Trabajo 1.2 La Gestión de Cambios David Alessandro García López, Fátima Abigail Porras Noriega IRIC 901
Trabajo 1.2 La Gestión de Cambios Instrucción: Investiga para ahondar más en el tema y sintetiza una respuesta para cada una de las siguientes cuestiones: Qué es un cambio, y qué repercusiones puede tener en los objetivos del proyecto. Un cambio es todo aquello que modifique las limitaciones iniciales del proyecto e implique un trabajo adicional significativo, estas limitaciones deben estar claramente definidas en el plan del proyecto, o en el contrato para terceros. Estos cambios, de no ser bien gestionados, pueden tener repercusiones en el cronograma (retrasos), el alcance (plan de proyecto y otros entregables), el costo (excedentes) y la calidad del proyecto, en la reputación y/o prestigio del equipo y en la inclusión comercial, de tal manera que habría insatisfacción del cliente y un posible desperdicio de recursos. Explica por qué las modificaciones implementadas para corregir un producto o resultado de mala calidad no deberían ser consideradas cambios como tal. Se debe a que, al hablar de cambios, implica el hecho de reasignar costos operativos (tiempo y dinero), justificar/analizar el impacto y adicionar un trabajo significativo. Mientras que, al hablar de corregir un producto, implica que hubo un problema y se gestiona como una corrección, no como un cambio. La corrección por mala calidad no se considera, ya que no sigue el proceso cuantitativo de los costos, sino que va dentro de la garantía del proyecto, y se considera como el resultado de una mala gestión de la calidad, mala identificación del alcance, o para corregir el avance del proyecto. Razona el por qué una mala gestión (identificación y clasificación) de stakeholders podría impulsar la aparición de una mayor solicitud de cambios en el proyecto. Esto se debe a que, a medida que avanza el proyecto, los stakeholders mal gestionados pueden aparecer e introducir sus requerimientos en el proyecto, los cuales pueden ser vistos como cambios cuando realmente no lo son. Por otro lado, el no delimitar adecuadamente las responsabilidades, el nivel de autoridad y el nivel de interés que un stakeholder tiene en el proyecto, podría estar solicitando cambios sin incluso tener la capacidad de decisión y certeza necesarias para opinar, llegando a tomar decisiones en un momento no tan adecuado, sin certeza y con alto grado de incertidumbre. Define y Esquematiza los pasos necesarios para gestionar la solicitud y aprobación de un cambio en el proyecto. Los pasos necesarios son: 1. Emisión de la solicitud, se define el cambio solicitado y la motivación de éste, dirigida al director de proyecto; 2. Análisis técnico, la solicitud se analiza, se aprueba si el cambio afecta al contenido técnico del proyecto y de no ser viable se descarta; 3. Cuantificación, se cuantifica el efecto que tendrá el cambio sobre las limitaciones del proyecto; 4. Aprobación, el cambio debe aprobarse o rechazarse por el sponsor o el comité (CCB); 5. Modificación de la planificación, al ser aprobado, se implementa a la planificación del proyecto; 6. Informe, se informa sobre el resultado a los involucrados en la solicitud sobre si fue aprobado o no el cambio; 7. Seguimiento del resultado, se hace un seguimiento del cambio aplicado, asegurando que realmente se ejecutó como se justificó en la solicitud.
Explica por qué es importante justificar la aprobación o rechazo de un cambio. En los sistemas de control de cambios, antes de que una solicitud de cambio sea rechazada o aprobada, esta tiene que pasar por un proceso de análisis donde los stakeholders tratan de entender completamente el impacto en el proyecto si este se implementara y así definir si se debe iniciar un plan de acción o no. Por lo que una justificación, es el resultado de este análisis, el cual documenta las consideraciones más importantes del proyecto frente al cambio, sirve para futuras referencias respecto a la solicitud de nuevos y proporciona información más clara a los interesados. Concluye por qué se debe mantener información histórica de los cambios que se han presentado (independiente de si se aprobaron o rechazaron) en un proyecto. El registro histórico de los cambios (también conocido como change log) es un documento que tiene la utilidad principal de administrar y controlar los cambios que surgen durante la planeación y ejecución del proyecto pues sirve como base para satisfacer dudas de los interesados respecto a cómo se han ido atendiendo sus solicitudes y a la vez permite entender el origen de las modificaciones sobre el cronograma y costes y evidenciar el resultado de las diferentes solicitudes, evitando así repetir el proceso para una solicitud que en su día fue rechazada. Instrucción: Investiga las características de la Metodología Kotter para la Gestión de Cambios, y Esquematiza los pasos que la componen. Razona en qué se diferencia ésta, de las metodologías más tradicionales, como la del Project Management Institute (PMI).
La propuesta de Kotter para llevar a cabo un cambio está principalmente enfocada en las necesidades de una cultura organizacional, es decir, se dirige a procesos, protocolos, prácticas y comportamientos, mientras que en las metodologías de cambio que sugiere el PMI, están diseñadas para hacer modificaciones en los productos entregables y objetivos durante el desarrollo de un proyecto. La metodología de Kotter requiere una mayor participación de un líder para tener una visión, comunicarla y hacerla presente en todos los miembros del equipo de trabajo, y las otras metodologías requieren de un administrador de proyecto que provea la planeación, análisis, estrategia y dirección para alcanzar los objetivos con éxito.
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