Trabajo 2.3 Control y Validación
Trabajo 2.3 Control y Validación García López David Alessandro Porras Noriega Fátima Abigail IRIC 901
En qué consiste la Planificación del Alcance del Proyecto. Dado que la Gestión del Alcance del Proyecto se encarga de describir todos los procesos requeridos para hacer que el proyecto incluya al final y durante su proceso todo el trabajo requerido y únicamente requerido, la primera etapa de este proceso, la planificación, se encarga de crear un plan que documenta cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. El cual sirve como base para enunciar el alcance del proyecto, crear el WBS y los procesos de aceptación formal de los entregables, además de que se incluye un plan de gestión de los requisitos (análisis, documentación y gestión). Cómo se relaciona el Control de Calidad con el Alcance del proyecto. El control de calidad se relaciona con el alcance del proyecto de manera que el primero se aplica en el seguimiento de las tareas internas, en donde para cada una de las tareas que fueron asignadas se puede revisar si cada tarea está cumpliendo o no con su objetivo y en dado caso solicitar las modificaciones, de esta manera, esas tareas internas generan entregables que indican que una etapa ha sido completada y así se puede verificar si el resultado ya cumple o no con los objetivos que se tenían planeados para el alcance del proyecto y aunque el control de calidad puede verse relacionado con la validación del alcance, difieren completamente. Indica una metodología, o en su defecto un conjunto de buenas prácticas que permitan gestionar el alcance del proyecto, mediante su aplicación en el desarrollo del mismo. El PMBOK (2018) describe una metodología para la Gestión del Alcance de Proyecto en la que aclara que en la práctica, es probable que no se siga de la misma manera en la que se describe, pero que en esencia, se puede definir en los siguientes procesos; Planificación de la gestión del alcance, Recopilación de los requisitos (documentar y gestionar las necesidades y requisitos), Definición del alcance (descripción detallada del proyecto), Creación del WBS, Validación del alcance (criterios para aceptar entregables) y Control del Alcance (monitoreo del estado del proyecto, alcance de productos y cambios). Qué factores pueden afectar el alcance del proyecto, y cómo se puede controlar esto. El alcance puede verse impactado por diversos factores que podrían estar sujetos a solicitudes posteriores de cambio y estos factores pueden beneficiar o afectar negativamente al alcance. Algunos de los que afectan negativamente pueden ser: los niveles de recursos variables, las restricciones regulatorias, los requisitos cambiantes de los interesados, los riesgos externos e internos, las limitaciones de tiempo y las solicitudes de cambio frecuentes. Esto puede ser controlado mediante estrategias definidas desde el inicio que identifiquen, analicen y entiendan los factores que podrían afectar para que se lleve adecuadamente una gestión del alcance. Explica en qué consiste el método SMART, y cómo puede ser aplicado para determinar los objetivos de un proyecto. La metodología SMART se define del acrónimo de: Specific (Específico), Measurable (Medible), Achievable (Alcanzable), Relevant (Relevante) y Time-based (Calendarizado). Consiste en establecer objetivos de manera inteligente y puede ser aplicada para determinar los objetivos de un proyecto de manera que mientras más concreta sea la acción, más claro será el objetivo, mientras más detalle se dé, mejor control se tendrá, el objetivo irá acorde a las posibilidades reales, los objetivos serán jerarquizados y se ubicará el más importante y podrá definirse a un plazo. Muchas de las veces se establecen objetivos demasiado ambiciosos o ambiguos, y no se llegan cumplir, SMART ayuda entonces a que estos sean claros en cuanto a qué, cuánto, cómo, por qué y cuándo se quieren lograr. Explica con un ejemplo en qué consiste la técnica de Gestión del Valor Ganado. La técnica de Gestión del Valor Ganado (EVM) es una metodología que permite medir el rendimiento del proyecto en cuestiones de tiempo, costos y objetivos, basándose en los planes y valores actuales que se tienen actualmente en el desarrollo de un proyecto, la EVM permite predecir el futuro del proyecto y tomar las mejores decisiones para ajustarlo. Según un estudio detallado por Fleming y Koppelman, una vez que se ha completado el 20% del proyecto, el rendimiento actual se puede utilizar para predecir el futuro del proyecto con un margen de error del 10%. Asimismo, los beneficios de la EVM permiten comparar los costos con el trabajo actual, identificar patrones críticos e intervenir a tiempo. Para explicar los términos utilizados en EVM se tendrá como ejemplo un proyecto con una duración y presupuesto estimados de 5
meses y $25,000, y que lleva actualmente dos meses en operaciones. 1. Costo Planeado (PV): Es el costo presupuestado para el proyecto en cierto porcentaje de progreso realizado del proyecto y se calcula de la manera en que PV = Costo total del proyecto * % de trabajo planeado. Si se quisiera conocer el PV respecto a 2 meses de trabajo (equivalente al 40% del progreso del proyecto): 𝑷𝑽 = $𝟐𝟓, 𝟎𝟎𝟎 ∗ 𝟒𝟎 % = $𝟏𝟎, 𝟎𝟎𝟎 2. Costo Actual (AC): Es el costo actual real del trabajo realizado, se deben considerar todos los gastos hasta el momento. En este ejemplo se considera que el costo actual al final de dos meses es de $15,000. 3. Valor Ganado (EV): Suponiendo que se esperaba terminar el 40% de trabajo después de dos meses, pero en realidad solo se ha finalizado el 30%. Este valor indica la cantidad presupuestada para la cantidad de trabajo realizada, calculada de la forma EV = Costo total del proyecto * % de trabajo realizado. 𝑬𝑽 = $𝟐𝟓, 𝟎𝟎𝟎 ∗ 𝟑𝟎 % = $𝟕, 𝟓𝟎𝟎 4. Varianza del cronograma (SV): Indica la divergencia ante el cronograma inicial, un resultado negativo indica que el proyecto va retrasado, uno positivo indica que va adelantado y un cero indica que va a tiempo. Se calcula de la manera SV = EV – PV. 𝑺𝑽 = $𝟕, 𝟓𝟎𝟎 − $𝟏𝟎, 𝟎𝟎𝟎 = −$𝟐, 𝟓𝟎𝟎 Si se obtiene la proporción de este valor respecto al presupuesto total, se puede llegar a comprender que en este ejemplo el seguimiento del cronograma va retrasado un 25%. 5. Varianza del costo (CV): Indica la divergencia ante el presupuesto inicial en el estado actual del proyecto, se calcula de la forma CV = EV - AC. Un resultado negativo indica que se está excediendo el presupuesto, uno positivo indica que se está utilizando menos presupuesto y cero indica que se está utilizando lo estimado. En este ejemplo se indica que al momento se ha excedido por $7,500 el presupuesto inicial hasta el momento. 𝑪𝑽 = 𝟕, 𝟓𝟎𝟎 − $𝟏𝟓, 𝟎𝟎𝟎 = −$𝟕, 𝟓𝟎𝟎 6. Índice de rendimiento de cronograma (SPI): Se calcula de la manera SPI = EV / PV. Un valor menor a uno indica que el proyecto va retrasado. En este ejemplo, se tiene un valor del 0.75, lo que quiere decir que solo se ha realizado el 75% de las tareas planeadas hasta el momento. 7. Índice de rendimiento de costo (CPI): Se calcula de la manera CPI = EV / AC. Un valor mayor a uno indica que el proyecto no ha excedido el presupuesto y un valor menor a uno indica que se ha excedido el presupuesto. Para este ejemplo, se tiene un valor de 0.5, lo cual indica que el rendimiento del costo actual es del 50%.
Fuentes bibliográficas •
Indeed Editorial Team. (2020). SMART Goals: Definition and Examples. https://www.indeed.com/career-advice/careerdevelopment/smart-goals
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Project Management Institute, Inc. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Project Management Institute, Inc.
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Ecosys (s.f.). Earned Value Management: The Basics. https://www.ecosys.net/knowledge/earned-value-management-basics/