Edital de Organização
VIII Prêmio FEJEMG
Junho de 2012
Introdução: O presente documento tem como objetivo regulamentar a organização do Prêmio FEJEMG 2013 com o intuito de:
Formalizar regras gerais para candidatura e acompanhamento da organização de um evento que preza pelo reconhecimento do trabalho desenvolvido pelas empresas juniores federadas;
Tornar claras as responsabilidades e direitos de todas as partes envolvidas seja na promoção, organização e realização do evento;
Estabelecer requisitos para apresentação das propostas de candidatura à sede do Prêmio FEJEMG;
Potencializar e perenizar o know-how, os contatos, bem como os parceiros reais e potenciais de um evento para o outro.
O desenvolvimento de eventos de integração entre as empresas juniores vem demonstrando, ao longo do tempo, ser a maneira mais dinâmica e eficiente de disseminar as informações e experiências adquiridas, além de possibilitar a aproximação entre as diversas empresas, visando o fortalecimento do movimento. Este edital tem por finalidade proporcionar às empresas juniores federadas de todo o estado de Minas Gerais a metodologia necessária para o envio de suas propostas de organização de evento. Portanto, todos os pontos abaixo mencionados serão julgados para a avaliação e a seleção da melhor proposta. Caso não haja nenhuma proposta condizente com os requerimentos estipulados para a organização do Prêmio FEJEMG, será decidido pela Diretoria Executiva da FEJEMG e o Conselho Deliberativo, a comissão que organizará o evento e, em último caso, haverá o cancelamento do evento. Do evento: O Prêmio FEJEMG é um evento realizado anualmente desde 2005, com sede transitória pelo território do Estado de Minas Gerais. O evento possui o caráter de divulgar o Movimento Empresa Júnior Mineiro perante a sociedade do estado. Além de integrar, avalia e premia as atuações das empresas juniores frente ao MEJ e ao mercado, sendo um projeto de grande importância para a federação e para as empresas juniores que a compõem. Logo, sua organização deve ser acompanhada de perto pela Federação de Empresas Juniores do Estado de Minas Gerais, a qual deve zelar pelo cumprimento dos objetivos deste evento e pelo crescimento de seu padrão de qualidade a cada ano.
Público – alvo Empresários juniores de Minas Gerais e estudantes, pós-juniores, professores e empresários com relações e interesses no Movimento Empresa Júnior, mídias, visando a geração de negócios para as empresas federadas, bem como pessoas que exerçam papel de liderança na sociedade. Objetivos gerais
Proporcionar real integração e aproximação entre os participantes do evento, visando o fortalecimento do MEJ e maior atuação do mesmo perante a sociedade;
Promover entre os empresários juniores, a circulação de conhecimento, troca de experiências, tecnologia, ideias e ideais;
Ser meio de articulação de parcerias entre o MEJ e entidades dos diversos setores em Minas Gerais e no Brasil;
Promover discussões, proposições e ações práticas para que as empresas juniores possam, de fato, contribuir cada vez mais (e de forma consciente) para o desenvolvimento do país;
Proporcionar aos participantes informações e treinamentos direcionados às suas áreas de atuação profissional, mediante palestras, cases e workshops, bem como discutir temas de interesse geral, para que possam realizar os projetos de suas empresas juniores da melhor maneira;
Maior divulgação e comunicação do Movimento Empresa Júnior, mediante o envolvimento governamental e empresarial nas discussões geradas antes, durante e após o evento, além de ações de mídia para disseminar o ideal e divulgar o evento;
Favorecer e estimular a participação das Instituições de Ensino no evento, ressaltando a contribuição das empresas juniores no caráter de pesquisa e extensão, bem como no enriquecimento do currículo acadêmico e na formação de profissionais mais bem preparados e conscientes de seu papel na sociedade;
Incentivar e auxiliar o surgimento de novas Empresas Juniores do Estado de Minas
Gerais
–
FEJEMG,
no
ano
corrente,
administrativas, financeiras e tecnológicas.
suas
diretrizes
e
propostas
Envio da Proposta As propostas de candidatura, respondendo a este edital deverão ser enviadas para a Diretoria
Executiva
da
FEJEMG,
através
dos
e-mails
diretoria@fejemg.org.br
e
eventos@brasiljunior.org.br até o dia 12 de agosto de 2012. As propostas deverão ser entregues em arquivo de texto e em pdf. Diretrizes imprescindíveis
As propostas de projeto podem ser de no mínimo uma e no máximo cinco Empresas Juniores, todas federadas e em dia com suas responsabilidades.
Deverá existir um coordenador para cada área do evento, que terá uma equipe para auxiliá-lo, exceto o coordenador geral, pois a sua tarefa é gerir a equipe de coordenadores e se responsabilizará por todo o projeto e execução do evento. Todos os resultados das diversas áreas do evento serão cobrados diretamente do coordenador geral. A Diretoria Executiva coloca como sugestão de áreas as seguintes: Geral, Financeira e Captação de Recursos, Conteúdo e Programação, Divulgação e Integração, sendo o Coordenador Geral do evento do tipo pessoa física;
Em casos de problemas internos com Coordenadores ou demais membros da organização, a decisão final deverá ser tomada em reunião exclusiva entre todas as empresas organizadoras, estando a Diretoria Executiva da FEJEMG a par da situação;
Um membro do Corpo Executivo da FEJEMG será designado a acompanhar as atividades da organização do evento, garantindo as conformidades deste presente edital e fazendo a conexão entre as duas partes – Diretoria Executiva da FEJEMG e organização do evento;
A equipe organizadora terá direito a apresentação de relatório (em ppt) nas reuniões mensais do Conselho Deliberativo e envio mensal à FEJEMG, com periodicidade definida entre equipe e Diretoria Executiva. Caso nenhum dos coordenadores do evento possa comparecer a reunião, é obrigatório o envio de relatório para o Diretor designado que será o responsável por acompanhar todo o desenrolar da
organização do evento. Neste relatório deverão conter
informações a respeito do andamento do evento, bem como de seu fluxo de caixa;
A quantidade aproximada de participantes esperados para o evento não poderá ser inferior a 250 participantes;
O evento deverá ocorrer em um dos seguintes meses: Outubro ou Novembro. Qualquer disposição em contrário deverá ser aprovada pelo Conselho da FEJEMG; (Vale ressaltar que historicamente o mesmo acontece no mês de Novembro)
Durante o segundo do evento deverá ter um local disponibilizado para a realização da Reunião do Conselho da FEJEMG;
A programação deverá incluir um espaço de no mínimo meia hora para apresentações da FEJEMG;
A programação deverá incluir um espaço de no mínimo 15 (quinze) minutos para apresentação da Brasil Júnior a ser realizado no primeiro dia do evento;
As logos da FEJEMG e da Brasil Júnior deverão estar expostas em todo o material publicitário e promocional produzido pela organização do evento;
As equipes avaliadoras dos cases deverão ser previamente treinadas para que haja um nivelamento de conhecimento, fazendo com que todos possam utilizar um mesmo critério de avaliação. Caso este ponto não seja atendido, o Diretor designado poderá vetar o trabalho da coordenadoria responsável e poderá solicitar a convocação de uma nova equipe de avaliação, sobre responsabilidade do Coordenador Geral do evento.
Deverá ter diferença nos valores das inscrições entre EJs Confederadas a Brasil Júnior e EJs não Confederadas à BJ. A diferença nos valores das inscrições deverá ser de no mínimo 10% (dez) e no máximo 30% (trinta).
O valor máximo de inscrição não poderá exceder R$80,00 (oitenta reais).
O servidor a ser utilizado para hospedar a homepage do evento deverá ser, preferencialmente, o da FEJEMG e o domínio a ser utilizado deverá ser o do próprio evento, a qual foi registrado e é mantido pela Federação. Um ponto muito importante em que a equipe deverá se atentar é o mês em que essa anuidade é paga pela Federação, pois pode acontecer da homepage ficar fora do ar e comprometer as inscrições, gerando prejuízo para o evento.
Deverão
ser
fornecidas
inscrições
gratuitas
para
as
seguintes
pessoas:
5(cinco)inscrições para serem rateadas entre a diretoria da FEJEMG, e 4(quatro) inscrições para a diretoria da Brasil Júnior.
Após a aprovação do evento, a organização deverá em até 2 (dois) meses enviar um cronograma para o Assessor designado, informando todas as etapas que irão ocorrer no projeto e em que período.
As normas contidas nesse edital poderão sofrer alterações durante sua implementação, sendo que toda e qualquer alteração deverá ser aprovada pela Diretoria Executiva da FEJEMG, sendo encaminhada esta para a Organização do
Evento e Conselho Deliberativo, por meio do Diretor designado.
O evento também deverá ser pautado no Edital de Eventos e de Cases da Brasil Júnior. Havendo conflito entre editais, prevalecerá determinação da Diretoria Executiva e, se necessária, do Conselho Administrativo.
Observação: Inovações no evento poderão ser realizadas desde que sejam aprovadas pela Diretoria Executiva da FEJEMG, bem como as normas contidas nesse edital poderão sofrer alterações durante sua implementação, sendo que toda e qualquer alteração deverá ser aprovada pela Diretoria Executiva da FEJEMG. Conteúdo da proposta As propostas devem conter uma descrição sobre os seguintes tópicos:
Data prevista para a realização do evento;
Número
aproximado
de
participantes,
sendo
no
mínimo
250
(inscritos,
palestrante(s), convidados e organizadores);
Estrutura da equipe organizadora com os respectivos contatos;
Responsável pelo projeto do evento(Coordenador Geral);
Faixa de preço sugerido para a inscrição, prazo e forma de pagamento;
Metodologia de captação de patrocínio para o custeio do evento;
Atividades a serem realizadas no evento (palestra, workshop, premiação campeonato, confraternização);
Estratégia de divulgação do evento;
Por que ser selecionado.
Observação: Deve ser apresentado no mínimo 1 (um) possível local para a realização do evento, além de possibilidades para toda a infra-estrutura necessária à realização do evento (pernoite, alimentação, transporte, equipamentos, etc). Divulgação das propostas As propostas que cumprirem as exigências deste edital serão divulgadas na pasta do Conselho Deliberativo no dia 13 de agosto, através do Fórum da FEJEMG. Decisão
A decisão sobre a proposta vencedora será através de votação do Conselho Administrativo. As propostas serão avaliadas de acordo com os itens relacionados nos tópicos de Diretrizes e de Conteúdo da Proposta. A proposta vencedora deve ser aprovada por maioria absoluta de votos. Caso necessário, será realizado um segundo turno de propostas mais votadas ou entre a proposta mais votada e o nulo. Responsabilidades A(s) Empresa(s) Junior(es) escolhida(s) para organizar o Prêmio FEJEMG terá(ão) como responsabilidades:
Emitir esclarecimentos acerca da organização do evento, sempre que isto lhe for demandado pelo Diretor designado ou por qualquer responsável da Diretoria Executiva;
Realizar toda a movimentação financeira e bancária;
Estruturar um processo de controle do número de participantes, que se utilize de participação direta do Diretor designado, de modo a permitir o controle do número de credenciais emitidas e conferência com o número de inscrições divulgadas;
Criar e-mail específico para assuntos relacionados ao evento, desde a aprovação da proposta;
Confeccionar e entregar todos os certificados dos participantes no último dia do evento(os certificados deverão conter uma carga-horária mínima geral do participante);
Apresentar um relatório final em até 1 (um) mês após o evento em reunião do Conselho Deliberativo, ou por meio de solicitação por escrita à Diretoria Executiva da FEJEMG até o prazo máximo de 2 (dois) meses contendo: Metodologia de realização do evento; Vantagens e desvantagens de ter realizado o evento; Pontos positivos e negativos do evento; Estatísticas; Nomes de toda a equipe organizadora, apoiadores e patrocinadores; Lista de contato dos patrocinadores. Planilhas financeiras com as receitas e as despesas justificadas; Extratos bancários;
Notas Fiscais; Recibos (somente serão aceitos recibos previamente autorizados pela Diretoria Executiva da FEJEMG, estando estes com as devidas rubricas). O descumprimento do prazo de envio do relatório escrito acarretará nas
seguintes punições: As EJ’s participantes da organização entrarão em período de latência, sendo esse suspenso apenas mediante o envio de tal relatório. Suspensa a latência, a EJ não poderá enviar candidato à Diretoria Executiva da FEJEMG na eleição seguinte ao referido período. Suspensa a latência, a EJ não poderá manifestar interesse de candidatura no edital de eventos da Federação seguinte ao referido período. A FEJEMG, por sua vez, terá a função de montar uma equipe, liderada pelo
Presidente, que apoiará toda a organização do evento, nos seguintes moldes: Fornecendo todas as informações relevantes à execução do projeto; Ajudando na divulgação; Na captação de patrocínios; Nas negociações junto às Instituições de Ensino; Acompanhando o andamento de todas as fases do evento; Zelando pela comunicação da equipe organizadora junto com a FEJEMG. Cabe a FEJEMG recolher todo o material do evento com as empresas
organizadoras em no máximo 2 (dois) meses. Recursos Financeiros O montante de recursos financeiros provenientes das inscrições e de patrocínios deverá ser utilizado para cobrir os custos da organização que não forem supridos através de parcerias e apoios. Uma vez que a FEJEMG e a(s) empresa(s) organizadora(s) são PARCEIRAS na realização do evento e, que este é realizado em sociedade, caso haja superávit ou prejuízo, este será dividido entre a FEJEMG, que ficará com 30 (trinta) por cento, e a(s) empresa(s) organizadora(s), que ficará(ão) com os 70 (setenta) por cento restantes. Ficará a cargo do Conselho Administrativo deliberar quanto a realização ou não do evento dada a expectativa de prejuízo. Conclusão
A Diretoria Executiva se coloca a total disposição de todos os interessados para sanar possíveis dúvidas que venham a existir. Salientamos ainda para que tenham total atenção para com os itens descritos neste Edital, todos devem ser criteriosamente seguidos. Sucesso!
Diretoria Executiva