知 ⼰
知 彼
知己，知彼——服装外贸英语和其他
从外贸供应商到中间商到零售商，一路走来看到了不同的 风景，接触了不同的文化。这是对十几年做服装的观察， 感想和记录。
天时地利人和——了解客户的公司文化，背景，大环境
一，公司的历史，规模 做生意自然要知道对方是个什么样的人家
1）大公司还是小公司 大公司偏向于一个萝卜一个坑各司其职。各部 分工 的结果就是一件事情必须经过几道手续。以做合同为例， 买手（Buyer）
认了一个价格交期以后交给其助理
（Buyer's Assistant）输入相 将资料交于计 需要经过计
信息资料，然后买手助理
助理（Planning Assistant）核实，有时还 员（planner）审查。计
助理在系统里生成
合同后交回买手助理（或直接交给买手）。买手签字后交 助理转发给供应商。 这其中任何一个环节出现延误或者失误，都将影响供 应商实际收到合同的时间。有时一个延误可能只是某个人 1
Fae Huang
的情绪问题。这里要注意多数洋人很少当面给对方脸色看， 即便心里很不满着急，也会表现出非常“友好”的假象，可 能会花15分钟时间和对方嘘寒问暖后，最后才表达“这个合 同很急，你能不能今天一定做出来”的要求。 小公司（包括一个规模小的办公室人口）人员少分工 不细，一个人往往承担几人份的职务范围，因此没有层层 卡要过，失误和延误的几率降低反而效率可能更高。 你无法改变客户公司的规模构成，但你可以根据客户 的实际情况调整你的“作息时间”，有预见性的进行报价， 调整与工厂下单的方式方法和时间，尽量避免无谓的等 待。
2）历史悠久还是新成立的公司 历史悠久的公司自有一套它的系统方法，基本上是你 必须去适应它，它不会来主动适应你。尤其注意它的系统 可能已经有点过时但因成本等问题而无法采用最新的技术 （尤其是既大又久的公司），有时会把简单事情复杂化。 基本上你只要想做这个生意就只能跟着它转。店大欺客， 店大同样欺供应商。
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新成立的公司 活机动性高，更加愿意听取供应商的 意见，可能更加容易沟通。但实力相对薄弱，不一定有一 个先进的后台系统支
。
记住，这里提供的只是可能性和一些实例。每个客户 的情况都不同，但对于供应商来说了解你的客户，了解一 些订单外的情况，对今后实际操作过程中的“走一步看三 步”至
重要。
二，客户国家的历史，规模，相应的法规 一个粗略的了解可以帮助你更快掌握客人的特点和要 求，避免无用功和过高的期望。以新西兰为例： 1
这是一个羊比人多的偏僻国家——所以不要过于期 待2000件以上的订单 。
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这是一个英联邦的国家——所以它的审美传统与理 想，主体消费者身型更接近欧美。你要推荐产品的 话以欧美国家风格为主，成功的可能性要大一点。
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这是一个发达国家中的农牧业国家——所以人们对 时装的敏感度不如其他高密度人口的发达欧美国家。 也就是说太过前卫的颜色设计一般不大会被采用。
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这是一个法律法规健全的国家——所以对品质的要 求非常严格（注意这里主要是指面辅料达到环保检 测标准，不包含服装尺寸等纯做工要求）。所有商 标类的格式内容必须符合法律规定（如洗涤指示的 字母高度必须达到2mm以上）。
法律法规健全还意味着员工权益得到充分保护，公司 不能强行要求员工加班取消假期等。了解客人的休假安排， 公共假日时间对 保交流的通畅及时和样品准时 认至 重要。
三，送礼的文化区
——不要相信“礼轻情谊重”
很多供应商会准备小礼品给到访的客户，或者在圣诞 节期间寄送礼物已示感谢。经常看到的一些礼品： •
真丝围巾
•
茶叶
•
圣诞卡 4
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•
具有民族特色的书签（如京剧脸谱），文具 ，装饰 品
大家的心意是好的，但这里要认清一个现实，就是大多 数的洋人对我们的文化和历史是不了解的也是不感 趣的。 相反在西方很多人的心里对亚洲尤其是中国有一 微妙的 不甘心的轻视。明白这一点之后就容易理解为什么越有民 族特色的东西越容易被 在一边。 •
真丝围巾——很大的一个问题是审美观的不同。我 们觉得好看的花型人家觉得不好看。
•
茶叶——不要相信所谓的西方人越来越青睐东方的 健康饮料。 实绿茶的认知度比以前高很多，但多 数普通洋人并不喝绿茶，更 提略带苦味的散装茶 叶（很多人对茶叶散在水里有抵触感）。
•
圣诞卡——有些公司会用收到的圣诞卡做一点圣诞 期间的装饰，但圣诞节过后的处理就成了问题。扔 掉可惜，放着说实话白占地方。尤其很多供应商的 卡片上写的贺词完全没有个性，纯粹 个数报个道 而已。所以在这个环保的时代还是让电子卡片完成 “祝你圣诞快乐”的任务吧。
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•
具有民族特色的东西——基本是“食之无味弃之可 惜”的类
。文化，历史，审美不同，简单讲就是人
家看不上。
那么送什么好
？其实不送也罢。多数洋人真的不会
因为拿过你东西就对你“留情”。中国文化中“拿人的手软”这 一点在他们身上几乎体现不出。 当然从增强感情促进交流来讲，或者纯粹的只是想要 表达感激之情，圣诞节时送小礼也是人之常情。这时建议 尽量挑选国际性品 的非贵重商品，比如护手霜，口红， 钥匙圈，文具类等等——注意是有国际认知度的
子或者
形象。
子认识了，对礼物的“信任”度也加深，他们也收
的比较
心。本地供应商这时经常会送葡萄酒香槟，美容
套
券以及高级食品礼篮之类。
总结起来，想要送礼表心意建立深厚友情的就算了。 他要杀你价格或者逼你空运时根本不会记得你都送了什么。 但小礼品确实有助于建立更顺畅的交流通道（虽然很多时 候都是暂时性的），所以要送就送点人家不会直接转送或 者过两个月扔垃圾桶的东西吧。
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英语交流——回到基础（go back to basics） 其实很多时候我们只是需要回顾一下刚 时候老师教了什么
始学英语的
一，拼写
拼写很重要。对所有书面正式交流而言，拼写正 是 第一要紧。这是最最基本的要求。想象一下如果你读到一 封错 字百出的中文邮件，你对写这封邮件的人会留下什 么印象？同理，连单词都拼不对的人如何赢取客户信任？ 很多供应商的英文邮件是在中文输入环境下输的英文 ， 因此有些拼写错误系统无法自动发现。建议写英文邮件时 转换成英文输入法，最大程度地使用系统的自动识 功能 少错误。 注意空格的正 使用。很多人容易忽略标点符号和数 字后的空格使用。这一点尤其表现在洗标上，面料成分百 分比与成分名之间应该有空格。
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观察以下格式对比： 正
格式
错误格式
100% Cotton
100%Cotton
55% Cotton, 45% Polyester
55%Cotton,45%Polyester
二，日期与时间格式 英联邦国家 ：日／月／年 美国：月／日／年 中国，日本：年／月／日 例子： ex−work 5/10/2017 离厂日是2017年5月10日？还是10月5日？ 建议：为避免误解，月份用字母拼写：5 Oct 2017 你可能同时处理几个国家的订单，你的客人可能是一 个在新西兰工作的美国人。为避免不必要的误解和损失， 成拼写月份的习惯可能会在某一天为你节省一大笔空运 费。 8
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三，略写 不同于短信，网络发言，邮件是相对正式的书面交流 方式，频繁使用略写会不自觉降低内容的正规性，严肃性 和商务属性。有些不常见略语由书写者自由发挥（比如I/ O），往往会造成读者的误解，影响交流的通畅。有些客 人也会用略写，尤其是打字速度偏慢的“一指神功”族，但 客人用与供应商用立场不同，作为供应商还是要平日里就 严谨对待书面交流的内容，避免无意中留下轻率不靠谱的 印象。 以下是经常看到的常用略写。很多人已经习以为常都 不知道完整的单词应该怎么拼写了。 略写
完整拼写
TKS
Thanks
Rgds
Regards
B. Rgds
Best Regards
Pls
Please
Rvd
Received
I/O
Instead of
Fcty
Factory
UR
Your
在一封正式的英文公函中是绝不可能出现这些略写的 。 所以我个人的建议是不要使用以免 成坏习惯。 9
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四，注意书写格式 •
忌整封邮件用大写字母 ——这是绝对的大忌
•
慎用彩色字体（红蓝绿等），尤其是初始邮件
•
慎用粗体，斜体字母
•
慎用感叹号（有些人手滑喜欢连用看得人很不舒 服） 大写、粗体、红色、斜体等均表示有重点要强调，需
要对方引起高度重视。尤其是大写字母有“shouting“的即视 感。通
大写字母等同于从头呐喊到尾，给客人留下非常
rude的印象（而且全大写字母的邮件很不容易读）。这些 字体偶尔用可以很好地传达你的紧迫感引起重视，但经常 用可想而知只会引起反感，反而不把你当回事（跟“狼来 了”是同样的道理）。 同样感叹号也有“呐喊”的强烈既视感。观察洋人的邮 件其实 少用感叹号，尤其是针对外部对象。一旦用了就 是在传达一个很强烈的感情，往往对供应商来讲不是好兆 头。 总结一下，作为供应商，你的邮件应该是有礼有节， 叙述清晰表达明确在商言商。不要让你的邮件充满“愤懑” 的情绪，似乎必须借助“shouting”才能达到目的。 10
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五，语法：语法是非常重要的！ 对于完全不懂中文并且从未与中国人的英语打过交道 的外国人来说，语法错误会造成理解困难，完全不知道对 方想讲什么。 例子：I will sent the sample tomorrow •
是已经送了还是没送？
•
是时间单词tomorrow用错了？其实想说yesterday？
如果对方知道事情来龙去脉，他也许可根据前因后果 来判断你的意思。但如果对方不清楚完整的过程或不习惯 中国人英语表达的常见错误，他会要求你进一步解释。本 来一封邮件就解决的事情变成几封邮件来回。 基本语法一定要正 。不要相信所谓的能 口就好， 把单词 起来就可以语法不重要之类的借口。文盲都会 口，但文盲还是文盲。想要让自己的意思完整、清晰、正 而且有力地传达，语法一定要重视。
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掌握一些写作技巧可以帮助遮盖语法基础不牢的弱点 。 比如：
• 避免写过长的句子，段落。使用1，2，3列条目的方式 缩短句子但又保证重点都概括到。
• 虚拟语气太 杂尽量不要用（尤其是倒装句），但简单 的虚拟语气肯定不可避免那就尽量用正 were you)
（e.g. If I
• 定语从句的that，which，who，whose，where等不 要张冠李戴，不然有时真的看着头晕。如果用不好定语 从句还是将一句话拆成 句保险一点。
• 做有心人注意观察客人的邮件里使用的一些表达，很多 自己以后可以直接用。
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以下是一些非常基本的语法拼写错误例子。书写者若非 基础
差，就是
其不用心。
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分析：短短
则邮件基础错误匪夷所思
• •
“will sent” 自称“Miss”
•
客人名字拼写错误，且首字母没有大写。
• •
“having look“ 多余使用定冠词“the”BW8-173
更加适当的说法： We are （still） sourcing the fabric for BW8-173.
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[练习➕ 体会] 以下是
封典型的中式英语加上几乎通
的
语法时态错误：
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如果是你会怎么写？
其他低级错误：
• 1nd strike−off • 2st handloom • 收到意见或者指示之后“well notes” （应该是“well noted”）
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六，中式表达的误区 这是一个出镜率极高的搭配。 Hope you can understand. Hope you can really understand. 中文想表达：希望你能理解。 Understand在中文做“理解”解时，有希望对方能明白 我的处境，情况，理由的意思。但英文这样表达造成的直 观感觉是“你听得懂我的意思吗？”，“你到底明不明白我的 意思？” 这其中传达出来的微妙语感往往给读者留下很不舒服 的感觉。
[练习➕ 体会] 下面
句话表达的意思不完全一样。
• The buyer understands your situation. • The buyer is (very) understanding of your situation. 17
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怎么写邮件其实是跟单水平的体现 一，回邮件时的注意事项 对于重大问题如交期价格索赔的讨论，有些邮件不用 急着回。 多数供应商非常负责，为自己立了一个 客户邮件必 须当天处理掉 的规矩。这本身是好事，但有些邮件其实不 妨等上24小时再说。比如： 1. 价格的来回讨论。客人将价格压得 低 狠，你的价 格已经很辛苦了，但对方继续在压。这时不要急着回 认，否则会让人觉得 你的价格怎么这么容易下 来？可见是报高了 的印象。 2. 交期以及质量问题发生索赔，但责任在谁是个灰色地 带。 3.
到不讲理的客人无理取闹，你已经很上火了。
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到这些情况建议给自己（其实也是给客户）24小 时冷静期，先把回信 在一边处理其他事情，第二天（或 隔个周末）再回过头来向客户说明情况或者进行协商。这 样做可以避免在高度紧张 奋上火的状态下写出不知轻重 的邮件，要么得罪客人，要么不小心同意不该同意的条件。
人一紧张 奋，往往会犯平时不会犯的错误。拼写语 法尤其如此。找几 你以前写的邮件重新读一下，看看你 能找到多少错误。有时候一封邮件第二天回过头来再看一 遍时都会觉得 我怎么这么写了 ， 这个单词用错了 。 温故而知新 的道理随处都在。
二，一事一议 避免重
REPLY在同一封原始邮件上，尤其不要在
旧的主题上新 一个主题导致邮件越来越长，最后谁也分 不清这封邮件到底是 于什么主题。尽量一个主题一封邮 件以避免串味错过重点。 我个人发邮件和 认意见时偏向于一个款式或者一个 合同发一个邮件，而不是几个款式合在一起（除非是 联 19
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性 强的款式）。这样做的好处在于以后 个款式发生问 题时进行追溯搜索，可以最大程度的缩小范围节省时间。 否则只因一 始把几个款式放在一封邮件里，最后搜出一 堆无
紧要的邮件。
如果 到个喜欢 三带四的客人，在解决一个问题之 后你要主动帮他把邮件斩断另起一 讨论其他事情。注意 “主题”栏要与实际内容相配不要挂羊头卖狗肉，不然以后 找起来累死人。
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三，催促的技巧——不要重
RESEND
在准备resend之前先想一下有必要吗？是不是有其 他事情可以先做。 在这里万事走在客人前面是重中之重。“走一步看三 步”（后面还有详述），留下足
的时间让客人去纠结讨
论。有时客户有自己公司的实际情况要协调（尤其是 于 交期，需要协调的部 很多），你觉得问了一个很简单的 问题，但实际上客户内部可能有你没预想到的状况，无法 及时给你回音。有些客人可能只是纯粹的缺乏经验和知 识，你问的问题他都不知道什么意思，所以你要预留时间 让他自己先想明白。 避免“今天想明天要”的情况。你永远不知道客人那边 下一刻会出什么幺蛾子（提前下班，病假，突然辞职，突 然 会，等等）。永远不要指望每个客人跟你是一样的劳 碌命——
到一个会加班甚至下班后还会搭理你的客户是
偶尔的运气，不能作为常态来计算到你的计
中去。
还有一种情况是对客户的邮件理解不充分或者理解偏 差导致你觉得没有得到回音，其实人家已经告诉你了。这 种情况一定要谨慎，不然极易留下”这个人的理解能力到底 怎么样？“的疑惑影响以后交流。
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必须要催促时注意方式方法和语气。避免使用简单粗 暴的“Resend”加感叹号的格式。可以委婉的在原来的邮件 上询问对方是否收到这个邮件（例一），或者提醒客人工 厂在等回信否则什么都进行不下去（例二）。如果实在太 拉，那么你就要明 说明因为这个延误大货交期会受影 响（见最后的例子）。
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例一：
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例二：
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Fae Huang
四，
重点：走一步看三步。
这里面包含了太多的学问和经验，对于刚上手的新业 务员来讲很多时候不能预见也是无可奈何。只有在不断的 实践中积累交够一定学费以后才能慢慢领会掌握。 还有的情况是你看到了三步后的可能结果，但客人看 不到要一意孤行。这时你就要掌握如何提前预警的技巧， 要让客人知道你的想法，避免以后结果不如人意时他不能 反过头来让你背锅。
这里只举几个简单例子做参考。 情景一是单纯的跟单技巧。
- 一个很急的样品必须最 周五要 认。 - 样品周一完成可以寄了。 - 同时有另一个不太急的样品也在做，估计周二可以 完成。
- 你纠结于是不是周一先把急的样品寄了，这样周四 客人可以收到。
- 还是等两个样品都好了周二一起寄，这样周五客人 也可以收到，还省一个快递费。 25
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分析： 这里的关键在于弄清礼拜五是一个怎样的存在。 多数洋人公司的礼拜五是周末的前奏，这一天能明显 感到空气中有一 放松的感觉。其次很多公司会选择星期 五 告 茶会，庆生茶会，团队午 会，庆祝某人订婚， 结婚，生子，工作周年纪念，光 退休等等。即便什么都 没有，到周五下午三点多四点很多公司会提供company drink，这时葡萄酒香槟
酒饮料
片什么都出来了，大家
可以随时去喝个酒聊个天，不管有活还是没活（这里也体 现出为什么要了解客人的公司文化的重要性）。自觉的人 会喝点酒以后继续干活。不自觉的人会趁这个时候提早回 家。多数情况下老板就算不满意也不会说什么。 星期五的快递经常要下午三点多才能派送。
综合以上分析，显然在尽可能的情况下不要对星期五 寄予厚望，觉得客户会跟你一样把活干完再去周末放松。 人家一早就开始放松了。当然多数客人你跟她说明情况她 也会配合，但与其每次都像是要“求”一样才能“求”来结果， 不如一
始就对形势有个预判，避免陷入被动的局面。
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情景二是你比客人经验丰富时怎么说服他。
- 客人拿来一条全棉修身裤子要求寻找相同的面料做同样 的款。
- 你发现这个面料的缝线撕裂强度（seam slippage）有问 题，建议客人在面料里加氨纶，或者增加面料纱织克 重。
- 客人不愿意，坚持原样就是这样的所以没问题。 - 你从以往经验知道这 面料做修身裤 易发生侧缝线撕 裂导致索赔。 分析： 到一个经验水平都很一般的客人有时是相当痛苦的 。 想说服他又怕得罪他。什么都不说闷着头去做了，到时有 问题还是供应商倒霉背锅。这时候拿“原样也是这样的”去 推脱是没用的。毕竟消费者买的是你做的产品，不是原 样。 这里的关键是该说的一定要说，哪怕会暂时得罪客人 也要说，千万不要存侥幸心里。怎么说是关键，最高境界 是让客人听了你的话以后会照你的思路改正。你要表现出 你一切的出发点是为了buyer，不是你不愿照他指示做，只 是这里有现实的困难和过往的经验教训，这样做的可能风 险等。 怕最后推脱给工厂说工厂不愿意做也可以。这样 就算buyer最后一条道走到黑地做下去了，至少给他留下了 27
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深刻明
的记忆——而且一定要以邮件的方式——证明自
己“我提醒过你了，你
认的”。这是为今后可能发生的索
赔埋下据理力争的伏笔。
其实很多交期 延，索赔质量问题都是可以避免的。 走一步是一步的跟单只看到眼前的问题，经常拆东墙补西 墙永远被问题引导着走。 走一步看三步的跟单会在问题还没萌芽或即将萌芽时 就扼杀掉它。
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实际应用举例 场景一：如何自我介绍、推销 以下是一
比较成功的自我介绍邮件。
It was really nice talking to you. I have reached you for the purpose of business development. Pls note that Indus Apparel is manufacturer/exporter of Denim wear/Twill wear/Sportswear/Knitwear and has its network all around the globe . We are the largest supplier of “Under Armour” exporting 1.6 million pcs/month from our Jordan factory. We are also the only supplier to the world’s leading Performance Denim brand “Dish and Duer”. Attached is the company profile FYR which will give you a fair idea who we are. We are already working with USA, EU and Australia/New Zealand brands/labels and supplying them our product range. On your side of the world we are already serving brands like Hallenstein Brothers, Saint, Glassons ,Lonsdale & Decjuba and would like to add more prestigious brands like “Barkers” to our company profile. On our visit to Australia last month we met with good potential brands like Seed Heritage, Calibre and Zanerobe and today we are in product development phase with them. Our main focus for Australian market at 29
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this point of time is Denims/Fleece and Terrys(Jersey Wear) as these are our strengths where we offer superior product quality at a very competitive price which has enable us to stand strong in this market. Due to good market response from Australia/New Zealand, we are now setting up our office in Melbourne which will be operational by end of this year and I will be looking after all the operations. I have lived in Melbourne few years back when I was doing my MBA from Monash University and also I am resident of Australia. It would be great to move back so I can get an opportunity to work with good fashion brands and I am already in process of setting up liaisons. I will be in Auckland in 3rd week of November and would be great if I can see you- pls advise your availability ?. Will appreciate if you can take out sometime to see me and I would love to present you our product range which will give you an idea of our capabilities.. If you have any questions, do let me know and I will get back to you at earliest.
对比以下简介： http://tengchuantrade.en.made-in-china.com/companyFuzhou-Tengchuan-International-Trading-Co-Ltd-.html Fuzhou Tengchuan International Trading Co., Ltd is a new stype modern enterprise. We mainly supplies various promotional gifts, souvenirs, 30
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such as water bottle, car air freshener, umbrella. Our products enjoy high quality and favorable price. It win for the good reputation from our valuable customer from all over worlds. Our company consists of seven departments: Administration section; Financial section; Workshop section, sales section; After-sales section; VIP customer section and design section. We could according to UR requirements to offer u professional advice and draw the artwork for u better checking according to UR idea. Our motto is "let efforts above our excuses". We still insist the principle: "quality first, customer first, service first, continuous improvement and innovation to meet the customers" for the management and "zero defect, zero complains as the quality objective. " Welcome UR calling or email me, hope we could assist u to achieve the double win In the road of business. Cheers! 总结： 简介场合不同但出发点是一样的，那就是告诉可 能的新客户： 1. 我们是谁 2. 我们是做什么的 31
Fae Huang
3. 为什么你需要我们（我们能提供怎样的产品、服务） 4. 我们等着你来下单 第一
：
• 无明显语法拼写错误（有略写）。 • 条理清晰，覆盖全面。 • 英语表达符合英语习惯。 第二
：
• 拼写语法错误比比皆是。 • 迷之略写“UR” ——这里是以第二人称对客户说Your requirements，Your idea，用UR这种略写一下子将这 篇介绍落入一个四不像的境地。
• “中译英”式的表达。最后一段展望前景似的总结加 “Cheers”令人无语——这不是在写祝酒辞。
英文版的公司简介是寻找新客户或者客户找你的第一
张“名片“。单纯的将中文简介翻译成英语无法很好的传达 公司的实际情况。一般的翻译公司不了解服装业的具体词 汇和操作过程，生搬硬套的“植入”式英语经常不知所云。
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写一 吸引人又符合英语习惯的自我介绍邮件，一个 简单的方法就是参考国外公司的类似网站，观察人家是怎 么表达的，有些词汇是怎么用的。为自己公司写英文网页 是同样的原理。很多公司网页简介洋洋洒洒一大 ，各 誉一个接着一个，将取得的国内政治性成果翻译成英文 罗列了很多，但是一旦转到跟产品有 的页面，一下子有 一 天上掉下来的感觉。很多网站对产品几乎没有具体介 绍，只有陈旧的照片和过时的款式在充数。 我们要弄清楚客人到底是为什么来找你的——他是要 找人能
给他最好的价格，提供最好的产品和准时的货期。
他对你为浙江省到底贡献了几个GDP完全没有
趣。
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场景二：如何写报价邮件 了解客人的常规核价流程（各公司情况步骤可能不同但原 理类似）： 中间商： 工厂报价（美金转新西兰元）＋FOB运费＋杂费+利润 （一般在 20%∼30%）＋GST（goods and service tax）15%＝中间商报给buyer的价格
零售商： 1. 先设置一个大约的零售价RRP 2. 公司／buyer设置初始margin目标（intake margin） 3. 根据工厂报价核算是否可达到预设目标 4. 实际销售后的最终margin（去掉促销因素后，finish margin） 工厂报价（美金转新西兰元）＋FOB运费＋费用＝零售商 成本价
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如果工厂报价超出预估，buyer可能会调整零售价。 但由于新西兰市场零售价基本保持一定的稳定性，同样商 品进行季节性调价的频率并不高，所以多数情况会要求供 应商重新报价以达到目标毛利值。 Buyer会考虑： •
此产品是否会参加某一特定促销活动（打折，促销 如买一送一， 诞大
件八折／三件七折，作为赠品，圣
价等等）
•
市场同类产品零售价
•
汇率变动的影响
•
不同大类产品间的成本利润差
（低附加值和高附
加值如T恤和西服类）
报价的邮件第一要紧是别报错价。写完以后一定要重
新看一遍，确认没有打（数）字错误。 在拼写，数字都正
的前提下一定要
保你的报价基
础是和buyer一致的。不能你按照棉来报，buyer以为他会 得到个毛料。写邮件时尽可能将面料成分克重纱织加上，
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Fae Huang
以免以后一笔糊涂账。如果辅料有特殊要求也要考虑进 去。有些辅料一不小心就是个坑。 前期准备工作务必细致周到，对buyer的指示都清楚 了以后再进行。对于要换面料成分品质的款式，报价时要 考虑到换了以后是否可行（即“走一步看三步”），不要闭 着眼睛先报然后发现做不了。 在报价的同时注意 认交期。有时很急的单子供应商 只顾报价而不考虑交期，最后发现来不及时找客人商量， 往往会被
回去“你为什么报价时没说交期可能有问题？早
知道有问题我们就不下单了。现在你来不及就空运吧“。当 然
到特 不讲理的就算你一 始说了，他可能也不会理 你。这样的客人在报价时你就要充分考虑到这个特点，
是不是要多加一点以贴补可能的空运费用。
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Fae Huang
[练习➕ 体会] 学习以下报价邮件的可取之处和需要改进的地方。
Hi Fae, Now I quote the prices below. T-1: Denim Marle base colour. @USD6.50/PC FOB Shanghai. T-2: Ecru base colour. @USD5.65/PC FOB Shanghai. T-4: Smoke (Grey Millfly) base colour. @USD7.10/PC FOB Shanghai. T-5: Charcoal Marle base colour. @USD6.50/PC FOB Shanghai. T-6: YD stripe. @USD7.50/PC FOB Shanghai. T-7: Grey Marle base colour. @USD6.50/PC FOB Shanghai. T-8: Granite (Charcoal Millfly) base colour with all over wave print. - All over lacquer print quality. @USD7.30/PC FOB Shanghai. - All over discharge print quality. @USD8.10/PC FOB Shanghai. 37
Fae Huang
Remarks: for such thin wave print, we think all over lacquer print quality should be OK, so you just put the order unit price @ lacquer quality price first. If you are really NOT happy with lacquer quality, then you should amend the order price. T-10: Smoke (Grey Millfly) base colour. @USD7.10/PC FOB Shanghai. T-3: Cobalt (Denim Millfly) base colour. @USD7.35/PC FOB Shanghai. Remarks: according to your artwork saying: using discharged print. Could you also pls confirm that this T-3 is Cobalt (Denim Millfly) base colour instead of your original plan’s Marine (Sky Millfly). Thank you & best regards Remarks: according to your artwork saying: using discharged print. Could you also pls confirm that this T-3 is Cobalt (Denim Millfly) base colour instead of your original plan’s Marine (Sky Millfly). Thank you & best regards
可取之处：
需要改进的地方：
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Fae Huang
场景三：要求延长货期 这里如果是纯粹的工厂延误，那基本就看你运气好不 好了。你可以编一百个理由比如停电，失火，发大水，台 风暴雨，环保检查等等，buyer其实都不是很相信或者在乎 这些。这里要注意的是交期延误有时不仅仅是buyer可以做 决断的，还牵涉到市场营销部（marketing）的活动安排， 计
员（planner）的预算安排，因此有时
认交期需要几
天的时间。很多buyer就算本人愿意给你多点时间但如果 planner不同意，那也是爱莫能助。从供应商的角度来看觉 得Buyer是一个高高在上的角色需要仰视。但其实在一个 零售公司里面buyer只是一个起点式的存在，marketing （市场营销），planning（计 些部
），retail（
店销售）这
都可以对buyer的工作“指指点点”。
回到如何写邮件这一点。如果延误是由于客人 认 了或者打样过程中进行修改导致生产进度落后，你完全可 以写一 有礼有力的文章来为自己争取延期。为了写好这 样的邮件平时跟单时就必须注意搜集情报，对整个订单操 作有一个 强的时间概念。什么修改可行什么不可行，如 果修改会对交期有什么影响（包括面辅料的安排），样品 有没有及时安排寄出，客人的意见是不是清楚明白，客人 内部有没有发出相冲突的指示（如buyer和garment technician之间是不是意见一致），对所有这些情况必须做 到心中有数。一封好的邮件要能 39
把前因后果完整准
又
Fae Huang
精简的叙述出来，但不能加入情绪化的表达，避免指名道 姓地归咎于某一个人，以一 就事论事的专业态度进行处 理。 当然你所有的努力 到一个特 不讲理的客人可能都 是白搭。但我的宗旨是该说的还是一定要说，就算说了也 白说，至少你说了他不能说我不知道。你不说，他可以永 远装成不知道。 以下是本人同一客户之间 及相
于某一订单绣花颜色问题
交期延长的对话记录。
From: Fae Huang Sent: Tuesday, 10 January 2017 8:40 a.m. To: 'Q Cc: Ma Subject: RE: SW16502 Cavenagh Jersey - Embroidery HI Qn Thanks for the approval. I’m expecting shipping sample early next week. I will send to you as soon as I receive them. If they could be approved within a day or two, we should be able to catch the last vessel before CNY. Will keep you updated. Thanks Fae From: Que Sent: Monday, 9 January 2017 1:18 p.m. 40
Fae Huang
To: Fae Huang Cc: Mad Subject: Re: SW16502 Cavenagh Jersey - Embroidery Hi Fae, Mx is off sick today and is obviously not checking his emails… I’ve opened the embroidery samples and can approve the following : Charcoal : Option D Navy : Option C It’s a shame that we’ll miss next weeks vessel, but hopefully we’ll get on board the last now before CNY as you say. Please keep us updated with progress and let me know about any problems. Kind regards, On 9/01/2017, at 13:08, Fae Huang wrote: HI M Are you able to confirm the embroidery colour today? We are going to miss next week’s vessel, but still trying to catch the last vessel before CNY. Please let me know asap. Thanks Fae From: Fae Huang Sent: Wednesday, 4 January 2017 3:51 p.m. To: ' ' Cc: Bo Subject: RE: SW16502 Cavenagh Jersey - Embroidery 41
Fae Huang
Hi Max Tracking No. as below: 1. SA477419038NZ – sent last week 2. SA477418995NZ – sent today I tried to take photo but it’s very hard to tell as the colour is quite dark, and light could play a big role. I think it’s safer to see the actual sample. Hopefully you could get everything tomorrow. Thanks Fae From: ce Sent: Wednesday, 4 January 2017 3:49 p.m. To: Fae Huang Cc: Bo Subject: Re: SW16502 Cavenagh Jersey - Embroidery Hi Fae Thanks for getting back to me. Could you please send the tracking number for the samples you’ve sent. Would you be able to tell us when the samples are likely to arrive at the S ri office. Once they arrive we will immediately approve them, but we are worried that this means we might miss the shipment on the 16th. If you could please send photos of the embroideries we could approve them earlier. Regards, M On 4/01/2017, at 2:27 PM, Fae Huang Hi M I’m sending you the last embroidery samples today. 42
Fae Huang
· Charcoal colourway – Factory has done one more option (E) which I feel is probably the best colour. · Navy colourway – 3 options in total. If you could let me know which one you prefer, we will get the factory go ahead and confirm final delivery date. Thanks Fae From: Fae Huang Sent: Thursday, 29 December 2016 1:28 p.m. To: 'M ' Cc: B t; Subject: RE: SW16502 Cavenagh Jersey - Embroidery HI M Thanks for that. Just let you know factory is aiming to catch the vessel departure week of 16 January. If we could approve everything next week, we should be able to catch this vessel. Otherwise there will be one more vessel before CNY following week. Ideally however, I would try to avoid catching the last vessel as we never know what might happen with overload containers, custom early finish, etc. Will keep you updated with the navy sample. Thanks Fae From: M [ Sent: Thursday, 29 December 2016 12:56 p.m. To: Fae Huang Cc: Bo Subject: Re: SW16502 Cavenagh Jersey - Embroidery 43
Fae Huang
No problem to confirm the grey colours first, r i is currently moving premises, and that combined with new years means its unlikely we will get the approval swatches until the middle of next week, but i will send approval as soon as i receive them in any case. please just ask the factory to send the navy sweater photos any way because this may help. Regards, x On 29/12/2016, at 12:41 PM, Fae Huang HI M I’ve asked supplier to send the blue samples this week. Not sure how the image transferred from their computer to mine and, then to yours. I feel it’s safer to have the actual sample. Will you be able to confirm the charcoal colourway embroidery first? Or prefer wait until the navy is here? Ideally if we could get one colourway confirmed first, factory can go ahead first, if possible. Thanks Fae From: c e Sent: Thursday, 29 December 2016 12:38 p.m. To: Fae Huang Cc: B Subject: Re: SW16502 Cavenagh Jersey - Embroidery Hi Fae Thanks for getting back to me. Could you please take a high quality photograph / scan of the navy sweater sleeve, with your 44
Fae Huang
blue pages of your embroidery colour card next to it. We’ll be able to make a choice based on this. Regards, A x On 28/12/2016, at 9:09 AM, Fae Huang wrote HI Ma Sorry but have to come back to the embroidery issue first thing after X’mas. I’ll be sending 4 versions of embroidery sample on the Charcoal base today. These are based on the colour standard “Iron Gate” 19-3910 – TCX. Personally I think version C is probably the best match in terms of panton code, but factory also tried the other 3 options, in case you would like to see a true DTM, or something more contrast. Please would you advise your thoughts. For the Navy colourway, sorry but we are again having issue to match the colour. Below are the two samples they sent by photo. Factory isn’t entirely happy with the colour they matched so they didn’t send it. The major issue is to match the pantone colour to their embroidery threads colour book – see attached. Obviously they have a limited colour range available for the threads. Not as wide as Pantone book, and moreover cannot dye to our specification due to MOQ. In other words they can only pick the closest available colour. What is your ideal idea for the embroidery? I’m thinking, if we could pick up a thread colour for the charcoal base – say a lighter version of the base colour – maybe we could ask factory to match the actual threads based on this rule, instead of a pantone code? Or just DTM? 45
Fae Huang
Anyway I will send you the charcoal sample and we could discuss then. I’ll be working through the week. Christmas Holiday: 25 December – 27 December 2016 New Year Holiday: 2 January – 3 January 2017 Thanks Fae Huang
这⼀系列邮件集中了⼏个难点问题： 认。
1
快出货了绣花颜色还没
2
客人给的绣花颜色潘通色号找不到。
3
客人本身在搬家导致样品派送耽误。
4
主要负责的人突然病假。
5
大货必须赶在春节前出运。
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Fae Huang
[练习➕ 体会] 1
第一封邮件很长，为什么要写这么多，而不仅是告 诉客人“我寄几个绣花样给你，你看看告诉我
个
好”？ 2
我在第三封邮件起
始提到交期，为什么不是在第
一封邮件里就说？ 3
从我的第三封邮件起几乎每一封都提到交期，目的 是什么？
4
在连续几天（包括假期）没收到 么方式催促客人的？Resend的另一
5
最后一封邮件以一
有条件的方式
认意见时是以什 表现方式。 认了交期，为
什么？
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Fae Huang
结语 从事服装业不需要很高的学历，特殊的技能资格证 书。这是一份貌似低起点的工作。但一个好的外贸服装跟 单必须有强大的心脏，清楚的头脑，
佳的记忆，充沛的
体力，还有扎实的母语外语能力。 “服装跟单学习历程”是对这份工作的最好总结。
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Fae Huang
第一阶段： Excel 面辅料 外国语 产品基本⼯艺
第二阶段： 《莫生气》 《佛经》 《老子》 《思想政治》 《论持久战》
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Fae Huang
第三阶段： 《颈椎病康
指南》
《腰椎间盘突出日常护理》 《心脏病的预防与防治》 《高血压降压宝典》 《强迫症的自我
》
《精神病症状学》
第四阶段： 《活着》
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