Praktisk prosjektledelse, 2. utgave (9788245032055) by Fagbokforlaget

Nils Olsson er professor i prosjektledelse ved Institutt for maskinteknikk og produksjon ved NTNU. Han har over 20 års erfaring med forskning, utdanning og konsulentoppdrag innenfor kvalitets-, endrings- og prosjektledelse. Han har publisert flere bøker og mer enn 100 artikler. Olsson har vært linjeleder i det private næringsliv og har ledet flere større forskningsprosjekter og -programmer, blant annet om store statlige investeringer

Agnar Johansen er professor i prosjektledelse ved Institutt for bygg og miljøteknikk ved NTNU, og har mer enn 20 års erfaring med forskning, utdanning og konsulentoppdrag innen offentlig og privat sektor. Han har ledet flere store forskningsprosjekter innen styring av usikkerhet og raskere og mer effektiv prosjektgjennomføring. Han har publisert 5 bøker og mer enn 100 arbeider innenfor prosjektledelse, endringsstyring, kostnadsestimering, prosjektoppstart, kvalitetsregimer, usikkerhetsstyring, tidsplanlegging under usikkerhet, prosjektmodeller, lean metodikk, læring og kunnskapsoverføring i prosjekter.

Jan Alexander Langlo er førsteamanuensis ved Institutt for maskinteknikk og produksjon ved NTNU. Han har mer enn 20 års erfaring som seniorforsker og forskningsleder ved SINTEF, samt som førsteamanuensis ved NTNU. Langlo har lang erfaring som forsker, foredragsholder og faglærer innen prosjektledelse, prestasjonsmåling og produksjonsledelse, og har ledet flere forskningsprosjekter. I sitt arbeid har han jobbet tett med sentrale prosjektvirksomheter i Norge gjennom sitt engasjement i Prosjekt Norge, Norsk senter for prosjektledelse og PS2000.

Asbjørn Rolstadås, Nils Olsson, Jan Alexander Langlo, Agnar Johansen.

ISBN 978-82-450-3205-5

,!7II2E5-adcaff!

PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE

Asbjørn Rolstadås er professor emeritus ved Institutt for maskinteknikk og produksjon ved NTNU. Han har over 30 års erfaring med forskning, utdanning og konsulentoppdrag innenfor prosjektledelse, og har publisert 21 bøker og mer enn 300 vitenskapelige artikler innenfor produksjonsteknikk, produksjonsledelse, produktivitet og prosjektledelse. Rolstadås har vært en sentral ressurs i utviklingen av det norske fagmiljøet innen prosjektledelse, og mottok i 2014 Kongens fortjenstmedalje for sin innsats.

Fra idé til gevinst

Boken omhandler emner som: prosjekt som arbeidsform, mål- og interessentanalyse, prosjektmodeller, organisering, prosjekt- og konseptvalg, prosjektnedbrytning (WBS), tidsplanlegging, kostnadsestimering, usikkerhet og risiko, anskaffelser, kvalitet, prosjektoppfølging, rapportering, tidligvarsling av avvik og prosjektavslutning.

Rolstadås, Johansen, Olsson og Langlo

Praktisk prosjektledelse gir en grunnleggende innføring i styring og ledelse av prosjekter. Boken er praktisk innrettet mot metoder og teknikker ut fra de nyeste prinsippene som anvendes i næringsliv og forvaltning. Selv om stoffet er vinklet mot større prosjekter, passer de fleste teknikkene også godt for mindre prosjekter.

2. UTGAVE

PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE

Rolstadås, Johansen, Olsson og Langlo

2. utgave Fra idé til gevinst

PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE Fra idé til gevinst

Rolstadås, Johansen, Olsson og Langlo 2. utgave

Copyright © 2020 by Vigmostad & Bjørke AS All Rights Reserved 1. utgave 2014 2. utgave / 1. opplag 2020 ISBN: 978-82-450-3205-5 Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen Omslagsdesign ved forlaget Omslagsfoto: © Plotnikov_Dreamstime Grafisk formgivning: A. Rolstadås

Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget Kanalveien 51 5068 Bergen Tlf.: 55 38 88 00 Faks: 55 38 88 01 e-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no Materialet er vernet etter åndsverkloven. Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

FORORD Denne boken henvender seg til alle som er opptatt av god prosjektledelse. Den har først og fremst styring av prosjekter i fokus og dekker mål, planer (arbeidsomfang, tid, kostnad) og oppfølging av fremdrift og kostnader. Videre tar den for seg håndtering av usikkerhet, anskaffelser, kvalitet og organisering. Boken er praktisk rettet og gir en innføring i grunnleggende begreper, metoder, teknikker og hjelpemidler for styring og ledelse av prosjekter. Den omtaler opplegg som i dag har bred anvendelse innenfor næringsliv og forvaltning. Den diskuterer prosjekter på generelt grunnlag, men eksempler er hentet fra oljeindustri, bygg- og anleggsvirksomhet, IT og organisasjonsutvikling. Det er vårt håp at boken både kan benyttes som et referanse- og oppslagsverk for den erfarne prosjektmedarbeider og samtidig benyttes til opplæring og videreutdanning på høgskole-/universitetsnivå. Forfatterne har lang og bred erfaring fra prosjektledelse innenfor ulike sektorer, har både arbeidet med forskning og utvikling innenfor prosjektfaget og har deltatt i gjennomføring av prosjekter innenfor næringsliv og forvaltning. Boken presenterer resultater fra forfatternes egen forskning, samtidig som den gir en oversikt over status innenfor fagområdet. Første utgave ble utgitt i 2014. I den foreliggende andre utgave er mye stoff utdypet. Det er tilføyd stoff om bærekraft, kvalitet, lean, kontraktsmodeller og gevinstrealisering. Etter hvert kapittel er det tatt inn oppgaver. Trondheim 1. november 2019 Asbjørn Rolstadås

Agnar Johansen Nils Olsson iii

Jan Alexander Langlo

INNHOLD 1.

INNLEDNING ....................................................................................... 1 1.1. Mitt første prosjekt ....................................................................... 1 1.1.1. Hjelp – jeg er blitt prosjektleder! ..................................... 1 1.1.2. Når starter prosjektet?...................................................... 4 1.1.3. Oppstartsfasens åtte trinn ................................................ 4 1.2. Prosjektledelse som fagområde .................................................. 11 1.3. Hvordan lese boken? .................................................................. 21 PROSJEKT SOM ARBEIDSFORM .................................................... 23 2.1. Hva er et prosjekt? ...................................................................... 23 2.1.1. Definisjon av prosjekt.................................................... 24 2.1.2. Typer av prosjekter ........................................................ 27 2.1.3. IT-prosjekter .................................................................. 30 2.1.4. Kompleksitet i prosjekter .............................................. 32 2.1.5. Bærekraftige prosjekter ................................................. 33 2.2. Prosjekter som ledd i en forretningsstrategi ............................... 38 2.3. Prosjektfaser og kontrollporter ................................................... 48 2.4. Prosjektoppstart .......................................................................... 53 2.5. Prosjektstyring ............................................................................ 56 2.6. Oppgaver .................................................................................... 63 MÅL OG INTERESSENTANALYSE................................................. 67 3.1. Prosjektets mål ........................................................................... 67 3.2. Målanalyse ................................................................................. 78 3.2.1. Enkel målanalyse ........................................................... 78 3.2.2. Målanalyse som styrt gruppeprosess ............................. 79 3.3. Interessenter ............................................................................... 85 3.4. Interessentanalyse ....................................................................... 91 iv

3.5. Fleksibilitet og tilpasningsdyktighet........................................... 95 3.6. Prosjektsuksess ........................................................................... 97 3.7. Oppgaver .................................................................................. 102 PROSJEKTMODELLER ................................................................... 109 4.1. Oversikt over prosjektmodeller ................................................ 109 4.2. Oversiktsmodeller .................................................................... 113 4.3. Stadier- og fasemodeller ........................................................... 114 4.4. Prosessmodeller ........................................................................ 123 4.5. Prosjekter og lean ..................................................................... 124 4.6. Oppgaver .................................................................................. 126 KONSEPT- OG PROSJEKTVALG ................................................... 127 5.1. Konseptstudier .......................................................................... 127 5.2. Idégenereringsteknikker ........................................................... 128 5.3. Prosjektvalg .............................................................................. 132 5.4. Evalueringsmetoder .................................................................. 138 5.5. Lønnsomhetsvurdering av prosjekter ....................................... 145 5.5.1. Kontantstrøm ............................................................... 145 5.5.2. Lønnsomhetskriterier ................................................... 152 5.5.3. Samfunnsøkonomisk nytte–kostnadsanalyse............... 157 5.6. Oppgaver .................................................................................. 159 PROSJEKTNEDBRYTNING ............................................................ 161 6.1. Nedbrytningsstrukturer ............................................................. 161 6.2. Én-dimensjonal nedbrytning .................................................... 163 6.3. Todimensjonal nedbrytning ...................................................... 168 6.4. Prosjektoppfølgingsreferansen ................................................. 172 6.5. Oppgaver .................................................................................. 174 TIDSPLANLEGGING ....................................................................... 179 7.1. Milepælsplanlegging ................................................................ 179 7.2. Tidsplanen ................................................................................ 183 7.3. Beregning av nettverk .............................................................. 189 7.3.1. AOA-nettverk .............................................................. 189 7.3.2. AON-nettverk .............................................................. 193 7.3.3. Presedensnettverk ........................................................ 195 7.3.4. Ressursbegrensede nettverk......................................... 204 7.3.5. Kritisk kjede ................................................................ 207 7.4. Tidsplanlegging under usikkerhet ............................................ 209 7.4.1. Planlegging av alternative scenarier ............................ 209 v

7.4.2. Estimering av aktiviteters varighet .............................. 210 7.4.3. PERT ........................................................................... 213 7.4.4. Usikkerhetsfaktorer i PERT......................................... 216 7.4.5. Stokastisk nettverksplanlegging .................................. 218 7.5. Oppgaver .................................................................................. 220 8. KOSTNADSESTIMERING ............................................................... 225 8.1. Estimatklasser........................................................................... 225 8.2. Prosjektreserver ........................................................................ 229 8.3. Kostnadsestimering .................................................................. 238 8.4. Estimeringsteknikker ................................................................ 243 8.4.1. Syntetiske metoder ...................................................... 243 8.4.2. Analytiske metoder ...................................................... 248 8.5. Praktisk kostnadsestimering ..................................................... 250 8.6. Oppgaver .................................................................................. 254 9. KVALITET I PROSJEKTER ............................................................. 257 9.1. Kvalitetsbegrepet ...................................................................... 257 9.2. Kvalitetsperspektiver ................................................................ 260 9.2.1. Krav og forventninger til prosjektets leveranser ......... 260 9.2.2. Kvalitet i prosjektgjennomføringen ............................. 261 9.2.3. Oppnådd effekt av prosjektets leveranser over tid ...... 263 9.2.4. Hjelpemidler ................................................................ 264 9.3. Kvalitetsledelsesverktøy ........................................................... 266 9.3.1. Fiskebeinsdiagram ....................................................... 266 9.3.2. Paretodiagram .............................................................. 267 9.3.3. Spredningsdiagram og korrelasjon .............................. 268 9.3.4. Variasjon...................................................................... 269 9.4. Kvalitetssikring ........................................................................ 270 9.5. Oppgaver .................................................................................. 274 10. PROSJEKTORGANISERING ........................................................... 275 10.1. Organisasjonsmodeller ............................................................. 275 10.2. Prosjektorganisasjonen ............................................................. 286 10.3. Rekruttering av prosjektprosjektteam....................................... 293 10.4. Lederskap i prosjekter .............................................................. 295 10.5. Oppgaver .................................................................................. 302 11. USIKKERHET OG RISIKO .............................................................. 307 11.1. Usikkerhet, risiko og mulighet ................................................. 307 11.1.1. Hva er usikkerhet, risiko og mulighet? ........................ 307 vi

11.1.2. Myter om usikkerhet.................................................... 313 11.1.3. Styring av usikkerhet, risiko og mulighet .................... 318 11.2. Usikkerhetsstyring .................................................................... 319 11.3. Risiko-/mulighetsstyring .......................................................... 322 11.4. Teknikker for styring av usikkerhet og risiko .......................... 324 11.4.1. Trinnvisprosessen ........................................................ 324 11.4.2. Identifisering av usikkerhet, risiko og muligheter ....... 326 11.4.3. Estimering av usikkerhet ............................................. 327 11.4.4. Risiko- og mulighetsregistre ........................................ 329 11.4.5. Analyseverktøy ............................................................ 330 11.5. Beslutningsstøtte ...................................................................... 334 11.5.1. Typer av beslutninger .................................................. 334 11.5.2. Beslutningsstøtteteknikker........................................... 335 11.6. Oppgaver .................................................................................. 339 12. ANSKAFFELSER .............................................................................. 343 12.1. Gjennomføringsmodell for anskaffelser ................................... 343 12.2. Anskaffelsesfunksjonen............................................................ 344 12.3. Anskaffelsesprosessen .............................................................. 346 12.3.1. Innhenting av tilbud eller anbud .................................. 346 12.3.2. Offentlige anskaffelser ................................................ 347 12.3.3. Tilbudsevaluering ........................................................ 348 12.3.4. Forpliktelse .................................................................. 349 12.4. Kontrakter og avtaler ................................................................ 349 12.5. Kontraktsformer ....................................................................... 350 12.6. Håndtering av endringer og avvik ............................................ 363 12.7. Kontraktsadministrasjon ........................................................... 369 12.8. Eksempler – tilbud og kontrakter ............................................. 372 12.8.1. Tilbudsevaluering ........................................................ 372 12.8.2. Kontraktsvekst ............................................................. 376 12.9. Oppgaver .................................................................................. 378 13. PROSJEKTOPPFØLGING ................................................................ 381 13.1. Generelle aspekter ved prosjektoppfølging .............................. 381 13.1.1. Prosjektoppfølgingsreferansen .................................... 381 13.1.2. Prinsipper for oppfølging basert på inntjent verdi ....... 384 13.1.3. Fremdriftsmåling ......................................................... 399 13.2. Fremdriftsoppfølging................................................................ 405 13.2.1. Tidsfremdrift................................................................ 405 vii

13.2.2. Volumfremdrift............................................................ 408 13.2.3. Tids- og kostnadsindekser ........................................... 418 13.3. Kostnadsstyring ........................................................................ 420 13.4. Oppgaver .................................................................................. 426 14. TIDLIGVARSLING AV AVVIK ...................................................... 433 14.1. Hva er tidlige varslingssignaler? .............................................. 433 14.2. Avvik som grunnlag for varsling.............................................. 436 14.3. Oppgaver .................................................................................. 441 15. RAPPORTERING .............................................................................. 443 15.1. Kommunikasjon ....................................................................... 443 15.2. Statusrapportering .................................................................... 447 15.3. Rapportering av usikkerhet ...................................................... 449 15.4. Oppgaver .................................................................................. 451 16. PROSJEKTAVSLUTNING ............................................................... 453 16.1. Hva innebÃ¦rer prosjektavslutning? .......................................... 453 16.2. Utfordringer ved prosjektavslutning......................................... 458 16.3. Tidlig prosjektavslutning .......................................................... 460 16.4. Prosjekteiers ansvar for gevinstrealisering ............................... 462 16.5. Oppgaver .................................................................................. 464 REFERANSER ..................................................................................... 467 FORKORTELSER ..................................................................................... 477 VEDLEGG - NORMALFORDELINGSTABELL .................................... 481 STIKKORDSREGISTER .......................................................................... 483

viii

FIGURER Figur 1.1 Stadier i prosjektets livssyklus. ....................................................... 2 Figur 1.2 Interessentkart. ................................................................................ 6 Figur 1.3 Eksempel på prosjektnedbrytning. .................................................. 8 Figur 1.4 Gantt-skjema med delmålsplan. ...................................................... 9 Figur 1.5 Organisasjonskart for «ny skole»-prosjektet. ............................... 10 Figur 1.6 Hovedtrekk i utviklingen av prosjektledelse som fagområde. ...... 20 Figur 1.7 Bokens hovedoppbygging............................................................. 21 Figur 2.1 Prosjektets påvirkning på samfunn, omgivelser og økonomi. ...... 38 Figur 2.2 Forretningsmodell. ........................................................................ 41 Figur 2.3 Prosjektets forankring i en forretningsmodell. ............................. 42 Figur 2.4 Samhandling mellom prosjekteier og prosjektorganisasjon. ........ 43 Figur 2.5 Prosjekt, program og portefølje. ................................................... 45 Figur 2.6 Programstyringssykler. ................................................................. 47 Figur 2.7 Prosjektets livsløpsmodell. ........................................................... 50 Figur 2.8 Eksempel på inndeling av faser i trinn for et byggeprosjekt. ....... 51 Figur 2.9 Prosjektgjennomføringsmodell. .................................................... 52 Figur 2.10 Eksempel på POS-skjema. .......................................................... 54 Figur 2.11 Styringssløyfe. ............................................................................ 57 Figur 2.12 Forholdet mellom prosjekt og rammebetingelser. ...................... 60 Figur 2.13 Sammenheng mellom styringsvariabler og rammebetingelser. .. 61 Figur 2.14 Rammedokumenter for planlegging og gjennomføring. ............. 62 Figur 3.1 Samsvar mellom behov, resultat og effekt i et prosjekt. ............... 68 Figur 3.2 Prosjektets mål plassert på tidsakse. ............................................. 73 Figur 3.3 Prosjektets målhierarki med ulike perspektiver. ........................... 74 Figur 3.4 Prosessen for å definere prosjektets mål og dets komponenter. ... 75 Figur 3.5 Suksessmatrise. ............................................................................. 75 Figur 3.6 Mål, resultater og indikatorer (Riksrevisjonen, 2001, s. 32). ...... 77 Figur 3.7 Trinn i målanalyse. ....................................................................... 83

Figur 3.8 Prosjektets interessenter................................................................ 87 Figur 3.9 Interessentmatrise. ........................................................................ 91 Figur 3.10 Eksempel på interessentkart........................................................ 93 Figur 3.11 Suksessfaktorer og suksesskriterier. ........................................... 98 Figur 3.12 Suksesskriterier fordelt på eier og prosjektorganisasjon. ........... 98 Figur 4.1 Smidig prosjekttilnærming. ........................................................ 111 Figur 4.2 Prosjektmodeller. ........................................................................ 113 Figur 4.3 Inndeling i faser og trinn for et systemutviklingsprosjekt. ......... 115 Figur 4.4 Fasemodell som bygger på prinsipper fra PRINCE2. ................. 116 Figur 4.5 Hovedtrekkene i Neste Steg (Bygg21, 2017). ............................ 117 Figur 4.6 Prosjektveiviseren (Difi, 2014). .................................................. 118 Figur 4.7 Fasemodell for bygg og anlegg................................................... 118 Figur 4.8 Inndeling i faser og trinn for et byggeprosjekt............................ 119 Figur 4.9 Prosessmodell for styring av usikkerhet. .................................... 124 Figur 5.1 SWOT-analyse. ........................................................................... 129 Figur 5.2 Hierarki for valg av plasseringsalternativer for ny fabrikk. ........ 141 Figur 5.3 Nåverdi som funksjon av kalkylerente. ...................................... 149 Figur 5.4 Hovedtidsplan. ............................................................................ 151 Figur 5.5 Interpolering. .............................................................................. 156 Figur 6.1 Eksempel på arbeidsstruktur (WBS)........................................... 165 Figur 6.2 WBS-nivåer. ............................................................................... 166 Figur 6.3 Integrasjon av OBS og WBS. ..................................................... 170 Figur 6.4 Forholdet mellom cost account og arbeidspakke. ....................... 170 Figur 6.5 Integrasjon av WBS og CBS. ..................................................... 171 Figur 6.6 Eksempel på KTR-ark. ............................................................... 173 Figur 6.7 Prosjektoppfølgingsreferanse...................................................... 174 Figur 7.1 Eksempel på milepælsplan med resultatløp. ............................... 181 Figur 7.2 Prinsipiell oppbygging av ansvarskart. ....................................... 182 Figur 7.3 Gantt-diagram med milepæler. ................................................... 184 Figur 7.4 Fremdriftsoppfølging ved hjelp av Gantt-diagram. .................... 185 Figur 7.5 Lenket Gantt-diagram med milepæler. ....................................... 185 Figur 7.6 Eksempel på AOA-nettverk. ....................................................... 186 Figur 7.7 Eksempel på AON-nettverk. ....................................................... 186 Figur 7.8 Aktivitetsavhengigheter i presedensnettverk. ............................. 187 Figur 7.9 Beregning av AOA-nettverk. ...................................................... 190 Figur 7.10 AON-nettverk for beregningseksempel etter CPM-metoden. .. 194 Figur 7.11 Trinn i beregningen av nettverket i figur 7.10. ......................... 195 x

Figur 7.12 Nettverk uten overlapping av aktiviteter. ................................. 196 Figur 7.13 Presedensnettverk med overlappende aktiviteter. ..................... 197 Figur 7.14 Presedensnettverk med og uten splitting av aktiviteter............. 198 Figur 7.15 Beregning av presedensnettverk. .............................................. 200 Figur 7.16 Typisk ressursprofil. ................................................................. 204 Figur 7.17 Eksempel på kumulativt ressursbehov. ..................................... 205 Figur 7.18 Illustrasjon av Goldratts flaskehalsteori. .................................. 207 Figur 7.19 Eksempel på kritisk kjede. ........................................................ 208 Figur 7.20 Tre ulike alternativer med ulike slutt tidspunkt. ....................... 209 Figur 7.21 Eksempel på en belastningsprofil. ............................................ 210 Figur 7.22 Nettverk for beregningseksempel etter PERT-metoden. .......... 214 Figur 7.23 Nettverk for eksemplet i tabell 7.5. .......................................... 217 Figur 7.24 PERT nettverk med to usikkerhetsfaktorer. .............................. 218 Figur 7.25 Nettverksplan. ........................................................................... 223 Figur 7.26 Nettverksdiagram for et prosjekt. ............................................. 224 Figur 8.1 Forventet sluttkostnad sett i forhold til prosjekteringstrinn. ....... 231 Figur 8.2 Anvendelse av reserveposter. ..................................................... 232 Figur 8.3 Usikkerhetsintervall ved et bestemt konfidensnivå. ................... 233 Figur 8.4 Usikkerhetsintervall ved skjevfordeling. .................................... 233 Figur 8.5 Kumulativ sannsynlighetsfunksjon. ............................................ 234 Figur 8.6 Illustrasjon av uspesifisertpost i et kostnadsestimat. .................. 235 Figur 8.7 S-kurve for kostnadsestimat........................................................ 236 Figur 8.8 Eksempel på estimeringskjede for materialkostnader................. 238 Figur 8.9 Eksempel på estimeringskjede for arbeidskostnader. ................. 239 Figur 8.10 Estimat/estimatbasis-syklusen. ................................................. 240 Figur 8.11 Modell for etablering av estimeringsdatabase. ......................... 241 Figur 8.12 Estimeringsprosessen. ............................................................... 241 Figur 8.13 De enkelte trinn i en analytisk kostnadsestimering................... 249 Figur 8.14 Typisk estimeringsprosess (Finansdepartementet, 2008). ........ 252 Figur 9.1 PUKK-sirkelen (Planlegg, Utfør, Kontroller, Korriger). ............ 259 Figur 9.2 Eksempel på fiskebeinsdiagram for å analysere byggefeil. ........ 266 Figur 9.3 Eksempel på Pareto-diagram. ..................................................... 267 Figur 9.4 Eksempel på spredningsdiagram. ............................................... 268 Figur 9.5 Nivåer i kvalitetshåndboken. ...................................................... 271 Figur 10.1 Eksempel på utdrag av et organisasjonsskjema. ....................... 276 Figur 10.2 Eksempel på prosjektorganisasjon med full autoritet. .............. 278 Figur 10.3 Eksempel på organisasjon med kontrollerende autoritet. ......... 279 xi

Figur 10.4 Eksempel på svak matriseorganisasjon..................................... 280 Figur 10.5 Eksempel på balansert matriseorganisasjon.............................. 281 Figur 10.6 Eksempel på sterk matriseorganisasjon. ................................... 281 Figur 10.7 Organisering av en prosjektgjennomføring. ............................. 282 Figur 10.8 Organisasjonsstruktur for et nordsjøprosjekt (KNK, 1980). ..... 284 Figur 10.9 Isomorf gruppestruktur. ............................................................ 287 Figur 10.10 Spesialisert gruppestruktur. .................................................... 288 Figur 10.11 Nettverks-gruppestruktur. ....................................................... 289 Figur 10.12 Hierarkisk gruppestruktur. ...................................................... 289 Figur 10.13 Produktorientert organisering av et prosjekt. .......................... 290 Figur 10.14 Funksjonsorientert organisering av et prosjekt. ...................... 290 Figur 10.15 Tilknytning av konsulent i prosjektet. .................................... 292 Figur 10.16 Organisasjonsmodell med prosjekttjenestekonsulent. ............ 293 Figur 10.17 Organisasjonskart. .................................................................. 306 Figur 11.1 Usikkerhetsperspektiver (Husby, et al., 1999). ......................... 312 Figur 11.2 Levende usikkerhetsstyring ...................................................... 322 Figur 11.3 Prosess for styring av risiko. ..................................................... 323 Figur 11.4 Trinnvisprosessen. .................................................................... 325 Figur 11.5 Skjema for å registrere usikkerhet til risiko-/mulighetsregister.329 Figur 11.6 Risiko-/mulighetsmatrise. ......................................................... 330 Figur 12.1 Sammenheng mellom vellykket prosjekt og bruk av kontrakt. 344 Figur 12.2 Valg av kontraktstrategi (Lædre, 2006). ................................... 352 Figur 12.3 Entrepriseformer. ...................................................................... 354 Figur 12.4 Prisformater. ............................................................................. 358 Figur 12.5 Fleksibilitet i henholdsvis produktet og prosessen. .................. 366 Figur 12.6 Utvikling av kontraktsvolum. ................................................... 376 Figur 12.7 Korreksjon av arbeidsomfang ut fra vekst i kontraktsvolum. ... 377 Figur 13.1 Eksempel på fremdriftsdiagram. ............................................... 384 Figur 13.2 Oppfølgingsreferanse og PV-kurve i et fremdriftsdiagram. ..... 385 Figur 13.3 Etablering av PV-kurve i et fremdriftsdiagram. ....................... 387 Figur 13.4 FV-kurve i et fremdriftsdiagram. .............................................. 389 Figur 13.5 PV, FV og IV-kurver i et fremdriftsdiagram. ........................... 391 Figur 13.6 Prognose for ferdigstillelsestid og -kostnad. ............................. 392 Figur 13.7 Eksempel på fremdriftsdiagram med prognose. ....................... 393 Figur 13.8 Metoder for bestemmelse av fremtidig tendensutvikling. ........ 394 Figur 13.9 Eksempel på fremdriftsdiagram basert på kostnader. ............... 395 Figur 13.10 Eksempel på produktivitetsdiagram........................................ 397 xii

Figur 13.11 Eksempel på bemanningshistogram........................................ 398 Figur 13.12 Oppdatering av fremdriftskurve.............................................. 404 Figur 13.13 Eksempel på prosjektfremdrift under ulike starttidspunkter. .. 406 Figur 13.14 Tidsfremdrift representert ved nettverk (Granli, et al., 1986). 407 Figur 13.15 Milepælsoppfølging. ............................................................... 408 Figur 13.16 Fremdriftsdiagram (volumfremdrift). ..................................... 409 Figur 13.17 Beregning av T’. ..................................................................... 411 Figur 13.18 Nettverk for beregningseksempel. .......................................... 411 Figur 13.19 Fremdriftsdiagram for nettverket i figur 13.18. ...................... 413 Figur 13.20 Fremdriftsdiagram. ................................................................. 416 Figur 13.21 Bemanningshistogram. ........................................................... 417 Figur 13.22 Utvikling av tids- og kostnadsindekser over tid. .................... 419 Figur 13.23 Kostnads-/tidseffektivitetsdiagram. ........................................ 419 Figur 13.24 Eksempel på diagram for oppfølging av uspesifisertpost. ...... 426 Figur 13.25 Planlagt og virkelig bemanning for et prosjekt. ...................... 427 Figur 13.26 Oppfølgingsdiagrammer for seks prosjekter. .......................... 431 Figur 14.1 Kvalitetssikring/konkretisering av reelle planforutsetninger. ... 438 Figur 14.2 Avvik i forhold til dimensjoneringskriterium. .......................... 439 Figur 14.3 Avvik og robusthet i forutsetninger. ......................................... 440 Figur 15.1 Ulike mediers evne til å formidle rik informasjon. ................... 447 Figur 15.2 Endring i risiko-/mulighetsbildet. ............................................. 450 Figur 15.3 Kommunikasjon av usikkerhet. ................................................ 450 Figur 16.1 Prosjektavslutning i forhold til prosjektets livssyklus. ............. 453 Figur 16.2 Illustrasjon av prosjektfasenes overlapp. .................................. 454

xiii

TABELLER Tabell 1.1 Oppstartsprosessens 8 hovedtrinn. ................................................ 5 Tabell 1.2 Grov-estimat. ................................................................................. 9 Tabell 2.1 Vurderingsfaktorer for bærekraft. ............................................... 35 Tabell 2.2 Oversikt over begreper i prosjektoppfølgingsreferansen. ........... 60 Tabell 3.1 Sjekkliste ved forberedelse av målanalyse. ................................. 81 Tabell 3.2 Karakteristiske forskjeller mellom møtekultur og gruppearbeid. 82 Tabell 3.3 De ti viktigste suksessfaktorene (Fortune og White, 2006). ....... 99 Tabell 4.1 Prosjektfasenes formål for et byggeprosjekt. ............................ 122 Tabell 5.1 Trinn i sammenstilling av effekt for prosjektalternativer. ......... 134 Tabell 5.2 Eksempel på parvis rangering. .................................................. 139 Tabell 5.3 Matrise for parvis sammenligning............................................. 142 Tabell 5.4 Normalisert matrise. .................................................................. 142 Tabell 5.5 Normalisert matrise med totale prioriteter. ............................... 143 Tabell 5.6 Prioritering av kriterier i forhold til «beste plassering». ........... 143 Tabell 5.7 Vurderingsskala for AHP (Saaty, 1982). .................................. 144 Tabell 5.8 Vurdering av alternative plasseringer mot kriteriene. ............... 144 Tabell 5.9 Beregning av total prioritet for alternative plasseringer. ........... 145 Tabell 5.10 Eksempel på kontantstrøm for et prosjekt (1000 NOK).......... 147 Tabell 5.11 Netto kontantstrøm for noen prosjekter (1000 NOK). ............ 149 Tabell 5.12 Eksempel på nytteprofil (1000 NOK). .................................... 150 Tabell 5.13 Beregning av investeringsprofil (1000 NOK). ........................ 151 Tabell 5.14 Drifts- og vedlikeholdskostnader (1000 NOK). ...................... 152 Tabell 5.15 Beregning av kontantstrøm (1000 NOK). ............................... 152 Tabell 5.16 Kontantstrøm (15 % p.a.) (1000 NOK). .................................. 154 Tabell 5.17 Kontantstrøm for prosjekter (1000 NOK). .............................. 159 Tabell 6.1 WBS-nivåer og planleggingsnivåer. ......................................... 167 Tabell 7.1 Beregning nettverket i figur 7.9. ............................................... 192

xiv

Tabell 7.2 Beregning av nettverket i figur 7.10. ......................................... 194 Tabell 7.3 Forventningsverdi og varians for nettverket i figur 7.22. .......... 214 Tabell 7.4 Beregning av nettverket i figur 7.22. ......................................... 214 Tabell 7.5 Data for et PERT nettverk. ........................................................ 217 Tabell 7.6 Oversikt over aktiviteter. ........................................................... 220 Tabell 7.7 Arbeidsomfang og enhetsrater for prosjekteringsarbeid. .......... 221 Tabell 7.8 Data for nettverk. ...................................................................... 222 Tabell 7.9 Data for nettverk ....................................................................... 222 Tabell 8.1 Estimatklasser. .......................................................................... 227 Tabell 8.2 Kostnadsandeler stålplattform (SINTEF/Habberstad, 1985). ... 246 Tabell 8.3 Lang-faktorer for kjemiske fabrikker (Lang, 1947). ................. 247 Tabell 8.4 Kostnadsestimat. ....................................................................... 254 Tabell 8.5 Kostnader for plattformer bygget i Spania. ............................... 255 Tabell 8.6 Prisindekser for materialer og arbeidskraft. .............................. 255 Tabell 10.1 Krav til egenskaper hos en prosjektleder. ............................... 286 Tabell 11.1 Risiko-/mulighetsregister. ....................................................... 330 Tabell 11.2 Konsekvensmatrise for et enkelt beslutningsproblem. ............ 335 Tabell 11.3 Eksempel på beslutning under risiko. ..................................... 336 Tabell 11.4 Nåverdi prosjekt A (kalkylerente 10 %) (1000 NOK). ........... 337 Tabell 11.5 Nåverdi prosjekt B (1000 NOK). ............................................ 338 Tabell 12.1 Eksempel på teknisk evaluering. ............................................. 374 Tabell 12.2 Eksempel på tilbud på definert arbeidsomfang. ...................... 374 Tabell 12.3 Eksempel på tilbud på endringsrater (NOK/time). .................. 374 Tabell 12.4 Eksempel på økonomisk tilbudsevaluering (1000 NOK)........ 375 Tabell 13.1 Planlagt varighet og kostnad for aktiviteter i prosjektet.......... 386 Tabell 13.2 Grunnlag for etablering av planlagt verdi-kurven. .................. 386 Tabell 13.3 Påløpte kostnader ved utgangen av uke 4. .............................. 388 Tabell 13.4 Faktisk verdi ved utgangen av uke 4. ...................................... 389 Tabell 13.5 Oppfølging av påløpte kostnader ved utgangen av uke 4. ...... 390 Tabell 13.6 Inntjent og faktisk verdi ved utgangen av uke 4. .................... 390 Tabell 13.7 Definisjon av arbeidsomfang for et prosjekteringsarbeid. ...... 399 Tabell 13.8 Beregning av volumfremdrift. ................................................. 400 Tabell 13.9 Beregning av inntjente timeverk og verdi av utført arbeid...... 402 Tabell 13.10 Kjedeanalyse av nettverk) (Granli, et al., 1986).................... 407 Tabell 13.11 Beregning av nettverket i figur 13.18. ................................... 412 Tabell 13.12 Ressursbehov for aktivitetene i nettverket i figur 13.18........ 412 Tabell 13.13 Oppfølgingsdata. ................................................................... 414 xv

Tabell 13.14 Produktivitet, nytt arbeidsomfang og ny varighet. ................ 414 Tabell 13.15 Trinn i kostnadsoppfølgingen................................................ 423 Tabell 13.16 Eksempel på kostnadssammendragsrapport (mill. NOK). .... 423 Tabell 13.17 Plan- og oppfølgingsdata....................................................... 429 Tabell 13.18 Oppfølgingsdata ved utløpet av uke 8. .................................. 430 Tabell 14.1 Tabell for risiko-oppfølging. ................................................... 438 Tabell 14.2 Eksempel på risiko-oppfølging for et byggeprosjekt. ............. 438 Tabell 14.3 Prioritering mellom risikoområder. ......................................... 440

xvi

1. INNLEDNING De fleste har et forhold til det å jobbe i prosjekter og bruke prosjekt som arbeidsform. Det første møtet er gjerne i barnehagen eller på barneskolen, hvor vi får en spesiell oppgave som skal gjennomføres innen en gitt tidsfrist. Gradvis blir vi bedre kjent med prosjektarbeidsformen gjennom utdannelsen vår, og plutselig kommer vi ut i arbeidslivet og finner ut at prosjektet er den dominerende arbeidsformen i mange organisasjoner. Kanskje blir vi allerede på vår første arbeidsdag i ny jobb utnevnt til prosjektleder? Da går det plutselig opp for oss at jobben som prosjektleder krever mer enn det vi lærte gjennom prosjektene på skolen og i fritiden. Denne boken har tatt mål av seg til å gi det kunnskapsgrunnlaget vi trenger for å kunne planlegge og følge opp prosjekter i fremtiden. I dette kapitlet vil vi gi et overblikk over hva som kan vente oss i vårt første prosjekt, og vise de viktigste byggeklossene og hvordan de henger sammen.

1.1. Mitt første prosjekt 1.1.1. Hjelp – jeg er blitt prosjektleder! Oppstartsfasen er svært kritisk for de fleste prosjekter. I oppstarten bestemmes mange av prosjektets sentrale grunnleggende forutsetninger, vi bestemmer oss for hvordan prosjektet bør organiseres, og vi utvikler og velger de sentrale løsningsstrategiene som skal til for å nå initiativtakerens mål. Veien fra en idé eller et behov oppstår, til vi bestemmer oss for at et prosjekt bør igangsettes, kan være lang og kronglete. Ofte må prosjektidéen utvikles og modnes i flere runder, og den må forankres hos én eller flere sponsorer som vil være villig til å bære kostnadene og den finansielle

PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE

risikoen som et prosjekt ofte vil innebære. I noen tilfeller tar det mange år fra en idé lanseres, til prosjektet formelt igangsettes med egen organisasjon, og prosjektleder og mandat er på plass. Den første oppgaven til prosjektlederen er derfor å sette seg inn prosjektets grunnlag og prosjektets grunnleggende forutsetninger. Dette handler i første rekke om å forstå hvilke behov som ligger bak prosjektets målformuleringer, og hvilke forutsetninger som ligger til grunn for prosjektidéen. Videre handler det om å forstå hvem som har investert tid og krefter i utviklingen av prosjektgrunnlaget, hvilke interessenter som har vært sentrale så langt i utviklingen, hvilke formelle og uformelle avtaler som er skapt mellom de ulike sponsorene, og hva som er de ulike sponsorenes viktigste forventninger til prosjektets leveranser. Det må også avklares om det finnes en klar «business case» som beskrive prosjektets forankring i firmaets forretningsstrategi. Kort sagt: Det handler om å identifisere de grunnleggende forutsetningene som danner basis for prosjektet. Resultatmål Sonderingsstadiet

Prosjektstadiet

Effektmål Gevinstrealiseringsstadiet

Figur 1.1 Stadier i prosjektets livssyklus. Et av de grunnleggende kjennetegnene ved et prosjekts livssyklus er at den omfatter tre distinkte stadier, slik vi har vist i figur 1.1:   

sonderingsstadiet prosjektstadiet gevinstrealiseringsstadiet

Sonderingsstadiet er en slags pre-fase. Her vil det ofte være andre aktører enn prosjektet og prosjektorganisasjonen selv som driver idéutvikling og skaper prosjektgrunnlaget. Når dette gjøres av profesjonelle aktører som er satt til å utvikle prosjekter på vegne av storsamfunnet, kalles dette arbeidet for behovsutredning eller konseptvalgutredning.

1 INNLEDNING

Slike utredninger har som formål å avklare de mer overordnede behovene og få avklart hvilke konsepter som bør igangsettes i den kommende planperioden. Formålet med slike utredninger er å få utviklet et sett av konseptuelle løsninger som kan legges frem som en investeringsbeslutning til prosjektets eier. Slike utredninger gir dermed klare signaler om hvilke konsepter som bør igangsettes, og de er med på å legitimere oppstart av prosjekter i den neste planperioden. Behovsutredninger og konseptvalgutredninger er i den senere tid blitt stadig mer vanlig. Disse benyttes når vi skal utvikle nasjonale transportløsninger, og når vi skal bestemme hva slags forsvar vi skal ha i fremtiden, eller hva slags sykehusstruktur som bør utvikles. Metodikken benyttes også av kommuner når de skal bestemme hvordan barnehager eller skoleplasser skal utvikles, eller hvordan eldreomsorgen skal organiseres og utvikles i de neste ti år. Hvis vi beveger oss over i privat virksomhet, vil dette arbeidet handle om utvikling av en forretningsplan («Business Case»). Vi vil på dette stadiet typisk avklare hvem som har et behov, hvordan behovet kan dekkes, og hvilken verdi/nytte dette vil gi for interessentene, som til syvende og sist må være villige til å betale for produktet, varen eller tjenesten som prosjektet skal levere. I begge tilfeller ser vi at det er et mangefasettert interessentbilde som prosjektet må forstå og håndtere for å komme i gang på rett kjøl. Det er sentralt at vi forstår at vi på sonderingsstadiet ikke bare utvikler dokumentasjon som beskriver konseptet. Det er minst like viktig at vi erkjenner og forstår at denne utviklingen skaper forventninger til deltakelse i prosjektet som kommer, forventninger til løsningene som skal skapes, og forventninger til effekter og gevinster som vil komme når prosjektet er realisert. Sonderingsstadiet glir gradvis over i prosjektstadiet idet vi starter den tidlige planleggingen. Utgangspunktet er at klare mål for hva vi ønsker å få ut av prosjektet (effektmål), og hva vi som prosjektorganisasjon skal levere (resultatmål). Leveranse mot målene er i figur 1.1 vist med sorte trekanter. Prosjektstadiet deles vanligvis inn i tre faser: prosjektidentifisering, prosjektdefinering og prosjektgjennomføring. Vi skal omtale prosjektfaser mer detaljert i kapittel 2.3 og 4. Mål og interessenter vil bli diskutert i kapittel 3.

PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE

1.1.2. Når starter prosjektet? Svaret på dette spørsmålet er ikke åpenbart. Noen vil hevde at prosjektet starter når den første idéen oppstår, andre når behovsutredningen eller forretningsutviklingen er ferdigstilt. Noen vil si at det er når prosjektleder er utnevnt, og atter andre vil si at det er når mandatet til prosjektleder er signert. De som er opptatt av den formelle styringen, vil kunne si at det er når prosjektet er opprettet i økonomisystemet, eller at det er når de første formelle kontraktene er signert. Hva som vurderes som «riktig», vil nok til en viss grad avhenge av rolle og ståsted i prosjektet, men de fleste vil nok enes om at prosjektet er en konstruert organisasjonsform som ledes av en prosjektleder. Videre kan vi enes om at rekruttering og valg av prosjektleder dermed er sentralt for oppstarten av prosjektet. Hva som defineres og omtales som prosjektoppstart, varierer i prosjektlitteraturen. Samset (2001) deler hele prosjektet inn i to faser; tidligfasen og gjennomføringsfasen. Fangel (2000) bruker begrepet tilblivelsesfasen om den første delen av et prosjekt og deler den inn i idéformulering, prosjektforberedelse og prosjektoppstart. Johansen og Torp (2003) definerer prosjektoppstart som: Prosjektoppstart er en prosess som starter med at prosjektleder blir rekruttert, og som ender ut i et styringsdokument, samt forankring av dette i prosjektteamet.

1.1.3. Oppstartsfasens åtte trinn Overgangen fra sonderingsstadiet til prosjektstadiet innledes med en planleggingsfase, som normalt vil kreve at prosjektleder går igjennom og vurderer de åtte trinnene i oppstartsprosessen slik de er presentert i tabell 1.1. La oss illustrere de åtte trinnene i oppstartsprosessen med et lite praktisk eksempel. Tenk deg at du er blitt spurt av kommunen om å være prosjektleder for en ny barneskole. De har antydet at de ønsker skolen ferdig innen tre år, og de ser for seg at det skal kunne gå 300 elever på skolen. Hvordan går du frem for å utvikle plandokumentet for et slikt oppdrag?

1 INNLEDNING

Tabell 1.1 Oppstartsprosessens 8 hovedtrinn. Trinn 1 2 3 4 5 6 7 8

Aktivitet

Resultat

Avklare prosjektets grunnleggende forutsetninger Avklare hvem som har krav, behov og forventninger til prosjektet Avklare hva som skal leveres og hvordan det skal måles om det er levert Avklare hvilke aktiviteter som må til for å nå prosjektets målsettinger Avklare når aktivitetene skal foregå, og når leveransene skal være ferdige Estimere hovedaktivitetenes omfang

Prosjektgrunnlaget

Bestemme type og mengde av ressurser som må til for å gjennomføre aktivitetene Vurdere hvordan prosjektet bør forankres og hensiktsmessig organisatorisk nivå

Prosjektets primære og sekundære interessenter Målsetting og avgrensninger Hovedaktiviteter i en prosjektnedbrytningsstruktur Tidsplan med delmål og milepæler Prosjektets økonomiske avgrensinger og budsjett Ressursallokering Organisering og styringsprinsipper

Trinn 1: Prosjektgrunnlaget Et av de første spørsmålene som kommer opp, er hvilke planer og dokumenter som er utarbeidet, og som vil legge føringer for den prosessen som skal startes. Det neste spørsmålet vil typisk kunne være valg av tomt og beliggenhet av skolebygget. Det første trinnet i prosessen handler om å forstå startpunktet. Prosessen vil være vidt forskjellig om oppstarten bygger på en lengre utviklingsprosess eller om vi starter med tilnærmet blanke ark. Det neste spørsmålet er avklaring av hvilke fullmakter prosjektleder har fått tildelt: Er han/hun ansvarlig for å bringe konseptet frem til et beslutningspunkt hvor det skal avgjøres om prosjektet skal finansieres, eller har prosjektleder fått i oppgave å bygge en skole ferdig innen tre år? Trinn 2: Prosjektets interessenter Et prosjekt vil ha mange ulike interessenter som har krav, behov og forventninger til både prosessen og det ferdige produktet. Figur 1.2 viser de viktigste interessentene for vårt eksempel.

PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE

Byrådet Skoleadministrasjon

Ansatte

Kommuneadministrasjon

Dagens og fremtidens elever Ny skole

Foreldrenes arbeidsutvalg

Tomteeiere

Naboer

Utbygger Bydelen

Figur 1.2 Interessentkart. En interessentanalyse i oppstartsfasen vil bidra til å avdekke hvem som er interessenter i prosjektet. En typisk interessentanalyse vil typisk bestå av følgende tre trinn: 1. identifisering av hvilke eksterne og interne aktører som prosjektet må forholde seg til 2. analyse av a. de viktigste interessenters rolle og deres innflytelse på resultat eller leveranser b. de viktigste interessenters preferanser – for eller imot prosjektet? c. de viktigste interessenters krav, behov og forventninger d. prosjektgruppens kompetanse, mulighet til å bidra, motivasjon og samarbeidsforhold e. relasjonene mellom de ulike interessentene, og da spesielt på områder hvor ulike interessenter har sammenfallende interesser 3. utvikling av strategier og planer for effektiv kommunikasjon

1 INNLEDNING

Ofte avsluttes det systematiske arbeidet med interessenter etter at de innledende analysene er gjennomført. Mikkelsen og Riis (2011) poengterer at interessentmodellen i et prosjekt ikke er en demokratisk modell, som lages for å sikre alle lik rett. Tvert imot er den en politisk maktbasert beskrivelse av et prosjekt i midten av et kraftfelt av motstridende og sammenfallende interessenter. Interessentmodellen beskriver det maktmessige fundamentet til prosjektet og vil legge føringer for:  

Effekt og resultatmål: Hvem skal ha nytte av prosjektet? Beslutningsprosessen: Hvem skal godkjenne prosjektresultatet?

Interessenter og interessentanalyse er omtalt i detalj i kapittel 3.3 og 3.4. Trinn 3: Målsetting og avgrensninger Avklaring av effekt og resultatmål med tilhørende avgrensninger er det neste som prosjektleder må avklare. Finnes det klare og entydige effekter, resultater og delmål, eller må dette utvikles? I vårt praktiske eksempel med barneskolen vil effektmål typisk kunne være en trygg og god skole med et godt læringsmiljø som fremmer samarbeid og integrering, mens resultatmålet typisk vil beskrive den spesifikke skolen med rom og utearealer. Resultatmålformuleringen bør angi når leveransen skal være ferdig, hvilke kostnadsrammer som gjelder, og hvilke spesifikke normer og funksjonskrav som skal tilfredsstilles i kommunen. Det siste elementet handler om å få avklart prosjektets kvalitetskrav. Mål beskriver en ønsket oppnådd ny tilstand, og prosjektet bør derfor så raskt som mulig avklare hva som skal leveres, hvordan det skal avgjøres om målene er nådd, hvem som er ansvarlig for selve leveransen, og hvem som skal avgjøre om målene er nådd. Mål og målanalyse er nærmere omtalt i kapittel 3.1 og 3.2. Trinn 4: Definering av hovedaktiviteter Definering av hvilke aktiviteter som skal til for å nå prosjektets leveranser, er neste trinn i prosessen. Omfangstrukturen kalles prosjektnedbrytning eller «work breakdown» og består prinsipielt av tre eller fire delelementer, gjerne aktiviteter knyttet til ledelse av prosjektet, aktiviteter knyttet til design (tegninger, funksjonsbeskrivelser etc.) og aktiviteter knyttet

PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE

til fysisk utførelse av bygget samt eventuelle innkjøp som er nødvendige innenfor prosjektets plan- og gjennomføringsfase. Figur 1.3 viser et eksempel på en prosjektnedbrytningsstruktur for vårt eksempel med en ny skole. Kapittel 6 diskuterer prosjektnedbrytning mer i detalj.

Ny skole

Prosjektledelse

Prosjektering

Bygg

Utstyr /innkjøp

Prosjektoppstart

Tegninger

Klargjøring av tomt

Planlegging av innkjøp

Koordinering av fagpakker

Beskrivelser av funksjoner

Skolebygg

Innkjøp av brukerutstyr

Rapportering

Utvikling av kostnadsestimater

Utearaler

Figur 1.3 Eksempel på prosjektnedbrytning.

Trinn 5: Definering av tidsplan med delmål Utvikling av tidsplan for prosjektet er for mange fortsatt synonymt med prosjektplanlegging. Utvikling av tidsplan handler om å få avklart hvor lang tid vi skal bruke på de ulike aktivitetene, og når vi skal måle prosjektets delleveranser og sluttleveranser. Det er to sentrale dokumenter som i sum beskriver hvordan aktiviteter og leveranser henger sammen, nemlig Ganttskjema og delmålsplan (også ofte kalt milepælsplan). Figur 1.4 viser Ganttskjema med delmålsplan (milepælsplan) for vårt eksempel. Kapittel 7 gir en detaljert innføring i tidsplanlegging.

1 INNLEDNING

Delmålsplan (milepælsplan)

Gantt-skjema Aktivitet

År 1

Prosjektledelse

År 2

År 3

Delmål

Når

Hvem leverer

Hvem godkjenner

2 3 4

Bygg

Hva

1 2

Prosjektering

4 5

Utstyr/innkjøp

Figur 1.4 Gantt-skjema med delmålsplan. Trinn 6: Prosjektets økonomiske avgrensinger og budsjett Når prosjektet starter, har vi normalt to ulike tilnærminger for utvikling av prosjektets økonomiske rammer og økonomiske styringsmål: Enten har oppdragsgiver en gitt øvre ramme som danner basis for planprosessen, eller oppdragsgiver gir signal om hvilket behov som primært skal løses. Basert på behovet utvikles prosjektets estimater gradvis utover i planfasen i tett dialog med oppdragsgiver. I praksis vil begge tilnærminger bety at estimatet er beheftet med usikkerhet, og at estimatet utvikles i flere runder etter hvert som prosjektets utvikles. Prosjektets økonomiske rammer og styringsmål kommer normalt først på plass relativt sent i planfasen. Tabell 1.2 viser et grovestimat for vårt skoleprosjekt. For detaljer om kostnadsestimering henvises til kapittel 8. Tabell 1.2 Grov-estimat. Aktivitet 1 2 3 4 5

Prosjektledelse Prosjektering Bygg Innkjøp Avsetning for usikkerhet

Estimert total kostnad 10–15 % 10–15 % 40–50 % 20–30 % 10–20 %

Asbjørn Rolstadås, Nils Olsson, Jan Alexander Langlo, Agnar Johansen.

ISBN 978-82-450-3205-5

,!7II2E5-adcaff!

PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE

Fra idé til gevinst

Rolstadås, Johansen, Olsson og Langlo

2. UTGAVE

PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE

Rolstadås, Johansen, Olsson og Langlo

2. utgave Fra idé til gevinst