Plano de Comunicação FEJEMG by FEJEMG

Planejamento de Comunicação

Junho/2012 CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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Fejemg

ELABORAÇÃO CRIA UFMG Comunicação Júnior Empresa Júnior do Curso de Comunicação Social da Universidade Federal de Minas Gerais. Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas - FAFICH Av. Antônio Carlos, 6.627 - sala 14 (Labor) – Campus Pampulha CEP 31270-901, Belo Horizonte – MG Tel.: 3409-6315 E-mail: cria@fafich.ufmg.br www.criaufmg.com.br CNPJ: 03.401.931/0001-90 Equipe de Consultores Juniores

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Bárbara Nery

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Sumário 1. INTRODUÇÃO 2. METODOLOGIA 3. ANÁLISE AMBIENTAL  Análise SWOT-COM Qualitativa  Análise SWOT-COM Quantitativa - Análise dos Três Puts 4. MAPEAMENTO DE PÚBLICO/STAKEHOLDERS 5. POSICIONAMENTO DA COMUNICAÇÃO 6. OBJETIVOS DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL 7. ESTRATÉGIA DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL 8. AÇÕES

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9. ANEXOS

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1. INTRODUÇÃO

A CRIA UFMG Comunicação Jr. é a empresa júnior do curso de Comunicação Social da Universidade Federal de Minas Gerais. Seu trabalho consiste na realização de serviços em Jornalismo, Relações Públicas e Publicidade e Propaganda, partindo da premissa de que qualquer demanda deve ser vista, fundamentalmente, pela ótica da comunicação. Assim sendo, a Fejemg (Federação de Empresas Juniores de Minas Gerais), utilizou-se dos serviços da CRIA criando um grupo gestor para que fosse desenvolvido um novo projeto em comunicação. O objetivo deste plano é analisar as estratégias de comunicação da federação e sugerir ações para estabelecer a melhor forma de relacionamento comunicacional entre a Fejemg e seus públicos aqui também mencionados, seguindo os parâmetros de seu Planejamento Estratégico e Plano de Geração de Negócios. A partir desta proposta, foi desenvolvido um Planejamento de Comunicação Organizacional, disciplina empresarial que visa estabelecer uma política global entre os programas estabelecidos nas comunicações institucional, administrativa, interna e mercadológica. Tais programas devem trabalhar de forma conjunta, ainda alinhada com os

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demais programas da federação, visando resultados em sua máxima eficácia.

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2. METODOLOGIA As diretrizes de ações ligadas à comunicação são elaboradas a partir de um processo de pesquisa. Esse procedimento segue um percurso metodológico, ou seja, técnicas usadas que definem os passos dos estudos. Para redigir este Plano de Comunicação foi detectada a necessidade de um novo método que privilegiasse a comunicação, e não tratasse a organização como uma empresa de mercado convencional. Por isso foram feitas pesquisas até que se encontrasse a maneira correta de realizá-lo. Logo, foi usado o modelo estrutural piloto desenvolvido por Marcelia Lupetti (2010), no qual há uma releitura da estrutura do Planejamento de Comunicação Organizacional. Enriquecida pelos modelos de análise de marketing, objetivos e estratégias comunicacionais são definidos com base em análises qualitativas e quantitativas que visam estabelecer uma política global entre os programas estabelecidos nas comunicações institucional, administrativa, interna e mercadológica. O primeiro passo se deu pelo estudo e apropriação do material metodológico ao universo da Fejemg. A partir daí foram feitos levantamentos documentais, como último Planejamento de Comunicação, o atual Planejamento Estratégico, o Plano de Geração de Negócios, Plano de Comunicação de Empresas Não-federadas, Mailings, além da obtenção de dados através de membros dos corpo executivo. Logo após foi elaborado um questionário (em anexo) direcionado a três tipos de membros de cada EJ: o diretor-presidente, conselheiro e membro em sua primeira gestão. Cada questionário foi adaptado para que se ressaltem as diferentes percepções de cada um dos entrevistados. As perguntas direcionadas ao presidente, por exemplo, são mais gerais, envolvendo a visão da empresa como um todo. As perguntas direcionadas a conselheiros foram mais específicas sobre sua participação na federação. As perguntas direcionadas a membros em sua primeira gestão visava perceber se havia conhecimento sobre a Fejemg ao adentrar o universo MEJ. A partir destas respostas, agregadas ao conhecimento em comunicação, foi possível fundamentar as análises a seguir, propostas por Marcelia Lupetti. Foi possível levantar

input, throughput e output (os insumos, os processos e o produto final respectivamente), CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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qualitativa quanto quantitativa. As análises quantitativas seguem a lógica dos puts, ou seja,

questionamentos sobre a federação e analisá-la de forma abrangente, tanto na análise

adaptados para a comunicação. Esta metodologia analisa a comunicação organizacional sob quatro instâncias: comunicação

institucional,

comunicação

administrativa,

comunicação

interna

comunicação mercadológica. A partir desses dados, faz-se o mapeamento e análise dos stakeholders e indica-se o posicionamento da marca, fazendo-se possível traçar os objetivos e estratégias da comunicação organizacional da federação, propondo, por fim, as ações a serem cumpridas. É importante ressaltar que a questão das EJs não federadas não foi analisada por já

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haver um planejamento direcionado a elas.

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3. ANÁLISE AMBIENTAL A análise ambiental se divide em duas etapas: a primeira, chamada de SWOT-COM Qualitativa, consiste na avaliação qualitativa das forças que influenciam de alguma forma a comunicação da organização; a segunda, chamada SWOT-COM Quantitativa consiste na atribuição de pesos e notas aos três puts da federação.  Análise SWOT-COM Qualitativa Esta análise sugere uma série de questões macro e microambientais, cujas respostas consideram os pontos fortes e fracos da federação, assim como ameaças e oportunidades. - Quanto a entidades que possam afetar de alguma forma a comunicação: A Fejemg se configura como uma Associação Civil sem fins lucrativos, cuja administração fica a cargo dos membros das empresas juniores federadas. A Fejemg representa oficialmente as EJs perante autoridades governamentais e a sociedade em geral, porém é submetida apenas a diretrizes da Brasil Júnior. Esta por sua vez, tem a finalidade de propor e repassar diretrizes nacionais que devem ser adotadas pelas federações estaduais de modo a regulamentar a atividade das empresas juniores, ou seja, atua em cima principalmente de questões administrativas e burocráticas. O que significa que a Fejemg tem certa autonomia no que diz respeito à sua comunicação, desde que alinhadas com seus deveres como federação: “expandir a rede de EJs federadas nos estados, aumentar a visibilidade do MEJ perante MGEs e MPEs, obter alinhamento e legitimidade do MEJ regional e criar sentimento de paixão pelo MEJ nos empresários juniores e reconhecimento de suas instâncias”. - Quanto ao grau de envolvimento e apoio das EJs: De acordo com o questionário foi possível perceber que a grande

das EJs na Fejemg se concentra nos conselheiros, embora a maioria das EJs CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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considerem importante e se sintam representadas de modo geral. A atuação

maioria tem um envolvimento razoável ou baixo com a federação, embora

tenha intenção de reverter este quadro. As respostas dadas pelos membros das EJs em sua primeira gestão revela que o conhecimento sobre o universo MEJ (em especial a Fejemg) é pouco repassado, pois cerca de 25% demonstra desconhecimento sobre a federação. - Quanto ao clima e ambiente organizacional: Os conselheiros de forma geral tem interesse pelas atividades da Fejemg, como visto em questionário. Quanto aos cargos executivos também há grau de manifestação de interesse satisfatória, e é possível ver grande dedicação por parte de seus membros. O trabalho se dá de forma flexível e autônoma e há controle periódico dos processos. - Quanto aos meios de comunicação adotados: Devido à grande área em que a Fejemg atua, a maior parte da sua comunicação acontece online. É feito uso principalmente dos e-mails, Skype, fórum e grupo no Facebook, porém estes conversam pouco entre si.. - Como ocorre a comunicação interna e administrativa: A

comunicação

voltada

para

conselheiros

baseia

principalmente no fórum. Quanto ao corpo executivo, a comunicação se mantém via e-mail e Skype. As reuniões presenciais envolvem tanto corpo executivo quanto conselheiros, e são sediadas em lugares alternados (concentrando-se no polo Belo Horizonte- Viçosa - Juiz de Fora). Fora isso se faz uso do boletim e do blog. As outras formas de comunicação são voltadas primariamente para público em geral (a exemplo do site e do Twitter), ou são mais informais (como o grupo no Facebook). - Quanto aos incentivos proporcionados:

geralmente provem das próprias EJs, como incentivo financeiro para CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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incentivar a participação dos membros e integrá-los. Os demais incentivos

As reuniões presenciais sempre promovem integrações de forma a

custear as passagens das reuniões presenciais. - Quanto ao relacionamento com os stakeholders da organização: Encontra-se entre os stakeholders da Fejemg: EJs federadas, EJs não – federadas, Brasil Júnior, as outras federações, instituições de ensino, parceiros e sociedade. De forma geral, a Fejemg tem grande projeção no cenário MEJ, o que diz respeito a maior parte de seus stakeholders, resultando em bom relacionamento. Apesar disso, não tem grande representatividade fora do movimento. -Quanto ao perfil, hábitos e atitudes dos stakeholders: Os stakeholders em sua maioria compõe o MEJ. Apesar disso, eles tem suas variáveis, principalmente no que diz respeito às EJs, devido aos diferentes tamanhos das empresas e diferentes níveis de participação. Sendo menos específico, trata-se de um público engajado e receptivo. As instituições de ensino e sociedade apresentam distanciamento. -Quanto aos pontos de contato: As reuniões presenciais são o ponto de contato principal. Ocorrem mensalmente, e exigem a participação dos membros apenas. Como membro, define-se corpo executivo e conselheiros. As reuniões, porém, mostram-se cansativas e pouco objetivas, desgastando aqueles que assistem e desmotivando possíveis empresários juniores não ativos na federação. -Qual o posicionamento da comunicação organizacional: A comunicação organizacional se encontra pouco definida e otimizada. A federação sequer tem essa cultura, muitas vezes devido à rotatividade dos membros do corpo executivo (em especial, da Comunicação), o que gera

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-Quanto à percepção da marca:

dificuldades de gestão do conhecimento.

No geral, a Fejemg é bem vista no MEJ e tem uma boa representatividade fora. É preciso engajar as Ejs federadas de forma mais efetiva, uma vez que a participação da Fejemg muitas vezes se limita a seus membros.

 Análise SWOT-COM Quantitativa Apresentada na forma de tabela, seus itens e subitens retratam as potencialidades e fragilidades da federação em relação à comunicação organizacional. Estes itens são definidos em seus respectivos outputs, throughputs e outputs, em função das necessidades e ações da Fejemg. Neste tipo de análise, um peso deve ser atribuído a cada item e subitem, considerando-se o grau de importância de cada um destes. Então, cada item e subitem recebe uma nota relacionada à sua eficiência no determinado quesito. A nota ponderada será o resultado da multiplicação do peso pela nota atribuída. As notas foram atribuídas de forma conjunta por um conselheiro e um membro do corpo executivo. - Análise dos Três Puts Nota

Nota Ponderada

3 2 1 1 1 2 3

8 7 6 4 4 8 9

24 14 6 4 4 16 27

1 2 3 3

5 6 6 5

5 12 18 15

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Peso

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OUTPUTS 1. Comunicação Institucional Relações Públicas Identidade e Imagem Propaganda Institucional Relações com as instituições superiores Aparecimento na imprensa Ações com a comunidade: ações sociais Posicionamento Valor da marca Comunicação interna Programas de incentivo Padrões culturais Desenvolvimento de pessoas/Ejs Campanhas internas

Rede formal e informal

12 157/240

Comunicação Mercadológica Propaganda Promoção Marketing direto Eventos Relacionamento: formadores de opinião Relacionamento: intermediários Redes sociais: own media Redes sociais: earned media Redes sociais: bought media

1 1 1 3 3 2 2 3 1

5 5 6 7 7 5 6 8 3

5 5 6 21 21 10 12 24 3 107/170

Consolidação Outputs Com. Institucional Com. Mercadológica

2 3

6,5 6,2

13 18,6 31,6/50 63,20%

Recursos materiais Mailing list

Nota

Nota Ponderada

1 1 1 1 3

7 7 8 7 5

7 7 8 7 15 44/70

2 1

6 4

12 4

2 1

8 4

16 4 36/60

14 14/20

Informação Sobre Ejs CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

Recursos Humanos Administrativos Qualidade do RH Capacitação Operacionais Qualidade do RH Capacitação

Peso

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INPUTS Recursos financeiros Verba para: Com. Institucional Com. Interna Com. Administrativa Com. Mercadológica Capacitação dos membros

Comportamento em relação ao MEJ Perfil da marca Jornada

3 2 1

7 8 7

21 16 7 44/50

Consolidação dos Inputs Recursos financeiros Recursos Humanos Recursos materiais Informação

1 1 1 3

6,2 6 7 8,8

6,2 6 7 26,4 45,6/60 76%

Políticas Divulgação Adequação Envolvimento e comprometimento gerados Comunicação Visual Grau de eficácia Resultados obtidos

Nota

Nota Ponderada

3 3 3 2 2 3 1 1 1

7 9 6 4 6 7 8 8 8

21 27 18 8 12 21 8 8 8 131/190

1 2

8 7

8 14

1 2 3 2

7 7 7 6

7 14 21 12 76/110

2 3

6 7

12 21

3 3

9 8

27 24

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Sistemas Controle financeiro Sistema Adequação Marketing direto Sistema Adequação Informatização Segurança

Peso

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THROUGHPUTS Processos Realização de campanhas Realização de eventos Realização do material promocional Orientação Correção de erros Fechamento de parcerias Criação da marca Avaliação: Com. Institucional Avaliação: Com. Mercadológica

12 96/130

Cultura Empresarial Relações de poder Adequação da linguagem

2 2

7 7

14 14 28/40

Clima empresarial Grau de motivação Envolvimento e comprometimento

3 3

6 8

18 24 44/60

Consolidação throughputs Processos Sistemas Políticas Cultura Empresarial Clima empresarial

1 1 2 3 3

6,8 6,9 7,3 7 7,3

6,8 6,9 14,6 21 21,9 71,2/100 71,20%

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Responsabilidade Social Comprometimento

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4. MAPEAMENTO DE PÚBLICO/STAKEHOLDERS O mapeamento de públicos consiste na divisão dos principais segmentos de atuação da Fejemg. Através desta divisão busca-se retratar o contexto em que se encontra a organização, identificar seus principais públicos e avaliar suas relações em geral. Os públicos foram identificados e divididos conforme o relacionamento da federação com esses públicos. São estes: EJs federadas, Equipe , Brasil Júnior, as outras federações, instituições de ensino, parceiros e sociedade, como citado anteriormente. EJs federadas As EJs federadas são as empresas vinculadas, que compõem a federação. Atualmente, são um total de 31 empresas, quatro a mais desde o último plano de comunicação da FEJEMG, devido à federação de seis empresas e a desfederação de duas recentemente. Há, ainda, 3 EJs em processo de federação, o que pode elevar o número de empresas federadas para 34 em um curto prazo. Quanto à localização das Ejs federadas, nove são de Belo Horizonte, sete de Juiz de Fora, dez de Viçosa e cinco de outras regiões do estado. Existe uma predominância empresas federadas no eixo Belo Horizonte – Juiz de Fora – Viçosa, por isso esses polos acabam sendo mais contemplados com o apoio da FEJEMG. Como o objetivo principal é desenvolver as empresas juniores federadas, esse público requer atenção. Suas características são muito peculiares e diversificadas, primeiramente com relação à cidade de atuação, como já foi citado, e depois pela diversidade dos cursos de graduação e dos serviços que abrangem. (Destaque para as áreas de engenharia e administração que representam a maior fatia das empresas federadas) Um relacionamento bom e estável entre as EJs federadas e a FEJEMG é essencial para o sucesso e realização dessas. Consolidando e mantendo a melhor relação possível, a imagem e credibilidade, ambas serão fortalecidas frente ao MEJ e a todos os seus públicos. Apesar da maior quantidade de empresas federadas estarem concentradas em 3 cidades, a

demais.

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que as localizadas em outras cidades não fiquem em posição de desvantagem em relação as

FEJEMG deve manter um bom relacionamento com todas as EJs que a compõem, para

Equipe Fejemg A equipe que forma a federação é um público ao qual também deve-se conferir atenção especial. O corpo executivo da Fejemg deve estar bem sintonizado com os objetivos da federação e para tal é importante que os relacionamentos internos estejam em bom funcionamento. Por terem reuniões presenciais poucas vezes, o contato das pessoas que participam da equipe deve ser aproximado por meio de outra forma de convívio. Por serem os principais componentes da federação a equipe deve manter-se motivada e com seus trabalhos bem executados mesmo com as tarefas já acumuladas das EJs e dos estudos. Outras federações: Assim como a Fejemg representa as EJs do estado de Minas Gerais, outros estados brasileiros e o Distrito Federal têm suas federações. Atualmente existem, além da Fejemg, 13 federações, 5 a mais desde 2009. São elas: Concentro (Distrito Federal), Feje (Alagoas), Fejece (Ceará), Fejepar(Paraná), Fejepe (Pernambuco), Fejers (Rio Grande do Sul) , Fejesc (Santa Catarina), Fejesp (São Paulo), JuriorES ( Espírito Santo), PB Júnior (Paraíba), Rio Júnior (Rio de Janeiro), RN Júnior (Rio Grande do Norte) e UNIJr.–BA (Bahia). O bom relacionamento com outras federações visa principalmente a troca de experiências e parcerias, além de maior projeção na Brasil Jr. e consequentemente, no MEJ como um todo. Porém, não se trata do público preferencial. Uma melhor imagem da Fejemg

perante

outras

federações

virá

seu

fortalecimento

interno,

que

consequentemente trará a visibilidade desejada. Brasil Júnior: A Confederação Brasileira das Empresas Juniores, ou seja, a Brasil Júnior, é a maior representação das EJs no país, uma vez que as representa em âmbito nacional. Com o objetivo de assegurar o desenvolvimento dos membros e dos trabalhos de suas EJs, a BJ possibilita a troca de ideias e soluções de gestão entre federações e EJs. O bom

Assim como as outras federações, não se trata do público preferencial. O fortalecimento interno será responsável por uma maior visibilidade perante a Brasil Jr. CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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confederação, ou seja, com a ocupação de cargos garantindo maior atuação no MEJ.

relacionamento se torna necessário também a partir da atuação direta da Fejemg na

Parceiros Para este mapa foram divididos os parceiros em dois grupos: parceiros externos e os núcleos regionais do MEJ. Núcleos Regionais São responsáveis pelo desenvolvimento das empresas e fomento do movimento empresa júnior em um espaço delimitado dentro das federações. Atualmente são dois os núcleos parceiros da FEJEMG: o NEJ-UFJF e o Núcleo UFMG Jr.. A FEJEMG oferece a eles, dentre outras coisas: Treinamentos à Diretoria dos Núcleos; Divulgação de eventos dos Núcleos via mailing; ajuda no relacionamento com as IES, etc. E em contra partida os Núcleos oferecem, entre outros benefícios: espaço para a FEJEMG em eventos para divulgação de trabalho e prospecção de EJs; acesso a ferramentas desenvolvidas pelos Núcleos; suporte a EJs não federadas quanto ao Selo BJ etc. Parceiros externos São representados por organizações externas ao movimento empresa júnior que auxiliam a federação no alcance de seus objetivos. Atualmente este público compreende 6 parceiros: Grupo DMRH, Bain & Company, FMJL (Fórum Mineiro de Jovens Lideranças), ProBr, Mercedes-Benz, CRA-MG (Conselho Regional de Administração do Estado de Minas Gerais). Cada um desses relacionamentos tem suas especificidades, mas giram em torno de finalidades semelhantes. São elas basicamente parcerias de conhecimento, parcerias estratégicas, para geração de negócios e financeira. A busca por um relacionamento ideal, como a busca por novas parcerias é uma questão de estratégica para a Federação, na medida em que a auxiliam no desenvolvimento do MEJ e das EJs federadas. Quando se pode contar com outras organizações trabalhando em prol desse objetivo expande-se o âmbito de atuação muito além da capacidade da própria federação. Instituições de ensino

instituições de ensino que tem contato direto com o dia a dia de cada EJ e são elas as primeiras que devem dar apoio e reconhecimento aos membros das empresas por ser assim CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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por se tratar de um grupo de influência no contexto das Empresas Juniores. São as

As instituições de ensino se caracterizam como um público importante para Fejemg

como a Fejemg interessada no desenvolvimento profissional de cada jovem empreendedor. Desta maneira, a federação deve se voltar para considerar as universidades como mais do que parceiras e sim como promovedora de desenvolvimento das EJs. Dentro do cenário acadêmico devem certificar para o mercado a qualidade dos serviços prestados baseado no bom ensino proporcionado por elas. Para as EJs já federadas ampliar o contato e manter boa relação com as instituições é essencial para o bom desenvolvimento do trabalho sendo importante mostrar as instituições o diferencial das empresas gerenciadas por estudantes. Para as EJs não federadas é mais um motivo para de credenciar a Fejemg, já que ter o reconhecimento formal de uma instituição facilita o crescimento e surgimento das empresas juniores. De forma geral o bom relacionamento com o público das instituições de ensino é um meio de promover o crescimento e fortalecimento da federação frente à BJ e a sociedade como um todo. Sociedade As principais responsabilidades da FEJEMG são a divulgação e fomento do MEJ mineiro, e como consequência de todo o movimento nacional. Não tem ficado em evidência uma frente de comunicação voltada para a divulgação com o objetivo especifico de mostrar a sociedade como um todo os trabalhos realizados pelas EJs. Além de várias empresas já apresentarem ações de RSE bem estruturadas, também fornecem a sociedade serviços de muita qualidade e de baixo custo o que ajuda a desenvolver a economia do país através de seus clientes. Também podemos citar a atuação das EJs no ensino brasileiro, desenvolvendo profissionais mais conscientes e capazes para o mercado. A comunicação da federação, além de informar a sociedade sobre o trabalho das EJs, deve estruturar um diálogo aberto para que de forma transparente e recíproca a

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sociedade possa se relacionar com o MEJ.

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5. POSICIONAMENTO DA COMUNICAÇÃO A Fejemg já possui um bom posicionamento em geral. Sua comunicação institucional frente ao MEJ é sempre presente, resultando em imagem e identidade fortes, bom posicionamento e alto valor da marca. Porém, frente às Instituições de ensino e comunidade em geral, tem pouca relevância, parte pelo desconhecimento deste público sobre o movimento em geral. Sua comunicação interna, por sua vez, apresenta grandes falhas, resultando em fraca comunicação mercadológica. Muitas das EJs federadas não são próximas e não se sentem parte da federação. O repasse das informações muitas vezes é falho, e a comunicação foi pontuada diversas vezes

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entre os pontos negativos da federação.

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6. OBJETIVOS DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL O planejamento visa atingir os principais stakeholders efetivamente, a partir das EJs federadas. A comunicação interna tem tornado fraca a comunicação mercadológica, embora na prática não demonstre afetar tanto as relações públicas dentro do MEJ. O fortalecimento interno será refletido em novos resultados para a comunicação como um todo. Para isso, ajustes serão feitos para que os outputs não percam força, pois como apresentado pela SWOTCOM quantitativa, os processos de comunicação perdem força durante todo seu percurso, uma vez que os inputs tem

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melhor resultado que os throughputs, que por sua vez são mais fortes que os outputs.

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7. ESTRATÉGIA DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL A estratégia adotada visa a comunicação segmentada, a fim de contemplar cada público especificamente, gerando maior identificação e aproximação mútua. Para isso, uma mudança interna deverá ser feita para aperfeiçoar a comunicação, qualificando a equipe como um todo. A partir daí, visaremos as EJs federadas, que devem reconhecer na Fejemg uma representação efetiva e não apenas um título. A comunicação visará então estreitar estes laços para que a federação cumpra de fato seu papel principal: atender às EJs e se qualificar perante o MEJ, recrutando assim, as EJs não-federadas. Só então essa comunicação se estenderá para o público

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externo, contemplando as instituições de ensino, parceiros e sociedade em geral.

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8. AÇÕES Comunicação Segmentada A Fejemg lida com 3 tipos públicos principais: público externo (Instituições de ensino, parceiros, sociedade), público interno (membros da federação – corpo executivo e conselheiros) e público alvo (EJs federadas e não federadas). A apresentação da federação diante destes três grupos diferenciados requer uma comunicação segmentada, ou seja, específica para cada um deles. Portanto, o posicionamento da Fejemg deve refletir nestas três imagens respectivamente: seriedade e confiabilidade para o público externo, oportunidade e desenvolvimento para o público alvo e paixão e experiência para o público interno. Todas estas imagens, porém, devem ser cuidadosamente alinhadas. Público: todos Responsável: Comunicação Urgência: médio prazo Integração da Diretoria de Comunicação Para que o trabalho seja bem feito e alinhado, é preciso que haja convergência no trabalho feito por todos os membros da Comunicação. Isso requer uma boa coordenação por parte do diretor e a troca de informação para que a Comunicação se torne um trabalho em equipe, e não trabalhos isolados, mantendo assim a coerência. Esta integração pode ocorrer através de repasses ou reuniões conjuntas. Além disso, é necessária maior gestão do conhecimento devido à grande rotatividade dos membros. Devem-se estabelecer parâmetros de atuação vindos de gestões anteriores para que elas mantenham a mesma linha de raciocínio da comunicação organizacional e alimente esta cultura (a começar pelo profundo conhecimento deste plano), outra medida para manter-se a coerência. Responsável: Diretor de Comunicação

A logo da FEJEMG é muito eficaz e forte. Sua imagem é muito bem recebida, porém ainda não atinge seu máximo. Isso se deve pela falta de uma identidade CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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Criação de uma identidade visual

Urgência: curto prazo

visual coesa que identifique a federação. Assim, devem-se criar elementos visuais de apoio que conversem com a atual logo, e que sejam adotadas no site, nos slides, no twitter, nos cartões de visitas, nos anúncios, no boletim eletrônico ou em qualquer outra ferramenta posteriormente adotada. A homogeneização dos materiais da Fejemg gera maior identificação por parte de todos os públicos. Esta nova identidade visual deve ser formalizada, ou seja, seguir todos os processos (reunião com o presidente para criação do briefing, pesquisa, desenvolvimento, defesa, aprovação). Para manutenção desta unidade imagética, todas as peças divulgadas devem passar pela orientação da Comunicação. Público: todos Responsável: Diretor de comunicação Urgência: curto prazo Reformulação do site Este tópico requer uma atenção especial, uma vez que se trata do meio mais importante, difundido e eficaz de se chegar à federação, e contempla todos os públicos (em especial, o público externo). O site da Fejemg é desatualizado e de difícil navegação. O novo site deve ter um novo layout (que deve seguir a nova identidade visual) e uma nova arquitetura de informação. Quanto a essa última questão, para exemplificar, o site da FEJEMG, além de não ter os links atualizados dos sites das empresas federadas, estas não dispõem de uma lista em ordem alfabética e com as informações completas, o que dificulta a navegação. Além disso, as informações disponíveis não são satisfatórias nem em quantidade nem em conteúdo. Público: externo Responsável: Diretoria de comunicação Urgência: médio prazo

porém, foi identificado como uma grande falha. Muitas vezes os conselheiros não se mostram engajados em sua participação, possivelmente pela obrigatoriedade de CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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O conselheiro é a principal ponte entre a Fejemg e as EJS. O relacionamento,

Ações voltadas para os conselheiros

ter-se este cargo ocupado. A Fejemg então deve se empenhar em ações motivacionais que atraiam esse público, de forma a torna-los membros ativos, acrescentando questões de fato pertinentes e reforçando assim o relacionamento com as EJs federadas. Público: :interno Responsável: diretoria de comunicação e RH Urgência: curto prazo Acompanhamento personalizado dos projetos das empresas juniores O acompanhamento dos projetos se apresenta distante das empresas. Portanto, a proposta é que tal proximidade dos projetos se dê em conjunto com a equipe de desenvolvimento e a de comunicação. Isso porque esse acompanhamento não seria apenas quantitativo e reservado à Fejemg. A federação deve, assim, levantar projetos interessantes e rentáveis, com parceiros e clientes interessantes para que se enviem releases. Assim, haveria uma divulgação dos projetos de forma a aumentar a visibilidade e credibilidade da FEJEMG e das empresas envolvidas, de forma a expandir a geração de negócios e a possibilidade de novas parcerias. É importante focar neste acompanhamento, as empresas menos ativas na federação, de modo a trazê-las efetivamente para o MEJ, uma vez que foi detectado maior participação de uma minoria de empresas consideradas mais ‘fortes’ dentro do movimento. A Fejemg deve transmitir igualdade no tratamento das EJs, mas ter uma atenção a cada

particularidade,

buscando

também

uma

diversificação

seus

acompanhamentos e capacitações. As visitas presenciais a cada EJ se torna uma ação importante para gerar essa aproximação. Público: interno Responsável: diretoria de comunicação e desenvolvimento Urgência: longo prazo

membros, sendo de extrema importância ao discutir questões gerais da federação. As RPs, porém, mostram-se longas e cansativas, o que as tornam pouco produtivas. CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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As reuniões presenciais são o principal ponto de contato da Fejemg com seus

Otimização das RPs

Muitas vezes há a impressão de que as pautas presenciais garantem a transmissão da informação, mas devido ao longo período de duração, perde-se o foco de quem está assistindo. Para torná-las mais objetivas, é preciso selecionar apenas as questões extremamente importantes, e levando as outras questões menos pertinentes para outra plataforma, como um repasse geral via fórum e/ou e-mail. Público: interno Responsável: todos os diretores Urgência: médio prazo Adequar os Meios de Comunicação Os meios de comunicação online são de extrema importância devido às distâncias demográficas dos membros e pela cultura digital a que pertencemos hoje. Aqui é onde a comunicação segmentada se apresentará da forma mais presente. O site já foi abordado devido à urgência de sua modificação. Ainda dentro do site, há uma plataforma extremamente importante que é o Fórum. Usados principalmente pelos conselheiros, houve reclamações sobre sua utilização. Essa plataforma, porém, é adequada, mas falta o aprendizado. Por isso é sugerido um tutorial que facilite sua utilização e um espaço para os novos conselheiros em caso de dúvidas. Os boletins eletrônicos também são extremamente importantes devido às informações que trazem, e devem ser segmentados de acordo com o conteúdo: alguns repasses seriam gerais, outros específicos para corpo executivo, outros para EJs, etc. A linguagem deve ser voltada para os determinados públicos. O blog traz importantes ferramentas de gestão que surgem de colaborações das EJs federadas. Porém, deve ser incentivada sua participação, pois se mostra pouco atualizado apesar de ser uma ótima ferramenta de troca de conhecimento. O Facebook é uma ferramenta voltada pros membros e deve ter um viés um pouco mais informal e ser bem interativo. Os grupos são uma ótima forma de integração, mas deve-se tomar cuidado para não substituir as redes formais. Já o twitter também se configura

importante por ser uma ferramenta instantânea, direcionada e de grande uso corporativo. É importante manter os emails institucionais e desvincular os emails CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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redirecionamento, facilitando o acesso direto aos links. O uso do e-mail se faz

como uma ferramenta mais informal e deve funcionar como rede de

pessoais. Ênfase para a assinatura padronizada de todos os membros. Por fim, todas essas redes devem seguir uma padronagem fazendo uso da identidade visual reformulada. Público: todos Responsável: diretoria de comunicação

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Urgência: médio prazo

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9. ANEXOS QUESTIONÁRIO DE EJ FEDERADA: Empresa: Curso(s): Universidade: Tempo de atuação da empresa: Quantidade de membros: Tempo de federação: Perguntas direcionadas para Diretor Presidente Nome do entrevistado: 1- De 1 a 5, como você mede a representação dos interesses da sua empresa pela Fejemg? 2- De 1 a 5, como você mede a participação dos membros da sua empresa na Fejemg? 3- De 1 a 5, quão importante você considera ter cargos na Fejemg para a sua empresa? 4- Sua empresa possui quantos membros na Fejemg além dos conselheiros? __ 5- Sua empresa tem a intenção de ocupar (mais) cargos na Fejemg? (sim/não) 6- De 1 a 5, qual é a eficiência dos meios de comunicação da Fejemg (site,forum,newsletter)? 7- Quais os pontos positivos da Fejemg? 8- Quais os pontos negativos da Fejemg? 9- Alguma sugestão para melhorar o relacionamento com a Fejemg? Perguntas direcionadas para Conselheiro Nome do entrevistado: 1. De 1 a 5, qual é a eficiência dos meios de comunicação da Fejemg (site,forum,newsletter)? 2. De 1 a 5, qual o seu nível de interesse pelas atividades e eventos relacionados a Fejemg?

Perguntas direcionadas para algum membro em sua 1ª gestão Nome do entrevistado: CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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4. Alguma sugestão para melhorar o relacionamento com a Fejemg?

3. De 1 a 5, qual nível de toda a EJ nos assuntos ligados ao MEJ, especificamente a Fejemg?

1- Você sabe o que é a Fejemg? (sim/não) 2- Como você tomou conhecimento sobre a Fejemg? (EJ/IES/mídia/outros:__) 3- Você sabe o que a Fejemg pode fazer pela sua empresa? (sim/não) 4- Você tem interesse pelo MEJ? (sim/não)

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5- Você sabe como pode participar da Fejemg? (sim/não)

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Quais os pontos positivos da Fejemg? - Segundo Presidentes (sic) 1) Aproximar as EJ`S de Minas Gerais,Auxiliar no desenvolvimento da EJ com a impl ementação de ferramentas que otimizam as atividades,

Representatividade e

Crescimento Pessoal. 2) Contatos, conhecimento de ferramentas de gestão, motivação. 3) A Fejemg possibilita uma maior integração para a empresa e ainda pode nos ajudar no desenvolvimento da mesma a partir da análise dos resultados do SMD e Metas Compartilhadas. 4) Eu vejo a fejemg como um grande canal de benchmarking, onde nós que somos fed erados temos o privilégio de ter acesso. Isso é positivo de diversas maneiras, mas co nsidero a troca de ferramentas e experiências e também o networking que fazemos muito interessante. 5) Integração 6) Representar e desenvolver as empresas juniores federadas. 7) A Fejemg é uma grande oportunidade para que as EJs mineiras possam se desenvol ver devido a experiência da própria federação e de outras EJs.A atuação da fejemg n o fomento de novas Empresas Juniores se destaca bastante, uma prova disso é o fat o sermos a maior do mundo. Tem feito parcerias que serão de grande importância para o desenvolvimento da fe deração. 8) Apoio, padrão de qualidade e, principalmente, integração entre EJ's. 9) É um bom meio para os empresários juniores fazerem benchmarking através dos vá rios eventos que organiza e o SAEJ, bem como as capacitações que são ofertadas, p olítica de desenvolvimento das EJs através dos assessores de desenvolvimento. 10) Organização, representatividade e benchmarking.A Fejemg nos da a possibilidade d e melhor nossas praticas em todos os sentidos. 11) NETWORK, representatividade 12) Excelente rede de relacionamentos e contatos com outras empresas e empresários d

13) Os Diretores e Assessores são muito bem capacitados e empenhamse ao máximo para responder às demandas/dúvidas da EJ. Tive experiências muito CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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Proporciona visualização da grandeza do Movimento.

o MEJ;

positivas ao preencher o SMD com respostas bem rápidas e precisas. 14) Aproximação com outras EJ's, regulamentação, consecução de parcerias interessant es à EJ. 15) A Fejemg possibilita uma troca de informações e conhecimentos entre as EJ's com maior facilidade. Além disso, átravés de seus treinamentos e acompanhamento das EJ's a federação tem papel de desenvolver e aprimorar a estrutura da Empresa. Quais os pontos negativos da Fejemg? - segundo Presidentes (sic) 1) Reuniões presenciais cansativas e pouco objetivas. 2) A Fejemg poderia ter uma proximidade maior com as EJs que muitas vezes não sabem a quem recorrer quando desejam alguma coisa. 3) Não acho que a federação atinja ainda todas as empresas de forma efetiva, pelo me nos eu não vejo o real reconhecimento por parte de algumas empresas da importan cia da federação, dos benefícios que ela pode proporcionar, mas também não vejo a Fejemg atuando de maneira que as empresas se sintam realmente importantes para a federação. 4) Comunicação 5) Alguns empresários juniores ficam tempo demais na Fejemg, limitando a entrada de pessoas

novas, com ideias novas, sangue novo, etc.

Geralmente

ideias

discussões se mantêm sempre na mesma roda de pessoas/EJs. Vejo a imagem da Fejemg pouco divulgada no mercado, principalmente no triângulo. 6) Falta de atenção/suporte para empresas menores. 7) Reuniões pouco produtivas, falta de alinhamento e engajamento por parte dos conselheiros. 8) Penso que a Federação deveria se ocupar mais em levar o MEJ para fora do MEJ. Uma federação mais representativa e menos administrativa. Penso também que o Conselho de administração da forma como se estrutura hoje é pouco eficiente e pouco eficaz.

11) Baixa efetividade de comunicação com os membros que não estão diretamente env olvidos na federação; baixa efetividade dos treinamentos. CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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10) Comunicação

9) Pequena representatividade frente à IES.

12) As RP's muitas das vezes têm dinâmicas irrelevantes que poderiam ser feitas via email ou via outra plataforma. Deste modo as RP's seriam mais produtivas e mais ca nsativas. 13) Pouca representatividade, pouca proximidade com as EJ's. 14) Acreditamos que o contato da Fejemg não é tão próximo a todas as EJ's. Além diss o, não vemos tantos benefícios em relação aos parceiros para nossa própria EJ. Sugestão para melhorar o relacionamento com a Fejemg – segundo Presidente (sic) 1) Melhor treinamento/ acompanhamento das EJs federadas. 2) Aumento da equipe de desenvolvimento para que os gerentes possam acompanhar mais de perto o desempenho das EJ's. 3) Creio que os treinamentos deveriam ser constantes e não só para as Ejs aspirantes. Procurar alternativas mais práticas do que o fórum. 4) A FEJEMG hoje esta muito voltada para as empresas de ADM, como nossa empre sa é de engenharia, verifico que falta um pouco de ações que possam englobar essa área, o que acaba por não representar todos os nossos interesses. 5) Continuar participando em eventos e ser participativo em discussões. 6) Maior objetividade nas reuniões e na comunicação com as EJs. 7) Tivemos algumas dificuldades na entrega de alguns documentos. Procedimentos pe riódicos de coleta de documentos e um acompanhamento mais próximo ajudaria m uito nesse quesito. Procurar as IES e mostrar o que a federação pode trazer para as mesmas. 8) Pontualidade nas reunioes, exigência com as EJs 9) Melhorar a disposição das informações no fórum;Punir as EJs que não participam c om responsabilidade das atividades da FEJEMG, como as deliberações no fórum. 10) Sugiro que a Equipe de Desenvolvimento e de Fomento se familiarize com as EJ's a o fazer contatos mais frequentes, não apenas para cobrar, acompanhar resultados m as também para que os conselheiros/assessores se sintam mais à vontade para proc

12) Contato frequente entre EJ e FEJEMG, estímulo dos membros a participar dos car gos da FEJEMG CRIA UFMG Comunicação Jr. TEL 3409 6315 criaufmg.com.br Av. Antônio Carlos 6.627, FAFICH sl. 14 (LABOR) UFMG - Campus da Pampulha - CEP 31270 901 Belo Horizonte - MG

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11) Elaborar propostas diferenciadas para o desenvolvimento da empresa Junior.

urá-los.

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Sugestão para melhorar o relacionamento com a Fejemg – segundo Conselheiro (sic) 1) Otimizar o tempo das reuniões presenciais. 2) Organização do fórum e produtividade em reuniões. 3) Aprimorar o SAEJ para torná-lo ainda mais efetivo. 4) Talvez um mailing mais eficiente. E aumentar a participação da fejemg através dos núcleos. 5) Enviar boletins mais frequentes, estreitar ainda mais as relações entre as Ejs. 6) O Plano de Comunicação é o primeiro passo. Hoje poucos membros conseguem ac esso direto às oportunidades e vantagens de fazer parte da Fejemg como empresa e membro do corpo executivo. Como conselheiro, tento abordar os membros e incen tivar, mas tem pouca ação efetiva nesse sentido por parte da própria Fejemg. 7) Maior proximidade e contato direto com as EJ's, visitando as sedes e verificando a i nfra-estrutura de cada uma. 8) Creio que o corpo executivo da Fejemg deveria conhecer a realidade das empresas d e cada cidade, pois assim ficaria mais fácil a conversa e o relacionamento. Nas reuniões e confraternizações da Fejemg, as empresas da cidade sede deveriam disponibilizar pessoas responsáveis por orientar os empresários em tudo que for pr eciso, como deslocamento e alimentação. 9) Comunicação 10) Melhorar disposições das informações no fórum; Punir as EJs que não participam com responsabilidade das atividades da FEJEMG, como as deliberações no fórum. 11) Sugiro que o fórum seja alterado, já que por mais que ele seja importante, não é efet ivo, já que as informações ficam dispersas e difíceis de ser localizadas. 12) O fórum é um pouco complexo à princípio e talvez devesse ser simplificado para fa cilitar a ambientação de novos conselheiros. Contato mais direcionado aos conselheiros de cada EJ, tentando associar à necessid

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ade da empresa

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