Revista Gestão Jurídica - 7ª ed. - ano 2014 - Fácil/Espaider by Facil Informática

Gestão Jurídica Revista

Segurança, economia e agilidade Utilização da tecnologia da informação pela Assessoria Jurídica do Grupo Boticário é um diferencial de valor.

UNIMED POA

ADVOGADOS DA NEODENT

ESCRITÓRIO RGF

Migra para solução mais avançada

Atuam como gestores na orientação de negócios

Agrega valor com investimento em TI

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O Espaider é uma solução para gestão jurídica desenvolvida com tecnologia 100% brasileira.

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O Espaider é utilizado pelos departamentos jurídicos de várias empresas relacionadas entre as maiores do País pelo Anuário Melhores & Maiores da revista Exame. São empresas que atuam nas mais diversas áreas, como: alimentos, siderurgia, química, comunicação, automotiva, têxtil, finanças, tecnologia e cosmética.

Akzo Nobel • Atacadão • Avon • Beira Rio • Brasil Kirin Caramuru • CBMM • Cenibra • CNH (Case New Holland) Comgás • Contax • Dow • Duratex • Elekeiroz • Fiat FMC Química • Fosfertil • Gerdau Aços Longos • Globo Heineken • Hering • Hypermarcas • IBM • Itautec • Iveco Klabin • Lanxess • Localiza • Magneti Marelli • Mondelez Brasil Mosaic • Natura • Oxiteno • Panpharma • Paranapanema • Pfizer RaiaDrograsil • Spal • TAM • Tigre • Tupy • Unimed Porto Alegre Usaçúcar • Villares Metals • Volvo • Vonpar Refrescos

Faça como os maiores. Prefira o melhor. Espaider, o melhor sistema de gestão para departamentos jurídicos de empresas e escritórios de advocacia.

Clientes presentes no Anuário Exame Melhores & Maiores – As 1000 Maiores Empresas do Brasil - Julho/2013 - edição 1044E

OS MAIORES PREFEREM O MELHOR

Empresa

Novo organograma Fácil define reestruturação organizacional A Fácil fez uma ampla reestruturação em seu organograma. A medida foi necessária devido ao crescimento experimentado nos últimos quatro anos, período que marcou a abertura de novas filiais, a ampliação da oferta de produtos, o crescimento no número de colaboradores e o bom desempenho no segmento de médios e grandes escritórios de advocacia.

Carlos José Pereira

Presidente - Fácil

Tradicionalmente a Fácil dedicava-se somente ao segmento de departamentos jurídicos, onde é líder. Com a expansão de sua base de negócios, a empresa entendeu que atuar também junto aos escritórios que atendem essas grandes organizações fazia parte de sua visão e missão. O retorno dessa estratégia foi acima do esperado. O Espaider Escritório já se destaca como a melhor e mais moderna ferramenta para esse segmento. Diante da nova realidade da empresa, impulsionada por índices de crescimento em torno de 25% ao ano, o diretor e sócio fundador Carlos José Pereira assumiu a Presidência e passa a se dedicar somente às atividades que dizem respeito às estratégias atuais e futuras. Bruno Felipe Bauler assumiu a Diretoria de Desenvolvimento. Novas alterações estão sendo programadas e serão oportunamente comunicadas ao mercado.

Bruno Felipe Bauler

Diretor de Desenvolvimento - Fácil

EDITORIAL

Maturidade ÍNDICE

O Espaider foi lançado em 2003. Durante esses dez anos o produto foi aperfeiçoado em diversos aspectos. As formas de comercialização foram alteradas para se adequarem às novas realidades, principalmente em relação à computação em nuvem e aos nichos diferenciados de clientes.

CASES

As versões para Departamentos Jurídicos e Escritórios ganharam novas funcionalidades, transformando o Espaider no único ERP Jurídico totalmente web. O avanço tecnológico elevou os níveis de qualidade. O produto tornou-se multinavegador e multiplataforma, podendo ser acessado por tablets, celulares e diversos browsers, com uma interface ágil, única e moderna em todos os dispositivos.

MATÉRIAS

Por dois anos consecutivos o Espaider ficou em primeiro lugar na pesquisa do FDJUR e da GEJUR, sendo apontado como o produto mais utilizado por departamentos jurídicos de organizações, crescendo também no segmento de escritórios. O Espaider pode ser encontrado tanto entre as bancas mais admiradas do País, quanto nos departamentos jurídicos das maiores empresas. Uma demonstração inequívoca de maturidade, traduzida nas páginas de mais uma edição da revista Gestão Jurídica.

Boa leitura! Carlos José Pereira Presidente

Lebrão, Topal, Simões, Andrade e Advogados............. 06 Camargo Corrêa.................................................................. 14 RGF Advogados Associados............................................. 18 Neodent................................................................................. 22 Grupo Boticário.................................................................... 28 Unimed Porto Alegre......................................................... 42 Multinavegador para todos os setores da advocacia ................................................... 09 Sempre junto ao cliente: profissionais da Consultoria............................................. 36 Demonstrações via internet............................................. 37 Bases avançadas ................................................................ 40 Documentos padronizados .............................................. 66

ARTIGOS

Advogados e política de segurança de dados e informação...................................................... 12 Smart Billing........................................................................ 20 Gestão e tecnologia, eis a questão ................................ 32 Contingenciador................................................................... 34 Alhos e bugalhos................................................................ 38

MÓDULOS

Contingenciador .................................................................. 46 Contratos ............................................................................. 46 Requisições .......................................................................... 47 Contencioso ......................................................................... 48 Societário ............................................................................. 50 Propriedade Intelectual .................................................... 51 Indicadores Gerenciais ...................................................... 53 BI - Business Intelligence .................................................. 54 Cobrança - recuperação de crédito ............................... 54 GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos ..... 55 Consultivo ............................................................................ 56 Biblioteca ............................................................................. 57 Contábil ................................................................................ 59 Financeiro ............................................................................ 60 Time-Sheet .......................................................................... 62 Societário ............................................................................. 64 CRM - Customer Relationship Management ................ 65

Revista Gestão Jurídica Publicação Corporativa Fácil - Edição 07 - Ano 2014 Rua Gustavo Budag, 407 - 89036-501 - Velha - Blumenau - SC Matriz Blumenau/SC +55 47 3328.2929 Filial Belo Horizonte/MG +55 31 2532.2382 Filial São Paulo/SP +55 11 3262.1890 www.facil.com.br - comercial@facil.com.br Coordenação Geral: Caroline da Rocha – Rebecca P. Gerndt

Edição e textos Agência Noticenter +55 47 3035.4314 Carlos Tonet - Reg. Prof. 330/SC Projeto Gráfico e Editoração Brava Propaganda www.bravapropaganda.com.br +55 47 3041.2155 5

Lebrão, Topal, Simões, Andrade e Advogados

Construindo soluções Escritório LTSA foi parceiro no desenvolvimento do Espaider, promovendo a junção entre os recursos tecnológicos e as reais necessidades dos escritórios de advocacia

Celso Simões, Roberto Lebrão, Vivian Topal e Vitor Andrade

O Lebrão, Topal, Simões, Andrade e Advogados – LTSA é um escritório de advocacia com sede no Bairro Vila Olímpia, em São Paulo, e filial em Mogi das Cruzes, a 60 quilômetros da capital paulista, onde são acolhidas as grandes operações de clientes nas áreas do direito trabalhista e do consumidor. Sua equipe é composta por 60 colaboradores, sendo 29 advogados. O relacionamento do LTSA com o sistema de gestão jurídica da Fácil já dura mais de 13 anos e pontuou uma parceria constantemente renovada, com uma troca de experiências que proporcionou um saldo positivo para ambos os lados. Foi o próprio Roberto Lebrão que tomou a iniciativa de procurar a Fácil. “Assim que abrimos o escritório, procurei um bom software de gestão jurídica. Foi quando encontrei a Fácil Informática, empresa que na época produzia o Fácil Processos, sistema anterior ao Espaider”, recorda. “O uso da internet ainda engatinhava e nosso escritório enfrentava as dificuldades naturais de quem está começando”. 6

Roberto Lebrão sempre esteve atento aos avanços da tecnologia e procurou aplicá-los em sua atividade profissional. “Um dos diferenciais do produto desenvolvido pela Fácil que mais agradou foi a ampla customização da interface pelo cliente”. O entusiasmo do jovem advogado, contudo, esbarrava na capacidade limitada de investimentos do escritório iniciante. “Eu imaginava que poderia agregar muitas novas funções ao sistema para meu próprio uso, sendo que elas poderiam ser naturalmente aproveitadas em futuras versões. Com esse objetivo em mente, entrei em contato com a Fácil e propus uma parceria. Carlos José Pereira, fundador e presidente da empresa, acreditou na minha proposta e viabilizou a venda em condições especiais. A partir daí, iniciou-se um relacionamento que foi amadurecendo ao longo dos anos”, conta Roberto.

Parceria efetiva

O interesse de Roberto Lebrão pela tecnologia e sua aplicabilidade na gestão jurídica resultou em muitas

melhorias no sistema ao longo dos anos. Há cerca de três anos, a Fácil propôs ao LTSA um novo desafio: servir de piloto para o novo módulo Financeiro. Desafio feito, desafio aceito.

Mais uma vez, o entusiasmado Lebrão se dispôs a colaborar, participando de reuniões com programadores em Blumenau e em São Paulo para tratar do desenvolvimento de um módulo totalmente novo, projetado a partir do zero.

“Nosso desafio era desenhar uma solução que atendesse ao maior número possível de escritórios. Desta forma, optamos por desenvolver um módulo que se transformasse no coração do sistema, aplicando novos conceitos como as diferentes formas de cobrança relacionadas a bancos de horas, pasta mensal ou preço fechado. Houve também uma automatização muito maior no sistema de faturamento, além do controle de despesas”. Dr. Roberto Lebrão classifica o Espaider como o sistema mais avançado de sua área, destacando as funções relacionadas ao gerenciamento financeiro.

Roberto M. Lebrão

Sócio Fundador

“O Espaider revolucionou a forma dos advogados se relacionarem com seus clientes na questão da prestação de contas, fator fundamental para o equilíbrio das contas e a conquista da confiança. Essa confiabilidade está atrelada a uma excelente capacidade de customização e a um preço acessível, que não se encontra no mercado”.

Crescimento

Nos treze anos de relacionamento profissional entre Roberto Lebrão, o LTSA e a Fácil, muita coisa mudou. O Espaider consolidou-se como o mais avançado sistema de gestão jurídica do mercado, conquistando alguns dos maiores escritórios de advocacia do país, além de conquistar a preferência dos departamentos jurídicos de grandes empresas nacionais e multinacionais. Graduado em Direito pela Faculdade de Direito da Universidade de São Paulo (USP), Lebrão é hoje Mestre e Doutorando em Direito Econômico, Financeiro e Tributário na Universidade de São Paulo (USP), além de ser visiting scholar na Universidade de Stanford (EUA). O LTSA atua em diversas áreas do direito empresarial a partir do conceito de escritório-boutique, caracterizado pela prestação de um serviço diferenciado, personalizado e baseado na notória especialidade da

equipe em áreas como direito civil, consumidor, trabalhista, imobiliário, eletrônico, tributário, arbitragem e negociação. Os sócios conciliam a advocacia com atividades acadêmicas e institucionais em faculdades de direito e organizações tidas como as melhores do país. “Essas atividades proporcionam constante atualização sobre os temas e as necessidades dos setores empresariais. A integração entre conhecimento acadêmico e experiência prática no mundo empresarial enriquece a cultura interna da organização, possibilitando um atendimento cada vez mais qualificado aos clientes”, assinala Lebrão. O emprego da tecnologia, na visão do Dr. Lebrão, é fator essencial para o crescimento do LTSA. “A gestão competente do escritório, por meio de uma visão empresarial e da utilização de modernas ferramentas, garante maior precisão, rapidez e qualidade nos serviços. A administração rígida beneficia os negócios e resulta em agilidade e transparência para o cliente. Nossa estrutura permite que o escritório atue em todo o território nacional, assim como em outros países da América e Europa. Além do atendimento direto realizado por suas unidades, os clientes contam com apoio de diversos escritórios parceiros credenciados e gerenciados pelo LTSA”. 7

O Diário Fácil Kurier é a melhor ferramenta de pesquisa automática em diários da Justiça e oficiais de todos* os Estados e da União.

O Diário Fácil Kurier é eficiente e seguro. Utiliza a melhor tecnologia para identificar estruturas e enviar as informações diariamente.

As publicações são inseridas diretamente no sistema Espaider. * Não são realizadas leituras nos diários do Sergipe, Amazonas e Amapá, pelo fato de não estarem disponíveis eletronicamente.

Diário Fácil Kurier: a melhor solução para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas.

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Espaider 5

MULTINAVEGADOR

PARA TODOS OS SETORES DA ADVOCACIA Versão traz todas as atualizações tecnológicas compatíveis com as mais avançadas interfaces dos navegadores e dispositivos móveis

A nova versão do Espaider está cheia de novas funcionalidades. O Espaider 5 vem com maior valor tecnológico agregado e muitas novas vantagens para os usuários. As novidades estão divididas em dois grupos: tecnológicas e funcionais. Entre as novidades tecnológicas destacam-se as funções de multinavegação e smart interface, que garantem as melhores condições de navegabilidade para os usuários. A multinavegação permite que o Espaider seja utilizado em qualquer navegador – Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari – em desktops, notebooks, tablets, para Oracle e MS SQL-Server. Já o Smart Interface faz com que o Espaider identifique imediatamente quando o acesso é feito

por meio de tablets, facilitando sua utilização por meio do touch screen. Entre as novidades funcionais estão avanços na área de relatórios, automatização de faturamento, relacionamento cliente/caso, nota fiscal eletrônica e cobrança. O Espaider 5 também pode ser adaptado para as características e peculiaridades do cliente e ainda assim ser atualizado constantemente sem prejuízo para as customizações. É completo funcionalmente, atendendo áreas como Contencioso, Contratos, Fluxos de Requisições, Assinatura Eletrônica de Documentos, Financeiro, Time-Sheet, Societário, Propriedade Intelectual, Correção Monetária, Contingenciamento e Leitura de Andamentos dos Diários Oficiais.

AS NOVIDADES DO ESPAIDER 5 TECNOLÓGICAS

SMART CACHE

O Espaider pode ser acessado pelos principais navegadores do mercado. Internet Explorer, Chrome, Firefox e Safari sem qualquer alteração nos formatos nem perdas de funcionalidades ou alteração na velocidade.

SMART DB SIZE

MULTINAVEGADOR

HTML 5

Novo conjunto de especificações do HTML, de CSS e de JavaScript, projetado para aplicativos dessa nova geração. Uma nova era no desenvolvimento de programas para a internet, onde a mobilidade do usuário é a palavra-chave. Suportado como padrão pelos mais recentes navegadores em diversos dispositivos como tablets e smartphones.

Nos navegadores mais modernos como o Internet Explorer 9 e Chrome 15.0 a velocidade de acesso foi incrementada utilizando-se um novo esquema de controle de permanência de arquivos.

O tamanho do banco de dados se adequa às características utilizadas pelos clientes, não utilizando áreas desnecessárias.

SMART DB ACCESS

Nova forma de conexão com o banco de dados foi incorporada. Houve melhora de performance principalmente em relatórios com grande quantidade de informações. 9

SMART INTERFACE

Ao detectar que o dispositivo é um tablet a interface se adequa com novas características que facilitam a utilização com touch screen.

UTILIZAÇÃO DE AJAX

O uso desta técnica tornou a navegação do sistema mais rápida. A interação entre o usuário e o sistema se tornou mais agradável.

FUNCIONAIS

CONTINGENCIADOR

Permite que as informações que influenciam no contingenciamento da empresa sejam controladas de forma rigorosa, mesmo terceirizando o cadastramento para escritórios externos. As informações cadastradas por determinados grupos de usuários precisam ser aprovadas

por usuários com maior privilégio de acesso. Somente depois disto é que passam a integrar a base de dados de contingências. Representa maior segurança para as informações contábeis das organizações.

DIÁRIO FÁCIL KURIER

Através da parceria com a Kurier, empresa especializada na Recuperação de Informação, o Espaider permite pesquisas nos Diários de Justiça e Diários Oficiais de todo o Brasil.

SMART FORMS

As informações a serem solicitadas ao usuário (campos em telas) se modificam de acordo com a resposta fornecida em itens anteriores. Por exemplo: se o processo escolhido for cível, as informações que serão solicitadas ao usuá-

rio podem ser diferentes das informações solicitadas caso o processo seja trabalhista. Outro exemplo importante é para escritórios de advocacia que atendem clientes de diversas áreas. Caso o cliente selecionado seja de um determinado segmento, poderá controlar informações que normalmente não são utilizadas por outros clientes. Tudo isso de forma transparente e segura. Válido para todos os cadastros do sistema.

za todo o processo de faturamento. Ótimo para gerenciar com maior segurança e agilidade o faturamento de honorários e despesas dos médios e grandes escritórios de advocacia. Abrange as áreas de consultoria, contencioso, execução de serviços tabelados de propriedade intelectual, adiantamentos a colaboradores, adiantamentos de clientes, pagamento de despesas, faturamento, contas a receber, contas a pagar e controles bancários.

SMART COCKPIT

CLIENTE/CASO

Painel de configurações centralizado que agiliza diversas parametrizações de telas e funcionalidades do sistema.

SMART REPORT

No mo me nto da emissã o do rel a tó r io o usuá r i o s e le c i o na a s info r ma ções que d eseja. O re la t ó r i o pode s er : v isua l iza do em t ela, li d o e m Mi cros oft E xcel o u impresso. Ele é a u t o ma t i c a mente a justa do da mel hor forma poss í vel de a co rdo co m os pa r âmet ros fo r ne c i d os. As info r ma ções dis po níveis p ara s e le ç ã o s ã o co nf ig ur áveis pelos usuários. É poss í ve l d i spo nibil iza r info r ma ções d e t o d os os c a da stros do sistema , incl usive d e c a d a st ros subo rdina dos. O s istema d isponib i li z a a i nd a , tota is pa rcia is e ger a is sem p re q u e poss í vel .

SMART IMPORTS

Funcionalidade que permite a carga de grande quantidade de informações através da importação de planilhas do Microsoft Excel. As definições das colunas para importação são configuráveis pelos usuários.

SMART SCANNING

Ligação direta com equipamentos Scanner para a digitalização de informações e arquivamento dentro do sistema de forma ágil.

SMART UPLOADER

Envio de arquivos digitais para o sistema de forma autônoma. Facilita o processo de arquivamento quando o usuário precisa anexar muitos documentos no sistema. Também evita o tráfego excessivo de dados em momentos de pico da rede interna e/ou internet.

SMART BILLING

Novo pacote de funcionalidades que envolvem os módulos Financeiro e Time-Sheet. Automati-

Incorporação do conceito “Cliente/Caso” – característica consolidada como uma das melhores práticas de gestão de relacionamentos com os clientes dentro de um escritório de advocacia.

NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NFE

Emissão de notas fiscais de serviços eletrônicas – O Espaider emite NFS-e através do intercâmbio de informações com os sistemas das prefeituras. Esta integração já está homologada para diversos municípios. Novos são incluídos sempre que necessário.

SMART TICKETS

Integração com impressoras térmicas de emissão de cupons não fiscais. Ótima funcionalidade para diminuir custos de impressões em documentos internos – autorizações de pagamentos, efetivações de adiantamentos aos colaboradores, extratos de despesas incorridas pelos colaboradores, comprovantes de prestações de contas. Possibilita ainda flexibilidade nos tipos de formulários: os dados que são impressos pelo sistema são configuráveis.

módulo Cobrança (Recuperação de crédito)

Ampliação das funcionalidades do módulo Cobrança para médios e grandes escritórios que necessitem controlar cobrança de títulos de terceiros em atraso e também para empresas que mantenham setor de cobrança interna.

Dinamismo nos Indicadores Gráficos

É possível aplicar filtros nos gráficos disponibilizados pelo módulo Indicadores. Possibilita análises dinâmicas das informações apresentadas.

Sebastião Tavares Pereira

Advogados e política de segurança de dados e informação: Autenticidade, integridade, confidencialidade e preservação de documentos Certificado digital do advogado

Sebastião Tavares Pereira

Doutorando em Direito Laboral pela UBA. Mestre em Ciência Jurídica pela Univali/SC. Especialista em Direito Processual Civil pela PUC/RS. Analista de Sistemas. Magistrado diretor da Amatra 12

Menos da metade dos advogados do Brasil dispõe de certificado digital. Mas cem por cento deles dispõem de computador em cujos discos se encontram informações essenciais do próprio advogado e de seus clientes. Poucos têm uma política de segurança da informação estabelecida. Exposição de dados confidenciais, perda ou destruição de dados, modificação de dados, denegação de serviços, erros de software e repúdio (quando uma parte de uma transação nega ter dela participado) são algumas das ameaças que rondam o mundo jurídico-virtual. Vejamos tecnologias disponíveis para enfrentar algumas dessas ameaças. Parte das preocupações do advogado sempre foi com a autenticidade, a integridade e a confidencialidade de documentos. Reconhecer firma, autenticar peças e atentar para rasuras são traços imemoriais da prática jurídica. A confidencialidade de conversas, peças e documentos são imposição ética e profissional. Próprias ou dos clientes, as informações sempre precisaram ser resguardadas. Então, pode-se dizer que os advogados sempre tiveram uma política de segurança da informação, traduzida numa práxis difundida no meio jurídico, parte legal-regulada, parte informal. 12

O certificado digital é uma carteira de identidade digital. Trata-se de um arquivo eletrônico, gerado por uma Autoridade Certificadora (AC), com dados do portador e da Autoridade, e que é gravado no chip do novo cartão de identificação. Com o certificado, o advogado tem como se identificar no mundo da internet para praticar atos com validade jurídica, conforme facultado pela legislação em vigor. Além da identificação, o certificado permite que o advogado assine atos como petições, contratos, etc. A assinatura digital é um processo seguro e diferente de assinar. No mundo eletrônico (internet), é possível amarrar a assinatura com o conteúdo do documento assinado de modo tal, que qualquer alteração do conteúdo fica automaticamente perceptível e a assinatura deixa de ser considerada válida. O certificado digital da OAB só poderá ser gravado no chip do cartão de identificação profissional. Assim, o advogado pode, com sua carteira, identificar-se pessoalmente ou no mundo da internet.

O mundo virtual, com suas maravilhosas engenhocas e ferramentais de comunicação, revolucionou a forma de atuar o Direito. Com mais tempo, mais trabalho (às vezes, com o decorrente “mais dinheiro”), remanesceram as antigas preocupações e obrigações, transformadas ou ampliadas. Saber se algo é autêntico, íntegro (não violado) e se é de conhecimento restrito, continua sendo fundamental para a validação dos atos jurídicos. O certificado digital nasceu para atender a essa necessidade. Por outro lado, os riscos de perda ou exposição indevida de dados só cresceram. As antigas práticas de “trancar a porta e manter a pasta à vista” não funcionam mais. Postas em suportes físicos eletrônicos (discos rígidos, pen drives) e acessáveis pela internet, as informações estão sujeitas ao repentino desaparecimento (salvar é preciso!) e, por outro lado, ao alcance do mundo. Fala-se muito em colocá-las nas nuvens (clouds) que, por incrível que pareça, tendem a ser o lugar mais seguro.

Segurança e privacidade absolutas? Nem pensar. Nessas questões, mensuram-se custos e benefícios e estabelecem-se os níveis razoáveis desejados, de gasto e de segurança. A tecnologia foi acionada para estabelecer meios eficazes de salvaguarda. Tecnologia versus tecnologia. Do backup ao antivírus, do https aos firewalls e na direção das nuvens, garante-se a preservação do dado, primeiro passo de qualquer política de segurança. Mas no mundo virtual, com a prática de atos à distância – não presenciais – surgem problemas adicionais: quem está do outro lado da linha? Será mesmo o meu cliente? Será mesmo o advogado do meu cliente? Com peças de todo tipo transitando pela internet (contratos, petições, recursos), como posso garantir que a assinatura é mesmo de quem está afirmando que assinou? Como faço para enviar uma peça que só determinada pessoa possa abrir e ler? Será que quem assinou o alvará de liberação do dinheiro foi mesmo o juiz? Como se vê, essas sensíveis questões atinem ao público e ao privado e, não por acaso, o legislador movimentou-se para fazer suas exigências (medidas provisórias e leis). Antes disso, é claro, muito esforço matemático e tecnológico foi empregado para responder a tais preocupações, surgindo, entre outras, as tecnologias chamadas de encriptação de dados e de autenticação (certificação). Garantir a autenticidade significa assegurar que “quem assinou é quem diz que assinou” (autenticidade mesmo!) e, além disso – e isso é um plus da ideia de assinatura no mundo virtual -, é assegurar que o que foi assinado foi exatamente aquilo que o destinatário está lendo. A essa característica denominamos integridade. O certificado digital, portanto, em primeiríssimo lugar, serve para garantir autenticidade da assinatura e integridade do objeto da assinatura digital. Quando se assina digitalmente um documento, está-se permitindo que outra pessoa possa “certificar-se”, junto à autoridade certificadora (um terceiro de confiança), de que quem assinou foi quem alega ter assinado (autenticidade) e que o que foi assinado foi exatamente aquilo que o destinatário está lendo (integridade). O terceiro de confiança, no Brasil e para fins legais, é a cadeia de confiança chamada ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). O certificado digital, além disso, permite também o

ICP-BRASIL A infraestrutura de chaves públicas brasileira - ICP-BRASIL, é uma cadeia de certificação digital criada pela MP 22002/2001 e mantida e administrada pelo ITI - Instituto de Tecnologia da Informação (www.iti.gov.br). Este instituto é a Autoridade Certificadora Raiz (AC-RAIZ). Abaixo do ITI, estão diversas Autoridades Certificadoras credenciadas, as AC-credenciadas, que são as responsáveis pela emissão dos certificados. A AC-Raiz não emite certificados. Abaixo das Autoridades Certificadoras e a serviço delas estão as Autoridades de Registro (ARs). Essas autoridades não emitem certificados. Elas estão incumbidas de colher os documentos e fazer a identificação presencial dos interessados - identificar, fotografar, colher impressão digital e senhas. Elas também manterão os documentos exibidos no ato do requerimento. Portanto, a ICP-Brasil tem a seguinte estrutura: ITI - AC-Raiz (única) Autoridades Certificadoras (ACs), entre as quais está a OAB (várias) Autoridades de Registro (ARs) (muitas)

zelo pelo sigilo do conteúdo da peça (confidencialidade). Essa garantia é proporcionada por uma tecnologia específica, utilizada pela autoridade certificadora brasileira, denominada de criptografia assimétrica. O mecanismo baseia-se em avançadíssimos algoritmos de criptografia (programas de computador) e no uso de duas chaves ditas assimétricas (par de chaves), uma pública – de conhecimento público - e outra privada – que só o titular conhece. Todo documento codificado (criptografado) com uma chave somente pode ser lido (decifrado) com a outra chave do par. Com essa tecnologia, obtém-se a garantia de confidencialidade desejada. Vejamos: sejam duas pessoas A e B. Ambas têm seus pares de chaves. Se A quiser enviar um documento confidencial para B, deve codificá-lo com a chave pública de B. Desse modo, apenas B poderá ler este documento, pois somente a chave privada de B (que só ele conhece) permitirá decifrar o documento. Por outro lado, no que tange à autenticidade e integridade também se ganha um reforço. Se A gera um documento cifrado com sua chave privada, somente sua chave pública permitirá a leitura desse documento. Ou seja, se a chave pública de A decodificar um documento, é certo que (i) quem gerou esse documento foi A, com a utilização de sua chave privada (autenticidade), e (ii) após a geração, não houve manipulação do conteúdo (integridade). Embora não confidencial, assegura-se que o documento é autêntico e íntegro. 13

Assinar Fácil

Assinatura ELETRÔNICA de documentos

Novo serviço lançado pela Fácil oferece soluções em assinatura digital e documentação eletrônica A Fácil desenvolveu uma solução exclusiva em assinatura digital e documentação eletrônica, proporcionando agilidade, produtividade, segurança e redução de custos na elaboração e registro de contratos e documentos. O Assinar Fácil é um serviço voltado para diversos segmentos empresariais, atendendo a departamentos como compras, contratos, facilities e jurídico. “Não é necessário ser usuário do sistema Espaider para ter acesso aos serviços”, explica o presidente da Fácil, Carlos José Pereira. “O Assinar Fácil atende a todos os nossos clientes, mas está disponível também para empresas e profissionais liberais que lidam com grandes volumes de contratos e outros documentos que necessitem de assinatura”.

Funcionamento

O Assinar Fácil atende a pessoas físicas e jurídicas que já dispõem de certificação digital. Por meio do portal www.assinarfacil.com.br, o cliente cadastra os documentos, e os nomes das partes que irão assiná-lo, podendo determinar um fluxo de assinaturas. As assinaturas digitais podem ser realizadas pelas partes e é obrigatória a utilização de um certificado digital – cartão de assinatura. Os documentos podem ou não ficar armazenados no portal para consultas futuras ou podem simplesmente ser copiados pelas partes e eliminados. A solução permite a elaboração de contratos eletrônicos, laudos digitais, arquivos digitais, procurações eletrônicas e controles de poderes e alçadas. Os documentos atendem a diferentes níveis de serviços e graus de confidencialidade, executando ações de aprovações e alterações sempre que solicitadas.

Conformidades legais e jurídicas

A assinatura digital serve para assinar qualquer documento eletrônico. Tem validade jurí14

dica inquestionável e equivale a uma assinatura de próprio punho. É uma tecnologia que utiliza a criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado. Assim, dá garantias de integridade e autenticidade. Uma das soluções do Assinar Fácil já utilizada pelo mercado financeiro é a assinatura digital de contratos de câmbio conforme circular 3.234 do Banco Central do Brasil. Esta tecnologia pode ser aplicada a qualquer tipo de contrato eletrônico. A validade e admissibilidade legal da assinatura digital são garantidas pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, conferindo presunção de veracidade jurídica em relação aos signatários nas declarações constantes dos documentos em forma eletrônica.

Tecnologia em segurança

O Assinar Fácil foi criado através de uma parceria tecnológica entre a Fácil e a Qualisoft, empresa especializada no desenvolvimento de sistemas e produtos para o processamento seguro de transações eletrônicas. Entre seus clientes estão empresas e instituições financeiras como Comgás, Banco BVA, Construtora Camargo Corrêa, Banco BNP Paribas, Banco Toyota, Banco Sumitomo Mitsui Brasileiro, Corretora MultiMoney e HP Financial Services. O serviço é totalmente seguro, pois há aplicação das mais avançadas tecnologias em criptografia, garantindo inviolabilidade, confiabilidade, autonomia e agilidade a todos os procedimentos.

Usina Hidrelétrica de Jirau, em Porto Velho/RO

Superando distâncias

Camargo Corrêa adota o sistema de assinatura digital para agilizar procedimentos em grandes obras Popularização do uso de smartphones como ferramentas de trabalho, participação crescente de videoconferências em substituição a viagens de negócios e biometria para acessar edifícios e salas. Cada vez mais a rotina dos executivos é tomada pelas novas tecnologias que ajudam a desburocratizar o processo. Na sede da Construtora Camargo Corrêa, uma das maiores empresas do setor de construção pesada e especializada em obras complexas e de grande porte, um novo recurso tem facilitado a vida de diretores e vice-presidentes. O emprego da assinatura digital em documentos eletrônicos foi a saída identificada para agilizar a gestão de documentos e adotar uma solução sustentável e inovadora. Por meio do sistema, a uma distância de mais de três mil quilômetros que separam a sede da Construtora Camargo Corrêa, em São Paulo, da obra da Usina Hidrelétrica de Jirau, em Porto Velho (RO), já é superada em poucos minutos. Se a complexidade para garantir a chegada de suprimentos ao canteiro de obra ainda requer um exercício de logística, pois muitas vezes as obras estão localizadas em locais remotos ou mes-

mo em outros países, a Diretoria Jurídica da Construtora conseguiu contornar a liberação de documentos e contratos desenvolvendo um projeto pioneiro no setor de construção pesada. A empresa concluiu no ano passado a instalação da assinatura digital para expedição de procurações. Agora, um documento que durava em torno de 15 dias úteis da criação à entrega ao portador, passou a ser liberado em até dois dias. “O prazo para redação e estruturação do texto ainda é o mesmo. Mas assim que a procuração recebe a assinatura digital do responsável da área, o documento está liberado eletronicamente para o portador utilizar”, explica Marcelo Vicentini Marchetti, gerente responsável pela área contratual da Diretoria Jurídica da Camargo Corrêa. A segunda etapa da certificação digital da Construtora Camargo Corrêa já foi iniciada: irá levar o benefício aos 5.000 fornecedores da empresa. Em dezembro de 2012, foi feita a assinatura do primeiro contrato com fornecedor para aquisição de equipamento. O produto era destinado à obra da Usina Hidrelétrica Jirau e todo o processo foi feito de forma eletrônica, 15

sem a necessidade de qualquer tipo de deslocamento físico de papéis. O próximo passo é habilitar os gerentes das obras a utilizarem o sistema. Na primeira fase do projeto, apenas diretores e vice-presidentes estão autorizados no ambiente digital. “Optamos em iniciar o processo pela Diretoria para quebrar qualquer tipo de resistência que poderia aparecer nos canteiros de obras. Além de servir de exemplo e incentivar os gerentes a utilizarem a certificação digital, os diretores já estão habilitados para visualizar on-line todos os novos contratos que forem gerados”, diz Marchetti. Contratos, procurações, acordos, aditivos e uma infinidade de documentos passaram a ser monitorados pelos gestores em tempo real de forma remota. Quando o governo regulamentou a certificação digital, em 2001, existia uma expectativa de uma rápida popularização do sistema. Não foi isso que ocorreu. Apesar de grande parte das empresas estar apta a utilizar em virtude de a Receita Federal exigir a certificação, a prática não é comum no mercado de construção pesada nas relações entre fornecedores e construtoras. O sistema bancário e as seguradoras ainda são os setores que mais utilizam a ferramenta. O grande benefício do emprego da tecnologia é a diminuição da burocracia. O responsável por assinar o contrato é notificado por e-mail e utiliza um token para validar o documento. O próprio sistema notifica por e-mail a próxima pessoa que deve assiná-lo. E assim por diante. O gestor do contrato acompanha todos os passos em tempo real. Concluído o processo, o documento fica disponível on-line para as pessoas autorizadas a visualizá-lo. A assinatura digital tem a mesma validade jurídica de um contrato com firma reconhecida em cartório. A diferença é que não foi preciso pegar fila e utilizar nenhuma folha de papel, bem como as partes não precisam se deslocar para assinar um documento.

“Antes um portador precisava viajar para entregar uma procuração em outro Estado. Isso acabou”,

diz Marcelo Vicentini Marchetti, gerente responsável pela área contratual da Diretoria Jurídica da Camargo Corrêa. 16

Pela sede da Construtora Camargo Corrêa circulam, em média, 200 procurações e contratos com fornecedores por mês. A estimativa é de que 24 mil folhas foram economizadas com a adoção do novo sistema. Quando o processo estiver implantado em todas as obras, a previsão é de que mais de mil contratos por mês tramitem apenas no ambiente virtual. “Procuramos sempre buscar a inovação com sustentabilidade e envolver nossos fornecedores e clientes neste processo. Este é o espírito e um dos diferenciais da Camargo Corrêa”, afirma Marchetti. Em 2012, a empresa ganhou o Prêmio Época Verde pelo trabalho realizado na redução da emissão de gases de efeito estufa. O Plano de Gestão de Carbono da Construtora Camargo Corrêa tem como objetivo derrubar as emissões em 37% até 2020. Outro ganho de desempenho tem sido no armazenamento de documentos. A empresa há alguns anos aluga espaço para guardar contratos e outros documentos. Com a certificação digital, o documento fica armazenado no servidor por um período e é feito também um backup digital. O processo envolve ainda economia nas despesas de reconhecimento de firma, remessa, cópias autenticadas e o tempo do advogado em gerenciar os documentos. Segundo Waldemar Felippe, diretor da Qualisoft,

empresa parceira de serviços de assinatura digital da Fácil, a adoção da certificação digital por uma empresa do porte da Construtora Camargo Corrêa é sempre um divisor de águas na popularização do serviço. O sistema de assinatura eletrônica teve a área de uso exclusivo dos funcionários da empresa personalizada para facilitar a navegação e manter a identidade visual da Camargo Corrêa.

Assinatura digital rápida, simples e segura. O Assinar Fácil é completo e seguro Num único ambiente estão disponíveis os serviços de assinatura digital, armazenamento, compartilhamento, gerenciamento e consulta de documentos eletrônicos. Fluxos de obtenção de assinatura e envio de notificações. Integra-se ao módulo Requisições e Contratos do sistema de gestão jurídica Espaider.

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RGF Advogados Associados

Defesa do conhecimento RGF Advogados Associados

Mantém foco na propriedade intelectual e investe em processos de gestão para beneficiar clientes Marta Reis e Silva, Alexandre Saraiva, Marcelo de Carvalho, Roner Guerra Fabris, Alba Paim, Adriane Bortolini e Daniel Savionek

Uma equipe multidisciplinar, composta por advogados e profissionais das áreas de engenharia, farmácia e administração, é um dos principais diferenciais da RGF Advogados Associados, de Porto Alegre, escritório de advocacia empresarial especializado em questões de propriedade intelectual.

Essa diversidade de profissionais obedece a uma lógica estratégica: a RGF tem seus principais clientes voltados para o segmento industrial, que lidam com máquinas e equipamentos para os setores petrolífero, agrícola, calçadista, alimentar, editorial e de elevadores. “Temos um imenso orgulho de prestar serviços a nossos clientes”, destaca o sócio Roner Guerra Fabris, que comanda o escritório. “A diversificação de profissionais de nossa equipe nos possibilita entender melhor o negócio de cada cliente, buscando uma melhor solução nas questões ligadas à propriedade intelectual”. Roner assinala que a propriedade intelectual é um ramo do direito comercial bem específico e requer competências e sistemas compatíveis com a especificidade da matéria. “Retribuímos a confiança de nossos clientes investindo constantemente na melhoria dos processos internos. A atuação transfronteiras do 18

escritório implica em uma gestão de contas financeiras com diversas moedas. Nessa área a transparência junto aos clientes é condição inarredável para uma organização exemplar. A gestão inclui dar suporte e conforto aos nossos colaboradores, principal ativo do escritório. A equipe é excepcional”. “Há várias empresas que depositam marcas e patentes, mas poucas estão comprometidas com o cliente, inseridas no dia-a-dia, fazendo parte da própria empresa-cliente”, afirma Roner. “Nós, do escritório RGF sentimo-nos integrantes de cada empresa para quem trabalhamos. Somos parte da equipe de nossos clientes”.

Processos

A atuação da RGF está parametrizada por processos internos que visam resguardar uma qualidade na prestação dos serviços. O escritório é dividido em uma área de gestão e uma área de produção. A área

de produção está subdividida em três grupos: marcas, patentes, e contencioso judicial. O setor de marcas efetua os registros em nome de nossos clientes junto às autarquias (INPI) no Brasil ou no exterior. “Atuamos também na defesa dos direitos constituídos, vigiando e se opondo a pedidos de marcas que violem direitos de nossos clientes. Na área de patentes atuam nossos engenheiros, farmacêuticos e técnicos. É uma área sensível do escritório, onde nos destacamos pela qualidade das patentes depositadas, normalmente documentos técnico-jurídicos desenvolvidos com muito debate crítico de cada termo utilizado. Last, but not least, nosso contencioso encerra a área de atuação buscando, quando necessário, no Judiciário, as soluções à proteção dos ativos tão valiosos de nossos clientes”, diz Roner.

Serviços

Na área de propriedade intelectual a RGF Advogados Associados utiliza os recursos oferecidos pelo sistema relacionados primordialmente a marcas, indicações geográficas, desenhos industriais, privilégios industriais, registros de programas de computador, registros de topografias de circuitos integrados e contencioso judicial. O conhecimento jurídico e processual da equipe abrange todo o contencioso, envolvendo propriedade industrial, nomes empresariais, títulos de estabelecimento, direitos autorais, e divergências contratuais oriundas dos contratos de propriedade intelectual ou correlatas, como distribuição, representação e franchising. O escritório conta ainda, com a elaboração de pareceres e participação como peritos.

Perguntas & Respostas A RGF Advogados Associados utiliza o sistema de gestão jurídica Espaider com ênfase no módulo Propriedade Intelectual. O advogado Roner Guerra Fabris revela, em entrevista, os motivos que resultaram na opção pelo sistema. Quais as principais qualidades que o escritório buscava ao pesquisar uma solução em gestão jurídica?

Buscamos um sistema que permitisse num produto único realizar a gestão administrativa e produtiva do escritório. Uma mesma base de dados, onde as várias áreas pudessem se comunicar, automatizar os procedimentos, unir a informação e alcançar uma visão organizacional do conjunto. As possibilidades de parametrização do sistema Espaider nos conduziram a sua escolha.

Como é a relação entre a especialidade do escritório e as funções do sistema voltadas à propriedade intelectual?

Com um sistema que permite uma enorme quantidade de variáveis, sua parametrização não é fácil. Requer planejamento e comprometimento do escritório. Tudo é possível, mas nada se encontra pronto. A dedicação ao sistema é imprescindível para a satisfação no resultado. Podemos hoje visualizar o resultado dos nossos esforços. Confiamos no sistema, é uma excelente ferramenta de gestão do escritório assim como de produção para nossos profissionais.

Além da propriedade intelectual, quais outras fun-

Roner Guerra Fabris

Sócio Fundador

ções são consideradas importantes?

O Time-Sheet horizontalizado nos vários módulos se mostra uma ferramenta imprescindível na boa gestão do escritório. Com ele se pode medir a produtividade dos nossos colaboradores, o rendimento de nossos clientes e buscar performance produtiva. Não menos importantes são os módulos de Marcas e de Patentes que garantem a leitura e a automática criação dos andamentos e providências futuras. A interação destes módulos com o Financeiro garante também a gestão das despesas realizadas e seu reembolso.

Quais os resultados proporcionados pela utilização do Espaider?

Com este instrumento no dia-a-dia os nossos profissionais podem se ocupar com um assessoramento de maior qualidade, uma visão melhor dos problemas e das soluções jurídicas a serem prestadas aos nossos clientes. Compreender o espírito da empresa, qual a sua demanda, como funciona o mercado onde ela compete, quais os principais players, tudo isto se mostra importante para melhor prever problemas e antecipar soluções, evitar gastos desnecessários, contribuir para que o departamento jurídico seja ativo nas decisões da empresa. Muito mais do que bem atuar num processo jurídico, evitá-lo pode ser uma boa opção. 19

Fernando Erhardt

SMART BILLING

FATURAMENTO SEGURO E PRODUTIVO correta e eficiente passou a ser um diferencial competitivo importante. Muitas vezes é o detalhe que falta para o fechamento de um grande negócio. O Espaider tem as soluções necessárias para garantir o procedimento seguro e produtivo do faturamento do seu escritório. Isto graças ao pacote de funcionalidades denominado Smart Billing. Com o Smart Billing, os assuntos de trabalho dos clientes são organizados em uma estrutura denominada “Caso”. Esta estrutura engloba todas as áreas atendidas pelo escritório, como por exemplo: consultoria, contencioso e processos de propriedade intelectual.

Fernando Erhardt

Analista de Sistemas - Fácil

Um grande desafio enfrentado por diversos escritórios de advocacia é processar seu faturamento com agilidade e segurança. Garantir que todas as negociações feitas com os clientes sejam cobradas corretamente é muitas vezes trabalhoso e complexo. É comum o envolvimento de diversos profissionais do escritório para a concretização de um trabalho, tornando o processo dispendioso e demorado. Os escritórios de advocacia fecham inúmeros acordos financeiros com os clientes. Isso exige maior esforço e tempo da equipe financeira. Vale salientar também que o mercado tem exigido dos escritórios flexibilidade nessa área. Atender ao cliente da forma mais

Todas as informações financeiras registradas no sistema ficam associadas a um “Cliente/ Caso”. Ao lançar o Time-Sheet, solicitar um adiantamento e prestar contas das despesas incorridas, por exemplo, os advogados indicam ao sistema para qual cliente e para qual caso daquele cliente trabalharam. Característica que permite transparência e organização das informações. Como o “C aso” é p reviament e associad o ain d a às at rib uições d e cob rança acord adas com os client es, o p roced iment o d e fa t u rament o é facilit ad o, pois o fluxo d a info rm ação est á coerent e e organizad o. O sistema é o responsável por gerar as notas fiscais – faturamento de honorários – e notas de débito – ressarcimento das despesas – de acordo com as informações já lançadas. O usuário só precisa comandar a geração das “Ordens de faturamento” no momento oportuno, informando os filtros desejados.

O sistema permite ainda a geração de pré-faturas, com o objetivo de visualizar e aprovar o faturamento oficial que será gerado. Assim é possível buscar a aprovação prévia dos clientes, evitando cancelamento de notas fiscais e consequentes perdas tributárias.

Contribui para dar transparência ao processo, possibilitando que as faturas sejam bem detalhadas, inclusive com relatórios anexos em leiautes especiais para facilitar o entendimento dos clientes.

Integram ainda o pacote de funcionalidades:

Controle completo de despesas

O Módulo Financeiro do Espaider tem as soluções para controlar todo o Contas a Pagar do escritório. Além disto, com o Smart Billing, existem soluções especiais para registrar de forma diferenciada as despesas que têm ligação direta com o trabalho desenvolvido aos clientes. Os adiantamentos feitos aos colaboradores do escritório com sua posterior prestação de contas, o registro das despesas incorridas, a geração das notas de débito e o saldo dos adiantamentos feitos pelos clientes para pagamento de despesas são controlados de forma fácil, simples e segura.

Banco de horas

As horas trabalhadas pelos profissionais do escritório podem ser lançadas contra um banco de horas, que regulará como o faturamento do trabalho ocorrerá. Permite inúmeras configurações de faturamento. Exemplo de uma configuração: faturamento de valor mensal fixo para determinada quantidade de horas, com fechamento trimestral para faturamento das horas excedentes ou zeramento do saldo de horas do período. Os valores são apurados automaticamente e lançados na fatura. Permite ainda negociações pontuais, para as situações de exceção acordadas com os clientes. Tudo fica registrado e é demonstrado em relatórios que são anexados automaticamente às faturas, dando transparência ao processo e facilitando o entendimento dos clientes.

Honorários sem vínculo direto com Time-Sheet

Valores para faturamento de honorários são lançados para cobrança futura ou periódica. Podem

ficar condicionadas a uma aprovação e/ou terem seus valores calculados de acordo com regras e fórmulas envolvendo cadastros dos diversos módulos do sistema. Permite, por exemplo, a automatização de cobranças por quantidade de processos do cliente controlados pelo escritório, de cobranças de honorários finais, honorários de êxito, etc.

Reajuste dos valores contratuais dos clientes

Todos os valores contratuais dos clientes – como parâmetros para valorização do Time-Sheet, parcelas de honorários e limites para reembolso de despesas – estão vinculados a uma vigência e a um indexador para correção inflacionária, como o INPC, IGPM, etc. O sistema possui os alertas pertinentes e facilita os controles afins.

Módulo Financeiro projetado para escritórios de advocacia

Por fim, as faturas geradas pelo Smart Billing são processadas pelo Módulo Financeiro do Espaider, que foi projetado especialmente para Escritórios de Advocacia. Largamente utilizado por escritórios médios e grandes, já atingiu a maturidade de implementação. Emite notas fiscais eletrônicas de serviços; está preparado para o faturamento de clientes estrangeiros, com emissão de Invoice e controles pertinentes; gera boletos e integração bancária com diversos bancos; controla o fluxo de caixa; demonstra as movimentações por contas financeiras ou centros de custos, pelos regimes de caixa ou de competência; se integra ao Módulo Contábil; calcula automaticamente os impostos devidos, de acordo com as regras vigentes; dentre outras funcionalidades.

Neodent

Complexidade jurídica Advogados da Neodent

Atuam como gestores na orientação de negócios internacionais e registros de marcas e patentes de alta tecnologia

Sede da Neodent - Curitiba/PR

Uma intensa atuação em negócios internacionais, com enfoque acentuado no registro de marcas e patentes em uma empresa que sofre forte influência regulatória. Esse é o perfil da assessoria jurídica da Neodent, empresa do setor médicoodontológico e especializada no desenvolvimento e fabricação de implantes dentários e componentes protéticos, com sede em Curitiba e presença em 25 países. A empresa faz uso de recursos tecnológicos avançados e produz itens que exigem o emprego de engenharia sofisticada, competindo com grandes players no Brasil e no exterior.

Ferramenta

Envolto numa rotina de operações complexas, já que a Neodent atua numa área fortemente regulamentada tanto por normas e padrões nacionais quanto internacionais, o departamento jurídico escolheu o Espaider como sistema de gestão de suas atividades.

À frente de uma estrutura jurídica composta por cinco advogados está o advogado Jafte Carneiro Fagundes da Silva, diretor de Integridade Corporativa, Jurídica e Regulatória da empresa.

“O sistema de Gestão Jurídica Espaider é a nossa principal ferramenta de trabalho. Escolhemos o Espaider porque ele reúne tudo que um departamento jurídico de uma empresa necessita e um pouco mais. O atendimento que recebemos dos profissionais da Fácil tem sido espetacular. Eles entendem perfeitamente nossa necessidade e sabem oferecer a solução com o melhor custo benefício. Com o Espaider, os nossos controles passaram a ser mais efetivos e a geração de relatórios mais descomplicada”, assinala Jafte.

Formado há 14 anos pela Universidade Metropolitana de Santos, Jafte atua na advocacia corporativa há 11 anos. É pós-graduado em direito empresarial, direito público aplicado, direito processual civil, do trabalho e previdenciário. Cursa a sua sexta pós-graduação em logística, direito e negócios internacionais pela PUC/PR. Trabalhou nas empresas do Grupo Itapemirim, Sofhar e na Bolsa de Valores de São Paulo.

O advogado destaca algumas das principais vantagens do sistema. “De todas as ferramentas de controle de processos ou de contratos com que já trabalhei nesses 11 anos de experiência em advocacia corporativa, o Espaider é disparado o melhor. Destaco a forma fácil, porém altamente completa, de como manter registros de andamentos de processos judiciais. Em relação ao módulo Contencioso, solicitamos para a Fácil uma

maneira de manter o controle de contingência para fins contábeis. A solução apresentada ficou muito prática. Em poucos cliques podemos gerar relatórios que servem para embasar a escrituração contábil no que se refere às provisões de processos judiciais e administrativos”.

Atuação internacional

desnecessários. Sem uma ferramenta como o Espaider, esse controle se tornaria extremamente complicado. Hoje o sistema nos ajuda a mostrar quanto estamos gastando ou investindo e podemos comparar os custos com o retorno financeiro no país em que vendemos nossos produtos”.

A Neodent conta com forte presença internacional. Além das diversas especializações, Jafte fala inglês, alemão e espanhol, condição indispensável para um profissional que lida com muitos contratos internacionais.

Estrutura jurídica

“Todos os negócios internacionais da Neodent são realizados com participação do Departamento Jurídico. As implantações de sucursais no exterior são sempre iniciadas e coordenadas pelo Departamento Jurídico, que participou ativamente da abertura das filiais de Portugal em 2006, EUA em 2009 e México em 2010. Em outros países atuamos com uma rede de distribuidores criteriosamente selecionados”, explica o diretor.

A atividade da Neodent sofre forte influência regulatória, exigindo de seus gestores um estrito alinhamento com centenas de normas legais e especificações técnicas que incidem sobre sua atividade. A missão do departamento jurídico é assegurar que esse contingente de normas sejam observadas na condução dos negócios e interesses da empresa.

Todos os contratos internacionais de distribuição são preparados após análise técnica e qualitativa dos parceiros internacionais e a gestão do contencioso internacional também é realizada pela diretoria jurídica, assim como a gestão de escritórios de advogados no exterior que prestam serviços consultivos para a empresa. A Neodent mantém processos de registro de marcas e pedidos de patentes em dezenas de países. O Espaider assegura um controle de pagamentos de anuidades e taxas de cada procedimento aberto para acompanhar um pedido de patente ou registro de marca. Ele também contribui para o controle do orçamento e despesas com honorários de serviços contratados no exterior. As marcas dos produtos e serviços da Neodent estão registradas em mais de 35 países e somam mais de 70 processos de registros dentre marcas mistas e nominativas. Já as patentes tramitam em aproximadamente 50 países. “Garantir a proteção da propriedade intelectual de uma empresa como a Neodent é uma atividade cara, pois lidamos com os mais diversos tipos de requisitos legais em cada lugar onde se pretende proteger a patente ou a marca, sem contar que dependemos de atuação de correspondentes de diversas partes do mundo e isso também tem um custo alto”, diz Jafte. O diretor destaca o papel do Espaider na área de propriedade intelectual. “O sistema ajuda a prevenir gastos

A Neodent faz parte do Complexo Industrial da Saúde Brasileiro, exigindo atenção redobrada para com normas legais e especificações técnicas.

“A Neodent faz parte do chamado Complexo Industrial da Saúde Brasileiro, setor que sofre forte rigor regulatório em termos de segurança e qualidade do produto”, explica a advogada Gabriele Pesch Garbin de Carvalho, Coordenadora Jurídica da Neodent. “Somos uma companhia que preconiza negócios éticos e em conformidade com leis e regulamentos severos, numa área estratégica. Por isso temos que ter em boa ordem os registros das contratações e um controle muito seguro dos contratos dos fornecedores, que são muitos. E nisso o Espaider tem uma importante vantagem que é a possibilidade de manter um histórico de andamento de todo processo negocial, além de nos auxiliar no controle de prazos de vencimento destes contratos”. Gabriele explica que hoje os módulos de Contratos e Requisições do Espaider são os mais utilizados pela equipe de advogados da Neodent. “Passamos a ser mais eficientes, eliminando controles manuais antigos e centenas de planilhas, além de atender mais rápido diversos setores da empresa. Temos uma regra interna que é atender bem e rápido, e para isso, nos apoiamos muito em tecnologia para fazer frente a essas demandas. Com o uso do Espaider, conseguimos compilar todas as informações necessárias, facilitando a consulta, organização e controle de cada informação e documento inserido no sistema e gerido por nosso departamento. O sistema é simples e o usuário requisitante pode acompanhar o atendimento da solicitação, assim como receber os alertas de providências que lhe couber”. 23

Jafte Carneiro Fagundes da Silva, Luciany Pelisson Creado, Camila Mori, Rafaela Baena, Gabriele Pesch Garbin de Carvalho e Corine Weigang Campos

Equipe

Atualmente a Neodent conta com uma Diretoria de Integridade Corporativa, Jurídica e Regulatória, sob a qual se enquadra o departamento jurídico, além das áreas regulatória, qualidade e segurança patrimonial. O departamento jurídico é formado por cinco colaboradoras, sendo uma coordenadora e quatro advogadas, todas inscritas na OAB, sendo uma para cada atividade específica, em conformidade com as necessidades da empresa. A coordenadora jurídica responde pela gestão ime-

diata do Departamento Jurídico, além de prestar atendimento jurídico geral à companhia. Dois analistas plenos respondem por serviços de elaboração de contratos, assessoria a negócios nacionais e internacionais e fazem o contencioso cível e trabalhista. E mais dois analistas de categoria júnior dão suporte nas atividades de compliance, propriedade intelectual e assuntos regulatórios. A maioria possui pós-graduação em direito ou está em curso. Todos falam, escrevem ou são capazes de se comunicar em pelo menos um idioma estrangeiro.

Perguntas & Respostas Entrevista com o advogado Jafte Carneiro Fagundes da Silva, diretor de Integridade Corporativa, Jurídica e Regulatória da Neodent Na sua avaliação, qual a importância dos departamentos jurídicos para o crescimento e a solidez das empresas modernas? Sou suspeito para falar, pois construí toda minha carreira jurídica dentro de empresas ou em associação de empresas. Não vejo como uma empresa moderna possa garantir solidez de seus negócios sem contar com a atuação de um advogado interno pelo menos. Por exemplo, empresas de alta tecnologia e com atividade econômica regulada, como a nossa (Anvisa), precisa de profissionais do direito com profundo conhecimento em direito administrativo e econômico. Sou um grande defensor da advocacia corporativa e entendo que uma equipe de advogados internos bem treinados e que conheçam intimamente o core 24

business da empresa é capaz de assegurar resultados muito mais eficazes aos negócios. Não desmereço o trabalho e o papel de escritórios de Advocacia Empresarial; pelo contrário, eles são nossos parceiros, mas limitamos as questões jurídicas a situações mais pontuais ou significativamente complexas que requeiram um apoio especial ou uma dedicação diferenciada por parte de um escritório. Qual deve ser a postura dos profissionais do direito no âmbito empresarial? Como advogado corporativo é dever deste profissional desmitificar a imagem de que todo advogado só complica ou fala difícil para mostrar que sabe mais. A linguagem simples parece muito mais apropriada para o ambiente corporativo, já que nem todos têm tempo durante o trabalho para leitura de caudalosos pareceres ou para entender terminologias que só aprendemos na faculdade de direito. Foi essa a cultura que segui nos departamentos jurí-

dicos que atuei. Outra coisa importante é que nunca se pode perder o contato com os estudos jurídicos, ainda que o advogado corporativo se veja atraído por outras ciências como administração, finanças, economia, contabilidade e marketing. Via de regra um profissional do direito que atua dentro de empresa tem que ser capaz de responder a questões ligadas às diversas áreas do direito e interligá-las com as demais áreas ou questões da atividade empresarial, como o Sistema de Gestão da Qualidade. Isso não impede que se tenha especialistas na equipe, pois tudo depende do porte da empresa e do quão estratégica deve ser a atuação do departamento jurídico. Na minha visão, um departamento jurídico e seus membros devem sempre ser orientados para resultados, devem conduzir as ações para realização de negócios, mapeando os riscos legais e orientando a estratégia para anulá-los ou mitigá-los. A Neodent é uma empresa que produz artigos que exigem emprego de pesquisa e muita tecnologia, com utilização altamente especializada em áreas sensíveis, que não podem apresentar defeitos ou falhas. Como o Departamento Jurídico se posiciona em todo esse processo? Sempre um passo à frente. Se há projetos novos de produtos e serviços, ou abertura de um novo mercado, muitas vezes coordenamos a atividade ou damos todas as orientações para sua consecução e fazemos o acompanhamento de etapa por etapa. Sempre estamos revendo políticas de conformidade e propondo melhorias. Identificamos um risco e apontamos a solução, sem deixar de seguir com o projeto ainda que seja demasiado arriscado. Aliás, essa é uma característica marcante da grande maioria dos profissionais da Neodent, não apenas do departamento jurídico. No mundo corporativo a assessoria jurídica deve ser cada vez mais proativa, prevendo e orientando as empresas do que apenas na sua defesa. Contribua relatando a vivência no Departamento Jurídico da Neodent em relação a esta questão. Com a crescente necessidade de um modelo organizacional mais racional, uma empresa deve ser gerida através de sua organização, sistematizada em seus diversos setores, trazendo soluções mais rápidas e eficientes. Cito o exemplo que vivenciei na Neodent. Desde que assumi a gestão do departamento jurídico, há mais de quatro anos, os desafios não param à medida que a empresa se expande e se desenvolve. E por isso crescemos não só em tamanho, mas também em responsabilidades, a ponto de atuarmos em conjun-

to com praticamente todos os setores da empresa. Implementamos um sistema de gestão jurídica que torna eficiente o dia a dia do departamento, utilizando o Espaider. Assumimos a gestão jurídica internacional, onde coordenamos os prestadores de serviços jurídicos de nossas filiais de Portugal, México e nos Estados Unidos. Passamos a assessorar com maior intensidade nos assuntos regulatórios, sobretudo no trato de problemas com autoridades sanitárias como a Anvisa. Temos assento permanente nas Assembleias de Acionistas, reuniões de Conselho de Administração e, hoje, um papel estratégico na diretoria. Passamos a coordenar a abertura de filiais com diversos setores da companhia. Tivemos papel chave em situação de crise, como uma greve em 2010, visando garantir a segurança e integridade dos colaboradores. Desde junho/2012, o Departamento Jurídico assumiu a atribuição de implementar um Programa de Compliance, para tornar controles internos mais seguros e os negócios mais fortalecidos. Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica? A pergunta não poderia ter sido feita para a pessoa mais certa. Antes mesmo de me formar em Direito, eu já trabalhava com Tecnologia da Informação e já fui programador e desenvolvedor de soluções para internet. Esse trabalho eu comecei em 1996 e continuei, mesmo depois de formado, até 2002, ano em que vesti de vez a beca e comecei a atuar na carreira jurídica, dentro de uma empresa de TI em Curitiba. Aliei meus conhecimentos em TI com o direito e garanti importantes conquistas para aquela empresa. Essa minha particularidade foi um fator de influência para convencer a Administração da Neodent a investir no Espaider, logo que assumi a Coordenação Jurídica em 2008. Nunca me vi trabalhando como advogado sem apoio tecnológico avançado. Seja para consultas em repertórios de jurisprudência, seja para compilar dados e gerar relatórios que orientam decisões nas empresas, a TI sempre é, na minha visão, de suma relevância para uma gestão jurídica eficiente. O advogado interno deve preocupar-se com isso e manter suas informações sempre atualizadas, com alimentação diuturna à base do sistema de gestão como o Espaider. Isso poupa tempo e retrabalho. Em rotinas de due dilligence, por exemplo, a correta manutenção de informações atualizadas, assegura ao gestor jurídico a apresentação de relatórios coesos e confiáveis para os mais diversos tipos de avaliações ou decisões. 25

Tecnologia em expansão Empresa é líder em seu segmento, com 40% de participação no mercado nacional

tência mecânica a longo prazo e possibilitam a análise microestrutural de todos os produtos.

Empresa de vanguarda no desenvolvimento e fabricação de implantes dentários, componentes protéticos e instrumentais cirúrgicos, a Neodent foi fundada pelos dentistas Dr. Geninho e Dra. Clemilda de Paula Thomé em 23 de agosto de 1993.

Desde a coleta seletiva de lixo até o tratamento de águas residuais na Estação de Tratamento de Efluentes, a Neodent realiza um monitoramento contínuo, respeitando as legislações ambientais e sanitárias vigentes. Na concepção do Novo Complexo Industrial, foram adotadas soluções socioambientais eficazes, reafirmando a empresa como referência em ações ambientalmente corretas.

Nos últimos três anos, a empresa teve crescimento médio de 20% ao ano e detém cerca de 40% do mercado do setor no Brasil.

A empresa é líder do seu segmento de mercado e está presente no dia-a-dia de milhares de profissionais em todo o mundo. Com o foco direcionado essencialmente para os seus clientes, a Neodent segue rigorosos padrões de qualidade no desenvolvimento de soluções com alta tecnologia e preços competitivos.

A empresa possui aproximadamente 900 colaboradores distribuídos em duas unidades em Curitiba (comercial e fábrica), doze filiais no Brasil (Bauru, Belo Horizonte, Brasília, Campinas, Goiânia, Londrina, Porto Alegre, Rio de Janeiro, Recife, Salvador, São Paulo e Vitória), três no exterior (Portugal, EUA e México) e oito pontos de distribuição (Caxias do Sul, Fortaleza, Maringá, São Bernardo do Campo, Uberlândia, Ribeirão Preto, Passo Fundo e Tatuapé), que atendem com o apoio de seu departamento comercial clientes em todo o território nacional e no exterior.

Além de contar com alguns dos melhores e mais modernos equipamentos, a fábrica possui um Laboratório Integrado de Materiais (LIM), voltado diretamente à pesquisa, desenvolvimento e garantia de qualidade. Ele conta com equipamentos extremamente avançados como o Microscópio Eletrônico de Varredura (MEV), que assegura a qualidade desde a matéria-prima até a finalização do produto. Também realiza ensaios mecânicos e metalográficos que avaliam a resis-

Para facilitar a logística, a Neodent conta ainda com distribuidores nacionais autorizados em Campo Grande, Cuiabá, Florianópolis, Manaus, Palmas, São Luiz e Joinville. No resto do mundo conta com distribuidores e parceiros na Argentina, Venezuela, Chile, Colômbia, Equador, Guatemala, República Dominicana, El Salvador, França, Holanda, Bélgica, Luxemburgo, Espanha, Eslovênia, Hungria, Marrocos, Angola, África do Sul, Líbano e Taiwan.

Em maio de 2012 a Neodent vendeu 49% das ações para a empresa suíça Straumann, maior companhia do mundo no segmento implantológico.

Setor de Usinagem - Neodent

O MELHOR SISTEMA DE GESTÃO JURÍDICA, AGORA ON DEMAND.

A Fácil lançou novas formas de comercialização e modalidades de utilização do Espaider. A contratação na forma On Demand, permite uma infinidade de variações para atender todos os tipos de empresas. Oferece a possibilidade de migração a qualquer tempo e flexibiliza a aquisição do Espaider por escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

FORMAS DE COMERCIALIZAÇÃO STARTER Simplificado, para clientes que necessitam de implantações rápidas, com custos menores.

SEMIPERSONALIZADA Para clientes que necessitam de um produto completo e com algumas personalizações, que serão realizadas por consultores, com a ferramenta Smart Custom.

PERSONALIZADA Atende às mais diversas necessidades, totalmente personalizado e integrado a outros sistemas.

DATACENTER (NUVEM) Também com a aquisição da licença de uso, o Espaider é hospedado em um servidor da Fácil/Quellon.

DATACENTER SAAS (NUVEM) Sem aquisição da licença de uso. O cliente paga mensalidade enquanto vigorar o contrato, com diversos serviços agregados.

MODALIDADES IN HOUSE Com a aquisição da licença de uso, é instalado em servidores sob responsabilidade do cliente.

O Espaider é uma solução para gestão jurídica desenvolvida com tecnologia 100% brasileira.

www.facil.com.br | comercial@facil.com.br Matriz Blumenau: +55 (47) 3328-2929 Filial Belo Horizonte: +55 (31) 2532-2382 Filial São Paulo: +55 (11) 3262-1890

Grupo Boticário

Segurança, economia e agilidade Utilização da tecnologia da informação pela Assessoria Jurídica do Grupo Boticário é um diferencial de valor

ca por ser uma das maiores organizações mundiais na área de perfumaria e cosméticos – somente a rede O Boticário faturou R$ 6,9 bilhões em 2012, obtendo um crescimento de 25% em relação a 2011.

Ao fundo, da esquerda para a direita: Janary Scandelari Bussmann, Ana Claudia Loyola da Rocha Pironti Aguirre Castro, Ana Gabriella Dicenzo Fabri, André Luis Flesch Bretanha Jorge, Dayse Gomes dos Santos, Leandro Alves da Silva, Andrea Serkez Shaia e Larissa Franca Ferreira. Na frente, da esquerda para a direita: Priscila Jacober Pasqualin, Taysa Tavares Zanotto dos Santos, Fabiane Cristina Caldi, Suzanne Dobignies Santos Koslowski, Fabiana de Freitas, Alceu Maciel D’Ávila, Monique Ize Macuch e Mariana Vilela Boni Bruno.

Economia nas vias de contratos, agilidade no acompanhamento de negociações através do próprio sistema, utilização de imagens digitalizadas e arquivamento eletrônico são algumas das vantagens que a tecnologia da informação proporciona à Assessoria Jurídica do Grupo Boticário, organização reconhecida por suas ações de respeito à natureza, preservação do meio ambiente e sustentabilidade. A constatação acima é de Fabiana de Freitas, gerente do departamento jurídico do grupo, que se desta28

Fabiana está à frente de uma estrutura composta por três coordenações sendo que o grupo todo se compõe de 21 pessoas, parte alocada em Curitiba e parte em São Paulo. A Assessoria Jurídica se reporta diretamente ao Diretor Financeiro e Jurídico do Grupo Boticário, Fernando Modé. A estrutura atende a todas as demandas das empresas do grupo, inclusive em âmbito internacional. As principais questões são relacionadas a contratos e consultas em diversas matérias, além de propriedade intelectual, contencioso e apoio jurídico às unidades de negócio do Grupo.

Segurança jurídica

Em entrevista à Revista Gestão Jurídica, Fabiana destacou os principais pontos que compõem a missão da Assessoria Jurídica do Grupo Boticário. “Temos como propósito conferir segurança jurídica e agregar valor ao negócio atendendo à organização de forma eficiente, gerando sinergia e gestão do conhecimento.

Este propósito está calcado no objetivo de atender nosso cliente interno da melhor forma possível, preferencialmente de forma preventiva, com foco no que é melhor para o Grupo Boticário. O propósito se complementa com os princípios de ética, simplicidade, comprometimento, assertividade, respeito, evolução, sustentabilidade e qualidade”. Atender a uma organização presente em nove países, composta por quatro unidades de negócios e mais de 6 mil funcionários exige atenção, dedicação e preparo técnico. De tempos em tempos a equipe jurídica avalia a estrutura e a qualidade do próprio atendimento. “Procuramos fazer uma autocrítica com o objetivo de perceber se, de fato, nosso propósito está sendo atendido de forma plena e dentro do que foi concebido”, diz Fabiana. “Como fazemos isso? Além do contato diário com nossos clientes e das nossas próprias percepções, fazemos uma entrevista 360° anualmente, quando temos a oportunidade de ouvir, trocar informações, receber críticas e alinhar percepções. É um processo rico que nos mantém atentos às mudanças e propicia ao cliente entender melhor o atendimento e como ele deve demandar a área. Várias oportunidades nascem de parte a parte neste momento”.

Tecnologia

Proatividade, gestão e qualificação estão na base da atuação da Assessoria Jurídica do Grupo Boticário. Para que a estrutura funcional produza os resultados desejados, são empregados os mais avançados recursos tecnológicos. Especificamente para a área de gestão jurídica, a opção foi pelo sistema Espaider, que apresenta um completo conjunto de soluções, inclusive com rotinas e parametrizações especialmente desenvolvidas por solicitação da equipe. Fabiana revela que o processo de escolha do Espaider obedeceu a um criterioso planejamento que envolveu profissionais das áreas jurídica e de TI. “Fizemos um árduo trabalho com o departamento de TI. Hardware e software foram avaliados por meio de um processo organizado de entrevistas com os fornecedores. Foi feito o desenho do processo que pretendíamos e a avaliação do que precisava ser customizado para atender às nossas expectativas. TI, Espaider e Jurídico formaram um time de trabalho em que o planejamento foi o grande diferencial do sistema que temos hoje, uma vez que o resultado do sistema depende também de sua utilização cor-

Gestão ágil e eficaz

Utilização do sistema Espaider gera indicadores uniformes e confiáveis, com melhor gestão e compartilhamento do conhecimento A Assessoria Jurídica do Grupo Boticário optou pelo sistema de gestão jurídica Espaider, após avaliar alternativas junto a diversos fornecedores com apoio de seus profissionais de TI. Atualmente são utilizados os módulos Contencioso, Consultivo, Requisições, Contratos, Propriedade Intelectual, Propriedade Imobiliária e Controle de Procurações. Uma das principais características do Espaider é o arquivamento de todas as ações tomadas, bem como pareceres dados e o registro das trocas de e-mails. “Assim, a gestão do conhecimento é preservada independentemente de quem esteja ocupando a cadeira no momento”, assinala a gerente do departamento jurídico do Grupo Boticário, Fabiana de Freitas. “O sistema é muito completo e cada módulo tem as suas respectivas funcionalidades. Um diferencial do sistema como um todo é a ferramenta que possibilita o arquivamento de e-mails diretamente do Outlook no Espaider. Além disso, há a ferramenta para geração de relatórios em diversos modelos, inclusive exportando para o formato Excel. Esta era uma exigência nossa, a fim de poder importar para o sistema tudo que tínhamos salvado em planilhas”, complementa.

Sustentabilidade

Sobre o módulo Requisições, Fabiana destaca a vantagem de ser customizado para as necessidades dos negócios do grupo. “O sistema ainda apoia a solicitação de análise, representa e guarda o fluxo de informações entre o requisitante e o advogado focal point e permite a extração de informações e a gestão do contrato pela parte solicitante. Além disso, também há economia de uma via do contrato, uma vez que a partir do Espaider bastam duas vias, uma para o fornecedor, outra para arquivo. A gestão do contrato é possível por meio da imagem digitalizada no sistema, o que resulta numa combinação de segurança da informação com sustentabilidade”. “Com a utilização do Espaider temos um processo harmonizado de módulos que nos permitem retirar indicadores de forma ágil e uniforme, tornando a gestão mais ágil e eficaz. Possibilita o acompanhamento da análise dos documentos até a assinatura e é uma fonte confiável para arquivamento de documentos importantes para o Grupo Boticário. Hoje nos módulos Contencioso e Contratos temos de forma digital o arquivo de todos os processos e contratos da empresa. Além disso, o Espaider proporciona o gerenciamento das informações para fins de indicadores de desempenho”, afirma Fabiana. 29

reta, de ter a equipe e seus usuários sempre bem treinados para que se extraia os melhores resultados da ferramenta, que deve evoluir junto com as demandas.” A escolha pelo Espaider teve como base a avaliação de uma série de componentes técnicos e estratégicos.

“O Espaider contemplou o maior número de requisitos que compunham aquilo que desejávamos num sistema para atender a nossa área. As aquisições foram paulatinas na medida em que íamos implementando o projeto, treinando e internalizando o sistema”, destaca Fabiana.

PERGUNTAS & RESPOSTAS

Entrevista com a advogada Fabiana de Freitas, gerente do departamento jurídico do Grupo Boticário Fabiana de Freitas

Gerente do Departamento Jurídico - Grupo Boticário

Nesse contexto, qual deve ser a postura dos profissionais do direito no âmbito empresarial?

A busca de qualificação é uma constante na carreira de qualquer profissional. É antes de tudo uma obrigação pessoal de quem quer estar atualizado frente às necessidades constantes do mercado. O Jurídico sem sombra de dúvida é um parceiro de negócio, que traz mais do que um “pode” ou “não pode”. Ele traz alternativas seguras, que minimizam riscos e potencializam oportunidades.

O Grupo Boticário é nacionalmente reconhecido como uma organização moderna, que se destaca por ações na área de recursos humanos, relacionamento com o cliente e preocupação ambiental. Como o Departamento Jurídico se posiciona em todo esse processo?

Qual a importância dos departamentos jurídicos para o crescimento e a solidez das empresas modernas?

Prevenção de riscos e potencialização de oportunidades são características de um mercado moderno e sustentável, entre outras. Nestas duas frentes, o trabalho de uma assessoria jurídica voltada aos interesses do negócio pode fazer uma grande diferença. O advogado interno é antes de tudo um generalista jurídico e um especialista no negócio. Este binômio aplicado à cultura de cada negócio certamente traz grandes oportunidades para as empresas.

Nossa Assessoria Jurídica está presente no atendimento destas áreas e na busca de melhores oportunidades de desenvolvimento destas ações dentro de um ambiente de conformidade legal, dos valores do Grupo Boticário e de suas principais diretrizes. No mundo corporativo, a assessoria jurídica deve ser cada vez mais proativa e eficiente na atuação como um todo, em vez de ter apenas foco na defesa. Proatividade é elemento essencial para o desenvolvimento. Utilizamos várias ferramentas para medir a eficiência neste quesito, destacadamente com uma entrevista 360°, que nossos advogados fazem anualmente com seus clientes internos. Esta ferramenta permite, inclusive, avaliarmos o grau de confiança que nossos clientes têm em relação ao nosso trabalho. Fora isso, é preciso uma postura ativa e consistente no dia a dia. A atitude de cada um e o engajamento é que fazem toda a diferença. O papel de cada membro da equipe conta muito.

Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica? A tecnologia da informação é fundamental, sendo que a implementação dos módulos do Espaider foram resultado de um processo conjunto da nossa área com a área de TI.

Vanuza Bessa da Silva, Elane Cristina Germano Machado e Adriane do Rocio Silva

Liderança mundial em beleza

Grupo Boticário está presente em nove países por meio de sua unidade de negócio O Boticário, considerada uma das maiores redes de franquias do Brasil e do setor de cosméticos O Brasil está prestes a alcançar a segunda posição no ranking mundial no setor de perfumaria e cosméticos, à frente do Japão e atrás apenas dos Estados Unidos. O Grupo Boticário vem consolidando sua posição como uma das principais organizações de beleza do mundo. Está presente hoje em nove países (Brasil, Portugal, Espanha, Estados Unidos, Japão, Angola, Arábia Saudita, Venezuela e Paraguai) por meio de sua unidade de negócio O Boticário, considerada uma das maiores redes de franquias do Brasil e do setor de cosméticos no mundo. A expertise adquirida durante a trajetória empresarial de O Boticário, fundado em 1977, fez com que o Grupo Boticário obtivesse posição de destaque no cenário nacional e internacional e solidificasse a base que permitiu o lançamento de suas novas unidades de negócio a partir de 2011, com Eudora. Em 2012, foi a vez de o Grupo Boticário lançar quem disse, berenice? e The Beauty Box. As unidades, com propostas de valor diferenciadas e em múltiplos canais, atendem o consumidor em todas as necessidades e momentos.

O Boticário

A história da marca começou em março de 1977, como uma pequena farmácia de manipulação, no Centro de Curitiba (PR). Hoje, O Boticário é uma das maiores redes de franquias do Brasil. A marca tem 900 franqueados, responsáveis por uma rede de 3.600 lojas, em 1.750 cidades brasileiras, gerando em torno de 22 mil empregos diretos e indiretos. O portfólio de O Boticário conta com mais de 1.100 produtos.

Eudora

Lançada em fevereiro de 2011, a Eudora nasceu como a primeira empresa nacional no segmento a atuar por meio de uma estratégia multicanal que inclui venda di-

reta, comércio eletrônico, além de lojas próprias para experimentação e compra de produtos. A marca tem na venda direta o principal canal de comercialização com representantes cadastradas em diversas partes do Brasil. Eudora conta hoje com cinco lojas-conceito e 15 centrais de serviços no país.

quem disse, berenice?

A quem disse, berenice? é a terceira unidade de negócio do grupo. Chegou ao mercado em agosto de 2012 e traz um novo olhar para a categoria de maquiagem. Inspira as mulheres a serem livres para se sentirem mais bonitas e para experimentarem diferentes possibilidades de produtos, até encontrarem o que mais combina com elas. Com essa proposta, quem disse, berenice? oferece portfólio de 500 itens divertidos e descomplicados para pele, olhos, boca, além de esmaltes, perfumes, acessórios e kits presentes, e conta com 95 lojas atualmente .

The Beauty Box

A mais nova unidade de negócio do Grupo Boticário, The Beauty Box, foi lançada em novembro de 2012, com a proposta de trazer para o mercado uma nova experiência de compra em cosméticos e aproximar o consumidor do universo da beleza. Trata-se de uma rede de lojas que reúne mais de 100 marcas nacionais e internacionais de beleza, distribuídas em dez categorias – perfumaria, maquiagem, unhas, cuidados para o rosto, corpo e banho, cabelos, mamães e bebês, filtros solares, além de acessórios e, inclusive, produtos masculinos. A The Beauty Box tem sua própria marca, a Produtinhos da Beauty. De forma bem humorada, a linha traz mais de 60 produtos para cabelos, corpo & banho e acessórios. The Beauty Box conta hoje com treze lojas, sendo nove em São Paulo/SP, duas em Belo Horizonte/MG e duas em Curitiba/PR.

Gestão e tecnologia,

eis a questão Gustavo Rocha é consultor e sócio da GestãoAdvBr - Consultoria em Gestão e Tecnologia Estratégicas www.gestao.adv.br O mercado tem empurrado os escritórios para um crescimento acelerado, com a criação de novas áreas e o oferecimento de uma cesta completa de serviços, mormente para atender aos clientes corporativos. É crescer ou perder importantes clientes, que exigem cada vez mais dos escritórios. É nesse momento que os escritórios se deparam com uma importante realidade: transformam-se em empresas complexas, difíceis de serem administradas. Começa a fazer parte da vida do advogado uma dedicação excessiva aos aspectos administrativos e financeiros do escritório, sem falar no marketing, nas metas, na necessidade de atualização tecnológica e na gestão de pessoas. É importante frisar que o crescimento não traz necessariamente maior lucratividade. Em alguns casos acontece justamente o contrário. A produtividade dos profissionais diminui, os custos aumentam, a qualidade dos serviços se deteriora e acontece justamente o que mais se temia, a perda de importantes clientes. Nesse sentido os sócios “ficam entre a cruz e a caldeirinha”. Além da criação de uma equipe administrativa competente, que se dedica aos aspectos operacionais e gerenciais do escritório, e de outras providências que devem ser tomadas, como o efetivo controle de custos, é imprescindível que o escritório tenha uma ferramenta de gestão, um sistema unificado que englobe todas as áreas. Em escritórios de menor porte, temos sistemas adequados às suas realidades, que nem sempre necessitam de muita personalização e exigências maiores de relatórios e controles. Mas quando o escritório cresce, é importante que busque uma ferramenta mercadológica atualizada, de um fornecedor confiável, com equipe técnica que possa responder aos anseios e a 32

Gustavo Rocha

Consultor e sócio da GestãoAdvBr

agilidade que o negócio exige. No mundo empresarial algumas empresas de software se destacaram mundialmente por oferecer sistemas denominados ERPs – (Enterprise Resource Planning), ou seja, sistemas que são unificados, que atendem a todas as áreas de uma organização, permitindo inclusive, customizações para os diferentes segmentos de negócios. Os sistemas para serem personalizados para cada cliente devem nascer com características diferenciadas, devem ter sido construídos com diversos aspectos que permitem essas personalizações. Os investimentos na construção de produtos nessa linha são enormes. Tempo é dinheiro. A boa notícia é que o mercado brasileiro já dispõe de sistemas ERPs para os escritórios de advocacia, com as mesmas características que os produtos mundiais oferecidos para grandes indústrias e comércios. Esses produtos além de terem um

preço competitivo, pois já são vendidos em escala importante no Brasil, conseguem ao mesmo tempo, atender escritórios, médios e grandes, que desejam uma ferramenta que se adapte ao negócio e não o contrário. O advogado não quer que seu escritório perca suas características competitivas e os diferenciais que possui, adequando-se cegamente a um sistema que possa engessá-los, mas deseja utilizar o que é padrão, para não inventar a roda, e ao mesmo tempo, quer que o sistema seja flexível o suficiente para que o negócio não seja descaracterizado. O cuidado na escolha de um software que suporte o crescimento do escritório é muito importante. Se o escritório não se sentir seguro a respeito, sugerimos a contratação de uma consultoria especializada. Atualmente os negócios e os softwares se mesclam de tal maneira que muitas organizações não podem existir sem um bom sistema informatizado. É até difícil entender onde começa a importância de um e onde termina a importância do outro. Infelizmente a organização precisa ter consciência clara dessa realidade. Alguns pequenos cuidados podem auxiliar na escolha de um produto, como os citados abaixo. Mas não se deixe enganar: em informática um detalhamento das reais necessidades e do que o fornecedor realmente pode oferecer é importante para evitar desperdícios de dinheiro e tempo. Em nossa vida profissional vemos muitos escritórios que tentaram o caminho simples, econômico e rápido, e acabaram por entender que um bom planejamento antecipado e a escolha do fornecedor correto é o que realmente importa. Um bom produto ERP para escritórios de advocacia atualmente deve ter no mínimo as seguintes características: •

Ser completo. Atender todas as áreas, principalmente a área financeira, que em geral é a grande deficiência dos produtos existentes. Ter um módulo Contábil integrado, permitindo que a contabilidade seja fechada rapidamente, com todos os cálculos de impostos automaticamente, seguindo as leis brasileiras. Mesmo nos casos em que o escritório tenha um contador externo, ele pode simplesmente acessar o produto via web e fazer os ajustes necessários, sem a necessidade de redigitação completa dos

dados em outro produto. •

Ser totalmente web. Ou seja, ser acessado de qualquer lugar via internet, por diversos tipos de navegadores e principalmente em diversas plataformas, como tablets e outros dispositivos móveis.

•

Poder ser personalizado quando necessário. E principalmente, que o fornecedor garanta que essas personalizações permaneçam quando enviar novas versões, sem custos adicionais.

•

Ser seguro. Ter as melhores práticas nos aspectos de segurança de acesso. Ninguém quer ter o seu sistema sendo acessado indevidamente por pessoas não autorizadas.

•

Permitir diversos perfis e papéis de acesso dentro da própria organização. O sistema deve ocultar as informações que não podem ser acessadas por determinado grupo. E nesse item, a construção de sistemas com essas características exige dos fornecedores bastante tecnologia. Sem esquecer que esses itens podem deteriorar a performance do sistema.

•

Permitir que aspectos menos complexos sejam personalizados pelo próprio cliente ou por consultores especializados, sem a necessidade de analistas e programadores. Inclusão de novos campos, mudanças de legendas em tela, exclusão de algumas informações desnecessárias e mudanças de obrigatoriedade de campos em tela.

•

Que os relatórios para os diversos clientes possam ser emitidos com os dados que os usuários desejam, adaptando-se a cada situação.

•

Que disponha de gráficos on-line e que possam ser configurados, apresentando dados presentes em quaisquer instâncias e que possam ser filtrados por diversos aspectos.

Enfim, ao crescer, o escritório se transforma numa empresa complexa e exige um cuidado extremo na administração e na gestão dos recursos, e um sistema adequado é uma ferramenta indispensável nesses casos. A solução? Gestão e tecnologia, eis a questão!

Kauê da Silva Vieira

CONTINGENCIADOR

Provisionando valores com confiança confiáveis é uma tarefa complexa. É necessário burocratizar o processo para garantir que somente valores coerentes sejam provisionados, sem perder produtividade na realização dos apontamentos. O Módulo Contingenciador do Espaider é o auxiliar perfeito para resolução segura destas questões. Todas as informações que impactam no contingenciamento da empresa podem ser cadastradas pelos diversos usuários envolvidos. Contudo, de acordo com o perfil do usuário, o sistema exige uma aprovação posterior para que o cadastro seja efetivado na base de dados de provisionamento. Isto garante que os níveis acordados de alçada sejam seguidos, independentemente da disseminação da tarefa de cadastramento para inúmeros usuários. Utilizando os motores de regras de workflows do módulo Requisições, o Contingenciador permite flexibilidade nos fluxos de aprovação a serem seguidos, campos a serem demonstrados e regras a serem adotadas. Possui ainda, as facilidades de alertas via e-mail e a possibilidade de requisitar aprovações através de e-mails. Sempre mantendo a segurança devida e necessária.

Kauê da Silva Vieira

Analista de Sistemas - Fácil

Uma grande preocupação existente nos departamentos jurídicos das grandes organizações é o fechamento contábil dos valores para contingências. O procedimento possui uma dinâmica própria. Envolve os escritórios de advocacia que prestam serviços para a organização, avaliações críticas de riscos e valores significativos que causam grande impacto no resultado da companhia. Além de existirem diversas formas de contabilização adotadas por diferentes empresas. Registrar estas avaliações e manter os cadastros

O Contingenciador se integra às funcionalidades “Atualização Monetária” e “Histórico de Valores” do Espaider, amplamente utilizadas por centenas de organizações e suas empresas de auditoria. Essas funcionalidades visam demonstrar em detalhes os valores de provisões para contingências. São ferramentas que mantém registradas as informações importantes para dar transparência aos valores. Exemplos: valor original, correções monetárias e juros, acréscimos e decréscimos com seus respectivos motivos, e todos os demais valores e informações que impactam no provisionamento das contingências.

Espaider lidera. Pelo segundo ano consecutivo a pesquisa realizada pela GEJUR coloca o Espaider em primeiro lugar no fornecimento de sistemas para departamentos jurídicos de empresas.

4,54%

DEPARTAMENTOS JURÍDICOS O Espaider ocupa o primeiro lugar, com 15,90% no segmento de departamentos jurídicos de empresas.

15,90%

4,54%

6,06%

9,09%

6,06% 6,81%

MERCADO DA ADVOCACIA O Espaider ocupa o segundo lugar, com 12,87%, no mercado da advocacia, considerando-se os departamentos jurídicos e os escritórios de advocacia pequenos, médios e grandes (o Espaider é comercializado somente para escritórios médios e grandes).

3,86%

8,33%

3,43% 15,02%

3,86% 6,00%

6,43% 9,87%

12,87%

Fonte da pesquisa: www.gejur.com.br

O Espaider é uma solução para gestão jurídica desenvolvida com tecnologia 100% brasileira.

www.facil.com.br | comercial@facil.com.br Matriz Blumenau: +55 (47) 3328-2929 Filial Belo Horizonte: +55 (31) 2532-2382 Filial São Paulo: +55 (11) 3262-1890

Consultoria

Sempre junto ao cliente Profissionais da Consultoria

Têm perfis diversificados para compreender melhor as necessidades dos usuários. Interação resulta em avanços para o produto O perfil diferenciado dos profissionais de consultoria obedece a um preceito estratégico. “A Fácil optou por montar um departamento de consultoria composto por profissionais de diversas áreas. Assim, é possível agregar ao produto funções bastante diversificadas, planejadas de acordo com visões gerenciais e operacionais distintas”, diz Douglas. Maycon destaca a importância da diversidade para a obtenção de melhores resultados para os clientes. “Enquanto os especialistas em desenvolvimento e análise de sistemas dedicam mais atenção aos aspectos técnicos do produto, os demais têm mais facilidade em identificar necessidades e melhorias a partir do ponto de vista do usuário”, assinala. Maycon Roberto Zermiani (à esquerda) e Douglas Rodrigo Mueller (à direita) Consultores de Implantação - Fácil

Douglas Rodrigo Mueller e Maycon Roberto Zermiani são jovens profissionais com formações diferentes, mas que atuam em atividades semelhantes. Os dois são consultores de implantação e atualização do sistema Espaider e integram a equipe de especialistas do Departamento de Consultoria da Fácil. Em comum eles têm também o tempo de casa, que é quase o mesmo. Douglas e Maycon estão na Fácil há seis anos. Formado em Sistemas da Informação e pós-graduado em Gestão de Projetos, Maycon mostrou desenvoltura ainda nas primeiras semanas de treinamento. Em apenas um mês já estava efetivado na área de treinamento de clientes. Douglas é graduado em Economia e ingressou na Fácil junto com outras pessoas que não possuíam formação técnica em informática, mas que são especializadas em áreas como contabilidade e administração de empresas. 36

Projetos complexos

A equipe de consultoria do Espaider conta com quase 50 integrantes. Na matriz da Fácil, em Blumenau, atuam dez especialistas. Os demais ficam distribuídos nos escritórios de São Paulo, Porto Alegre e Belo Horizonte. Por atender a assessorias jurídicas de empresas de grande porte, muitas delas multinacionais, os profissionais de consultoria precisam estar afinados com o inglês e o espanhol. E devem estar sempre atentos aos processos internos destas empresas, bem como aos aspectos jurídicos de seus países de origem. “A implantação completa do Espaider em uma grande empresa pode levar um ano inteiro e acontece em fases que chamamos de “ondas”. Além de atender a aspectos jurídicos específicos, é necessário fazer a integração com a contabilidade, bancos de dados e ferramentas de ERP como o SAP”, explica Maycon.

Experiência internacional

O aprendizado dos profissionais de consultoria não se dá apenas em território nacional. A equipe já participou de implantações e treinamentos na Argentina, Colômbia e Venezuela. E já estão agendadas visitas junto a usuários no México, EUA e Filipinas. Douglas, por exemplo, já atuou junto a clientes em diversos países da América do Sul. “Aprendemos muito quando estamos em campo, ao lado do cliente, vivenciando

sua realidade e sentindo suas necessidades no dia-a-dia de suas atividades”.

Troca de conhecimentos

transmitir nossos conhecimentos e, ao mesmo tempo, aprendemos novas coisas relacionadas à atividade jurídica, um campo vasto e com muitas variáveis a serem exploradas”, diz Douglas.

“O relacionamento com os clientes nessa área é gratificante, pois a cada novo projeto temos a oportunidade de

Maycon destaca a participação do cliente na própria evolução do Espaider. “No Departamento de Consultoria são realizadas também análises de negócios, configurações, migrações, homologações e validações das mais diversas funções e customizações solicitadas pelos clientes. Tudo isso contribui para o constante aperfeiçoamento do produto”.

Douglas e Maycon dividem um indisfarçável entusiasmo pela atividade que exercem. Para ambos, a consultoria permite uma estreita convivência com novas pessoas, com as quais sempre há uma intensa e produtiva troca de conhecimentos.

On-line

Demonstrações via internet

Apresentações do Espaider podem ser realizadas por videoconferências individuais ou em grupo A Fácil vem realizando demonstrações do Espaider via internet com bastante sucesso. O funcionamento é muito simples. Basta agendar um horário com consultores de negócios da matriz em Blumenau ou nas cidades de Porto Alegre, São Paulo e Belo Horizonte. Eles realizam apresentações do sistema e tiram dúvidas tanto de clientes quanto de prospects. A principal vantagem desta forma de apresentação está na praticidade. O interessado pode ver o sistema funcionando, conhecer todos os detalhes de sua interface e as melhores formas de obtenção dos resultados. Ao mesmo tempo podem ser feitas perguntas aos especialistas, que respondem com demonstrações on-line. Para ter acesso a essas apresentações é preciso ter apenas um computador com caixas de som, microfone e acesso à internet. Após a apresentação, uma proposta comercial mais adequada ao que o cliente realmente necessita é emitida, com as diversas opções de comercialização existentes. Na sequência pode ser agendada uma visita pessoal dos especialistas em qualquer parte do país, para esclarecimentos dos últimos detalhes do sistema e da proposição realizada. O consultor de negócios Alcionei Detoffol, que atua na ma-

triz da Fácil, diz que as apresentações têm sido elogiadas pelo conteúdo e praticidade. “O fechamento de negócios tem sido mais intenso por conta das apresentações virtuais. Elas proporcionam um melhor entendimento por parte dos profissionais que buscam informações, facilitando sua tomada de decisão”. O sistema apresentado está instalado em datacenter da Alcionei Detoffol Fácil. Com isso o cliente acaba Consultor de tendo uma boa ideia de como Negócios o produto se comporta sendo Fácil utilizado diretamente em ambiente web. “Os clientes têm preferido comprar o Espaider nas opções datacenter e datacenter SAAS (nuvem) pela facilidade de utilização, despreocupação com infraestrutura e backups, e pelas atualizações garantidas”, complementa Alcionei. Uma apresentação padrão, de dois ou três módulos, pode levar entre uma e duas horas, dependendo da participação dos interessados e das perguntas realizadas.

Richard Jeison Samagaia

Alhos e bugalhos Quando uma organização vai adquirir um sistema ou programa aplicativo, com raras exceções, descobre uma gama enorme de produtos. Em geral todos eles têm as características básicas, para atender determinado segmento e área. Algumas organizações, por questões de custos, ou outros fatores quaisquer, optam por se adequar ao produto. Preferem utilizar os recursos de forma básica, sem obter todos os resultados e informações automaticamente, muitas vezes continuando com alguns controles manuais. Mas hoje em dia também é prática adotada por organizações médias e grandes, adquirirem sistemas que possam ser adaptados às suas características e peculiaridades. O mercado oferece sistemas diferenciados, ou comercializados de forma diferenciada. Existem sistemas que foram construídos para serem customizados, ou seja, que podem ser modificados para atender às particularidades do negócio. Não estamos falando de parametrizações previsíveis, mas de adaptações obrigatórias, não previstas, que visam atender itens específicos do cliente. Departamentos jurídicos de empresas ou escritórios, médios e grandes, não precisam se adaptar a um sistema padronizado. Muitos querem um sistema que possa atendê-los plenamente. Em todas as áreas. Querem produtividade. Querem eliminar o máximo possível as interações manuais para obtenção de resultados. Querem integrar os diversos produtos da organização para evitar duplicidades e desencontros de informações. 38

Richard Jeison Samagaia Analista de Negócios - Fácil

Querem que as características do negócio sejam respeitadas. As organizações sempre procuram o melhor dos dois mundos: um sistema vendido em larga escala, com preços atraentes, que adote as melhores práticas do mercado, mas que possa ser adaptado às necessidades da empresa, com solução para todas as implicações que isso possa trazer. E é justamente quando surgem essas necessidades de customizações e personalizações, que entra um profissional denominado Analista de Negócios.

A difícil missão do Analista de Negócios é conseguir entender o que o cliente deseja e transmitir de forma correta para os técnicos fazerem o computador realizar aquelas tarefas. E nesse processo, muitas vezes, o usuário não entende porque tem que detalhar tanto e responder tantas perguntas. “Parece tão claro para mim. Por que tenho que responder tantas perguntas?”. Essa é uma expressão comumente ouvida.

xual e vivem juntos há vários anos. •

Faisal está autorizado pela lei de sua terra natal, Abu Dhabi, a ter três esposas. Atualmente tem somente duas e está interessado em conhecer outra noiva em potencial.

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Padre Gregory é bispo da catedral católica.

O cientista de computação Terry Winograd, auxilia-nos com um exemplo bem simples. Vamos lá.

Vejam que um item muito simples, que os seres humanos resolvem rapidamente em s u a s ment es, já p rep arad as p ara solução d e pro b lem as d esse t ipo, pod e ser um int rinc ado p rob lem a, q uase insolúvel, p ara um p rogram ad or q ue p recise d esenvolver um sist e m a d e com p ut ad or. Esse é apenas um p rob le m a hipot ét ico p ara ent end ermos as reais dificuld ad es encont rad as por t écnicos e u suários no d ia- a-d ia, q uand o p recisam alt e rar funcionalid ad es d e sist em as, p ara at e nde r d em and as e caract eríst icas específicas de um a organização.

Imagine que você solicita a um amigo o seguinte: “Vou dar uma festa e preciso da sua ajuda. Você poderia convidar alguns solteiros, para termos uma noite bem animada? Você se encarrega dessa parte? Mas convide somente solteiros”... Veja que você não precisa dizer mais nada. Mais claro impossível, certo? Um solteiro é um adulto que nunca se casou. Então vamos lá:

Vale salient ar a im port ância d e as em p re sas escolherem sist em as q ue pod em ser pe rso nalizad os. O sist em a d eve nascer com e ssas caract eríst icas. Os sist em as d evem mant e r as cust om izações e personalizações q u ando recebem novas versões e d evem t er fe rrament as d e p rod ut ivid ad e q ue facilit em e sse t rab alho.

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Arthur vive feliz com Alice há cinco anos. Eles têm uma filha de dois anos e nunca se casaram oficialmente.

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Bruce estava prestes a ser convocado pelo Exército, por isso casou com sua amiga Bárbara para conseguir a dispensa. Os dois nunca viveram juntos. Ele já teve várias namoradas e tenciona obter a anulação do casamento assim que encontrar alguém com quem deseja se casar.

O forneced or d eve t er eq uipes p rep ar adas com Analist as d e Negócios, Analist as de Sist em as e Program ad ores, t od os co m pe t ent es p ara realizarem as mod ificações qu e os client es d esejam e com cont roles d e pro jet os bem aperfeiçoad os p ara cum p rire m os p razos acord ad os.

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Charlie tem dezessete anos. Mora na casa dos pais e está no curso secundário.

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David tem dezessete anos. Saiu de casa aos treze, começou um pequeno negócio e hoje em dia é um jovem empresário bem-sucedido que leva uma vida independente em seu apartamento de cobertura.

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Fábio e Adriano formam um casal homosse-

Esse processo, de entender o usuário e alterar o sistema, é mais complexo do que parece. É uma das etapas mais importantes no processo de personalização de um produto. Mas por que é tão difícil um usuário comum entender as dificuldades inerentes ao processo de programação de computadores?

Expansão

Bases avançadas

Filiais de São Paulo e Belo Horizonte Levam atendimento personalizado para dois dos maiores estados brasileiros

Roberto Lucas Junior Gerente Comercial Filial São Paulo - Fácil

Em seus 25 anos de existência, a Fácil sempre disponibilizou seus produtos por todo o País utilizando uma rede de representantes distribuída por diversos estados. O crescimento da empresa levou à criação de uma nova estrutura, representada também por filiais em pontos estratégicos. Atualmente a empresa conta com três unidades avançadas de negócio, localizadas em Porto Alegre, São Paulo e Belo Horizonte. A estrutura de Porto Alegre está diretamente subordinada à matriz para 40

André Moreira

Gerente Comercial Filial Belo Horizonte - Fácil

o atendimento ao Rio Grande do Sul, enquanto que as outras duas foram criadas para atender às demandas dos dois outros grandes estados brasileiros. “Em breve teremos uma nova filial, voltada para os estados do Nordeste”, anuncia o presidente da Fácil, Carlos José Pereira. O estado ainda não foi escolhido. “Estamos analisando duas opções: Ceará ou Pernambuco”, informa.

A instalação de filiais atende à necessidade de uma maior aproximação com o mercado. “Apesar de grande parte das negociações serem feitas on-line, o atendimento presencial se mantém essencial como forma de melhor entender as necessidades dos clientes tanto nas prospecções quanto no desenvolvimento de soluções customizadas”, destaca Pereira.

Gerentes

As filiais de São Paulo e Belo Horizonte são comandadas por dois profissionais experientes, que enfrentam o desafio de atender a dois grandes mercados em constante expansão. Técnico em Contabilidade e graduado em Filosofia pela Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF, Roberto Lucas Junior é o gerente comercial da filial paulista. Com especialização em análise e gerenciamento de projetos, ele atua desde 2003 no segmento jurídico, auxiliando no levantamento e identificação das necessidades dos escritórios e departamentos jurídicos corporativos, apresentando soluções sob medida para cada cliente. A filial mineira é dirigida por André Moreira, graduado em Tecnologia em Processamento de Dados pela Faculdade Brasileira de Informática, Fabrai, com extensão em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pela Faculdade UNA. Ele conta com 13 anos de experiência em Tecnologia da Informação e atuou durante quatro anos na coordenação nacional da área de tecnologia do escritório Rolim, Godoi, Viotti & Leite Campos Advogados, que possui unidades nas cinco maiores capitais do Brasil, com reconhecimento internacional, e já é cliente da Fácil há mais de doze anos. André tem formação também na área de gestão de projetos (ITIL, PMB, CCQ).

São Paulo

Roberto Lucas Junior participou de grandes negociações e acompanhou o andamento de importantes projetos em empresas dos mais diversos segmentos e escritórios de advocacia que atuam nas mais diversas áreas do direito. Também acompanhou a evolução dos sistemas de gestão para a área jurídica e contribuiu com ideias para atender necessidades que foram surgindo, como por exemplo as normas da SOX (Lei Sarbanes-Oxley), que trata de empresas que possuem capital aberto e ações na Bolsa de NY e Nasdaq. “A filial de São Paulo existe há seis anos e o departamento comercial completou quatro anos. Nosso objetivo é ampliar os negócios da empresa, pois, um grande volume de nossa demanda está concen-

trado em São Paulo e região. Nossa atuação concentra-se no estado de São Paulo e no estado do Rio de Janeiro, mas em virtude da grande demanda, do posicionamento geográfico e da facilidade de deslocamento aéreo, atendemos também clientes de outros estados. Focamos sempre em atender com qualidade nossos prospects e clientes e reforçar ainda mais nossa marca, produtos e serviços”, destaca Roberto. O gerente da filial São Paulo anuncia mudanças. “Dado o excelente percentual de crescimento experimentado, mudamos para novas instalações, com um incremento na área, para proporcionar um atendimento ainda melhor para nossos colaboradores e clientes”. O segredo da evolução, na avaliação de Roberto, está na extrema adaptabilidade do Espaider. “Além de ser a primeira empresa a comercializar um produto 100% web para o segmento jurídico, a Fácil criou um sistema dotado de uma gama de módulos que podem ser comercializados sob medida para cada cliente. Sua estrutura permite que muitos ajustes sejam realizados via consultoria, o que resulta em menos esforço e menor custo para o cliente. A Fácil possui uma equipe de desenvolvimento que garante a evolução do produto atendendo as alterações impostas por normas legais e sugestões de clientes. A atenção a estas demandas é fundamental para a solidez no mercado”.

Belo Horizonte

A filial de Belo Horizonte foi criada em 2012 com o objetivo de atender os clientes desta região, e também ampliar as vendas nesta localidade. Seu departamento de consultoria tem competência e autonomia para realizar os atendimentos dos principais projetos e clientes sob sua área de abrangência. Com mais de uma década de experiência em TI na área jurídica, o gerente André Moreira avalia que o mercado mineiro apresenta características próprias que exigem um atendimento diferenciado. “O segmento jurídico em Minas Gerais mantém as raízes do estado, sempre conservador na sua administração. Manter uma filial em território mineiro é fundamental para garantir a credibilidade da empresa e consolidar a confiança dos clientes mineiros. A filial BH é estratégica para assegurar um atendimento rápido aos escritórios de advocacia e apoio presencial aos departamentos jurídicos”, afirma. 41

MUDANDO COM SEGURANÇA

Unimed POA Migra gestão do Departamento Jurídico para a tecnologia Espaider A Unimed Porto Alegre, cooperativa de trabalho médico líder no mercado de assistência à saúde em sua área de atuação, administra contratos de mais de 680 mil clientes, 6,3 mil médicos em 46 municípios e 400 pontos de atendimento entre serviços credenciados e próprios. Por trás de toda essa estrutura, destaca-se um departamento jurídico interno. Há ainda uma estrutura terceirizada com três escritórios parceiros, além de um perito contábil.

“A missão da Unimed Porto Alegre é prover as melhores soluções em saúde, com crescimento sustentável e valorização do trabalho médico cooperado. Dentre suas atividades, destacam-se os contratos de prestação de serviços de assistência a saúde sujeitos a regulação da Agência Nacional de Saúde Suplementar – ANS”, diz a advogada Sabrina Pezzi, gerente da Assessoria Jurídica da Unimed POA. “Nossa atuação permeia as fases de negociação, formalidades contratuais e acompanhamento da implementação operacional do novo cliente. Tudo isso mediante atuação conjunta e direta com nossa área comercial”. O Departamento Jurídico atua no Contencioso (processos judiciais e administrativos), Consultivo (contratos, pareceres, notificações, ofícios) e em ações preventivas junto a todas as áreas de negócio da empresa.

Sede da Unimed Porto Alegre/RS

Graduada em Direito pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos, especialista em Direito Civil e Processo Civil pela Faculdade IDC e mestre em Direito pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul – PUCRS,

Sede da Unimed Porto Alegre/RS

Sabrina esclarece que o departamento tem atuação forte na orientação preventiva, fazendo o reporte de melhorias e oportunidades nos processos internos a partir do cenário das discussões judiciais: “Fazemos a validação, acompanhamento e implementação de rotinas estratégicas e inerentes ao negócio. Prestamos apoio ao Conselho de Administração e Diretoria Executiva na condução das rotinas do negócio e atuamos em prol da gestão de riscos e encantamento do nosso cliente, que é usuário do plano de saúde”.

Migração A Unimed POA optou pelo Espaider após decidir pela substituição da solução anteriormente utilizada. “A escolha do Espaider se deu de forma madura e pensada em razão das necessidades específicas do departamento jurídico. Nossa necessidade transcendia a uma simples ferramenta que poderia facilmente ser adquirida no mercado. Precisávamos de uma ferramenta que se ajustasse ao nosso processo e não que Ao fundo, da esquerda para a direita: Denise Cabreira Golambieski, Sabrina Pezzi, Daiane Sasso de Quadros e Lisiane Insabralde dos Santos. Na frente, da esquerda para a direita: Juliana Teixeira Viana, Simone Portela Barbosa, Julie Vieira Hexsel, Jaqueline Leite Marques e Nicoli dos Santos Oliveira.

o nosso processo se ajustasse a uma ferramenta”, explica Sabrina. A mudança envolveu um processo de migração que exigiu muito planejamento e preparo técnico para que todos os dados fossem preservados e corretamente inseridos na base do novo sistema. “Nos dedicamos de forma efetiva ao processo de migração que, para ter sucesso, dependeu de uma longa e dedicada fase inicial de revisão dos fluxos, dos dados, dos campos específicos, do padrão do lançamento, dentre outros. Esta atenção ao processo de construção foi essencial para garantir uma migração segura de um formato padrão para um formato customizado”, avalia Sabrina.

Além dos módulos Consultivo, Contencioso e Indicadores, a Unimed POA utiliza com ênfase o módulo Requisições, que oportunizou uma virada na rotina operacional, customizando funções e oportunizando a substituição de muitos registros e controles manuais por relatórios e painel de controle pelo sistema. Sabrina Pezzi diz que o Espaider consolidou uma linguagem universal, centralizando a gestão da informa-

Perguntas & Respostas Entrevista com Sabrina Pezzi, gerente da Assessoria Jurídica da Unimed POA. Na sua avaliação, qual a importância dos departamentos jurídicos para o crescimento e a solidez das empresas modernas? O papel do departamento jurídico interno é fundamental para Sabrina Pezzi uma gestão adequaGerente da Assessoria da das rotinas exJurídica - Unimed POA trajudiciais e judiciais inerentes ao negócio da empresa. Um advogado que conheça e participe dos processos internos, que conheça as pessoas, os setores e os fluxos, agrega valor e segurança nas tomadas de decisão. O departamento jurídico contribui, num cenário de processos complexos, com a organização e integração com outras áreas de modo cooperativo e agregando soluções. Qual deve ser a postura dos profissionais do direito no âmbito empresarial? O advogado corporativo, além de conhecimentos técnicos jurídicos, deve se apresentar com a função de gestor, coordenando o trabalho de equipes internas e externas, com tarefas específicas de planejamento, organização, controle, gestão de contingência, visão sistêmica que permita acompanhar as orientações e resultados gerados. Seu idioma é o da empresa, é o da gestão. Foco na solução de conflitos elencando alternativas viáveis. A Unimed POA é destaque em Governança Corporativa. Qual a importância da Governança Corporativa e o envolvimento do Departamento Jurídico com as melhores práticas de gestão? A adesão às regras e procedimentos para a atuação num mercado regulado é uma prioridade na empresa; a comunicação e o alinhamento com foco na 44

ção no sistema. “Deixamos de pautar nosso dia-a-dia pela caixa de entrada do Outlook. Hoje fazemos a gestão por painel de providências e requisições, garantido agilidade, segurança e rastreabilidade na circulação das informações e histórico das demandas. Tudo isso contribuiu na qualificação e otimização das rotinas internas do departamento, desde as áreas de apoio como para os escritórios terceirizados”.

busca de resultados pretendidos, disseminando melhores práticas; estimulam e compõem os pilares da governança, mitigando possíveis contingências. No mundo corporativo, a assessoria jurídica deve ser cada vez mais proativa, prevendo e orientando as empresas, do que apenas na sua defesa. Atuamos lado a lado com as áreas de negócio e estratégicas da empresa, assumindo o comando deste processo de prevenção estimulando a todos, todos os dias. Porque prevenção e proatividade são tarefas diárias, contínuas e incansáveis. Somos partícipes deste processo nos fazendo presentes em todas as reuniões de conselho de administração, diretoria executiva, superintendências e convocações específicas das áreas. Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica? A tecnologia é uma grande aliada atendendo a necessidade de otimizar tarefas repetitivas, garantir a qualidade dos serviços, aprimorar os fluxos internos operacionais, garantir eficiência aos serviços da área, permitir uma gestão adequada do quadro funcional. Quais os fatores mais importantes na instalação de uma solução jurídica adequada a um departamento jurídico? É o envolvimento e o comprometimento das pessoas. A implantação do Espaider está inserida num grande projeto de gestão tecnológica do departamento jurídico cujo trabalho foi apoiado pela Consultoria GestãoAdvBr - Consultoria em Gestão e Tecnologia Estratégicas, com participação do consultor Gustavo Rocha em toda a implementação do Espaider. Destacamos igualmente o apoio técnico da Modus, na pessoa do Márcio Vianna, que sempre dedicou total atenção às nossas necessidades com prontidão. Além disso, o sucesso da implementação de uma nova ferramenta depende muito do perfil e adesão das equipes e neste particular destaco o engajamento da equipe interna da Assessoria Jurídica e parceria dos nossos escritórios terceirizados. A sincronia de todos estes agentes foi fundamental para o sucesso de nossa experiência com a maturação ao longo dos próximos meses.

O MELHOR SISTEMA DE GESTÃO JURÍDICA PARA DEPARTAMENTOS JURÍDICOS Completo, moderno, flexível, modular e totalmente web. Os departamentos jurídicos possuem necessidades específicas e precisam de ferramentas que atendam às exigências da área. Por isso a Fácil criou o Espaider Corporativo, um sistema web, ágil e seguro, para auxiliar na gestão operacional e gerencial.

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www.facil.com.br | comercial@facil.com.br Matriz Blumenau: +55 (47) 3328-2929 Filial Belo Horizonte: +55 (31) 2532-2382 Filial São Paulo: +55 (11) 3262-1890

módulos do espaider CONTINGENCIADOR Segurança no contingenciamento de valores do contencioso da organização Cadastramento Descentralizado Com o Contingenciador, é possível delegar a tarefa de cadastramento dos valores e demais informações que impactam no contingenciamento de valores dos processos contenciosos da organização. De acordo com o perfil do usuário, o sistema exige uma aprovação posterior para que o cadastro seja efetivado na base de dados de provisionamento. Isto garante a segurança das informações contingenciadas, mesmo disseminando a tarefa de cadastramento. Workflow Flexível Por utilizar os motores de regras de workflows do módulo Requisições, o módulo Contingenciador permite flexibilidade nos fluxos de aprovação a serem seguidos, campos a serem demonstrados e regras a serem adotadas. Alertas via E-mail Além de todos os controles presentes em telas e relatórios, o Espaider permite que alertas sejam configurados para serem enviados via e-mail, em diversos tipos de ocorrências. O requisitante e o responsável

são avisados da entrada de requisições de alterações de contingências e da resposta de requisições postadas no sistema. Documentos Anexados Podem ser anexados quaisquer tipos de documentos nas requisições de contingenciamento. Pareceres ou cálculos feitos por peritos, por exemplo, podem ser utilizados para justificar a revisão dos valores de provisões do processo. Histórico de Aprovações ou Reprovações O sistema mantém um histórico com data, hora, usuário e andamento realizado. Histórico de Valores/Riscos As informações para contingenciamento dos processos – valores e riscos analisados e atribuídos pelos advogados – podem ser cadastrados por processo ou pedido a pedido. As revisões nestas informações ficam armazenadas historicamente, demonstrando claramente quando e por qual motivo houve alterações. Desta forma a evolução dos valores dos processos se torna transparente.

CONTRATOS O módulo Contratos permite o controle dos contratos genéricos, valores, parcelas, correções, avisos e documentos Análise Crítica de Contratos Minutas de contratos podem ser submetidas a diversos usuários para que se pronunciem a respeito e fiquem registradas as sugestões de alterações no sistema. Todos os trâmites, até a aprovação final, ficam armazenados para consultas futuras. Valores e Correção Monetária Todos os valores envolvidos no contrato são registra46

dos com data de vencimento. Os valores podem ser corrigidos por qualquer moeda ou índice informado. Periodicidade/Renovação/Rescisão Controle de periodicidade. O responsável pelo contrato é avisado via e-mail, com a antecedência necessária, configurada pelo usuário, do vencimento do contrato, da existência de data para rescisão e da renovação automática do contrato. Opcionalmente podem ser avisados também outros participantes do contrato.

Pesquisas Pesquisa fácil e rápida de contratos por contratado, responsável, tipo de contrato, objeto e datas de início e término de abertura e de encerramento. Procurações Controle de procurações emitidas pela empresa com vigência e poderes. Aviso de vencimento da procuração com antecedência configurada, para o responsável ou responsáveis pelo contrato. Eventos/Ocorrências Registro de todos os eventos e ocorrências com o contrato, reuniões, acertos e outros, com envio de e-mails de alertas em datas escolhidas. Documentos Controle de entrega de documentos do contrato e do cliente/fornecedor. A entrega pode ser única na contratação ou periódica durante a vigência do contrato. Anexos Quaisquer documentos, em qualquer formato, podem ser arquivados junto com o contrato como anexos, para visualização sempre que necessário. Os anexos são compactados e transferidos para o servidor, podendo ser acessados

somente por pessoas com autorização e senhas pertinentes. Garantias Garantias podem ser cadastradas para os contratos arquivados. Cláusulas Especiais Cláusulas especiais podem ser destacadas, com envio de alertas especiais quando necessário. Aditivos Armazenamento e controle dos diversos aditivos realizados durante a vigência do contrato principal. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF, XLS do Excel ou DOC do Word. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes. O sistema permite que a emissão dos relatórios seja previamente programada. É possível definir horário, data e até mesmo a periodicidade com que o relatório deve ser emitido. E ao final, o sistema também pode enviar o relatório por e-mail.

REQUISIÇÕES As requisições de serviços realizadas junto ao departamento jurídico/escritório por outros profissionais da empresa podem ser feitas via sistema Logins sob Demanda Possibilidade de os próprios usuários se cadastrarem no sistema para utilizarem o módulo Requisições. A única exigência neste caso é que o profissional tenha um e-mail válido nos domínios pré-configurados (@ nome_da_empresa.com, por exemplo). O acesso ao sistema é garantido a todos os interessados, sem comprometer a segurança. Ótima funcionalidade quando a empresa não possui um sistema centralizado de Logins (AD, LDAP ou SSO), mas quer disponibilizar o módulo Requisições para centenas de usuários. Existem ainda meios de integrar o sistema com softwares de RH, para assim inativar contas de colaboradores que não estejam mais na empresa. Alertas via E-mail Além de todos os controles presentes em telas e relatórios, o Espaider permite que alertas sejam configurados para serem enviados via e-mail, em diversos tipos de ocorrências. O requisitante e o responsável são avisados da entrada de requisições ou da resposta de requisições postadas no sistema.

Diversos Serviços As requisições podem ser classificadas por tipo de serviço: contratos, cartas, pareceres, procurações e outros que podem ser configurados. Para cada tipo de serviço o usuário deve preencher os dados correspondentes e necessários para a resposta do departamento jurídico/escritório. Histórico Automático O sistema mantém um histórico com data, hora e andamento realizado. Documentos Anexados Podem ser anexados quaisquer tipos de documentos em requisições. Fluxos de Informações Diferenciados Podem ser customizados fluxos de trabalho diferenciados de acordo com a necessidade do departamento jurídico/escritório. Diversas parametrizações são possíveis. Alguns exemplos: fluxos distintos de acordo com o tipo de serviço e níveis de alçada; etapas

de cada fluxo, inclusive indicando as pessoas responsáveis por cada etapa; informações que devem ser preenchidas em cada etapa; ações que podem ser tomadas em cada etapa; etc. Aprovações via E-mail As aprovações podem ser realizadas por e-mail. Bastante útil quando o fluxo exige aprovação da presidência e/ou diretoria da empresa. As aprovações ficam registradas no sistema, sem que estes usuários precisem receber treinamento, dispor de login e senha, etc. O controle de acesso é diferenciado, permitindo o acesso à aprovação apenas ao destinatário do e-mail. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato

dos relatórios pode ser: PDF, XLS do Excel ou DOC do Word. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes. O sistema permite que a emissão dos relatórios seja previamente programada. É possível definir horário, data e até mesmo a periodicidade com que o relatório deve ser emitido. E ao final, o sistema também pode enviar o relatório por e-mail. Templates Funcionalidade do Espaider que permite a emissão de documentos padronizados (Contratos, Aditivos, Procurações, Cartas, entre outros), com o preenchimento automático de informações variáveis. Permite a utilização de marca d’água, cabeçalho e rodapé padronizados. Pode ser emitido em Word, PDF ou HTML.

CONTENCIOSo Cadastramento geral dos processos, seus andamentos, valores, características e participantes

Agendas Agenda de compromissos de todo o sistema. Também podem ser adicionados os compromissos particulares. Permite a criação de novas agendas, podendo ser visualizadas separadamente ou em conjunto. Agenda especial de providências com facilidades de cumprimento, prorrogação, períodos, pessoas e outros argumentos. Eventos e Providências O Espaider introduz um novo conceito no acompanhamento dos processos. Sugere as providências mais apropriadas e seus prazos de cumprimento, dependendo do evento (andamento) lançado. As providên48

cias são inseridas nas agendas dos profissionais responsáveis, evitando a perda dos prazos. As agendas são acompanhadas por núcleos e responsáveis, em tela e em relatórios. Podem ser aplicados diversos tipos de seleção. Workflow de Providências No cumprimento de uma ou mais providências o sistema automaticamente gera as providências subsequentes. Núcleos Os advogados podem ser agrupados em núcleos ou equipes, com um gerente para acompanhamento dos assuntos.

Providências Judiciais e Administrativas As providências podem ser Judiciais ou Administrativas. Documentos Os documentos são ligados diretamente ao processo ou às suas fases, e mantidos em seus arquivos originais como textos, planilhas, figuras, sons e vídeos. A obtenção dos documentos de determinado processo é automática, fácil e rápida. Os documentos podem ser anexados no GED, para serem localizados por verbetes, palavras-chaves e por palavras constantes no documento quando os formatos dos arquivos forem: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). Instâncias Os processos são acompanhados em suas múltiplas instâncias, com identificação do processo em cada tribunal - número, juízo, turma, câmara, etc. Pesquisa Fácil e Rápida Os processos podem ser localizados rapidamente por diversos argumentos. Numeração Automática de Pastas Opcionalmente, podem ser definidas as regras para a geração automática da numeração das pastas. Codificação única dentro do escritório/departamento. Atualização de Valores Cálculo de atualização de valores, com correção por qualquer índice, taxa ou moeda cadastrada. Podem ser utilizados os critérios de atualização desde 1964. Podem ser mantidos os históricos mensais de atualização com segregação dos valores de correção, multa, juros e outras modificações judiciais. Histórico de Valores/Riscos As informações utilizadas no contingenciamento dos processos – valores e riscos analisados e atribuídos pelos advogados – podem ser cadastrados por processo ou pedido a pedido. As revisões nestas informações ficam armazenadas historicamente, demonstrando claramente quando e por qual motivo houve alterações. Desta forma, a evolução dos valores dos processos se torna transparente. Contingenciador Opcionalmente possui integração com o módulo Contingenciador. É possível exigir que as informações que impactam no contingenciamento dos processos pas-

sem por aprovação pré-determinada antes de entrarem na contabilização mensal dos valores. Assim é possível delegar aos escritórios externos e/ ou às diversas áreas da empresa o cadastramento das informações. A segurança e a confiabilidade da informação é garantida, já que os lançamentos são analisados pelo departamento jurídico antes de passarem a ser oficiais no processo. O procedimento de contingenciamento se torna ainda mais seguro e confiável. Controle de Pedidos Os pedidos formulados na inicial e a situação atual ficam registrados no processo. Análise fácil e rápida dos níveis de sucesso por área ou pedido. Controle de Atrasos A partir das datas de cada evento e das datas de recebimento e cadastramento das informações, o Espaider permite o cálculo da eficiência de todas as áreas do escritório e também dos colaboradores externos. Antifraude/Auditoria Todas as operações realizadas no sistema podem ser armazenadas por data, hora, usuário e tipo de operação. O sistema mantém o controle histórico do evento e suas alterações, impedindo que os prazos sejam alterados e camuflados. Arquivo Controle da retirada de pastas e outros documentos. Solicitações e devoluções feitas via sistema. Cadastro Geral de Pessoas O Espaider mantém cadastro único de pessoas físicas, jurídicas, espólio e internos, para todos os módulos. Evita a duplicidade de cadastros. As pessoas podem ser classificadas de acordo com critérios do escritório ou empresa. Lançamentos de Valores de Despesas e Outros Em cada processo podem ser lançados valores de despesas e outros, como honorários e viagens. Os valores são lançados automaticamente no módulo Financeiro para o reembolso de despesas quando for o caso. Busca e Apreensão Controle de busca e apreensão de veículos e equipamentos. Alertas via E-mail Além de todos os controles presentes em telas e relatórios, o Espaider permite que alertas sejam confi49

gurados para serem enviados via e-mail, em diversos tipos de ocorrências. Publicação de Dados para os Clientes Além dos e-mails que podem ser disparados automaticamente para os clientes, na ocorrência de determinados eventos (andamentos), existe tela para publicação de dados para os clientes na internet. Arquivo Morto Controle de processos encerrados e transferência para arquivo morto, com dados de êxito parcial ou total, motivo e benefício auferido. Apensos Controle de processos apensados e localização fácil e rápida. Acordos Controle de acordos, parcelas e datas de vencimento. Dados para Seguro Laudo pericial com data, valor e valor atualizado. Depósito prévio com data, valor e valor atualizado. Valores para Cálculo de Execução de Sentença Valor do cliente, valor do adverso, valor do perito e juiz. Impostos sobre a Sentença Imposto de renda, INSS e valor líquido. Depósitos, Penhoras e Cauções Controle de depósitos, bens penhorados e cauções, com correção monetária automática por qualquer moeda ou índice. Classificação dos Processos Classificação dos processos por diversas informações como Categoria, Natureza, Especificidade, Assunto, Unidade, Divisão e Centro de Custo.

Filtros Organizacionais A empresa ou escritório poderá criar informações de GRUPO EMPRESARIAL, EMPRESA e FILIAIS. Todo o sistema se adapta a essas informações para lançamentos, emissão de relatórios, grupos de usuários e consultas. Diário Fácil Kurier O Espaider possui integração nativa com empresa especializada na captura de andamentos publicados em diários oficiais. As publicações que interessam à empresa/departamento jurídico são apontadas diretamente nos processos pertinentes. Controle de Eventos a Aprovar Os eventos (andamentos) lançados por estagiários ou vindos eletronicamente podem cair numa caixa denominada EVENTOS A APROVAR e dependem da aprovação de usuário supervisor para serem efetivados nos processos. Poderão ser confirmados, alterados ou cancelados. Cadastramento de Procurações As procurações poderão ser cadastradas e controladas via sistema, com datas de vencimentos, poderes e outras informações. As procurações poderão estar pré-cadastradas em modelos pré-formatados que serão preenchidas pelo sistema no momento da emissão. Os arquivos são gerados no formato do Word. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF, XLS do Excel ou DOC do Word. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes. O sistema permite que a emissão dos relatórios seja previamente programada. É possível definir horário, data e até mesmo a periodicidade com que o relatório deve ser emitido. E ao final, o sistema também pode enviar o relatório por e-mail

SOCIETÁRIO Controle das instituições com seus atos societários, deliberações, acionistas/quotistas, assembleias, alterações de capital, procurações, imóveis e filiais Procurações Controle de procurações emitidas pela empresa com vigência e poderes. Aviso de vencimento da procuração, com antecedências configuradas, para o responsável ou responsáveis pelo contrato. Atos Controle de todos os atos, como assembleias e ou50

tros, com registro, documentos, atas e controle de providências com datas e acompanhamento da realização. Alterações de Capital Registro das composições de capital, atuais e históricas. Participação de cada sócio e histórico das alterações realizadas ao longo do tempo.

Cadastro de Sócios/Acionistas Cadastro geral de sócios e acionistas com todos os dados e informações. Pessoas físicas ou jurídicas. Administrações Controle das administrações e seus participantes e cargos. Decisões e Circulares Cadastro geral de decisões e circulares. Diretoria, data da aprovação, revisão, distribuição e revogação. Eventos/Ocorrências Registro de todos os eventos e ocorrências com a instituição, reuniões, acertos e outros, com envio de e-mails de alertas em datas escolhidas.

HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). Imóveis Cadastro de imóveis com denominação, código da fazenda, código interno, coligada envolvida, tipo de imóvel, número do contrato, situação fiscal, matrícula, número do contribuinte, se há processo envolvendo a propriedade e número do processo, penhora ou hipoteca, valor, data e observações. Características como endereço, número do INCRA, unidade de medida, área e dados de seguro. Dados de registro, cartório, área registrada, livro, página e data da negativa. Valores envolvidos atuais e históricos. Valor de impostos.

Normas Cadastro geral de normas. Diretoria, data da aprovação, revisão, distribuição e revogação.

Controle de Certidões e Licenças Cadastro de certidões e licenças, municipais, estaduais e federais com controle de vencimento e avisos via e-mail.

Anexos Quaisquer documentos, em qualquer formato, podem ser arquivados como anexos, para visualização sempre que necessário. Os anexos são compactados e transferidos para o servidor, podendo ser acessados somente por pessoas com autorização e senhas pertinentes. Os documentos podem ser vinculados ao módulo GED e o conteúdo dos mesmos indexados, desde que estejam nos seguintes formatos: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/

Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF, XLS do Excel ou DOC do Word. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes. O sistema permite que a emissão dos relatórios seja previamente programada. É possível definir horário, data e até mesmo a periodicidade com que o relatório deve ser emitido. E ao final, o sistema também pode enviar o relatório por e-mail.

PROPRIEDADE INTELECTUAL O módulo Propriedade Intelectual permite o perfeito acompanhamento e controle de Marcas, Patentes, Desenhos Industriais, Contratos de Averbação, Direitos Autorais e Domínios

Leitura das Revistas/Análise de Colidências As revistas no formato eletrônico podem ser obtidas no site do INPI e fornecidas ao sistema, que faz a leitura e a análise das colidências. Durante a leitura da revista, os processos e seus andamentos são cadastrados automaticamente no sistema. Ao efetuar a análise das colidências, os despachos que podem interessar ao escritório/departamento são apontados. A Fácil presta o serviço de leitura antecipada da revista para correção de eventuais inconsistências que impeçam sua leitura adequadamente. Nacionais e Internacionais Cadastramento e controle de marcas, patentes e desenhos industriais, nacionais e internacionais. Agendamento de Providências Agendamento de providências confo rme despacho publicado em revista (RPI). Os eventos e as providências são lançadas automaticamente no ato da leitura da revista. Eventos e Providências Automáticas São lançadas automaticamente as providências necessárias, dependendo do evento ocorrido e parametrização realizada pelo usuário. Datas Controle de datas de vencimento, de Concessão, de Vigência, de Proteção e prorrogação. Retribuições Anuais Controle de vencimento de retribuições anuais. Colidência Análise de colidência entre as revistas de marcas e de patentes do INPI com os registros acompanhados pelo departamento/escritório. Formulários no Padrão do INPI Emissão de formulários em Word nos modelos fornecidos pelo INPI. Preenchimento automático de informações.

Buscas e Registros Controle de buscas e registros. Classificação de Marcas Classificação de marcas IN51 e acordo NICE. São armazenadas as descrições padrão e personalizada, facilitando o preenchimento automático dos formulários do INPI. Controle de Participantes Controle de todos os participantes: clientes, interessados, correspondentes, inventores, engenheiros e outros. Armazenamento de Arquivos Armazenamento de arquivos, imagens e e-mails. Controle de Orçamentos Anuais Podem ser lançadas as previsões anuais com desembolsos previstos e o sistema faz o lançamento do realizado. Podem ser emitidos mapas comparativos do previsto com o realizado. Tabela de Preços Cadastramento dos agentes e dos preços e taxas cobradas. Nacionais e internacionais. Quando da realização dos serviços o sistema sugere o agente com menor custo, considerando todos os serviços que serão realizados. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF, XLS do Excel ou DOC do Word. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes. O sistema permite que a emissão dos relatórios seja previamente programada. É possível definir horário, data e até mesmo a periodicidade com que o relatório deve ser emitido. E ao final, o sistema também pode enviar o relatório por e-mail.

INDICADORES GERENCIAIS Configuração de indicadores com base em informações cadastradas no sistema em quaisquer dos módulos e tabelas

Diversos Tipos de Gráficos O resultado do cálculo dos indicadores configurados é apresentado em tela em forma de gráfico. Pode ser impresso ou exportado para formatos que podem ser lidos por outros programas. Visualização dos Gráficos O usuário poderá configurar em que local do sistema a página de gráficos deve aparecer e também ligar a

esta página os diversos controles de acesso e segurança, garantindo que somente pessoas autorizadas possam visualizar informações estratégicas. Filtros Dinâmicos em Tempo de Visualização É possível incluir filtros nos indicadores, fazendo com que os dados apresentados em tela sejam dinâmicos. Permite assim, análises mais elaboradas sem perder a facilidade e a simplicidade no acesso às informações. 53

Flexibilidade Usuário treinado ou consultores especializados configuram a forma e o tipo de gráfico e que informações serão demonstradas. O usuário fica livre para incluir, alterar ou excluir os parâmetros. Há flexibilidade total no tratamento das informações. Processamento no Servidor As tarefas que preparam os dados são executadas no servidor, permitindo que extensas bases de dados sirvam de origem para as consultas. Podem ser agendadas para execuções noturnas deixando os resultados à disposição no dia seguinte, sem que o usuário aguarde ou sobrecarregue os equipamentos em horários inadequados.

Visualização na Web O Espaider é totalmente web. O resultado dos indicadores configurados através de gráficos pode ser visualizado facilmente via web, no próprio navegador, facilitando a utilização por diretores e gerentes. Resultado via E-mail O Espaider pode ser configurado para que os indicadores sejam enviados para um endereço de e-mail determinado. São enviados em formato de imagem que permite visualização em qualquer computador.

BI (BUSINESS INTELLIGENCE) O módulo BI (Business Intelligence) permite que o usuário extraia dados dos demais módulos do sistema Espaider, criando uma nova base de informações para análises, cruzamentos, geração de planilhas e gráficos, capazes de auxiliar na tomada de decisões Data Warehouse Nova base de dados criada para análises e cruzamentos de informações.

Resultado pode ser Gravado em Diversos Formatos O resultado da análise pode ser gravado nos seguintes formatos: HTML, MHT, PDF e XLS.

Data Marts Uma base de dados Data Warehouse pode armazenar grandes quantidades de informação, divididas em unidades lógicas menores que são chamadas de Data Marts.

Estilos Condicionais Aplicados em Valores Dependendo de determinadas condições, são apontados valores em cores diferenciadas, chamando a atenção do analista.

Navegar nas Informações O analista de informação ou pessoa que gerencia os dados, pode então navegar nas informações por diversas maneiras e ao final pode imprimir e até mesmo salvar determinada visão para uma futura consulta.

Diversas Configurações A visualização das informações pode ser configurada de diversas formas: totais na primeira ou na última coluna, mostrar ou não totais de valores simples, mostrar ou não totais em colunas e linhas, totais gerais ou parciais em colunas ou linhas e visualização automática de amostragens. Os resumos podem ser: médias, somas, mínimo, máximo, desvio padrão, desvio padrão percentual, quantidade, variância, variância percentual e variações absolutas e percentuais.

Slice and Dice É possível trocar a ordem das colunas e linhas, escondêlas ou trazê-las novamente para visualização.

COBRANÇA (Recuperação de crédito) Cobrança de Títulos de Terceiros O módulo Cobrança permite o registro e o controle de títulos de terceiros em cobrança amigável ou judicial.

Despesas Controle de despesas por processo ou por título. Permite a inclusão de despesas do escritório e de despesas do cliente para cobrança do devedor.

Valores Adiantados pelos Devedores Controle dos valores adiantados pelos devedores antes do fechamento da negociação. Estes valores são automaticamente abatidos no cálculo do valor da dívida. Funcionalidade bastante útil quando o devedor deixa de pagar um parcelamento negociado, e os títulos precisam ser renegociados.

Distribuição Distribuição de responsabilidades de cobranças. Distribuição por núcleo e por usuário.

Geração de Parcelas Geração automática das parcelas devedoras no cadastro do processo de cobrança.

Garantias Informações sobre objetos e garantias da cobrança (veículos, imóveis ou genérico).

Importação de Arquivos Importação de arquivos com as informações para cobrança. Possui leiautes pré-definidos, e permite ainda a definição e implementação de novos leiautes.

Eventos e Providências Controle de eventos e providências de cada título/devedor.

Tela de Negociação Tela de negociação com parâmetros informados. Permite diversas simulações dos cálculos, facilitando a negociação com o devedor. Aprovação de Propostas Diferenciadas de Renegociação Permite que as propostas feitas pelo devedor sejam cadastradas e submetidas para aprovação do cliente. Somente depois da aprovação é que a negociação é fechada, com a geração do boleto e demais etapas do fluxo. Pagamento ao Escritório ou Pagamento Diretamente ao Cliente O sistema controla tanto os pagamentos realizados ao escritório quanto os pagamentos realizados diretamente ao cliente. No caso do pagamento realizado ao escritório, o sistema gerencia desde os recebimentos dos títulos negociados até o repasse dos valores correspondentes ao cliente, passando pela emissão da fatura de honorários para fins fiscais. Na hipótese de preferência por pagamento diretamente ao cliente, o sistema pode emitir os boletos de cobrança contra o devedor em nome do cliente, e gerenciar ainda a cobrança pertinente dos honorários devidos.

Índices Monetários Variáveis de índice monetário para atualização do saldo devedor.

Agenda Controle da agenda (providências). Bloqueto Emissão de bloquetos de cobrança. Campanhas Parametrização para clientes em campanha, com a possibilidade de definição de diversos tipos de filtros para as campanhas. Exemplos: dias em atraso da dívida, faixa de valor da dívida, classificação do devedor, etc. Variáveis Variáveis de contratos para cálculo de juros e correções. Cálculo dos honorários do escritório e as comissões dos profissionais envolvidos, de acordo com parâmetros previamente configurados. Integração Integração com o módulo Contencioso. Publicação de Dados para os Clientes Além dos e-mails que podem ser disparados automaticamente para os clientes, na ocorrência de determinados eventos, existe uma tela para publicação de dados para os clientes na internet.

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) Os documentos eletrônicos são armazenados e recuperados a qualquer tempo, fácil e rapidamente para visualização ou edição. Ligação com Outros Módulos Funciona independentemente ou ligado aos demais módulos do sistema.

Vários Tipos de Arquivos Aceita os mais variados tipos de arquivos podendo ser imagens, sons, textos, etc. Exten55

sões como XLS, XLSX, DOC, DOCX, BMP, PPT, PPTX, HTML e PDF são exemplos de arquivos que podem ser armazenados.

mos documentos inseridos nos últimos seis dias, para facilitar o acompanhamento dos profissionais de diversas áreas.

Indexação do Conteúdo do Documento Os documentos com os seguintes formatos, que forem arquivados no GED, terão seus conteúdos indexados, ou seja, todas as palavras presentes no documento: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat).

Envio Automático de E-mails Opcionalmente realiza o envio automático de e-mails informando os documentos inseridos e o resumo de seu conteúdo.

Pesquisas “E” e “OU” Uma tela de pesquisa permite que documentos sejam recuperados, visualizados e editados rapidamente, utilizando diversas palavras-chaves em combinações “OU” ou “E” ou sem determinadas palavras. Este recurso é utilizado na pesquisa de palavras dentro dos documentos anexados, ou na pesquisa de quaisquer registros cadastrados no sistema, tornando as buscas ainda mais fáceis e práticas. Armazenamento Centralizado Os documentos são automaticamente copiados para o servidor e criptografados, podendo ser acessados somente por pessoas autorizadas. Backups periódicos garantem a armazenagem total de todos os documentos. Programas de Origem Os programas de origem são chamados automaticamente para edição ou visualização de documentos. Últimos Documentos Pasta “ÚLTIMOS DOCUMENTOS”, com os últi-

Classificação Estruturada Classificação estruturada dos documentos em diversos níveis. A quantidade de níveis é determinada pelo usuário. Os documentos são separados automaticamente pela classificação indicada. Indicação da Localização Física Localização física dos documentos. Estrutura de plantas, andares, salas, armários, prateleiras e gavetas, configuradas pelo usuário. Natureza e Tipo Classificação dos documentos por natureza e tipo. Administrativos, financeiros, técnicos, etc. As classificações são configuradas pelo usuário. Origem do Documento Origem do documento, filial ou departamento, autores e revisores. Verbetes e Palavras-Chaves Além da indexação das palavras contidas no texto do documento, para os formatos mais utilizados, o Espaider permite que o usuário digite verbetes e palavras-chaves padronizadas do escritório ou empresa para consulta futura. Então, mesmo que o documento não apresente em seu texto original determinadas palavras ou jargões, o usuário poderá acrescentá-las, para facilitar a pesquisa futura.

CONSULTIVO Funções para o controle e o acompanhamento de atendimentos que foram realizados, mas que ainda não estão em fase de processo, pareceres e outros itens extrajudiciais. Sua função é evitar que se percam dados sobre atendimentos, clientes e tarefas realizadas nas fases iniciais. À medida em que forem sendo inseridas informações, o módulo vai formando o perfil completo do caso. Ele passa a inserir providências e documentos, formando uma base para consulta e acompanhamento do processo no futuro.

Horas para o Time-Sheet Integração com o Time-Sheet para o lançamento, acompanhamento, controle e cobrança das horas despendidas. Eventos e Providências O Espaider introduz um novo conceito no acompanhamento dos casos. Sugere as providências mais apropriadas e seus prazos de cumprimento, dependendo do evento (andamento) lançado. As providências são inseridas nas agendas dos profissionais responsáveis. As agendas são acompanhadas por núcleos e responsáveis, em tela e em relatórios. Podem ser aplicados diversos tipos de seleção. Workflow de Providências No cumprimento de uma ou mais providências o sistema automaticamente gera as providências subsequentes. Núcleos Os advogados podem ser agrupados em núcleos ou equipes, com um gerente para acompanhamento dos assuntos. Documentos Os documentos são ligados diretamente ao processo ou às suas fases, e mantidos em seus arquivos originais como textos, planilhas, figuras, sons e vídeos. A obtenção dos documentos de determinado caso é automática, fácil e rápida. Os documentos podem ser anexados no GED, para serem localizados por verbetes, palavras-chaves e por palavras constantes no documento quando os formatos dos arquivos forem:

Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). Alertas via E-mail Além de todos os controles presentes em telas e relatórios, o Espaider permite que alertas sejam configurados para serem enviados via e-mail, em diversos tipos de ocorrências. Pesquisa Fácil e Rápida Os casos podem ser localizados rapidamente por diversos argumentos. Numeração Automática de Pastas Opcionalmente, podem ser definidas as regras para a geração automática da numeração das pastas. Codificação única dentro do escritório/ departamento. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF, XLS do Excel ou DOC do Word. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes. O sistema permite que a emissão dos relatórios seja previamente programada. É possível definir horário, data e até mesmo a periodicidade com que o relatório deve ser emitido. E ao final, o sistema também pode enviar o relatório por e-mail.

BIBLIOTECA Cadastramento de livros, isolados ou em coleções, artigos, CD’s e outros. Com dados de registro, título, mídia, coleção, fascículo, volume, edição, ano, ISBN, tombo, editora, imagens de capa e dorso, capítulos e número de páginas Imagens Informações para arquivo de imagens de capa e dorso. Controle de Empréstimos e Movimentações Tipo de evento, data, usuário, prazo e data prevista de retorno e data do retorno efetivo. Cadastros Autores, Editoras e assuntos. Pesquisa fácil e rápida por esses argumentos. Catalogação Catalogação estruturada. Localização.

Pesquisa Pesquisa fácil e rápida de itens por autor, editora, assunto, capítulo, verbetes ou palavras-chaves. Etiquetas Impressão de etiquetas para identificação de itens. As etiquetas podem conter códigos de barras para agilizar o registro de empréstimos e devoluções. Assinaturas Controle de assinaturas de itens com avisos de vencimentos. 57

Solicitações de Itens Controle de solicitações de itens feitas para a biblioteca, com solicitantes em espera e ordem de entrada de pedidos. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato

CONTÁBIL Principais características

- Plano de contas flexível em diversos níveis. - Diário, razão e balancetes. - Diversos períodos abertos para lançamentos. - Integração perfeita com o módulo FINANCEIRO. As configurações prévias permitem que lançamentos sejam realizados automaticamente. - Pesquisa de lançamentos contábeis por origem, data, valor, conta e histórico. - Rateio de lançamentos por centros de custos cadastrados previamente. - Visualização fácil e rápida dos saldos contábeis. - Importação de dados de outros sistemas. Alguns leiautes já são disponibilizados pelo sistema, e outros podem ser acrescentados. Funcionalidade útil para importar dados de sistemas de Recursos Humanos, por exemplo. - Bloqueio das competências e exercícios já contabilizados, evitando inconsistências nas informações e até mesmo fraudes contábeis. O bloqueio é estendido ao módulo financeiro, já que ele também alimenta o

módulo Contábil. - Pré-fechamento contábil: as informações financeiras que impactam a contabilidade ficam bloqueadas em períodos determinados pelo contador, possibilitando que o fechamento contábil seja feito com segurança e agilidade. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF, XLS do Excel ou DOC do Word. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes. O sistema permite que a emissão dos relatórios seja previamente programada. É possível definir horário, data e até mesmo a periodicidade com que o relatório deve ser emitido. E ao final, o sistema também pode enviar o relatório por e-mail.

FINANCEIRO Contas a Receber/Contas a Pagar/Faturamento/Fluxo de Caixa Todas as funcionalidades para o controle do contas a receber, contas a pagar, tesouraria, emissão de notas fiscais e bloquetos.

mados descontos e outros abatimentos.

Cadastro de Pessoas Físicas e Jurídicas Um cadastro único de pessoas físicas e jurídicas permite que clientes, fornecedores, parceiros, pessoas e empresas em geral, possam ser cadastradas no sistema. O cadastro pode ser completo, com todas as informações importantes ou resumidamente, com dados mínimos. O cadastro pode ser centralizado num único departamento, responsável pela manutenção periódica das informações. Através de senha podem ser definidos critérios de manutenção, como criação, alteração, exclusão e outros. Determinados usuários podem apenas utilizar as informações sem incluir ou alterá-las, garantindo a qualidade e exatidão da informação armazenada.

Previsões Podem ser lançados valores a pagar e a receber como previsões, influenciando o fluxo de caixa. Quando houver recebimento do documento, as previsões poderão ser alteradas e confirmadas.

Cliente/Caso Sistema totalmente compatível com o conceito “Cliente/Caso” – característica consolidada como uma das melhores práticas de gestão de relacionamentos com os clientes dentro de um escritório de advocacia. Smart Billing Funcionalidades envolvendo os módulos FINANCEIRO e TIME-SHEET. Automatizam todo o processo de faturamento. Ótimo para gerenciar com maior segurança e agilidade o faturamento de honorários e despesas dos médios e grandes escritórios de advocacia. Abrange as áreas de consultoria, contenciosa, execução de serviços tabelados de propriedade intelectual, adiantamentos a colaboradores, adiantamentos de clientes, pagamento de despesas, faturamento, contas a receber, contas a pagar e controles bancários. Ocorrências em Títulos Além dos controles normais de pagamentos e recebimentos, totais ou parciais, o sistema permite que todas as ocorrências com títulos possam ser gravadas com data e informações relevantes, mantendo-se um histórico perfeito e facilitando a tomada de decisão sempre que necessário. Juros e Descontos Controle dos juros a receber e a pagar, cálculo de acordo com os dados informados. Podem ser ainda infor-

Títulos Vencidos e a Vencer Consulta fácil, rápida, controle eficaz e eficiente dos títulos vencidos e a vencer.

Pagamentos Parciais e Renegociações Controle dos pagamentos parciais e apuração do saldo final. Facilidade no controle de renegociações e prorrogações. Contas Bancárias e Movimentações Lançamentos efetuados por conta, com apuração atualizada do saldo. Movimentações do período podem ser visualizadas facilmente. Conta Caixa Controle da movimentação do caixa. Conciliação Bancária Rotina para agilização da conciliação bancária. O extrato do banco é confrontado com os lançamentos realizados. Autorizações de Pagamentos Controle e emissão de autorizações de pagamento. Pode ser definido o fluxo de aprovação e ordem dos aprovadores. Smart Tickets Integração com impressoras térmicas de emissão de cupons não fiscais. Ótima funcionalidade para diminuir custos de impressões em documentos internos – autorizações de pagamentos, efetivações de adiantamentos aos colaboradores, extratos de despesas incorridas pelos colaboradores, comprovantes de prestações de contas, etc. Possibilita ainda, flexibilidade nos tipos de formulários: os dados que são impressos pelo sistema são configuráveis. Lançamentos no Caixa/Bancos Facilidade na execução e controle de lançamentos em Caixa ou em Bancos, bem como transferências entre contas.

Plano de Contas Financeiro Os lançamentos são classificados de acordo com o plano de contas financeiro. Emissão de balancetes financeiros, com total de despesas e receitas por conta e apuração dos resultados. Ligação com o plano contábil, para geração automática dos lançamentos. Os balancetes financeiros podem ser emitidos e analisados antes da apuração contábil final.

Tributos Cálculo e controle de tributos, retidos ou não, como IRRF, ISS, PIS, COFINS e CSLL.

Centros de Custos Os lançamentos podem ser classificados por Centros de Custos para apuração dos resultados e emissão dos balancetes financeiros por centros de custos.

Integração com o Módulo Contábil Geração automática do movimento contábil, de acordo com parâmetros inseridos no sistema.

Regimes de Caixa ou Competência O sistema possui relatórios que demonstram o resultado financeiro através do regime de caixa e também através do regime de competência. A visualização pode ser por conta financeira ou por centro de custo, com totalizações em cada nível dos respectivos planos. Fluxo de Caixa Fluxo de caixa com base no plano de contas financeiro. Emissão de Bloquetos Emissão de bloquetos com códigos de barras compatíveis com diversos bancos.

Remessa e Retorno Ligação com os bancos no padrão CNAB400 e Febraban240, para o envio e retorno de recebimentos e pagamentos eletrônicos.

Reembolso de Despesas As despesas realizadas e que devem ser reembolsadas pelo cliente são faturadas com notas de débito para ressarcimento dos gastos efetuados. Controle eficaz e eficiente na recuperação dos valores. Por configuração pode-se pré-determinar as naturezas de despesas que são faturáveis contra cada cliente. Limites diários e/ou por ocorrência de despesas que os clientes aceitam. Faturamentos indevidos dos reembolsos de despesas são evitados. Faturamento de Serviços Tabelados Funcionalidade especial para apuração de faturas de serviços cujos preços são tabelados. Conceito muito utilizado em escritórios especializados em Propriedade Intelectual.

Adiantamentos Controle dos valores entregues aos colaboradores, obedecendo a um fluxo de aprovação. As despesas podem ser digitadas e o saldo a receber ou a pagar controlado pelo sistema. O controle também se estende aos Clientes. Cheques Permite o gerenciamento de cheques emitidos e recebidos com baixa automática, pré-datados e descontados, controle de numeração e impressão de cheques, sendo totalmente integrados ao sistema financeiro de contas a receber e a pagar. Projetos Os lançamentos podem ser classificados por projetos, auxiliando a apuração de resultados e possibilitando a visão dos balancetes financeiros por projeto. Ordens de Faturamento Ao criar uma ordem de faturamento, o sistema gera as faturas conforme regras dos contratos dos clientes e aprovação prévia dos responsáveis. As faturas são disparadas automaticamente aos clientes através de e-mail ou disponibilizados para impressão em lote e envio pelos correios. Faturamento e Pré-Faturamento As receitas podem ser lançadas como pré-faturamento, onde o sistema permite aglutinar, visualizar e alterar as informações antes de serem faturadas. O sistema dispõe de modelos padrões de nota fiscal e de reembolso, que podem ser personalizados de acordo com a necessidade do cliente. A emissão pode ser em impressoras laser, em regimes especiais, e também em impressoras matriciais. Notas Fiscais Eletrônicas Emissão de notas fiscais de serviços eletrônicas (NFS-e) através do intercâmbio de informações com os sistemas das prefeituras. Esta integração já está homologada para diversos municípios. Outros são incluídos sempre que necessário.

Bloquetos e Extratos Anexos à Fatura Inclusão automática de relatórios e bloquetos dentro da fatura. Esta inclusão é feita no mesmo arquivo PDF, em página subsequente à nota fiscal/nota para ressarcimento de despesas. Desta forma é detalhado claramente o Time-Sheet faturado, as despesas incorridas no período, etc. A transparência ao cliente é feita sem controles manuais/paralelos do departamento Administrativo/Financeiro. Faturamento Internacional Emissão de faturas diferenciadas (Invoices) em moeda e idioma estrangeiro, com os controles pertinentes. Pagamento Eletrônico O pagamento de tributos (impostos, taxas e contribuições), TED, DOC, e títulos pode ser feito de forma simples e rápida, através do intercâmbio eletrônico de dados com o banco. E-mails automáticos que avisam o vencimento de títulos a Pagar e a Receber. O sistema permite configuração para enviar e-mails automaticamente, avisando o vencimento de títulos a pagar e a receber. Notas Fiscais de Entrada Gerenciamento e controle das notas fiscais de fornecedores, calculando tributos e gerando títulos automaticamente no contas a pagar. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF, XLS do Excel ou DOC do Word. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes. O sistema permite que a emissão dos relatórios seja previamente programada. É possível definir horário, data e até mesmo a periodicidade com que o relatório deve ser emitido. E ao final, o sistema também pode enviar o relatório por e-mail.

TIME-SHEET Permite o cadastramento e a classificação das horas trabalhadas para posterior cobrança ou análise de desempenho

Produtividade As horas são divididas em “Produtivas Cobráveis”, “Produtivas não Cobráveis” e “Improdutivas”. Mapas e relatórios apresentam a produtividade do colaborador e do escritório ou departamento. Aparecem os percentuais de cada tipo em relação a carga horária padrão do período. Pode-se visualizar claramente a carga horária, as horas lançadas, o saldo e o percentual atingido, por colaborador ou do escritório ou departamento.

lorizada em real ou dólar ou outra moeda qualquer, configurada para o cliente. No momento do lançamento o sistema informa o idioma do cliente, para que o lançamento seja pertinente.

Fatura Valorizada Ao final do período o sistema apresenta os extratos/ faturas de cada cliente, valorizadas e totalizadas de acordo com o contrato e suas características. O extrato de Time-Sheet é anexado automaticamente à nota fiscal, sem necessitar de operacionalização manual do setor administrativo/financeiro.

Fechamento Temporário Após o fechamento de cada colaborador existe a fase de fechamento temporário, onde o supervisor pode analisar e alterar os lançamentos antes da emissão da fatura definitiva.

Valorização das Atividades Utilização do conceito de “Tipo de hora” para valorizar o Time-Sheet, permitindo a união de regras de faturamento bem diferenciadas e específicas em uma estrutura única, facilitando o cadastramento das informações contratuais e o faturamento do Time-Sheet. As configurações permitem atender todas as regras de cobrança existentes em um escritório de advocacia. Serviços Tabelados Pode-se optar por trabalhar com serviços cujos preços são tabelados. Funcionalidade muito utilizada em escritórios especializados em Propriedade Intelectual. Inglês ou Português - Real ou Dólar A fatura pode ser emitida em inglês ou português, va-

Lançamentos Detalhados ou Resumidos A tela de lançamento é configurada de acordo com a necessidade. Podem ser resumidas para agilizar o lançamento ou completas, com todos os detalhes exigidos pelo usuário.

Ajuste de Horas Antes do faturamento podem ser realizadas alterações diretamente na quantidade de horas ou então em informação denominada AJUSTE. Nesses casos a quantidade de horas é ajustada para mais ou para menos, para efeito de faturamento, mas mantendo-se com o valor original inalterado para efeito de estatísticas. Tabela de Categorias O sistema permite que os profissionais sejam divididos em categorias, de acordo com a necessidade do cliente. Estagiário, júnior, pleno, sênior, advogado, sócio, etc. Tabela de Escalas As diversas escalas de horário dos profissionais são cadastradas, para efeito do cálculo automático da carga horária do período.

Tabela de Motivos de Indisponibilidade Os diversos motivos de indisponibilidade são cadastrados, para serem lançados em horas improdutivas e produtivas não cobráveis, para acompanhamento do colaborador. No caso de determinadas indisponibilidades como Férias, o sistema preenche automaticamente o Time-Sheet do profissional. Custo da Hora O custo hora de cada profissional pode ser cadastrado, para comparação com o valor efetivamente faturado e o resultado auferido. Banco de Horas Controle de banco de horas. As horas podem ser lançadas contra um banco de horas e acompanhadas periodicamente, para verificação do saldo disponível.

Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Po dem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF, XLS do Excel ou DOC do Word. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes. O sistema permite que a emissão dos relató rios seja previamente programada. É possível definir horário, data e até mesmo a periodicidade com que o relatório deve ser emitido. E ao final, o sistema também pode enviar o relatório por e-mail.

Eventos/Ocorrências Registro de todos os eventos e ocorrências com a instituição, reuniões, acertos e outros, com envio de e-mails de alertas em datas escolhidas. Normas Cadastro geral de normas. Diretoria, data da aprovação, revisão, distribuição e revogação.

Administrações Controle das administrações e seus participantes e cargos.

Decisões e Circulares Cadastro geral de decisões e circulares. Diretoria,

Imóveis Cadastro de imóveis com denominação, código da fa-

Alterações de Capital Registro das composições de capital, atuais e históricas. Participação de cada sócio e histórico das alterações realizadas ao longo do tempo. Cadastro de Sócios/Acionistas Cadastro geral de sócios e acionistas com todos os dados e informações. Pessoas físicas ou jurídicas.

data da aprovação, revisão, distribuição e revogação.

zenda, código interno, coligada envolvida, tipo de imóvel, número do contrato, situação fiscal, matrícula, número do contribuinte, se há processo na propriedade e número do processo, penhora ou hipoteca, valor, data e observações. Características como endereço, número do INCRA, unidade de medida, área e dados de seguro. Dados de registro, cartório, área registrada, livro, página e data da negativa. Valores envolvidos atuais e históricos. Valor de impostos. Controle de Certidões e Licenças Cadastro de certidões e licenças municipais, estaduais e federais, com controle de vencimento e avisos via e-mail.

CRM (Customer Relationship Management) Controle e acompanhamento de negociações, atendimentos e campanhas. Envio periódico de e-mails e documentos com base em listas de pessoas físicas e/ou jurídicas criadas por critérios definidos. Negociações Cadastramento das negociações em andamento com controle de produtos oferecidos, valor geral da negociação, data prevista de fechamento, responsáveis internos e externos e documentos associados como propostas, planilhas, textos e outros. Cada negociação ganha um número único para ser acompanhado. Atendimentos Cadastramento dos atendimentos em andamento com controle de responsáveis internos e externos e documentos associados como e-mails, planilhas, textos e outros. Cada atendimento ganha um número único para ser acompanhado. Campanhas Cadastramento de campanhas para oferta de produtos por vendedores internos ou externos, via e-mail, carta, telefone ou visitas. Controle do estado geral de cada campanha e também de cada cliente dentro da campanha. Periódicos Lista de pessoas físicas ou jurídicas que receberão em data fixa ou periodicamente e-mails ou documentos. Não existe limite para a criação de listas que podem ser segregadas por classificação das pessoas como clientes, fornecedores, clientes potenciais, aniversa-

riantes e outras. As classificações são ilimitadas e simultâneas. Eventos e Providências Todos os eventos relacionados à negociação, ao atendimento e as campanhas, são cadastrados com data, hora, tipo e responsáveis. Ao evento podem ser associadas providências para os responsáveis, que serão avisados por e-mail, relatórios e ainda visualizarão todos os compromissos em agenda individual. Núcleos/Equipes As negociações, os atendimentos e as campanhas podem ser controlados por núcleos ou equipes, que têm um gerente ou responsável e diversos membros. O gerente sempre é avisado dos trâmites de negociações, atendimentos e campanhas que estão sob sua responsabilidade. Os membros responsáveis pelas providências são avisados por e-mail, relatórios e via agenda de compromissos. Produtos Cadastro de produtos que estão sendo oferecidos no negócio. Além do estado geral da negociação que pode ser SUCESSO, INSUCESSO ou CANCELADO, cada produto individualmente será controlado pelo estado PROPOSTO, VENDIDO.

TEMPLATES

Documentos padronizados Em todas as organizações é comum a existência de documentos padronizados, emitidos principalmente para clientes e fornecedores. Contratos de compra, contratos de venda, aditivos, procurações e outros. Mesmo os documentos padronizados têm dados que devem ser preenchidos e alterados. Principalmente quando se fala em partes, suas qualificações e testemunhas. Essas informações devem aparecer em locais específicos, normalmente introduzidas com a utilização de editores de textos ou escritas em lacunas. Dependendo da quantidade e da periodicidade dos documentos, o processo pode ser trabalhoso e improdutivo. Para resolver essa questão o sistema Espaider tem uma funcionalidade denominada Templates. É muito utilizada na área de contratos e procurações, mas pode ser utilizada também em quaisquer outras situações ou módulos do sistema. Um usuário treinado na funcionalidade, ou consultor da Fácil, cria o documento padrão no ESPAIDER, em editor próprio do sistema e indica os locais onde devam estar as variáveis. Indica também de que cadastros as mesmas serão obtidas. Ao ser comandada a impressão, o sistema automaticamente preenche os dados nos locais corretos. Por exemplo: existe um cadastro de fornecedores mantido por determinado departamento, com todas as informações atualizadas. No template ou documento padrão, o usuário indica o local onde deverá aparecer o nome, o endereço, o CNPJ, a cidade, o Estado e outros dados. O arquivo gerado pode estar em formato Word, PDF ou HTML. Na versão 5 do ESPAIDER é possível a impressão com marcas d’água, cabeçalhos e rodapés padronizados. Os templates são muito utilizados também em requisições feitas pelo usuário para determinados departamentos. Um documento padrão pode ser escolhido de uma lista disponível e os dados necessários serão preenchidos pelo sistema automaticamente, facilitando o envio de solicitações. As aplicações dentro das organizações são inúmeras. Abaixo exemplo de texto feito no Espaider com a indicação dos locais onde os dados variáveis devem apa66

Reginaldo Gonçalves

Consultor de Implantação - Fácil

recer e o documento impresso pelo usuário.

IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES

(template)

Contratado.NomeRazaoSocial, doravante denominada LICENCIADORA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o n° CPFCNPJContratado, com sede na cidade de MunicipioContratado.Nome, no Estado de EstadoContratado.Nome, na LogradouroContratado - Bairro BairroContratado - CEP CEPContratado, neste ato representada na forma do seu contrato social. Contratante.NomeRazaoSocial, doravante denominada LICENCIADA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o n° CPFCNPJContratante, com sede na cidade de MunicipioContratante.Nome, no Estado de EstadoContratante.Nome, na LogradouroContratante - Bairro BairroContratante - CEP CEPContratante, neste ato representada na forma do seu contrato social. Sendo a LICENCIADA e a LICENCIADORA doravante denominadas, individual e indistintamente, como "Parte" e, em conjunto, como "Partes", i. Considerando que as Partes celebraram, em DataCelebracao, o Contrato de Licença de Uso de Programa de Computador ("Contrato"), pelo qual a LICENCIADORA licenciou à LICENCIADA o uso do programa de computador denominado "Espaider" ("Programa"); ii. Considerando que as Partes desejam aditar o Contrato, para deliberar acerca da aquisição de módulos;

IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES

(documento)

Fácil Informática Ltda., doravante denominada LICENCIADORA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o n° 65.758.213/0001-87, com sede na cidade de Blumenau , no Estado de Santa Catarina, na Rua Gustavo Budag, 407 - Bairro Velha - CEP 89036-501, neste ato representada na forma do seu contrato social. Arte Probel Ltda., doravante denominada LICENCIADA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o n° 66.599.719/0001-32, com sede na cidade de Gaspar, no Estado de Santa Catarina, na Rod. Heinz Bogart, Km 28 - Bairro Jardim Gasparense - CEP 55588-300, neste ato representada na forma do seu contrato social. Sendo a LICENCIADA e a LICENCIADORA doravante denominadas, individual e indistintamente, como "Parte" e, em conjunto, como "Partes", i. Considerando que as Partes celebraram, em 15/01/2007, o Contrato de Licença de Uso de Programa de Computador ("Contrato"), pelo qual a LICENCIADORA licenciou à LICENCIADA o uso do programa de computador denominado "Espaider" ("Programa"); ii. Considerando que as Partes desejam aditar o Contrato, para deliberar acerca da aquisição de módulos;

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