ATA DA REUNIÃO EXTRAORDINÁRIA DO CONSELHO ADMINISTRATIVO DA BRASIL JÚNIOR Data: 24/06/2012 Horário: 19:00 Local: Teamspeak. Presentes: Concentro, FEJEA, FEJECE, FEJEMG, FEJEPAR, FEJEPE, FEJERS, FEJESC, FEJESP, JUNIORES, PB Júnior, RioJúnior, UNIJr-BA. Presente Atrasado Justificado: RN Júnior. Ouvinte: Goiás Jr.
Informes:
Última reunião de Diogo Tesche como conselheiro estratégico da Brasil Júnior e como presidente da FEJESC.
Primeira reunião de Gustavo Valverde como presidente da FEJEMG e como conselheiro estratégico da Brasil Júnior.
Presença dos representantes de Goiás Jr, federação aspirante a Brasil Júnior.
Pautas: 1. Reporte Resultados Brasil Júnior A Brasil Júnior, em nome da presidente Ana Paula, apresentou os resultados a respeito de seus resultados alcançados no acumulado dos dois últimos meses apresentados pelos boletins de gestão dos meses de maio e junho. Perguntas: PB Júnior:
O material enviado como documento relacionado não proporciona uma análise profunda da gestão da Brasil Júnior, pois é um documento resumido, ótimo para conhecimento rápido das informações, mas com poucos insumos para a reunião do conselho. Isto foi pontuado em fórum e não foi recebido ainda sim o relatório de gestão para a reunião, com isso a federação quer entender o porquê o relatório não foi enviado. Resposta: O relatório de gestão é trimestral, o mesmo será enviado na próxima semana como insumo para a reunião presencial no JEWC. O planejamento de repasse periódico é o boletim de gestão que traz o desempenho mensal de indicadores gerenciais e de projetos. Foram enviados os relatórios mensais, através dos boletins de gestão para análise parcial. RioJúnior: Deixar mais claro as metas nos boletins de gestão, que nos repasses sejam comentadas as justificativas e os planos de ação de correção em cima dos indicadores abaixo da meta. Além disso, melhorar a apresentação da pauta para que sejam explorados o porque foram abaixo os indicadores e quais medidas foram tomadas quanto a isto. Resposta: As sugestões foram anotadas e serão discutidas com a equipe de gestão para a próxima reunião do conselho. FEJEPAR: Foi questionado sobre o projeto de revisão do SMD e elaboração do programa de excelência em gestão, o porquê não foi repassado nada ao Conselho e aos articuladores. Considerando o escopo do projeto bastante complexo, envolvendo uma série de parceiros e um orçamento considerável, como isso não passou por revisão e consulta. Mesmo a ideia sendo muito boa, foi falta de transparência passar por cima das federações durante o processo. Nem sequer recebemos o documento do projeto (conseguimos por meios informais). A comunicação e a transparência são pontos sempre citados nas discussões e nos
feedbacks
passados
e
esse
acontecimento
nos
mostra
uma
falta
de
comprometimento e respeito ao trabalho dos Conselheiros e das federações. A federação não vê na diretoria de Desenvolvimento gerando muito resultado pra BJ. Mesmo sendo mais externo e lidando com Federações e EJs, poderiam trazer
mais entregas. Isso se exacerbou quando os projetos novos desse ano acabaram mudando de escopo, responsável, prioridade. Resposta: O projeto está sendo trabalhado um projeto de excelência de gestão, mas o mesmo está centrado na revisão do SMD, que tinha sido aprovado no início do ano, a mudança foi o aumento do escopo, os objetivos permaneceram o mesmo. Foi feito um trabalho junto com os articuladores de coleta de feedback do SMD, receberam muitos insumos para trabalhar, com reuniões em específico para isto, e foi rodada uma pesquisa mais formal. A nível de comunicação com Ejs e conselho, as Ejs foram ouvidas para coleta de insumos para a revisão do projeto, o projeto de revisão do SMD foi repassado ao conselho no inicio do ano, com a diferença de aumento de escopo. O orçamento da Brasil Júnior se permaneceu, foi feita captação de parceria para isto e captação com as EJs. Em relação a geração de valor para as Ejs, a diretoria de desenvolvimento se propôs a rodar os processos do ano passado e gerar inovações para que os processos comecem a rodar valor, o escopo hoje de desenvolvimento não gera valor, por isto que os projetos estratégicos estão sendo feitos para reformular o escopo da diretoria, para que se gere valor as federações e EJs. Por exemplo: o SMD e E-pratikas não geram valor; com isto possuem o portal do conhecimento e a revisão do SMD. Não tinham como gerar inovação e mudar estes processos no início do ano porque alguns porque não era algo simples, e alguns projetos existem há alguns anos na diretoria e que nestes anos não existiu a percepção de valor muito grande, existe uma perspectiva boa com os novos projetos que se consiga gerar valor. FEJESC: No repasse não foram coletados os indicadores relacionados a campanhas e eventos. No PAPA, por sua vez, os dados relativos a Publicidade estão em 0 enquanto os indicadores gerenciais de Eventos não foram coletados. Quais foram os resultados de Eventos? Em relação ao desempenho de Publicidade, que no PAPA indica 0, existe alguma justificativa para isso? As coordenadorias não estão postando repasses mensais, o que dificulta o acesso a esse tipo de informação. Resposta:
Em relação a coleta foi falha dos coordenadores, eles assumem a falha. Em relação a eventos tivemos 50% do edital de eventos cumpridos, dos dois eventos realizados no período apenas o EPEJ (Encontro Paulista de Empresas Júniores) não cumpriu o edital. Com relação aos workshops fizeram um para tirar dúvidas e sobre o edital de eventos, para que as comissões abordassem problemas e soluções no evento, apesar de terem confirmados nenhuma comissão participou. Com isso não foi realizado por falta de participantes. Em relação à publicidade a campanha que seria feita agora seria sobre o PE em Rede, o mesmo será feito no JEWC, está atrasado então a campanha do mês de julho serão feitas duas campanhas. Possuem o vídeo praticamente pronto da campanha, reformularam a estratégia da campanha, então a coordenadoria não ficou parada, a mesma alinhou com a equipe de desenvolvimento as mudanças. UNIJr-BA: Estamos sentindo falta de discutir a estratégia da Brasil Júnior, sinto que isso está sendo completamente negligenciado pela diretoria, talvez por conta de acreditar que um novo planejamento vá solucionar nossos problemas. Ressalto que isso é um risco que está sendo assumido. Não nos sentimos confortáveis em ter um momento em RV para discutir de forma completamente tática, e pedimos que essa situação não se repita novamente. Nossa impressão é que a Brasil Júnior não confia em seu planejamento estratégico atual e está aguardando o próximo, nesse meio tempo estamos completamente perdidos em termos de estratégia. Nosso posicionamento é que
seja
apresentado
um
acompanhamento
efetivamente
estratégico,
com
reformulação do modelo de raporte apresentado na última RV, para ser apresentado no JEWC. Resposta: Iremos repensar estes pontos para a próxima reunião. FEJEMG: Estamos preocupados com os resultados apresentados e gostaríamos de ter maiores informações sobre cada uma das diretorias. Esperamos mais informações sobre as ações traçadas para a correção dos resultados apresentados até então. Em relação ao Selo BJ, o resultado apresentado é de 40%, será esse o percentual de EJs que permanecerão confederadas após o projeto? Além disso, dependendo desse resultado, pode ser necessário revisar o projeto do Selo BJ, como já tem sido discutido via fórum, e devido a problemas que temos enfrentado.
Respostas: A coleta do primeiro resultado do projeto analisado com o percentual do ano passado já foi um resultado melhor, não será este resultado final porque tivemos já o segundo período de entrega de documentos para auditoria. Hoje temos um resultado parcial, em torno de 70%, sendo que as auditorias ainda não estão 100% finalizadas. Então com isto dentro do selo BJ o que foi feito pra melhorar o resultado foram feitas ações de comunicação com articuladores, estamos trabalhando na revisão do projeto com articuladores; estamos prevendo algumas ações no JEWC também. FEJERS: Gostaria de saber quais são as medidas que serão tomadas em relação ao baixo índice de EJ's dentro do selo BJ. Foi colocada uma discussão no fórum faz algumas semanas e me lembro de que foram levantadas várias sugestões acerca da revisão destes critérios. O que foi discutido até agora sobre esta revisão. Será que não é o momento de pensarmos fortemente em revisar estes critérios? Respostas: O resultado da primeira auditoria de acordo com histórico é sempre mais baixo que a segunda coleta, então a equipe já esperava um resultado inferior no período, no entanto o mesmo foi ainda pior que a meta do indicador gerencial. Isto porque a equipe esperava que o processo estivesse mais consolidado entre as EJs e pela Brasil Júnior, no entanto ainda não batemos a meta. O que está sendo feito é tentar melhorar critérios, a gente sabe que alguns precisam ser modificados. O que foi tentado foi a melhoria na comunicação com articuladores, a gente espera que se alcance a meta estratégica que possuímos, além disto, tudo que estamos coletando com conselho estamos preparando para discutir com articuladores no JEWC a revisão do projeto. Temos muito insumo e muita coisa a ser melhorada baseada na experiência obtida nas auditorias, estamos trabalhando em ações junto com o portal para solucionar vários problemas que vemos hoje na regulamentação das Ejs. PB Júnior: Mais uma vez, registramos nossa insatisfação para com os resultados da Brasil Júnior (nesse caso, a não apresentação de resultados). Nossas EJs estão insatisfeitas, a PB Júnior enquanto entidade da rede está insatisfeita e nós, sequer, tivemos uma informação consolidada para reavaliar o desempenho da BJ. Apesar da validade do Boletim de Gestão, ele não é suficiente para análise geral da Brasil Júnior e não é com
Boletim de Gestão que se rebate críticas como a de que “BJ deveria parar de passear e barganhar mais para o movimento”, feedback recebido durante essa semana de um presidente de EJ federada aqui na Paraíba. Não foi um trainee, não foi uma pessoa com pouco tempo de MEJ, é um presidente de EJ confederada que, assim como muitos outros, não está satisfeito com resultados e repasse de informações da BJ. Não está sendo dadas informações suficientes para que se possamos passar as nossas EJs (é a segunda RV do Conselho, este ano, sem relatório) e a PB tem se endividado e perdendo EJs para se manter na rede. Isto não se sustentará por muito tempo. E se nossas EJs quiserem se desconfederar não teremos muito o que fazer enquanto conselheiros porque não temos informações suficientes. Não existe necessidade de reunião de Conselho sem relatório de gestão ou de resultados. Se a reunião do Conselho é bimestral o relatório deve ser bimestral (que era em 2011 e a mudança não foram comunicados ao Conselho). 2. Parecer JEWC O diretor de Comunicação, Flávio Vasconcelos, apresentará o desempenho do projeto até então. A equipe do JEWC não esteve presente por falha na comunicação, o informe da reunião não acabou chegando a eles. Perguntas: UNIJr-BA: A nossa preocupação é o que diz respeito a situação financeira do evento. Queríamos uma análise detalhada em relação a situação, primeiro por parte da equipe JEWC citando o que ainda falta para completar a quantia necessária e quais as medidas que serão tomadas para finalizar. Segundo, uma análise da Diretoria de AdmFin da Brasil Júnior sobre a deliberação dessa quantia, e a participação do conselho nessa decisão. O conselho em momento algum foi consultado em relação a aprovação do empréstimo desse dinheiro para o evento, e a decisão está sendo tomada dessa forma. Resposta: Em relação ao empréstimo da Brasil Júnior não foi acordado um valor ainda, em relação ao orçamento estamos considerando o valor que falta para realização de um evento de qualidade e da forma como imaginado, ainda faltam quantias razoáveis para completar o valor final, no entanto existem áreas que podem ser resumidas, apesar das revisões feitas. O que está sendo feito é correr atrás de reuniões principalmente com a Lei Rouanet, e temos o dinheiro do Sebrae que entrará em
setembro ou outubro. Em último caso serão feitos corte de custos para viabilizar o evento, o que está sendo evitado para não prejudicar a qualidade do evento. Em conversa com a Lívia foi discutida a viabilidade da Brasil Júnior emprestar ao evento um valor de capital de giro, o valor não está fechado hoje, porque está sendo feito baseado na revisão do orçamento. Na sexta foi discutido com o conselho fiscal alguns pontos e uma destes foi a situação financeira do JEWC, e ficou acordado que será passada a revisão do orçamento e a decisão será feita baseada no nosso valor de fluxo de caixa, e o valor que conseguiríamos nos cobrir em outubro ou novembro, não vamos emprestar nenhum valor que possa vir a prejudicar o nosso orçamento ou o nosso capital de giro. No entanto não necessariamente o valor emprestado supre a necessidade de capital de giro do evento, assim esta será uma das pautas da reunião de amanhã de acompanhamento do JEWC. E com isto vermos outras formas de viabilizar o capital de giro, temos alguns prazos que se encerram amanhã, com a revisão do orçamento e outras instâncias se envolverem no financiamento do evento. FEJEPE Em relação aos estrangeiros, qual a previsão para aumentar esse número de inscritos bem baixo. Resposta: A organização está preparando muitas ações para atraí-los, a última campanha realizada foi o JEWC Host. Principalmente com a crise financeira está bem difícil a adesão, apesar da equipe de comunicação se esforçar bastante para trazer mais estrangeiros. Tentaram viabilizar workshops para as EJs estrangeiras já que não tiveram cases aprovados, no entanto as Ejs informaram que não possuíam dinheiro para mandar membros para o evento. FEJESP Queriam um parecer em relação a conteúdo, foi postada no fórum ontem e ainda não foi respondida. A mesma é em relação aos cases aprovados, não querem desmerecer as federações que aprovaram cases, no entanto foram cobrados pelo conselho da federação em relação aos 5 cases dos 7 aprovados no evento serem da federação organizadora, pediram esclarecimento em relação a avaliação dos cases e diferencial dos cases aprovados. Resposta:
É um ponto que precisa ser esclarecido, será respondido via fórum, mas será solicitado um informe geral para explicar o processo de seleção do case para evitar este posicionamento e pensamento das EJs. PB Júnior: Queríamos registrar nossa insatisfação para com o repasse financeiro do JEWC. Como na RV do Conselho se diz q o evento já está no cenário de contingência e após 10 dias se diz no fórum que ele é inviável financeiramente e há um mês do evento nos é repassado a ausência de R$ 135 mil? É interessante que a BJ e as próximas organizações de eventos revejam seu posicionamento quando o Conselho solicita esse tipo de informação. Nós não queremos desejar má sorte ao evento, ou pensar pelo lado negativo, mas sermos realistas e evitar que esse tipo de coisa aconteça. Um prejuízo dessa magnitude é extremamente prejudicial para a rede e não é esse tipo de impacto que queremos gerar para ela. Por fim, gostaríamos de saber a partir de quando serão realizados os repasses do ENEJ 13? Como está essa captação de recursos e como será feito para pagar os fornecedores no prazo. Resposta: Compartilhamos da opinião, no caso o que mais aumentou o orçamento foram itens que a prefeitura não irá arcar mais, apesar de existir contrato. Estão sendo analisadas atitudes a serem tomadas, fomos pegos de surpresa, ficamos preocupados com aumentos de passagens também, no entanto a equipe do JEWC mostrou estar buscando a redução de itens e a Voe Eventos está auxiliando em relação aos itens que não foram cobertos pela prefeitura. Em relação ao ENEJ 13 o relatório será enviado no final do mês, e no JEWC vamos ter informações relativas a isto. Em relação aos repasses financeiros, todas as atas de acompanhamento financeiro são postadas no fórum, a situação em relação a falta de capital de giro sempre foi explicitada ao informar que o evento era economicamente viável, mas não financeiramente (no caso existia a falta de capital de giro para cobrir os gastos). Esperávamos que iriamos captar o montante necessário para que isto fosse suprido, o que não foi realizado, e buscamos deixar esta informação ainda mais clara principalmente por estarmos muito próximos ao evento. Pedimos desculpas se o mesmo não foi 100% claro desde o início, teremos reunião amanhã sobre a parte financeira do evento, e as informações atualizadas serão colocadas no fórum. FEJECE:
Quando está previsto o fechamento do cenário financeiro do evento? Quando serão fechadas todas as parcerias, entradas e saídas, que vai definir o cenário do JEWC? Qual a data para esse fechamento? Respostas: Amanhã teremos o orçamento e isto será feito em repasse via fórum, vamos ter o orçamento de hoje e a partir do que for entrando de parcerias será complementada em novos itens de gastos. A coordenadoria de parcerias irá continuar até o final do mês, teremos algumas respostas ainda esta semana. Em relação a entradas e saídas estão atualizadas com a revisão do orçamento. 3. Projeto PE em Rede Com a redistribuição de algumas atividades de acordo com a mudança da Vice-Presidência, a Brasil Júnior irá apresentar o andamento do projeto até o momento através do Diretor de Desenvolvimento Rael Mairesse. Foi apresentada a nova metodologia de revisão do PE em rede, as atuais falhas do Plano Estratégico e as principais entregas do projeto. Perguntas: UNIJr-BA: O documento enviado não ficou muito claro, principalmente em relação a como se dará a construção colaborativa do Planejamento, isso é extremamente importante para que a estratégia não seja impositiva. Como será feito exatamente? Como serão coletadas as impressões de todas as instâncias envolvidas? Resposta: Trabalho de pesquisa virtual, discussões no fórum com o conselho e instâncias e está sendo pensado em um momento presencial realizado por meio das federações. Isto está sendo baseado em um evento promovido pelo MDIC que foi feito para definição do plano nacional do empreendedorismo, que tínhamos etapas presenciais para elaboração. Vamos estimular que as Ejs promovam discussões internas em relação a estratégia do movimento e enviar de forma virtual o material. Estas etapas serão pós-JEWC e pré-RP, com isso maiores informações serão informadas no JEWC de como será feita a construção colaborativa. FEJEPAR:
Não foi entrado em contato com o Conselho, nem com comissão estratégica, nem com articuladores de desenvolvimento para confecção da nova proposta do projeto. Por quê? E quem participou da elaboração dessa proposta? Resposta: Como o projeto era de responsabilidade inicialmente por Vice-Presidência e estava em atraso, passou-se para Desenvolvimento que aproveitou o que tinha sido planejado inicialmente e feedbacks coletados no início do ano. Além disso, foram feitas discussões com alguns conselheiros durante alguns eventos, devido ao atraso inicial no projeto foi visto. Foi realizado um benchmarking com Symnetics, responsável pela elaboração do PE da CNI, em que foi feita uma validação da metodologia, baseado nos problemas que temos hoje com o PE. FEJERS: Consideraram muito boa esta nova proposta de revisão do P.E. Acho que estamos indo para um caminho que vai nos trazer resultados mais efetivos. Todavia, é importante sinalizar que em alguns momentos parece que a BJ quer ter o controle total do movimento, controlando desempenho e trabalhando diretamente em cima de indicadores quantitativos para mensurar o quanto o movimento está se desenvolvendo. Muitas vezes perdemos tempo demais coletando as informações e, equivocadamente, acreditamos que estamos gerando resultado pras EJ's. Achar que o SMD, por si só é algo que melhora o desempenho das EJ's acaba sendo um pouco ilusório. Por que não colocar as 20 melhores empresas do Brasil para trabalhar para o movimento? Por que não propor que elas desenvolvam as empresas mais carentes e federações mais carentes, através de consultoria? Isso é algo que não fazemos e que talvez gere muito mais resultado do que simplesmente focarmos nos indicadores. Já foi comentado pela FEJERS que nós da BJ focamos muito no processo. Resposta: Concordamos com o ponto, a ideia é que a rede tenha mais poder, isto será feito através de pesquisas com articuladores de comunicação e conselheiros a depender do estado para auxiliar na coleta de dados para que se tenham informações a nível nacional. Dar mais poder as instâncias principalmente as que estão mais próximas com a sociedade. Excelente a ideia do qualitativo e quantitativo para fornecer subsídios para construção da estratégia, as informações utilizadas para elaboração da estratégia anterior era extremamente quantitativa e isto não dava
subsídio. Este ano estamos focando em percepção e expectativa da sociedade, principalmente de forma qualitativa. FEJEPE: Qual será o papel da comissão nesse processo de elaboração estratégica. Resposta: Para a pesquisa inicial não será necessário envolvimento. O papel da comissão entrará principalmente no momento de decisões finais, será consultado com todo o MEJ, mas as decisões finais como objetivos estratégicos, mapa estratégico do MEJ e das instâncias serão validados pela comissão. Quando for desdobrado o plano estratégico da BJ envolverá o conselho administrativo, com objetivos e ações. No momento de definição da governança da estratégia teremos a comissão definindo isto, para que não apenas a diretoria da Brasil Júnior decida sobre isto. FEJEMG A FEJEMG tem uma série de preocupações com este projeto: apesar de termos as entregas previstas necessárias, acreditamos que pode haver falhas na coleta dos insumos necessários para a concepção da estratégia. Temos
preocupação
com
o
desempenho
até
hoje
da
diretoria
de
desenvolvimento, que já tem desempenho baixo em processos e projetos, e projetos importantes. A entrada deste projeto pode aumentar ainda mais este problema. Por fim, o PA aprovado no começo do ano era diferente deste. O que faremos com relação a isso? Resposta: A diretoria de Desenvolvimento realmente possui muitos projetos, a maioria foram encaminhados e realizados, como SMD EJs e Censo e Identidade. O que vemos de lado negativo é que terá mais trabalho, a equipe está em um bom caminho para realização do projeto. As coordenadorias de GFN e Informação ambos possuem demandas com relação a disseminação e trabalho plano estratégico em rede, e vimos que muitos problemas no planejamento estratégico que dificultava o trabalho das coordenadorias, assim ambas terão oportunidades de trazer melhorias a isto, e trabalhar na solução. Estão buscando aperfeiçoar os processos para que possam focar em projetos e processos que gerem valor. FEJESP:
Pelo material enviado, ficou inviável tirar informações básicas como prazos e ordem das etapas, que estão muito genéricas e pouco complementares. Não faz sentido elaborar a estratégia tendo como base apenas a pesquisa com a sociedade e não compreender as diferentes realidades que as instâncias já se encontram hoje. O MEJ é diferente do mercado, porque a estratégia não tem como ser Top Down, independente do resultado da pesquisa; será cair no mesmo erro. O mínimo é ter uma análise interna (pensando em BJ) e externa (aqui entra sim a sociedade, mas também as instâncias) que vão se cruzar na SWOT; isso gera as ações principais que se englobam em objetivos; a partir disso é viável alinhar (não impor) esses objetivos com as federações e desdobrar a estratégia, criando indicadores e metas. Dessa forma, consideramos os marcos do projeto sem sentido e com prazos inviáveis. Enfim, gostaria de saber da onde vão sair os insumos do mapa estratégico sem essas etapas anteriores básicas e sem entender de fato a realidade. Sugere-se que não sejam concentradas as discussões antes da RP para evitar que caso não seja aprovado na RP de outubro o projeto não fique travado, por isso que sejam alinhados comissão e conselheiros. Respostas: O Benchmarking de mercado utilizado foi para construir a metodologia e o projeto da revisão estratégica, e não para elaboração da estratégia; está sendo utilizado a CNI para o projeto e não para tomada de decisão. Consideramos que teremos 2 pesquisas: uma externa que está sendo conduzida agora e uma pesquisa préRP para termos insumos internos com as instâncias, em que serão realizadas discussões virtuais. Em relação a prazo teremos um prazo pequeno, mas acreditamos que são viáveis porque estão sendo pensados em ferramentas e processos para isto, pretendemos trabalhar na revisão presencial que tenha a validação do mapa estratégico, a partir das discussões virtuais entre o pós-JEWC e pré reunião presencial. Estão sendo realizadas entrevistas com pessoas do meio acadêmico, empresarial e político, esta pesquisa será apresentada no JEWC. O que será feita pós-JEWC é uma consulta interna com a rede (Ejs, Federações e Núcleos); esta será lançada no JEWC, que serão insumos para a construção da estratégia. Os insumos com os pós-juniores e instâncias já gera insumos para que sejam compilados os dados em agosto e setembro, em conjunto com a comissão para que fique claro o mapa estratégico do MEJ, e com isto poderá ser fornecidas diretrizes para as instâncias, o que será validado com o conselho no início de outubro. A reunião presencial será validada para que posteriormente seja desdobrados o que foi discutido com o conselho.
Será repassada no JEWC a metodologia em relação às etapas de agosto, setembro e outubro, para deixar claro como serão os trabalhos da comissão e do conselho no projeto, a partir das informações que já serão obtidas. 4. Treinamento Governança Coorporativa O parceiro da Brasil Júnior, a consultoria estratégica Bain&CO ministrará um treinamento via livestream para todos os conselheiros. O treinamento por conta de falhas no livestream será remarcado.