Universidad Tecnológica de León Ingeniería en Redes Inteligentes y Ciberseguridad
Asignatura: Integradora l
Profesor: Ismael Pérez Mena
Título del trabajo: Herramientas de Trabajo Colaborativo
Presenta: Fátima Abigail Porras Noriega
Matrícula: 18002125
Grupo: IRIC 1001
Fecha: León, Guanajuato. A 09 de septiembre de 2021
INTRODUCCIÓN Las herramientas de trabajo colaborativo son aquellas herramientas o sistemas que permiten acceder a ciertos servicios que facilitan a los usuarios comunicarse y trabajar conjuntamente, sin importar que estén reunidos en un mismo lugar físico. Estas herramientas existen para darnos soluciones y oportunidades para optimizar los procesos ya sea en los negocios, la escuela o el trabajo y elevar nuestra competitividad. Debido al brote de COVID-19, varias personas nos vimos en la necesidad de estudiar o trabajar desde casa, con ello aumentando el uso de herramientas de colaboración en línea para así limitar cualquier contacto directo con las personas. Incluso para nosotros, quienes nos encontramos en el área de Tecnologías de la Información, este hecho ha sido un reto desde el principio, para algunas personas ha sido más grande y para otras más pequeño, pero al final del día este nuevo modo de trabajo o estudio ha sido confuso y estresante. Sin embargo, estas herramientas de trabajo colaborativo nos ayudan precisamente a hacer el trabajo más sencillo, consiguiendo con éstas un contacto y colaboración con nuestros compañeros y sin tener problemas al trabajar de manera remota. Con éstas, podemos también sacar el máximo partido a las nuevas tecnologías en nuestras clases, utilizándolas como una función idónea para poder llevar a cabo nuestros proyectos de manera en línea contribuyendo al fortalecimiento de nuestro razonamiento, autoaprendizaje, independencia y sobre todo, aprendizaje colaborativo o el trabajo en equipo con alto rendimiento. Justificando un poco la necesidad de uso de las herramientas del trabajo colaborativo, el presente trabajo de investigación pretende dar a conocer cinco de estas herramientas con la característica de estar enfocadas principalmente al desarrollo de proyectos. Cada una de estas herramientas será detallada en función de cuáles son sus características principales, qué ventajas y/o desventajas traen consigo, las versiones en las que están disponibles (libre de pago o ambas), el sitio web en el que pueden encontrarse y finalmente capturas de pantalla que muestren el uso de éstas. Dicho trabajo de investigación será de gran ayuda en el desarrollo de la asignatura de Integradora I durante todo el cuatrimestre, ya que el trabajo que se llevará a cabo será de forma colaborativa, y el hecho de hacer uso de estas herramientas de trabajo será de gran apoyo para llevar a cabo un proyecto exitoso dentro de un equipo de alto rendimiento que permita lograr los objetivos de la planeación del proyecto asignado de la mejor manera posible y sobre todo de una manera organizada y eficiente.
HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO Las herramientas de trabajo colaborativas deben permitir al equipo de trabajo el poder acceder a la información desde cualquier sitio, además de poder realizan los cambios necesarios en tiempo real, esto para que se pueda aumentar la eficiencia y productividad del equipo. Existen herramientas colaborativas para la comunicación, herramientas colaborativas para la gestión de conocimientos, herramientas de trabajo colaborativo para almacenamiento online y/o herramientas colaborativas para la creación y gestión de proyectos, entre otras. Sin importar la clasificación en la que se encuentren, deberían tener preferentemente las siguientes características: • Movilidad: Lo ideal es que opere desde la nube, pues justamente permitiría al equipo trabajar de manera colaborativa, en tiempo real y sin la necesidad de ubicarse en el mismo lugar.
• Capacidad de almacenamiento: Se necesita un sistema de almacenamiento de información que sea rápido y seguro y que ofrezca escalabilidad en la capacidad de almacenamiento y permita gestionar qué usuarios tienen acceso a esta información y los permisos que tienen. • Conectividad entre colaboradores: Permite que todo el equipo de trabajo se mantenga conectado y por lo tanto los procesos sean ágiles. • Seguridad de información: En muchos casos la información es vulnerable debido a las videollamadas o el chat, entonces es importante salvaguardar información como contraseñas, la privacidad de las conversaciones y los datos de los integrantes del equipo. • Trazabilidad: Permite tener un registro de tiempos para las actividades de cada integrante de manera que se pueda medir la productividad. A continuación mencionaré las 5 herramientas que consideré las mejores: Trello ¿Qué es? Trello es un software de administración de proyectos lanzado en el año 2011 con aplicaciones para la web y con cliente tanto para iOS como para Android, es una solución fácil, gratuita, flexible y visual que sirve para el desarrollo y organización de proyectos. Esta herramienta nos permite gestionar tanto proyectos como tareas personales. Trello es un tablón virtual en el cual pueden colgarse ideas, tareas, imágenes o enlaces, el cual se puede usar de forma versátil y fácil para cualquier tipo de tarea que requiera organización. La herramienta está disponible en las versiones Free - Gratuito, con beneficios como: tarjetas ilimitadas, miembros ilimitados, 10 tableros por espacio de trabajo, potenciadores ilimitados por tablero, almacenamiento ilimitado (10MB/archivo), fondos y pegatinas personalizadas, registros de actividad ilimitados, fechas de vencimiento y personas asignadas, aplicaciones móviles para iOS y Android y autenticación en dos factores; Standard - $99 MXN/Mes por miembro, el cual incluye como beneficios todo el plan free además de tableros ilimitados, checklists avanzados, almacenamiento ilimitado (250 MB/archivo); Premium - $199 MXN/Mes por miembro, el cual da los beneficios del plan standard y funciones de seguridad; Y finalmente Enterprise - $349 MXN/Mes por miembro. La herramienta de Trello puede ser utilizada desde el siguiente sitio web: https://trello.com/es, o bien, descargada desde las tiendas de aplicaciones de los smartphones. Entre las características de Trello se encuentran: • Emplea el sistema Kanban que se basa en el registro de actividades mediante tarjetas virtuales, el cual permite organizar tareas, agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, agregar comentarios y compartir tableros. • Trello se encuentra disponible en 21 idiomas. • Cuenta con interfaz web y con clientes tanto para iOS como para Android. • La organización de los proyectos se hace mediante tableros, de un vistazo se informa en qué se está trabajando, quién está trabajando en qué y dónde está algo en un proceso. • Se puede acceder a la herramienta desde cualquier teléfono inteligente o computadora en tiempo real.
• Las listas y tarjetas son los pilares de organización que sustentan los tableros. Permiten asignar tareas, fijar plazos, consultar parámetros de productividad, configurar calendarios, entre otras. Ventajas •
•
Desventajas
Se puede personalizar la apariencia de la
La organización en tableros en ocasiones
herramienta, desde el fondo hasta los colores
está en contra ya que se requiere de mucha
de tableros.
organización.
Cuenta con atajos de teclado que aumentan la •
productividad. •
•
El costo de Trello puede aumentar según la cantidad de usuarios que lo utilicen.
Es de fácil, intuitivo y veloz uso tanto en interfaz web como en los clientes de iOS y Android.
•
Cuenta con automatización integrada que se ocupa de las tareas para optimizar los flujos de
•
grandes puede llegar a ser tedioso el crear
trabajo de todo el equipo. •
Tiene
la
posibilidad
nuevas tareas y/o asignaciones. de
integrarse
con
“potenciadores”, terceros tales como Dropbox, •
Al momento de llevar a cabo proyectos
•
No
cuenta
con
etiquetas
globales
de
Google Drive, entre otros.
proyecto, sino que en cada tablero se deben
Utiliza autenticación de dos factores.
establecer las etiquetas.
Para usar Trello el proceso es bastante sencillo, basta con ingresar al sitio web de la herramienta y registrarse, lo cual es muy simple ya que puede vincularse la cuenta ya sea de Gmail o Microsoft a Trello de forma que se inicie sesión con dicha cuenta.
Posterior a realizar el registro, se podrá visualizar un panel en el que se muestran opciones tales como tableros, plantillas, espacios de trabajo, crear un nuevo tablero, ver nuestros espacios de trabajo, entre algunas otras. Para hacer una demostración general del funcionamiento de los tableros en Trello, lo principal es crear uno. Al asignarle un nombre al tablero y configurar quién tiene acceso a él, se puede visualizar el tablero creado a su vez con sus listas de tarea, tareas en proceso o tareas completadas, por ejemplo, además de añadir nuevas listas.
Asana ¿Qué es? Asana es un gestor de tareas y proyectos que funciona como tasklist y centro de comunicación y organización de equipos de trabajo. Se organiza a través de equipos, proyectos, tareas y conversaciones. Es una de las herramientas de colaboración en línea más utilizadas y trabaja a base de tableros, listas de tareas, líneas de tiempo, cargas de trabajo, portafolios y elimina el uso de correos electrónicos ya que las notificaciones se pueden configurar para la comunicación en tiempo real. Asana cuenta con aplicaciones para la web y con cliente tanto para iOS como para Android y está disponible en las siguientes versiones de uso: Basic – Gratuita, incluye beneficios tales como tareas, proyectos, mensajes y registros de actividades de forma ilimitada, almacenamiento ilimitado (100 MB por archivo), se puede colaborar con hasta 15 compañeros de equipo, proyectos con vista de lista y de tablero, vista de calendario, responsables y fechas de entrega, resumen
y brief del proyecto, seguimiento del tiempo y más de 100 integraciones gratis con aplicaciones como Google Drive, Dropbox, etc.; Premium - $219MXN/Mes por miembro, versión basic y cronogramas, paneles ilimitados, emisión de informes de proyectos, invitados ilimitados gratis, formularios, reglas, fechas y horas de inicio, plantillas de tareas, proyectos y equipos privados, entre otros beneficios; Business - $498 MXN/Mes por miembro para equipos y empresas que necesitan gestionar el trabajo de distintas iniciativas; y Enterprise, para organizaciones que necesitan seguridad, control y asistencia extra, el precio de esta versión es personalizada según las necesidades. La herramienta de Asana puede ser utilizada desde el siguiente sitio web: https://asana.com/es, o bien, descargada desde las tiendas de aplicaciones. Entre las características de Asana se encuentran: • Se encuentra disponible para ordenadores, iOS y Android. • Asana está disponible en inglés, francés, alemán, español, portugués y japonés. • Organiza el trabajo en proyectos compartidos como tableros Kanban para iniciativas, reuniones y programas. • Puede organizar tareas y listas de tareas según diferentes criterios. • Contiene etiquetas para las tareas y estados para estas. • Dispone de notar, seguimiento de objetivos, establecimiento de prioridades y cronogramas de actividades. • Almacena información pasada, la cual puede enviarse a correos electrónicos, sincroniza con la nube y calendarios existentes en nuestros dispositivos. • Es posible adjuntar archivos, imágenes, contiene opciones de búsqueda y se pueden imprimir tareas, etc. Ventajas •
•
Desventajas
Permite tener un manejo global de tareas
•
(fuera de la app), se pueden agregar tareas,
funcionamiento,
proyectos o conversaciones incluso desde
confuso ver tantas opciones y encontrar un
una extensión del navegador.
buen flujo de trabajo.
Subtareas
ilimitadas
y
asignación
de
•
cualquiera a usuarios específicos. •
Se debe tomar un tiempo para entender su
Visualización en tiempo real de todas las tareas de cada miembro de todos los
al
principio
puede
ser
Atajos de teclado, ya que los de Asana no son lo mejores y algunos incluso no funcionan.
•
No se puede cambiar el tipo de proyecto después de crearlo.
proyectos. •
Tiene una versión gratuita.
•
Es libre de anuncios.
usuarios, es decir, si sólo se tienen 3 usuarios,
•
Puede personalizarse.
se debe pagar por 5.
•
Es costoso y es necesario pagar de 5 en 5
El proceso para utilizar a Asana es sencillo ya que basta con ingresar al sitio web oficial de Asana y registrarse con alguna cuenta de correo de Gmail o alguna otra cuenta de correo. Al ingresar los datos que se piden para crear una cuenta de Asana, comenzarán a solicitar que se seleccionen algunas de las preferencias que desean para la aplicación, por ejemplo, área en la que nos desarrollamos o la forma de visualización de las tareas, entre algunas otras preferencias más.
Para comenzar a utilizar la herramienta, Asana nos permite preparar un proyecto desde el primer momento, en donde se pueden agregar algunas tareas preliminares, tareas pendientes, tareas terminadas, formas de visualización, ya sea en cronograma, lista, tablero o calendario, etc.
Al elegir todas estas preferencias, podremos acceder al sitio inicial de Asana, en donde se puede observar un apartado de las tareas por entregar, los proyectos recientes, o la creación de un nuevo proyecto.
Finalmente, para efectos prácticos, al crear un nuevo proyecto se pueden comenzar a agregar tareas y asignar una fecha y hora de inicio o fin, agregar al miembro responsable y hacer el proyecto colaborativo, etc.
Draw.io ¿Qué es? Draw.io es una poderosa herramienta para el ámbito de TI que permite realizar dibujos y/o diagramas en línea que se puede integrar con Google Drive, GitHub, Trello y Dropbox para la colaboración en equipo, ya que se pueden publicar los proyectos, generar un enlace y compartirlos con los demás integrantes del equipo con permisos o no de edición. Draw.io permite crear diferentes tipos de diagramas: de flujo, de red, infografías y muchos más. Está disponible tanto en aplicación de escritorio como aplicación web y su versión de uso es completamente gratuita y de código abierto. La herramienta de Draw.io puede ser tanto utilizada como descargada desde el siguiente sitio web: https://www.diagrams.net/. Entre las características de Draw.io se encuentran:
• Cuenta con una interfaz sencilla, fácil de utilizar y personalizable según nuestras necesidades. • Posee una gran cantidad de iconos para los distintos diagramas. • Los diagramas se pueden exportar y guardar en diferentes formatos, entre los que se encuentran los formatos PNG, GIF, JPG, XML o PDF. • Se integra con Google Drive, por lo que se pueden almacenar los diagramas en la nube utilizando una cuenta de Google para después seguirlos editando. • Está traducido a más de 30 idiomas. • Utiliza la función de arrastrar y soltar. • Tiene una gran colección de formas y plantillas. • Los diagramas pueden editarse de manera colaborativa. Ventajas •
Es una herramienta muy intuitiva y de fácil manejo.
•
Desventajas •
necesita acceso a internet para usar la
La aplicación de escritorio puede usarse sin
aplicación.
conexión. •
La aplicación es gratuita, por lo que no necesitas ninguna licencia
•
Si no se tiene la aplicación de escritorio, se
•
El diseño gráfico de los diagramas puede ser bastante simple para algunos usuarios.
Se puede utilizar desde cualquier navegador sin necesidad de descargar la aplicación.
•
Al finalizar se pueden imprimir.
•
Se puede acceder desde Google Drive.
•
No cuenta con plantillas hechas por usuarios.
El uso de esta herramienta colaborativa es demasiado sencillo, ya que basta con ingresar al sitio web oficial y cabe destacar que esta herramienta no requiere de un registro de usuario si no se quiere. Para comenzar a utilizarlo únicamente se necesita hacer clic en “iniciar ahora”.
Posterior a esto, se preguntará inicialmente en dónde se quieren guardar los proyectos.
Cuando se selecciona el almacenamiento que se quiere, se debe seleccionar el tipo de diagrama o proyecto por desarrollar. Al seleccionarlo, se podrá visualizar ya sea una hoja en blanco, o bien una plantilla ya sea de un diagrama de clases, diagrama de flujo, etc.
Bit.ai ¿Qué es? Bit.ai es una plataforma colaborativa diseñada para que equipos e individuos creen, colaboren y organicen todo su conocimiento en un solo lugar desde cualquier parte del mundo. Permite a los usuarios crear notas, documentos, wikis, bases de conocimiento, proyectos, entregables para clientes, documentos técnicos, guías de formación y portales de clientes dinámicos y rápidos, mientras se integra en las aplicaciones con las que se trabaja. Bit.ai está disponible únicamente en una aplicación web y las versiones de uso que maneja son las siguientes: Free Plan – Gratuita, ofrece beneficios tales como inclusión de hasta 5 miembros, limitación de 50 documentos interactivos, plantillas, más de 80 integraciones de terceros, bibliotecas de contenido (wiki interno y externo), varias opciones de importación, límite de archivo de 5 MB, 1 GB de almacenamiento, limitación de importación individual de documentos, espacios de trabajo ilimitados, gestión de usuarios, entre muchas otras más; Plan Pro - $159 MXN/Mes por miembro, con beneficios como miembros y documentos ilimitados, historial de versiones ilimitado, límite de archivo de 200 MB, 500 GB de almacenamiento, etc.; Business Plan - $299 MXN/Mes por miembro con todo ilimitado; y Enterprise de precio personalizado de acuerdo con el tamaño del equipo. La herramienta de Bit.ai puede ser utilizada desde el siguiente sitio web: https://bit.ai/. Entre las características de Bit.ai se encuentran: • Cuenta con funciones integrales de gestión del conocimiento y colaboración de documentos. • Integra todo tipo de contenido digital. • Se pueden crear flujos de trabajo para necesidades comerciales únicas. • Tiene múltiples espacios de trabajo. • Permite la gestión de usuarios. • Tiene un flujo de trabajo personalizable. • Se maneja por carpetas y subcarpetas. • El espacio de trabajo se puede personalizar. • Cuenta con servicio en la nube y trabajo remoto.
Ventajas •
Puede trabajar con equipos de todos los tamaños en tiempo real.
•
Desventajas •
Siempre se necesita conexión a internet.
•
Las funcionalidades que ofrece en la versión
Se puede realizar un seguimiento de la participación de todo el contenido que se comparte.
•
Cuenta con plantillas de documentos.
•
Soporta más de 100 formatos de archivos.
•
Cuenta con protección de contraseñas y de
gratuita son muy limitadas.
•
tener un diseño amigable para el usuario.
información de usuarios. •
Cuenta con versión gratuita.
•
No se requiere de ningún software.
Su uso no es tan sencillo o intuitivo a pesar de
•
Únicamente en idioma inglés.
Para comenzar a utilizar esta herramienta únicamente se necesita acceder al sitio web oficial y cabe destacar que Bit.ai cuenta con la versión Bit Academy, entonces para demostrar el funcionamiento únicamente se debe acceder a esta opción y dar clic en “iniciar gratis”.
Al seleccionar esa opción, lo siguiente será proceder con el registro a la plataforma, el cual es muy sencillo, ya que se deben ingresar los datos básicos como correo, nombre, contraseña, etc.
Al terminar el registro del usuario, se abrirá el panel en donde un asistente nos podrá ir guiando para la creación de un equipo, de un espacio de trabajo, de un proyecto, de una wiki, etc.
Para efectos prácticos de la herramienta, se seleccionó la opción de crear un espacio de trabajo para posteriormente crear un documento colaborativo al cual pudiera tener acceso todo un equipo de trabajo.
Coogle ¿Qué es? Coggle es una herramienta de mapeo mental en línea que permite la colaboración en equipo. Se pude utilizar para tomar notas durante una reunión del equipo o bien cuando se está planificando un proyecto, además, permite agregar compañeros de equipo para que contribuyan con las ideas y edite en tiempo real los diagramas. Esta herramienta permite crear mapas mentales potentes y flexibles, se pueden agregar múltiples puntos de partida, unir ramas para crear bucles e insertar textos o imágenes fuera del diagrama. Coggle cuenta con aplicaciones para la web y con cliente tanto para iOS como para Android y está disponible en las siguientes versiones de uso:
Gratuita, ideal para descubrir Coggle y uso ocasional, la cual ofrece los beneficios de 3 diagramas privados, diagramas públicos ilimitados, más de 1600 iconos, subida de imágenes ilimitada, PDF e imágenes de apoyo, diferentes formas de exportación, carpetas compartidas y contenido (diagramas, mapas) embebido en cualquier lugar; Awesome - $99 MXN/Mes, ideal para uso personal o profesional, con privacidad y opciones avanzadas, incluye todo lo del plan gratuito, más diagramas privados ilimitados, más íconos, control de cambios en cuanto a alineación de texto, líneas y estilos, historial de chats, subida de imágenes de alta resolución y la oportunidad de colaboración mediante enlaces de acceso; y Business - $159 MXN/Mes, Ideal para equipos que quieren controlar el acceso a sus datos y consolidar sus facturas, incluye todo lo de awesome además de administración de usuario y datos, diagramas catalogados, protección Single Sign On, consolidación de facturas y un espacio de trabajo personal, no solo colaborativo. La herramienta de Coggle puede ser utilizada desde el siguiente sitio web: https://coggle.it/, o bien, descargada desde las tiendas de aplicaciones de Android y iOS. Entre las características de Coggle se encuentran: • Colaboración en tiempo real. • Autoguardado de cambios en el proyecto. • Posibilidad de hacer cambios desde cualquier punto del historial para la versión previa. • Agregar texto e imágenes flotantes. • Diagramas privados y públicos. • Colaboración sin configuración, es decir que permite que cualquier número de personas edite un diagrama simplemente compartiendo un enlace secreto con ellos. • Posibilidad de insertar imágenes alojadas en la web. Ventajas •
Es rápido de configurar y la interfaz es fácil de navegar.
•
Desventajas •
La versión gratuita no brinda un control total del estilo y las rutas.
Proporciona diagramas públicos y cargas de imágenes.
•
La historia completa es visible y restaurable.
•
Los diagramas son convertibles a archivos
versión gratuita, ya que no protege la
PDF y PNG.
información del usuario.
•
Permite importar y exportar diagramas en archivos MM y de texto.
•
Es una herramienta relativamente económica.
•
Posee un entorno grafico sencillo para el trabajo en equipo.
•
•
El software no es completamente seguro en la
Sólo inserta imágenes de la web usando el URL de la imagen.
•
La edición de los proyectos siempre es offline.
Para poder utilizar esta herramienta el proceso es bastante sencillo ya que la aplicación web es muy amigable e intuitiva para el usuario. Lo primero que se debe hacer es acceder al sitio oficial de la herramienta y proceder al
registro de una cuenta para utilizarla lo cual también es muy simple ya que se puede registrar una cuenta con Gmail o con Microsoft.
Al realizar el registro de la nueva cuenta, se nos redirige al panel en donde se encontrarán todos aquellos proyectos tanto compartidos como creados personalmente.
Para efectos prácticos y de demostración de la herramienta, se seleccionó la opción de “crear diagrama”, en donde, al seleccionarla, se abre el lienzo para comenzar a trabajar y a poner todas las ideas que se quieran.
CONCLUSIÓN Las herramientas de trabajo colaborativo no tienen por qué ser algo que nos llene de estrés o confusión al momento de necesitarlas, ya que todas estas nos ayudan a que los procesos de los proyectos sean más sencillos, eficientes, organizados y a que se tenga un mejor rendimiento en el equipo de trabajo. Cada una de estas herramientas pueden ayudarnos ya sea a administrar tareas fácilmente, a comunicarnos con nuestros compañeros de equipo o incluso a realizar un seguimiento de la productividad que el equipo de trabajo tiene. En la investigación anterior se presentaron herramientas tales como Trello, una herramienta de gestión de tareas basada en tableros y tarjetas con una función de arrastrar y soltar; Asana, otro administrador de proyectos que tiene una interfaz visualmente atractiva e intuitiva; Coggle: un creador de mapas mentales colaborativos en línea; Draw.io, otro creador de diagramas que se puede integrar con otras herramientas de colaboración: y Bit.ai, una plataforma colaborativa diseñada para que equipos e individuos creen, colaboren y organicen todo su conocimiento en un solo lugar. Todas y cada una de estas herramientas, considero que cumplen con las características ideales mencionadas al inicio, ya que, de diferente forma, cada una de ellas cuenta con movilidad, capacidad de almacenamiento, conectividad entre colaboradores, seguridad de la información y trazabilidad. El trabajo colaborativo es una tendencia en auge en estos tiempos, es por ello por lo que el utilizar herramientas que permitan la colaboración entre equipos de manera remota es bastante necesario dentro de las nuevas formas de trabajo y de estudios. Algunas de las ventajas que personalmente puedo notar de estas herramientas son que éstas nos fomentan la interacción y comunicación con nuestros compañeros de equipo aunque sea de manera virtual, y sobre todo favorecen demasiado la organización de los proyectos que se estén realizando. Y aunque muchas pueden tener grandes desventajas, son más las ventajas que traen para nosotros, los usuarios que estamos cada vez más en busca de herramientas que nos agilicen el trabajo individual o colaborativo.
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