Apunteexcel2017revisado25092017

Facultad de Ciencias Veterinarias Universidad Nacional del Litoral

INFORMĂ TICA

Tema: Paquetes de Oficina Microsoft Office

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL LITORAL FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS

Curso de Acreditación INFORMÁTICA

TEMA: LOS PAQUETES DE OFICINA – PLANILLA DE CALCULO - MICROSOFT OFFICE EXCEL

MICROSOFT OFFICE EXCEL

Excel es una herramienta eficaz y ampliamente utilizada, permite a los usuarios analizar información para tomar decisiones con más fundamentos, realizar operaciones aritméticas y lógicas con fórmulas, tablas dinámicas, ordenar datos fácilmente, separar tablas de texto en columnas, filtrar datos, crear listas, elaborar gráficos de manera rápida y sencilla. Es un paquete especializado en cálculos de todo tipo y gráficas, especialmente creado para Nóminas, Inventarios, Base de datos, etc. Se considera un software de aplicación utilizado para procesar datos por medio de operaciones simples o complejas. Dentro de una Planilla de cálculo vamos a hacer referencia a: •

LIBRO: El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel. Es un archivo de libro de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo.

•

HOJA DE CÁLCULO: Tabla bidimensional de celdas. Una celda es la intersección de fila y columna. La hoja de cálculo será el conjunto de celdas formado por todas las filas y columnas de la hoja.

•

CELDA: Una hoja está formada por columnas y filas, las columnas están ordenadas alfabéticamente y las filas ordenados numéricamente, la intersección de una columna y una fila se denomina celda. La celda se identifica por ser un rectángulo que guarda información, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, números o símbolos, valores numéricos, valores de fecha, fórmulas, funciones, etc.

•

CELDA ACTIVA: celda donde nos ubicamos y se aplicará la acción que realicemos.

Excel llama tabla de datos (base de datos) a un conjunto de valores de la hoja que se disponen en forma ordenada, de forma que cada columna contiene datos del mismo tipo y se suele denominar campo, mientras que una fila contiene los datos de distinto tipo (un valor en cada campo) que forman una unidad y se suele denominar registro. La primera fila será siempre de encabezados de las columnas. COMO ACCEDER • Menú Inicio - Todos los Programas - Microsoft Office - Microsoft Excel ó • Desde un documento Excel situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.

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ENTORNO DE TRABAJO

1. Barra de Inicio Rápido 2. Barra de Título de la ventana de Excel. Incluye el nombre del libro abierto. 3. Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar). 4. Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel . Se dividen en fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opción “Inicio” en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas. 5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se observan todas las herramientas “Formato” incorporadas dentro de la ficha “Inicio”. 6. Columnas de la hoja. 7. Filas de la hoja. 8. Celda activa. 9. Cuadro de nombre: Indica la celda activa 10. Asistente para funciones. 11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro. 12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.

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13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. 14. Controles para cambiar la vista de la hoja. 15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además, informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

Para tener en cuenta… Celda: intersección de una columna con una fila. Celda activa: celda seleccionada. Rango: grupo de celdas consecutivas seleccionadas. Ej: A1:A6 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la A6

RANGO DE CELDAS Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, tanto en vertical como en horizontal, sobre el que queremos trabajar o referenciar como un todo. Un rango puede ser toda la hoja de cálculo, o una columna, o una fila, o un trozo de fila, o un trozo de columna, etc. Referencia a una matriz: mediante la dirección de la celda de la esquina superior izquierda y la dirección de celda de la esquina inferior derecha separadas por el caracter “:” El rango que tengamos seleccionado en cada momento nos aparecerá marcado en vídeo inverso, es decir con el fondo negro. Para cambiar la selección a cualquier otra celda o rango, simplemente hay que volver a hacer clic sobre la nueva selección. FORMAS DE SELECCIÓN • Para seleccionar una celda hacemos click con el mouse sobre la misma. • Para selección toda una fila nos posicionamos y hacemos click con el mouse sobre el número que identifica la fila. • Para selección toda una columna nos posicionamos y hacemos click con el mouse sobre la letra que identifica la columna. • Para seleccionar celdas contiguas haremos click con el ratón, empezando en una de las celdas de las esquinas, y finalizando en la opuesta. • Para seleccionar celdas NO contiguas, seleccionar con el mouse y realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo, podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL. 4

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ASIGNAR NOMBRE A UN RANGO Es posible asociar un nombre simbólico a un rango. De esta forma, en lugar de referenciar al conjunto de celdas que lo forman, podemos referenciar a dicho nombre. Para realizarlo es necesario: •

Seleccionar el rango de celdas correspondiente

•

Clic derecho sobre el rango seleccionado

•

Seleccionar la opción “Asignar nombre a un rango” o “Definir nombre” según sea la versión que utilicemos.

Podemos realizarlo también seleccionando un rango y darle un nombre en el Cuadro de Nombre. GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL Todos los datos que introducimos en las celdas de la hoja están temporalmente en la memoria del ordenador, de forma que si abandonamos Excel esta información se pierde. Es necesario, por lo tanto, guardar la hoja en el caso de que deseemos recuperarla posteriormente. Antes de cerrar, el programa, siempre nos avisará si no hemos guardado los últimos cambios y nos invitará a hacerlo. Importante: •

Si es la primera vez que guardamos la hoja, el programa nos solicita que introduzcamos el nombre del archivo y la ubicación donde deseamos guardar dicho archivo (disco duro, dispositivo externo o unidad de red, etc.). Una vez completado estos datos y aceptando el cuadro de diálogo conseguiremos guardar la información contenidas en la hoja.

•

Si ya habíamos guardado los cambios anteriormente esta acción actualiza la copia en el archivo original.

Al guardar un archivo de Excel, guardamos un libro de trabajo, que es la unión de muchas hojas de cálculo, de tal forma que en un solo archivo se almacenan todas las hojas que componen dicho libro de trabajo. El libro de Excel se almacenará en un fichero de extensión .xlsx del sistema de archivos del ordenador, en el dispositivo y carpeta que le hayamos indicado. Versiones anteriores utilizaban la extensión xls siendo posible abrirlos con la versión nueva.

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TIPOS DE DATOS •

Valores constantes: dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora,

o un texto. -

Datos numéricos: enteros, decimales, negativos, los que utilizamos para calcular. Aparecen alineados a la derecha.

Datos alfanuméricos: se utilizan para clarificar la estructura de la hoja de cálculos. Con la información de este tipo de datos no se pueden realizar operaciones matemáticas. Aparecen alineados a la izquierda.

Datos fecha y hora: La planilla lo trata como dato numérico con características concretas.

•

Datos lógicos: son datos booleanos con 2 estados, verdadero o falso.

Fórmulas o expresiones: secuencia formada por valores constantes, referencias

a otras celdas, nombres, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre con el signo =. •

Funciones: Fórmulas predefinidas en las cuales se puede hacer referencia a un rango de celdas.

OPERADORES Operadores matemáticos que pueden incluirse en una fórmula:

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JERARQUÍA DE OPERADORES Al realizar operaciones es fundamental tener en cuenta la jerarquía de los operadores para obtener los resultados que estamos buscando, de lo contrario, arrojará como resultado un valor erróneo.

HERRAMIENTA RELLENAR Permite rellenar rápidamente varios tipos de series de datos. Es una manera muy cómoda de completar series de meses o días de la semana, listas, números con incrementos constantes, etc. Para ello debe: •

Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar.

•

Escriba el valor inicial de la serie.

•

Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.

•

Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6, 8..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2..., puede dejar en blanco la segunda celda.

•

Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.

•

Arrastre el controlador de relleno

(control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina

superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del ratón sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra) hacia las celdas contiguas hasta alcanzar el rango que desee abarcar. REFERENCIAS A CELDA •

Referencia a celda relativa: La mayor parte de las direcciones son relativas, es decir la dirección de la celda a la que se hace referencia es relativa a la celda en la cual está posicionado. Es relativa cuando indicamos la columna (letra) y fila (número) de la celda al incluirla como parte de una fórmula . Si copiamos dicha fórmula en otras celdas de la hoja, Excel convertirá la letra y número de las referencias que aparezcan en función del desplazamiento de la c opia. Ejemplo: B6

•

Referencia a celda absoluta: Se indica anteponiendo el símbolo $ al identificativo de columna y fila. Ejemplo: $B$6

•

Mixta Es posible que nos interese mantener una referencia relativa para las filas y absoluta para las columnas o viceversa. En estos casos utilizamos el modo mixto. Se indica anteponiendo el símbolo $ al identificativo de columna o fila que necesitamos mantener. Ejemplo: B$6 (columna relativa, fila absoluta), $B6 (columna absoluta, fila relativa). 7

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FORMATO DE CELDAS

FORMATO DE DATOS

ALINEACION

FUENTES

RELLENO

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BORDES

COPIAR FORMATO Esta opción permite copiar el formato existente en una determinada celda (bordes, rellenos, fuente, etc.) a otra u otras celdas consecutivas o alternadas Copiar el formato a varias celdas consecutivas 1. Seleccione la celda que contienen el formato que desea copiar. 2. Seleccione Inicio > Copiar formato y, a continuación, seleccione las celdas donde desea usar el formato y arrastre el mouse en el rango deseado. Copiar el formato en celdas no consecutivas 1. Seleccione la celda que contienen el formato que desea copiar. 2. Seleccione Inicio > Copiar formato (doble click) y, a continuación, seleccione las celdas para pegar el formato. 3. Presione Esc en el teclado para desactivar el pincel. INSERTAR FILAS Y COLUMNAS Seleccionar la fila o columna que necesitamos quede detrás de la insertada, y posteriormente accedemos al menú contextual y seleccionamos la opción Insertar. Se creará una fila (o columna) en blanco en la posición deseada.

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ELIMINAR FILA/S O COLUMNA/S Eliminar una fila o columna completa: Seleccionar la fila o columna a eliminar haciendo clic en la cabecera correspondiente, y seguidamente accedemos al menú contextual y seleccionamos la opción Eliminar. La hoja compacta el espacio que ocupaba dicha fila o columna y renumera los encabezados del resto de filas y columnas de la hoja. Eliminar o insertar varias filas o columnas consecutivas: seleccionarlas previamente mediante un clic, y proceder del mismo modo que el citado anteriormente. ANCHO DE COLUMNAS El ancho de las columnas es predeterminado por la aplicación. Para modificarlas: situar el puntero en la línea de separación de los encabezados de la columna a modificar su ancho y la siguiente (letras mayúsculas) y arrastrar la línea de separación entre ambas a la posición deseada. También podrá hacerlo mediante el menú contextual de una columna seleccionada. Si en lugar de seleccionar una columna lo hacemos con varias, la anchura indicada se aplicará a todas ellas. Para tener en cuenta: Cuando hacemos doble clic entre las letras que encabezan las columnas, la misma se ajusta automáticamente al contenido de mayor longitud de cada una de las columnas que estuviesen seleccionadas. ALTO DE FILAS El programa también define una determinada altura para las filas. Para modificarla, situaremos el puntero en la línea de separación de los encabezados de la fila en cuestión y la siguiente (números) y arrastraremos la línea de separación entre ambas a la posición deseada mediante una operación de arrastre del ratón. También en este caso, podemos hacerlo mediante el menú contextual en una fila seleccionada, y si en lugar de seleccionar una fila lo hacemos con varias la altura indicada se aplicará a todas ellas. Tenemos el ajuste automático haciendo un doble click en lugar del movimiento de arrastre. Existe la opción Ajustar texto, que permite que todo el contenido de una celda sea visible dentro de una celda, mostrándolo en varias columnas. INMOVILIZAR LOS PANELES PARA MANTENER VISIBLES LOS ENCABEZADOS DE COLUMNA Si necesita que los rótulos de columna permanezcan visibles mientras introduce nuevos datos al final de la lista, seleccione la fila, solapa Vista, Ventana, pulse Inmovilizar paneles. Puede desplazarse a lo largo de la hoja y la fila inmovilizada seguirá visualizándose.

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VALIDACION DE DATOS Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo.

Procedimiento: 1. Nos posicionamos en la celda o rango de celdas en las cuales vamos a ingresar los datos por medio de la lista. 2. Menú Datos. 3. Botón u opción validación 4. Dentro de los criterios seleccionamos la opción LISTA como se visualiza en la imagen.

5. En el cuadro de texto de Origen, ingresar el rango que contiene los datos. 6. Seleccionar ACEPTAR

COMBINAR CELDAS Es práctica habitual centrar el título en el ancho de toda la tabla. Se utiliza la opción Combinar y centrar que aparece en el grupo Alineación de la Cinta de herramientas.

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FORMATO CONDICIONAL SEGÚN EL VALOR Para resaltar determinados valores que cumplen una determinada condición, podemos aplicar a las celdas un formato condicional, es decir, que el formato aplicado dependa del valor que contiene la celda. Existen distintos formatos condicionales según el valor concreto que contiene la celda, según la posición relativa que ocupa cada valor en la colección, o bien se pueden mostrar por rango de datos, escalas de color o por conjuntos de iconos. FÓRMULAS Y FUNCIONES Una hoja de cálculo es una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Una función es una fórmula predefinida que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. Para ingresar una fórmula o función siempre debe ingresar el signo igual =, a continuación, una expresión matemática válida, ya sea una operación básica +,-,/,x o una función. NOMBRE DE LA FUNCION

ARGUMENTOS

=SUMA(A2:A6) REFERENCIA DE CELDA

OPERADORES

=(B3*C3)/2

VALOR CONSTANTE

REFERENCIA DE CELDA

La sintáxis de una función consta de dos partes: el nombre de la función, seguido de una lista de argumentos encerrados entre paréntesis. TIPOS DE FUNCIONES Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Insertar función Una función como todos los datos se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de un asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

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Procedimiento: • Situarse en la celda donde necesitamos ingresar la función. • Hacer clic en la pestaña Fórmulas. • Elegir la opción Insertar función. O bien, • Hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. • Aparecerá un cuadro de diálogo Insertar función. Excel nos permite buscar la

Para que la lista de funciones

función que necesitamos

no sea tan extensa podemos

escribiendo

seleccionar previamente una

una

breve

descripción de la función, en

categoría

el recuadro Buscar una

combinado, así en el cuadro

función: y a continuación el

de lista sólo aparecerán las

botón forma

, de esta no

necesario

conocer cada una de las funciones que

incorpora

Excel ya que nos mostrará en

el cuadro de lista Seleccionar una función: la función que se relaciona con la descripción escrita.

del

cuadro

funciones de la categoría

elegida y reducirá la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría

podemos elegir

Todas.

cuadro de

lista

Seleccionar una función: hay que elegir la función que

deseamos haciendo clic sobre ésta.

Una vez que hemos seleccionado una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.

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FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS -

RAIZ(número): Devuelve la raíz cuadrada de un número.

PRODUCTO(valor1;valor2;…;valorN): Devuelve el producto de los distintos argumentos proporcionados. Es equivalente a utilizar una expresión similar con el operador * (valor1*valor2*…*valorN).

REDONDEAR(valor;precisión): Devuelve el número proporcionado en el argumento valor redondeado a tantos dígitos decimales como indica el argumento precisión.

PI(): Devuelve el valor del número pi. Es un ejemplo de una función sin argumentos.

SUBTOTALES(): devuelve un subtotal dentro de una lista o base de datos. Su sintaxis es: SUBTOTALES(núm_función;valor1, valor2, ...) Se ingresa un número del 1 al 11 que indica la operación que debe ser efectuada en el cálculo.

Núm_función

Función

101

PROMEDIO

102

CONTAR

103

CONTARA

104

MAX

105

MIN

106

PRODUCTO

109

SUMA

SUMA(): Suma todos los números de un rango o valores individuales.

Procedimiento utilizando la herramienta AUTOSUMA -

Valor1, valor2 son de 1 a 254 rangos o referencias a los cuales se les aplicará la operación.

Situar el cursor sobre la primera celda vacía, preferiblemente a continuación del rango de datos que necesitamos sumar, y seleccionar el botón Σ de la Cinta de herramientas, solapa Inicio. En la celda seleccionada se introducirá 14

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la sintaxis correcta de la función, proponiéndonos además una sugerencia para el rango de datos, el cual se puede cambiar simplemente seleccionando el deseado. -

Presionar Enter. Se visualizará el cálculo del resultado en la celda activa.

Sintaxis de la función: -

=SUMA(número1;número2; ...) Número1;número2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

=SUMA(rango)

Fórmula

Descripción (resultado)

=SUMA(3;2)

Suma 3 y 2 (5)

=SUMA("5";15;VERDADERO)

Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor lógico VERDADERO se traduce como 1 (21).

=SUMA(A2:A4)

Suma los tres primeros números de la columna anterior (40).

=SUMA(A2:A4;15)

Suma los tres primeros números de la columna anterior y 15 (55).

=SUMA(A5;A6;2)

Suma los valores de las dos últimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no numéricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2).

FUNCIONES ESTADÍSTICAS - PROMEDIO(rango): Devuelve la media aritmética de los valores numéricos incluidos en el rango especificado (suma de los valores, dividida por cuenta de los valores). - MIN(rango) o MAX(rango): Devuelve el mínimo o máximo valor numérico encontrado en el rango especificado. - CONTAR(rango): Cuenta el número de valores numéricos encontrados dentro del rango indicado. - CONTAR.SI(rango;criterio): Cuenta el número de valores encontrados dentro del rango indicado que cumplen una determinada condición.

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FUNCIONES DE BUSQUEDA Permiten localizar valores que se encuentran en tablas dentro de la hoja de cálculo. -

=BUSCARV(): Busca un determinado valor dentro de una tabla (rango) en sentido vertical.

=BUSCARH() : Busca un determinado valor dentro de una tabla en sentido horizontal. Sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_filas)

FUNCIONES LÓGICAS Se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de una condición decidiremos ejecutar una u otra acción. La evaluación de una operación lógica puede devolver únicamente uno de los dos valores, VERDADERO o FALSO. -

=SI(condición;valor_verdadero;valor_falso) Comprueba el resultado de la condición expresada en el primer parámetro. Si es verdadera, entonces el resultado será la expresión indicada en el segundo parámetro. Si es falsa, el resultado será el proporcionado por el tercer parámetro.

FUNCIONES ANIDADAS En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Ejemplo: =SI(A3>3;=SUMA(A3:A10);A10-5) FUNCIONES DE FECHA Y HORA Función

Descripción

AHORA()

Devuelve la fecha y la hora Actual

AÑO(núm_de_serie)

Devuelve el año en formato año

DIA(núm_de_serie)

Devuelve el día del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)

Calcula el número de días entre las dos fechas

DIASEM(núm_de_serie;tipo)

Devuelve un número del 1 al 7

FECHA(año;mes;día)

Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Devuelve la fecha en formato de fecha

HORA(núm_de_serie)

Devuelve la hora como un número del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha)

Convierte una hora de texto en un número

HOY()

Devuelve la fecha actual

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MES(núm_de_serie) MINUTO(núm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(núm_de_serie)

Devuelve el número del mes en el Rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como números Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

POSIBLES ERRORES Cuando introduce una fórmula pueden aparecer los siguientes contenidos erróneos en la celda: • #####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. • #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. • #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. • #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. • #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórm ula. • #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. • #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. • #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan. CREAR GRÁFICO Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculos. Procedimiento:

• Seleccionar el rango de datos que van a ser objeto de representación (incluidos los rótulos y títulos de las filas y columnas correspondientes, en caso de existir)

• Luego llamar al Asistente para gráficos de Excel haciendo clic en el botón correspondiente que se encuentra en la barra de botones estándar, el cual nos guiará en cada uno de los pasos hasta su finalización.

Menú Insertar

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Estas barras de herramientas DISEÑO y FORMATO se activan cuando seleccionamos el grafico creado y nos permitirán agregar elementos, modificar los existentes en el gráfico, y dar el formato deseado al mismo. Componentes de un gráfico • Marcador de datos: cada marcador de datos (barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico) representa un valor numérico que procede de una celda de la hoja de cálculo; los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos. • Serie de datos: diferentes puntos de datos relacionados, que se trazan en un gráfico mediante una trama o color común y se representa en la leyenda del gráfico. • Leyenda: cuadro que indica las características representativas de las diferentes series de datos. Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series, por lo que estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico. •

Etiqueta de datos: Es muy habitual que, al presentar los datos en forma de gráfico para ver su evolución o tendencia, queramos asimismo tener visibles alguno o todos los datos concretos; en estos casos, es muy interesante añadir el valor (o su nombre, o porcentaje...) como rótulo en su representación.

• Nombres de categoría: también Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. • Títulos: identifican o dan información adicional al gráfico, o bien a diferentes partes de él, como por ejemplo los ejes. • Eje: línea que rodea los datos, marco de referencia para medir o comparar (eje de ordenadas “y” y eje de abscisas “x”)

Principales tipos de gráfico • Gráfico de columnas (o barras) agrupadas: representa de manera comparativa los diferentes valores que toma una o más series de datos, según la longitud de la columna (o barra horizontal) que los representa.

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• Gráfico de columnas (o barras) apiladas: representa de manera comparativa el aporte de cada valor al total de la serie según la longitud de la columna (o barra horizontal) que los representa.

• Gráfico de columnas (o barras) 100% apiladas: representa de manera comparativa los diferentes porcentajes que cada valor aporta al total fijo de su serie según la longitud de su porción de columna (o barra horizontal) que los representa.

• Gráfico de líneas: representa una línea que une los diferentes valores que toma una o más series de datos.

• Gráfico circular: representa la proporción del aporte de cada uno de los valores de una serie de datos según la relación de tamaños de sectores circulares.

Intercambiando filas y columnas En ocasiones, cuando realizamos la representación gráfica de tablas de datos, con varias filas y columnas, éstas puedan ser asociadas indistintamente como las series de datos; en general, Excel tomará por defecto una de las dos opciones. Cuando tenemos una tabla de datos, tenemos dos posibilidades de asignación de las filas o columnas de datos la representación en los ejes del gráfico. El programa representará una de ellas por defecto, pero podemos alterarlo pulsando el botón Cambiar fila/columna que tenemos en la ventana Seleccionar origen de datos.

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Selección de rangos discontinuos Si las celdas que deseamos seleccionar para el gráfico no están en un rango continuo, seguiremos este procedimiento: seleccionamos el primer grupo de celdas que contienen los datos que deseamos incluir, y mientras mantenemos presionada la tecla CTRL, seleccionamos otros grupos de celdas. Hay que tener la precaución de que las diferentes selecciones no consecutivas deben formar un rectángulo. Modificación de los datos de un gráfico La modificación los datos de la hoja de cálculo que dan origen a un gráfico, provoca un recálculo de los resultados, y por lo tanto la actualización de la representación gráfica de los mismos. La modificación de los datos relacionados con el gráfico afecta tanto a la información numérica, como a los textos o a las fórmulas. Edición de detalles de elementos del gráfico Una vez seleccionado un gráfico, podemos seleccionar cualquiera de sus elementos haciendo clic sobre el elemento correspondiente. El elemento seleccionado se marcará mediante indicadores, los cuales, debemos asegurarnos, identifican al elemento sobre el que queremos trabajar. Una vez seleccionado el elemento deseado, podemos actuar sobre cualquiera de sus características (fuentes, colores, rótulos, escalas, alineación, etc.), mediante la opción correspondiente.

Herramientas para modificar el gráfico

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Presionando el signo

Presionando el botón

ORDENAMIENTO Ordenar implica organizar los datos para facilitar el análisis. Para utilizar esta función seleccione la columna o área de datos a ordenar, a continuación, seleccione el ícono correspondiente. Puede ordenar los datos seleccionados en forma ascendente o descendente. Si necesita ordenar un grupo de datos por distintos criterios, seleccionar la opción Orden personalizado. FILTRO Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos en una base de datos y trabajar con el mismo. Los filtros nos permiten establecer una condición que deberán cumplir los registros (filas) que deseamos visualizar. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna.

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Se pueden combinar filtros por varios campos, para lo cual necesitamos especificar los valores deseados en cada uno de los campos. Se visualizarán únicamente los registros que cumplan todos los criterios indicados en los filtros.

IMPRESIÓN DE HOJA DE CALCULO

Configuración de la hoja e impresión Mediante la solapa Archivo, seleccionando la opción Imprimir se accedes a la vista previa de la hoja impresa, aquí podremos indicar el número de copias, selección de la impresora, y una serie de opciones de configuración rápida de distintos parámetros de impresión: qué imprimir, si hacerlo a una o dos caras, modo de intercala do de las páginas, orientación, tamaño de papel, escalado etc.

En la solapa de Diseño de página de la Cinta herramientas disponemos de diversas opciones para controlar cómo quedará impresa la hoja de cálculo.

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL LITORAL FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS

Curso de Acreditación INFORMÁTICA

TEMA: LOS PAQUETES DE OFICINA – PLANILLA DE CALCULO - MICROSOFT OFFICE EXCEL

En la pestaña Página podremos seleccionar la orientación del papel, el tamaño de la hoja, la escala, etc.

Desde la pestaña Hoja podremos seleccionar el área de impresión, si deseamos que la división de celdas resulte impresa tal como la vemos en la pantalla, la calidad de impresión, si deseamos que se impriman los encabezados de filas y columnas y el orden en que se imprimirán las páginas .

La pestaña Márgenes nos permite definir exactamente la distancia entre el área de impresión, el encabezado y pie de página, y los extremos de la hoja de papel. También nos permite centrar la impresión tanto horizontal como verticalmente. Usamos la ventana Hoja para imprimir el contenido de una o más filas o columnas de encabezado en cada una de las diferentes páginas en que el documento será impreso, o para alterar el orden de impresión de las páginas.

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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL LITORAL FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS

TEMA: LOS PAQUETES DE OFICINA – PLANILLA DE CALCULO - MICROSOFT OFFICE EXCEL

En la pestaña Encabezado y Pie de página podremos seleccionar

diversos

valores

predefinidos,

bien

personalizarlos como deseemos, por medio de las diversas herramientas que nos ofrece la pestaña de Diseño.

SALTOS DE PÁGINA Podemos forzar saltos de página situándonos en la celda que queremos sea la primera de la nueva página, y en la pestaña Insertar, opción Saltos. El salto de página es tanto horizontal como vertical. Para quitar un salto de página, nos situaremos en la misma celda que lo contiene (la primera que aparece en la siguiente hoja impresa), y seleccionaremos la orden Quitar salto de página

Bibliografía - Curso Excel: gestión de datos. Universidad Politécnica d Valencia. Plataforma EDX. Disponible en: https://courses.edx.org/courses/course-v1:UPValenciaX+xls101x+1T2016/course/ - Microsoft Office. Sitio Web. Aprendizaje de Excel. Disponible en: https://support.office.com/es-es/article/Copiar-formato-de-celda-6207db27-7981-4b83-bd29-cc68c333dcfa - XExcelTotal. Sitio Web. Disponible en: https://exceltotal.com/formulas-de-excel/