Manual del Sistema Integrado de Gesti贸n HSEQ Schneider Electric de Colombia S.A.
Buscamos la excelencia en nuestros procesos, porque sabemos que son la v铆a a productos y soluciones integrales que se reflejan en la satisfacci贸n y bienestar del cliente, en el control y minimizaci贸n de riesgos laborales e impactos ambientales, en el aumento de la productividad y la calidad de vida de nuestros colaboradores.
Alcance y campo de aplicación
Este manual tiene como finalidad presentar las Políticas del Sistema de Gestión Integral HSEQ de Schneider Electric de Colombia S.A. así como describir el Sistema de Gestión bajo los requisitos de la Norma NTC-ISO 9001 Versión 2008, y los aplicables a ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Puede ser utilizado con propósitos externos, para permitir el conocimiento de la empresa, manifestar nuestro compromiso en materia de calidad, respeto y protección hacia Nuestra Gente y Medio Ambiente, Nuestro trabajo hacia una verdadera Responsabilidad Social y nuestra vocación de lograr la satisfacción y fidelidad de nuestros clientes propiciando su confianza en el Sistema de Gestión de Schneider Electric de Colombia S.A. Documentos soporte que complementan este manual: • Manual de Recursos Humanos • Brochure Schneider Electric de Colombia S.A • Perfil Schneider Electric de Colombia S.A 2008
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SGC -01 Manual del Sistema Integrado de Gestión HSEQ. Septiembre 2009 Rev. G
Indice Visión....................................................................................................... 4 Misión...................................................................................................... 4 Quiénes Somos................................................................................... 5 Soluciones Integrales para Nuestros Clientes......................... 6 Valores................................................................................................... 7 Promesa................................................................................................ 7 Eficiencia Energética........................................................................ 8 Nuestra Organización....................................................................... 9 Organigrama SE Colombia.......................................................... 10 Alcance del Sistema de Gestión................................................ 11 Política de Calidad.......................................................................... 12 Política Ambiental........................................................................... 13 Política de Salud Ocupacional.................................................... 14 Estructura.......................................................................................... 15 Mapa de proceso............................................................................. 16 Sistema Integrado de Gestión.................................................... 17 Responsabilidad de la Dirección................................................ 18 Administración de Recursos....................................................... 24 Realización del Producto y Servicio.......................................... 27 Producción y Prestación del Servicio....................................... 30 Medición, Análisis y Mejora.......................................................... 33 Tratamiento de Mejoras................................................................ 34 Sistema de Producción Schneider Electric (SPS)................ 35 Preparación y Respuesta ante Emergencias......................... 36 Anexo................................................................................................... 37
Visión Somos optimistas respecto del futuro y creemos que es posible encontrar soluciones que nos permitan cumplir nuestro verdadero potencial, mientras reducimos nuestro impacto en el medio ambiente.
Visualizamos un mundo donde podamos conseguir más con menos, protegiendo nuestro planeta
En la actualidad, estamos viviendo e incrementando la velocidad de los cambios que experimenta nuestro planeta. Cinco tendencias nos resultan particularmente importantes para proyectar el futuro cercano de nuestro mundo: • La energía como un desafío clave para nuestro planeta. • La emergencia de nuevas economías como una real oportunidad para nuestra generación. • La conectividad creciente entre hombre y máquina en cualquier lugar y momento. • La globalización permitiendo el acceso de cualquiera a lo mejor del mundo. • El deber de simplicar las soluciones ante el incremento de la complejidad de nuestra vida y de nuestro trabajo. Pensamos que estas tendencias representan una fantástica oportunidad para que cada uno consiga su verdadero potencial, mientras reducimos el impacto en el medio ambiente. Más aún, estas tendencias constituyen los lineamientos fundamentales para posicionar a Schneider Electric como el especialista global en gestión energética.
Misión Nosotros ayudamos a las personas a conseguir el máximo de su energía Ayudamos a individuos y organizaciones a lograr más de su energía, a ser más productivos y a hacer más sustentables sus negocios.
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Quiénes somos Schneider Electric, especialista mundial en gestión de energía, ofrece soluciones integradas que hacen la energía más segura, confiable, eficiente y productiva en los segmentos de energía e infraestructura, industria, centros de datos y redes de comunicación y los mercados de construcción y residencial.
Agencia Costa Norte
Agencia Antioquia
Agencia Oriente
Agencia Eje Cafetero
especialista
mundial
Agencia Occidente
Agencia Centro
en la gestión
de
energía
Mercados Energía e Infraestructura
Industria
Construcción
Residencial
Disponibilidad, seguridad, costos de operación
Productividad, seguridad y trazabilidad
Confort, seguridad en la comunicación, costos de operación
Seguridad, confort y comunicación
Redes eléctricas, tratamiento de aguas, aeropuertos, túneles, telecomunicaciones, centrales de datos
Alimentos y bebidas, automotriz, electrónica, empaque, farmacéutica, petroleo
Oficinas, almacenes, fabricas, hoteles, hospitales, museos, colegios, universidades
Casas individuales, edificios de apartamentos
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Soluciones integradas A]ZcQW]\Sa W\bSU`OROa para nuestros clientes ^O`O \cSab`]a QZWS\bSa 3URWHFFLyQëSDUDëODVëSHUVRQDVë\ëORVëELHQHV • (QHUJtDëOLPSLDë\ëVHJXUDëSDUDëDSOLFDFLRQHVëFUtWLFDV Protección para las personas y los bienes • (»FLHQFLDëHQHUJpWLFD Energía limpia y segura para aplicaciones &DSH[ë\ë2SH[ ëRSWLPL]DFLyQëGHëODëLQYHUVLyQë\ëVXë críticasEciencia energética • UHWRUQR Capex y Opex: optimización de la inversión y su retorno. &RQHFWLYLGDGëHQëWRGDVëSDUWHV Conectividad en todas partes • $XWRPDWL]DFtyQëHQëWRGDVëSDUWHV Automatizacíón en todas partes • 6HUYLFLRVëHQëWRGDVëODVëIDVHVëGHOëFLFORëGHëYLGD • Servicios en todas las fases del ciclo de vida
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Efectivos Alto desempeño, pragmatismo, rapidez
Enfocados Congruencia, integridad, honradez
Abiertos Curiosos, colaboradores, cultivadores de la diversidad.
Apasionados Pasión por los Clientes, por las personas, actitud positiva
Aspiramos a que todos nuestros productos, soluciones y servicios sean: > Seguros > Simples > Eficientes > Innovadores > Verdes
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Valores Queremos conseguir y realizar nuestros proyectos, y no sólo hablar de los ya realizados. Somos prácticos, no idealistas. Gestionamos y alcanzamos importantes metas operacionales, tomando los riesgos adecuados. Respondemos con exibilidad a los cambios de prioridades. Creemos en los valores de la honestidad y la simpleza. Cumplimos nuestros compromisos y mostramos consistencia entre nuestras palabras y nuestros actos. Tratamos a las personas con respeto y equidad, respondiendo con claridad y motivación.
Nosotros pensamos “hacia afuera” y animamos a otros a hacer lo mismo. Estimulamos la gran diversidad de nuestra compañía, promoviendo el intercambio de experticias y conocimientos. Mostramos nuestra buena voluntad para contribuir al logro de las metas conjuntas.
Somos apasionados y positivos en nuestro negocio, con nuestros clientes y colaboradores. Nos esforzamos por cultivar la conanza y el compromiso con los clientes, facilitando la gestión de negocios. Desarrollamos los talentos, dirigiendo a las personas para que alcancen su mayor potencial.
Promesa Esta es la promesa que esperamos hacer a nuestros clientes acerca de los estándares que pueden esperar de los productos, soluciones y servicios de Schneider Electric.
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Eficiencia Energética En el corazón de nuestra estrategia permanece una idea simple y poderosa: utilizar los recursos naturales de manera más productiva, vale decir, ecientemente, es más rentable y menos perjudicial para nuestro medio ambiente.
Mercados Industrial, Edicios y Residencial constituyen el 72% del consumo energético total. Nuestra solución se traduce en conseguir ahorros energéticos superiores al 30%, a través de la medición, el uso eciente de equipos, la automatización de procesos y el monitoreo constante.
+30% +20% +20%
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del consumo total de energía corresponde a demanda de la industria. Los motores acumulan cerca del 60% del uso de electricidad. En promedio, los ahorros energéticos bordearían entre el 10 y el 20% del consumo de energía corresponde a demanda de edicios. 3 áreas clave: aire acondicionado, iluminación & soluciones integradas para edicios. Los proyectos podrían signicar cerca de un 30% de reducción en los consumos
La reducción y gestión en el uso de la energía serán un foco continuo en nuestras políticas de mercado. Dentro de los aspectos clave de nuestras futuras políticas de eciencia energética, se contempla:
• Limitar el consumo de energía total en todos los sectores
• Medir y rastrear el uso de energía, para denir objetivos y puntos de referencia
• Promover el uso de tecnologías y fuentes de energía alternativas que no representen una amenaza al medioambiente
• Promover en los mercados la reducción de los niveles de emisión contaminante
del consumo de energía es por uso residencial. La tasa de reducción de consumo podría bordear entre el 10 y el 40%
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Nuestra organización
La industria del hierro y el acero, la maquinaria pesada y la fabricación de barcos en el siglo XIX; la electricidad y la gestión de automatización en el siglo XX. En 170 años de existencia, Schneider Electric ha superado numerosos desafíos y ha tomado las más cruciales decisiones estratégicas para transformarse en un líder. En la actualidad, Schneider Electric, el especialista mundial en gestión energética, provee un portafolio de soluciones integradas para hacer de la energía un recurso seguro, rentable, eciente y productivo en los mercados de energía e infraestructura; industria; data centres; edicios; y residencias. Presente desde 1974, con más de 400 colaboradores en el país, se ha especializado en una completa línea de productos, soluciones y servicios para satisfacer las necesidades de cinco grandes mercados: Energía, Infraestructura, Industria, Construcción y Residencial. Cuenta con las marcas Prime: Productos y soluciones de distribución ultra-terminal, t.a.c: La solución integrada más innovadora y global apoyando soluciones de automatización de edificios para el mercado Colombiano, Nulec: Equipos de media tensión para la automatización y protección de redes de distribución aérea, APC - MGE: Equipos para la gestión eficiente de la energía, UPS (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) y Pelco líder mundial en el diseño, desarrollo y fabricación de sistemas de seguridad del vídeo y equipo de soporte. Sus productos claves incluyen Domos, sistemas IP, grabadoras de vídeo digitales. Su infraestructura física esta conformada por una Planta Industrial, seis (6) agencias en las principales ciudades (Bogotá, Barranquilla, Medellín, Bucaramanga, Cali y Manizales).
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Organigrama SE Colombia El nivel de responsabilidad y autoridad de cada colaborador para la implementación de los procesos del Sistema de Gestión se indica en la descripción del cargo. Mientras que la estructura u organigrama se basa en Direcciones o unidades funcionales y operativas que se apoyan en los Macro procesos claves para el correcto y oportuno desarrollo de las actividades propias del Negocio.
Dirección Presidencia
Dirección Financiera, Informática y Compras
Dirección Industrial y Logistica
Dirección Servicios
Proyectos
Dirección Recursos Humanos
Control Gestión
Planta Industrial
Jurídica
Métodos y Mantenimiento
Informática
Control Calidad
Contabilidad
Almacén y despachos
Comunicación y bienestar
Tesorería y Cartera
Procesos Metal mecánicos
Servicios Generales
Compras
Logística
Servicios Ofertas
Dirección Comercial
Dirección Normalización, Calidad y Procesos
Selección y entrenamiento
Agencias Comerciales
Centro de Atención Clientes
Compensación y beneficios
Gerencias de Canal
Six Sigma
HSE
Building Residencial SGBD y UF
Estandarización Gestión Calidad
OIL & Gas
SPS
Dirección de Marketing, Comunicación y BI
Dirección Distribuidores Y PR
Marketing Productos y comunicaciones
Grandes superficies (DYI)
Ecuador
Marketing Soluciones
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Alcance del Sistema Integrado de Gestión ISO 9001:2008 [Calidad] Diseño, desarrollo, producción, instalación, servicio y comercialización de tableros eléctricos, celdas de media y baja tensión y subestaciones. ensamble, inspección y distribución de interruptores de baja tensión, mantenimiento, suministro de repuestos, modernización, automatización, supervisión, montaje, pruebas y puesta en servicio de equipos y sistemas eléctricos de media y baja tensión, realización de estudios en calidad de potencia eléctrica, entrenamiento en el manejo y operación de equipos eléctricos. mercadeo, distribución y soporte técnico de productos eléctricos para el control industrial, automatización industrial, automatización de edificios, distribución eléctrica y gestión de energía.
ISO 14001:2001 [Medio Ambiente] Diseño, desarrollo, producción, instalación, servicio y comercialización de tableros eléctricos, celdas de media y baja tensión y subestaciones. Prestación de servicios de: revisión y diagnóstico, reparación, mantenimiento, suministro de repuestos, modernización, automatización, supervisión, montaje, pruebas y puesta en servicio de equipos y sistemas eléctricos de media y baja tensión. Realización de estudios de calidad de potencia eléctrica. Entrenamiento en el manejo y operación de equipos eléctricos.
OHSAS 18001:2007 [Seguridad Industrial y Salud Ocupacional] Diseño, desarrollo, producción, instalación, servicio y comercialización de tableros eléctricos, celdas de media y baja tensión y subestaciones. Prestación de servicios de: revisión y diagnóstico, reparación, mantenimiento, suministro de repuestos, modernización, automatización, supervisión, montaje, pruebas y puesta en servicio de equipos y sistemas eléctricos de media y baja tensión. Realización de estudios de calidad de potencia eléctrica. Entrenamiento en el manejo y operación de equipos eléctricos. Comercialización de los productos eléctricos fabricados y de la marca Schneider Electric, sede Colombia.
Comercialización de los productos eléctricos fabricados y de la marca Schneider Electric, sede Colombia.
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Nuestras Políticas HSEQ Schneider Electric Colombia adopta las políticas definidas a nivel mundial para todas las filiales del grupo. La Política de la Calidad se basa en la satisfacción de nuestros clientes como prioridad número uno. La Política Ambiental es definida en coherencia con los principios de protección Ambiental de Schneider Electric, comprometiéndose con la prevención de la contaminación y con la mejora continua. La política de SISO se basa en el concepto de la Gestión de los Riesgos y en la Responsabilidad Social.
Políticas de Calidad
Eduardo Hermanovich Director Presidente Schneider Electric Colombia - Ecuador Septiembre 2009
En Schneider Electric, la
satisfacción del cliente
es para todos la prioridad número uno
>
• Proporcionando excelentes productos y servicios • Gestionando los asuntos de los clientes profesionalmente • Garantizando una experiencia consistente en todo el mundo • Cumpliendo con sus requerimientos
Estamos comprometidos con ofrecer una experiencia superior y diferenciada a nuestros clientes
• Dando la máxima prioridad a la satisfacción del cliente ante cualquier otra • Escuchando con humildad y reaccionando ante la retroalimentación de nuestros clientes • Cumpliendo nuestros compromisos • Comunicando de forma proactiva y transparente
Desarrollamos una cultura ejemplar centrada en el cliente
• Nuestros directivos lideran con ejemplo • Nuestra gente tiene autonomía y desarrollan su propia responsabilidad • Planificamos, controlamos y mejoramos continuamente con las herramientas de mejora y metodología Lean Six Sigma • Reconocemos y compartimos las mejores practicas y actitudes
Entrenamos e incentivamos a nuestra gente para no comprometer la calidad
>
>
La medida real de a calidad es la satisfacción de los clientes
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Política Ambiental Alineado con sus principios de responsabilidad, Schneider Electric de Colombia S.A., se compromete a: • Cumplir con los requisitos medioambientales actuales • Diseñar productos y soluciones que respeten el medioambiente a través de un proceso de eco-diseño
• Ofrecer a sus clientes productos y soluciones que sean seguras, energéticamente eficientes y amigables con el medioambiente, a través de la prevención de la contaminación
• Utilizar la innovación y el mejoramiento continuo para cumplir los nuevos desafíos medioambientales
• Promover la sensibilización medioambiental, proporcionando entrenamiento para todos y desarrollando redes expertas que compartan las mejores practicas
• Mejorar continuamente su desempeño medioambiental para la satisfacción continua de las comunidades a las cuales la compañía sirve, así como para sus usuarios finales, empleados, clientes y accionistas, tanto hoy como mañana
• Informar a los accionistas sobre el impacto de las actividades de la compañía en el medioambiente
• Contribuir al desarrollo sostenible del planeta
Eduardo Hermanovich Director Presidente Schneider Electric Colombia - Ecuador Septiembre 2009
“Nos comprometemos a salvaguardar nuestro planeta”.
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Política de salud ocupacional
Juntos, protejemos nuestra salud En Schneider Electric, trabajamos para garantizar que todos los empleados y contratistas en todo el mundo se beneficien de las mejores normas de salud y seguridad en las actividades laborales. • Schneider Electric de Colombia S.A. especialista mundial en la gestión de la energía, se compromete a proteger a sus empleados, contratistas y visitantes, así como a su propiedad contra pérdidas accidentales
ocupacional no se acepta la > Entomasaludde riesgos
• Declara su compromiso con la legislación en materia de salud ocupacional y el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
• Para lograr este compromiso la Compañía proveerá los recursos humanos, financieros, tecnológicos y físicos que sean necesarios, y tendrá en cuenta:
> La definición de los niveles de responsabilidad, autoridad y de rendición de cuentas > La promoción de la concientización en Salud Ocupacional con todos los empleados a través de la participación, asesoramiento y comunicación > La entrega de información y entrenamiento eficaz > El aprendizaje de las experiencias y la divulgación de las lecciones aprendidas > El fomento por la participación de los trabajadores > La coordinación de la seguridad de los contratistas que operan en nuestras instalaciones o en las de los clientes > El desarrollo de iniciativas para mejorar el bienestar en el trabajo > La medición y control de la gestión del Sistema de Gestión de Salud Ocupacional
Para lograr los objetivos establecidos, la organización basa su Sistema en:
• La Prevención y Evaluación de los Riesgos (los cuales en orden de prioridad son: Eléctricos, Ergonómicos, Físicos, Mecánicos, Químicos, Transito, Psicosociales y Biológicos) para eliminar fuentes de enfermedades (profesionales y comunes), incidentes, casi accidentes y daños a la propiedad
• El cumplimiento de los requisitos legales y reglamentos pertinentes. • Objetivos dinámicos y programas de prevención Nuestra política de Salud Ocupacional esta alineada con:
• Nuestros valores y principios corporativos de responsabilidad • La definición de la organización mundial de la salud “Salud es un estado de
objetivo es ser una compañía > Nuestro líder, de referencia en salud ocupacional
esforzamos por lograr el > Nos mejoramiento continuo mediante la aplicación del sistema de salud ocupacional
un ambiente laboral en el > Generamos cual todas las personas integrantes de Schneider Electric Colombia se sienten a gusto al trabajar
completo bienestar físico y mental, y no ausencia de enfermedad”
Somos exigentes con la Seguridad, Porque la Seguridad es lo Primero, porque “Trabajar con Seguridad es responsabilidad de UNO”. Eduardo Hermanovich Director Presidente Schneider Electric Colombia - Ecuador Septiembre 2009
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Estructura Con el fin de garantizar la conformidad de los productos, la prevención de la contaminación, la gestión de los riesgos, asegurar la conformidad del Sistema de Gestión y mejorar continuamente su eficacia, Schneider Electric de Colombia S.A. ha definido e implementado macroprocesos que abarcan la totalidad de las actividades desarrolladas, las cuales son:
Comercialización de los productos fabricados por Schneider Electric S.A. de las marcas: Merlin Gerin, Square D, Telemecanique, Prime, TAC y Schneider Electric.
Producción y Ensamblaje de tableros eléctricos y equipos para distribución de energía eléctrica de potencia en media y baja tensión, tableros de control y automatismos, centros de control para motores extraíbles y fijos, transferencias automáticas y manuales, sistemas de regulación y compensación del factor de potencia, tableros de distribución industrial, comercial y residencial, centro de distribución de potencia, tableros para la automatización de plantas industriales mediante controladores lógicos programables, sistemas de variación de velocidad, sistemas de protección y supervisión. Suministros, Venta, Diseño e Instalación de equipos y sistemas eléctricos de alta, media y baja tensión. Servicios orientados a la auditoria de instalaciones eléctricas, especificaciones, puesta en marcha, actualización, repotenciación y modernización de sistemas, operación, entrenamiento, mantenimiento preventivo y de emergencia, de línea creados para dar cumplimiento a los requerimientos de productos y servicios que lo requieren. Dentro de cada proceso se implementaron indicadores que permiten realizar seguimiento, medición, análisis y mejora al sistema de gestión y al servicio prestado. Con el fin de asegurar que la operación y el control de los procesos es eficaz, se ha desarrollado una caracterización para cada uno en la cual se tiene en cuenta las actividades necesarias para alcanzar su objetivo. Estos procesos conforman el Sistema de Gestión de Schneider Electric y su secuencia e interacción puede apreciarse en el Mapa de Procesos mostrado a continuación:
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Mapa de procesos
Requisitos partes interesadas (Ambiental y Seguridad)
Satisfacción partes interesadas (Ambiental y Seguridad)
Gestión de pedidos, proyectos y servicios. Mercadeo, comercialización, distribución y soporte técnico de productos eléctricos
La secuencia e interacción de los procesos, se desarrollo con base en los principios de gestión y mejoramiento continuo PHVA
Planificar (P): establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
Hacer (H): Implementar los procesos. Verificar (V): realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. Actuar (A): tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.
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Lineamientos Mundiales para la gestión Describe el Sistema de Gestión HSEQ
Describe los procesos y actividades requeridas para implementar el Sistema de Gestión HSEQ
Instrucciones de trabajo, especificaciones Documentos que recogen información necesaria para la continuidad del proceso
Disponibles en Work Flow de Procedimientos y en Intranet
Sistema Integrado de Gestión
Documentación del Sistema Integrado de Gestión Las versiones impresas de los procedimientos son copias no controladas por el sistema. WF de procedimientos de Lotus Notes http://intranet.co.schneider-electric.com El desarrollo y comunicación de cada procedimiento es asumido por las personas que se encuentran directamente relacionadas con el proceso. Los documentos son actualizados con la participación de las personas que estén involucradas. El coordinador de calidad administra las versiones de los documentos. El acceso a los registros del Sistema Integrado de Gestión, así como sus responsables en el almacenamiento, tiempo de retención y disposición son determinados en el procedimiento de control de registros el cual junto a las listas maestras es controlado como un documento más según lo descrito en procedimiento Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión.
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Responsabilidad de la Dirección Compromiso de la Dirección El Director Presidente provee de los medios necesarios que permiten la implementación del sistema integrado de gestión. Cada director, gerente y líderes de proceso aseguran que el sistema integrado de gestión, los conceptos, compromisos y mejoras son comunicados, comprendidos y aplicados por los trabajadores, los que además se involucran en el cumplimiento de los objetivos que son claramente definidos y evaluados de manera periódica.
Carta Compromiso Como Presidente, me comprometo a proporcionar todos los medios y apoyar los esfuerzos para la aplicación y mejoramiento continuo del Sistema. El mejoramiento de la eficiencia me permitirá incrementar los resultados respecto a: la satisfacción del cliente, la rentabilidad, la competitividad, la satisfacción del personal y el control de impactos y riesgos significativos. Todo el personal estará informado, capacitado e involucrado en el enfoque por procesos, impactos ambientales significativos y riesgos propios de nuestra actividad. Por medio de los diferentes medios de comunicación interna, descripciones de cargo, planes de acción, programas y otros medios notificaré a todas las áreas de la empresa los objetivos del sistema.
Eduardo Hermanovich Director Presidente Schneider Electric Colombia - Ecuador Septiembre 2009
Me aseguraré que las Políticas y objetivos sean comprendidos, en el transcurso de reuniones y otras actividades formales e informales con los funcionarios directivos y demás colaboradores. Las diferentes actividades de revisión y seguimiento permitirán verificar que se progresa hacia los objetivos El equipo directivo está comprometido en nuestra orientación y es su responsabilidad en todo momento estar familiarizado con nuestro sistema de gestión integral, cumplirlo y proponer cualquier mejora que pueda hacerse. Los directores, líderes de proceso, auditores internos y responsables de área, tienen el compromiso de desarrollar, actualizar, difundir y asegurar la aplicación de los procesos en concordancia con nuestro sistema de gestión integral, el cual servirá de modelo para los proveedores y subcontratistas que escogemos de acuerdo a sus capacidades.
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Carta de Designación Se le notifica por medio de la presente a todo el personal de Schneider Electric de Colombia S.A. que el Director de Normalización Calidad y Procesos es el designado de la Presidencia con autoridad para que se planifique, se ponga en práctica y se mantenga el Sistema de Gestión Integral de Schneider Electric de acuerdo con la Norma NTC-ISO 9001: 2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. En consecuencia de lo anterior, el Director de Normalización Calidad y Procesos tiene la responsabilidad ejecutiva y la autoridad para la planeación, estrategia de implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión, por medio de la definición de los procesos, su interacción, su control, mejora, cumplimiento de objetivos y de la identificación de la estructura organizacional necesaria para asegurar continuamente la calidad, eficacia, seguridad y confiabilidad de los productos, el cumplimiento de objetivos, el mejoramiento continuo, el desempeño adecuando y la satisfacción de nuestros clientes. Es responsable de mantener la integridad del Sistema de Gestión, cuando se prevean o se presenten cambios que lo impacten significativamente. Es responsable de comunicar y promover la toma de conciencia de la importancia de cumplir con los requisitos del cliente y de propender por su satisfacción. Informará a la Presidencia acerca del desempeño del sistema para su revisión y dará propuesta para su mejoramiento. En ausencia del Director Presidente de Schneider Electric de Colombia S.A., el designado asumirá las funciones inherentes a su responsabilidad, en lo relacionado a la Dirección y Control del Sistema de Gestión Integral de Schneider Colombia.
Planificación En nuestra empresa son los programas estratégicos los que impulsan las grandes transformaciones. Nuestro nuevo programa ONE, ayuda a garantizar que todos nosotros entendemos que nuestra dirección, estrategia y acciones están alineadas para lograr los mismos objetivos. También es una gran herramienta para comunicar los progresos en consonancia con todas las partes interesadas - empleados, clientes, accionistas, proveedores, nuestro planeta y la sociedad. Con la nueva estrategia hemos transformado nuestra empresa en un motor de crecimiento al tiempo que se incrementa nuestro enfoque en los clientes, la eficiencia y la gente. Link de consulta http://swebi.schneider-electric.com/ http://thefuture.schneider-electric.com/One/Explore/tabid/261/ Default.aspx
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comprometidos con el desarrollo de programas de reducción del impacto ambiental: Identificacion de aspectos y evaluación
de impactos ambientales • Diseño de productos y soluciones que respeten
Cumplimos con:
el medio ambiente a través de un proceso de Conscientes que cada día se exige con mayor fuerza, que tanto eco-diseño.
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empresas como productos sean amigables con el medio ambiente, • Informar a los de realiza las características Schneider Electric de clientes Colombia la identificación de los de los productos y reducir el uso aspectosambientales ambientales existentes en sus actividades, así como la de sustancias de interés. evaluación de los impactos ambientales significativos según lo descrito• Reducir en el documento de Identificación de el consumo“Procedimiento y los residuos derivados fabricación, logística y sitios terciarios. AspectosdeelaImpactos ambientales”. RoHS (Restriction of Hazardous Substances). 4
• Reducir el CO2 de las emisiones de flujos logísticos.
REECH (Registration, Evaluation, Authorization and restriction of Chemical substances). WEEE (Waste of electrical and electronic equipment).
Identificación de peligros y evaluación • Innovación y mejora continua para satisfacer los nuevos desafíos ambientales. de riesgos
Reglamento técnico de instalaciones RETIE. Normas internacionales como IEC, ANSI, UL.
LEED (The Leadership in Energy and Environmental Design).
• Ofrecer a nuestros clientes productos y
Iniciativa de Clima Clinton (CCI).
La identificación deseguras, los peligros y evaluación de los riesgos existentes Asociados con la Fundación Polar Internacional y el soluciones eficientes energéticamente primer centro de investigación polar “Cero Emisiones” y amigablesdepara el medio ambiente. Princesa Elizabeth. en las actividades la organización son factores que deben estar intrínsecamente presentes no sólo en nuestra actividad laboral sino • Contribuir al desarrollo sostenible del planeta. en todas las actividades de nuestra vida diaria. Desde el punto de vista empresarial una adecuada Gestión en los aspectos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional constituye una ventaja estratégica clave para la competitividad y continuidad de nuestras operaciones En Schneider Electric de Colombia ésta labor se realiza teniendo en cuenta lo contemplado en el documento A300-01 “Procedimiento de identificación de peligros y evaluación de riesgos”.
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Enfoque al cliente, requisitos legales y otros La dirección muestra como los requisitos del cliente, requisitos legales y otros requisitos son determinados y atendidos a través de su proceso de Gestión Jurídica, Revisión de Negocios, Auditoria interna, Gestión de Recursos Humanos, Gestión Calidad y con la Identificación y evaluación de requisitos legales y otros aplicables. Para dar cumplimiento a los requisitos del cliente, con el propósito de aumentar la satisfacción del mismo. Se tiene en cuenta:
• Las exigencias determinadas por el cliente • Las exigencias no determinadas por el cliente, pero que, sin embargo, son necesarias debido al uso previsto o indicado del producto • Las exigencias legales o administrativas. El enfoque al cliente más que un requisito es una Cultura para Schneider Electric de Colombia, donde se trabaja en equipo a través de la cadena de valor, por cumplir los requisitos reflejados en los pedidos o contratos, resolviendo las diferencias antes de formalizar los mismos. Así como del cumplimiento por parte de los productos y de las exigencias establecidas en los catálogos que comercializa. Las exigencias relativas a la protección del Medio Ambiente y Salud Ocupacional aplicables a las actividades de Schneider Electric se derivan de:
• Normas ambientales y de Salud Ocupacional expedidas por el Gobierno a través de las instituciones del orden nacional, regional ó local, facultadas para ello. • Compromisos adquiridos por Schneider Electric con sus Clientes. • Los lineamientos corporativos de Schneider Electric. La identificación de las anteriores exigencias se evidencia según lo planteado en el documento “Procedimiento de identificación de requisitos legales y de otra índole”, garantizando de ésta forma que:
• Se identifiquen, definan, comprendan y documenten oportuna y adecuadamente los requerimientos Ambientales y de Salud Ocupacional del orden legal o de otra naturaleza que enmarcan o condicionan el las actividades de Schneider Electric. • Se evalúe la repercusión que estos requisitos tienen sobre la Organización. • Se introduzcan las medidas necesarias para cumplir los Requisitos Ambientales y de Salud Ocupacional legales vigentes o nuevos.
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Responsabilidad, autoridad y comunicación Las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización, mediante la descripción del cargo, a través de recursos humanos y los jefes inmediatos, en el momento del ingreso o cuando se requiera. Schneider Electric, comunica a sus empleados y demás partes interesadas acerca de los asuntos relativos a la gestión de sus procesos, con el objetivo de aumentar la motivación, comprensión e implicación de éstos, así como para que estén informados de las actividades que en éste ámbito pueda afectarles. Para ello ha establecido medios y espacios para la comunicación a nivel interno y externo, en coherencia con lo descrito en el documento A300-08 “Procedimiento para la comunicación del sistema de salud ocupacional y ambiental”, tales como:
Medios Internos
Medios Externos
• Página de Intranet • http://swebi.schneider-electric.com/ • NOTI – ELECTRIC • Reuniones de Pedido • Reunión de MPS • Reuniones de inicio de turno • Reuniones SIM • Reuniones internas de procesos • Informes o documentación donde se establecen los resultados de los procesos • Carteleras en varios puntos de la empresa • Posters • Sistema de reporte de novedades 5’s • Lecciones aprendidas ó “Safety Flash”. • Publicación de artículos de sensibilización y promoción en revistas técnicas • Papel tapiz de computadores y screen savers • Proyecciones a través de las pantallas plasma localizadas en la planta industrial y administrativa • Buzones HSE. Como canales de participación y comunicación de nuestros colaboradores, en los temas relacionados con el sistema HSE. Sugerencias, comentarios, necesidades.
• Email, Work Flow • Teléfonia • Línea de Atención Clientes • Página Web Colombia www.schneider-electric.com.co
Espacios Internos • Inducciones, reinducciones ó capacitaciones especificas • Reuniones Comité de Dirección • Reuniones Comité del Sistema Integrado • COPASO • Reuniones de Entrega de resultados • Bussines Review
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Espacios externos • Auditorias de tercera parte • Visitas a clientes Para situaciones especificas en donde algún miembro de la parte interesada del sistema integrado de gestión requiera algún elemento del sistema HSE, éstos serán comunicados por el Jefe de HSE por mail, fax o como se acuerde previamente.
Comunicaciones corporativas El sistema adoptado por Schneider Electric y sus marcas promueve la coherencia transversal e internacional, asegurando la iniciativa local, la adaptabilidad, y diferencias culturales. La búsqueda de una diferenciación significativa entre Schneider Electric y su competencia es una de las misiones claves de la comunicación en Schneider Electric. Esta diferenciación implica el espíritu práctico, la eficacia, y la capacidad a adaptarse continuamente y a escala mundial a la evolución del ambiente competitivo.
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Revisión por la Dirección Además de las declaraciones de la gerencia en las políticas y los objetivos del Sistema de Gestión dispuestos en este manual, la gerencia asume el control de la gestión de acuerdo a lo siguiente: Como mínimo una vez al año, el Director Presidente convoca a reunión para realizar de manera formal revisión sobre el Sistema Integral de Gestión. Donde toma en consideración la siguiente información:
ISO 14001: 2004 - AMBIENTAL
OHSAS 18001:2007 SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL
Resultados de auditorias
Resultados de auditorias internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros relacionados
Resultados de auditorias internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros relacionados
Retroalimentación del cliente
Comunicaciones de la partes interesadas externas, incluidas las quejas
Los resultados de la participación y consulta (4.4.3)
Desempeño de los procesos y Conformidad del producto.
Desempeño ambiental de la empresa
Comunicaciones de la partes interesadas externas, incluidas las quejas
Estado de las acciones correctivas y preventivas
Grado de cumplimiento de objetivos y metas
Desempeño de SISO de la empresa
Seguimiento de las acciones resultantes de revisiones por la dirección previas
Estado de las acciones correctivas y preventivas
El grado de cumplimiento de los objetivos
Cambios que pueden afectar al sistema de gestión
Seguimiento de las acciones resultantes de revisiones por la dirección previas
El estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y acciones preventivas
Cambios en circunstancias, requisitos legales y otros relacionados con los aspectos ambientales
Seguimiento de las acciones resultantes de revisiones por la dirección previas
Recomendaciones para la mejora.
Recomendaciones para la mejora.
ISO 9001: 2000 - CALIDAD
Recomendaciones para la mejora.
• La alta dirección periódicamente a través del Comité de Dirección CODIR, evalúa el desempeño, y necesidades de los procesos, proporcionando información útil para la planificación de la mejora del desempeño de la organización.
• A través de las reuniones de “Punto de Contacto” entre el Director Presidente y cada uno de los Directores y de estos a su vez con cada uno de los funcionarios a cargo, se revisan los indicadores, planes de acción y se determinan las nuevas acciones necesarias a tomar.
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• Trimestralmente se realizan revisiones con la División internacional “Bussiness Review”, y la “Industrial Bussiness Review” las cuales abarcan la revisión de todos los indicadores claves, las acciones tomadas y las acciones a tomar, con relación a los target especificados por cada Dirección.
• A nivel de Schneider Electric de Colombia, diaria, semanal, mensual y trimestralmente se realizan las reuniones SIM (Short Interval Managemen) donde se realiza el seguimiento de las barreras existentes, que impiden el desempeño normal y el cumplimiento de los compromisos pactados y se toman acciones normalmente de contingencia que garanticen una continua y adecuada ejecución de lo planeado.
• Para la toma de acciones de mediano y largo plazo se realizan las reuniones mensuales de VSM (Value Strem Mapping), donde se focaliza sobre el seguimiento de los indicadores incumplidos o rojos y se establecen los responsables, plazos y acciones a tomar a lo largo de las cadenas de valor existentes para poder cumplir los objetivos y metas propuestas y comunicados con anterioridad.
• Adicionalmente en algunos procesos como los administrativos, se realizan reuniones de acuerdo a las necesidades evidenciadas o mensualmente como mínimo. Ejemplo de esto son las reuniones semanales de Informática, las reuniones mensuales de diseño, las reuniones mensuales de todo el macro proceso de Gestión financiera, administrativa, IT y compras.
Administración de recursos Provisión de recursos
La Presidencia proporciona los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestión Integral, mejorar continuamente su eficacia y para aumentar la satisfacción de nuestros clientes por cumplimiento de requisitos, para esto anualmente cada departamento presenta a la Dirección General la necesidad de recursos a través de presupuestos planificados, los cuales son revisados y ajustados trimestralmente. Los recursos proporcionados por la Dirección son:
Recursos económicos
La administración de los recursos económicos es supervisada por el Director Administrativo y Financiero, en conjunto con los demás Directores, quienes se aseguran que los recursos esenciales sean adecuados para establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión mejorando continuamente su eficacia.
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Recursos Humanos
La administración de los recursos humanos es supervisada por el Director de Recursos Humanos en conjunto con los Directores de cara área y se basa en los procesos de: Selección, Inducción y Re-inducción, Evaluación de desempeño y Formación. A través de los cuales se desarrolla las descripciones de cargo donde se establece las relaciones organizacionales, el propósito, las finalidades principales, el entorno, la responsabilidad y autonomía, el perfil requerido (basado en conocimientos, habilidades, destrezas y/o atributos, educación, experiencia); se proporciona la formación requerida através del programa Anual de formación y su eficacia es medida en la evaluación de desempeño. El objetivo de la gestión de recursos humanos es garantizar la competencia del personal involucrado en las actividades de la organización, garantizar la vinculación, permanencia y desarrollo del talento humano a fin de contribuir al logro de los objetivos de la compañía. La comparación de las competencias requeridas por el puesto y las detectadas por el ocupante del mismo originan las necesidades de formación. Así mismo se tiene en consideración la posible evolución del individuo hacia otros puestos de trabajo futuros, realizando el mismo análisis anterior. Las necesidades de formación están ligadas principalmente a la incorporación de:
• Nuevos productos • Nuevos procesos
• Nuevos métodos de trabajo • Polivalencia • Evolución de normas, reglamentos y legislación aplicable La detección de necesidades se realiza mediante: • Revisión de competencias individuales ICR Individual Competency Review • Matriz de Formación. Tomando en consideración la propuesta de los responsables de departamento para personal a su cargo, la propuesta de los responsables de funciones y la propuesta del propio personal.
Infraestructura y ambiente de trabajo
Cada proceso identifica cuando es pertinente la infraestructura y ambiente de trabajo necesario para el cumplimiento de los requisitos del cliente, las metas y objetivos ambientales y de salud ocupacional. El mantenimiento de esta infraestructura está soportado en el área de Informática, Servicios Generales y Mantenimiento de Maquinaria y Equipos. La infraestructura comprende: • Instalaciones Generales: (Oficinas, Planta Industrial, Almacenes etc.) • Equipos de Computo • Infraestructura de Comunicación • Software: Administrativo, Programación, Gestión de Materiales, Comunicación, Diseño • Maquinaria y Equipos • Servicios de apoyo: Transporte El ambiente de trabajo se asegura a través de las actividades relacionadas con el área de salud ocupacional y servicios generales, coordinadas por el departamento de recursos humanos. Igualmente el área de métodos y medios cuenta con lineamientos en ergonomía para el diseño de puesto de trabajo que garantizan las condiciones necesarias para lograr la conformidad en la realización del producto y ejecución de las actividades.
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Realización del producto y servicio La Organización planifica y desarrolla los procesos necesarios para la realización y Comercialización de productos, proyectos y prestación de un servicio. En esta etapa, la Dirección determina: • La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos. Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo / pruebas específicas para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo. Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia del cumplimiento de requisitos a nivel del sistema de Gestión Integral. Schneider Electric asegura que los procesos de fabricación, instalación, comercialización y servicio postventa están definidos, planificados y son llevados a cabo en condiciones vigiladas con objeto de conseguir la calidad adecuada de los productos, minimizando en lo posible, el impacto medioambiental mediante mecanismos que aseguran su control; así como gestionando los riesgos de salud ocupacional de los colaboradores que desempeñan sus funciones en representación de Schneider Electric. La planificación consiste en la definición de los puestos de montaje del proceso productivo, las diferentes instalaciones y servicios postventa. Basándose en esta definición se dotan de materiales y componentes a integrar en el producto, instrucciones de montaje, instrucciones medioambientales, los equipos y útiles necesarios y las pautas de control para verificar la efectividad del proceso. Todos los procesos deben ser realizados de acuerdo a los métodos de trabajo definidos. Cualquier modificación a los procesos debe ser realizada de acuerdo al procedimiento. El control del proceso realizado consta de las siguientes actividades: • Inspección por el operario, de acuerdo a las correspondientes pautas de control establecidas para cada caso. • Auditorias al proceso, realizadas por el departamento de Calidad. • Verificación del producto, por Control Calidad antes de su expedición.
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Control operacional Schneider Electric Colombia, identifica y planifica aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos y riesgos identificados, de acuerdo a nuestras políticas, objetivos y metas; con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas, mediante los procedimientos y documentos disponibles en el Sistema Integrado de Gestión. Las medidas de control de probables desviaciones de la Política de Salud Ocupacional, de sus objetivos y de sus metas, asociadas a la gestión de los riesgos ocupacionales existentes, se determinan a partir de la “Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos” y en escala jerárquica se pueden clasificar de la siguiente forma:
• Medidas de eliminación • Medidas de sustitución • Controles de ingeniería • Señalización, advertencias ó controles administrativos • Elementos de Protección Personal En cuanto a las medidas necesarias para controlar las posibles desviaciones de la Política Ambiental, de sus objetivos y de sus metas, contempladas para la gestión de los impactos ambientales significativos, se determinan a partir de la “Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales” y de los programas ambientales, los cuales son elaborados a partir del mismo documento.
Procesos relacionados con el cliente Los requisitos relacionados con el producto y servicio son determinados y analizados críticamente en los procesos comerciales, de ofertas, tratamiento del pedido y revisión de negocios. La determinación de los requisitos relacionados con el producto/servicio, y su revisión se realiza a través del proceso comercial y de ofertas. Los parámetros que se manejan en la identificación y revisión de los requisitos del cliente son: Conocimiento comercial, capacidad de Schneider Electric, riesgos técnicos, riesgos financieros, riesgos contractuales, requerimientos específicos en salud ocupacional y medio ambiente, y precio. La revisión de los requisitos, dependiendo de la magnitud de los proyectos o servicio y los montos manejados se realiza por diferentes actores e instancias definidas en el procedimiento de revisión de negocios. En caso de no poder cumplir las exigencias del contrato, se procede a informar al cliente, quién decide aceptar o no las nuevas condiciones. Una vez aceptado un pedido o contrato puede surgir la necesidad de introducir modificaciones al mismo a petición del cliente o por imposibilidad de cumplir las condiciones acordadas. Como parte de la Comunicación con el Cliente, Schneider Electric posee una estructura logística de distribución, comercial y de servicios, entre ellos el de atención clientes para todos los productos que comercializa. Consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo la retroalimentación del cliente, atendiendo sus quejas mediante el contacto directo con el cac o a través de la atención de reclamaciones técnicas directamente.
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Diseño y desarrollo El objeto es definir las características técnicas, las funciones, la planificación y la asignación de actividades para el desarrollo de los proyectos. El control del desarrollo de proyectos y equipos eléctricos es definido en área industrial, asegurando una comunicación eficaz y clara asignación de responsabilidades. El Administrador de Proyectos (AP) responsable de la célula de media tensión, baja tensión, productos o servicios, es el encargado de asignar un líder del diseño eléctrico y mecánico y planificar las actividades apoyado por el ingeniero de control tiempos y el ingeniero de seguimiento de costos, registrando las fechas límite para las siguientes responsabilidades macro o etapas del diseño:
• Planos de Aprobación • Revisión Planos de Aprobación • Validación Planos Cliente • Análisis y Apertura Técnica • Lista componentes prioritarios (tomando como base lo planteado por las directivas corporativas como de Eco-diseño, BAT, RoHS y demás que se identifiquen en la Matriz de Requisitos Legales y de otra índole) • Lista componentes secundarios (tomando como base lo planteado por las directivas corporativas como de Eco-diseño, BAT y RoHS y demás que se identifiquen en la Matriz de Requisitos Legales y de otra índole) • Planos de control • Revisión planos de control • Envío fabricación piezas estándar • Envío fabricación piezas no estándar • Revisión diseño mecánico El ingeniero líder del diseño y el diseñador mecánico programan su trabajo de tal manera que atendiendo el detalle de las actividades que apliquen a su proyecto, pueden cumplir con las fechas límite para las actividades macro. Las fechas suministradas las consigna el AP en el documento cronograma proyecto y programación. El desarrollo de un proyecto consta de revisiones periódicas y planificadas que permiten garantizar que todas las etapas de un proyecto se cumplen y se desarrollan favorablemente. En estas revisiones participan los representantes de las funciones involucradas en la fase de desarrollo.
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Proceso de compra A través del proceso Gestión de Materiales Schneider Electric asegura que los productos adquiridos cumplan con los requisitos solicitados por las partes interesadas. Definen los documentos contractuales y directrices que sirven para expresar nuestras exigencias en el aprovisionamiento de bienes y servicios, para poder transmitir y facilitar la comprensión de nuestras necesidades al proveedor, de forma que se garantice la mejora del servicio, el cumplimiento de las políticas, así como la obtención de productividades, mediante una buena gestión de los procesos entre usuario y proveedor. Para la realización de las compras se tienen en cuenta lineamientos corporativos como el Supplier Guide Book y otros cuyo tendencia es la mitigación ó eliminación de la contaminación, como la Directiva BAT, la Directiva RoHS, la Directiva REACH y la Iniciativa Global Compact. Las funciones de aprovisionamiento las desarrollan los responsables de Gestión Logística y las de compras los responsables de Gestión de materiales. La Inspección de los productos comprados se describe en el Manual de Control de Calidad.
Selección y Evaluación de Proveedores
En términos generales Schneider Electric S.A cuenta con proveedores Internos del grupo y Externos, con los cuales se realiza la selección y evaluación teniendo en cuenta su impacto dentro de las actividades propias del negocio, así como su gestión ambiental y de riesgos propias de su actividad. Para los proveedores Internos del grupo (filiales de Schneider Electric) no se plantean criterios propios de selección debido a lineamiento corporativos y altos estándares de calidad con los cuales cuentan todas nuestras filiales a nivel mundial. Sin embargo se realiza un proceso de evaluación al igual que al resto de los proveedores críticos, en busca de una retroalimentación oportuna y un nivel de servicio cada vez mejor. Para los proveedores externos al grupo la selección se aplica a todos y se realiza de acuerdo a los criterios previamente definidos en la Gestión de Materiales (Calidad, ambiental y de salud ocupacional). Mientras que la evaluación se aplica únicamente a los proveedores críticos, es decir que con sus productos o servicios impactan directamente la calidad de los productos o servicios ofrecidos por Schneider Electric de Colombia.
Manipulación, almacenamiento y embalaje
Se fijan las disposiciones que rigen la protección, el embalaje, la manutención, el almacenamiento y la expedición de nuestros productos, materiales y equipos. El objetivo es protegerlos contra los daños provocados por el entorno, desde su recepción hasta la puesta a disposición del cliente o proceso respectivo. En la práctica de éstas actividades se aplican los controles operacionales identificados en el documento la “Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos”, tales como la aplicación de los criterios de Schneider Electric para la manipulación de cargas, la realización del programa de pausas activas, la delimitación de las áreas de trabajo, la aplicación de los criterios de almacenamiento y el uso de los elementos de protección personal requeridos, dentro de los que se puede encontrar: ropa de trabajo, botas punta de acero, protectores auditivos y guantes hi flex ó tipo ingeniero, según corresponda. Para el transporte y entrega del material embalado se deposita en las zonas acondicionadas para expedición del material según las pautas brindadas en la OPL (One Point Lesson) No. 1 “Movilización de Carga Extradimensionada” e identificadas para cada transporte mediante la documentación adecuada.
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Producción y prestación del servicio Schneider Electric Colombia lleva a cabo las operaciones de producción, prestación de servicio y comercialización bajo condiciones controladas, descritas en sus procedimientos y documentos asociados y apoyadas por procesos como:
Gestión de Piezas
Este proceso tiene como objetivo garantizar la fabricación oportuna y con calidad, de las piezas metalmecánica necesarias, para lograr el cumplimiento de los pedidos de los clientes. La actividad de Gestión de Piezas comprende: Elaborar y entrega de matriz estándar, listas de piezas y planos mecánicos (aquí se tiene en cuenta lo descrito en la Directiva de Eco-diseño, la Directiva BAT y la Directiva RoHS y demás que se identifiquen en la Matriz de Requisitos Legales y de Otra Indole).), creación manual de listas, explosión de matrices, verificación de existencia de piezas en el stock, elaboración de listas de corte, fabricación de piezas (ver documento Programa para la Gestión Integral de Residuos (GIRS), recepción de piezas en ensamble y cableado.
Gestión de Pedidos
Busca garantizar la entrega de nuestros productos bajo las condiciones pactadas previamente con nuestros clientes.
Procesos de Manufactura, Ensamble y Cableado
El objetivo es ensamblar y cablear los tableros y/o las celdas eléctricas previniendo ó mitigando los impactos ambientales y gestionando los riesgos ocupacionales implícitos en dichas actividades. Para la realización de éstas actividades se tienen en cuenta las normas de seguridad interna como:
• Control operativo de cableado • Control operativo de ensamble centros de carga • Control operativo ensamble y cableado • Control operativo fabricación • Control operativo punzonado Se cuenta con un área de métodos y medios con el objetivo de garantizar un efectivo control de la producción. Para la conservación adecuada de equipos se cuenta con el área y programa de mantenimiento, que busca actuar preventivamente sobre nuestras máquinas, herramientas y equipos.
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Control Calidad
Garantiza la inspección y ensayo para los productos y servicios propios de las actividades de Schneider Electric de Colombia. Busca asegurar a los clientes la calidad final en todas las fases de fabricación, comercialización y distribución y prestación de servicios (ver control operacional de Control de Calidad). Los resultados de las inspecciones y verificaciones quedan registrados en los documentos específicos reflejados en los procedimientos de cada actividad. Estos registros constituyen la evidencia de que los productos y/o servicios han superado satisfactoriamente las inspecciones y ensayos y las acciones tomadas en caso contrario. La disponibilidad y uso de dispositivos de seguimiento y medición está a cargo del área de metrología, sus actividades incluyen: establecer métodos para realizar las actividades de control, calibración y mantenimiento de los dispositivos de seguimiento y medición; asegurar que los dispositivos tienen la exactitud, precisión, lectura mínima y máxima e incertidumbre requeridas para garantizar la confiabilidad de las medidas en el proceso y la toma de acciones efectivas; asegurar que la manipulación, el transporte y el almacenamiento de los dispositivos no alteran su correcto funcionamiento, manteniéndose la precisión y aptitud para el uso. La gestión del riesgo en Control de Calidad se efectúa siguiendo los lineamientos descritos en los siguientes documentos: OPL No. 11.: Inspección Mecanica – Aplicación De Torques OPL No. 12.: Inspección Mecanica – Ínter Cambiabilidad De Gavetas OPL No. 13.: Inspeccion Mecanica OPL No. 14.: Inspección Y Pruebas Electricas OPL No. 15.: Alarma Sonora En Pruebas De Control De Calidad Las actividades de liberación están a cargo del área de Control de Calidad, quien garantiza que la materia prima utilizada en procesos y el producto terminado aseguren el cumplimiento de los requisitos especificados, además de la confiabilidad y la calidad que el cliente necesita.
Trazabilidad de los Productos
Se hace con base en la identificación dada a los materiales, componentes, productos, equipos y servicios con el objetivo de identificarlos en cualquier fase del proceso, mediante la documentación y alojamiento existente. El material, producto o equipo, una vez terminado su proceso, se coloca en la zona acondicionada y se identifica para conocer en todo momento la fase en que se encuentra. Los datos de Calidad se registran durante las diferentes fases para permitir remontar el histórico en caso de anomalía y encontrar los datos necesarios para la comprensión del fenómeno y así actuar sobre las causas que lo producen. Todos los productos o equipos eléctricos tienen su identificación trazable incorporada.
Producto Suministrado por el Cliente:
Cuando el cliente provee equipos para ser integrados al proyecto, el Administrador de Proyecto envía un memorando a Control Calidad y Materiales asegurando la coordinación respectiva de la revisión y preservación del producto, Control Calidad diligencia el formato Producto Suministrado por el Cliente. Para el caso de los productos de Schneider Electric no se contempla la posibilidad de utilización de piezas y componentes suministrados por el cliente.
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Control del producto no conforme
El Objeto es identificar, de manera inequívoca, los equipos, productos o servicios detectados como no conformes, y ello en todas las fases del proceso y evitar la utilización errónea de los productos o servicios señalados como no aptos para utilización o realización, o a utilizar o realizar con prescripciones particulares. Con el fin de evitar su utilización, su expedición o su mezcla con materiales conformes, los No-Conformes se identifican y deben ser aislados de los lugares o almacén de materiales aceptados y retenidos en una zona específica en espera de decisión. El control de producto no conforme se realiza según se establece en nuestro procedimiento Manual de Control Calidad y (Tratamiento de los productos No conformes) siguiendo además cuando corresponde las guías establecidas por el proceso global de análisis de retorno de productos definido corporativamente por Schneider Electric. Cuando una No-conformidad es detectada, en los materiales comprados o subcontratados el servicio de Recepción toma la decisión de Aceptación / Rechazo de acuerdo con los servicios implicados. El Responsable de recepción elabora una No Conformidad que es transmitida al proveedor si ello es preciso para eliminar las causas de los defectos. Para los productos provenientes de reclamaciones y devoluciones. Estos productos son analizados por el con el objeto de:
• Conocer la naturaleza y causa de estos defectos • Valorar las operaciones de reparación o rechazo • Establecer las acciones correctivas Para el caso de los productos Adaptados, los productos no conformes se identifican en una zona reservada, en espera de decisión final.
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Control de los dispositivos de seguimiento y de medición El Objeto es tener bajo control la verificación y la calibración de los equipos y aparatos de medida y control, fijando las disposiciones necesarias para que mantengan la precisión requerida. La elección de los aparatos de medida, se realiza en función de las medidas a realizar y de la exactitud especificada para las mismas. Esta elección es misión del Jefe de Control Calidad, quien determinará cuales han de ser incluidos en el Plan de Calibración. Esta actividad busca asegurar la disponibilidad y uso de dispositivos de seguimiento y medición con la exactitud, precisión, lectura mínima y máxima e incertidumbre requeridas para garantizar la confiabilidad de las medidas en el proceso y la toma de acciones efectivas y asegurar que la manipulación, el transporte y el almacenamiento de los dispositivos no alteran su correcto funcionamiento, manteniéndose la precisión y aptitud para el uso.
Medición, análisis y mejora Schneider Electric S.A realiza el seguimiento, la medición, el análisis y mejora necesarios para:
• Demostrar la conformidad del producto, • Asegurar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión y • Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión Integral Dentro de las actividades realizadas se encuentra la encuesta trimestralmente de Satisfacción de clientes (Quarterly Customers Satisfaction Survey). Estas encuestas se realizan de acuerdo a las reglas que Schneider Electric establece corporativamente a nivel mundial y sus resultados son una importante fuente de proyectos que mejora la efectividad de nuestro Sistema Integrado de Gestión, junto a estos datos se incorpora el análisis de las solicitudes de atención y en particular los reclamos recibidos en nuestro Centro de Atención Clientes. Adicionalmente, Schneider Electric Colombia realiza el seguimiento y medición en forma permanente a través del seguimiento a los indicadores propios del Sistema de Gestión Integrado, los Comités por parte de la Dirección, las reuniones periódicas por proceso, las Auditorias Internas y Externas al Sistema de Gestión, el programa 5’s, las inspecciones periódicas de seguridad, ergonomía, almacenes, uso de EPP y de almacenes, las reuniones de inicio de turno, las reuniones SIM (Short Interval Management), VSM (Value Stream Mappi), observaciones, recomendaciones ó sugerencias del COPASO, las sugerencias transmitidas por medio de los buzones y demás comunicaciones emitidas por miembros de la parte interesada.
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Modelo de Excelencia Operacional
Valor agregado percibido por el cliente Espíritu Emprendedor Eliminación de Restricciones & Paradigmas Productividad de Compras y Costos Obsesión por la Satisfacción del Cliente Ejecución y liderazgo
Estos cuatro pilares atraviesan toda la organización y se alinean al trabajo por células.
Lean Six-Sigma
Innovación
HSEQ
SIM
Tratamiento de mejoras El proceso comprende el manejo de las Auditorias Internas, el cual se documenta con el objeto de verificar periódicamente si nuestro Sistema Integrado de Gestión es conforme a los requisitos de las Normas, requisitos legales, y otros establecidos por nuestro propio sistema y otros requisitos a considerar. Este proceso verifica también el grado de implementación de nuestro sistema y su eficacia. Para ello contamos con un grupo de auditores internos formados, los cuales son seleccionados por el Director de Normalización, Calidad y Procesos en conjunto con cada responsable de Área, verificando que sus competencias están acorde con lo requerido para esta responsabilidad y avalando estas por la aprobación del curso de Auditorias Internas HSEQ . Para mejorar continuamente la eficacia del Sistema Integrado de Gestión se dispone de un proceso de identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos, Investigación de incidentes, Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales y Acciones correctivas y preventivas de las no conformidades que pudieran detectarse durante la gestión del Sistema Integrado de Gestión HSEQ. Además se incorporan como herramienta de mejora de procesos la metodología SixSigma, SSQM, SPS, 8Ds, lideradas por Schneider Electric S.A., las cuales se gestionan a través de nuestros directores, líderes de proceso, Belts o responsables de tomar acciones. El mejoramiento de las actividades estratégicas de Schneider Electric está soportado por cuatro programas principales que funcionan de manera independiente y simultánea y que están alineados con las directrices de excelencia operacional del grupo a nivel mundial:
Lean- Six Sigma, Innovación,HSEQ y SIM
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Lean – Six Sigma
Es la aplicación del ciclo DMAIC - Definir, Medir, Analizar, Implementar y Controlar - como una herramienta estructurada de «gestión» de la calidad total organizada por proyectos para mejorar la satisfacción del cliente y alcanzar objetivos estratégicos del negocio. Lean Thinking como un programa de mejora cuyo objetivo fundamental es reducir el tiempo y recursos (materiales, dinero, máquinas) que se necesitan para convertir una orden de un cliente en un despacho de alta calidad y bajo costo por medio de la continua eliminación de desperdicios en los procesos y la optimización de la cadena de valor.
Kaizen Herramienta de mejora que permite realizar cambios rápidos a los procesos y cuya ejecución no supera 5 semanas de duración para evidenciar resultados.
Innovación La innovación como un proceso y un espació se fomenta en todos los aspectos de Schneider Electric , procesos, productos y servicios, buscando la simplicidad y la satisfacción de los clientes.
Health, Safety, Environment and Quality (HSEQ)
Programa basado en las políticas y objetivos del sistema que busca la satisfacción final de los clientes, sociedad, comunidad, medio ambiente y empleados por medio de la mejora continúa de los procesos, productos, proveedores, satisfacción clientes, cuidado del entorno. Para esto, se cuenta con las herramientas de auditorias internas, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora -ACPM, Salud ocupacional y Medio Ambiente, encuestas al cliente, evaluación de proveedores y con los indicadores y responsabilidad social con el cumplimiento de los requisitos legales o de otra índole.
SIM Es un sistema basado en una relación muy cercana y de alta frecuencia entre el nivel
directivo y sus empleados. Su propósito es poner a todos en una posición de máxima eficiencia para alcanzar, mantener y mejorar sistemáticamente el nivel deseado de desempeño. Involucrando al mismo tiempo los procesos de producción y las funciones soporte. A través de SIM se retroalimentan y siguen temas relacionados con todo el Sistema Integrado de Gestión. Estos programas de mejora tienen lineamientos comunes como: Schneider Electric cuenta con un Comité Integrado, Comité de Dirección, Puntos de Contacto, Reuniones SIM. encargados de realizar el seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para asegurar: Conformidad del producto, Conformidad de Sistema, Prevención e investigación de incidentes y accidentes, Monitoreo de los Objetivos del Sistema Integral. Mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión Integral y la satisfacción del cliente. Todo esto a través del seguimiento y control al desempeño, ocurrencia y cumplimiento de nuestros productos, procesos y gestión HSEQ (Health, Safety, Environment and Quality). El resultado de las diferentes reuniones y revisiones es la toma de acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento que garanticen la conformidad del producto, la prevención de incidentes y accidente y la mitigación de impactos ante las desviaciones que se presenten. En busca de la eficacia y el mejoramiento continúo del Sistema Integral de Gestión.
Sistema de Producción Schneider Electric (SPS). El Sistema de Producción Schneider Electric incorpora conceptos y metodologías Lean Manufacturing y Six Sigma como herramientas centrales en el mejoramiento de las plantas industriales. Busca aumentar la calidad de los productos y servicios y la satisfacción de nuestros clientes, a través de la eliminación de desperdicios y por tanto la disminución de costos. Estos esfuerzos son constantes, los desperdicios se identifican y eliminan usando las herramientas apropiadas proporcionadas por este Sistema. Los 40 principios de SPS están organizados dentro de tres elementos que aseguran la calidad y servicio al cliente.
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Preparación y respuesta ante emergencias. Dentro de las actividades que se realizan en Schneider Electric De Colombia S.A., Se pueden generar situaciones de emergencia de tipo naturales como son los sismos y provocadas por el hombre como incendios, atentados terroristas, terremotos e inundaciones. Estas situaciones en algún momento además de causar traumatismos de orden económico y afectar el servicio que la empresa presta, pueden afectar en una forma súbita y significativa el estado y las condiciones de salud de las personas que trabajan en la empresa, así como de los eventuales visitantes, proveedores, incluso el personal que circula por alrededor de las instalaciones y el medio ambiente. Por los anteriores motivos, se ha establecido un “Plan de Emergencias”, el cual enmarca las pautas básicas a seguir por los funcionarios de toda la organización, visitantes y contratistas en las situaciones que llevan la connotación de emergencia, tales como como incendios, atentados terroristas, terremotos e inundaciones, en el antes, durante y después de las mismas. Schneider Electric Colombia identifica situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impacto en la ejecución de las actividades y medioambiente y define como responder ante ellos con el objeto de prevenir o mitigar los impactos adversos asociados. Schneider Electric de Colombia delega en el Jefe HSE (Health, Safety and Environment) la responsabilidad de implementar y garantizar la operatividad de los Planes de Emergencia de acuerdo a los impactos y riesgos identificados como significativos. Los planes de preparación y respuesta en situaciones de emergencia contemplarán los siguientes aspectos:
• Organización y responsabilidades en situaciones de emergencia • Detalles de los servicios de emergencia (contra-incendios, contención de fugas y derrames, etc.) • De comunicación interna y externa • Acciones a llevar a cabo en las diferentes situaciones posibles • Información sobre los materiales peligrosos, incluyendo el potencial impacto medioambiental de cada material y las medidas a tomar en caso de derrame accidental • Planes de formación y simulacros de emergencia • Investigación de incidentes y accidentes ocurridos
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Control de Cambios INDICE DE REVISIÓN
FECHA
NATURALEZA DE LA MODIFICACIÓN
ELABORÓ/ REVISADO
G
Septiembre 2009
Simplificación y actualización de acuerdo a los cambios de estructura y estrategia
Marketing Comunicaciones / Coordinador Calidad
Noviembre 2008
Creación del manual HSEQ. Inclusión de los temas relacionados con ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 para todas las actividades realizadas en Schneider Electric de Colombia S.A
Coord. Gestión Calidad / Director Presidente
Septiembre 2007
Actualización: Generalidades, Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Caracterización Proceso 400 Atención Clientes, Proceso 303 Diseño, Proceso 306 Gestión de piezas, Proceso 305 Gestión de Materiales, Organigramas Estructura Organizacional, Modelo de excelencia Operacional, listado de procedimientos. Inclusión Procedimiento Ensamble e Inspección de Interruptores de Baja Tensión.
Coord. Gestión Calidad / Director Normalización, Calidad y Procesos
F
E
D
Abril-2006
Actualización de la estructura organizacional de la empresa. Actualización de Tabla de Objetivos Programa Corporativo New 2. Actualización estructura organizacional Gerencia de Mercado Infraestructura y Energía. Ampliación alcance para actividades de Servicios
Coord. Gestión Calidad / Director Normalización, Calidad y Procesos
Coord. Gestión Calidad/ Director Normalización, Calidad y Procesos
C
Abril-2005
B
Marzo-2004
Actualización estructura organizacional de la empresa.
Coord. Gestión Calidad/ Director Normalización, Calidad y Procesos
Marzo-2003
Descripción del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Implementación de la Nueva versión de la Norma: ISO 9001: 2000.
Coord. Gestión Calidad
A
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Schneider Electric de Colombia S.A. Centro de Atención Clientes Soporte Comercial, Técnico Logístico -Atención Quejas y Reclamos Bogotá: 4269733
Resto del país: 01900
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Merlin Gerin®, Prime®, SquareD®, Telemecanique®, son marcas registradas de Schneider Electric. Toda la información presentada se encuentra protegida por las normas de propiedad intelectual. Cualquier copia o reproducción sin autorización se encuentra prohibida y será sancionada de conformidad con la legislación vigente. Contenidos: Eduardo Hermanovich, Adriana Pulido, Cesar Cabrera, Luz Amanda Viveros, German Morales Concepto: Angélica María Castilla - Departamento de Marketing Comunicaciones Schneider Electric de Colombia S.A. Diseño y Diagramación: Factor rh Grupo de Diseño - Ilustraciones y Fotografías: Schneider Electric