dos diferenciais do Espaider que ele destaca é o módulo de Análises Gerenciais (BI): “O módulo de Análises Gerenciais (BI) é a solução fundamental para o desenvolvimento de estratégias jurídicas e econômico-financeiras na gestão do Contencioso. Quando falamos em interpretação de um grande volume de dados, o Análises Gerenciais (BI) do Espaider é a ferramenta ideal para isso. O sistema está integrado a todo o escritório. Medir, criar e aplicar estratégia através de tecnologia, não há outro caminho para o resultado”.

Matheus Miranda Mello Analista Jurídico | Rosi Rajão Sociedade de Advogados

Rosi Rajão Sociedade de Advogados www.rosirajao.com.br • A atuação do Rosi Rajão Sociedade de Advogados na área trabalhista consiste em representar empresas nacionais e estrangeiras no contencioso administrativo e judicial, bem como, na consultoria jurídica.

Matheus ressalta que o monitoramento, desempenho, velocidade da informação, entrega de resultado e redução de passivo, são características fundamentais para o sucesso na advocacia atual:

• Membro da rede PAEX – Parceiros para Excelência, da Fundação Dom Cabral – FDC, uma das principais escolas de negócios e administração do país. • Suas principais ações encontram-se na área do Direito Empresarial, Trabalho, Cível, Previdenciário Empresarial, Imobiliário, Administrativo, Relações de Consumo e Direito Ambiental.

“O escritório Rosi Rajão mantém seus investimentos constantes em tecnologia de gerenciamento, sendo essa a receita para se manter competitivo e estar entre os líderes nesse processo de evolução da advocacia”.

• Reconhecido por soluções em gestão de riscos jurídicos e geração de indicadores através de ferramentas de Business Intelligence (BI). • Possui sede em Belo Horizonte e conta com filiais no Rio de Janeiro e Santos, com expertise e atuação em todo o Brasil. • Presente na lista dos escritórios mais admirados do país, no ranking produzido pela Revista Análise Advocacia.

“Realizamos muitas pesquisas, avaliações de segurança e desempenho antes de optar pelo Espaider, que está entre os líderes do mercado. É um sistema muito completo e em constante evolução. Sem dúvida é o sistema que mais adere aos conceitos de missão e visão do Rosi Rajão, sempre agregando resultado aos seus clientes”.

Módulos e funcionalidades do Espaider utilizadas pelo Rosi Rajão Sociedade de Advogados: • Análises Gerenciais (BI) • Contencioso • CRM • DocSite • Financeiro

• Diário Fácil • Requisições • Smart Billing • Time-Sheet

ESPAIDER CHAT • • • • •

nvio e recebimento de mensagens instantâneas. E Aplicativo disponível para Android e IOS para smartphones. Acesso também pelo sistema Espaider. Alerta de novas mensagens em tela. Acesso rápido e fácil.

• • • •

odas as mensagens trocadas ficam registradas no sistema. T Login no aplicativo através de um QR Code. Contador indicativo de mensagens não lidas no ícone da ferramenta. Administradores do sistema podem visualizar todas as mensagens trocadas entre os usuários.

Rosi Rajão Sociedade de Advogados - Análise e gestão de riscos

INTERCONEXÕES NA ÁREA JURÍDICA O ESPAIDER FACILITA A SUA VIDA INTEGRANDO-SE A APLICATIVOS COMO O GOOGLE AGENDA E OUTROS Bruno Felipe Bauler Diretor de Desenvolvimento | Fácil O mundo está interconectado. As pessoas nem se lembram mais da época em que os diversos aparelhos usados no dia a dia não se conversavam naturalmente pela internet. Remete a tempos jurássicos a ideia de fotografar em uma máquina especial e precisar usar o computador e um cabo específico para gravar as fotos em um pendrive, CD ou disquete e enviar para revelação. Passadas duas décadas do surgimento do conceito “Internet das Coisas”, está cada vez mais corriqueiro o lançamento de produtos acessíveis financeiramente que se comunicam em tempo real com outros produtos e soluções. A gama de produtos é vasta. Apenas para citar alguns exemplos: com pouco investimento é possível acionar e controlar remotamente, usando o smartphone, desde aparelhos eletrônicos como câmeras de monitoramento e condicionadores de ar; passando por dispositivos das residências, como lâmpadas, janelas e persianas; e até mesmo carros e outros produtos de maior porte.

Bruno Felipe Bauler Diretor de Desenvolvimento | Fácil

De maneira resumida, funciona assim: determinado fornecedor implementa para seu produto uma ou mais APIs, e divulga isto para quem desejar utilizá-las. Outros fornecedores podem compatibilizar seus produtos com aquelas APIs, e a partir de então, a comunicação desejada é alcançada. Existem APIs que seguem um padrão formal, normalmente definido por um consórcio de grandes empresas do mercado, e implementado em larga escala por diversos fornecedores. Costumam ser usadas para ações comuns a vários produtos, como por exemplo, autenticar usuários através de um repositório único de logins.

Muitas das soluções só foram possíveis e se tornaram acessíveis em função de padrões abertos de comunicação. De modo geral, a indústria da tecnologia tem conseguido bons resultados nos esforços de padronização e utilização dos protocolos de comunicação comuns.

Existem também outras categorias de APIs. São aquelas definidas e publicadas por uma única empresa com o objetivo específico de se comunicar com seu produto. A API de integração com a ferramenta Agenda do Google é um exemplo.

Isto tem possibilitado cada vez mais a criação e uso de APIs – do inglês Application Programming Interface, que em português pode-se traduzir para “Interface de Programação de Aplicativos” – nos diversos produtos que são lançados.

O Espaider está preparado para este mundo interconectado. Ele possui interface integrada com diversas APIs do mercado, e também disponibiliza suas próprias APIs para que outros sistemas possam se conectar com ele. Bruno Felipe Bauler - Interconexões na área jurídica

INTEGRAÇÃO COM API PARA AUTENTICAÇÃO DE USUÁRIOS Autenticação e autorização de usuários nunca foram um problema no Espaider. O sistema possui controle nativo para gerenciamento próprio dos usuários, com armazenamento seguro dos dados, logs para auditoria em relação a modificações e concessões de acesso e demais garantias inerentes ao processo. Sob demanda, integrações com diversos portais de autenticação foram implementados.

A comunicação acontece em tempo real, sob demanda, e engloba apenas dados previamente definidos e autorizados pela empresa usuária do sistema. A API utiliza tecnologias reconhecidas mundialmente e é de fácil implementação e utilização pelos outros sistemas.

Além disso, desde a versão 5.1 o Espaider implementou o consumo de APIs de autenticação que seguem o padrão de mercado SAML v2.0. Isto o torna compatível de maneira nativa com praticamente todos os portais de autenticação e autorização reconhecidos mundialmente. INTEGRAÇÃO COM GOOGLE AGENDA A partir da versão 6.0 do Espaider, as diversas agendas controladas no sistema podem se integrar com as agendas individuais dos colaboradores criadas na ferramenta do Google. Não é uma simples integração para visualização das agendas em local centralizado. As alterações realizadas através da interface do Google se refletem no Espaider e vice-versa. É possível, por exemplo, incluir, concluir ou reagendar compromissos e providências originados a partir do Espaider usando o APP do Google Agenda para celulares Android ou iOS. É um aplicativo mundialmente reconhecido e um dos mais usados para controle de compromissos particulares.

CONTABILIZAÇÃO DAS CONTINGÊNCIAS Outra API disponibilizada pelo Espaider diz respeito especificamente à contabilização das contingências. Muito utilizada em projetos de integração com SAP e outros ERPs utilizados por grandes empresas. Os documentos contábeis originados em função dos fluxos de contingenciamento e pagamentos dos processos, são disponibilizados de uma maneira organizada e comum a este tipo de projeto. A empresa só precisa consumir os dados já processados pelo Espaider, organizados em documentos e lançamentos contábeis de débito e crédito.

API GENÉRICA PARA EXPORTAÇÃO DE DADOS

Essas interconexões tecnológicas surgiram para otimizar as rotinas diárias das organizações. E isso não poderia ser diferente no dia a dia de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas, quando se trata de um ERP.

Além de implementar a comunicação com APIs de terceiros, o Espaider disponibiliza suas próprias APIs. Uma delas permite que outros sistemas consultem informações cadastradas no Espaider.

A Fácil busca constantemente inovar e trazer melhorias para o sistema Espaider, fazendo com que todos os processos sejam simplificados, automatizados e garantam mais segurança aos usuários.

A interface do Google Agenda está presente em diversos dispositivos. Permite inclusive, a visualização dos compromissos no Microsoft Outlook.

Bruno Felipe Bauler - Interconexões na área jurídica

O fim da milhagem dos contratos

A elaboração de contratos costuma exigir muito tempo, trabalho e paciência. São várias idas e vindas, muitas vezes com despachos via correio e malotes, até que tudo esteja conferido e assinado pelas várias partes.

Esse benefício provém do Integrador Assinar Fácil, que permite fazer toda a tramitação da assinatura digital de contratos de forma integrada ao Espaider. As vantagens são muitas:

Alguns dos clientes da Fácil costumam dizer que são tantas as movimentações que determinados contratos poderiam até ser beneficiados com “pacotes de milhagens”. E é verdade. O ciclo completo de assinatura de um contrato pode levar 30 dias entre a requisição, elaboração, impressão, envio ao cliente para assinatura, retorno, arquivamento e movimentação de segundas vias. Usuários do Espaider chegam a assinar em apenas um dia contratos que levariam um mês para serem assinados. Pelo sistema Espaider o cliente requisita o contrato, faz a análise e aprova. Através de conexão com os portais de assinatura, o contrato é assinado digitalmente pelas duas partes em poucas horas.

• Redução de custos • Produtividade • Segurança • Qualidade • Simplificação • Controle • Mobilidade • Agilidade • Sustentabilidade As assinaturas podem ser validadas até pelo smartphone. A redução de custos, em alguns casos, é estimada em 60% com a digitalização.

O fim da milhagem dos contratos

RECONHECIMENTO INTERNACIONAL DE QUALIDADE O DEPARTAMENTO JURÍDICO DA GIGANTE CPFL ENERGIA FOI RECONHECIDO COMO O MELHOR DA AMÉRICA LATINA NO INTERNATIONAL GENERAL COUNSEL AWARDS

A CPFL Energia está entre as 20 utilities mais sustentáveis do mundo, de acordo com o índice Dow Jones Sustainability Index Emerging Markets. Atua na distribuição de energia em quatro estados: São Paulo, Rio Grande do Sul, Paraná e Minas Gerais. Atende a 679 municípios, fornecendo energia para 9,1 milhões de clientes. Com sede em Campinas (SP), é o maior player de energias renováveis da América Latina, faturando mais de R$ 40 bilhões por ano. É controlada pela State Grid, uma das maiores empresas do mundo no segmento de eletricidade. Conta com mais de 12 mil funcionários no Brasil.

É líder no mercado nacional, com 14% de participação na distribuição de energia elétrica. Por trás de toda essa operação gigantesca atua uma diretoria jurídica que coordena toda uma equipe estruturada e dezenas de escritórios correspondentes. A CPFL Energia adotou o Espaider em 2016 como seu ERP jurídico, utilizando os módulos Análises Gerenciais (BI), Contencioso, Contingenciador, DocSite e Requisições. Utiliza os serviços de histórico de valores na rotina de correção monetária e atualização dos índices financeiros.

CPFL Energia - Reconhecimento internacional de qualidade

INTEGRAÇÃO COM O SAP À frente da estrutura jurídica está o executivo Gustavo Henrique de Aguiar Sablewski, formado em Ciências Jurídicas e Sociais pela PUC-Campinas com pós-graduação em Direito Tributário pela Escola Superior de Advocacia - OAB/RJ, além de MBA em Gestão Empresarial em Tributação e Contabilidade pela Universidade Federal Fluminense (UFF). Gustavo Henrique de Aguiar Sablewski

“A CPFL Energia necessita de um tratamento rigoroso das informações, para que possamos gerir adequadamente as contingências jurídicas, além de observarmos exigências de compliance e política de gestão de riscos. Utilizamos o Espaider de forma integrada ao SAP. Com isso, todos os lançamentos econômico-financeiros são feitos apenas uma vez. Evita-se o retrabalho, os executivos possuem as informações em tempo real e a equipe foca muito mais nas questões jurídicas”. A CPFL Energia tem sua diretoria jurídica organizada em áreas como cível, trabalhista, tributário, regulatória, dentre outras. Gustavo destaca que a gestão econômico-financeira ficou muito mais detalhada e segura com a integração: “Temos muito mais assertividade nas análises de risco e facilidades na emissão de relatórios e demonstrativos extraídos do Espaider e do SAP, pois a base é mais sólida e integrada”. A Diretoria Jurídica da CPFL Energia faz a gestão estratégica da área. A condução dos processos é realizada por escritórios terceirizados, a partir de suas diversas especialidades.

Diretor Jurídico | CPFL Energia

MELHOR DEPARTAMENTO JURÍDICO Gustavo Sablewski assumiu a Diretoria Jurídica da CPFL Energia em maio de 2017. Sua condução ao cargo foi tomada com base no plano de sucessão da companhia e atende às melhores práticas de mercado. O executivo possui 15 anos de experiência no setor elétrico, com passagem anterior pela empresa Light. Está na CPFL Energia desde 2013, e foi responsável por liderar a reestruturação da Gerência Jurídica Estratégica, promovendo a categorização dos contenciosos da empresa. As iniciativas de reestruturação da diretoria, a exemplo das que já foram coordenadas por Sablewski, colaboraram para que o Jurídico da CPFL Energia fosse reconhecido, em 2016, como o melhor departamento legal da América Latina, de acordo com o International General Counsel Awards, bem como, conquistar o Silver Awards em 2018. A premiação reúne e reconhece, anualmente, empresas de mais de 20 países com as melhores práticas em termos de planejamento, gestão, execução e inovação das áreas legais e de propriedade intelectual.

CPFL Energia www.cpfl.com.br

Atua na distribuição de energia em quatro estados. Atende 679 municípios, fornecendo energia para 9,1 milhões de clientes. É o maior player de energias renováveis da América Latina, faturando mais de R$ 40 bilhões por ano. Módulos e funcionalidades do Espaider utilizadas pela CPFL Energia:

• Análises Gerenciais (BI) • Contencioso • Contingenciador

• Diário Fácil • DocSite • Requisições

CPFL Energia Reconhecimento internacional de qualidade

CONTINGENCIADOR • M onitoramento de alterações solicitadas por escritórios externos nos processos. • Efetivação das novas informações somente após aprovação via fluxo. • Regras especiais de cadastramento dos valores de contingência. • Após aprovações, envio de valores contingenciados para outro ERP.

DocSite Folder Nova funcionalidade do DocSite Usuários em todo o Brasil têm descoberto as vantagens de utilizar o DocSite. Produto da Fácil para gerenciamento de documentos digitais. Para os usuários que utilizam o Microsoft Office, o DocSite traz novas funcionalidades nos produtos Word, Excel, Outlook e PowerPoint, (novos botões nos menus), que permitem um acesso direto ao Espaider, para salvamento e localização de arquivos. Ficou simples guardar arquivos no sistema e relacioná-los aos contratos, processos, marcas e patentes e outros, enquanto são criados e editados no Office. Um exemplo é o recebimento de um e-mail. Onde basta o usuário clicar em “Salvar” e o DocSite irá enviá-lo diretamente ao sistema, ficando disponível para outros usuários. Outros e-mails trocados sobre o mesmo assunto serão arquivados automaticamente.

DocSite Folder

Usuários que não utilizavam o Microsoft Office, realizavam o arquivamento de documentos da forma tradicional. Abriam o sistema, localizavam a pasta e arquivavam o documento manualmente. Agora, os usuários que não trabalham com o Microsoft Office ou lidam muito com documentos que não sejam do Word, Excel, PowerPoint ou Outlook, como arquivos em formato PDF, por exemplo, dispõem de uma facilidade maior para arquivamento dos registros. Uma pasta denominada “DocSite Folder”, estará disponível no computador do usuário, para que ele “arraste” documentos para dentro dela. O programa monitora essa pasta e apresenta automaticamente a tela de arquivamento do sistema, permitindo que o usuário indique onde deseja arquivar. Ficou muito mais simples e rápido arquivar quaisquer tipos de documentos.

Essa novidade está disponível a partir das versões 6.0.23 do Espaider e 2.60.7 do DocSite.

Os usuários do DocSite, produto da Fácil que realiza o gerenciamento de documentos digitais, agora dispõem de aplicativo no smartphone para atividades de upload como: arquivar imagens da câmera, da galeria ou arquivos recebidos em mensagens. Além disso, o programa oferece a função de download de um arquivo da tela do DocSite para o smartphone, podendo ser rapidamente executada através do QR Code do documento. O usuário poderá baixar o documento no smartphone para quaisquer finalidades. Essa novidade está disponível a partir das versões 6.0.23 do Espaider e 2.60.7 do DocSite.

Utilize o leitor QR Code do smartphone para localizar arquivos rapidamente.

DocSite Smartphone

CONTROLANDO O PAGAMENTO DE TERCEIROS

EVITE PAGAMENTOS INDEVIDOS

Os departamentos jurídicos agora dispõem de uma novidade no Espaider. Um novo módulo denominado Análise de Faturas, desenvolvido especialmente para propiciar um controle eficiente dos pagamentos de notas fiscais de terceiros. Neste módulo o usuário pode configurar as regras de cobrança das atividades que são realizadas pelo escritório terceirizado. Via de regra, essas atividades e seus custos são definidas em contratos celebrados entre o escritório e a empresa. As regras de cobrança podem ser definidas por Time-Sheet (lançamento de horas) e/ou por registros/processo. Podem ser individualizadas por escritório e também ser duplicadas quando forem idênticas entre os escritórios. Com base nessas regras, o sistema realiza a comparação dos valores da fatura (informações encaminhadas pelo escritório) com os valores da contra fatura (valores gerados pelo sistema). Eventuais diferenças são apontadas e podem ser apuradas. O módulo Análise de Faturas está disponível a partir da versão 6.0 do Espaider. Controlando o pagamento de terceiros - Análise de Faturas

CONTROLE DE ORÇAMENTOS MÓDULO FINANCEIRO

Os escritórios que utilizam os módulos Financeiro e Requisições do Espaider agora contam com uma novidade. É o controle de orçamentos. Podem ser criados planos de contas gerenciais e atribuídos valores que serão despendidos em determinado período. O usuário que desejar fazer um dispêndio, deverá abrir uma requisição e indicar de qual conta os valores devem ser utilizados. A partir daí existe todo um processo de aprovação, com fluxos determinados e controle de saldos orçamentários. O sistema controla os valores disponíveis e os já comprometidos. Novidade disponível a partir da versão 5.1 do Espaider. Controle de orçamentos - Módulo Financeiro

EVOLUÇÃO NO ESCRITÓRIO MATTOS FILHO, A MIGRAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO JURÍDICA PARA O ESPAIDER AUMENTOU A PRODUTIVIDADE E OTIMIZOU PROCESSOS O escritório de advocacia Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados atua em mais de 30 áreas e mantém unidades em São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília, Nova Iorque e Londres. Conta com mais de 1.100 profissionais e adota uma avançada política interna de responsabilidade social, mantendo equipes envolvidas em grupos que tratam de temas como diversidade, LGBT, mulheres e direitos humanos. É o primeiro escritório brasileiro com uma equipe dedicada e exclusiva à advocacia pro bono, com a prática “Mattos Filho 100% Pro bono”. Com mais de 26 anos de atuação, foi cinco vezes eleito pela Chambers & Partners como o melhor escritório de advocacia do Brasil e duas vezes como o melhor latinoamericano. Tem também prêmios concedidos por instituições como The Legal 500, Latin Lawyer, Lacca, IFLR e Latin Finance. Atende a grandes grupos nacionais e internacionais em áreas como mercado financeiro, fundos de investimentos, companhias abertas e fechadas, empresas familiares, family offices e conselhos de administração.

Marcio Crivellari Coordenador de consultoria e negócios Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados

TECNOLOGIA ESTRATÉGICA A grande diversidade de áreas e clientes e a complexa estrutura organizacional, levaram o Mattos Filho a rever seu sistema de gestão jurídica. “Nós tínhamos uma ferramenta de controle de processos que não atendia mais às necessidades do escritório. Em uma reunião com alguns sócios, levantamos todos os pontos que uma plataforma para gestão de processos deveria ter. Identificamos as três funcionalidades essenciais para a nova ferramenta: a atualização automática dos valores dos processos, o controle de prognósticos dos pedidos por fato gerador e a captura das publicações dos tribunais, também de maneira automática”, diz Marcio Crivellari, coordenador de Consultoria de Negócios, responsável pela implantação do Espaider no escritório Mattos Filho. “Depois de fazer uma análise com algumas soluções, chegamos ao consenso de que somente o Espaider entregava tudo o que precisávamos”. Crivellari destaca a fluidez de todo o processo de migração da antiga solução para o Espaider: “Vejo que, para o sucesso do projeto, um passo muito importante foi trazer as áreas interessadas para ajudar no processo, pois, dessa maneira, conseguimos o engajamento de todos. A parceria entre as equipes do Espaider e do Mattos Filho foi muito boa, principalmente em razão do comprometimento de ambos os lados de implantar não só uma nova plataforma de acompanhamento de processos, mas sim, uma ferramenta que entregasse valor ao negócio”.

Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados Evolução

Leonardo Brandileone, diretor de Tecnologia e Conhecimento do escritório, assinala que um dos objetivos era a migração para uma solução inovadora: “Um dos nossos objetivos, na diretoria de Tecnologia e Conhecimento, é trazer soluções inovadoras que agreguem valor ao negócio, otimizem processos e, portanto, aumentem a produtividade. Desta maneira, oferecemos a melhor experiência para o nosso cliente.” Leonardo Brandileone

“É importante ressaltar que, para proporcionar soluções que sejam estratégicas para nós, o parceiro precisava ter uma visão holística do nosso negócio e entender os desafios tanto do escritório quanto de nossos clientes”. FUNCIONALIDADES Dentre todas as funcionalidades do Espaider, o coordenador Marcio Crivellari considera que três delas foram primordiais para a preferência pela solução: “Primeiro, a integração com os tribunais; segundo, a atualização automática dos valores dos processos; e, terceiro, o controle dos pedidos por fato gerador”.

“Além de ser uma plataforma intuitiva, o Espaider também oferece aos usuários a possibilidade de agendar a geração de relatórios, garantindo uma maior autonomia para os mais de 300 profissionais que têm acesso ao programa”.

Diretor de tecnologia e conhecimento Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados

“Ressalto também que, a integração da solução com os sistemas e ferramentas que já utilizávamos aqui no escritório foi um fator importante para a sua contratação, já que conseguiríamos, de uma vez só, simplificar os processos e aumentar a eficiência e produtividade”. RECONHECIMENTO INTERNACIONAL O Mattos Filho é um dos principais escritórios de advocacia full-service da América Latina. Ao final de 2018 foi eleito “O escritório de advocacia do ano no Brasil” pela terceira vez consecutiva segundo a instituição britânica de pesquisa no mercado jurídico, Chambers & Partners. Com mais de 30 áreas de atuação e escritórios em São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília, Nova Iorque e Londres, o Mattos Filho foi eleito cinco vezes como o melhor escritório de advocacia do Brasil (2012, 2013, 2016, 2017 e 2018) e duas vezes como o melhor escritório de advocacia da América Latina (2007 e 2015), também segundo a Chambers & Partners.

CONTENCIOSO Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados www.mattosfilho.com.br Atuação nacional e internacional com escritórios no Brasil, EUA e Inglaterra. Primeiro escritório brasileiro 100% pro bono. Reconhecido e premiado pelas políticas de responsabilidade social. Módulos e funcionalidades do Espaider utilizadas pelo escritório Mattos Filho

• Análises Gerenciais (BI) • Atualização de índices financeiros • Contencioso

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Gestão de processos tributários com detalhamento de valores Atualização monetária Controle de valores - pedido a pedido Provisionamento de valores Gestão de prazos e providências Emissão de relatórios com filtros personalizáveis

• Contingenciador • Diário Fácil • Histórico de valores Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados Evolução