Vitari kundemagasin 2015

VITARI

OSLO • SARPSBORG • LARVIK KAPP • KRISTIANSAND BERGEN • TRONDHEIM TROMSØ

KUNDEMAGASIN 2015

PURE Water

RIKTIGE TALL GIR BEDRE BESLUTNINGER

AID IN ACTION

TENKER PÅ PAPAYAJUICE – IKKE REGNSKAPSFØRING

AB REGNSKAP

NYTTIG VERKTØY FOR BRANSJE I ENDRING Med Vitari Byråportal ser daglig leder Gry Arvnes muligheten for å bytte enkle manuelle oppgaver med mer verdiskapende rådgivning.

LEDER

«

Skal vi gi gode råd, må

vi kjenne bransjen godt.

Da kan vi virkeliggjøre visjonen vår Systemene skal ikke ta tid – de skal gi tid.»

EVNE OG VILJE TIL ENDRING Vitari lever av å gi deg råd som skal gjøre bedriften din mer effektiv. Vi leverer systemer som gir tid. Det krever at du har endringsevne og endringsvilje. Vårt mantra er «Alt vi gjør i dag skal vi gjøre bedre i morgen».

Da kreves både evne og vilje til forandring.

De siste 12 månedene har bydd på mye nytt for både Vitari-kunder og Vitarimedarbeidere. Vi blir stadig flere, og vi jobber iherdig for å bli en super arbeidsplass.

Vi tror at fornøyde medarbeidere skaper fornøyde kunder. I 2014 kom vi på topp 10 i Great Place to Works kåring, og det er vi stolt av! Vi har etablert nye produktteam på Evatic Service Management og Visma.net, og vi har utviklet en flott portal for regnskapsbyråer og deres klienter. Vi har jobbet målrettet med å gjøre vår support bedre, og vi er veldig fornøyd med at vi per august 2014 topper Vismas Net Promotor Score i vår klasse. Men vi skal gjøre det enda bedre i morgen.

2015 ser ut til å bli et nytt godt år for oss nordmenn selv om investeringer i Nordsjøen avtar og arbeidsplasser i oljerelaterte industri går ned. Men det er et varsku. Aldri har det vært viktigere å tenke på automatisering.

Arbeidskraften i Norge er kostbar, og vi må bli mer effektive for å være konkurransedyktige. Det handler om å produsere mer per hode. I Vitari føler vi at vi har en viktig 2

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

ASLE SJØRBOTTEN

rolle i dette. Vi må bygge kompetanse kontinuerlig og gi gode råd til våre kunder for at Norge skal forbli konkurransedyktig.

Sammen med Visma snakker vi mye om «Produktivitetsløftet».

En viktig endring er overgangen fra «jord» til «sky». Vi kaller det et paradigmeskifte, som betyr «systematisk skifte i måte å tenke på som er av betydelig størrelse og rekkevidde» (ref. Wikipedia).

Her kreves endringsevne og endringsvilje!

Det er bare å hoppe i det, tjenester i skyen vil ta av! Rundt Visma Business og Visma Global tilbys skybaserte tjenester som reiseregninger og utlegg, dokumentbehandling, timeregistrering, salgsstøtte og mye mer. Dagens kunder kan leve godt i mange år med Visma Business og Visma Global og få nytte av de omkringliggende skytjenestene. I Vitari satser vi på skyen. Vi utvikler selv skybaserte tjenesteprodukter, vi bygger kompetanse og vi organiserer oss for å være godt forberedt.

Vår utfordring er å bli så gode rådgivere som du forventer. Du bør forvente at Vitarikonsulenter tilfører din bedrift verdi. Vi kan gi råd om forbedringsområder i din bedrift og foreslå gode og kosteffektive endringer i prosesser og rutiner. En større endring hos oss er at vi i løpet av det siste året har satset på noen bransjer vi skal være spesielt gode på. Det er regnskapsbyråer / shared services, servicebedrifter (teknisk service), bygg og logistikkintensive virksomheter. Skal vi gi gode råd, må vi kjenne bransjen godt.

Da virkeliggjør vi visjonen «Systemene skal ikke ta tid – de skal gi tid».

TRE TIPS TIL PRODUKTIVITETSLØFT 1.

Kravet til originalbilag for reise- regninger og utlegg ble opphevet 1. juli 2014. Ta lovendringen på alvor og gjør refusjon av reiseregninger og utlegg digitalt!

2. Gå over til elektronisk faktura.

ASLE SJØRBOTTEN Adm. dir. Vitari

3. Reduser antallet dårlige betalere gjennom å automatisere innfordringen.

INNHOLD 04 AID IN ACTION

Tenker på papayajuice – ikke regnskapsføring.

06 ERP HOS PURE Water

Riktige tall gir bedre beslutninger.

08 VITARI-PORTRETTET

Morgenbaderen fra Eidsfoss.

10 NY HVERDAG FOR IT-KONSULENTEN

Det forventes større forretnings forståelse.

12 AB REGNSKAP

Vitari Byråportal - nyttig verktøy for bransje i endring.

14 TEAM SERVICE

Spisskompetanse på servicebransjen.

15 BYGGTORGET

Ruller ut ny unik butikkdataløsning.

VITARI KUNDEMAGASIN 2015 REDAKSJON: Merete Nilsen, Asle Sjørbotten og Marianne Thielemann TEKST: Sven Øvergaard, Nucleus FOTO: Caroline Roka. side 15: Ken Persen GRAFISK DESIGN OG PRODUKSJON: Kai-Morten Holmen, Factorydesign

VITARI NORGE AS, Nye Vakåsvei 64, 1395 Hvalstad SENTRALBORD: 66 85 51 50 SUPPORT: 66 85 20 00 E-POST: post@vitari.no

www.vitari.no

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

3

AID IN ACTION

TENKER PÅ PAPAYAJUICE – IKKE REGNSKAPSFØRING

Anne Louise Hübert fra Aid in Action og Christine Svela fra Vitari.

4

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

AID IN ACTION Anne Louise Hübert har vakt oppsikt med sine helt egne bistandsprosjekter og oppstart av virksomheter i Kenya. Vitari bidrar med å sørge for at regnskapet til Aid in Action er i orden, slik at den energiske jenta kan gjøre det hun kan best.

TEKST: SVEN ØVERGAARD, NUCLEUS

D

et hele startet da jeg var 19 og dro ut i verden på backpacking.

I Gombolo i Kenya møtte jeg mange veldig fattige mennesker som gjorde sterkt innrykk på meg. Jeg dro ikke videre, men begynte å samle inn penger for å hjelpe, forteller Anne Louise Hübert.

I starten var det mest mat og nødhjelp, men mye har skjedd siden den gang.

Hübert som nå er 25 år etablerte bistandsorganisasjonen Aid in Action og satset på flere bærekraftige prosjekter, blant annet papayafarmer. En av grunntankene i organisasjonen er at alt som gis av penger til Aid in Action skal gå direkte til prosjektene.

Selv har Hübert ikke tatt ut lønn, og mange frivillige hjelper til så utbetalinger til eksterne tjenesteytere har vært minimal. Uansett må organisasjonen ha et regnskap, og dette tok tidligere mye tid. Her kommer Vitari inn i bildet. Vitari har gått inn som sponsor for Aid in Action, i den forstand at selskapet har tatt ansvar for å føre regnskapet.

VISMA.NET I PRAKSIS – Vi har jo sett Anne Louises engasjement og evne til å få til prosjekter. Hun er en stor inspirasjonskilde og vi har kjøpt boka hennes og brukt henne som foredragsholder. Men det viktigste er at vi fant en god løsning, hvor vi kunne bidra og samtidig styrke vår egen kompetanse på Visma.net Financials. Å benytte Visma.net i praksis som vi gjør med Aid in Action er den beste måten å bygge kompetanse på, sier Christine Svela i Vitari.

FRIGJØR TID TIL PROSJEKTENE Hübert forteller at avlastningen med regnskapet har frigjort mye tid som kan brukes i prosjektene. Tid kan hun saktens

«

FOTO: CAROLINE ROKA

trenge. Siden starten for seks år siden har det nå blitt igangsatt prosjekter i mer enn 10 landsbyer og rundt 30 000 mennesker er påvirket av arbeidet som er satt i gang.

Det er plantet 30 000 papayatrær og boret brønner som forsyner 15 000 mennesker med rent vann. Blant de siste prosjektene er et bakeri. Det jobbes med muligheten for oppstart av en papayajuice-fabrikk. Det bygges skole og barnehjem. I tillegg har hun startet veskeproduksjon sammen med lokale kvinner og importerer disse under merkenavnet Morembo. Hun hadde et krav til å starte produksjon av vesker, nemlig at det skulle være business, både for de lokale kvinnene og seg selv. Salg av vesker, bøker og foredrag gjør også at Hübert har noe å leve av.

– Da jeg satt i gang kunne jeg ingen ting om hva prosjektene innebar, så det var bare å spørre folk og skaffe seg kunnskap.

Sånn er det jo også med regnskapet. Jeg er ikke fagperson på dette heller. Men det er fantastisk å vite at noen profesjonelle har kontroll på at alt blir riktig, sier Hübert.

NETTBASERT Vitari er forhandler av Visma.net som er en nettbasert forretningsløsning som samler alle forretningsdata i én og samme løsning.

Visma.net legger til rette for automatisering, samarbeid og integrering av prosesser i virksomheten. Deler av verktøyet benyttes til å føre Aid in Actions regnskap. Selv om regnskapsjobben blir tatt hånd om av Vitari og Visma.net Financials, slipper ikke Hübert kontrollen.

Hun forklarer at hun er veldig nøye med pengene, og at de går dit de skal. Dialogen med Christine er tett, understreker hun.

Å benytte Visma.net

Financials i praksis som vi gjør med Aid in Action er den beste måten å bygge kompetanse på.»

CHRISTINE SVELA, VITARI

Foto: Aid In Action

30 000 papayatrær er plantet. Leder i Aid In Action, Anne Louise Hübert, her sammen med lokal plantasjearbeider, vurderer å starte fabrikk for produksjon av Papayajuice.

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

5

PURE Water

ERP HOS PURE Water:

– RIKTIGE TALL GIR BEDRE BESLUTNINGER PURE Water har vekstambisjoner og ser viktigheten av en god ERP-løsning for veien videre. Med Vitari som rådgiver og leverandør er de godt rustet for fremtiden.

TEKST: SVEN ØVERGAARD, NUCLEUS

Magnus Nøkleby fra PURE Water og Magnus Reintz fra Vitari.

6

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

FOTO: CAROLINE ROKA

«

Da vi tok opp tråden

med Vitari og sammen startet å skissere en løsning, skjønte vi at dette var en riktig partner for oss. I motsetning til å «bare» levere et produkt etter våre spesifikasjoner, var konsulentene vi jobbet med opptatt av å finne det som kunne fungere best for oss.»

MAGNUS NØKLEBY, PURE Water

M

ange har kanskje lagt merke til de karakteristiske glassflaskene med blå og grønn kork, enten på TV med profilerte politikere, eller på et av mange kontorer og møterom.

Disse er en del av drikkevannskonseptet til selskapet PURE Water. I tillegg til en pen innpakning, handler det om å rense byggets eget vann, før det transporteres til tappestasjoner med eller uten kullsyre.

Selskapet har serviceteknikere som konstant er på farten, enten til et serviceoppdrag eller en installasjon. Behovet for enklere ressurskoordinering og et bedre datagrunnlag ledet til et møte med Vitari.

Vitari har levert en ERP-løsning basert på Visma Business som inkluderer moduler for fakturering og kunderegister, samt Evatic som er en bransjeløsning for service-håndteringen. Prosessen begynte for rundt to år siden og ble ferdig etter et års tid.

ERP ER ESSENSIELT – Vi er ikke så store, men behovet for et gjennomtenkt forretningssystem er essensielt for ethvert selskap. For oss handlet dette mye om å rigge til vekst.

– Det perfekte systemet finnes nok ikke som hyllevare, tilpasninger må til. Da vi tok opp tråden med Vitari og sammen startet å skissere en løsning, skjønte vi at dette var en riktig partner for oss. I motsetning til å «bare» levere et produkt etter våre spesifikasjoner, var konsulentene vi jobbet med opptatt av å finne det som kunne fungere best for oss, sier Magnus Nøkleby.

RÅDGIVNING – Rådgivningen fra Vitari resulterte blant annet i at vi nå har lagt om en del av driften, noe vi ser har fungert meget bra. Vitari utfordret oss til å tenke nytt gjennom hele prosessen, og vi har hatt stor nytte av å ha dem som sparringspartner, konstaterer Nøkleby.

Vitari ønsker alltid å tilby noe mer enn bare løsningene. – Ut fra vår lange erfaring fra andre kunder, kan vi også tilby rådgivning. Vi ser ofte hva som gjør avdelingene ineffektive og hva som skal til for å bedre effektiviteten, forteller Magnus Reintz i Vitari.

«

PURE Water

Det er en drøm å holde

oversikt over inntektsog kostnadsdriverne med Visma Business og Evatic.»

MAGNUS NØKLEBY, PURE Water

SYNLIGGJØR SITUASJONEN Nøkleby har en klar oppfatning av at bedriften på noen områder nå jobber på en bedre måte. En konkret ting som er endret er at PURE Water har opprettet en funksjon for koordinering av servicestaben. Fordelingen av serviceoppdragene skjedde noe tilfeldig før, mens det nå er én person som koordinerer og fordeler oppgavene.

– Vi føler oss sikre på at dette er en mer hensiktsmessig måte for oss å arbeide, og at datagrunnlaget som vi nå snart har opparbeidet vil underbygge dette, forteller Nøkleby. – Å bygge et godt datagrunnlag i bedriften, og kunne analysere dette, er noe vi har sett frem til. Dette gir bedre beslutningsgrunnlag på flere plan i bedriften.

APPEN ER EN HIT En del av leveransen er Evatic-appen for serviceteknikerne som jobber «i feltet».

Den har vist seg å være en «hit» forteller Nøkleby. – Vi har hatt noe liknende før, men Evatic er mer stabilt og har flere muligheter.

Den er enkel og brukervennlig, og fungerer på alle vanlige enheter, være seg nettbrett eller mobiltelefon. Har vi en vikar, er det bare å laste inn appen, så er han eller hun klar til å jobbe, sier Nøkleby.

Med appen logger teknikerne enkelt tid- og materialforbruk, samtidig som de har nøkkelinformasjon tilgjengelig ved et tastetrykk. Oppdrag sendes ut gjennom denne, og når serviceteknikeren fullfører jobben, sendes servicerapport til Evatic-systemet og kostnadsordre til økonomisystemet. I tillegg styres selskapets hovedinntektskilde av avtaleregisteret i Evatic. – Det er en drøm å holde oversikt over inntekts- og kostnadsdriverne med et slikt system, sier Nøkleby som er regnskapssjef i selskapet.

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

7

VITARI-PORTRETTET

MORGENBADEREN FRA EIDSFOSS Ansvaret for kompliserte IT-prosjekter kan for enkelte føles som å bli kastet ut på dypt vann. Da gjelder det å holde hodet kaldt. De færreste av oss tar det likevel så bokstavelig som å starte hver arbeidsdag med et friskt morgenbad.

TEKST: SVEN ØVERGAARD, NUCLEUS

M

orten Kristiansen er en av gamlegutta i Vitari. Altså blant dem som jobbet i Itworks ved årtusenskiftet. I norsk målestokk var Itworks et stort IT-selskap og nesten 400 personer måtte gå etter konkursen i 2002.

Sammen med 20 kollegaer som da sto uten jobb besluttet han å være med på Vitari-eventyret. Morten minnes den første tiden med stor glede, og mener at årsaken til at Vitari i dag er et robust selskap med et godt arbeidsmiljø – som i vinter ble kåret til landets 9. beste arbeidsplass i kategorien mellomstore bedrifter – skyldes at de har beholdt entreprenørånden fra starten i 2002.

ERFARING FRA ANDRE SIDEN AV BORDET – Jeg tror alle selskaper startes med en «elektrisk» glød og et genuint ønske om å lykkes og dra i samme retning. Dessverre er det ikke enkelt å beholde denne kulturen etterhvert som man vokser og nye kollegaer kommer til. Det er nesten uunngåelig at ikke denne felles «driven» vannes noe ut, men på en eller annen måte har vi greid å bevare denne sterke Vitari-identiteten. Det er litt

8

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

FOTO: CAROLINE ROKA

spesielt og uten tvil en av våre aller største styrker.

En stor styrke er også grundigheten som alle i Vitari legger i det daglige arbeidet.

Dette gjelder alle, uavhengig av ansvar, tittel eller stillingskategori. Jobben skal gjøres – og den skal gjøres skikkelig. Vi er til for kundene, det må vi aldri glemme, sier Morten som selv satt på den andre siden av bordet før han startet i Itworks. Da var han logistikkansvarlig i en handelsbedrift, med ansvar for selskapets ERP-system.

VIKTIG MED FORVENTNINGSSTYRING – Jeg vil også trekke frem det vi kaller Arbeidsmodellen. På mange måter er dette vårt DNA i måten vi jobber i prosjekter på.

Arbeidsmodellen er viktig for å komme i mål med IT-prosjekter til avtalt tid og kostnad, men spiller også en viktig rolle rundt dette med forventningsstyring. Det betyr at kundene skal på forhånd vite – så godt som det lar seg gjøre – hva som ligger foran dem når de går i gang med et IT-prosjekt. Kommuniserer vi ærlig rundt dette, uten å fordekke kompleksiteten i et prosjekt for eksempel, så vet kundene

hva de har å forholde seg til og hva de kan forvente av oss. Da reduseres også risikoen for skuffelser.

BADER TIL NOVEMBER Opprinnelig er Morten drammensgutt, men de siste årene har han gjort vestfolding av seg. På Eidsfoss i Hof kommune tilbringer han fritiden sammen med sin samboer med ulike husprosjekter. Blant annet har de sammen restaurert en eldre bolig.

En annen hobby de finner stor glede i er å gjøre badesesongen mye lengre enn de aller fleste av oss. Først når høstmørket senker seg i begynnelsen av november, og han nesten må ta frem hodelykten for å finne frem til vannet, ser han fornuften i å legge vekk badetøyet.

– Siden vi er så heldige å bo nær en nydelig innsjø, synes jeg det er naturlig å starte hver dag med et deilig morgenbad. Etter hvert har denne rutinen blitt så innarbeidet at været ikke spiller noen rolle.

Dette gir dagen en skikkelig kick-start før jeg setter meg i bilen og kjører inn til Hvalstad, avslutter Morten.

VITARI-PORTRETTET

«

iden vi er så heldige å bo nær en nydelig innsjø, S synes jeg det er naturlig å starte hver dag med et deilig morgenbad. Etter hvert har denne rutinen blitt så innarbeidet at været ikke spiller noen rolle.»

MORTEN KRISTIANSEN, VITARI

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

9

NY HVERDAG FOR IT-KONSULENTEN

DET FORVENTES

STØRRE

FORRETNINGSFORSTÅELSE

«

For å lykkes må du v ære

i forkant av problemene.

Da blir du en god rådgiver og får ta del i utviklingen av bedriften.»

ARVE INGE HOGGEN, VITARI ERLEND SOGN, VISMA SOFTWARE

10 VITARI KUNDEMAGASIN 2015

NY HVERDAG FOR IT-KONSULENTEN Rollen som IT-leverandør er i kraftig endring. Viktige drivere er skybaserte løsninger, outsourcing av tjenester, økt automatisering og digitalisering. Vi spurte salgsdirektør i Vitari, Arve Inge Hoggen, og Erlend Sogn, administrerende direktør i Visma Software, om hva de mener må til for å lykkes for fremtidens IT-leverandører.

TEKST: SVEN ØVERGAARD, NUCLEUS

DET SNAKKES MYE OM Å SKAPE MERVERDI FOR KUNDEN. HVA LEGGER DERE I DET? HOGGEN: Uavhengig hvilken løsning kunden velger, så forventer kunden noe mer.

Spesielt forventer han å få vite hvordan han best skal nyttiggjøre seg av IT-løsningene.

Det rekker altså ikke å være løsningsekspert.

Du må forstå hans business, kjenne markedet hans, diskutere vekstpotensial og mye mer.

Kort fortalt: Den tekniske dialogen reduseres og erstattes av mer forretningsforståelse.

HAR DU ET EKSEMPEL PÅ DETTE? HOGGEN: Vi jobber nå med en fremadstormende gründer med store vekstambisjoner.

Det vi diskuterer med ham er ikke hvilket økonomi- eller lønnssystem han bør investere i, men heller hvordan han best skal rigge til IT-strukturen for å nå sine mål.

SOGN: Det er ikke noe nytt å være rådgiver, men problemet hittil er at nesten 90 prosent av ressursene i et IT-prosjekt har gått til å skru sammen løsningene – få de til å funke.

Det betyr at kun 10 prosent har gått til hvordan du skal bruke løsningene. I dag er teknologien lettere tilgjengelig og fungerer mye bedre. Det betyr at ressursene kan allokeres fra den tekniske delen til hvordan du kan utvikle og effektivisere bedriften ved utnyttelse av programvaren.

HVORFOR ER DETTE VIKTIGERE NÅ ENN TIDLIGERE? SOGN: Den globale konkurransen er mye tøffere nå enn før. Spesielt skyldes det at teknologien tilrettelegger for mer

FOTO: CAROLINE ROKA

outsourcing og offshoring. Som høykostland betyr det at vi må skjerpe oss enda mer. Problemet er imidlertid at det har vært lite penger i prosjektene til dette fordi så mye har gått til å få ting til å fungere. Dermed har ikke motivasjonen vært til stede for å gripe de mulighetene som finnes. Ser du dagens eksisterende IT-løsninger, så mener jeg knapt en tiendedel av potensialet i løsningene er tatt ut. Vi har enorme muligheter og vi må gripe dem.

HOGGEN: I altfor stor grad har IT-konsulenter vært opptatt av behovsavklarende salg.

Vi har stilt riktige spørsmål som treffer økonomisjefen eller daglig leder godt, men det har blitt gjort på en slik måte at kunden selv resonnerer seg frem til hvilke løsninger han trenger. Gjennom en slik behovsavklaring løftes ofte behovene mer enn nødvendig.

Det igjen kompliserer og fordyrer prosjektene. Fremfor å iverksette dyre

prosjekter som kunden kanskje sier nei til, er det bedre å komme i gang og deretter løfte prosjektet suksessivt.

MEN ER DET IKKE VIKTIG Å AVDEKKE KUNDENS BEHOV? SOGN: Jo selvsagt, men salgsarbeidet har vært drevet av for mye «smertelindring»: Altså hva er smerten din, og hvilken medisin kan vi skrive ut? Dette holder ikke når kundene forventer – og for å fortsette metaforen – mer livsstilcoaching. De ønsker og forventer forebyggende råd. For eksempel: Tar du utgangspunkt i dagens IT-systemer, som jeg generelt mener ikke er i nærheten av å bli utnyttet godt nok, så betyr det at nesten alle bedrifter kan løftes betydelig uten altfor store investeringer. Men det krever at vi som IT-eksperter må være gode rådgivere.

Da kommer vi i forkant av utviklingen, og ikke etterpå slik doktoren ofte løser problemene.

TRE TIPS TIL SMÅ OG RIMELIGE ENDRINGER I EKSISTERENDE SYSTEM SOM KAN ØKE PRODUKTIVITETEN BETYDELIG: 1. Kravet til originalbilag for reiseregninger og utlegg ble opphevet 1. juli 2014.

Dette gir norsk næringsliv enorme besparelser. Ta lovendringen på alvor og gjør reiseregninger og utlegg 100 prosent digitale.

2. Svært mange bedrifter håndterer elektronisk faktura, og fra 1. januar 2015 vil også alle kommuner ta i mot elektroniske fakturaer. Gå over til elektronisk faktura, noe som vil gi betydelige effektiviseringsgevinster.

3. Reduser antallet dårlige betalere gjennom å automatisere innfordringen.

Det gir deg 15–20 prosent bedre likviditet.

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

11

AB REGNSKAP

NYTTIG VERKTØY FOR BRANSJE I ENDRING AB Regnskap er et fremoverlent regnskapsbyrå som gjerne prøver nye løsninger for å utvikle seg.

Med Vitari Byråportal ser daglig leder Gry Arvnes muligheten for å bytte enkle manuelle oppgaver med mer verdiskapende rådgivning.

TEKST: SVEN ØVERGAARD, NUCLEUS

D

et er en klar trend at flere enkle oppgaver innen regnskapsføring blir automatisert. I AB Regnskap ser vi dette som en mulighet, og Vitari Byråportal er et nyttig verktøy på veien dit, sier Arvnes.

Vitari kom inn som ny leverandør i april 2014. AB Regnskap ble ganske raskt introdusert for Vitari Byråportal og valgte å starte med denne. En presentasjon for byråets kunder og partnere på et frokostseminar var startskuddet. Flere kunder er i gang, de har fått brukernavn og passord og bruker portalen.

– Vitari Byråportal er veldig fin for å få en rask oversikt over pulsen på virksomheten.

Kundene kan enkelt gå inn i portalen, hvor og når som helst via web og få tilgang til oppdatert regnskap. Det er grafisk framstilt slik at man får et veldig godt inntrykk.

Oppdaterte poster over ubetalte kunder og leverandører vises på en oversiktlig måte, noe som er viktig for kundens likviditet.

Når kunden går inn på portalen, kommer vi fort i dialog om mer automatikk, f eks. når innbetalinger på kundene ikke er oppdatert.

Vi hjelper da kunden med opprettelse av ocr-avtale slik at vi får automatikk på dette.

Ved å bruke portalen vil de raskt se behovet

12 VITARI KUNDEMAGASIN 2015

FOTO: CAROLINE ROKA

for et mer oppdatert regnskap, sier Arvnes.

Erfaringene så langt viser at Vitari Byråportal er mest aktuell der det føres løpende regnskap. Men portalen er også fin for å dele maler, legge ut regnskapsrapporter og dele annen informasjon som f.eks nyhetsbrev. Arvnes forteller at kundene synes løsningen er rimelig og de sier at dette er et produkt som de alltid har savnet.

«

Automatiseringen av

manuelt arbeid og at kunden selv kan søke etter inngående og utgående faktura via portalen frigjør tid for oss.»

GRY ARVNES, AB REGNSKAP

FRIGJØR TID FRA MANUELT ARBEID Automatiseringstrenden gjelder hele bransjen, og vi ser dette først og fremst som en mulighet. Den tiden vi frigjør, bruker vi til å gi kundene lønnsomme råd og hjelp i den daglige driften. Vi kommer tettere på kunden i deres daglige drift ved at kunden kan følge med på regnskapet fortløpende, sier Arvnes.

AB REGNSKAP BRANSJE I ENDRING Hun mener Vitari Byråportal bidrar til en endring i bransjen, som er godt i gang, der regnskapsbyråene blir mer rådgivere.

Muligheten åpner seg for å selge flere av de bedre betalte rådgivningstimene. – Det krever at kundene ser verdien av rådgivningen, og her har bransjen en utfordring. Ved å gi kundene tilgang til portalen, kommer vi tettere på kunden i den daglige driften.

Som regnskapsfører sitter vi med de beste forutsetningene for å være bedriftens rådgiver. Det være seg interne rutiner i forhold til bilagsbehandling, valg av IKTsystem, budsjettutarbeidelse, finansiering, skatterådgivning med mer. En forutsetning for å kunne være tett på kunden er å ha oppdatert regnskap. Vitari Byråportal er et godt verktøy i dette arbeidet.

ORDEN OG LAGRING Et annet poeng med portalen er at den gir ryddig lagring og arkivering av dokumenter.

Kunden vil få tilgang til sine ferdige avstemte regnskapsrapporter i et felles arkiv. Her kan byrået også legge inn regnskapsrapporter, årsregnskap og andre dokumenter som byrået ønsker å dele med sin kunde. Kunden vil kunne laste opp sine egne bilag og sende til sin regnskapsfører fra portalen. Disse bilagene kan integreres slik at de går rett inn i Dokumentsenteret for videre bokføring.

– Dette gjør at kunden vil ha fullstendig oversikt over hva som er sendt av bilag til regnskapsfører. Kundene våre vil dermed kunne se hvilke bilag som til enhver tid er sendt over til oss i et eget arkiv, sier Arvnes.

OM VITARI BYRÅPORTAL ■ Webbasert portaløsning for kunder av et regnskapsbyrå ■ Byråkunder kan raskt og enkelt finne informasjon selv ■ Byråkunder får enkel tilgang til regnskapet og ferdig avstemte rapporter Ved å gi kundene tilgang til Vitari Byråportal, kommer vi tettere på kundene i den daglige driften, sier Gry Arvnes, daglig leder i AB Regnskap, her sammen med Asle Sjørbotten, daglig leder i Vitari AS.

■ Grafisk fremstilling av nøkkeltall

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

13

TEAM SERVICE

SPISSKOMPETANSE PÅ SERVICEBRANSJEN Mindre tid på administrasjon gir mer tid til vedlikehold og reparasjoner.

Målet om å effektivisere hverdagen til servicepersonell gjør denne yrkesgruppen stadig mer teknologiavhengig. Nå har Vitari etablert et team som er dedikert til å bistå denne bransjens individuelle behov.

TEKST: SVEN ØVERGAARD, NUCLEUS

S

ervice og reparasjoner på maskiner ute hos kundene betyr mange mil på veien for servicepersonalet, men det var verre før. Da startet ofte dagen med et besøk på hovedkontoret.

Kanskje for å hente dagens serviceordrer eller fakturere gårsdagens besøk.

I dag opererer de færreste servicebedrifter på denne måten. Permer, ordrebøker og gule lapper er erstattet med digital kommunikasjon mellom reparatøren på oppdrag og hovedkontoret. Gjennom for eksempel et nettbrett har reparatøren oversikt over oppdrag som må løses, servicehistorikk, delelagre, timeregistrering og mye mer. Når oppdraget er fullført kan oppdraget faktureres på stedet. Det samme gjelder bestilling av nye deler til maskinen. Det er knapt behov for å komme innom kontoret.

MANGE SYSTEMER SKAL SNAKKE SAMMEN Men selv om dette kan høres enkelt ut, så er det svært krevende å bygge opp et sømløst system som løser de fleste behov. Ofte er det flere IT-løsninger som skal snakke sammen. En annen utfordring er variasjonen fra bransje til bransje – fra bedrift til bedrift.

Det er årsaken til at Vitari har et team med spisskompetanse for å imøtekomme disse behovene.

– Servicebransjen er en sterkt voksende kundegruppe for Vitari, og vi har i dag mange store kunder som benytter seg av våre løsninger. Men selv om man velger standardiserte IT-løsninger som for eksempel Evatic og Visma Business så kreves det ofte skreddersøm for å få det nøyaktig slik kunden ønsker, sier teamleder Magnus Reintz i Team Service.

14 VITARI KUNDEMAGASIN 2015

FOTO: CAROLINE ROKA

«

Men selv om man

velger standardiserte IT-løsninger som for eksempel Evatic og Visma Business så kreves det ofte skreddersøm for å få det nøyaktig slik kunden ønsker.»

MAGNUS REINTZ TEAM SERVICE

– Behovet for god rådgivning og skreddersøm er sterkt hos mange servicebedrifter. Ved å samle vår spisskompetanse om denne yrkesgruppens behov i et team, står vi bedre rustet til å levere det de ønsker.

Spesielt på rådgiversiden, sier teamleder Magnus Reintz i Team Service.

ALL KUNNSKAP I ETT TEAM Gjennom etableringen av Team Service mener Reintz at Vitari i mye større grad er rigget for å imøtekomme denne yrkesgruppens individuelle behov. I gruppen har de samlet et tverrfaglig team, med god erfaring fra begge sider av bordet.

– Ved å organisere oss på denne måten blir vi bedre i stand til å tre inn i rådgiver-

rollen, og ikke «bare» være en leverandør av ulike løsninger. For det er ingen tvil om at kunden er opptatt av å få gode råd. Noe systemkunnskap har de ofte. Kanskje har de fått presentert, sett eller lest om slike løsninger, men desto mer usikre er de på hvordan systemene bør integreres med deres øvrige IT-infrastruktur, eller om de har behov for noe skreddersøm.

BYGGTORGET

RULLER UT UNIK BUTIKKDATALØSNING Byggtorget blir mer effektive og lønnsomme når den nye butikkdataløsningen fra Vitari rulles ut i kjeden.

TEKST: SVEN ØVERGAARD, NUCLEUS

U

tviklingen av denne løsningen har vært nybrottsarbeid. Det er kompleks kode som ligger til grunn her og vi har vært nødt til å løse mange utfordringer underveis. Vitari har vist seg som en profesjonell og kompetent leverandør gjennom prosessen. Hele tiden har vi hatt tro på at dette er en kjempeløsning, og det har det blitt, sier Ole Magne Kleven, daglig leder i Byggtorget.

ALLTID OPPDATERTE PRISER Et kjernepunkt for kjeden er å sørge for at prisingen av varene ute i butikkene er riktige.

Leverandørene legger inn sine priser i bransjens sentrale database, NOBB, og Byggtorget henter priser herfra. Det er hovedoppdateringer på prisene 1. april og 1. oktober. Normalt har det tatt 10 til 14 dager å få gjennomført prisoppdateringene ute i butikk. Med den nye løsningen er hele oppdateringen gjennomført på ni timer i løpet av en dag.

I tillegg skjer det stadig mindre justeringer av prisene i NOBB. Disse har vært vanskelige å fange opp og få innført i butikkene. Den nye løsningen «lytter» kontinuerlig på alle bevegelser i NOBB og justerer automatisk ute i butikkene.

– Riktige priser ute i butikkene er helt essensielt i et kjedekonsept. Uten riktig oppdatering risikerer man å selge varen med

FOTO: KEN PERSEN

tap. En middels butikk kan bruke et halvt årsverk på å sikre at prisene er oppdatert.

Nå skjer det automatisk. Effektivisering og konstant oppdaterte priser skal gi økt lønnsomhet i butikkene og kjeden totalt, sier Kleven.

Oppdatering av priser skjer automatisk, men skulle det være behov for lokale tilpasninger, er det enkelt å gjøre i en butikk.

Det kan være hvis det er stor konkurranse på et spesielt produkt i et område, eller det er mulighet til å sette ned prisen for å være konkurransedyktig. Skulle det være rom for større marginer i et område, kan man sette prisen opp.

HELHETLIG Butikkdatasystemet er en helhetlig butikkløsning basert på Visma Business som er sømløst integrert med NOBB hvor all produkt- og prisinformasjon ligger. Visma Business er et av flaggskipene til Visma Software og er et komplett økonomiog logistikksystem. Vitari jobber tett med Visma Software og Byggtorget for å tilpasse løsningen til Byggtorgets behov.

Vitari har bidratt med spesialutviklede skjermbilder for ordreregistrering, fakturering, produktregister, samt integrasjon med NOBB. Vitari og Byggtorget har jobbet tett sammen i utvikling av løsningen.

Byggtorget har kombinert sin kunnskap om NOBB og butikkdrift med Vitaris kunnskap om IT-verktøy. Kjernen i den nye løsningen ligger i at mer kan gjøres sentralt og på den måten forenkle hverdagen for brukerne ute i butikkene. Kleven tror ikke noen andre byggevarekjeder i dag har en tilsvarende avansert løsning for butikkdata.

– En stor gevinst ligger i mulighetene for å knytte til seg moduler på f. eks. fakturaoppfølging og inkasso. Her er det ytterligere muligheter for automatisering av prosessene. Mye av salget fra en byggevarebutikk

er dessuten kredittsalg, og automatisk oppfølging av dette salget er nå mulig.

Løsningen er avansert, men brukerterskelen er lav. Normalt er butikkene oppe og står i løpet av en dag, forteller Kleven.

SLIPPER Å DRIFTE IT-SYSTEMET SELV Flere parter er involvert i den helhetlige løsningen. Infrastrukturen og det sentrale IT-systemet skal ligge hos og driftes av Eltele AS, og hver butikk blir koplet opp med en VPN-linje. Det gir fordeler ved at maskinparken vedlikeholdes og sikkerhetskopieres i et profesjonelt miljø. Kostnaden ved å være koplet til et sentralt miljø blir mer forutsigbar. Noe av hensikten er jo at det skal bli billigere for butikkene gjennom stordriftsfordeler og at de slipper å drive med IT-systemene selv. Butikkene skal konsentrere seg om å få varene inn og ut av butikken, systemet skal kjedekontoret håndtere, avslutter Kleven.

■ Komplett regnskap og logistikk basert på Visma Business Design • Visma AutoInvoice, elektronisk faktura i EHF format • Visma AutoPay og Visma Bankavstemming (automatisert bankløsning) • Visma AutoCollect (integrert og automatisert innfordring) • Visma EDI (elektronisk behandling av inngående EDI faktura med automatisk viderefakturering til butikker). EDI fra butikk til leverandør for varebestilling. (Bestilling, ordrebekreftelse, pakkseddel).

■ Kasseløsningen Visma ERP POS. ■ Integrert med NOBB (bransjeportal) for automatisk prisoppdatering.

■ Trådløs håndterminalløsning fra Barex tilpasset Byggtorget.

■ Sentral IT-drift fra Eltele AS. ■ Mulighet for finansiering fra SG Finans AS.

VITARI KUNDEMAGASIN 2015

15

VITARI KAN!

Kontakt oss for referanser

Vårt viktigste bidrag er trygghet. Vitari er et av de mest erfarne miljøene i Norge på programvare fra Visma. Vi er over 80 engasjerte, kunnskapsrike og erfarne konsulenter som jobber for å virkeliggjøre visjonen: «Systemene skal ikke ta tid – de skal gi tid»

Facebook “f ” Logo

FØLG OSS PÅ Facebook og Twitter

www.vitari.no / post@vitari.no

CMYK / .ai

Facebook “f ” Logo

CMYK / .ai