Styrearbeid by Fagbokforlaget

Tore Bråthen Bjørn A. Bøhleng

Boken gir en innføring i juridiske spørsmål som er sentrale for styrearbeidet. Her behandles bl.a. rammene rundt styrevervet, styrets oppgaver, styreinstruks, styrelederen, formaliteter omkring styrebehandlingen, styret og generalforsamlingen, årsplan, årsberetning og aksjonæravtaler. Boken inneholder også praktiske eksempler på styrets arbeid. Teori og praksis er bundet sammen ved at eksemplene er kommentert og forklart.

Tore Bråthen

Bjørn Arild Bøhleng har lederutdanning fra Handelshøyskolen BI og Høyskolen i Lillehammer. Han har lang erfaring som daglig leder og styreleder.

www.fagbokforlaget.no ISBN 978-82-450-1918-6

,!7II2E5-abjbig!

STYREARBEID

Tore Bråthen er dr.juris og professor ved Handelshøyskolen BI, hvor han også er leder for Institutt for rettsvitenskap. Han har utgitt en rekke bøker og artikler om forskjellige juridiske emner, bl.a. innenfor fagområdet selskapsrett. Han er sentral i BIs kurs og programmer innrettet mot styrearbeid.

Bjørn A. Bøhleng

STYREARBEID Fra teori til praktisk handling

Styrearbeid

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 1

04.08.15 13.49

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 2

04.08.15 13.49

Tore Bråthen og Bjørn A. Bøhleng

Styrearbeid

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 3

04.08.15 13.49

Copyright © 2015 by Fagbokforlaget Vigmostad & Bjørke AS All Rights Reserved ISBN: 978-82-450-1918-6 Grafisk produksjon: John Grieg AS, Bergen Omslagsdesign ved forlaget Omslagsfoto: © Сергей Хакимуллин/ iStockphoto LP Sats og layout: Laboremus Oslo AS

Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget Kanalveien 51 5068 Bergen Tlf.: 55 38 88 00 Faks: 55 38 88 01 E-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no Materialet er vernet etter åndsverkloven. Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 4

04.08.15 13.49

Forord

Formålet med denne boken er å gi en innføring i juridiske spørsmål som er sentrale for styrearbeidet, samtidig som den viser praktiske eksempler på styrets arbeid. Teori og praksis er bundet sammen ved at eksemplene er kommentert og forklart. Boken er et resultat av at Bjørn Arild Bøhleng fullførte masterprogrammet «Det verdiskapende styre» (nå «Styrer og styrearbeid») ved Handelshøyskolen BI og i den forbindelse ble klar over behovet for gode praktiske eksempler til illustrasjon av juridiske emner som det ble undervist i. Eksemplene er hentet fra SMB-bedrifter. Arbeidet har vært fordelt mellom forfatterne ved at Bjørn Arild Bøhleng har samlet inn eksempler fra bedrifter, som har vært viktige bidrag til boken. Han står også for anonymiseringen av eksemplene. Redegjørelsen for jussen samt kommentarene til eksemplene og den øvrige bearbeidelsen av dem er foretatt av professor dr. juris Tore Bråthen. Nydalen mai 2015 Tore Bråthen

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 5

Bjørn Arild Bøhleng

04.08.15 13.49

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 6

04.08.15 13.49

Innhold

Kapittel 1

Innledning. . ................................................................... 1.1 Opplegget.............................................................. 1.2 Valg av styremedlemmer............................................ 1.3 Styremedlemmenes funksjonstid................................. 1.4 Registrering i Foretaksregisteret..................................

11 11 12 13 14

Kapittel 2

Styrets oppgaver............................................................

Kapittel 3

Styreinstruks................................................................. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Plikten til å ha styreinstruks. . ....................................... Oversikt over styreinstruksens innhold.......................... Regler om hvilke saker som skal styrebehandles.............. Regler om daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. . ................................................................... Regler for innkalling og møtebehandling....................... Andre emner........................................................... Fastsettelse av styreinstruksen. . ................................... Styreinstruksens rettslige betydning.............................

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 7

21 21 22 23 24 25 25 26 26

04.08.15 13.49

8 styrearbeid Eksempel 1

Styreinstruks.................................................................

Eksempel 2

Styreinstruks.................................................................

Kapittel 4

Styrelederen – juridiske spørsmål. . ................................... 4.1 Innledning.............................................................. 4.2 Styrelederens oppgaver............................................. 4.2.1 Den fremste blant likemenn og -kvinner.................. 4.2.2 Styrelederens oppgaver i tilknytning til styrebehandlingen........................................... 4.2.3 Styrelederens oppgaver overfor generalforsamlingen. 4.2.4 Styrelederen som adressat for henvendelser til selskapet.................................................... 4.3 Formelle krav til styrelederen. . ..................................... 4.4 Juridiske rammer for utpeking av styrelederen. . ...............

39 39 39 39 40 42 42 43 44

Eksempel 3

Instruks for styreleder i selskapet.....................................

Kapittel 5

Formaliteter omkring styrebehandlingen.......................... 5.1 Styremøter og styrebehandling uten møte..................... 5.2 Innkalling og dagsorden............................................ 5.3 Styrebehandlingen................................................... 5.4 Nærmere om styrevedtak utenom møte........................ 5.5 Når er styremedlemmer inhabile?................................ 5.6 Saker som skal styrebehandles.................................... 5.7 Styreprotokollen......................................................

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 8

49 49 51 52 53 53 54 55

04.08.15 13.49

Innhold 9 Eksempel 4

Innkalling til styremøte...................................................

Eksempel 5

Protokoll fra styremøte. . ..................................................

Kapittel 6

Styret og generalforsamlingen......................................... 6.1 6.2 6.3 6.4

Styrets oppgaver overfor generalforsamlingen................ Innkalling til generalforsamling. . .................................. Adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling......... Protokoller fra generalforsamlingen..............................

65 65 67 72 74

Eksempel 6

Innkalling til ordinær generalforsamling...........................

Eksempel 7

Protokoll fra ordinær generalforsamling. . ..........................

Eksempel 8

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling..................

Eksempel 9

Protokoll fra ekstraordinær generalforsamling...................

Kapittel 7

Årsberetning.. ................................................................

Eksempel 10

Årsberetning.. ................................................................

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 9

04.08.15 13.49

10 styrearbeid Kapittel 8

Årsplan for styret............................................................

Eksempel 11

Årsplan for styret............................................................

Kapittel 9

Aksjonæravtaler.............................................................

Stikkord........................................................................ 101

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 10

04.08.15 13.49

Kapittel 1

Innledning

1.1 Opplegget I denne boken behandles utvalgte emner av praktisk betydning for styret i aksjeselskaper. Her gjennomgås styrets oppgaver, styre instruks, styrelederen, formaliteter omkring styrebehandlingen, styret og generalforsamlingen, årsberetning og aksjonæravtaler. Etter den teoretiske innledningen til hvert tema er det i de fleste kapitler inntatt ett eller flere kommenterte eksempler som viser hvordan selskapet kan utforme de nødvendige selskapsdokumenter. Eksemplene er hentet fra virkeligheten, men de er justert og anonymisert. Navnene på personene i eksemplene er konstruert. Behandlingen av hvert enkelt emne skjer med bakgrunn i den selskapsrettslige lovgivningen som aksjeselskaper er underlagt. Mange styremedlemmer føler usikkerhet om rettsreglene som omgir styrearbeidet. Det selskapsrettslige rammeverket er i første rekke aksje loven.1 Denne loven er i likhet med alle andre norske lover gratis tilgjengelig på www.lovdata.no.

1 http://lovdata.no/dokument/NL/lov/1997-06-13-44

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 11

04.08.15 13.49

12 styrearbeid

Aksjeloven gjelder for selskaper av typen aksjeselskap (AS), som er den klart mest brukte selskapsformen i Norge. Loven er skrevet særlig med tanke på selskaper med én aksjonær eller relativt få aksjonærer, men den er ikke til hinder for at et aksjeselskap kan ha mange aksjonærer. Aksjeselskaper kan ikke være børsnotert. En liknende selskapstype som aksjeselskap er allmennaksjeselskap, som reguleres av allmennaksjeloven.2 Denne loven er skrevet særlig med tanke på selskaper med mange aksjonærer og stor aksjespredning. Det er store likheter mellom aksjeloven og allmennaksjeloven, og ca. ⅔ av lovparagrafene i de to lovene er identiske. Forskjellene skyldes at lovene tar sikte på selskaper som er forskjellige fordi aksjeselskapet typisk er et selskap med bare én aksjonær eller et lite antall aksjonærer, mens allmennaksjeselskapet typisk er et selskap med mange aksjonærer. Antallet allmennaksjeselskaper er forsvinnende lite sammenliknet med antallet aksjeselskaper. I praksis består kategorien allmennaksjeselskap først og fremst av de børsnoterte selskapene, men allmennaksjeselskaper behøver ikke være børsnotert. Allmennaksjeselskapet omtales ikke nærmere i denne boken.

1.2 Valg av styremedlemmer Styret velges som hovedregel av generalforsamlingen.3 Lovens utgangspunkt er at den eller de som representerer flest stemmer på generalforsamlingen, kan sørge for at egne kandidater blir valgt som styremedlem. Aksjeloven gir ikke aksjonærminori-

2 http://lovdata.no/dokument/NL/lov/1997-06-13-45 3 Aksjeloven § 6-3 (1).

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 12

04.08.15 13.49

Kapittel 1: Innledning 13

teten krav på noen styreplass. Men loven er naturligvis ikke til hinder for at aksjonærmajoriteten stemmer inn én eller flere av aksjonærminoritetens kandidater. I noen tilfeller har selskapet vedtektsfestet ordninger som sikrer aksjonærgrupper eller aksjonærminoriteten styrerepresentasjon. Ofte gjøres dette ved at selskapets vedtekter bestemmer at selskapet skal ha flere aksjeklasser, som hver har rett til å velge et nærmere angitt antall styremedlemmer. Ved å sørge for at aksjonærgrupper eller aksjonærminoriteten har aksjer i hver sin aksjeklasse, kan den vedtektsbestemte ordningen bidra til at alle aksjonærgrupper eller aksjonærminoriteten blir representert i styret. Har selskapet mer enn 30 ansatte, har de ansatte rett til å velge et nærmere angitt antall styremedlemmer.4

1.3 Styremedlemmenes funksjonstid Hvis vedtektene ikke bestemmer noe annet, er styremedlemmenes funksjonstid to år.5 Tjenestetiden regnes fra valget når noe annet ikke er bestemt, og den opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling i det året funksjonstiden utløper.6 Selv om funksjonstiden er utløpt, skal styremedlemmet bli stående i vervet inntil nytt medlem er valgt.7 Vedtektene kan forlenge eller forkorte funksjonstiden. Men det kan ikke bestemmes at funksjonstiden skal være lenger enn fire år. Aksjelovene er imidlertid ikke til hinder for at styremedlemmer gjenvelges. 4 5 6 7

Aksjeloven § 6-4, § 6-5. Aksjeloven § 6-6 (1). Aksjeloven § 6-6 (2). Aksjeloven § 6-6 (3).

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 13

04.08.15 13.49

14 styrearbeid

Funksjonstiden er alltid to år for styremedlemmer valgt av og blant de ansatte.8 Styremedlemmene har rett til å trekke seg fra vervet hvis særlige forhold foreligger.9 For eksempel kan et styremedlem trekke seg av personlige grunner eller på grunn av dårlige samarbeidsforhold i styret eller manglende tillit til sentrale aksjonærer. Et styremedlem kan når som helst fjernes ved beslutning av det organ eller av den som har valgt ham eller henne.10 For eksempel kan generalforsamlingen med alminnelig flertall treffe vedtak om å fjerne ett eller flere styremedlemmer.11 Styremedlem som er valgt av og blant de ansatte, kan imidlertid ikke fjernes av sine velgere i løpet av valgperioden.12 Slike styremedlemmer skal kunne virke i hele perioden de er valgt, uten risiko for å bli fjernet brått.

1.4 Registrering i Foretaksregisteret Det skal være registrert i Foretaksregisteret hvem som er styre medlem. Ved skifte av styremedlemmer må det sendes endringsmelding. Melding sendes på www.altinn.no.

8 9 10 11 12

Aksjeloven § 6-6 (4). Aksjeloven § 6-7 (1). Aksjeloven § 6-7 (2) første pkt. Aksjeloven § 5-17 (1). Aksjeloven § 6‑7 (2) annet pkt.

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 14

04.08.15 13.49

Kapittel 2

Styrets oppgaver

Fra en juridisk synsvinkel kan styrets oppgaver i aksjeselskaper grovt sett inndeles i tre hovedkategorier: 1) forvaltning av selskapet, 2) tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig, og 3) opplysningsplikt overfor aksjonærer, kreditorer, ansatte, myndigheter og andre. Som ansvarlig for forvaltningen av selskapet er styret dermed den øverste leder av selskapets virksomhet.13 Blant annet har styret (eller daglig leder) ansvar for selskapets finansiering via fremmedkapital (lån etc.). Styret skal sørge for en forsvarlig organisering av virksomheten.14 Dette innebærer bl.a. at styret må sørge for at selskapet har tilstrekkelig bemanning til at det kan løse sine oppgaver. Videre skal styret «i nødvendig utstrekning» fastsette planer og budsjetter for virksomheten.15 Styret skal dessuten holde 13 Aksjeloven § 6-12 (1). 14 Aksjeloven § 6-12 (1). 15 Aksjeloven § 6-12 (2).

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 15

04.08.15 13.49

16 styrearbeid

seg orientert om selskapets økonomiske stilling og påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.16 Dette innebærer at styret har en plikt til å sørge for at det er etablert regler og retningslinjer for kapitalforvaltningen, samt at styret har et overordnet ansvar for at kontrolltiltakene faktisk etterleves («intern kontroll»). Styret er overordnet selskapets daglige leder og skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig.17 Men styret må på den annen side rette seg etter lovlige instrukser fra generalforsamlingen. Dette er en konsekvens av at generalforsamlingen er selskapets høyeste myndighet.18 Fastsettelsen av godtgjørelsen for daglig leder mv. hører under styret. Og skulle styret ønske å igangsette noe som ligger utenfor selskapets vedtektsbestemte virksomhet, må styret ta initiativ for å få generalforsamlingen til å endre vedtektene. Ønsker ikke generalforsamlingen å vedta styrets forslag til vedtektsendring, kan styret ikke igangsette tiltaket. Ifølge aksjeloven har styret også en rekke andre oppgaver som loven angir særskilt. For det første finnes det bestemmelser om styrets oppgaver i forbindelse med selskapets daglige drift. Styret skal

• tilsette daglig leder,19 • gi og motta informasjon i konsernforhold,20

16 17 18 19 20

Aksjeloven § 6-12 (3). Aksjeloven § 6-13 og § 6-14 (1). Aksjeloven § 5-1 (1). Aksjeloven § 6-2 (2). Aksjeloven § 6-16.

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 16

04.08.15 13.49

Kapittel 2: Styrets oppgaver 17

• representere selskapet utad og tegne dets firma,21 og • meddele rett til å tegne firmaet (firmategningsrett, signatur).22 Aksjelovens utgangspunkt er at «Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma».23 Dette innebærer bl.a. at utgangspunktet er at hele styret må medvirke når avtale skal inngås ved firmategning, noe som typisk kan være nødvendig for avtaler som er så vidt uvanlige at de ikke er en del av «den daglige ledelsen» i selskapet. I det enkelte selskap kan det imidlertid være etablert avvikende ordninger for firmategning, slik at ikke alle styremedlemmene må undertegne, men for eksempel at «styreleder og ett styremedlem i fellesskap har selskapets signatur». En av oppgavene som hører under styret, består i å overvåke selskapets kapitalforhold. Styret har en handleplikt dersom selskapets reelle egenkapital er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet.24 Det samme gjelder hvis det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. I praksis kan styret her ha god hjelp fra selskapets revisor eller regnskapsfører, men det er uansett styrets ansvar å følge opp selskapets kapitalforhold. Spesielt med tanke på selskapets regnskapsmessige forhold skal styret årlig avholde et møte med revisor uten at daglig leder eller andre fra den daglige ledelsen er til stede.25 Forutsetningen er at selskapet har revisor. Formålet med styrets møte med revisor er at styret og revisor skal kunne drøfte regnskapsmessige

21 22 23 24 25

Aksjeloven § 6-30. Aksjeloven § 6-31. Aksjeloven § 6-30. Aksjeloven § 3-5. Revisorloven § 2-3.

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 17

04.08.15 13.49

18 styrearbeid

forhold der revisor ser vesentlige svakheter og mangler ved de vurderingene den daglige ledelsen har gjort, samt andre forhold som revisor mener styret bør informeres om. Dersom slikt møte ikke er avholdt siste år, må det opplyses om dette i revisjonsberetningen.26 Noen av styrets oppgaver som gjelder overvåkning av selskapets kapitalforhold, skal også beskytte aksjonærminoriteten. Dette gjelder bl.a. styrets plikt til å sørge for utarbeidelse av redegjørelse dersom selskapet skal inngå visse avtaler med sine aksjonærer eller andre som må likestilles med aksjonærene.27 Er selskapets økonomi så svak at selskapet ikke lenger er i stand til å gjøre opp sine forpliktelser etter hvert som de forfaller, skal styret fremsette begjæring om gjeldsforhandling eller slå selskapet konkurs («begjære oppbud»).28 For det annet er det bestemmelser som pålegger styret oppgaver i forbindelse med endringer i eierforholdene i selskapet. Styret har bl.a. ansvar for

• at det føres aksjeeierbok/aksjeeierregister,29 • å gi (eventuelt) samtykke til aksjeerverv,30 • å håndheve eventuelle «personklausuler», altså vedtektsbestemmelser om at erverver eller eier av aksjer skal ha bestemte egenskaper, være ansatt i selskapet, bare eie en nærmere angitt andel av selskapets aksjer mv.,31

26 27 28 29 30 31

Revisorloven § 5-6 sjette ledd. Aksjeloven § 3-8 (3). Aksjeloven § 6-18. Aksjeloven § 4-5. Aksjeloven § 4-16 (1). Aksjeloven § 4-18 (1).

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 18

04.08.15 13.49

Kapittel 2: Styrets oppgaver 19

• å følge opp eventuell forkjøpsrett for aksjonærene eller andre hvis aksjer skifter eier.32 For det tredje har styret oppgaver i forbindelse med forberedelse av saker som skal behandles på generalforsamlingen, se nærmere i kapittel 5 nedenfor. Styret skal således treffe vedtak om å innkalle generalforsamlingen, bestemme hvor generalforsamlingen skal avholdes, og sette opp forslag til dagsorden for generalforsamlingen.33 Videre krever loven i mange tilfeller at styret utarbeider et forslag som fremsettes for generalforsamlingen dersom generalforsamlingen skal kunne beslutte visse kapitaldisposisjoner. Beslutningsmyndigheten er altså delt mellom styret og generalforsamlingen. Styret må

• fremsette forslag om utbytte,34 • utarbeide forslag til kapitalforhøyelse ved nytegning, beslutning om styrefullmakt til å beslutte fusjon og kapitalforhøyelse ved fondsemisjon,35 • utarbeide forslag til opptak av konvertibelt lån eller styrefullmakt til beslutning om opptak av konvertibelt lån,36 • utarbeide forslag til beslutning om utstedelse av frittstående tegningsretter,37 • utarbeide forslag til kapitalnedsettelse,38 32 33 34 35 36 37 38

Aksjeloven §§ 4-19 flg. Aksjeloven § 5-8, § 5-9 (1) og (3). Aksjeloven § 8-2. Aksjeloven § 10-3, § 10-15 og § 10-21. Aksjeloven § 11-3, § 11-8. Aksjeloven § 11-12 (5). Aksjeloven § 12-3.

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 19

04.08.15 13.49

20 styrearbeid

• utarbeide fusjonsplan og rapport om fusjonen mv.39 • utarbeide fisjonsplan og rapport om fisjonsplanen,40 og • utarbeide forslag til omdanning fra AS til ASA.41 Bakgrunnen for at det kreves forslag fra styret før general forsamlingen kan treffe vedtak, er at generalforsamlingen normalt representerer mindre innsikt og større pulverisering av ansvaret enn styret. Styret kan ikke treffe vedtak eller iverksette tiltak som er egnet til å gi visse aksjonærer eller andre en urimelig fordel på andre aksjonærers eller selskapets bekostning.42 Høyesterett har uttalt at «styremedlemmene er selskapets tillitsmenn og har et selvstendig ansvar for å handle i selskapets interesse …».43 Når loven sier at disposisjoner ikke kan skje på «selskapets» bekostning, henviser den til aksjonærenes felles interesser og ikke til for eksempel selskapskreditorenes interesser. Styret må heller ikke etterkomme en beslutning av generalforsamlingen eller et annet selskapsorgan hvis beslutningen er ulovlig eller i strid med selskapets vedtekter.44

39 Aksjeloven § 13-3 (1), § 13-9 og § 13-10. 40 Aksjeloven § 14-4. 41 Aksjeloven § 15-1 (2). 42 Aksjeloven § 6-28 (1). 43 Rt-1996-742. 44 Aksjeloven § 6-28 (2).

105619 GRMAT Styrearbeid 150101.indd 20

04.08.15 13.49

Tore Bråthen Bjørn A. Bøhleng

Tore Bråthen

Bjørn Arild Bøhleng har lederutdanning fra Handelshøyskolen BI og Høyskolen i Lillehammer. Han har lang erfaring som daglig leder og styreleder.

www.fagbokforlaget.no ISBN 978-82-450-1918-6

,!7II2E5-abjbig!

STYREARBEID

Bjørn A. Bøhleng

STYREARBEID Fra teori til praktisk handling