ATA DA REUNIÃO VIRTUAL DE MAIO DO CONSELHO ADMINISTRATIVO DA BRASIL JÚNIOR Data: 20/05/2012 Horário: 19:00 Local: Teamspeak. Presentes: Concentro, FEJEA, FEJECE, FEJEMG, FEJEPAR, FEJEPE, FEJERS, FEJESC, FEJESP, JUNIORES, PB Júnior, RioJúnior, RN Júnior, UNIJr-BA. Pautas: 1. Reporte Federações a. FEJECE: Não tiveram evoluções quanto a expansão em 2011, mas em 2012 tem meta de federar novas Ejs. O critério para federação a FEJECE é o Selo BJ. As ações que estão tomando para expandir a rede de não federadas foram: se reuniram com algumas Ejs para apresentar os critérios de federação e estão fazendo visitas no interior do estado com intuito de se aproximar das Ejs não federadas; estão elaborando um plano de acompanhamento com as empresas juniores não federadas que irá rodar no próximo semestre, fizeram um benchmarking com PB Júnior sobre isso. Tiveram dificuldade de contato com as EJs não federadas porque o banco de dados não estava atualizado, com isso estabeleceram que este banco de dados deve ser atualizado com maior frequência. b. FEJEMG: A Federação traçou como meta ter mais oito empresas federadas ao longo do ano, desta forma a FEJEMG está buscando ativamente as EJs não federadas. Estão com contato com novas EJs a cada mês e com presença de não federadas nas reuniões do conselho, na ultima tiveram 10 EJs não federadas presentes. Além disso, estão trabalhando no fomento de núcleos para se aproximar de Ejs de diferentes polos. Estão trabalhando de forma passiva com criação de novas EJs, estão buscando trabalhar com Ejs já existentes. Possuem perspectivas de federar mais 3 EJs até julho, além da federada em fevereiro.
c. FEJEPAR Em 2010 começaram com 12 EJs e em 2012 estão com 18. Possuem 6 EJs no processo de federação, estão com meta de federar 4 empresas ao longo do ano. Estão prospectando de forma ativa empresas juniores para participarem do processo de federação. Estão trabalhando no suporte de EJs que estão abrindo, com isso conseguem fazer com que a empresa júnior em abertura já tenha um acompanhamento, visando que a EJ tenha uma evolução mais rápida e tenha maior proximidade com a federação. d. FEJEPE FEJEPE ficou parada em processo de federação nos últimos anos. No entanto em 2012 já federaram uma EJ no último mês. A Federação queria um processo com resultados atuais e hoje estão trabalhando na perspectiva futura. Cada diretoria tem uma
ação
para
o
resultado
com
expansão:
Presidência
trabalhando
com
representatividade e apresentações para EJs no interior do estado e presença em universidades; Desenvolvimento – tem meta de acompanhar EJs . e. FEJERS Ciclo do PE da FEJERS não compreende a estratégia de expansão. Estão com parceria no CRA para fomentar novas empresas. Reformularam o PUF – Processo Único de Federação, estão com 4 empresas em processo de federação atualmente. f. FEJESC Desde 2009 tem na visão a expansão, mas desde lá não conseguiram isso de fato, sempre oscilaram com um número de empresas. Em 2012 já federaram 2 EJs, e pretendem federar mais 2 EJs. Possuíam mais critérios de desenvolvimento das EJs, hoje estão reformulando alguns critérios extras e pensando em sua retirada, hoje acreditam que precisam trazer mais empresas juniores para a rede e com isso prestar suporte as EJs que irão ser federadas. Estão discutindo com o conselho a melhor forma de incluir a orientação das EJs e na discussão de uma expansão sustentável para a federação. Eles buscaram bastante o conselho nesta discussão e estão conseguindo obter melhores resultados com a participação das empresas na construção do novo processo de federação. g. FEJESP O processo de federação busca abarcar além dos critérios do Selo BJ critérios voltados para qualidade, baseado em alguns critérios do FEJESP Consultoria. Para a federação é bem difícil o mapeamento de EJs, e não conseguem fazer prospecção ativa de EJs, e nem ações de fomento a criação de EJs em Instituições de Ensino
Superior. Trabalham reativamente e ainda sim, recebem em média 80 contatos no ano sobre auxílio de novas Ejs. Ano passado tiveram 15 EJs em processo de federação. A federação possui uma crítica em relação a estratégia de expansão, pois para a FEJESP a rede não consegue ser sustentável neste sentido, não acreditam que deve ter expansão se as federações não conseguem suprir a demanda das EJs. h. PB Júnior 2010 tinham mais de 10 EJs federadas, estas foram desfederadas durante o processo de confederação a Brasil Júnior e com isso só ficaram com 4 Ejs federadas. Em 2011 conseguiram trazer algumas destas de volta. Hoje estão em contato com 15 Ejs que não são federadas, possuem boas perspectivas de federar elas no futuro. Acrescentaram novos critérios para federação de Ejs além do Selo BJ. i.
RioJúnior
Aumentaram para 17 Ejs no ano passado, com isso aumentaram em representatividade geográfica da RioJúnior, já que começaram a expandir para outras cidades no interior do estado. Com isso vão aprender a trabalhar com Ejs fora da cidade do Rio de Janeiro. Além disso, uma conquista importante nesta frente foi a criação do processo de federação de EJs, que hoje tem bem claros os benefícios pra empresas juniores não federadas, e também tem um processo bem consolidado de acompanhamento. As EJs aspirantes respondem a um questionário de maturidade, pra identificarmos o nível de gestão delas em relação às EJs Federadas, e a partir daí elas são acompanhadas pela equipe de expansão por todo o processo, que dura cerca de 3 a 4 meses. Nosso processo hoje é aberto cerca de 3x ao ano, e atualmente tem 3 EJs aspirantes participando do processo, a equipe está trabalhando para federar todas elas. j. RN Júnior Possuem boas expectativas em relação a expansão de empresas juniores no estado, principalmente em relação a criação de novas empresas juniores. A federação se reuniu com a UFRN, que possui um núcleo voltado para empresas juniores, e a IES mostrou interesse em ter em torno de 30 EJs na UFRN em três anos, hoje a federação irá trabalhar com uma meta mais realista que a proposta pela IEs. k. UNIJr-BA
A UNIJr-BA teve como histórico, 12 Ejs em 2012, 11 em 2011 e em 2012 passarm a ter 13 Ejs. Existem muitas Ej's não federadas no estado que ainda não conseguimos atingir. Então nosso foco é de aproximação com empresas existentes elaborando algumas mudanças em nossas ações e temos alguns novos projetos de expansão para potencializar nossa forma de chegar até elas e dar início aos processos de aspiração e consequente federação. Temos perspectiva de federar mais 3 até o fim do ano. Ações realizadas: Contato mais próximo, gerente de regulamentação acompanhando de perto o andamento da EJ, auditorias periódicas em relação aos documentos do selo BJ, aplicação do programa PROGRIDDE para evolução em termos de gestão e de documentação. l. Concentro Nos últimos dois anos a federação teve um crescimento de cerca de 4 EJs em nossa rede. O panorama atual é de que temos 4 EJs interessadas em se federar, duas IES que estão interessadas em abrir EJs e uma EJ em processo de federação. Estamos em contato com todos esses órgãos Como ações realizadas a federação não teve nenhuma uma política, projeto ou diretriz voltada diretamente a prospecção de novas EJs. Isso devido ao foco da nossa estratégia que não é voltada a isso. A nossa expansão se dá puramente de maneira passiva. O processo de federação ainda é bastante simples e não engloba todos os valores que queremos gerar às novas EJs federadas, logo, reformularemos o mesmo para que a EJ que entrar na Concentro já esteja alinhada com o MEJ e a Concentro ao terminar seu processo de federação. m. FEJEA Na criação da FEJEA houve a participação de 3 empresas júniores para tocar o trabalho do MEJ no Estado de Alagoas. Ao decorrer de 2010 houve contatos com outras empresas juniores (Penedo, UNIFAL, Consuagro e Arapiraca), mas nunca conseguiu federar nenhuma destas. Atualmente, a FEJEA é formada por 3 EJS (EJEC, JRS e PROTEQ) e estamos com um relacionamento muito bom com EJs não federadas e pessoas que estão abrindo EJs. Possuem hoje 6 não federadas. A federação está trabalhando nas seguintes ações: PADE – programa de auxilio ao desenvolvimento das EJS; estamos realizando o mapeamento das EJS de Alagoas; criando ferramentas para troca de informações FEJEA-EJS; foram realizadas cerca de 5 apresentações no espaço de 2 meses sobre o Movimento para as EJS e público
universitário; Kit de apresentação Inicial e kit de modelo de documentos por curso; Plano de ações para a ECONT (EJ não federada); Eventos e ação no Facebook. Os principais aprendizados que tiveram foi que o papel importante da Federação é estimular essa integração entre Empresas Juniores para poder desenvolver o MEJ no estado e na federação. Estão buscando fortalecer o laço com não federados para que a EJ identifique os benefícios de participar de uma federação e solicitar essa entrada. Considerações da Diretoria: A diretoria percebe nos discursos das federações que em sua maioria está revisando o seu processo de orientação para federação, e em reuniões com articuladores é possível perceber que não existe uma estratégia de expansão direcionadora para as federações e como trabalhar melhor com as EJs não federadas. A diretoria Adm-Fin está trabalhando junto com articuladores na estruturação dos processos de federação e na criação de uma estratégia única de expansão para o MEJ. Com isso esperamos ter algo mais padronizado e alinhado com as federações e empresas juniores não federadas, com isso iriamos ter uma expansão sustentável e também abarcar a necessidade de suporte e representatividade com o MEJ não federado. Sugestão: A FEJESC sugere que sejam buscados benchmarkings externos para auxiliar na estratégia de expansão, com a busca de empresas com estruturas similares, como a federação das indústrias. 2. Parecer do Conselho Fiscal Foi apresentado o parecer do Conselho Fiscal sobre as auditorias realizada sobre os documentos de agosto de 2011 a fevereiro de 2012. Como o parecer foi emitido há algumas semanas algumas coisas hoje podem estar diferentes por isso se faz necessário de uma atualização da diretoria Adm-Fin sobre os pontos sinalizados. Considerações Diretoria: Dos itens pendentes a conta bancária já está regularizada, algumas pendências da parte financeira já estão sendo contempladas na intranet. A troca de representantes ainda está atrasado, tivemos alguns problemas com contato com contabilidade de 2011 e também agora com a contabilidade de 2012, mas já buscamos maior contato e cobrança para este ponto. Temos uma meta de finalizar as pendências de regularização no final do mês.
Em relação as preocupações financeiras do conselho fiscal quanto aos gastos hoje estamos balizando a priorização de gastos, e só estamos aprovando gastos do cenário pessimista. Nos últimos meses estivemos gastando menos do que previsto, visto problemas com a conta. Conseguimos receber o livro diário de 2010, e estamos buscando documentos de 2011, para passar a nova contabilidade. Em relação aos itens do JEWC- todas as sugestões foram feitas diretamente a Lívia. Considerações Conselho: FEJESC - Foi sinalizada sobre a falta de controle de gastos financeiros nos primeiros meses e isso preocupa bastante a federação. A mesma espera que a diretoria passe a ter uma gestão financeira mais profissional. PB Júnior - A federação sinaliza que alguns problemas acontecem desde o ano passado que isso não devem acontecer, a Brasil Júnior cobra alguns pontos das Ejs e das federações que a própria não cumpre, o que acaba descredibilizando a confederação. Considerações da Diretoria Adm-Fin: Alguns problemas enfrentados são decorrentes de uma contabilidade falha por dois anos, que não temos documentos contábeis desde 2010, muito por não termos nenhum contrato ou documento para cobrar desta contabilidade, com isso é bem difícil conseguir alguma entrega. Este ano já foi mudada a contabilidade, possuímos um contrato assinado, e vamos ter todo o controle e documentos contábeis do ano. A equipe esta trabalhando muito forte para conseguir regularizar as pendências sinalizadas pelo conselho fiscal, todas as sugestões foram levadas a frente como melhoria e esperamos ver todos os resultados em maio ainda. A diretoria compreende todos os feedbacks, e sabe que a cobrança que está sendo feito com as federações e que a Brasil Júnior também deve cumpri-los. A coordenadoria conseguiu alguns documentos pendentes da contabilidade do ano passado, e estamos cobrando demais da mesma para conseguir os documentos que ainda faltam que é algo que estamos fazendo todos os dias. E estamos trabalhando preventivamente com a contabilidade de 2012 para não termos os mesmos problemas. Considerações Conselho: FEJEPAR - A federação gostaria de saber como a coordenadoria está trabalhando em relação a investimentos para a Brasil Júnior. Quais os benefícios
estão sendo vistos com a utilização da intranet na gestão da coordenadoria administrativa. Considerações da Diretoria Adm-Fin: A diretoria hoje está analisando a possibilidade de investimentos, percebemos que a coordenadoria não estava dando a devida atenção a isso, e começamos a coletar com todas as coordenadorias possíveis investimentos para serem considerados na revisão do orçamento. Em relação a intranet a coordenadoria está conseguindo ter uma visão gerencial mais facilitada dos gastos da Brasil Júnior, os documentos estão muito mais seguros com a intranet e conseguiram organizar tudo em apenas um lugar, o que antes tinham separado e que atrapalhava bastante a gestão financeira e organização de documentos. Considerações Conselho: Rio Júnior: A federação ressalta que é meio inaceitável a perda de informações no Dropbox visto que o antigo diretor Adm-Fin faz parte do conselho fiscal e que ele tinha acesso a esses documentos e deveria zelar por este repasse. Além disso, foi apontado que com a criação do sistema este certamente será um dos problemas minimizados pra próxima gestão, mas que um encaminhamento simples seria que fosse definido algum controle com as lições aprendidas pra que fosse possível dar um maior foco nesses processos e nos principais problemas encontrados durante o próximo processo de cogestão. Visto que teve muita falha em comunicação que pareceram típicas de um processo de cogestão falho.
3. JEWC Foram apresentados os principais avanços do projeto pelo coordenador geral do evento, Marcus Barão, e pelo assessor de gestão, Ubirajara Ribeiro. Conteúdo: Hoje possuem 70% da programação fechada, de palestrantes confirmados temos: -Kauffman Foudantion, Jonathan Ortmans; BigBeacon, David Goldeberg; Secretario de Educação do Estado do Rio de Janeiro; Innvent; Perestroika. Em negociação: Mara Mourão e Bill Drayton.
Estão buscando ação de redução de custos para a vinda de: Michele Hunt, Daniel Epstein, David Goldberg e Jonathan. Com isso estão negociando redução de passagens para a vinda destes palestrantes. Em relação aos cases a equipe deve dificuldades com o sistema, com isso vão ter uma reunião com a EJCM para reportar o problema e definir uma solução para todos os problemas que estão tendo com TI; assim foi adiado o prazo de recebimento de cases; e vão liberar o recebimento por e-mail até terça-feira ou quarta-feira. Comunicação As principais formas de comunicação estão sendo enviadas por e-mail também (links pra inscrição, datas de pagamento, informação de inadimplência, newsletter). Como plano de ação buscaram intensificação de informações de e-mail, e principalmente conteúdo relevante como: Parceiros, palestrantes, programação, host city, etc. Tudo isso será comunicado também via e-mail. Comunicação com Estrangeiros: -JEWC Host project - Será lançado assim que a campanha dos cases acabar, estrangeiros já receberam e-mail. Para viabilizar INTEJs com Ejs brasileiras pré e pós evento e estimular interação com brasileiros. -Ação cartas - 1. Cartas convite para países com dificuldade de relações diplomáticas 2. Ação para patrocínio da vinda de estrangeiros sob responsabilidade atual da Nani, embaixadora da Brasil Júnior. -Convite para apresentação de cases estrangeiros. Financeiro A coordenadoria está trabalhando para atualização do Planejamento Financeiro do evento, com prazo pra ser finalizado no dia 30/05. Hoje temos com entradas de inscrições: R$500.000,00. Em relação a não pagantes do evento: Já começamos a cortar quem pagou a primeira e não pagou a segunda parcela, foi visto que conselheiros e presidentes ainda atrasam. Captação A coordenadoria possui os seguintes contratos assinados: Itaú, Ambev. Em relação ao Sebrae a equipe está aguardando a liberação do dinheiro, estamos trabalhando
para
conseguir
alguma
garantia
deles,
alguma
assinatura
se
comprometendo com pagamento para segurança do evento. Sobre a Lei Rouanet: o evento foi aprovado, e hoje estão esperando apenas a publicação no Diário Oficial. A
equipe conseguiu aprovação de uma Emenda Parlamentar – liberada em R$200.000,00 em itens do orçamento, dando uma maior segurança financeira pelo fato de não receberem o dinheiro pós-evento. A equipe está com uma estratégia de prospecção agressiva, e com foco em parcerias para redução de custos (parcerias e revisão orçamentária), não sendo de forma alguma corte de custos, ou perda de qualidade. Além disso, estão trabalhando na articulação politica – possuem reunião com grupo de deputados do Rio de Janeiro e estão intensificando para ter maior apoio financeiro do estado. Infraestrutura Firmaram parceria com Neotrip; estão na fase de recrutamento de staffs, no momento precisam de mais 6 pessoas, por isso caso algum conselheiro tenha interesse ou sabe de alguém com interesse deve informar a equipe do JEWC. A equipe está na terceira revisão orçamentária – para redução de custos através de negociação com fornecedores e para redução dos prazos. Foi firmada também a parceria Prefeitura de Paraty+VOE. Perguntas: FEJEPAR: A federação pediu que os problemas com inscrição específica com conselheiros das federações, devem ser passados para eles, conselheiros. Feira Cultural simultânea ao evento: cuidar com os horários, para não competir muito com a científica. Cuidar para não dedicar muito o tempo da equipe para outro evento paralelo que não o principal. Em relação a prospecção agressiva a federação sugere que sejam buscados articuladores em outros estados, que se diminuam as cotas e busquem assinar contratos. Foi questionado também como está o contrato de divisão de lucros entre as federações e BJ? Resposta: Vão levar em conta as considerações, agradecem a disponibilidade da federação em auxiliar com captação do evento. Sobre divisão de lucros entre as federações e a Brasil Júnior são 30% para a BJ e 70% para as federações.
FEJESP: Foi questionada sobre a redução do orçamento, o quanto será impactado na qualidade do evento; e qual a perspectiva de viabilidade do evento. Sugerem que as mudanças informadas sejam mais claras em relatório. Resposta: A equipe de infraestrutura e em conjunto com a Voe Eventos em negociação com fornecedores conseguiram reduções do orçamento, em nenhum momento vão prejudicar a qualidade do evento, as pousadas e os hotéis são os mesmos. Hoje o evento é viável economicamente, não financeiramente, como observado pela federação, visto que algumas entradas são posterior ao evento, como com o SEBRAE. A ação em cima disto é focar em fechar contrato e fechar parceria, os gastos com infraestrura supera em alguns mil o que já temos captado. FEJESP: Pediram uma resposta em relação a carta enviada pelas Ejs de São Paulo que está cobrando dos conselheiros de um posicionamento da equipe JEWC. Resposta: A equipe está formulando um posicionamento, a demora acontece muito pelo fato da comissão organizadora só ter recebido a carta após ser encaminhada ao conselho e diretoria da Brasil Júnior, isto podia ter sido agilizada caso tivesse sido direcionada diretamente para a equipe do JEWC. Eles tiveram uma reunião com a diretoria da Brasil Júnior para discutir os pontos da carta e também junto os coordenadores e ficaram de encaminhamento trazer o posicionamento em relação a isto. Analisaram a carta como feedback de clientes e parceiros, por isso consideraram bastante os posicionamentos. Vão encaminhar ainda esta semana a resposta, deixam o canal mais do que aberto para outros questionamentos através do fórum, e-mail, etc. FEJEPE: Apenas uma observação, ainda na parte de Comunicação, acompanhamos algumas reclamações nas mídias, quanto ao contato com a organização, que não estavam tendo resposta. Durante o ultimo dia de envio de cases, mais especificamente. Como ainda teremos momentos críticos com o servidor, com a abertura de inscrição em pousadas/quartos e programação, fiquem atentos não só para sanar quaisquer problemas que venham acontecer no sistema, mas também em não deixar de responder as dúvidas no momento em que elas estão acontecendo.
Com isso sugeriram que tivessem uma pessoa responsável para responder dúvidas principalmente nos momentos de pico de acesso, ou momentos críticos. Resposta: Esta é uma preocupação séria que a equipe passará a ter, nesta semana vão ter reunião com a EJCM em relação a problemas quanto ao sistema, e esta semana vão entrar em contato com outras empresas juniores que trabalham com TI, para apresentar uma proposta. Quanto a dificuldade de contato isso foi passado a equipe, muitas das respostas do facebook foram respondidas por e-mail, e muitas das perguntas do facebook já foram respondidadas. CONCENTRO: Duas questões levantadas pelo conselho da federação, que demandas importantes devem ser repassadas por e-mail, algumas empresas juniores se sentiram prejudicadas em relação a não utilização dos meios mais formais de comunicação, principalmente em relação aos cases. Outro ponto é em relação a língua oficial do evento, se o mesmo será em inglês e como será a estrutura de tradução simultânea, e questionam o ônus para colocar tradução simultânea para estrangeiros em vez de colocar pra brasileiros. Resposta: O evento é internacional por ser um evento mundial, por isso a sua língua deve ser a mais falada no mundo que é o inglês, o último evento foi na Itália, e teve como maior delegação o Brasil, e nem por isso o idioma do evento foi português ou italiano. No entanto levando em consideração o fato que nem todos os empresários juniores tem fluência em inglês, terão programações em português e em inglês, as magnas serão em inglês. Ninguém terá dificuldade que assistir a programação por não ter fluência em inglês, a programação tem grande percentual de palestrantes brasileiros. A equipe buscou sempre as melhores pessoas em cada área, independente de nacionalidade. O ônus da tradução simultânea é de alguns mil reais, o custo de aparelhagem é o que aumenta, irá ter tradução simultânea, isto é prioridade para eles. Sobre a comunicação irão buscar comunicar via e-mail estes assuntos mais importantes, pedem desculpas em relação aos cases e vão trabalhar para que ninguém fique prejudicado. Pedem atenção nos newsletters que terão mensagens importantes sobre o evento. Considerações Equipe JEWC:
A equipe se mostra a disposição de conversar com cada EJ, principalmente para a FEJESP, por conta da carta que as EJs enviaram ao evento; inclusive de ir na próxima reunião presencial da federação para conversar com as EJs; e também se colocam a disposição de todas as federações de participar de reuniões virtuais também. O evento é um marco na história do MEJ e estão aprendendo ao que fazer e o que não fazer em um evento, e inclusive estão pensando muito no movimento empresa júnior, está sendo um grande aprendizado para a equipe. Estão tomando todas as ações que podem para viabilizar o evento e hoje precisam se ver como parceiros, estão dispostos a ouvir todas as sugestões que podem trazer no evento. Hoje o evento é economicamente viável e estão trabalhando para conseguir outras captações, se alguma federação tiver interesse em colaborar a equipe está aceitando auxílio e colaboração. 4. Reporte Gestão Foi apresentado pela Ana Paula, presidente da Brasil Júnior, os principais resultados da gestão da organização de janeiro até março de 2012, baseados em indicadores estratégicos, gerenciais e projetos. Foram destacadas que já foi alcançado grande parte da meta de captação do ano, foi alcançada uma conquista simbólica com o processos seletivo exclusivo para empresários juniores que trouxe uma repercussão grande, conseguiram aumentar o número de projetos com o Itaú Projetos e superaram a meta da coleta de metas compartilhadas. Em relação aos indicadores que não possuem resultados até o momento foram traçadas tendências para mostrar uma perspectiva de alcance, principalmente em relação as prioridades estabelecidas no início do ano. Em relação aos projetos já foram cumpridos um percentual de 36% enquanto a meta era 41%, com isso o resultado é abaixo do esperado. Nos indicadores gerenciais tivemos um resultado de 70% enquanto a meta era de 85%, esperávamos estar com um resultado melhor, janeiro foi o mês com pior desempenho, em fevereiro o resultado melhorou, mas em março os resultados voltaram a cair. FEJESC: Muitas considerações serão levadas ao fórum e vão fazer comentários mais gerais. Gostariam de saber a perda de cadeira do CONJUVE. Foi considerado que hoje ainda temos uma postura inocente quando se trata de relações institucionais, isto
porque falta representatividade externa tanto nas federações quanto na Brasil Júnior; como isto sugerem que seja trabalhado mais o pilar do governo, com mais articulação e que existem outras entidades que podemos ter mais relacionamento e estar mais presentes. Sugerem que as visitas das Ejs fossem substituídas pela presença em eventos com possíveis stakeholders para aumentarmos nossa articulação e aumentar o conhecimento das pessoas sobre o MEJ. Existem eventos como Rio+20 que podemos estar presentes e mostrar mais o MEJ, e participação em eventos menores como jantares empresariais. Queriam ressaltar o trabalho que deve ser feito com assessoria de imprensa, que tem que ser investido neste sentido e que se o problema é dinheiro, que busquem captar mais para alocar recursos de forma mais estratégica. Além disso, buscar terceirizar algumas coisas para melhorar a gestão. Resposta: A Brasil Júnior dividia uma cadeira de jovens empresários com CONAJE, e perderam a cadeira pra uma estância que representa agricultura familiar. No início do ano foi feito alinhamento com a CONAJE, fizeram articulação em conjunto e o resultado foi fruto de uma articulação política e de forma partidária. A empresa se posicionou como uma instância não focada em jovem ou empreendedorismo, a BJ sugeriu que fosse tentada uma cadeira aberta para que fosse dividida a suplência junto com a CONAJE, o que foi negado por essa instância e a mesma acabou ganhando a cadeira no CONAJE. A Brasil Júnior está articulando com a CONAJE forma de mostrar a nossa insatisfação, e estão articulando para as próximas eleições daqui a dois anos, para voltarmos a ocupar uma cadeira no CONAJE. Hoje a Brasil Júnior não negocia mais assessoria de imprensa por permuta a diretoria de Comunicação está articulando atuação em imprensa e em contato direto com as empresas. FEJEMG: Este ano é de consolidação de gestão e conta em relatório que a tendência é negativa disto, com isso a federação quer saber o que está sendo feito para que isto seja alcançado. Resposta: A coordenadoria de gestão teve uma análise bem crítica quanto a maturidade de gestão, hoje a principal vertente é a implementação de ferramentas na BJ, para com isso solidificar a gestão processual, não apenas mapeando processos mas tendo
uma gestão em que os processos sejam executados de forma autônoma e que as coisas estejam integrados. A coordenadoria de gestão tem um projeto de modelo de gestão em que estão avaliando as práticas de nível máximo no modelo do MEG e avaliando as práticas atuais da Brasil Júnior para termos uma maior maturidade em relação a gestão. PB Júnior: A federação se recusa a fazer perguntas em relação ao relatório de gestão, a mesma está decepcionada com os resultados apresentados até então, e se envergonham de repassar isto as suas Ejs, visto que a Brasil Júnior visitou as mesmas, mostrando a importância de alcançar resultados e a mesma não consegue cumprir isto. A federação não irá aceitar estes resultados e esperam melhorias rápidas, caso contrário a mesma irá atuar para que mudanças aconteçam na confederação. Resposta: A Brasil Júnior compreende e aceita o feedback, a diretoria está trabalhando para melhorar os resultados. RN Júnior: Temos como visão que a Brasil Júnior está captando bem, no entanto esperam parcerias que impactem em todas as regiões do país, e não somente as regiões com maior desenvolvimento do MEJ, além disso, esperam parcerias que causem impacto na sociedade, já que estamos hoje no ciclo sociedade, vimos algumas como a Endeavor; mas ainda a RN Júnior não é atingida pelos resultados com parcerias da BJ. Resposta: Em negócios a lista de prospects é em empresas que os empresários juniores gostariam de trabalhar, empresas que já trabalharam com a Brasil Júnior anteriormente e empresas que possuem interesse dentro do público universitário. Com isso buscam casar as oportunidades, não querem só vender divulgação, a BJ tem estratégia de começar pequeno e depois expandir a parceria e explorar mais ela, foi citado o exemplo do Itaú. Com isso é alinhado com o que querem trazer para a rede, com foco em geração de negócios e em outros âmbitos querem trazer agregação para a Brasil Júnior e com capacitação para a rede. A Brasil Júnior não trabalha de forma local, apenas com o Itaú foram para vagas em São Paulo, e as outras oportunidades são voltadas para todas as empresas. Um exemplo disto foi na parceria do Itaú projetos, abriram a oportunidade para 17 EJs e apenas 14 se inscreveram no projeto, com isso
até quando as Ejs estão conseguindo absorver as parcerias de agregação de valor da BJ. Com isso prejudica os resultados frente os parceiros. A
coordenadoria
de
RI
está
trabalhando
no
escopo
das
parcerias,
principalmente com Endeavor, e estamos nos aproximando com o SEBRAE. Hoje estamos identificando empresas que podem atuar de forma sinérgica, e estamos solícitos a sugestões de conselheiros. FEJEPAR: O relatório ficou confuso para entender e tirar conclusões em cima de alguns gráficos. Ficaram preocupados com a não coleta de resultados na diretoria de desenvolvimento, com isso a federação quer saber em relação a diretoria de Desenvolvimento, se os mesmos estão tomando cuidado para não deixar nada importante em segundo plano, e como está sendo trabalhado acompanhamento e desenvolvimento de pessoas da equipe. Em relação ao projeto do PE a FEJEPAR viu no relatório que muitas dificuldades apontadas foram mostradas como solução a revisão do PE, com isso querem saber como que a revisão do PE vai auxiliar. Querem saber se talvez alguns resultados/ soluções poderiam ser buscados no curto prazo (porque o PE vai ser só pro ano que vem). Além disso, querem saber como está o trabalho de definição do papel de cada instância, se as discussões irão abordar o Conselho, e se existem de algum material com compilação de discussão, isto já foi colocado inclusive no fórum. Respostas: Em relação aos indicadores gerenciais de fato os indicadores são relativos a projetos, nas coordenadorias de conhecimento e de gestão de federações e núcleos não existiam indicadores consolidados e alguns processos estão começando a rodar agora; em relação a informação os indicadores são relativos ao SMD e Censo e Identidade, são tratados como processos, mas gerenciados como projetos. Anteriormente tinham indicadores relativos a e-pratikas e número de reuniões de acompanhamento, a equipe trabalhou para revisar porque acreditam que estes indicadores não geram valor para a rede. A análise que é feita é que o foco está sendo dado em projetos principais como SMD e Censo e Identidade, tiveram alguns problemas na operação, mas a avaliação da rede foi positiva. As coordenadorias de Conhecimento e GFN não começaram com a velocidade que deveria ser a ideal, no momento que os principais projetos de Informação já foram executados, será dada mais atenção às outras duas coordenadorias, com o Portal e SMD Federações.
Sobre o PE, a diretoria de Desenvolvimento vê na revisão do PE uma forma de trabalhar um maior alinhamento da Rede, e querem que os projetos como SMD EJs e SMD Federações devem servir como diagnóstico para o PE em Rede, desta forma a revisão do PE em Rede aconteça de forma alinhada com os dois SMDs. Assim analisam a revisão do PE pode auxiliar a resolver alguns problemas a médio e longo prazo. Só abordando o ponto sobre a Revisão do PE, pelo relatório pode ter dado a impressão errada, até mesmo na própria diretoria a gente percebeu que muito estava sendo colocado com relação ao PE e revemos as estratégias dentro de cada Diretoria sendo traçadas de melhoria e após o ESEJ tivemos muitos insumos em relação a direcionamentos do papel da Gestão, e refinando as necessidades do PE com Rael e com a Ana Paula, mas a ideia é até visto a demanda de vocês trazer mais a tona discussões e uma proposta de desdobramento da estratégia em conjunto, usando modelos como, por exemplo, o Canvas. FEJEA: A federação observando no relatório de gestão que o desempenho não está ideal, qual o impacto disto nos resultados finais e se os projetos vão estar concluídos no final do ano. Resposta: Em termos de impacto é difícil mensuração, mas a diretoria está trabalhando em relação a dinâmica de trabalho e como devem ser trabalhados para que os atrasos até o momento não atrapalhem nos resultados finais. Esperamos que todos os projetos sejam finalizados até o final do ano, e que os processos, projetos e pessoas sejam feitas da melhor forma. CONCENTRO: Queriam se posicionar em relação ao posicionamento político da Brasil Júnior acreditam que a Brasil Júnior tem que trabalhar relacionamento e não criar ações sem horizonte certo, além disso, acredita que falta conhecimento o que a Brasil Júnior e o MEJ quer com estas instituições. A CONCENTRO não lamenta a perda da cadeira no CONJUVE por acreditar que este conselho não tem força política nem agenda política. Além disso, queriam fazer uma crítica a gestão como um todo, para a federação o acompanhamento da gestão está cada vez mais falho para o conselho, isto porque a gestão está amadurecendo e está trabalhando cada vez mais processos do que com projetos, no entanto o acompanhamento é muito mais pelos projetos do
que pelos processos, não sendo transparentes. Com isso não se sabe se os projetos hoje estão atrapalhando a execução de processos. Foi citado um exemplo dos projetos de criação de sistemas que podem estar sobrecarregando a equipe de TI, viu que isto aconteceu com comunicação e acredita que a próxima área seria de TI. Deve ser estudada uma melhor forma de transparecer para o conselho o andamento de processos. A CONCENTRO acredita que em vez de refinar processos deve ser aumentado o trabalho em campo para quando projetos forem colocados em votação se tenha mais respaldo neste sentido. Respostas: A Presidência está de acordo com o posicionamento trazido em relação ao posicionamento político da Brasil Júnior, a gente tinha claro em relação aos processos
de
Relacionamento
com
Governo
e
foi
priorizado
o
PNE,
o
acompanhamento de poderes acontece como nos outros anos, mas de fato ainda não é claro o que é buscado em termos de relacionamento político. Estão analisando como podem otimizar alguns processos para não ficar onerado com processos que não vão trazer resultados imediatos e como vão definir este posicionamento para serem desdobrados em ações. A Brasil Júnior está buscando entender os processos quanto processos, e com isso estão buscando refinar a gestão. De fato com a mudança em relação a processos este ano, foi perdido o acompanhamento da rotina de trabalho, com isso o processo de acompanhamento de gestão junto com a coordenadoria foi novamente aprimorado no detalhe, porque algumas coisas, como não postagens no fórum estava se tornando um gargalo. Sobre os sistemas não está existindo demandas em termos de criação de sistemas, em aspectos de programação, mas sim em relação a criação de processos no sistema. A coordenadoria de TI está caminhando para uma diretriz futura de SI, e hoje o projeto de site da Brasil Júnior foi passado para TI, que exige programação. FEJESP: Vão trazer outras ponderações via fórum, mas queriam trazer considerações em relação a dois projetos que foram considerados muito estratégicos no início do ano e que não existe acompanhamento via PAPA: que é o PE e o de sistema de informação da Brasil Júnior; com isso queriam saber como está o status e que medidas estão sendo tomadas para que os mesmos problemas não ocorram novamente. Resposta:
Com relação ao projeto do PE, o prazo para entrega de um novo cronograma esta semana, e por questão pessoal da vice-presidente isto não foi cumprido, a mesma assume toda a responsabilidade quanto a isto; com o novo cronograma poderá ser feito um melhor acompanhamento do projeto. Sobre o sistema integrado foi feita uma apresentação no ESEJ, sabe-se que nem todos os conselheiros estavam presentes, mas o projeto está sendo realizado pelo Diego Sanches, o Rael, por ter implementado o sistema na federação e na empresa júnior está acompanhando. Hoje estão analisando a ferramenta em todas as funcionalidades e como isto pode otimizar a gestão em cada coordenadoria. Concordam que a comunicação do projeto ainda não está ideal, visto que hoje o projeto se tornou um processo, com isso será feito um repasse no fórum das melhorias que estão sendo geradas. Agora vão se reunir com a coordenadoria administrativa por esta ter sido a primeira a inserir efetivamente banco de dados no sistema. O modelo de repasse será informado via fórum. RioJúnior: A federação que trazer considerações sobre Relações Institucionais e sobre inserção no Rio+20, a mesma está trabalhando em algumas diretrizes que podem ser divulgadas para o MEJ, um exemplo disto é a parceria com a Endeavor que foi ampliada para a Brasil Júnior. Com isso a RioJúnior está a disposição para conversar com a Brasil Júnior sobre o Rio+20 e Congresso da Juventude, a mesma está trabalhando em ações em conjunto com as empresas organizadoras. A RioJúnior acha natural em relação a mudança processual da Brasil Júnior, mas acreditam que a comunicação ainda pode ser melhorada, visto exemplo do projeto do PE. Respostas: A coordenadoria de RI irá buscar a RioJúnior para conversar sobre estes congressos, e a Brasil Júnior irá buscar melhorar na comunicação, para sanar os problemas apontados. FEJESC: Primeiro é uma sugestão utilizar o trabalho do presidente do conselho e presidente como articulação, são duas figuras representativas da federação e são conselheiros da Brasil Júnior, conhecendo assim a sua estratégia e o PE em Rede. Com isso entenderiam a melhor forma de disseminar a estratégia nas empresas, levando isso pelos pontos apontados em relatório, acreditam que outras federações
podem replicar a prática da FEJESC sobre disseminação do PE em Rede, adaptando a cada realidade, que pode contribuir bastante para disseminação do Planejamento Estratégico. O segundo ponto é sobre a revisão do PE em Rede a federação acredita que não pode ser esperado mais para que o projeto comece a andar, e que não seja mais postergado seu início. Algumas justificativas foram dadas, mas a mesma acredita que já se passou do momento de começar o projeto, para que ele consiga ser finalizado até o final do ano. Respostas: Reforçado que ainda esta semana será enviado o cronograma do projeto do PE. FEJESP: Para eles a diretoria tem acertado em vários projetos acordados no início do ano, assim como também tem errado como citados no relatório de gestão, e o projeto do PE é um exemplo disto. Muitos aspectos importantes estão sendo deixados de lado como PE, existem outros canais de comunicações e estes não estão sendo utilizados da melhor forma. É sentido uma resistência muito grande em melhoria nos feedbacks, é visto que a diretoria leva em consideração e está disposta a ouvir, mas mais do que isto é necessário que seja incorporado os feedbacks apresentados. Respostas: A diretoria agradece o feedback, internamente a mesma se questionou em relação a aproveitamento de feedbacks, e ainda a diretoria acreditam que por mais que algumas coisas estão caminhando melhor que em outras gestões não é reflexo que o resultado está bom, estamos com uma crítica interna bem elevada. Pedimos que a cobrança externa seja continuada para que o resultado seja cada vez melhor. FEJECE: A federação está bem insatisfeita em relação ao projeto do site da BJ, visto que este é um grande meio de comunicação da confederação. A mesma quer entender melhor os motivos do atraso e o que está sendo feito para solucionar o problema. Resposta: Com relação ao site o mesmo era para ter sido entregue pelo CITi, a comunicação era bastante complicada, a partir do momento em que a comunicação passou a ser direta com o desenvolvedor, com isso as entregas foram realizadas de forma mais ágil. Durante o ESEJ houve reunião da equipe de TI, RP e Publicidade
para definir os requisitos do projeto, com isso serão colocados no PAPA e o projeto começará a ser desenvolvido pela Brasil Júnior, já que antes era terceirizado.