Trabajo 2.1 Gestión de las Comunicaciones Fátima Abigail Porras Noriega IRIC 901
D N E Ó I L T A S S E G A C C I I N O U N M E O S C La Gestión de las Comunicaciones incluye los procesos necesarios para asegurar que las necesidades de información del proyecto y de sus interesados se satisfagan a través del desarrollo de objetos y de la implementación de actividades diseñadas para lograr un intercambio eficaz de información. La comunicación es el intercambio intencionado o involuntario de información. La información intercambiada puede ser en forma de ideas, instrucciones o emociones. Incluye los procesos requeridos para garantizar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y Planificar gestión de adecuados. Estos procesos son: las comunicaciones
Gestionar las comunicaciones
Monitorear las comunicaciones
Importancia de gestionar las comunicaciones Es importante en un proyecto ya que permite un flujo de información eficaz y eficiente entre el equipo de proyecto y los interesados. Además, permite que haya flexibilidad en las actividades de comunicación, permitiendo ajustes de los métodos y técnicas para dar cabida a las necesidades cambiantes de los interesados y del proyecto. Esta gestión es necesaria para asegurar que se obtiene y suministra la información requerida de la persona correcta, en el tiempo indicado, utilizando siempre los medios y formatos apropiados para finalmente distribuirla entre todos los interesados relevantes.
Definición de los flujos y canales de comunicación entre los interesados del proyecto
El proceso de Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de información y comunicación de los interesados y ayuda a definir los canales o flujos de información que se emplearán. Una definición incorrecta de los canales o flujos de comunicación puede dar lugar a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, comunicación de información equivocada insuficiente y mala interpretación o comprensión del mensaje transmitido.
Los aspectos que deben considerarse para definir los flujos y canales de comunicación, son los siguientes:
¿Quién necesita la información?
¿Qué información necesita?
¿Cuándo la necesita?
¿Cómo le será presentada?
¿Quién la distribuirá?
¿Cómo se distribuirá?
Frecuencia de la comunicación
Tipos de comunicación Interna. Se centra en los interesados dentro del proyecto y dentro de la organización. Externa. Se centra en los interesados externos tales como clientes, proveedores. Formal. Informes, reuniones formales, sesiones informativas para los interesados. Informal. Actividades de comunicación mediante correo electrónico, medios sociales, sitios web, etc. Ascendente. Interesados de alta dirección. Descendente. El equipo y demás personas que contribuirán al trabajo del proyecto. Horizontal. Pares del equipo o director del proyecto. Oficial. Informes anuales; informes para reguladores u organismos de Gobierno. No oficial. Comunicaciones que se centran en medios flexibles y a menudo informales.
Escrita y Oral. Verbal y no verbal, medios sociales y sitios web, comunicados en los medios. Comunicación interactiva. Dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo multidireccional en tiempo real. Comunicación de tipo push (empujar). Enviada o distribuida directamente a receptores específicos que necesitan recibir la información. Comunicación de tipo pull (tirar). Utilizada para conjunto de información complejo/voluminoso. Comunicación interpersonal. La información se intercambia entre individuos cara a cara. Comunicación pública. Un único orador que se dirige a un grupo de personas. Comunicación en grupos pequeños (6 personas) y masiva (a grandes grupos). Comunicación a través de redes y computación social.
Habilidades personales requeridas para una comunicación efectiva y asertiva Escuchar de forma activa. Gestión de conflictos. Conciencia de las diferencias culturales y personales (conciencia cultural). Creación de relaciones de trabajo. Conciencia política (comprensión de las relaciones de poder dentro y en torno al proyecto). Evaluar estilos de comunicación. Identificar, establecer y gestionar las expectativas de los interesados. Observación/conversación. Negociación. A fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables. Fuente de Project Management Institute, Inc. (2017). La guía de los fundamentos para la información dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Project Management Institute, Inc