CURSO MICROSOFT PROJECT PROGRAMACION DE PROYECTOS MICROSOFT PROJECT
1. INTRODUCCION A PROYECTOS ¿Qué es un Proyecto? Un proyecto es un emprendimiento temporáneo creado para realizar un producto o servicio particular y con objetivos definidos. En primer lugar un proyecto es temporal. Un proyecto es además un esfuerzo. Los recursos pueden ser el personal y el equipamiento que necesitan para realizar su trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, por lo que los proyectos tienden a ser eventos planificados. El éxito de un proyecto depende de una preparación y planificación previa. Cada proyecto crea un producto o servicio único. Este es el objetivo del proyecto, la razón por la que se emprende el proyecto. Partes constitutivas de un proyecto Todo proyecto posee algún elemento de tiempo, algún componente financiero y requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna área. Tiempo Posiblemente el tiempo limitado es la delimitación con la que estaremos más familiarizados en cualquier proyecto. Puede que no conozca el presupuesto del proyecto o el ámbito de trabajo, pero lo que es seguro que conocerá la fecha límite para la entrega del producto. Un ejemplo de la delimitación del tiempo puede ser: necesitamos el software de inventario implantado en la empresa dentro de dos meses.
CURSO MICROSOFT PROJECT Costo Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero, pero el costo de un proyecto tiene un significado mucho más amplio. El costo son todos los productos requeridos para llevar a cabo el proyecto, por ejemplo. Incluye las personas, el equipamiento, materiales utilizados y todos los demás eventos y aspectos que requieran dinero o la atención de alguien en un proyecto. Ámbito Se debe considerar dos aspectos: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto. El ámbito del producto describe la calidad, característica y funciones del producto de manera detallada. El ámbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o servicio, del proyecto con el ámbito previsto del producto. Criterios generales para el desarrollo de un proyecto Todo proyecto debe tener las siguientes fases: Planeación Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, después se determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red (flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad. El diagrama de flechas completo da una representación gráfica de las relaciones entre las actividades del proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle diversas actividades o fases del proyecto y de esta manera se puede sugerir mejoras antes que el proyecto se ejecute. Programación Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los tiempos de iniciación y terminación para cada actividad y la relación con el resto de actividades del proyecto, el programa señala las actividades críticas es decir, aquellas que requerirán de una atención especial, para las actividades no críticas el programa debe indicar los tiempos de holgura que deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto permitirá el uso eficiente de recursos limitados. Control Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de flechas y la gráfica de tiempo para hacer reportes periódicos de progreso. Los diagramas deben analizarse y si es necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto.
CURSO MICROSOFT PROJECT
2. ADMINISTRACION DE PROYECTOS Introducción La Administración de Proyectos es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. También se dice que la Administración de proyectos es un conjunto de técnicas, destrezas, herramientas que permiten generar una secuencia ordenada de fases, actividades y tareas que la experiencia y el sentido común consideran como buenos para la realización de un proyecto. La Administración de Proyectos ocurre cuando se da énfasis y una atención especial para conducir actividades con el propósito de lograr un conjunto de metas. Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar proyectos. La administración de proyectos está compuesta por las siguientes fases: Planificación del proyecto y creación de una programación Es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y si se va a realizar el seguimiento del uso de los recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto. Adaptación a los cambios Esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado la planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto. Comunicación de la información del proyecto En esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, personal y a la administración. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente. Creación de la programación
CURSO MICROSOFT PROJECT
Consiste en la lista de tareas o actividades que se llevarán a cabo y la cantidad de tiempo o duración que se precisa para cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y demás información, como flechas y límites para construir la programación y proporcionar un modelo realista del proyecto que se va a administrar. Modelos tradicionales de administración de proyectos Método de ruta crítica (MRC) El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los años 50. Dupont Corpartion y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las técnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica, un modelo matemático que calculaba la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea en particular y en sus dependencias y que identifica que tareas son críticas. Este modelo es el método de programación utilizado en el software para la administración de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project. Durante los años 50, la marina de Estados Unidos, desarrolló el proyecto Misiles Polares, un sistema de programación PERT (Programme Evaluation And Review Technique) que utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día un diagrama Pert (también llamado un diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas. El método de camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la teoría de grafos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina gráfica o grafo a un conjunto de puntos llamados nodos o vértices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estas gráficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duración. Esto es denominado camino crítico e interesa conocerlo, pues condicionará la duración total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino (tareas críticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habrá que comenzar por ellas. Este método es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo y una terminación, es decir, no son continuos y que representan cierta complejidad en la interrelación de las tareas que los forman. Diagrama de Gantt Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. La gráfica de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y la determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos
CURSO MICROSOFT PROJECT de programación más completos y sin duda el más usado. La gráfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, semanas, días); en la vertical se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres tareas, órdenes de trabajo. La gráfica establece una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir, controlar lo programado. Podrá utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación, así como, hacer el seguimiento e imprimir informes.
CURSO MICROSOFT PROJECT
3. INGRESO A MICROSOFT PROJECT La utilización de esta herramienta nos sirve para aprovechar de mejor manera los recursos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Para ingresar a Microsoft Project seguimos los siguientes pasos: 1. Elegimos el botón Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Project.
Figura Nº 1
2. A continuación se iniciará Microsoft Project en donde podremos observar los siguientes elementos:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 2
Opciones de Menú Los menús en Project se encuentran al tope de la pantalla como se lo puede observar en la Figura Nº 2:
Figura Nº 3
Cuando damos clic en alguna opción del menú, se ve una pequeña selección de comandos que son los más usados:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 4
La descripción de cada menú se muestra en el siguiente cuadro: Menú Archivo
Edición
Ver
Insertar Formato
Herramientas
Descripción Abre y cierra archivos nuevos o existentes; guarda e imprime archivos; ajusta las propiedades de la página y las propiedades de los documentos; también puede enviar archivos por correo electrónico. Además puede buscar archivos de acuerdo a diferentes opciones. Puede cortar, copiar y pegar texto u objetos, manipula datos con los comandos rellenar y borrar; relaciona datos con vincular y dividir tareas; y localiza información con buscar, reemplazar e ir a. Selecciona diversos tipos de vista para el área de trabajo, accede a formatos de reportes estándar, se puede elegir que barras de herramientas queremos seleccionar, se encuentra el comando de zoom para disminuir o aumentar el tamaño de la ventana y podemos insertar encabezado y pie de página. Inserta nuevas tareas, otro proyecto, tareas repetitivas o inserta columnas en el área de tareas, inserta también dibujos, tablas de excel, documentos de word y vínculos hacia sitios Web. Ajusta el estilo del texto, estilo de barras; muestra la escala temporal, podemos cambiar el tipo de cuadrícula del diagrama, podemos modificar el formato del dibujo. Verifica la ortografía o permite opciones de autocorrección, crea vínculos entre proyectos, importa tareas de Outlook; también puede cambiar el calendario laboral, se pueden asignar, compartir y redistribuir recursos,
CURSO MICROSOFT PROJECT
Colaborar
Ventana y Ayuda
podemos dar seguimiento a las tareas o proyectos que estamos realizando, graba macros y personaliza el área de trabajo. Publica información hacia project server, solicita o actualiza el progreso de la información del proyecto, podemos acceder al centro de proyectos o al centro de recursos; analiza y modifica un portafolio, se pueden ver los riesgos, problemas o documentos dentro del Project Server. Las opciones de Ventana y Ayuda contienen comandos para manejar las ventanas de la pantalla y para acceder a la ayuda de windows. Figura Nº 5
Tabla de tareas Nos muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce como Campo.
Figura Nº 6
Barra de herramientas La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera más accesible. Por defecto se muestran las siguientes barras: Barra de Formato Barra Estándar Barra de Formato Esta barra permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.
Figura Nº 7
CURSO MICROSOFT PROJECT A continuación se detalla la descripción de cada botón:
Figura Nº 8
Barra Estándar La barra de herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.
Figura Nº 9
La descripción de cada botón se detalla a continuación:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 10
Para personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están disponibles, haga clic en el menú Ver Barras de Herramientas o de un clic en Personalizar. Escala temporal Se encuentra disponible en algunas vistas en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.
Figura Nº 11
CURSO MICROSOFT PROJECT
Área de gráfico de Gantt Nos muestra gráficamente cada una de las tareas. La posición de la barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra de tarea en relación a otra indica si las tareas se suceden o se superponen.
Figura Nº 12
Barra de desplazamiento Las barras de desplazamiento permiten desplazar el contenido del cuadro hacia un lado u otro. Las barras suelen aparecer o activarse cuando el recuadro no es lo suficientemente grande como para visualizar todo su contenido.
Figura Nº 13
CURSO MICROSOFT PROJECT
4. CREAR UN NUEVO PROYECTO
1. Pulse el bot贸n Nuevo en la barra de herramientas Standard
Figura N潞 14
.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 15
2. Seleccione la fecha de Inicio del Proyecto, en el Menú Proyecto y seleccione Información del Proyecto. Le aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 16
Figura Nยบ 17
CURSO MICROSOFT PROJECT
Todo proyecto serรก programado a partir de una fecha de comienzo y una fecha de finalizaciรณn, decida como planificar su proyecto e ingrese las fechas adecuadas. 3. Pulse Aceptar, le aparecerรก la pantalla de Inicio de Microsoft Project
Figura Nยบ 18
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 19
La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada Tabla Entrada y un grรกfico en la parte derecha. Guardar un archivo de Microsoft Project 1. Pulse el botรณn Guardar en la barra de herramientas Standard 2. Localice la carpeta proyecto1. Escriba Proyecto prueba1 en el cuadro de texto Nombre de archivo.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 20
Figura Nยบ 21
3. Pulse el botรณn Guardar para cerrar el cuadro de diรกlogo. Microsoft almacenarรก el archivo Proyecto prueba1.
CURSO MICROSOFT PROJECT
5. TAREAS Haremos un ejercicio en el que introduciremos las tareas para realizar el inventario de los bienes de una instituci贸n. 1. Haga clic directamente en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de Tarea en la tabla Entrada. 2. Escriba Reuni贸n de grupo de trabajo y despu茅s pulse Enter.
Figura N潞 22
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 23
3. Introduzca los siguientes nombres de tarea debajo de Reunión de grupo de trabajo, pulsando Enter después de cada nombre de tarea.
Reparto de funciones y planificar calendario Revisar bienes Consolidación de la información Revisión de la información Entrega de informe de inventario
4. La apariencia de su ventana será la siguiente.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 24
Figura Nยบ 25
CURSO MICROSOFT PROJECT
De manera predeterminada las tareas poseen una duración estimada de un día.
6. FASES Si posee un conjunto complejo de tareas, debería considerar la posibilidad de organizarlas en fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las fases están representadas por tareas de resumen. El comportamiento de una tarea de resumen difiere de las demás, ya que no podrá editar directamente su duración y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtareas. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto. A continuación se creará una tarea de resumen e insertaremos tareas adicionales 1. 2. 3. 4.
Haga clic en la Tarea, “Reunión de grupo de trabajo”, en la tabla de entrada Elija Nueva tarea en el menú Insertar En el campo Nombre de tarea de la nueva tarea, escriba Estudio preliminar y pulse enter. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2: Diagnostico institucional Entrega horario de reuniones
Entrega de procedimiento a seguir
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 26
Figura Nยบ 27
CURSO MICROSOFT PROJECT
5. Seleccione las tareas comprendidas entre la 2 y la 5. 6. Pulse el botón Aplicar sangría en la barra de herramientas formato. La tarea 1 se convertirá en una tarea resumen el Diagrama de Gantt, así:
y aparecerá una barra de tarea de resumen en
Figura Nº 28
Ejercicio Realice una nueva fase eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades: Clasificar por tipo de bienes Codificar por tipo de bienes Elaborar etiquetas para los bienes Poner etiquetas a los bienes.
CURSO MICROSOFT PROJECT
7. HITOS Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede que desee realizar un seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando finalizará la fase de Reunión de grupo de trabajo del proyecto. Para hacer esto creamos un hito. Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto. Por ejemplo una fecha límite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en sí no supone la realización de un trabajo, los hitos están representados como tareas con duración cero. A continuación daremos un ejemplo de un hito. 1. 2. 3. 4.
Haga clic en el nombre de la tarea 5, Procedimiento a seguir, en la tabla de entrada. Elija nueva tarea en el menú insertar. Escriba Reunión de grupo completada y pulse Tab. Escriba 0d en el campo de duración y pulse enter.
El hito será añadido al archivo continuación:
. La apariencia de la pantalla es similar a la mostrada a
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 29
Figura Nยบ 30
CURSO MICROSOFT PROJECT
Ejercicio Poner hitos al tĂŠrmino de cada fase.
CURSO MICROSOFT PROJECT
8. REALIZACION DE TAREAS EN EL ORDEN Y MOMENTO CORRECTO
Las tareas de un proyecto deben ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo antes que se produzca el reparto de funciones y planificación del calendario, deberá ser completado la tarea reunión de grupo de trabajo. Estas dos tareas tienen relación fin a comienzo en dos aspectos: La segunda tarea debe producirse después de la primera tarea; esto es una secuencia. La segunda tarea solo se producirá si la primera tarea es completada; esto es una dependencia. En Microsoft Project, la primera tarea (Reunión de grupo de trabajo) se denomina Predecesora. La segunda tarea (reparto de funciones) se denomina sucesora. Cualquier tarea puede ser predecesora de una o más tareas sucesoras. De modo que cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras. En el diagrama de Gantt se distinguen los siguientes tipos de relación:
sucesora.
La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea
La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora.
La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora.
sucesora.
La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea
Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Microsoft Project. Los lugares más comunes en los que podrá visualizar las relaciones de tarea son:
CURSO MICROSOFT PROJECT
En las vistas de Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las relaciones aparecen como líneas de vínculo entre las tareas. En las tablas, como por ejemplo en la tabla de entrada, los números de identificador de las tareas predecesoras aparecen en los campos Predecesoras de las tareas sucesoras. Para crear relaciones de tareas, establezca vínculos entre las tareas. A continuación utilizaremos diferentes métodos de crear vínculos entre varias tareas, creando relaciones de fin a comienzo. 1. Haga clic en el nombre de la tarea 1, Reunión de grupo de trabajo, en la tabla entrada y a continuación arrastre el ratón hasta el nombre de la tarea 2 denominada reparto de funciones. Las tareas 1 y 2 serán seleccionadas.
Figura Nº 31
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 32
2. Pulse el botón Vincular tareas en la barra de herramientas Standard
.
Las tareas 1 y 2 serán vinculadas con una relación fin y comienzo. Nótese que ha cambiado la fecha de comienzo de la tarea 2 al siguiente día de trabajo una vez completada la tarea 1. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 33
Figura Nยบ 34
CURSO MICROSOFT PROJECT A continuación ilustraremos otro método para vincular tareas 1. Seleccione el nombre de la tarea 8. 2. Pulse el botón Información de la tarea en la barra de herramientas Standard Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la tarea. 3. Seleccione la ficha Predecesores.
Figura Nº 35
.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 36
4. Haga clic en la celda justo debajo del encabezado de columnas Nombre de la tarea y después pulse el botón de la flecha abajo que aparece. 5. Seleccione Revisar bienes en la lista Nombre de tarea y pulse enter.
Figura Nº 37
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 38
La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuaciรณn:
Figura Nยบ 39
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura N潞 40
Ejercicio Realice la vinculaci贸n de las tareas restantes.
CURSO MICROSOFT PROJECT
9. ASOCIACION DE TAREAS POR FECHAS Y ESPECIFICACION DE LOS PERIODOS LABORALES
La duración de una tarea es la cantidad de tiempo empleado para completar la tarea. Microsoft Project es capaz de distinguir entre un período laborable y el período no laborable. También se debe tomar en cuenta el calendario de trabajo, para un proyecto podría estar definido desde las 8h00 hasta las 17h00 de lunes a viernes, considerando como período no laborable las tardes y los fines de semana. A continuación introduciremos la duración de las tareas creadas anteriormente. 1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de tarea en la tabla de entrada, para la tarea, revisar bienes.
Figura Nº 41
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 42
2. Escriba 2d y después pulse enter. Aparecerá el valor 2d (abreviatura de 2 días) en el campo Duración. La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 43
Figura Nยบ 44
CURSO MICROSOFT PROJECT Otra forma es dando un clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna Duraci贸n de la tabla de entrada y escribir el valor y luego dar enter.
Figura N潞 45
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 46
Microsoft Project utiliza valores estándar de minutos y horas para la duración: un minuto son 60 segundos y una hora son 60 minutos. Sin embargo usted puede definir la duración de los días, semanas y meses para el proyecto. Para hacer esto, elija Opciones en el menú Herramientas y seleccione la ficha Calendario, mostrada a continuación:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 47
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 48
Los valores se pueden determinar para fijar los valores predeterminados para el comienzo de semana, número de horas por día, número de horas por semana y número de días por mes. Se puede determinar el período laboral para ello haremos lo siguiente: Elija la opción Cambiar calendario laboral del menú Herramientas. Cambie los datos de acuerdo al período laboral que usted fije para su proyecto en la siguiente pantalla:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 49
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 50
Ejercicio Introduzca las siguientes duraciones para las tareas: Consolidar información (3d). Revisión de información (4d). Entrega de informe inventario (5d).
CURSO MICROSOFT PROJECT
10. RECOPILACION DE RECURSOS Los recursos son las personas, equipamiento y material necesarios para realizar y completar las diferentes tareas del proyecto. Microsoft Project concentra su atención en dos aspectos básicos de los recursos: su disponibilidad y sus costos. La disponibilidad determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer y los costos hacen referencia al importe que será necesario pagar por ese recurso. En Microsoft Project se distinguen dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto; mientras que los recursos materiales son artículos de consumo que serán agotados durante el progreso del proyecto. A continuación estableceremos la información de diversos recursos humanos en la vista Hoja de recursos. 1. Haga clic en Hoja de Recursos en la Barra de vistas.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 51
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 52
2. Haga clic en la celda situada dejado del encabezado de columna Nombre del recurso en la Hoja de recursos. 3. Escriba Mario Barahona y pulse Tab. 4. Asegúrese, de que se encuentra seleccionado Trabajo en el campo Tipo y pulse Tab (Porque se trata del tipo de recurso Trabajo). 5. Pulse Tab de nuevo. En el campo Iniciales ha colocado la primera inicial del nombre del recurso. 6. Escriba MB en el campo Iniciales y pulse Tab. 7. Pulse de nuevo Tab para omitir el campo Grupo. Seleccione el valor 100% en el campo Capacidad máxima y haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso. La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 53
Figura Nº 54
El valor ingresado en el campo Capacidad máxima del 100% expresa que el Sr. Mario Barahona se encuentra disponible el 100% de su tiempo para trabajar en las tareas que se la han asignado. Microsoft Project le advertirá si asigna a Mario Barahona más tareas de las que puede llevar a cabo en la capacidad máxima, es decir si Mario fuese sobre asignado.
CURSO MICROSOFT PROJECT A continuación ingresaremos información de los recursos materiales: 1. Haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso en la Hoja de recursos. 2. Escriba Papel bond y pulse Tab. 3. Seleccione Material en el campo Tipo y pulse Tab.
Figura Nº 55
4. Escriba Resma en el campo Etiqueta de material y pulse Tab. La resma es la unidad de medida que su utilizará para realizar el seguimiento del consumo del papel durante el proyecto. 5. Escriba Papel en el campo Iniciales y pulse Tab. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 56
Ejercicio Ingrese la siguiente informaciรณn para el recurso de trabajo:
Figura Nยบ 57
CURSO MICROSOFT PROJECT
11. ASIGNACION DE RECURSOS A LAS TAREAS Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización del trabajo. La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el Campo Capacidad máxima. A continuación asignaremos recursos individuales a las tareas. 1. Haga clic en el Diagrama de Gantt en la barra de vistas. 2. Pulse el botón Asignar recursos en la barra de Herramientas estándar. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Asignar recursos y podrá observar el nombre de los recursos ingresados anteriormente.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 58
4. Seleccione la tarea 1, Reunión de grupo de trabajo, en la columna Nombre de tarea en la tabla Entrada. 5. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre del cuadro de diálogo Asignar recursos y después pulse el botón Aceptar.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 59
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura N潞 60
Ejercicio Realice la asignaci贸n de los recursos para cada una de las tareas del proyecto.
CURSO MICROSOFT PROJECT
12. ASIGNACION Y ADMINISTRACION DE COSTOS El costo o presupuesto es uno de los elementos fundamentales del proyecto. Todos los proyectos poseen algún aspecto financiero. En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos. Para aprovechar las características de gestión de costos de Microsoft Project, el administrador deberá conocer los costos asociados a cada uno de los recursos tanto material como de trabajo. El propósito de la asignación de una cuota estándar para un recurso material es calcular el costo aproximado de los materiales para el plan del proyecto. Para el recurso material denominado Papel bond introduciremos una unidad de medida expresada en hojas en el campo Etiqueta de material; a continuación, asignaremos un costo de 2 centavos por hoja de papel. Conforme vayamos consumiendo el papel durante el transcurso del proyecto, Microsoft Project calculará el costo acumulado de hojas que ha sido consumido. A continuación ingresaremos la información del costo de cada recurso para ello utilizaremos la vista Hoja de Recursos. 1. Haga clic en el campo Tasa Standard del recurso 1, Mario Barahona en la Hoja de recursos. 2. Escriba 800/ms y pulse enter. Los honorarios mensuales para Mario Barahona aparecen en la columna Tasa Standard. 3. En el caso de un recurso material Papel, ingresar el valor de 2 en el campo Costo/Uso de la Hoja de Recursos. 4. Algunos recursos requieren un pago por trabajo realizado. Ingrese un nuevo recurso de trabajo, digitador y haga clic en el campo Tasa de Horas extras en la Hoja de recurso. 5. Escriba .30/h y pulse enter.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 61
Algunos recursos requieren del pago de un importe cada vez que son utilizados. Por ejemplo en el caso del alquiler de un computador tiene un costo de $ 40 por su uso y mantenimiento cada vez que lo utilicemos. A continuación ilustraremos como se realizaría ese pago: 1. Desplace la visualización de forma que pueda observar los campos situados más a la derecha en la Hoja de Recursos y haga clic en el campo Costo/Uso del recurso Computador. 2. Escriba $40 y pulse enter.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 62
No todos los recursos acumulan su costo de la misma manera. Por ejemplo, una parte del equipamiento arrendado (Computador), podría requerir el pago de una tasa de arrendamiento en cuanto es arrendado el equipamiento, aunque los empleados normalmente acumularán el pago a medida que transcurra el tiempo. En el campo Acumular, especificaremos el modo en que Microsoft Project trata la acumulación del costo de un recurso. 1. Desplace la visualización en forma que pueda observar los campos situados a la derecha de la hoja de recursos y haga clic en el campo Acumular del recurso 4, Computador. El pago por el alquiler del computador deberá ser realizado antes de utilizar el equipo. Para reflejar esto, acumule el importe del recurso tan pronto como la tarea comience. 2. Elija comienzo en el campo Acumular. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 63
Ejercicio Ingrese los siguientes importes para cada recurso
Figura Nยบ 64
CURSO MICROSOFT PROJECT
PROGRAMACION 13. METODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACION
Una vez creada la programación mediante la introducción de tareas, la asignación de recursos y la introducción de la información acerca de los costos, estará preparado para evaluarla y ajustarla. Al evaluar la programación, probablemente encontrará problemas u omisiones que deban ser ajustados. Lo más práctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso de planificación y mejor todavía antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez indiciado el proyecto también podrá comprobar la planificación y ajustarla, cuando sea necesario, para adecuarla a sus objetivos y necesidades. Los aspectos de la programación que vayan a evaluarse dependerán de la información contenida en la programación y del nivel de detalle en el que se esté administrando el proyecto. Por consiguiente, debería considerar la evaluación de: La evaluación de fin de la programación La forma en que se han asignado los recursos. El costo de la programación. Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duración de las tareas en la ruta crítica, es decir, la secuencia de base de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. Para ajustar la fecha de fin de la programación, concéntrese en la en la modificación de las tareas críticas. Una vez evaluada la programación, podrá utilizar diversas estrategias para reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobre asignados y reducir el costo del proyecto. La evaluación de la programación Para determinar si la programación tiene o no áreas problemáticas que requieran ajustes, en primer lugar deberá analizar la programación y evaluar la utilización del tiempo, de los recursos y de los costos. La evaluación de la programación de varias maneras le ayudará a identificar: La relación entre tareas y la ruta crítica.
CURSO MICROSOFT PROJECT
El tiempo de demora en la programación. Las delimitaciones en las tareas Los recursos sobre asignados. El costo de las tareas.
En una programación de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre si de diversas formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones será posible modificar la ruta crítica y reducir la programación. Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crítica de la programación, será posible ajustar la relación entre tareas y las asignaciones de los recursos de las tareas no críticas para utilizar la demora de la programación. El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Si una tarea que tiene demora finaliza más tarde, no afectará al resto de la programación. Las delimitaciones en las tareas también servirán de ayuda para controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tareas de distintas fases del proyecto, en especial en las tareas críticas, para cerciorarse de que sean absolutamente necesarias ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programación. Al evaluar la programación, asegúrese de haber asignado los recursos de forma eficaz. Un recurso puede estar sobre asignado, por lo que se podrá reducir el costo de las tareas y recursos individuales para disminuir el costo total del proyecto. Una vez localizados los problemas en las áreas mencionadas se podrá ajustar la programación para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles. Verificación de la relación entre tareas En la programación de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre si de diversas formas, mencionadas anteriormente. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programación. Utilizando de manera eficaz estas relaciones es posible modificar la ruta crítica y reducir la programación del proyecto. Identificación de la ruta critica Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programación en función de las duraciones de las tareas en la ruta crítica; la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fina proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto completo termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. La ruta crítica se identifica por la serie de tareas críticas consecutivas incluidas en la programación. Para ajustar la fecha de fin de la programación deberá centrarse en modificar las tareas críticas. Para llamar la atención hacia la ruta crítica es posible modificar una presentación. Microsoft Project guardará los cambios junto con el archivo de proyecto.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Búsqueda de márgenes de demora en la programación Al analizar las tareas en la programación es posible buscar demoras permisibles, es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. También es posible ver la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, llamado margen de demora total. Es importante distinguir los márgenes de demora dentro de la programación, ya que esto permitirá ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas cuando determinadas fases de la programación no tienen margen de demora y otras exceden en cantidad. La mayoría de las programaciones tiene algunas tareas críticas con margen de demora. Esto permite que estas tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la programación, lo que compensaría las tareas que han tardado más tiempo que lo planificado. Revisión de las delimitaciones de las tareas Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Al ingresar una tarea, Microsoft Project le asignará automáticamente la delimitación <<lo antes posible>>. Solo cuando sea necesario, deberán definirse otras delimitaciones, como en el caso en que un cliente o un contrato requieran que determinada tarea comience finalice en una fecha específica. Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear una programación más precisa empleando información detallada. Sin embargo, las delimitaciones también pueden restringir la flexibilidad de la programación. Si se produce un conflicto de programación entre una delimitación y una relación entre tareas, Microsoft Project programará la tarea de acuerdo con la delimitación. En diversas fases del proyecto será útil verificar las delimitaciones en las tareas de la programación, en especial las tareas en la ruta crítica, para cerciorarse de que efectivamente son necesarias. Toda delimitación que requiere del ingreso de una fecha debe utilizarse con mucho cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programación y además restringen la posibilidad de distribuir los recursos reasignados. Búsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones de tareas Al evaluar la programación deberá verificarse de haber asignado los recursos de una manera eficaz. A cada tarea se le debe asignar un número de recursos adecuados, en ele momento justo de realizar el trabajo. A cada recurso se le debe asignar el trabajo suficiente, de tal forma que pueda elaborarse una programación completa con la menor cantidad posible de casos de sobre asignación y de infla asignación.
CURSO MICROSOFT PROJECT Antes de dedicarse a resolver problemas de sobre asignación de recursos debe determinarse cuáles son los recursos sobre asignados, en que momentos están sobre asignados y que tareas tienen asignadas en dichos momentos. Búsqueda del costo de una tarea Una vez evaluada la programación, es necesario evaluar el costo total de la misma, para asegurarse de que se mantiene dentro de los límites del presupuesto. Si el costo total es superior al presupuesto, observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si es posible reducir los costos. El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos fijos atribuidos a la tarea. Un costo fijo es una cantidad específica definida por el usuario que es independiente del tiempo o el trabajo que apoyen que sirve para completar una tarea. Para visualizar el costo total de la programación en sus diversas fases: 1. Seleccione Información del Proyecto en el menú Proyecto. 2. Elija el botón Estadísticas
Figura Nº 65
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 66
3. Observe en la columna Costo, las cantidades totales de los costos actuales, previstos, reales y distantes. La apariencia de la pantalla serรก similar a la mostrada a continuaciรณn:
Figura Nยบ 67
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura N潞 68
Ejercicio Compare esta pantalla con los datos de recursos, duraci贸n y costos ingresados en su totalidad en los ejercicios de los temas anteriores.
CURSO MICROSOFT PROJECT
14. REDUCCION DE LA PROGRAMACION La mejor manera para reducir la duración de la programación consiste en reducir la ruta crítica mediante la eliminación o combinación o combinación de tareas. Este método puede ser también el más difícil ya que es necesario identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para completar el proyecto. Si no es posible eliminar o combinar las tareas se puede considerar la posibilidad de cambiar algunas tareas para eliminarlas de la ruta crítica. Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si existe la posibilidad de dividir en subtareas. Para que el proyecto avance quizá puede ser necesario que algunas de las subtareas se completen de manera secuencial por lo que podrá reducir la ruta crítica convirtiendo algunas de las subtareas en subcríticas. Otro método para reducir la ruta crítica de la programación consiste en analizar todas las tareas con relaciones de fin a comienzo para ver la posibilidad de superponerlas, de manera que las tareas puedan llevarse a cabo simultáneamente. Microsoft Project utiliza el tiempo de adelanto para hacer que una tarea comience antes del fin de comienzo antes del fin de su predecesora. Asimismo, puede utilizarse el tiempo de posposición para retrasar el comienzo de una tarea sucesora. Para visualizar la ruta crítica del proyecto prueba 1. 1. Haga clic en Más vistas en el menú Ver 2. Haga clic en Gantt detallado
Figura Nº 69
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nยบ 70
3. Elija Aplicar. Mostrarรก la pantalla siguiente:
Figura Nยบ 71
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 72
Una vez analizada la programación y después de determinar lo que se debe reducir, se podrá disminuir la duración de algunas tareas para reducir la programación. Microsoft Project está predeterminado para calcular la duración de las tareas basándose en la cantidad de trabajo necesario para completarla, en el número de unidades de recurso que se le han asignado, en los horarios y el trabajo asignados estos recursos. Esto se denomina programación en función de los recursos. Es posible disminuir la duración de una tarea disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos esenciales. La disminución del trabajo necesario para las tareas en la ruta crítica posibilitará el adelanto del fin de la programación. También es importante, si es posible asignar más recursos a una tarea, por lo que quizá será conveniente ajustar los calendarios laborales de los recursos esenciales asignados a las tareas de manera que trabajen mayor cantidad de horas.
CURSO MICROSOFT PROJECT
15. SOBRE ASIGNACIONES Se dice que un recurso está sobre asignado cuando se le ha asignado más trabajo del que puede realizar en las horas programadas. Se dice que un recurso está sobre asignado cuando no está plenamente asignado. Para resolver la sobre asignación de recursos deberá asignarlos de manera diferente o bien será necesario volver asignarlos para el momento en que el recurso esté disponible. Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre asignado El método más directo para resolver el problema de la sobre asignación de recursos consiste en cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobre asignado. Esto se efectúa quitando un recurso de una tarea que tenga lugar en un momento de la sobre asignación. Otra manera es reprogramar la tarea para que tenga lugar cuando el recurso esté disponible. Reasignación del recurso Si un recurso está sobre asignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas a las que ha sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas asignadas, existe otra opción. Se puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efectúen durante el período de sobre asignación. Disminución de la cantidad de trabajo asignada a un recurso Se puede disminuir la duración de la tarea a la cual se ha designado el recurso sobre asignado durante el período de sobra asignación y reducir la cantidad de tiempo requerido al recurso sobre asignado. Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estén asignados. Este método disminuye la duración de la tarea en el caso de que el recurso al que se desea disminuir la cantidad de trabajo sea el único recurso esencial. Cambio de la programación laboral Cada recurso puede tener su propio calendario de recursos, en los cuales es posible introducir la información individual de la programación, por ejemplo vacaciones o mantenimiento de equipos. En el caso que en determinados puntos de la programación un recurso esté sobre asignado, una solución podría ser cambiar el calendario de recursos.
CURSO MICROSOFT PROJECT Por ejemplo, si la programación incluye una semana laboral de 5 días y un recurso a tiempo parcial trabaja solo 3 días, la extensión del calendario de recursos a una semana laboral de 4 o 5 días podría aliviar en parte las sobre asignaciones del recurso. Resolución automática y manual de las asignaciones Microsoft Project pude resolver automáticamente las sobre asignaciones de recursos, mediante la redistribución. La redistribución retrasa determinadas tareas de la programación hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre asignados. Cuando se redistribuye la programación, se verifica las relaciones entre predecesoras, el tiempo de margen de demora, las prioridades y las delimitaciones de las tareas para determinar que tareas retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar cuáles debe retrasarse en primer lugar o cuáles no deben retrasarse de ninguna manera. También se puede decidir si se redistribuirán todos los recursos o solamente algunos seleccionados. Además se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de fina de proyecto. Otra forma de redistribuir la programación consiste en resolver en forma manual las sobre asignaciones de los recursos. Esto puede ser útil cuando la redistribución automática no produzca el ajuste de la programación deseada. Microsoft Project dispone de una presentación en la que puede visualizarse los recursos sobre asignados y sus tareas asignadas. Se puede dirigir a cada sobre asignación y resolver el conflicto de la manera más adecuada. Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado La forma más sencilla de resolver un problema de sobre asignación de recursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta que este disponga de tiempo para trabajar en ella. Es posible agregar retraso a una tarea, verificar el efecto de la asignación del recurso y a continuación ajustar aún más el retraso, si ello fuese necesario. El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la programación. Pare evitarlo, retrase primero las tareas con margen de demora permisible y agregue un retraso solo de una duración equivalente al margen de demora de la tarea. También resulta de utilidad retrasar las tareas no críticas antes que las tareas en la ruta crítica. Puede agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos sobre la programación. Reducción de costos Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por otros menos costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambio será necesario tomas en consideración el hecho de que un recurso menos preparado le llevará más tiempo cumplir una tarea que un trabajador mejor preparado y más costoso.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Reducción de los costos por uso Algunos de los recursos pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se los utiliza, además de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la consolidación de tareas que tengan tarifas por uso. Por ejemplo, si varias tareas programadas para diferentes horarios incluyen tarifas o tasas por uso; en el caso de un recurso que trabaja en dos tareas, es posible eliminar una tarifa por uso disponiendo que el recurso trabaje simultáneamente en las tareas. También se puede dividir la tarifa entre las dos tareas. Reducción de costos eliminando tareas Otra estrategia para reducir costos es reducir la extensión del proyecto. En otras palabras, sería posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja prioridad y que la pueda realizar otro recurso sin sobre asignación. También se puede reducir la extensión del proyecto mediante la reducción de trabajo en tareas individuales.
CURSO MICROSOFT PROJECT
16. ADMINISTRACION DE LOS FLUJOS DE CAJA Microsoft Project puede administrar los flujos de caja del proyecto mediante el prorrateo del costo de una tarea basándose en su porcentaje de conclusión y de los recursos asignados a la misma. Otra opción consiste en acumular los costos cuando la tarea comienza o es concluida. Por ejemplo: se desea negociar con un proveedor la retención de un pago hasta que el trabajo haya sido terminado. Este cambio puede reflejarse en la programación mediante la acumulación del costo de esta tarea en el momento en que haya quedado concluida. Es posible prorratear el costo por trabajo estándar y de horas extras del recurso, asimismo el costo por cada uso de un recurso solo puede prorratearse al comienzo o al final de la tarea y los costos fijos siempre se acumulan al final.
CURSO MICROSOFT PROJECT
17. CONTROL DEL PROYECTO Establecimiento de una línea base Una de las actividades muy importantes de un administrador de proyecto después de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos actuales y evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. Este plan original es lo que se denomina línea de base del plan, o simplemente línea de base. Una línea de base es un conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto, como son las fechas de comienzo y finalización estimadas de las diversas tareas y asignaciones con sus costos presupuestados. Cuando usted almacena una línea de base, Microsoft Project toma una imagen estática de los valores existentes y la almacena en el archivo de Microsoft Project para futuras comparaciones. Los valores específicos almacenados en una línea de base incluyen los campos de tarea, recursos y asignaciones y los campos por fase temporal listados a continuación:
Figura Nº 73
Usted debería almacenar una línea de base en las siguientes situaciones:
CURSO MICROSOFT PROJECT
Cuando haya desarrollado un plan de proyecto lo más completo posible. Cuando no haya comenzado el ingreso de los valores reales, por ejemplo el porcentaje del trabajo realizado. El plan del proyecto musical 1 está totalmente desarrollado y el trabajo real comenzará en breve. A continuación, almacenaremos la línea de base para el proyecto musical1 y después visualizaremos los valores de la línea de base de las tareas, recursos y asignaciones. 1. Seleccione Seguimiento en el menú Herramientas y elija Establecer línea de base.
Figura Nº 74
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 75
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar línea de base, pulse el botón Aceptar.
Figura Nº 76
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 77
3. Elija Más vistas en el menú Ver. El cuadro de diálogo Más vistas será visualizado.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura N潞 78
4. Seleccione la Hoja de tareas en el cuadro Vistas y pulse el bot贸n Aplicar.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura N潞 79
La vista Hoja de tareas ofrece un mayor espacio para la visualizaci贸n de los campos de la tabla, ya que no incluye el diagrama de Gantt. A continuaci贸n activaremos la visualizaci贸n de una tabla diferente en la vista Hoja de tareas.
CURSO MICROSOFT PROJECT
Figura Nº 80
5. Seleccione tabla: Entrada en el menú Ver y elija Trabajo.
Figura Nº 81
CURSO MICROSOFT PROJECT Ejercicio Guarde el proyecto Prueba 1 con línea de base y evalué el desarrollo del mismo.
CURSO MICROSOFT PROJECT
18. ACTUALIZACION DEL PROYECTO Después de crear una programación y establecer un plan previsto (Plan de línea de base), podrá actualizar la programación tan frecuentemente como lo desee para seguir el proceso. Para actualizar la programación, evalúe el estado de cada tarea y actualice la información pertinente de la programación. Puede seguir toda la información incluida en el plan previsto en detalle. Mediante la comparación de la información del plan previsto con la programación hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver problemas y planificar de forma más precisa proyectos futuros. Ejercicio Después de evaluar su programación con el plan previsto realice los ajustes necesarios a su proyecto Prueba 1.