I La gestión del tiempo o cómo optimizar la agenda de trabajo

La gestión del tiempo o cómo optimizar la agenda de trabajo

Olga Vela - Comunicación Corporativa de Feceminte

Ayer hablando con uno de nuestros proveedores, desesperado, me decía no tener tiempo para nada. Al final de la jornada, se da cuenta de que no ha acabado lo importante y sólo ha resuelto pequeñas incidencias de sus colaboradores.

Nos puede pasar a todos. Muchas veces, al final del día, no somos conscientes de lo que hemos hecho. Las actividades que teníamos planeadas, se nos olvidan o no nos da tiempo de acabarlas. Las vamos posponiendo. A esto se le llama procrastinar, postergar lo que debemos hacer. Podemos convertirnos en personas poco eficientes para la empresa. Optimizar nuestra agenda será muy útil.

Lo más importante es priorizar. Debemos clasificar nuestras actividades en cuatro categorías:

1/ Muy importantes: Actividades que no podemos aplazar.

2/ Urgentes: Aquellas que exigen una atención inmediata y las que ponen a prueba nuestra capacidad de respuesta, adaptación al cambio y flexibilidad.

3/ Poco importantes: Actividades que podemos aplazar.

4/ Rutina: Actividades que realizamos sin pensar cada día y que forman parte de nuestra rutina diaria laboral, por ejemplo, archivar el correo.

Las distracciones o los ladrones de tiempo, son enemigos de nuestra productividad. Estos son internos, externos o mixtos. Los ladrones de tiempo internos son circunstancias inherentes, se manifiestan en nuestra conducta y en el modo de gestionar nuestro tiempo, por ejemplo, el tiempo que pasamos en redes sociales.

Los ladrones de tiempo externos, son el conjunto de circunstancias que exceden la capacidad de nuestro control, por ejemplo, una reunión de trabajo imprevista. Y los mixtos, son la combinación de ambos, muy presentes en la vida laboral. Lo importante en todos estos casos es reconocerlos y analizarlos, para minimizarlos.

Una de las maneras para optimizar la agenda podría ser coordinarla con el equipo. Intentar tener todo al día, terminar cada día lo planeado. Es necesario que la agenda laboral sea flexible, con márgenes de tiempos, para evitar sobreesfuerzos por querer cuadrarla.

es importante reconocer y analizar los ladrones de tiempo con el fin de minimizarlos

Una vez empecemos a gestionar los tiempos en la agenda de forma regular, los cambios serán obvios.

A modo de resumen, compartimos seis puntos clave que pueden servir para optimizar la agenda:

1/ Priorizar. Aprende a diferenciar lo urgente de lo que puede “esperar”.

2/ Apuntar los tiempos. Desde una semana o días antes, anota las actividades del día siguiente o de la semana.

3/ Usar la tecnología. Existen diferentes Apps que ayudan a organizar la agenda de manera inteligente.

4/ Utilizar colores, máximo tres, para destacar lo más importante o notitas pequeñas. Un consejo: anota al inicio de la agenda para qué usas cada tono elegido.

5/ Evitar la multitarea. Tu cerebro trabaja mejor cuando tienes la oportunidad de trabajar en una tarea.

6/ Agendar un espacio personal. Si lo haces, ¡te asegurarás de cumplirlo!