Manual de mediación de seguros by Cristina Fernandez

Manual de uso

Sistema de mediação de seguros

Koolsite Soluções Informáticas, Lda.

Este manual publica-se por Koolsite Soluções Informáticas, Lda. baixo licença não comercial. Não se permite sua reprodução total ou parcial nem fazer uso comercial da obra. Koolsite Soluções Informáticas, Lda. Alameda dos Combatentes da Grande Guerra, nº 247 Edificio S. José, Sala 409 2750-326 Cascais Portugal Tel.: +351 21 4812460 / 9 Fax: +351 21 483 98 10 koolsite@koolsite.pt Primeira edição - Maio 2010

Índice

Introdução ..........................................................................................................

índice

Ambiente de trabalho

1. Barra de Tarefas: Múltiplas aplicações a. Tarefas Básicas ............................................................................... b. Suporte ......................................................................................... c. Mediação de Seguros ....................................................................... d. Generali Contact Center ................................................................... e. Contabilidade..................................................................................

13 13 15 15 16

2. Aplicações a. Login ............................................................................................. b. Área de Trabalho – Múltiplas Janelas................................................... c. Opções de Menu.............................................................................. d. Barra Ferramentas...........................................................................

16 17 17 17

dois

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Entidades 1. Fichas 1.1. Tipos ................................................................................................. a. Particular ........................................................................................ b. Empresa ......................................................................................... 1.2. Perfis . ............................................................................................... a. Mediadores ...................................................................................... i. Master ........................................................................................ ii. Sucursais ................................................................................... iii. Permissões ................................................................................ iv. Dados das companhias ................................................................ v. Adicionais ................................................................................... b. Sucursais do Mediador ..................................................................... c. Clientes ......................................................................................... i. Particulares ................................................................................. ii. Empresa . ................................................................................... d. Companhias de Seguros . ................................................................. i. Definição de Produtos ................................................................... ii. Códigos de Mediador .................................................................... e. Instituções Bancárias . ..................................................................... f. Colaboradores ................................................................................ g. Contactos ...................................................................................... h. Prestadores de Serviços ................................................................... i. Grupo ............................................................................................ 2. Funcionalidades 2.1. Múltiplos perfis . ................................................................................. 2.2. Criação e manutenção de dados ........................................................... 2.3. Inserção Consulta de Documentos Digitais ............................................. 2.4. Envio de Documentação ...................................................................... a. SMS .............................................................................................. b. E-Mail . .......................................................................................... c. Correspondência ............................................................................. d. Consulta de SMS’s e E-mails enviados ................................................ 2 .5. Procura Geral ..................................................................................... 2.6. Opções adicionais ...............................................................................

19 19 19 20 20 20 21 21 23 24 24 25 25 26 26 27 30 31 32 33 34 34 35 36 37 39 40 41 41 42 42 46

Índice

dois

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Índice

dois

Gestão de carteira 1. Apólices 1.1. Simulações ........................................................................................ 1.2. Elaboração de Propostas ...................................................................... a. Com novos dados . .......................................................................... b. Com dados do cliente ...................................................................... c. Com dados de uma apólice................................................................ d. Resumo ......................................................................................... e. Resumo por Produto......................................................................... 1.3. Apólices . ........................................................................................... a. Tipos ............................................................................................. i. Individuais .................................................................................. ii. Colectivas ................................................................................... iii. Múltiplas . .................................................................................. 1. De Agrupamento (Mãe) ............................................................ 2. Associadas (Filhas) .................................................................. b. Inserção ........................................................................................ i. Novas ......................................................................................... ii. A partir de proposta ..................................................................... iii. Atribuição de prospector e/ou cobrador .......................................... c. Consultas ....................................................................................... i. Geral .......................................................................................... ii. Resumo de Apólices do Cliente....................................................... iii. Ficha Cliente .............................................................................. iv. Resumo...................................................................................... v. Resumo por Produto . ................................................................... d. Relatórios....................................................................................... e. Estatísticas . ................................................................................... f. Envio de Documentação....................................................................

46 48 48 48 48 49 49 49 49 49 51 51 51 52 52 52 54 55 56 56 57 58 58 59 60 60 60

2. Recibos 2.1. Guias de Remessa ............................................................................... a. Conceito......................................................................................... b. Registar nova Guia .......................................................................... i. Inserção Manual . ......................................................................... ii. Importação de Ficheiros ............................................................... c. Terminar Guia . ............................................................................... d. Relatórios ...................................................................................... e. Contabilização ................................................................................ f. Consulta ........................................................................................ 2.2. Operações de Recibos . ........................................................................ a. Conceito......................................................................................... b. Inserir novo controlo ....................................................................... c. Processar recibos ............................................................................ d. Fecho de controlo . .......................................................................... e. Relatório ........................................................................................ f. Contabilição ................................................................................... g. Consulta ........................................................................................ 2.3. Sincronização Automática de Recibos . ................................................... a. Sincronização ................................................................................. b. Consulta Sincronização de Dados ...................................................... c. Sincronização de Controlos ............................................................... 2.4. Consulta Geral . .................................................................................. 2.5. Ficha Cliente....................................................................................... 2.6. Acompanhamento de Recibo . ...............................................................

61 61 61 63 66 68 68 69 69 70 70 70 71 75 75 76 76 77 77 77 78 80 80 81

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Gestão de carteira 2. Recibos 2.7. Resumo ............................................................................................ a. Resumo Carteira ............................................................................. b. Resumo Carteira por Produto ............................................................ 2.8. Relatórios ......................................................................................... 2.9. Estadísticas . ..................................................................................... 2.10. Envio de Documentação .................................................................... a. Correspondência ............................................................................. b. SMS .............................................................................................. c. Email . ...........................................................................................

82 82 86 86 87 88 88 88 89

3. Sinistros 3.1. Inserção ........................................................................................... 3.2. Operações de Sinistros (Operações na Companhia) ................................ a. Conceito ........................................................................................ b. Criar novo controlo ........................................................................... c. Processar indemnizaçãoes . ................................................................ d. Fecho do controlo ............................................................................. e. Relatório ......................................................................................... f. Contabilização .................................................................................. g. Consulta.......................................................................................... 3.3. Consulta de sinistros .......................................................................... a. Consulta de sinistros ....................................................................... b. Consulta de um sinistro .................................................................... 3.4. Outras opções para consulta de sinistros . ............................................. 3.5. Relatórios ......................................................................................... 3.6. Estadísticas . .....................................................................................

90 91 91 92 92 94 94 94 94 95 95 96 97 98 98

Tesouraria

1. Guias de Entrega ao Cobrador 1.1. Conceito ........................................................................................... 1.2. Criar nova ........................................................................................ 1.3. Processar guia de entrega ................................................................... 1.4. Relatório .......................................................................................... 1.5. Consultar . ........................................................................................ 2. Alteração Prospector/Cobrador 2.1. Conceito ........................................................................................... 2.2. Criar novo controlo ............................................................................ 2.3. Processar alteração ............................................................................ 2.4. Consultar . ........................................................................................

101 102 102 103

3. Controlo de Caixa 3.1. Conceito ........................................................................................... 3.2. Criar novo controlo ............................................................................ 3.3. Operações de caixa ............................................................................ a. Conceito......................................................................................... b. Entradas de caixa . .......................................................................... c. Saídas de caixa . ............................................................................. d. Contas a pagar / receber . ................................................................ e. Devolução de recibos de seguros . ..................................................... f. Associação de recibos provisórios ...................................................... g. Notas de liquidação ......................................................................... h. Anulação de pagamento / cobrança.................................................... i. Fecho da caixa ................................................................................

104 105 106 106 109 120 121 121 121 122 124 124

99 99 99 100 100

Índice

dois

Sistema de mediação de seguros Koolsite

dois

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Tesoureria

3. Controlo de Caixa 3.4. Relatórios ......................................................................................... 125 3.5. Contabilização ................................................................................... 126 3.6. Consulta de controlo de caixa .............................................................. 126 4. Controlo de Depósitos Bancários 4.1. Conceito ........................................................................................... 4.2. Depósitos mediador ........................................................................... 4.3. Depósitos seguradoras ....................................................................... 4.4. Relatório .......................................................................................... 4.5. Contabilização ...................................................................................

127 127 129 129 129

5. Relação de Cobrança 5.1. Conceito ........................................................................................... 5.2. Nova relação de cobrança ................................................................... 5.3. Elaboração da relação ........................................................................ 5.4. Relatório .......................................................................................... 5.5. Consulta ...........................................................................................

130 130 130 132 132

6. Prestação de Contas com Seguradoras 6.1. Conceito ........................................................................................... 6.2. Criar nova prestação de contas ............................................................ 6.3. Revisão da prestação ......................................................................... a. Cobranças do mediador ................................................................... b. Pagamentos directos na seguradora - descontos de comissões .............. c. Sinistros / Reembolsos . ................................................................... d. Resumo / Envio de Web service . ....................................................... 6.4. Aprovação da prestação . .................................................................... 6.5. Relatórios ......................................................................................... 6.6. Contabilização ................................................................................... 6.7. Abertura de prestação aprovada .......................................................... 6.8. Consulta de prestação de contas ..........................................................

133 133 134 134 136 137 137 138 138 139 139 139

7. Liquidação de Contas com Seguradoras 7.1. Conceito ........................................................................................... 7.2. Nova liquidação ................................................................................. 7.3. Processamento .................................................................................. 7.4. Confirmação ..................................................................................... 7.5. Pagamentos e cobranças .................................................................... 7.6. Cheque e depósitos à seguradora . ....................................................... 7.7. Recibos de liquidações anteriores ......................................................... 7.8. Terminar liquidação ............................................................................ 7.9. Relatório .......................................................................................... 7.10. Contabilização ................................................................................. 7.11. Consulta ......................................................................................... 8. Liquidação de Comissões com Seguradoras 8.1. Conceito ........................................................................................... 8.2. Nova liquidação de comissões . ............................................................ 8.3. Acerto da liquidação ........................................................................... 8.4. Confirmação da liquidação .................................................................. 8.5. Relatório .......................................................................................... 8.6. Contabilização ................................................................................... 8.7. Consulta de liquidação de comissões ....................................................

139 140 141 142 142 143 144 144 144 144 145 146 146 147 148 149 149 149

9. Liquidação de Comissões dos Colaboradores 9.1. Conceito ........................................................................................... 9.2. Novo controlo de comissões ................................................................ 9.3. Acerto de comissões .......................................................................... 9.4. Confirmação da liquidação .................................................................. 9.5. Relatório .......................................................................................... 9.6. Contabilização ................................................................................... 9.7. Consulta de liquidação de comissões ....................................................

150 151 151 152 153 153 154

10. Acompanhamento de Recibos 10.1. Conceito ......................................................................................... 154 10.2. Consulta de movimentos do recibo ..................................................... 155

Introdução

O manual do Sistema de Mediação de Seguros Koolsite, tem como finalidade auxiliar o profissional na utilização das funcionalidades para o desempenho das suas tarefas. A informação está estruturada de modo a apresentar os temas de maneira ordenada e progressiva, para que as funções que são necessárias em outras sejam inicialmente esclarecidas. São utilizadas descrições e modos de funcionamento das funcionalidades acompanhando-se de imagens de modo a ilustrar as operações e informações inerentes. A KOOLSITE apresenta uma ferramenta informática destinada a apoiar o Mediador de Seguros nas áreas: gestão dos dados das entidades intervenientes, funcionalidades de produção como simulações, gestão de propostas, apólices, recibos, cobranças, tesouraria, sinistros, consultas de carteira, elaboração de relatórios / estatísticas e privilegiando uma componente importante que são as comunicações. Comunicações essas como: SMS, e-mails, correspondência, chat, webservice, importação/exportação de ficheiros para com os clientes, seguradoras e outras entidades. Uma gestão completa do negócio com vista à utilização da tecnologia pelo mediador, seus colaboradores e clientes com o objectivo de aumentar a produtividade, qualidade de serviço e oportunidades.

- 11 -

Ambiente de trabalho

1. BARRA DE TAREFAS

Ambiente de trabalho

a. Múltiplas aplicações – Tarefas Básicas Koolsite Applications, é o acesso standard às diversas aplicações – Tarefas Básicas – Suporte – Mediação de Seguros – Generali Contact Center – Contabilidade – Recursos Humanos. O Módulo Tarefas Básicas é constituído por Indicadores de Memória Virtual onde se pode visualizar a memória disponível neste acesso, e a memória a ser utilizada pelo conjunto das aplicações. Neste Módulo também estão disponíveis Ferramentas: Calculadora, Bloco de Notas, atalho para o Explorador, e um atalho para o Internet Explorer.

b. Múltiplas aplicações – Suporte A aplicação Suporte é a área destinada a apoiar o cliente. Permite registar incidências – duvidas, erros, sugestões – que serão atendidas com a maior brevidade. As respostas às incidências criadas pelo cliente serão avisadas através de e-mail.

- 13 -

Ambiente de trabalho

Para Registar um pedido de suporte da Koolsite, deve-se de pressionar o Botão Novo registo, de imediato abrir-se-á uma janela que permite ao Utilizador descrever o problema ou sugestão.

Ambiente de trabalho

c. Múltiplas aplicações – Mediação de Seguros A aplicação de Mediação de Seguros que permite a um profissional de Mediação de Seguros gerir o seu negócio.

Para enviar esse pedido à Koolsite, tem que pressionar o botão “Registar”.

Após registar o pedido de suporte, surge a secção Mensagens que permite anexar mais informação. Para Anexar um comentário e um documento: Escrever o comentário na área indicada. Pressionar o botão Enviar.

d. Múltiplas aplicações – Generali Contact Center Acesso à aplicação Contact Center da Generali.

Localizar o documento e associá-lo. De imediato será anexado o documento com o comentário.

- 14 -

- 15 -

Ambiente de trabalho

e. Múltiplas aplicações – Contabilidade

b. Aplicações – Área de Trabalho

O Módulo Contabilidade, integrado com os restantes módulos, prepara a Contabilidade da Empresa.

Koolsite permite ter em cada aplicação as opções pretendidas.

c. Aplicações – Opções de Menu As Opções do Menu aplicam-se ao módulo que está a ser visualizado. 2. APLICAÇÕES

a. Aplicações – Login Em qualquer aplicação incluída em Koolsite Applications, o acesso será validado com Utilizador y Password.

d. Aplicações – Barra Ferramentas Em cada aplicação sâo exibidas as “janelas” de funcionalidades a serem utilizadas, bem como um motor de busca do Google.

- 16 -

- 17 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

ENTIDADES

dois

Sistema de mediação de seguros Koolsite

1. FICHAS 1.1. Tipos a. Particular As Fichas Particulares destinam-se ao registo de entidades Particulares. 1. Dados básicos do cliente particular, como nome, BI, data de nascimento, nº de contribuinte, sexo, profissão, foto, etc. Para incluir uma foto ou imagem de identificação do cliente, clique no botão ACTUALIZAR FOTO e procure no seu computador a respectiva foto ou imagem. a. Morada 1. Dados 2. Contactos 3. GPS: verifique se o mapa condiz com a morada indicada. Se o mapa não estiver correcto, volte a DADOS e verifique se os dados da morada foram introduzidos correctamente. Ao terminar o preenchimento, clique no botão GUARDAR.

2. Documentos – permite anexar comentários e opcionalmente associar um ficheiro a cada comentário. 3. Relacionados: Neste item são apresentadas as entidades relacionadas ao cliente. Para incluir novos relacionados, clique no botão PROCURAR RELACIONADO e seleccione a entidade.

b. Fichas Empresas As Fichas Empresas destinam-se ao registo de entidades Empresa, e as sucursais dessa empresa para o registo de dados como a morada, contactos e pessoas de contacto dessas sucursais.

- 19 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite 1. Dados básicos do cliente empresa: denominação comercial, nº de contribuinte, CAE, Logótipo, etc. Para incluir um Logótipo ou imagem de identificação do cliente, clique no botão ACTUALIZAR LOGÓTIPO e procure no seu computador a respectiva imagem. a. Morada i. Dados ii. Contactos iii. GPS Verifique se o mapa condiz com a morada indicada. Se o mapa não estiver correcto, volte a DADOS e verifique se os dados da morada foram introduzidos correctamente. 2. Sucursais do cliente empresa: nome da sucursal, morada. Ao terminar o preenchimento, clique no botão GUARDAR. 3. Documentos – permite anexar comentários e opcionalmente associar um ficheiro a cada comentário. 4. Relacionados: Neste item são apresentadas as entidades relacionadas ao cliente. Para incluir novos relacionados, clique no botão PROCURAR RELACIONADO e seleccione a entidade.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

ii. Sucursais

As Sucursais de um Mediador podem ser comuns a vários Mediadores, no caso de se tratar de um grupo de Mediadores que partilham tarefas no mesmo sistema. Regista-se uma nova sucursal em: Registar Entidades – Sucursal do Mediador. Para indicar as sucursais com que cada Mediador trabalha, abre-se a Ficha do Mediador e na secção Sucursais – botão são apresentadas todas as sucursais registadas no Sistema de Mediação.

1.2. Perfis a. Mediadores

i. Master

A Ficha do Mediador é a ficha onde o mediador principal está registado. Nos Dados da Sede é permitido definir os Departamentos, as contas bancárias e as caixas existentes.

Na janela Sucursais a Trabalhar, é indicado as sucursais a incluir para o Mediador em questão. No final deve-se gravar na disquete dessa lista.

iii. Permissões Na Ficha do Mediador Master, deve-se definir os diferentes Grupos de Permissões.

Em Sucursais são exibidas e seleccionadas as sucursais correspondentes ao Mediador. Em Permissões - permite definir os grupos de permissões de utilizadores do sistema. Em Dados Companhias – permite definir os códigos de agente em cada companhia bem como os dados associados a esse código de agente.

- 20 -

- 21 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Definição de Grupos de Permissões no sistema Cliente e no Sistema Mediador. Sistema Cliente (1) – refere-se à área de Clientes do Site do Mediador. Sistema Mediador (ME) – refere-se ao Sistema de Mediação de Seguros.

A lista Grupos de Acesso permite ao Mediador criar os Grupos de Acesso dos seus utilizadores do sistema seleccionado na lista sistema. Para criar um novo grupo de acesso insira na coluna código e a descrição do grupo. Por fim deve-se guardar a inserção da disquete.

Na lista Utilizadores Grupo, pode-se visualizar os colaboradores / Utilizadores que pertencem ao Grupo de Acesso seleccionado.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

iv. Dados Companhias Na Ficha do Mediador a secção Dados Companhias permite ao Mediador indicar os códigos de agente em cada Companhia de Seguros. Para adicionar um código de agente na companhia: • Clicar numa linha em branco da lista “Dados Companhias” • Preencher os campos: o Companhia o Nº Agente o Utilizador o Sub-utilizador o Chave o Confirmação da Chave o Mediador • Pressionar no botão Adicionar/Alterar De imediato é criado na lista partilha de acesso o Acesso para o Mediador Master. Para Incluir Novos Colaboradores com acesso ao código de agente seleccionado: • Na lista “Partilhar Acesso” o Na coluna Tarefa indicar a tarefa pretendida o Na Coluna Colaborador indicar o Colaborador a partilhar o acesso. • Pressionar o Botão “Guardar” para validar as alterações.

A lista Permissões indica as permissões no sistema que pertencem ao grupo de acesso seleccionado. As permissões estão organizadas numa estrutura que permite estender ao mínimo detalhe a funcionalidade permitida. Assinala-se com um a opção que se quer permitir ao grupo de permissão seleccionado.

A lista “Permissões Dados” permite ao Mediador pormenorizar o Acesso aos dados da base de Dados. Permitir acesso a dados de um Mediador, Sucursal, Agente, Produto, chegando ao detalhe de permitir o acesso a Apólices, Recibos, Sinistros, ou Documentos.

No Sistema de Mediação de Seguros o Mediador vai ter a flexibilidade de criar distintos grupos de Permissão para as diferentes funções de colaboradores. - 22 -

- 23 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

c. Clientes

v. Adicionais

i. Particulares

A opção Registar Entidades – Mediador, permite a criação de outros Mediadores, com os seus dados próprios.

A opção Registar Entidades – Particular permite abertura de uma ficha de entidade particular que, inicialmente, é assumido como cliente.

OUTROS Responsáveis internos Clique no botão PROCURAR RESPONSÁVEL e seleccione os nomes das pessoas da sua empresa responsáveis pelo atendimento àquele cliente Permissões Nesta área devem ser criados o nome de utilizador e a chave de acesso à ÁREA DO CLIENTE. Também deve seleccionar aqui os grupos de acesso e os grupos de utilizador aos quais o cliente pertencerá. Dados Bancários Dados bancários do cliente. ADICIONAIS Dados adicionais do cliente. OPERAÇÕES Permite consultar todas as operações relacionadas ao cliente, inclusive as operações pendentes. Para visualizar apenas as operações pendentes, seleccione o filtro PENDENTES. No campo OBSERVAÇÕES pode incluir observações sobre as operações.

b. Perfis – Sucursais do Mediador A opção Registar Entidades – Sucursal do Mediador, permite a criação de Sucursais que podem ser atribuídas a um ou mais mediadores. As Sucursais são atribuídas aos mediadores a partir da secção Sucursais da ficha de cada um.

APÓLICES Permite consultar as apólices do cliente. Activas ou Todas.

RECIBOS Permite consultar todos os recibos do cliente. Pendentes, Cobrados ou Anulados. SINISTROS Permite consultar os sinistros relacionados ao cliente. Pendentes ou Todos. ESTATÍSTICAS Permite consultar as estatísticas do cliente.

- 24 -

- 25 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

ii. Empresa A opção Registar Entidades – Outra Empresa permite abertura de fichas de clientes.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

PRODUTOS Em cada Companhia de seguros, a secção Produtos apresenta numa estrutura Vida e Não Vida, os ramos de seguros e por conseguinte os produtos que a Companhia questão disponibiliza, bem como as coberturas desse produto, os serviços associados e os objectivos do mediador para com a Companhia. Para definir os Produtos de uma Companhia: i. Definição de Produtos

SUCURSAIS Permite inserir as sucursais da empresa Cliente, de modo a centralizar as moradas, a localização GPS bem como outros dados. A secção Pessoas de Contacto permite registar as pessoas com quem contacta realmente dentro da empresa cliente.

Para definir um produto numa companhia: 1. 2. 3. 4.

Em Sistema de Mediação de Seguros, Seleccionar a opção Produtos Seleccionar a Companhia Seleccionar o ramo: Vida ou não vida Estender até localizar a família do produto

d. Companhias de Seguros Permite abrir a Ficha de Companhias de seguros e preencher com informação respeitante a cada uma. 5. Preencher a informação

6. Pressionar o botão Adicionar / Guardar Produto

- 26 -

- 27 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

- Comissões

- Serviços

Para inserir as comissões de um produto, deve-se seleccionar o produto pretendido em:

Em Serviços existe a possibilidade de associar a um produto e determinada cobertura, o serviço que está associado.

Depois na secção Comissões:

Para adicionar um novo serviço, é necessário preencher o campo Serviço e pressionar o botão “Adicionar Serviço”.

• Indicar o Bem • Indicar a Cobertura • Indicar o tipo, ou seja, se a comissão a inserir é uma percentagem ou um valor fixo, a nível de: o Prospecção o Cobrança o Alteração o Anulação • Pressionar o botão Adicionar/Guardar Comissão Para Adicionar novas comissões para o mesmo produto, é necessário pressionar o botão “Nova Comissão” e seguir as mesmas indicações anteriores.

- 28 -

- 29 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

- Objectivos A secção “Objectivos” permite adicionar os objectivos para cada produto de determinada Companhia. Estes dados são importantes para as estatísticas porque é com base neles que se fazem os comparativos com os objectivos propostos por ramo / produtos, por companhia ou de modo global. Indicar os objectivos acordados por companhia, por produto, permite inserir dados previstos como: • Quantidade de apólices • Valor de prémios • Valor de Comissões • Período a que refere os objectivos O facto de se guardar os objectivos indicando a data a que os mesmos se referem, possibilita que se possa Guardar Histórico. Ficando sempre disponíveis os valores de anos anteriores.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

e. Instituições Bancárias Registar Entidades – Instituições Bancárias é a opção que permite criar a ficha das instituições Bancárias com as quais o Mediador tem contacto. É importante haver uma ficha para o registo da instituição bancária e as suas agências, moradas, contactos e pessoas de contacto nessas instituições, para que quando for necessário contactar uma agência, os contactos e a pessoa a contactar esteja indicado no Sistema de Mediação de Seguros. Estas entidades vão servir de apoio a: • Tesouraria o Conta Cliente o Outras Contas Bancárias • Registo de dados bancários de: o Clientes o Companhias de Seguros o Outras entidades

ii. Códigos de Mediador

A secção Códigos Mediador em cada ficha de Seguradora possibilita visualizar os códigos de Mediador (agente) dessa seguradora, e respectiva conta corrente por código. Para visualizar a conta corrente de um código em particular, seleccione o código na lista superior e serão apresentados os movimentos com a seguradora bem como o saldo em aberto. Para inserir novos códigos de Mediador, vá a Ficha de Mediador.

- 30 -

- 31 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

f. Colaboradores Para inserção de uma nova ficha deve-se atribuir dados específicos de Colaboradores: Outros Comissões Selecciona-se o produto e determina-se segundo várias perspectivas valor da comissões do colaborador. Permissões Nesta área deve ser criado o nome de utilizador e a chave de acesso ao Sistema de Mediação. Também deve seleccionar aqui os grupos de acesso a que o colaborador terá acesso. Pessoais Possibilita inserir os dados pessoais do colaborador, tal como ISS, IRS, etc., e determinar cargo e o departamento a que pertence.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

g. Contactos Com vista ao registo de contactos empresa ou particular, a aplicação Mediação de Seguros prevê a sua inserção. • Seleccione em Registar Entidades Particular ou Outra Empresa, segundo o pretendido. • Preencha com os dados pretendidos, nome, telemóvel, e-mail, etc. • Guarde a ficha. • A qualquer momento pode-se atribuir a este contacto o perfil de Cliente.

Exemplo de ficha de colaborador particular:

Para procurar este e outros contactos, devese escolher PROCURA GERAL seleccionar CONTACTOS e procurar.

Exemplo de Ficha de Colaborador Empresa: Também é considerado contacto, a pessoa de contacto num cliente empresa, é automaticamente atribuída uma ficha onde no separador RELACIONADOS é referida a relação empregado.

- 32 -

- 33 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

h. Prestadores de Serviços São prestadores de serviços as entidades particulares ou empresas que habitualmente estão relacionadas com companhias de seguros. Estas fichas também podem ser utilizadas para registar fornecedores de bens ou serviços, pertencendo assim à Base de Dados do Mediador.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2. FUNCIONALIDADES 2.1. Múltiplos perfis No sistema de Mediação de Seguros, uma ficha de Entidade pode ter vários perfis. Por exemplo: um cliente, pode ser colaborador e prestador de Serviços - esta entidade só tem uma ficha de modo a evitar duplicação de registos de fichas.

i. Grupo O perfil Grupo é utilizado quando se pretende consolidar a informação de negócio de um conjunto de clientes. O conjunto de clientes é indicado na secção RELACIONADOS do perfil Grupo. Nas secções Apólices, Recibos, Sinistros e Estatísticas é apresentada de maneira resumida a informação do grupo.

Para indicar um determinado perfil a uma entidade, é necessário: 1. Seleccionar o perfil com um 2. Preencher os dados de acordo com esse perfil 3. Guardar A partir deste momento pode-se procurar esta ficha por qualquer perfil que lhe esteja atribuído.

- 34 -

- 35 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2.2. Criação e manutenção de dados 1. A Ficha Particular.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2.3. Inserção / Consulta de Documentos Digitais Através da opção Consulta de Documentos faz-se a consulta de Documentos Digitais de forma simples.

Para incluir uma entidade particular, clique no item PARTICULAR do menu REGISTAR ENTIDADES:

e escolha o perfil adequado:

2. A Ficha Empresa. Para incluir uma entidade empresa, clique no item OUTRA EMPRESA do menu REGISTAR ENTIDADES:

Na Ficha de uma entidade, a opção DOCUMENTOS, permite a consulta e inserção de um documento a essa ficha.

e escolha o perfil adequado:

- 36 -

- 37 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

A partir da Procura Geral ou Consulta de Carteira, as opções do Menu – Ver Documentos Digitais ou Documentos – refere-se aos documentos anexados à apólice do cliente.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Para Anexar um documento: Após abrir a opção de documentos da entidade ao qual se deseja anexar um documento digital: • Pressione o botão Anexar Documento. • Classificar o documento por tipo e atribuir-lhe uma descrição. • Procurar o ficheiro – OPEN (abrir). • E por fim pressionar o botão enviar para finalizar o procedimento.

2.4. Envio de Documentação A partir da opção de Menu – Enviar Documentação – procede-se ao envio personalizado. Há que seleccionar: • O perfil do Destinatário • O Módulo do assunto • Pressionar o botão Documentos • Seleccionar o documento modelo pretendido • E com o botão do lado direito do rato seleccionar o meio de envio: o SMS (automático se existir número de telemóvel na ficha da entidade) o Correspondência – é emitido um pdf para imprimir o E-mail abre uma mensagem de correio electrónico

- 38 -

- 39 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

a. Envio de Documentação – SMS A opção Enviar Documentação abre uma janela de funcionalidades que permite enviar documentação personalizada para vários destinatários e, referente a vários assuntos. SMS é a modalidade de envio de uma comunicação que permite enviar um sms com determinada mensagem para o cliente. Para concretizar este envio o cliente deve ter número de telemóvel associado à sua ficha. São registados todos os SMS’s que são enviados, a partir da aplicação, e podem-ser consultados em Consulta de SMS’s e E- mail’s enviados.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

b. Envio de Documentação – E-Mail A opção Enviar Documentação abre uma janela de funcionalidades que permite enviar documentação personalizada para vários destinatários e, referente a vários assuntos. E-mail é a modalidade de envio que permite enviar uma mensagem por correio electrónico ao seu cliente. Para concretizar este envio o cliente deve ter um e-mail associado à sua ficha. Existem as opções de enviar o conteúdo da mensagem no corpo do e-mail, ou enviar a mensagem do e-mail com pdf anexo. São registados todos os e-mails que são enviados, a partir da aplicação, e podem-ser consultados em Consulta de SMS’s e E- mail’s enviados.

c. Envio de Documentação – Correspondência A opção Enviar Documentação abre uma janela de funcionalidades que permite enviar documentação personalizada para vários destinatários, referente a vários assuntos. Correspondência é a modalidade de envio de uma comunicação que permite imprimir o documento personalizado para ser enviado via correspondência ou fax . A correspondência é personalizada com o logótipo do cliente, a morada, bem como todos os dados que o Mediador de Seguros pretender. Todos os pdf que são produzidos são automaticamente associados ao cliente. Podem ser consultados na Opção Consulta de Documentos. - 40 -

- 41 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

d. Consulta de SMS’s e E- mail’s enviados Esta opção permite consultar todos os sms’s e e-mail enviados a partir da aplicação. Pode consultar todas as comunicações, efectuadas num determinado período, ou efectuadas a um cliente, neste caso adiciona-se o código.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Procura Clientes 1. Assinalar o perfil clientes 2. Indicar Dados de Procura 3. Pressionar o botão Procurar

Há possibilidade de consultar SMS enviados, E-mails ou os dois tipos de comunicações, bastando para isso indicar. Por fim deve-se pressionar no botão Pesquisar. Ao seleccionar um registo de comunicação efectuada, existe a pré-visualização dessa mensagem na parte inferior “Mensagem Enviada”.

• Procura Colaboradores 1. Assinalar o perfil Colaboradores 2. Indicar Dados de Procura 3. Pressionar o botão Procurar

2.5. Procura Geral Procura Geral é o método de procura de qualquer ficha de entidade que esteja criada no Sistema de Mediação de Seguros.

• Procura Companhias de Seguros 1. Assinalar o perfil Companhias 2. Indicar Dados de Procura 3. Pressionar o botão Procurar

- 42 -

- 43 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Procura Instituições Bancárias 1. Assinalar o perfil Instituições Bancárias 2. Indicar Dados de Procura 3. Pressionar o botão Procurar

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Procura Grupos 1. Assinalar o perfil Grupos 2. Indicar Dados de Procura 3. Pressionar o botão Procurar

• Procura Mediadores • Procura Prestadores de Serviços 1. Assinalar o perfil Prestadores de Serviços 2. Indicar Dados de Procura 3. Pressionar o botão Procurar

1. Assinalar o perfil Mediadores 2. Indicar Dados de Procura 3. Pressionar o botão Procurar

• Procura Todos • Procura Contactos 1. Assinalar o perfil Contactos 2. Indicar Dados de Procura 3. Pressionar o botão Procurar

- 44 -

1. Assinalar Todos (todas as entidades) 2. Indicar Dados de Procura 3. Pressionar o botão Procurar

- 45 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2.6. Opções Adicionais

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Fazer uma Simulação – a partir de um livro vazio.

Nos dados apresentados nas listas, ao clicar com o botão do lado direito do rato, são apresentadas opções adicionais que facilitam as operações.

• Fazer simulação a partir da procura geral – Ficha de Cliente Nesta situação a simulação já se encontra com os dados da ficha de cliente.

GESTAO DE CARTEIRA 1. APÓLICES 1.1. Simulações A opção de menu Simulações / Propostas permite fazer uma proposta ou uma simulação a partir de um “livro” vazio. A Opção Consulta de Simulações apresenta as simulações guardadas no sistema, por conseguinte já estão com alguns dados preenchidos.

• Consulta de Simulações Por vezes existem Simulações modelo que podem estar guardadas, para a qualquer momento serem reutilizadas.

- 46 -

- 47 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

1.2. Elaboração de Propostas a. Com novos dados Na opção Nova Proposta inseremse os dados da proposta que são solicitados, por fim existe a opção de Guardar e Imprimir para envio à Companhia de Seguros.

d. Resumo Resumo de propostas de modo a ter percepção das que estão pendentes, das que precisam de andamento ou das que estão anuladas e, saber a razão dessa anulação e resumir por vários campos a informação pretendida. É obrigatório indicar por que dado se pretende agrupar a informação: exemplo por companhia, produto e, consequentemente, a ordem de ordenação.

e. Resumo por Produto Possibilidade de Resumir o número de propostas distribuídas por Produto.

b. Com dados do cliente Em procura geral a partir da opção Fazer Seguro Com Dados da Ficha de Cliente.

É obrigatório indicar por que dado se pretende agrupar a informação: exemplo por companhia, produto e, consequentemente, a ordem de ordenação.

1.3. Apólices a. Tipos c. Com dados de uma apólice Em Consulta de Carteira a partir da opção Fazer Seguro.

i. Individuais

Em Consulta de Carteira, existe a possibilidade de consultar as apólices de determinado cliente.

Neste caso terá duas opções: fazer uma proposta com dados do cliente ou com dados da apólice que está seleccionada na lista.

- 48 -

- 49 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Esta opção permite consultar as todas as apólices de um cliente. As apólices estão agrupadas por companhia e dentro que cada companhia estão ordenadas por nº de apólice. Cada número de apólice tem incluído o número de transacções dessa apólice. As vantagens desta opção traduzem-se na visualização da informação por completo, ou seja, de uma forma fácil consulta-se as diferentes apólices numa mesma janela. De outra forma os termos das várias transacções gravadas e associadas a cada apólice, as sucessivas modificações ou alterações, tanto de objecto seguro como da morada ou coberturas ficam sempre registadas de modo a permitirem ao mediador analisar as condições históricas de cada uma das apólices. Para consultar o detalhe de uma apólice, seleccionar o nº da apólice e com o botão do lado direito do rato seleccionar a opção VER. No Cabeçalho surge a informação referente A Companhia o nº da apólice, o nº de cliente na companhia, e o nº de Agente nessa companhia.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

ii. Colectivas

Quando uma apólice é colectiva significa que os objectos seguros são diversos, ou seja, por exemplo uma apólice frota é considerada uma apólice colectiva porque inclui vários automóveis, de características idênticas ou diferentes; também uma apólice de acidentes de trabalho pode incluir certificados de diversas pessoas, todas elas seguras numa mesma apólice.

As várias Secções: • Dados do Contrato • Recibos • Objectos Seguros • Anotações

iii. Múltiplas

Referem-se à apólice que se está a consultar.

1. de Agrupamento (Mãe)

Uma Apólice é individual se o objecto seguro é único.

Fazer a gestão de apólices múltiplas é uma opção do Sistema de Mediação de Seguros, ou seja, existe a possibilidade de agrupar num mesmo grupo de apólices outras apólices existentes na mesma companhia. Exemplo: Um cliente tem uma apólice automóvel, uma apólice de saúde e uma apólice de responsabilidade civil numa determinada companhia. Este cliente pretende pagar as apólices numa única vez, por isso pretende reunir as apólices dos diferentes ramos numa só com a vantagem de receber apenas um recibo e fazer um único pagamento. Apólices Múltiplas são o tipo de apólices que têm a principal função de agrupar várias apólices de diferentes ramos. Apólices Múltiplas não têm objectos seguros. Apenas se destinam a agrupar outras apólices, e contém recibos que contemplam as outras apólices Filhas.

Também dentro de uma determinada Apólice existe a possibilidade de haver algumas transacções. São chamadas transacções as várias operações que ocorreram numa apólice, como por exemplo: alterações de moradas, coberturas, capitais. Sempre que há uma alteração é registada uma nova transacção, ficando as condições originais em histórico.

- 50 -

- 51 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2. Associadas (Filhas)

No caso de ser uma apólice que não esteja pendente na lista após o botão Procurar, então:

Apólices Associadas (Filhas) são apólices que estão associadas a uma apólice de agrupamento. Para consultar o detalhe de uma apólice, selecciona o nº da apólice e com o botão do lado direito do rato selecciona a opção VER. No Cabeçalho surge a informação referente A Companhia o nº da apólice, o nº de cliente na companhia, e o nº de Agente nessa companhia. As várias Secções: • Dados do Contrato • Recibos • Objectos Seguros • Anotações

1. Pressionar o botão Limpar 2. Preencher a Informação em: a. Apólice b. Remessa c. Informação do Cliente i. O botão Adicionar Cliente – permite abrir uma ficha para um novo cliente ii. O botão Procurar – permite procurar a ficha do cliente a quem pertence a apólice. 3. Pressionar o botão Registar Apólice 4. Depois preencher com a Informação respeitante à apólice 5. Fazer a operação pretendida

Referem-se à apólice que se está a consultar.

b. Inserção

Operações:

i. Apólices Novas

Para Inserção de Apólices Novas faz-se a partir da Opção de Menu Inserir Dados de Carteira. Se a apólice já se encontra pendente na lista então é necessário seleccioná-la e com o botão do lado direito do rato escolher a opção Apólice / Proposta e Consultar Operação. Preencher os dados que faltam para a inserção da apólice e fazer a operação aprovar. Para Terminar é necessário na lista de Apólices assinalar com um

a coluna terminar.

Este procedimento pode fazer-se para uma ou mais apólices, por fim inserção de Apólices no sistema de mediação.

para terminar a

• Aprovar • Imprimir • Registar Guardar Para Terminar é necessário na lista de Apólices assinalar com um a coluna terminar. Este procedimento pode fazer-se para uma ou mais apólices, e por fim a inserção de Apólices no sistema de mediação.

para terminar

Depois de inseridas as apólices poderão ser consultadas em consulta de carteira e, na secção de apólices da ficha de cada cliente.

Depois de inseridas as apólices poderão ser consultadas em consulta de carteira, e na secção de apólices da ficha de cada cliente.

- 52 -

- 53 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

ii. Inserção de Apólice a partir de proposta

Para inserção de uma apólice a partir de uma proposta, em Inserir Dados de Carteira – Apólices. Seleccionar o Modo

e pressionar o botão procurar.

Para Imprimir a proposta/ Apólice é necessário escolher na lista Imprimir e fazer a operação. Assim é apresentado o pdf com a proposta que pode ser entregue ao cliente pessoalmente ou enviada por email.

Logo identificar a proposta a que se refere a apólice e com o botão do lado direito rato escolher a opção Apólice / Proposta e Consultar Operação. Preencher os dados que faltam para a inserção da apólice e fazer a operação aprovar. Para Terminar é necessário na lista de Apólices assinalar com um Este procedimento pode fazer-se para uma ou mais apólices, e por fim a inserção de Apólices no sistema de mediação.

a coluna terminar. para terminar

Depois de inseridas as apólices poderão ser consultadas em consulta de carteira, e na secção de apólices da ficha de cada cliente.

iii. Atribuição de prospector e/ou cobrador na inserção de Apólices

Na inserção de uma apólice está prevista informação relativa ao prospector e o cobrador, responsáveis internos por esse cliente na empresa de Mediação. O Prospector é o colaborador que prospectou ou angariou o cliente. O Cobrador é o colaborador responsável pela cobrança dos recibos dessa apólice.

- 54 -

- 55 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

c. Consulta de Apólices

i. Geral

De modo geral a consulta de apólices faz-se a partir da Consulta de Carteira. A opção do Menu Dados de Apólice - Apólice.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

ii. Resumo de Apólices do Cliente

A opção de menu Cliente – Apólices, é o método gráfico de melhor visualizar as apólices de cada cliente, bem como a Informação respeitante a essas apólices. As apólices estão agrupadas por companhia e dentro que cada companhia estão ordenadas por nº de apólice. Em cada número de apólice estão associadas as transacções. As vantagens nesta opção traduzem-se na visualização da informação por completo, ou seja, de uma forma fácil consultam-se as diferentes apólices numa mesma janela. De outra forma ao termos as várias transacções gravadas e associadas a cada apólice, as sucessivas modificações ou alterações tanto de objecto seguro, morada ou coberturas ficam sempre registadas de modo a permitirem ao mediador analisar as condições históricas de cada uma das apólices. Para consultar o detalhe de uma apólice, selecciona o nº da apólice e com o botão do lado direito do rato selecciona a opção VER. No Cabeçalho surge a informação referente A Companhia o nº da apólice, o nº de cliente na companhia, e o nº de Agente nessa companhia. As várias Secções: • Dados do Contrato • Recibos • Objectos Seguros • Anotações Referem-se à apólice que se está a consultar.

- 56 -

- 57 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

iii. Ficha Cliente

Através da Ficha de Cliente – Secção Apólices, poderá consultar as apólices activas ou todas as que respeitem ao cliente em questão.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

O gráfico permite uma interacção para uma análise mais completa. Ver Detalhes, em Resumo Carteira Recibos.

iv. Resumo

Visualizar o Resumo de Apólices Vigentes onde se poderão filtrar por dados diversos. É obrigatório indicar por que dado se pretende agrupar a informação: exemplo por companhia, produto e, consequentemente a ordem de ordenação.

v. Resumo por Produto

Resumo de Apólices distribuídas por Tipo de Produto.

É obrigatório indicar por que dado se pretende agrupar a informação: exemplo por companhia produto, e, consequentemente a ordem de ordenação.

- 58 -

- 59 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

d. Relatórios Relatórios de Emissão - de Apólices que permitem apresentar relatórios que servirão de base a decisões e análises de gestão. • Apólices Activas. • Apólices Anuladas (num determinado período de tempo). • Apólices Emitidas (num determinado período de tempo). Já vem definido uma ordenação (1, 2, 3, 4) a qual poderá ser alterada. A indicação Totais refere-se a aos grupos de dados pelos quais se pretendem totais. A indicação Títulos refere-se aos dados a apresentar nos Títulos dos relatórios.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2. RECIBOS 2.1. Guias de Remessa a. Conceito A opção Guias de Remessa destina-se ao registo no sistema do mediador das guias de remessa de recibos emitidas pelas Seguradoras. No caso de ser incluído um recibo novo que ainda não tem apólice no sistema, é criada automaticamente uma apólice que depois poderá ser complementada com mais informação. As Guias de Remessa têm estado: • Pendente: os recibos da guia estão pendentes de inserção no sistema de mediação, e por conseguinte não são apresentados nas consultas, nem em tesouraria. • Terminado: os recibos da guia de remessa já estão inseridos no sistema. É necessário pressionar o botão “Procurar” para serem apresentadas guias de remessa de acordo com o estado seleccionado. A procura pode ser feita por Estado, por estado e por número, ou por estado e por data de registo da guia.

b. Registar nova Guia Para inserir uma NOVA GUIA DE REMESSA DE RECIBOS. Preencher:

e. Estatísticas Na Ficha do Mediador – secção Estat. São apresentados estatísticas com análises distintas.

- 60 -

• Data (data da guia de remessa) • Número (número da guia de remessa) • Companhia (a que a guia corresponde) • Agente (nº de agente na companhia, nessa guia)

- 61 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Depois de completar a informação solicitada deve-se pressionar o botão “Nova Guia”, e será apresentado uma janela com o detalhe da guia de remessa de recibos.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

i. Registar nova Guia - Inserção Manual

A nova guia de remessa abre em modo de edição. Assim colocam-se os dados referentes aos recibos: • Dados Companhia de Seguros o Produto (obrigatório) o Produto na Companhia (obrigatório) o Nº Apólice (obrigatório) o Nº Contribuinte do Cliente (obrigatório, caso não seja indicado o código de cliente ou o código de cliente na companhia) o Código de Cliente na Companhia o Nome do Cliente o Entidade o Referência • Dados no Mediador

Na Janela do detalhe deve-se incluir todos os recibos da guia, os campos com descrição em vermelho são obrigatórios para o registo do recibo no sistema de mediação ser considerado válido. A inserção de recibos pode ser feita de forma manual, completando a informação para cada recibo, ou pode ser feita em lote através da importação de ficheiros que são fornecidos pelas Seguradoras. Na lista de recibos pode-se seleccionar um determinado recibo de modo a verificar se existe alguma proposta em espera, em caso afirmativo, pode-se associar a proposta directamente ao Recibo, convertendo essa proposta em apólice associando os dados que estavam incluídos no sistema.

o Código Cliente (obrigatório, caso não seja indicado o número de contribuinte ou o código de cliente na Companhia) o Nome Cliente o Sucursal o Prospector o Comissão o Cobrador o Comissão • Dados do Recibo o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Nº Recibo (obrigatório) Data vigência (de) (obrigatório) Data vigência (até) (obrigatório) Data limite Cobrança Tipo de Recibo (obrigatório) Estado do Recibo (obrigatório) Data do Estado (obrigatório) Prémio Total (obrigatório) Simples Comercial Comissão de Agente Cobrança Bónus Desconto Encargos RecGo. Frac. Selo Ap / Act / Cis Fun / Fat / Sna / Snb Inem / Fga

Depois de inserção dos dados de um recibo, é necessário Adicionar/Alterar - o que significa que o recibo está adicionado à lista “Recibos a Registar”. Esta operação pode ser feita sucessivas vezes até ao último recibo a inserir.

- 62 -

- 63 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

No botão Guardar podem-se validar os dados inseridos a qualquer momento, ou seja, os dados inseridos de cada recibo serão validados na base de dados. Podem existir recibos inseridos com informação que não tenha correspondência na Base de Dados. Por exemplo: • A inserção de um recibo novo onde se indica o nº de apólice, sendo que esta ainda não se encontra inserida na base de dados. Ao Guardar surge um Aviso, esse aviso surge na área por baixo da lista de recibos a registar quando o recibo com erro estiver seleccionado. Nesta situação existe a possibilidade de gravar os dados da inserção de guia de remessa, fechar a janela, inserir a apólice e voltar à guia de remessa pendente e terminar essa inserção. Ou de uma maneira mais rápida e prática: assinala-se o que origina a criação automática da apólice associada ao cliente em questão.

No caso de querer utilizar informação registada na base de dados do Mediador, para identificar o Cliente, tem que assinalar e pressionar o botão para procurar. O botão permite procurar um cliente já existente no sistema de mediação de Seguros, e depois de o procurar com o botão do lado direito escolher a opção Associar. O botão é utilizado quando o recibo se refere a um cliente que ainda não existe na base de dados e permite inserir uma nova ficha de cliente.

Criar Apólice: utiliza-se quando um recibo está a ser inserido no sistema antes da inserção da apólice. Com esta indicação é criada a Apólice automaticamente. Forçar: utiliza-se quando após o botão gravar não é identificado o cliente, desta forma, é omitida a validação sobre a ficha de clientes. Após a inserção de todos os recibos pertencentes à guia de remessa, com validação correcta, existe o botão Imprimir, que permite verificar num pdf os recibos já inseridos.

- 64 -

- 65 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

ii. Registar nova Guia – Importação de ficheiros

Geralmente as Seguradoras fornecem aos Mediadores ficheiros com os recibos num determinado período de tempo, podem ser semanais ou eventualmente mensais.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Localize o ficheiro que se vai importar e pressiona-se o botão “Open”

O mediador dispõe da opção “Importação de Ficheiro”, para incluir de forma automática os ficheiros numa guia de remessa do sistema de Mediação. Actualmente, o Sistema de Mediação de Seguros Koolsite dispõe de importação automática de guias de remessa de recibos para as seguintes seguradoras: • • • • • • • •

Açoreana Axa Fidelidade Lusitania Tranquilidade Zurich Generali (Este caso é contemplado no capítulo de Web Service) Generali Vida (Este caso é contemplado no capítulo de Web Service)

Para importar um ficheiro de recibos:

• Na janela de “Dados a Importar” é necessário verificar os recibos. Para excluir um recibo deve-se desmarcar “seleccionar” • Pressione o botão “Aceitar”

• O ficheiro da seguradora deve estar guardado numa pasta temporária do seu computador. • Na Lista de Recibos pressione a seta negra e seleccione no menu apresentado, a opção “Importar Dados”.

• São apresentados os recibos a importar, com detalhe.

• É apresentado uma janela de importação de dados, onde se pretende que seleccione o modelo do tipo de dados a importar – Recibos – Guias de Remessa de Recibos – Recibos a Registar – Modelo. • Pressionar o Botão “Importar”.

- 66 -

- 67 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

c. Terminar Guia Uma vez que já se encontrem todos os recibos da guia de remessa, e não exista nenhum alerta de erro em cada um deles, deve ser pressionado o botão “Terminar” para terminar a inserção da Guia. Ao terminar a guia de recibos, estes dão entrada no sistema e ficam disponíveis para consultas, mudanças no módulo de tesouraria, e também são geradas apólices, ao qual podem ter sido associadas propostas pendentes. É gerado um relatório resumo da guia de remessa e um aviso de cobrança dos recibos a enviar ao cliente.

d. Relatórios A guia de remessa produz dois documentos: • Relação de entrada de recibos (resumo da guia) • Avisos de cobrança (para cada recibo) O primeiro relatório pode ser produzido em qualquer momento ao pressionar o botão imprimir e é produzido automaticamente ao terminar a guia.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

e. Contabilização Se o mediador contratar o módulo de contabilidade, ao terminar a inserção da guia de remessa de recibo são gerados automaticamente todos os lançamentos contabilísticos associados e são registados no sistema de Contabilidade de acordo com a parametrização de lançamentos prévia.

f. Consulta Pode procurar uma guia de remessa de recibos pendente ou terminada. • Pendente: quando foi iniciada a inserção da guia e ainda e não foi terminada. Estas podem ser modificadas, inserir novos recibos ou eliminar outros. • Terminada: quando as guias de remessa já foram inseridas no sistema por completo. Não se pode fazer nenhuma alteração os recibos das guias terminadas. Permite fazer procuras por: • Estado • Número de Guia de Remessa • Data de inserção da Guia

Para além de consultar as guias o sistema permite as seguintes operações adicionais: • A opção “Eliminar guia” permite eliminar a guia do sistema no caso de se encontrar pendente. • “Imprimir avisos de cobrança” : é gerado um documento com todos os avisos de cobrança dos recibos da guia. • “Documentos”: permite consultar os documentos digitais associados à guia.

- 68 -

- 69 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2.2 Operações de Recibos

Sistema de mediação de seguros Koolsite

c. Processar Recibos

a. Conceito

No ecrã detalhe, é indicada na parte superior, informação relativa à seguradora e ao tipo de conduto de cobrança dos recibos que se pretende apresentar na lista de Recibos Pendentes em Cobrança.

Para as seguradoras que não disponham do serviço de sincronização de dados, o sistema dispõem de uma opção para registar pagamentos efectuados directamente à seguradora, de forma manual ou mediante a importação de ficheiro.

O tipo pode ser: 1. Por cobrar Seg.: Em cobrança com canal de cobrança na seguradora. 2. Por cobrar Mediador: Em cobrança com canal de cobrança no mediador. 3. A Devolver/Devolvidos: Em processo de devolução a seguradora o que já a seguradora reportou como devolvidos.

Operações efectuadas na seguradora e que alterem o estado do recibo: • Recibo em cobrança (com canal de cobrança na seguradora ou no mediador) pago directamente na seguradora. • Recibo em cobrança e anulado . • Recibo em cobrança e devolvido. • Recibo a devolver e devolvido. • Recibo a devolver e posto em cobrança. • Recibo devolvido e anulado. • Recibo devolvido e posto em cobrança. Estas operações podem ser feitas de forma manual ou mediante a importação de ficheiro.

Na lista destes Controlos podem-se procurar terminados ou pendentes. Para procurar um Controlo são utilizadas facilidades: por estado ou por estado/companhia. Uma vez localizado o Controlo que se pretende consultar, com o botão do lado direito do rato sobre deve-se seleccionar a opção “Consultar”.

Na parte inferior são apresentadas 4 listas: • Recibos Pendentes: refere-se aos recibos em cobrança segundo o tipo seleccionado. Na parte inferior do ecrã são apresentadas 5 listas: • Recibos por Cobrança ou Devolvidos: refere-se aos recibos em cobrança ou devolvidos segundo o tipo seleccionado. Os recibos desta lista são alterados de acordo a o novo estado reportado pela seguradora, para isto é preciso arrastar o recibo a lista que corresponda.

b. Inserir novo Controlo Para inserir um novo controlo é necessário indicar a data e a companhia e pressionar o botão “Novo Controlo”. É apresentado um ecrã que permite registar os recibos como pagos.

• Recibos cobrados com canal cobrança Cia: nesta lista registam-se os recibos que a seguradora reporta como pago, e que o canal de cobrança era a própria seguradora. Para incluir os recibos na lista deve seleccionar Por Cobrar Cia e arrastar da lista de Recibos Pendentes para esta lista. Pressionar o botão na lista. • Recibos cobrados com canal cobrança Mediador: nesta lista registam-se os recibos que a seguradora reporta como pago, e que o canal de cobrança é o mediador. Para incluir os recibos na lista deve seleccionar Por Cobrar Mediador e arrastar da lista de Recibos Pendentes para esta lista. Pressionar o botão na lista.

- 70 -

- 71 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Recibos com pagamento directo na Seguradora: nesta lista apresentam-se os recibos que foram cobrados pela seguradora e que já tinham sido registados pelo mediador no sistema. Para incluir os recibos na lista deve seleccionar recibos com tipo Por cobrar Seguradora ou Por cobrar Mediador e arrastar da lista da direita para esta lista. Pressionar o botão na lista. Nos dados desta lista indica-se em tudo momento o canal de cobrança original do recibo. Os recibos da lista podem ser eliminados em qualquer altura sempre que o controlo estiver pendente. Estes recibos ficam cobrados com forma de pagamento Pago directo a Seguradora e são apresentados na Prestação de Contas da seguradora no segundo separador da opção.

• Recibos anulados com pedido de devolução: nesta lista são incluídos os recibos que a seguradora indica como anulados ou solicita a sua devolução. Para incluir os recibos na lista deve-os arrastar da lista de Recibos Pendentes. Pressionar o botão na lista.

- 72 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Recibos anulados: nesta lista apresentam-se os recibos que a seguradora tem anulados. Para incluir os recibos na lista deve seleccionar recibos com tipo Por cobrar Seguradora, Por cobrar Mediador o A Devolver/Devolvidos e arrastar da lista da direita para esta lista e indicar verificar a justificação da anulação. Pressionar o botão na lista. Os recibos da lista podem ser eliminados em qualquer altura sempre que o controlo estiver pendente. Os recibos ficam com estado anulado e já não são apresentados nas listas de recibos em cobrança.

• Recibos devolvidos: nesta lista apresentam-se os recibos que o mediador vai colocar com estado devolvido. Para incluir os recibos na lista deve seleccionar recibos com tipo Por cobrar Seguradora, Por cobrar Mediador o A Devolver/Devolvidos e arrastar da lista da direita para esta lista (no caso de recibos A Devolver/Devolvidos só podem ser arrastados recibos com estado A Devolver), é conveniente verificar a justificação da devolução. Pressionar o botão na lista. Os recibos da lista podem ser eliminados em qualquer altura sempre que o controlo estiver pendente. Os recibos ficam com estado devolvido e já não são apresentados nas listas de recibos em cobrança.

- 73 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

d. Fecho Controlo Já concluído o registo das cobranças, deve-se fechar o Controlo de Recibos para que esta informação seja registada no sistema. Assim pressiona-se “Fechar Controlo”, e é gerado automaticamente um relatório para conferência. Neste momento os recibos estão pendentes de prestação de contas.

• Recibos pendentes: nesta lista apresentam-se os recibos que estando devolvidos, excepcionalmente o mediador vai colocar pendentes em cobrança com a autorização da seguradora. Para incluir os recibos na lista deve seleccionar recibos com tipo A Devolver/Devolvidos e arrastar da lista da direita para esta lista. Pressionar o botão na lista. Os recibos da lista podem ser eliminados em qualquer altura sempre que o controlo estiver pendente. Os recibos ficam com estado pendente e são apresentados nas listas de recibos em cobrança.

e. Relatorio No ecrã de Controlo de Recibos de Pagamento directo pode-se consultar em qualquer momento o relatório resumo, bastando para isso pressionar o botão “Imprimir Movimentos”. Este relatório também é gerado no momento do fecho do controlo e poderá ser consultado na consulta de documentos. Em qualquer momento pode-se solicitar a relação das operações realizadas no controlo, para isto pressione o botão “Imprimir Movimentos”.

- 74 -

- 75 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

f. Contabilização Se estiver contratado o módulo de Contabilidade Koolsite, ao aprovar o controlo são gerados automaticamente os lançamentos contabilísticos associados a esta operação e são registados no sistema de contabilidade de acordo com a parametrização previamente elaborada. Estes movimentos podem ser consultados em qualquer momento no sistema de Contabilidade Koolsite.

g. Consulta Na lista dos Controlos podem-se procurar todos os Terminados ou pendentes. Para procurar são utilizados facilidades de procura. Uma vez localizado o controlo que se pretende consultar, com o botão do lado direito do rato sobre a liquidação deve-se seleccionar a opção “Consultar”.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2.3. Sincronização Automática de Recibos a. Sincronização Diariamente, excepto nos dias de manutenção do sistema informático da seguradora, de forma automática são sincronizados os recibos a partir do sistema de gestão da seguradora para o Sistema de Mediação de Seguros Koolsite (isto é feito com as companhias de seguros onde este serviço esteja disponível). Durante a sincronização, para os agentes que operam na seguradora, são efectuadas estas operações: • Para os recibos pendentes no Sistema de Mediação é verificado se a situação mudou na seguradora: foi cobrado ou anulado. Nos casos de mudança, a situação fica actualizada no sistema de mediação. • A partir última guia de remessa sincronizada, procuram-se as novas guias de remessa e são importados os recibos nelas contidas. Alem dos recibos, poderão ser importados ou actualizados dados relacionados com a apólice (contrato, risco, coberturas e documentos digitalizados relacionados ao recibo), se a operação associada ao recibo corresponde a emissão nova, acta com prémio, anulação de apólice ou renovação de contrato. Também serão importados os dados do tomador do seguro, caso não existam no sistema de mediação. No Sistema de Mediação é criada uma guia para cada guia de remessa sincronizada, onde fica identificado o número da seguradora. • Para os recibos onde o agente não é o cobrador do recibo é feito um processo semelhante ao anterior. São procurados os novos recibos emitidos na seguradora importando os dados da forma já descrita. Neste caso são geradas três relações (Controlos) para os recibos novos segundo sua situação: pendentes, cobrados, anulados. Ao finalizar o processo, é gerado e enviado um e-mail de resumo da sincronização efectuada. Também se faz registo na Base de Dados do Sistema de Mediação com o detalhe dos dados sincronizados e que pode ser visualizado na aplicação.

b. Consulta Sincronização de Dados Esta opção permite consultar o resultado das sincronizações de um período dado por vários critérios de procura: • Clientes: todos ou um em particular • Documentos: todos, aviso de recibo, recibo, condições particulares, propostas. • Apólices: todas, uma especifica, novas, continuadas. • Recibos: todos, Guia de remessa, anulados, cobrados, pendentes • Sinistros

Enquanto o controlo da liquidação estiver pendente pode-se alterar qualquer dado, caso se encontre aprovada, não permite nenhuma modificação. Se o controlo está pendente, é possível eliminá-lo uma vez tendo permissões para tal.

- 76 -

- 77 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Depois de introduzir os dados de procura é preciso pressionar o botão “Procurar” para que seja apresentado a informação que obedece aos critérios seleccionados.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Ao seleccionar uma linha da lista e pressionar com o botão do lado direito do rato é apresentado um menu que permite a consulta dos recibos que compõem o controlo, o envio de documentação e a consulta dos documentos importados com o controlo. Ao consultar o detalhe de um controlo é apresentado um quadro com a informação dos recibos sincronizados.

Ao seleccionar uma linha da lista e pressionar no botão do lado direito do rato é apresentado um menu que permite a consulta de informação do Cliente, a Apólice e o Recibo.

c. Consulta Sincronização de Controlos Esta opção permite consultar o resultado das sincronizações a partir das sincronizações geradas: • Guia de Remessa da Seguradora • Controlo interno segundo critérios fixados com a seguradora para englobar recibos e informação que não está na própria guia de remessa.

Há diferentes critérios de busca para a gestão dos controlos de sincronização: • Tipo: apresenta os controlos relativos à guia de remessa, recibos anulados, recibos cobrados, recibos pendentes ou todos os controlos. • Companhia: apresenta todos os controlos da companhia seleccionada. • Data: apresenta os controlos da data indicada. • Última Semana: apresenta os controlo gerados na semana indicada. Depois de introduzir os dados de procura, é preciso pressionar o botão “Procurar” para que sejam apresentados informação que cumpre os critérios seleccionados.

- 78 -

- 79 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2.4. Consulta Geral

2.6. Acompanhamento do Recibo

A Consulta de Recibos permite fazer várias consultas de recibos.

A opção Acompanhamento de recibo permite ao mediador saber o percurso do recibo no seu sistema.

Restringir a consulta a recibos a uma companhia especifica, ou a um determinado cobrador que estejam pendentes, cobrados ou anulados.

Consultar a Data de entrada do recibo no sistema de mediação, assim como a hora e o colaborador.

Muitos tipos de análise podem-se fazer através desta ferramenta para além de se poder consultar directamente um recibo.

Uma vez que o recibo seja entregue a um cobrador, nesta função também se poderá ver qual é o colaborador responsável por essa cobrança, bem, como a hora/data de entrega.

O Acompanhamento de Recibo também é uma opção em consulta de recibos.

Depois de seleccionar o pretendido e pressionar o botão procurar para que sejam apresentados os recibos que obedeçam às condições solicitadas, em cada recibo pode-se consultar com o botão do lado direito do rato um menu de opções incluindo o enviar documentação acerca desse mesmo recibo.

2.5. Ficha Cliente Na ficha de cliente a secção Recibos apresenta os recibos pendentes que esse cliente tem com o mediador, os recibos que já foram cobrados e, os Recibos anulados. Existe a possibilidade de consultar o menu de opções que se obtém através de um clique sobre o recibo em questão.

- 80 -

- 81 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Também a partir da secção Recibos da Ficha Cliente, com o botão do lado direito do rato pode aceder à opção Acompanhamento de Recibo.

2.7. Resumo a. Resumo Carteira A opção Resumo da Carteira permite ao Mediador consultar um resumo das apólices activas ou dos recibos. Poderá fazer a consulta mediante vários tipos de análise, como exemplo, consultar as apólices activas da Companhia X, distribuídas por escritório de Mediação. Possibilidade de seleccionar método de Agrupamento e ordem dos dados. Também o resumo de permitindo a selecção:

Recibos

–

• Pendentes – Todos • Pendentes – Novos • Pendentes – Continuados • Num determinado espaço de tempo: o Emitidos o Cobrados o Anulados

O gráfico permite uma interacção para uma análise mais completa. 1. Pressione no botão lupa para exteriorizar o gráfico (opcional). 2. O gráfico vem distribuído de acordo com a ordem definida. a. Exemplo: 1º Sucursal, 2º Seguradora, 3º Produto. 3. São apresentadas legendas onde se refere a percentagem e o valor de cada sucursal, de acordo com o exemplo.

Com os diferentes critérios (todos, novos, continuados)

- 82 -

- 83 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

4. Ao clicar no gráfico na parte referente à sucursal, será apresentado outro gráfico a analisar nessa mesma sucursal a distribuição por seguradora (de ordem 2).

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Para fazer uma análise mais detalhada, a secção Gráficos, permite visualizar a informação segundo vários tipos de gráfico. Basta clicar sobre o título do gráfico e seleccionar a opção:

E segundo vários tipos de dados: • Quantidades • Prémios • Comissões

5. Ao clicar no gráfico na parte referente à Seguradora, será apresentado outro gráfico a analisar nessa sucursal a distribuição por Produto daquela seguradora (de ordem 3).

Para retornar ao gráfico anterior deve-se pressionar na opção retornar. (ver imagem)

- 84 -

- 85 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

b. Resumo Carteira por Produto A opção Resumo da Carteira por Produto permite ao Mediador consultar o resumo de apólices activas e recibos distribuídos por produto.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2.9. Estatísticas Na Ficha do Mediador, na secção Estatísticas, existem vários tipos de estatísticas definidos. Na lista Drill Estatísticas ao seleccionar um método de estatística clica com o botão do lado direito do rato e clica na opção seleccionar. Selecciona o mediador do qual pretende a estatística, seleccione o tipo de conceito Recibos. Vai abrir uma janela com os resultados de um determinado ano. O ano poder-se-á alterar em:

2.8. Relatórios A opção Relatórios permite emitir relatórios de Recibos possibilitando a análise ao mínimo pormenor. Possibilidade de definir as prioridades de ordenação dos dados, os totais e os títulos. Possibilidade de definir a as prioridades de ordenação dos dados, os totais e os títulos.

Na secção – Gráfico – apresenta os mesmos resultados em forma de gráfico. Esse gráfico pode ser visualizado de diversos tipos : Barras, Linhas e em forma de bolo.

- 86 -

- 87 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2.10. Envio de Documentação a. Correspondência Em consulta de Recibos, efectuase uma procura pretendida e selecciona-se o recibo da lista. Com o botão do lado direito do rato e escolhe-se a opção Enviar Documentação. Logo abre uma janela onde se deve seleccionar o Destinatário, o Módulo e por fim pressionar o botão: Documentos.

Logo são apresentados vários tipos de documentos personalizados. Pressiona-se sobre um tipo de documento e com o botão do lado direito do rato surge a opção Correspondência e por sua vez ao seleccionar correspondência surge a opção PDF ou Texto Simples. Ao seleccionar PDF é emitido um documento do tipo seleccionado anteriormente, personalizado com os dados do Mediador e do Cliente pretendido. Inicialmente pode seleccionar mais do que um recibo. Note: Ao seleccionar vários recibos, se os recibos pertencerem ao mesmo cliente, são agrupados na mesma correspondência, de forma a evitar cartas para o mesmo destinatário.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

b. SMS Em consulta de Recibos, efectua-se a procura pretendida e seleccionase o recibo da lista, com o botão do lado direito do rato e escolhe-se a opção Enviar Documentação. Logo abre uma janela onde se deve seleccionar o Destinatário, o Módulo e por fim pressionar o botão: Documentos. Logo são apresentados vários tipos de documentos personalizados. Pressiona-se sobre um tipo de documento e com o botão do lado direito do rato surge a opção SMS é a modalidade de envio de uma comunicação que permite enviar um sms com determinada mensagem para o cliente. Para concretizar este envio o cliente deve ter número de telemóvel associado na sua ficha.

c. EMail Em consulta de Recibos, efectuase uma procura pretendida e selecciona-se o recibo da lista, com o botão do lado direito do rato e escolhe-se a opção Enviar Documentação. Logo abre uma janela onde se deve seleccionar o Destinatário, o Módulo e por fim pressionar o botão: Documentos. Logo são apresentados vários tipos de documentos personalizados. Pressiona-se sobre um tipo de documento e com o botão do lado direito do rato surge a opção E-mail é a modalidade de envio de uma comunicação que permite enviar uma mensagem por correio electrónico ao seu cliente. Para concretizar este envio o cliente deve ter um e-mail associado na sua ficha. Existe a opção de enviar o conteúdo da mensagem no corpo do e-mail, ou de outra forma enviar a mensagem do e-mail com pdf anexo.

- 88 -

- 89 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

3. SINISTROS 3.1. Inserção de Sinistros A inserção de avisos de sinistro no sistema de faz da seguinte forma: • Por sincronização de dados para as seguradoras que disponibilizem a comunicação Web service. • Por inserção manual de dados. • Por importação de dados em ficheiro. Por sincronização é incluída automaticamente no sistema a informação dos sinistros avisados directamente nas seguradoras. Depois de sincronizada esta informação, pode ser consultada através das várias opções do sistema de mediação.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Ao inserir informação sobre um sinistro é atribuído automaticamente pelo sistema um identificador do Sinistro. Em qualquer momento pode-se consultar o detalhe do sinistro e adicionar mais informações, inclusive anexar documentos e comentários.

Para a inserção manual: • Em consulta de carteira deve-se seleccionar a apólice • Com o botão do lado direito deve-se seleccionar Apólice – Aviso de Sinistro.

3.1. Operações de Sinistros (Operações na Companhia) a. Conceito Para as seguradoras que não disponham de comunicação WebService. O sistema de mediação de seguros permite controlar as indemnizações de sinistros já inseridos no sistema. Podem-se registar dois tipos de indemnizações: • Indemnizações feitas directamente pela seguradora. • Autorizações da seguradora para que o mediador faça o pagamento ao cliente. Estas despesas serão comunicadas à seguradora por meio de uma prestação de contas. É apresentado um ecrã de detalhe do sinistro com várias secções para registar uma ampla informação acerca do sinistro.

São registados controlos por data e seguradora e, têm os seguintes estados: • Pendente • Terminado

As secções variam de acordo com o tipo de apólice. Deve-se, antes de seleccionar uma secção, preencher todos os campos obrigatórios da secção em que se encontra. A primeira secção é comum a todos os tipos de apólice, e os dados obrigatórios são: • Data de ocorrência • Local do acidente • Causa do acidente • Nome da pessoa de contacto • E-mail de contacto (este dado não deve ser obrigatório) - 90 -

A procura pode ser feita por estado ou estado/seguradora. É necessário pressionar o botão “Procurar” para serem apresentados os controlos e por conseguinte consultá-los. - 91 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

b. Criar novo Controlo

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Indemnizações: apresenta as indemnizações registadas neste controlo.

Para registar um novo controlo de operações de sinistros, é necessário indicar a data e a seguradora e, por fim, pressionar o botão “Novo Controlo”. É apresentado um ecrã que permite inserir o detalhe referente às indemnizações de sinistros.

Na parte inferior são apresentados os dados necessários para registar a indemnização. Ao seleccionar o sinistro, na lista de recibos pendentes, são apresentados os dados correspondentes a esse sinistro. Em Detalhe Indemnização deve-se completar: • Se é uma indemnização indicada pela seguradora: • Referência do controlo da indemnização • Pago pela Companhia • Valor • Tipo de indemnização • Se é uma autorização para pagamento ao cliente: • Referência do controlo da indemnização • Aut. Pago pelo Mediador • Valor

c. Processar Indemnizações

Depois de completar a informação deve-se pressionar o botão “Guardar”. A Indemnização é imediatamente inserida na lista de Indemnizações.

Na parte superior do controlo é apresentado informação relativa à Seguradora e ao número do Controlo.

São apresentadas duas listas de controlo de sinistros: • Sinistros Pendentes: apresenta todos os sinistros enviados para uma seguradora e que não estão encerrados.

- 92 -

- 93 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

d. Fecho Controlo Quando as indemnizações e as autorizações estiverem todas inseridas, deve-se pressionar o botão “Fechar Controlo” para que esta informação fique registada no sistema sendo gerados os movimentos de caixa correspondentes.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

3.3. Consulta de Sinistros O Sistema de Mediação dispõe de vários métodos de procura de sinistros para facilitar a localização.

a. Consulta de Sinistros Esta opção permite consultar os sinistros registados a partir de diversos critérios de procura.

Nesse momento será gerado um relatório com o resumo dos movimentos do controlo. Na opção de consulta de sinistros, ao localizar o sinistro, pode-se consultar as suas indemnizações.

e. Relatório Na opção Operações de Sinistros consultar o relatório resumo de cada Controlo, pressionando com o botão do lado direito do rato a opção “Documentos”.

Depois de pressionar o botão “Procurar” são apresentados na lista os sinistros os quais podem ser consultados, editados ou eliminados,se possuir permissões para tal.

Este relatório é produzido no momento em que se termina o Controlo e fica associado a esta na consulta de documentos.

f. Contabilização Se o mediador tem contratado o sistema de Contabilidade da Koolsite, ao aprovar a liquidação são gerados automaticamente todos os movimentos contabilísticos associados a esta operação e são registados no sistema de Contabilidade de acordo com a parametrização configurada previamente os lançamentos contabilísticos.

g. Consulta Na lista de Controlos de operações de sinistros podem-se procurar terminados ou pendentes. Para procurar um Controlo são utilizados facilidades: por estado ou estado/seguradora. Uma vez localizado o que se pretende consultar, com o botão do lado direito do rato sobre o Controlo deve-se seleccionar a opção “Consultar”. Enquanto o Controlo estiver pendente pode-se alterar qualquer dado, caso se encontre fechado, não permite nenhuma modificação. Se estiver pendente, é possível eliminá-lo caso tenha permissões para tal. Se estiver pendente, é possível eliminá-lo uma vez tendo permissões para tal. - 94 -

- 95 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

b. Consulta de um sinistro Esta opção permite consultar o detalhe de um sinistro especifico, para isso é necessário saber o número atribuído pelo sistema de mediação ou o número atribuído pela seguradora.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

3.4. Outras opções para consulta de sinistros Os sinistros podem ser consultados a partir de outras opções no sistema: • Consulta de Carteira: ao seleccionar uma apólice, com o botão do lado direito do rato, escolha a opção Apólice – Sinistros.

Ao pressionar o botão “Procurar” é apresentado um ecrã com a informação detalhada do sinistro. Este ecrã inclui uma secção com o detalhe das Indemnizações. • Procura Geral – Ficha do Cliente: Na ficha do Cliente, na secção Sinistros, ao fazer a procura, escolha o sinistro que pretende seleccionar e com o botão do lado direito do rato, escolhe-se a opção Consultar Sinistro. Logo abre-se uma janela com várias secções que permite consultar os dados do Sinistro – Terceiros – Pedido de Intervenção.

- 96 -

- 97 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

3.5. Relatórios

TESOURARIA

A opção Relatórios permite emitir relatórios de Sinistros possibilitando a análise ao mínimo pormenor.

1. GUIAS DE ENTREGA AO COBRADOR

Possibilidade de definir a as prioridades de ordenação dos dados, os totais e os títulos.

1.1. Conceito As Guias de Entrega ao Mediador são utilizadas com o objectivo de registar a entrega de recibos a um determinado colaborador (cobrador), fazendo assim o registo da saída do recibo para cobrança. Cada guia de entrega apresenta uma lista com os recibos a entregar ao cobrador.

1.2. Criar Nova Para adicionar uma nova guia de entrega não pode haver uma guia pendente para o mesmo colaborador.

3.6. Estatísticas Na Ficha do Mediador, na secção Estatísticas, existem vários tipos de estatísticas definidos.

Selecciona-se a opção do menu Guia de Entrega ao Cobrador, indica-se o nome do colaborador e pressiona-se o botão Nova Guia de Entrega.

Selecciona o mediador de que pretende a estatística e seleccione o tipo de conceito Sinistros. Na lista Drill Estatísticas ao seleccionar um método de estatística clica com o botão do lado direito do rato e clica na opção seleccionar. Vai abrir uma janela com os resultados de um determinado ano. O ano poder-se-á alterar em:

1.3. Processar guia de entrega Ao entrar numa guia de imediato será apresentada uma lista de todos os recibos pendentes de Cobrança atribuídos ao colaborador. A lista está ordenada por Companhia e por data limite de cobrança. Marcam-se, na coluna “Entregar”, os recibos que se pretendem entregar ao colaborador para cobrança, e pressiona-se no botão (disquete) para gravar. Também se podem desmarcar recibos que se tenham marcado por erro ou que não deseje seleccionar. Uma vez terminada a selecção de recibos, pressiona-se o botão Entregar Recibos ao Cobrador, e a guia muda de estado para guia terminada (já não se pode modificar). Ao pressionar o botão Aceitar é gerado um documento com a lista de recibos a serem entregues e correspondente justificativo de entrega. Esta Guia poderá ser consultada, pelo estado Terminado.

- 98 -

- 99 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

1.4. Relatório

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Também ao seleccionar o botão do lado direito sobre uma guia de entrega, são apresentadas as seguintes opções: • Editar Guia de Entrega: se a guia está pendente pode-se editar para adicionar ou eliminar recibos, por conseguinte terminar a guia pressionando o botão de Entregar Recibos ao Cobrador. Se a guia está terminada esta opção não estará disponível. • Imprimir Guia de Entrega: Em qualquer momento pode-se gerar o documento com o detalhe dos recibos entregues. • Documentos: Ao seleccionar esta opção é apresentado uma janela onde se podem consultar todos os documentos associados à Guia, também se podem juntar ou eliminar documentos. Quando, na lista inferior da consulta da Guia de Entrega, é seleccionado um recibo, pressiona-se o botão direito do rato onde é apresentado um menu de opções adicionais ao recibo: • Ver Detalhe: Ao seleccionar esta opção é apresentada uma janela com toda a informação relativa ao recibo seleccionado, onde pode consultar / modificar dados do recibo ou até mesmo eliminar o recibo da guia de entrega (desde que tenha permissões).

1.5. Consultar A Guias de Entrega ao Cobrador é apresentada vazia, assim terá que pressionar o botão Pesquisar para ver a informação. Dispõe de vários critérios: País, Sucursal, Cobrador e Estado que podem ser usados individualmente ou em conjunto para facilitar a procura de Guias de Entrega. Seleccione os critérios pretendidos e ao pressionar o botão pesquisar é apresentado o resultado da procura na primeira lista. Ao seleccionar uma guia de entrega é apresentada na lista inferior os recibos que estão nessa guia.

2. ALTERAÇÃO PROSPECTOR / COBRADOR 2.1. Conceito Esta opção é usada para atribuir um prospector e/ou cobrador a recibos pendentes que não tenham essa informação ou com a finalidade de alterar o prospector e/ou cobrador dos recibos que provém do Controlo de Caixa com esse propósito - por “Mudança de Prospector/Cobrador”.

- 100 -

- 101 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

2.2. Criar Novo Controlo A opção Alteração de Prospector/ Cobrador permite alterar os responsáveis internos de um ou mais recibos para um outro colaborador. Estas alterações são registadas para um melhor controlo das mudanças efectuadas. Para adicionar uma acção de mudança de Prospector/Cobrador selecciona-se a data e pressionase o botão Adicionar.

2.3. Processar alteração Na lista do lado direito são apresentados os recibos que estão em cobrança e podem ser alterados. No lado esquerdo são apresentados os recibos que se pretende alterar o prospecto / cobrador. Ao entrar na lista de recibos não é apresentado nenhum recibo. Pode-se fazer a procura de recibos por vários critérios: • Emitidos após: por defeito a data apresentada corresponde a 3 meses antes da data do dia corrente. São apresentados os recibos com data de emissão igual ou superior à data indicada. • Todos: resultam todos os recibos com data de emissão igual ou superior à data indicada. • Prospector: resultam os recibos com data de emissão igual ou superior à data indicada e que o prospector seja o indicado • Cobrador: resultam os recibos com data de emissão igual ou superior à data indicada e que o cobrador seja o indicado • Seguradora: resultam os recibos com data de emissão igual ou superior à data indicada e que da companhia indicada. Usar o filtro de procura desejado e pressionar o botão de procura, são apresentados os recibos pendentes prontos a serem alterados. Os recibos com fundo azul são aqueles que não têm cobrador atribuído, os de fundo roxo são os que não têm prospector atribuído e os de fundo branco são os recibos não têm nem prospector nem cobrador atribuído.

- 102 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Seleccionar os recibos a modificar na lista de Recibos de Seguro Em Cobrança e arrastá-los para a lista da esquerda de Novo Prospector/Cobrador. Todos os recibos arrastados ficam seleccionados para ser modificados, podem-se desmarcar alguns para serem processados numa alteração posterior. É conveniente guardar os dados pressionando o botão da disquete na parte superior da lista de Novo Prospector/Cobrador. Na parte superior da janela, na caixa de Alterar para deve-se seleccionar o novo prospector e/ ou cobrador e pressionar o botão Mudar recibos seleccionados. O processo modifica todos os recibos seleccionados. Em qualquer momento pode-se sair da janela e deixar o controlo pendente. Quando estejam finalizadas todas as alterações deve-se pressionar o botão Fechar Controlo, e é apresentada a mensagem Controlo Mudança Prospector/Cobrador – Concluído com Sucesso, pressione o botão Aceitar, a partir de esse momento o controlo troca de estado e fica com Estado Terminado.

2.4. Consultar Na opção Alteração Prospector/Cobrador a lista de apresenta-se vazia, por isso a necessidade de escolher o critério de procura e pressionar o botão Procurar. É apresentada uma lista de dos controlos com o estado seleccionado. Ao seleccionar um controlo da lista e pressionar o botão direito do rato apresentam-se as opções para esse controlo: • Consultar: Apresenta-se o detalhe do controlo, se estiver pendente permite processar mais recibos, se está terminado não se pode alterar o controlo. • Eliminar: Se o controlo está pendente pode-se eliminar, isto deixará sem efeito todas as operações que estavam a ser feitas nesse controlo.

- 103 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

3. CONTROLO DE CAIXA

Pagamento de Recibos de Estorno (seguros)

3.1. Conceito

Pagamentos de Indemnizações de Sinistros Saídas de caixa

Através desta opção o mediador pode controlar todos os movimentos financeiros da sua actividade, desde operações com recibos de seguros, indemnizações, sinistros ou outras operações próprias de caixa como contas por receber ou por pagar resultantes de processos administrativos do Mediador. O controlo de caixa pode ser configurado para gestão de mais do que uma caixa, segundo as necessidades do Mediador: • Caixa • Caixa • Caixa • Caixa

geral por sucursal por entidades de produção separadas por entidades de produção agrupadas

Os controlos de caixa recebem movimentos que são gerados em outras operações do sistema: • Prestações de Contas (recibos de comissões e/ou de resultados de uma prestação) • Liquidações de Contas com Seguradoras (recibo de liquidação a pagar o receber) • Controlo de Depósitos Bancários (recibos de saída de caixa por depósitos bancários em contas do mediador ou em contas das seguradoras) • Liquidação de comissões a seguradoras (recibo de comissões a receber) • Liquidação de comissões de colaboradores (recibos de contas por pagar a colaboradores por comissões, recibos de pagos de comissões a colaboradores) O uso da caixa permite ao mediador fazer um controlo financeiro detalhado na sua empresa, manejar a informação contabilística necessária para apresentar as contas ao seu contabilista e aos organismos públicos de controlo e auditoria.

Operações de caixa: Cobranças de Recibos de Seguro

Entradas de caixa

Reembolsos

de Recibos Antecipados pendentes gerados previamente (Recibos de Seguros que ainda não estão registados no sistema mas foi gerado um recibo interno para a cobrança)

Cobranças de outros Recibos

Recibos de Pendência Contas por Pagar registadas previamente (não são de operações de seguros) Recibos de comissões Pagamentos de outros Recibos

Recibos de liquidações Recibos de prestações de contas Recibos Antecipados gerados num determinado momento

A caixa centraliza as operações de cobrança dos recibos de seguro, com esta opção também se relacionam os recibos que não foram cobrados e que terão que ser devolvidos à Seguradora, ou recibos que foram entregues a cobradores mas que por eventualidade terão que ser entregues a outro cobrador.

Cobranças Sinistros

Recibos Antecipados de Estorno

Recibos de Pendência pendentes (conta por cobrar gerada numa operação prévia de caixa que inclui Recibos de Seguros) Contas por Cobrar registadas previamente (que não são de recibos de seguros)

Outros pagamentos sem o registo prévio da conta por pagar Contas por cobrar

Recibos Antecipados

Contas por pagar

Recibos Antecipados de estorno

Devolução de recibos

Outras contas por cobrar Outras contas por pagar Devolução às companhias de seguros Alteração de cobrador

Para realizar as operações de entrada e saída de caixa dispõe-se de uma grande variedade de opções que pretendam abranger a maioria das operações do Mediador de Seguros: • • • • • • • •

Cobranças/pagamentos de recibos pelo seu valor total Cobranças /pagamentos parciais de um recibo Cobranças /pagamentos de um recibo com várias formas de pagamento Cobranças /pagamentos de um recibo por um valor superior Cobranças /pagamentos de vários recibos com apenas uma forma de pagamento Cobranças /pagamentos adicionais sobre um recibo com um saldo pendente Cobranças /pagamentos de um recibo de seguros com um recibo antecipado ou de pendência Encontro de contas, cobranças /pagamentos de um ou vários recibos com outros recibos de várias naturezas (estornos, indemnizações de sinistros, pendência, antecipados, etc.)

3.2. Criar Novo Controlo Para incluir um novo Controlo de Caixa validase que não exista outro aberto com a mesma combinação de Data, Mediador e Sucursal. Completar os dados que são solicitados na caixa Novo e pressionar o botão Novo Controlo.

Recibos Antecipados gerados num dado momento Outras Cobranças sem o registo prévio da conta por receber

- 104 -

- 105 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

3.3. Operações de caixa a. Conceito É apresentado uma área de trabalho da caixa que está dividida em cinco secções:

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Nesta lista podem-se consultar saldos acumulados da caixa e o resumo de movimentos por forma de pagamento. Contém todas as operações de entrada e saída de caixa registadas no controlo actual.

1. Movimentos de Caixa 2. Recibos de Seguro Em Cobrança 3. Recibos de Seguro a devolverem 4. Contas: A Pagar/ A Receber 5. Código de Barras.

2. Recibos de Seguro em cobrança: depois de seleccionar os critérios pretendidos, pressiona-se o botão “lupa” para que surjam na lista os recibos de seguros pendentes de cobrança. Nesta lista são utilizadas várias cores para diferenciar o estado dos recibos:

Detalhe de cada uma das secções do controlo de caixa: 1. Movimentos de Caixa: destina-se a todas as operações de entrada e saída de caixa registadas no controlo de caixa actual. Nesta secção faz-se a cobrança dos recibos de seguro e de contas pendentes por pagar ou receber que originam novas entradas ou saídas de caixa.

a. Cinza: recibo que não foi entregue ao cobrador por Guia de Remessa b. Branco: Recibo em posse do cobrador por guia de entrega. c. Amarelo claro: Recibo cobrado através de controlo de caixa que não está terminado, neste caso não é permitido qualquer movimento sobre ele. d. Amarelo Escuro: Recibo seleccionado na caixa actual para cobrança ou devolução.

- 106 -

- 107 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

3. Recibos de Seguro a Devolver: Destina-se aos recibos de seguro a devolver à companhia ou a recibos que se pretendam mudar o cobrador.

5. Código de Barras: Secção que permite fazer a cobrança ou a devolução de recibos através de um leitor de código de barras.

4. Contas a pagar / a receber: Esta secção contém todas as contas a pagar ou a receber, podem ser recibos relativos a seguros (antecipados ou de pendência), indemnizações de sinistros ou de outras operações pendentes da aplicação. Aqui são geradas novas contas por receber ou pagar e são associadas as autorizações de pagamento de sinistros (indemnizações) geradas em Operações na Companhia – Operações de Sinistros.

No controlo de caixa são adicionadas as entradas e saídas de dinheiro, são geradas contas por pagar ou cobrar e são indicados os recibos a devolver. Geralmente um controlo de caixa traduz os movimentos de caixa de um só dia, e ao terminar esse dia fecha-se e faz-se um resumo para controlo do mediador: - Uma lista com o resumo de todos os movimentos de caixa. - Uma lista com os recibos para devolver às companhias. - Resumo e apresentação dos saldos de caixa e banco. - Os movimentos relacionados com operações de seguros cobranças de recibos, pagamento de estornos, adiantamento de indemnizações de sinistros e devoluções à companhia) ficam pendentes para entrar na próxima prestação de contas com cada companhia de seguros. - São processados as mudanças internas de alteração de cobrador, neste caso identificam-se com a opção de Alteração Prospector/Cobrador. - A partir do controlo de caixa também se desencadeia a contabilização destes movimentos no sistema de Contabilidade.

b. Entradas de Caixa São consideradas como entradas de caixa todos os recebimentos que tenha o mediador já seja em dinheiro ou outra forma de pagamento como cheque, transferência bancária, depósitos numa conta do mediador, TPA, etc.

- 108 -

- 109 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Uma vez que o recibo (ou recibos) está na lista de Movimentos de Caixa existem distintas formas de cobrá-lo (s):

Cobranças de Reembolsos de Sinistros

• Cobrança de um recibo pelo seu valor total: O Valor a cobrar (Pag./Cob.) é o valor total do recibo, o saldo do recibo fica a zero o que significa cobrado na totalidade.

Cobrança Seguros

Recibos

Recibos antecipados pendentes gerados previamente (recibos de seguros que ainda não estão registados no sistema mas já foi gerado uma operação de caixa)

Entradas de Caixa Cobranças de outros recibos

Recibos Pendentes (contas por cobrar que advêm de operações de caixa relativa a operações de seguros) Contas por Cobrar registadas previamente (não são de recibos de seguros) Recebimentos feitos directamente na caixa sem ter uma conta por cobrar previa

Cobrança de Recibos de Seguros Os recibos de seguros que entram em caixa são aqueles que são cobrados administrativamente pelo mediador e que logo se deve reportar à companhia de seguros. Para dar um recibo de seguros como cobrado:

• Inserir na lista de Movimentos de Caixa o número do recibo a cobrar, se o recibo está na lista

de recibos em cobrança da direita apareceram todos os dados do mesmo. Se o recibo não apresenta os dados deve-se fazer uma nova pesquisa na Lista de Recibos em Cobrança alterando a data de procura. • Localizar o recibo na lista Recibos de Seguro em Cobrança, que por defeito apresenta os recibos com uma data antecipada 2 meses em relação à data actual. No caso de pretender procurar um recibo de data mais antiga então haverá que modificar a data e pressionar no botão “lupa”( procurar ). Logo que seleccione o recibo pretendido é preciso arrastá-lo para a lista superior da esquerda para dar entrada em caixa. • Na lista de Recibos de Seguro em Cobrança pode-se fazer uma selecção múltipla de vários recibos e arrastá-los todos juntos à lista de Movimentos de Caixa.

- 110 -

Indicar: • F/Pagamento: seleccionar na lista a forma de pagamento do recibo. Este dado é obrigatório. • Ref. Pagamento: indica-se uma referência que identifique o pagamento: número de cheque, número de depósito ou transferência, número de referência TPA, etc. Este dado é obrigatório para Cobranças com TPA. • Banco: colocam-se as iniciais do banco, para Cobranças com cheque, por exemplo. Este dado é opcional. • Conta Banco: indica-se a conta bancária do mediador utilizada na cobrança do recibo. É obrigatório para Cobranças com: multibanco, cartão de crédito, transferência bancária, domiciliação, depósito bancário e TPA do mediador. • Cobrança valor parcial de um recibo: Quando o cliente não paga o valor total do recibo de seguro. Neste caso o recibo permanecerá pendente até que o Saldo seja zero. O recibo que continua pendente ainda não será considerado para entrar numa prestação de contas.

- 111 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Indicar:

• Modificar a coluna Pag./Cob. colocando o valor pago pelo cliente. Automaticamente vai-se actualizar a coluna de Saldo com a diferença entre o valor do recibo e o valor cobrado. • F/Pagamento: seleccionar na lista a forma pelo qual o cliente efectuou o pagamento. Este dado é obrigatório. • Ref. Pagamento: indica-se uma referência que identifique o pagamento: número de cheque, número de depósito ou transferência, número de referência TPA, etc. Este dado é obrigatório para Cobranças com TPA. • Banco: colocam-se as iniciais do banco, para Cobranças com cheque, por exemplo. Este dado é opcional. • Conta Banco: indica-se a conta bancária do mediador utilizada na cobrança do recibo. É obrigatório para Cobranças com: multibanco, cartão de crédito, transferência bancária, domiciliação, depósito bancário e TPA do mediador.

• Cobrança de um recibo por valor superior: Quando o cliente faz um pagamento com um

• Cobrança de um recibo com várias formas de pagamento: Esta operação usa-se quando

valor superior ao valor do recibo, o saldo é actualizado automaticamente.

um recibo é cobrado com mais de uma forma de pagamento.

Neste caso faz-se uma cobrança de um recibo por um valor inferior ao valor total e guarda-se o movimento.

Ao guardar o movimento, o recibo fica cobrado e é gerado um recibo pendente com a diferença que poderá ser usado posteriormente para cobrar outros recibos.

Logo coloca-se o rato sobre essa linha do movimento e com o botão do lado direito escolhe-se a opção pagamento adicional Cobro/pago Adicional, de imediato se duplicará o movimento na seguinte linha da lista.

No movimento gerado automaticamente é considerado como valor a cobrar o saldo depois de efectuada cobrança anterior. Completa-se a informação: Pag./Cob., F/ Pagamento, Ref. Pagamento, Banco, Conta Bancária de acordo com a nova forma de pagamento.

- 112 -

- 113 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Cobrança de vários recibos com uma só forma de pagamento (Nota de Liquidação): Este caso é usado quando o cliente pretende com um único pagamento liquidar vários recibos pendentes.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

c. Maior que o valor total dos recibos, os recibos são liquidados na totalidade e vai ser actualizado o saldo do ultimo recibo pela diferença por excesso. Na lista de movimentos de Caixa salva-se a operação e gera-se o recibo interno da pendência pelo valor do excesso do pagamento

Para processar este caso, coloca-se na lista de Movimentos de Caixa os recibos a cobrar, assinalam-se na coluna P.M (Pagamento Múltiplo) e pressiona-se o botão de Pagamento Múltiplo.

Ao pressionar o botão é apresentado uma janela para incluir a informação referente ao pagamento. Completa-se com os dados solicitados: Forma de pago, Conta Bancária (se aplicável), Referência e Valor do pagamento, por defeito apresenta-se o valor total dos valores dos recibos seleccionados.

Uma vez completa a informação do pagamento, pressiona-se o botão processar, é emitida a mensagem a questionar se deseja aplicar o montante ao valor total, indica-se que sim, fecha-se a janela é apresentado a lista de Movimentos de Caixa com a operação processada, e guarda-se na disquete da lista.

• Cobrança adicional sobre um recibo com saldo pendente: Quando um recibo é cobrado parcialmente fica pendente de cobrança (em cobrança) até que o seu saldo seja zero. Procura-se o recibo na lista de Recibos em Cobrança e arrasta-se para a lista de Movimentos de Caixa. Preenche-se com a informação: Pag./Cob., F/Pagamento, Ref. Pagamento e Conta Bancária, se for aplicável.

O valor pago pelo cliente pode ser: a. Igual ao valor total dos recibos, neste caso todos os recibos serão cobrados. b. Menor que o valor total dos recibos, neste caso vão-se cobrar os recibos da lista até completar o valor total do conjunto de recibos. Enquanto não se cobrar o valor total os recibos permanecerão pendentes.

- 114 -

- 115 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Cobrança de um recibo de seguros com um recibo antecipado ou de pendência: Nestes casos cobra-se um recibo com outro documento pendente a favor do cliente. Recibo Pendência: é um recibo interno que se produz de outras operações quando se gera um saldo que pode ser a favor ou contra o mediador de seguros. Recibo Antecipado: é um recibo interno que se gera quando o mediador tem um recibo de seguros em cobrança mas ainda não está carregado no sistema. Em ambos casos procede-se de igual forma: Selecciona-se o recibo e arrasta-se para a lista de Movimentos de Caixa o recibo a cobrar. Na lista de formas de pagamento selecciona-se R. Antecipado/R. Pendência. É apresentado a lista de todos os recibos pendentes de associação.

Ao pressionar o botão Pagamento Múltiplo é apresentado uma janela com o resumo da operação, indicando o saldo da soma algébrica de todos os recibos envolvidos.

Seleccione o recibo interno a usar, fecha-se a janela e depois na lista Movimentos de Caixa é apresentado o resultado. Complete o movimento e guarde na disquete para completar a cobrança. • Cobrança de um ou vários recibos com outros recibos de várias naturezas (estornos, indemnizações de sinistros, pendência, antecipados, etc.) (Nota de Liquidação): Esta operação utiliza-se para compensar os recibos que o cliente tem a pagar com os recibos que o cliente tem a haver. Pode-se fazer esta operação, com recibos de clientes diferentes. Este caso pode-se assemelhar ao pagamento de vários recibos com a mesma forma de pagamento. Seleccione os recibos e depois de arraste-os para a lista de Movimentos de Caixa, marque a coluna P.M. de Pagamento Múltiplo. Ao terminar a operação fecha-se a janela e é apresentada a lista de Movimentos de Caixa, sendo necessário gravar os movimentos e se for necessário é gerado um recibo interno com a diferença.

- 116 -

- 117 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Cobrança de Reembolsos de Sinistros

Cobranças de Outros Recibos

O Mediador pode cobrar aos clientes valores de indemnizações indevidamente pagas. Para incluir em caixa a cobrança de um reembolso de sinistros.

Através da Caixa também se controlam as entradas referentes a recibos do mediador provenientes de operações que não estão relacionadas directamente com seguros:

• Pressione o botão para incluir movimentos de caixa • É apresentada na janela o detalhe de movimentos de caixa. Seleccione o Tipo de Movimento: Recibo de Indemnização. Indica-se a informação relativa ao Sinistros. Para poder cobrar um reembolso de sinistros é necessário que o sinistro esteja registado previamente na aplicação.

- Recibos de Pendência - Recibos Antecipados - Contas por Cobrar As formas e opções são similares às dos recibos de seguros. A cobrança deste tipo de recibos pode ser: • Gerado directamente o Para incluir uma cobrança directamente na lista de Movimentos de Caixa pressione o botão de Adicionar Movimentos.

• Procure e Seleccione o sinistro da lista de Sinistros Pendentes. • Complete a informação sobre a cobrança: a. Tipo de Indemnização: seleccione Reembolso b. Data c. Valor do reembolso d. Forma de pagamento e. Ref. Pagamento f. Conta Banco g. Observação • Pressiona-se o botão Guardar, é gerado um recibo interno que comprova a operação, este tipo de recibos têm uma numeração que começa com “I”. • Fechar a janela e o movimento vai estar na lista de Movimentos de Caixa.

o É apresentada uma janela com o detalhe da cobrança, seleccione o tipo de movimento a incluir: Recibo Mediador que vai gerar um Recibo Antecipado (de seguros) ou Recibo de Tesouraria que gera movimentos que não são de seguros.

• Em qualquer momento pode-se imprimir o recibo que justifica a operação. Seleccione o recibo de reembolso, pressione o botão direito do rato e escolha a opção Imprimir.

- 118 -

- 119 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

o Complete a informação relativa à cobrança o Pressione o botão Guardar. É gerado um recibo interno. Os Recibos Antecipados têm uma numeração que começa com “R” e os Recibos de Tesouraria (de entrada de caixa) têm uma numeração que começa por “C”. o Ao sair da janela Novo Movimento de Caixa o recibo estará incluído na lista de Movimentos de Caixa. o Num dado momento pode-se imprimir o recibo que justifica a operação. Seleccione o recibo de reembolso, pressione o botão do lado direito do rato e no menu seleccione a opção Imprimir.

c. Saídas de Caixa

As formas e opções são similares às dos recibos de seguros. O pagamento deste tipo de recibos pode ser: • Gerado directamente o Para incluir um pagamento directamente na lista de Movimentos de Caixa pressione o botão de Adicionar Movimentos • Arrastado da lista de Contas por Pagar/Receber

d. Contas a Pagar/Receber

São consideradas como saídas de caixa todos os pagamentos que faça o mediador seja em dinheiro ou outra forma de pagamento como cheque, transferência bancária, depósitos numa conta do mediador, TPA, etc. Pagamento de Recibos Estorno (seguros)

Adicionalmente, nesta lista também são gerados movimentos automáticos que provêm de outras opções:

Pagamento de Indemnizações de Sinistros Recibos Antecipados de Estorno Recibos de Pendência

Saídas de caixa Pagamentos de outros Recibos

Na lista de Contas: A Pagar / A Receber são planificadas as entradas e saídas de Caixa que estão previstas efectuar.

Contas por Pagar registadas previamente (não são de operações de seguros) Recibos de comissões Recibos de liquidações Recibos de prestações de contas

- Pagamento de Recibos de Estorno Os Estornos de Seguros são recibos gerados na seguradora e que o mediador deve pagar ao cliente. A forma de localizar e gerir estes recibos é igual aos recibos de seguros a cobrar. - Pagamento de Indemnizações de Sinistros Para efectuar um pagamento de indemnização de sinistro esta deve aparecer na lista de Contas: A Pagar / A Receber. Uma vez localizada a indemnização deve ser arrastada para a lista de movimentos de Caixa para pagamento. Para adicionar a indemnização à lista de contas a pagar / receber esta deve ser inserida previamente na opção de Operações na Companhia – Operações de Sinistros. - Pagamento de outros Recibos Através da Caixa também se controlam as saídas referentes a recibos do mediador provenientes de operações que não estão relacionadas directamente com seguros:

• • • •

Recibos Recibos Recibos Recibos

de prestações de contas com Seguradoras a pagar ou a cobrar. de comissões a cobrar de prestações de contas. a cobrar ou a pagar originados por liquidações de contas com seguradoras. de comissões a pagar a colaboradores.

e. Devolução de Recibos de Seguros Na lista de Recibos de Seguro a devolver são incluídos: • Os recibos que o Mediador decidir devolver à Seguradora. Estes recibos serão relacionados numa prestação de contas, onde será emitido um relatório com a lista de recibos a devolver à seguradora. • Os recibos de seguros em que se pretende alterar o cobrador. Estes recibos entram na lista de recibos a devolver com o motivo de justificação - Alteração Promotor/Cobrador para posterior alteração. Para indicar que um recibo vai ser devolvido: • • • • •

Procurar o recibo na lista de Recibos em Cobrança Arrastá-lo para a lista de recibos de seguro a devolver Indicar o motivo da devolução na coluna “Justificação da Devolução” A coluna “Inf. Adic.” Permite adicionar outra informação Guardar a operação

Ao Fechar o controlo de caixa é gerado um relatório com os recibos a devolver por companhia.

f. Associação de Recibos Provisórios O Sistema de Mediação de Seguros Koolsite permite fazer a gestão de recibos antecipados ou provisórios, no caso do prémio ser cobrado antes da chegada do recibo da Seguradora. O Recibo antecipado é emitido a partir da lista de Contas: A pagar / A receber e fica pendente até ser associado ao recibo original da seguradora. Ao associar o recibo antecipado ao recibo da seguradora, elimina-se o próprio recibo antecipado originando o acerto de contas se necessário.

- Recibos de Pendência - Recibos Antecipados - Contas por Pagar

- 120 -

- 121 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Para associar um recibo antecipado a um recibo de seguro: • Localizar o recibo antecipado pendente na lista de Contas a Pagar / Receber.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• É apresentada uma janela para preenchimento da nota de liquidação. • Completar a informação sobre o pagamento/recebimento: forma de pagamento, conta bancária, banco, data e valor. • Pressionar o botão “Processar”.

• Com o botão do lado direito do rato seleccionar a opção “Associar Recibo” • É apresentada uma janela onde se deve localizar o recibo de seguro a associar. • Com o botão do lado direito do rato sobre o recibo, deve-se seleccionar a opção “Associar”. • Verificar a informação. • Se tudo estiver correcto deve-se “Guardar”. • Depois de guardar, a janela fechase e o recibo antecipado é eliminado da lista Contas A Pagar / A Receber.

• O sistema processará cada recibo e indicará o resultado da operação. • Logo é solicitada a confirmação para o processamento dos dados da nota de liquidação. • Esta janela é fechada e em seguida é necessário guardar (disquete) a lista dos movimentos de caixa. • No caso de haver diferenças, é gerado o recibo com essa mesma diferença. Os recibos ficam associados com mesma referência da nota de liquidação que pode ser consultada em qualquer momento.

g. Operações de Caixa – Notas de Liquidação

A nota de liquidação só pode ser modificada enquanto a caixa estiver aberta.

As notas de liquidação permitem agrupar, sob uma mesma referência, a cobrança ou cobrança de vários recibos de seguro. Utiliza-se para acertos de recibos, estornos e indemnizações de sinistros de um cliente ou para pagamento ou cobrança de vários recibos com a mesma forma de pagamento (por exemplo:um cheque para pagamento de vários recibos). Uma vez criada a nota de liquidação esta pode ser consultada e modificada na caixa antes do fecho da mesma. Para processar vários recibos com uma nota de liquidação: • Arrastar todos os recibos a processar na lista de movimentos de caixa. • Assinalar a coluna “P.M.” (pagamento múltiplo) de cada recibo. • Pressionar o botão “Nota de Liquidação”.

Os recibos de uma nota de liquidação podem ser seleccionados juntos para emitir uma carta de notificação para o cliente. Para isto é preciso seleccionar todos os recibos e seleccionar a opção “Imprimir” no menu apresentado com o botão do lado direito do rato.

- 122 -

- 123 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

h. Anulação de Pago o Recebimento Uma Cobrança ou um pagamento, de um recibo processado numa caixa já fechada, pode ser anulado na caixa aberta apenas no caso de esse recibo ainda não ter entrado em prestações de contas com a companhia, já terminada pela seguradora.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

3.4. Relatórios • Em qualquer momento pode ser seleccionado um ou mais

Esta operação origina na caixa actual um movimento reversível da cobrança /pagamento e volta a colocar o recibo original no estado inicial. Pendente de Cobrança ou devolução. Se o recibo foi cobrado/Pago com um recibo antecipado ou provisório, este recibo também retorna ao seu estado inicial. Para anular o movimento de caixa: • Pressione o botão “Adicionar Movimentos” da lista de Movimentos de Caixa. • Indique a seguradora do recibo, o número do recibo e o número do controlo de caixa de onde se processou o movimento que se pretende anular. • Pressione o botão “Pesquisar”. • É apresentado a informação relativa ao movimento, validando se é possível fazer a anulação ou não. • Se o movimento puder ser anulado pressione o botão “Guardar”. • Será apresentada a mensagem de como a operação se efectuou com sucesso.

• Quando se fecha a caixa é emitido um relatório resumo dos movimentos da caixa. • Também em qualquer momento se pode imprimir esse resumo através do botão “imprimir”.

• Feche a janela para retornar ao Controlo de Caixa. No Controlo de caixa é apresentado o movimento de anulação.

i. Fecho da Caixa O controlo de caixa contém todos os movimentos que se vão registar, por isso é necessário fecha-lo para que todas as operações sejam validadas no sistema. Só depois de fechar a caixa os recibos e estornos de seguros de caixa serão incluídos numa próxima prestação de contas. Para fechar a caixa pressione o botão “Fechar caixa”. Todos os movimentos dessa caixa estão encerrados e serão gerados os relatórios finais de caixa. As caixas já fechadas não se podem editar. Nem adicionar nem eliminar movimentos. Numa caixa fechada apenas é permitido alteração da forma de pagamento, referência e os recibos que não estejam relacionados numa prestação de contas terminada. - 124 -

- 125 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Caso existam Recibos a Devolver, também será emitido uma Relação de Recibos agrupados por companhia para devolução por diferentes motivos.

4. CONTROLO DE DEPÓSITOS BANCÁRIOS 4.1. Conceito 3.5. Contabilização Se o Mediador tiver contratado o módulo de Contabilidade Koolsite, ao fechar a caixa são registados os lançamentos de acordo com a parametrização realizada previamente.

Controlo de Depósitos Bancários permite controlar os cheques e dinheiro recebido em cada controlo de caixa que deve ser depositado na conta cliente do mediador ou depositado nas contas das seguradoras. Ao utilizar esta funcionalidade, são gerados movimentos de saída de caixa a partir dos depósitos. Esta operação está definida para auxiliar o controlo dos saldos da caixa e bancos.

Estes movimentos podem ser consultados em qualquer momento no sistema de contabilidade.

4.2. Depósitos Mediador

3.6. Consulta de controlo de caixa

A opção Controlo de Depósitos, dispõe de vários critérios de procura, e requer que seja seleccionado o Mediador, Sucursal e período desde/até que se pretende fazer o controlo.

Na Lista de Controlos de Caixa podem-se consultar todas as caixas, tanto as pendentes de fecho como as já fechadas. Para procurar um controlo de caixa em particular podem-se usar facilidades de procura que são disponibilizados. • Por estado • Mediador • Sucursal • Data

Em cada Controlo podem-se seleccionar vários estados: • Não enviado a depósito: apresenta os movimentos pendentes por depositar. • Depositado: apresenta os movimentos que se já foram depositados. • Inválidos: apresenta os movimentos não válidos. Não se vão depositar e já estão processados. • Todos: apresenta todos os movimentos. Em primeiro lugar deve-se procurar os movimentos pendentes de depositar.

Depois de pressionar o botão “Procurar”, selecciona o controlo de caixa e com o botão do lado direito do rato selecciona a opção “Consultar”. Se o controlo de caixa se encontrar encerrado, também se pode consultar, mas não se pode editar. Também estão disponíveis os documentos associados a essa caixa, na opção “Documentos” que surge com o botão do lado direito do rato. - 126 -

- 127 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

• Pressionar o botão “Depósitos” para marcar os movimentos. É apresentada uma mensagem na qual se questiona se pretende gerar os movimentos de saída de caixa correspondentes a esta operação. • Se a resposta é afirmativa, então são gerados automaticamente os movimentos. Se existir um controlo de caixa pendente então os movimentos são registados nessa caixa. Se não existir nenhuma então os movimentos ficam pendentes que seja iniciada um novo controlo de caixa. Para consultar os depósitos já processados, deve-se seleccionar o estado “Depositado” e pressionar o botão de procura, de imediato são apresentados os movimentos no período seleccionado. Ao marcar um movimento é apresentado na parte inferior a informação relativa ao depósito. Para imprimir um depósito, deve-se seleccionar o movimento e pressionar o botão “Relatórios”.

4.3. Depósitos Seguradoras Para consultar ou processar cheques emitidos em nome das seguradoras deve-se seleccionar o separador “Depósitos Seguradoras”. O processo para gerar os relatórios é similar aos depósitos do Mediador.

4.4. Relatório Após seleccionar o movimento marcado como depositado, pressiona-se o botão “Relatórios” e será produzido o seguinte relatório: • Depois pressionar o botão (lupa) são apresentados todos os movimentos de caixa fechadas que não se marcaram como depositados. Os movimentos são apresentados separados por Controlo de Caixa, Forma de Pagamento, Referência e Tipo de Operação. Os movimentos da lista indicados com cor roxo pertencem a movimentos prédatados em relação à data de caixa (ou seja os cheques que têm data posterior à data de caixa). • Seleccionar os movimentos que vão ser incluídos num depósito. Na parte inferior da janela é indicado automaticamente o valor total do depósito de acordo com os movimentos seleccionados, havendo separação por cheques e numerário. • Depois de seleccionar todos os movimentos do depósito deve-se completar, na parte inferior da janela, a informação do depósito: data, conta bancária e valor final do depósito.

4.5. Contabilização Se o Mediador contratar o módulo de Contabilidade da Koolsite, ao fazer o depósito são gerados automaticamente todos os movimentos contabilísticos associados a esta operação e, são registados no sistema de contabilidade de acordo com a parametrização de lançamentos realizados previamente. Esses movimentos podem ser consultados em qualquer momento entrando no sistema de Contabilidade.

- 128 -

- 129 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

5. RELAÇÃO DE COBRANÇA 5.1. Conceito A opção Relação de Cobranças permite ao Mediador organizar as suas cobranças de modo a enviar por e-mail ou correspondência os relatórios às companhias com os recibos cobrados pelo próprio.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Na lista superior são apresentados os recibos que foram cobrados pelo Mediador. O qual pode excluir dessa relação de cobrança em Exc. Os Recibos que são excluídos de uma relação de cobranças vão ser automaticamente incluídos na próxima relação.

No sistema de Mediação de Seguros Koolsite, o Mediador não precisa de fazer relações de cobranças com as companhias que se estabelece a comunicação web service. Isto porque a comunicação com a companhia é feita de forma automática através das Prestações de Contas. Resumindo, depois das cobranças dos recibos dessas seguradoras efectuadas, é necessário fazer a prestação de contas directamente para informar a companhia de que os recibos foram cobrados.

5.2. Nova relação de Cobrança É necessário escolher a companhia, o número de Agente nessa Companhia, e pressionar o botão Nova Relação.

A lista Recibos em Cobrança apresenta os recibos que estão pendentes de cobrança, e que o mediador também pode incluir na relação. Neste caso esse recibo continua em Controlo de Caixa pendente de cobrança. Na Lista Recibos/Estornos a devolver/Anulados encontram-se os recibos para devolver à companhia, com a correspondente justificação de devolução. É necessário gravar as duas listas na disquete de cada uma.

5.3. Elaboração da relação

Para terminar a relação pressiona-se o botão terminar, e é produzido um relatório com os recibos detalhados a enviar à companhia.

Para procurar todas as relações de Cobrança por Companhia, por Mediador ou por estado, é necessário pressionar o botão Procurar. Uma Relação em estado Pendente é uma relação de Cobrança que se encontra pendente de terminar para informar a companhia. Uma Relação de Cobrança Terminada é uma relação de recibos já pronta para ser enviada à companhia. Selecciona-se uma relação e com o botão do lado direito do rato existe a opção Consultar Relação e eliminar (caso haja permissão para tal). Na parte superior da Relação está o nº da relação (número interno) o nome da Companhia de Seguros, o nº de Mediador nessa Companhia e a Data da Relação.

- 130 -

- 131 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

5.4. Relatório

Sistema de mediação de seguros Koolsite

6. PRESTAÇÕES DE CONTAS COM SEGURADORAS 6.1. Conceito Depois de ser efectuada a cobrança dos recibos de seguros das diversas seguradoras, devese fazer uma prestação de contas com cada seguradora para indicar o que se cobrou por recibos de seguros, o que se pagou de estornos e indemnizações de sinistros, e que recibos foram pagos directamente pelos clientes à seguradora. A prestação de contas incorpora informação relativa ao estado de contas do mediador com a seguradora. Existem 3 estados das Prestações de Contas:

5.5. Consulta

• • •

Pendente Enviada Enviada e Terminada

Na lista de Relações de Cobrança podem-se procurar todas as relações Terminadas ou Pendentes. Para procurar uma relação de cobrança são utilizadas facilidades de procura.

6.2. Criar nova prestação de contas

Uma Vez localizada a relação que se pretende consultar, com o botão do lado direito do rato sobre a mesma deve-se seleccionar a opção “Consultar”.

Para Criar uma nova prestação de contas é necessário indicar a Companhia de seguros, o nº de Agente nessa companhia, adicionalmente pode inserir o número da prestação de contas (nº dado pela Companhia), Data da prestação, Data Limite de Liquidação, Entidade, Referência e valor (Estes três últimos campos são opcionais).

Enquanto a relação estiver pendente pode-se alterar qualquer dado, quando se encontra aprovada não permite nenhuma modificação. Se a relação está pendente, é possível eliminá-la tendo permissões para tal, esta operação desmarca todos os recibos, estornos da relação e deixa-os pendentes em cobrança.

É importante indicar, ao criar a prestação de contas, se o mediador vai descontar ou não as comissões na prestação.

- 132 -

- 133 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Ao pressionar o botão Adicionar o sistema automaticamente procura todos os recibos que foram cobrados pelo mediador, os pagamentos directos à seguradora e as indemnizações de sinistros feitas pelo mediador e ainda não apresentadas à seguradora. São feitos todos os cálculos totais pertinentes e é apresentado o seguinte ecrã com o detalhe da prestação com as seguintes secções: • • • •

Cobranças do Mediador Cobranças da Seguradora Sinistros / Reembolsos Resumo

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Em Recibos em Cobrança encontram-se os recibos que estão por cobrar. É necessário indicar a data de emissão a partir da qual se pretende apresentar os recibos, bem como o cobrador ao qual pertencem. Pressionar o botão Procurar. Existe o caso do mediador querer incluir na prestação de contas um recibo que ainda não está cobrado. Para isso selecciona o recibo na lista Recibos em cobrança e arrasta-o para a lista Recibos/estornos Cobrados. Depois deve gravar as alterações. Este recibo cobrado da maneira indicada deixa de estar em cobrança, e mediante um processo automático é gerado uma conta a Receber do cliente, como recibo de pendência pelo valor do seguro. Também são apresentados os movimentos de recibos e estornos pré-datados, ou seja em que a data de cobrança / pagamento é posterior à data da prestação. Estes Movimentos aparecem excluídos, mas se o mediador pretender incluí-los na prestação deve marcar a opção “Omitir Excluídos” para que sejam apresentados e incluídos, tirando a marca de excluídos aos recibos apesar da data posterior de cobrança / pagamento. Em qualquer momento o utilizador pode excluir recibos ou estornos que não pretende declarar na prestação de contas, para isso basta marcar a coluna “Exc.”. Todos os recibos excluídos numa prestação de contas ficam pendentes para entrar na próxima prestação de contas da seguradora correspondente.

6.3. Revisão da Prestação a. Cobros do Mediador Na Secção Cobranças Mediador são apresentados os recibos que foram cobrados pelo mediador e os recibos que se pretende devolver à companhia com um motivo justificado. Na lista Recibos/Estornos Cobrados são apresentados os recibos que foram cobrados em Controlo de Caixa ou que foram relacionados em relações de cobranças e os estornos que foram devolvidos ao Cliente.

Tanto no inicio da prestação como posteriormente o mediador pode indicar se nos cálculos finais de contas as comissões são descontadas ou não. Deve-se alterar o estado de desconto ou não desconto na opção “Dcto. Comissões” (ver imagem). Ao guardar essas alterações são actualizados os resultados na secção “Resumo” da prestação.

Na lista Recibos/Estornos a Devolver são apresentados os recibos que por qualquer motivo se pretendem devolver à companhia.

- 134 -

- 135 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

b. Pagamentos directos na seguradora - Descontos de Comissões Nesta Secção surgem automaticamente os recibos que foram inseridos no sistema de mediação como sendo cobrados pela companhia de seguros assim como, aqueles que o mediador cobrou e não descontou a comissão correspondente naquele momento. Existe sempre a possibilidade do mediador excluir os recibos da prestação de contas. Estas exclusões serão incluídas automaticamente na próxima prestação de contas com a companhia.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

c. Sinistros/Reembolsos Na Secção Sinistros / Reembolsos surgem os valores adiantados pelo mediador ao cliente por conta de determinado Sinistro. Existe sempre a possibilidade do mediador excluir adiantamentos. Estas exclusões serão incluídas automaticamente na próxima prestação de contas com a companhia.

d. Resumo A Secção Resumo divide por rubricas a prestação de contas.

O mediador que não desconta as comissões de seguros nas prestações de contas, normalmente exclui todos os recibos pagos directamente à seguradora, pois o objectivo deste separador é precisamente dar indicação para cobrança dessas comissões.

• Total • Total • Total • Total • Total • Total

de Prémios de Estornos de Comissões Cobranças Mediador Comissões Cobrança Seguradora Sinistros / Reembolsos de Impostos

Ao fim do mês ou quando o Mediador deseje fazer o ajuste de comissões com a seguradora, faz-se uma prestação de contas especifica que inclua só este tipo de recibos de forma a serem considerados posteriormente no processo de liquidação de comissões com a Seguradora que se faz pelo sistema. O mediador que desconta as comissões de seguros inclui na prestação a relação as comissões obtidas pelos recibos pagos directamente na seguradora.

- 136 -

- 137 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

O resumo da prestação de contas pode ser um valor a pagar à companhia ou noutro caso a receber da companhia. Para produzir um documento ou e-mail com o resumo da prestação de contas escolhe-se a opção pretendida e pressiona-se o botão “Resumo Prestação de Contas”. O botão “Movimentos Contabilísticos” apresenta um resumo das contas implícitas no lançamento originado por esta prestação de contas.

e. Envío de Web Service Uma vez completa a prestação de contas envia-se para a seguradora, se para essa seguradora está disponível a comunicação web service correspondente, basta seleccionar a operação: • Criar / Guardar: é criada a prestação no sistema da seguradora. • Aprovar: quando a prestação já está criada esta operação aprova a prestação tanto no sistema da seguradora como no sistema do mediador • Criar/Guardar e Aprovar: cria a prestação no sistema da seguradora e aprova-a tanto no sistema da seguradora como no sistema do mediador. • Imprimir: obter um documento que se produz na seguradora para a prestação. • Após estas operações é necessário pressionar o botão “Executar WebService”. Se houver algum erro no processo, é indicado uma mensagem.

6.4. Aprovação da Prestação Para Seguradoras que não tem a comunicação via WebService e preciso pressionar o botão Aprovar para finalizar a prestação.

6.5. Relatorios Detalhe / Resumo a enviar à Companhia

Sistema de mediação de seguros Koolsite

6.6. Contabilização Se o mediador contratou o sistema de Contabilidade da Koolsite, ao aprovar uma prestação de contas é gerado automaticamente todos os movimentos contabilísticos associados a esta operação e são registados no sistema de Contabilidade de acordo com a parametrização configurada previamente os lançamentos contabilísticos. Estes movimentos podem ser consultados em qualquer momento a partir do sistema de Contabilidade.

6.7. Abertura de Prestação Aprovada No caso de ter sido aprovada uma prestação de contas com erros, esta pode ser alterada sob as seguintes condições: • A prestação de contas não está incluída numa liquidação de contas. • A prestação de contas não ter sido enviada por Web Service para uma Seguradora. • A prestação de contas não está contabilizada no módulo de Contabilidade Koolsite. Ao abrir a prestação esta pode ser consultada ou modificada pelo Utilizador.

6.8. Consulta de Prestação de Contas Na lista de Prestações de Contas podem-se procurar todas as prestações Terminadas ou Pendentes. Para procurar uma prestação de contas são utilizados facilidades de procura. Uma Vez localizada a prestação que se pretende consultar, com o botão do lado direito do rato sobre a prestação deve-se seleccionar a opção “Consultar”. Enquanto a prestação estiver pendente pode-se alterar qualquer dado, se a prestação se encontra aprovada não permite nenhuma modificação. Se a prestação está pendente, é possível eliminá-la uma vez tendo permissões para tal, esta operação desmarca todos os recibos, estornos e indemnizações de sinistros da prestação e deixa-os pendentes de inserção na próxima prestação de contas.

7. LIQUIDAÇÃO DE CONTAS COM SEGURADORAS 7.1. Conceito O Sistema de Mediação de Seguros permite gerir as Prestações a liquidar com as companhias. Uma Liquidação inclui uma ou mais prestações de contas. As liquidações têm o estado: • Pendente (que foram iniciadas o seu registo mas não foram terminadas). • Terminado.

- 138 -

- 139 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

É necessário pressionar o botão Procurar para serem apresentadas as liquidações. A procura pode ser feita por Estado/ Seguradora ou por Estado/Seguradora/Agente.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

7.3. Processamento Na parte superior da janela da liquidação, surgem as indicações da companhia e do número de Agente, o número da relação e a data. Apresenta a possibilidade de indicar a Data Limite de Liquidação. Na lista superior esquerda encontram-se as prestações de contas do mediador com a companhia, que ainda não estão liquidadas. O Mediador pode excluir prestações de uma liquidação. Ao seleccionar uma prestação de contas pode visualizar os recibos que estão nessa prestação. Na lista inferior são apresentados os sinistros reembolsos da prestação que se encontra seleccionada. Na parte inferior é exibido o resumo da Liquidação, ou seja, o total das prestações, quanto a recibos cobrados e estornos devolvidos, comissões a haver, impostos a reter e o valor de sinistros para compensar, dando origem a um valor a pagar ou a devolver à Companhia.

7.2. Nova liquidação Para o registo de uma nova liquidação é necessário indicar o Mediador, a companhia e por fim o código de Agente nessa companhia. Depois de indicados estas informações, deve-se pressionar no botão “Nova Liquidação”. Ao adicionar uma nova liquidação de contas do mediador com a seguradora, o sistema automaticamente procura todas as prestações aprovadas e não liquidadas com essa seguradora, inclui-as numa nova liquidação e executa os cálculos totais correspondentes. Depois é apresentado o detalhe da liquidação de modo a que seja ajustada, caso necessário e, processada.

O Mediador pode excluir prestações contas que não pretenda liquidar nesse momento, nesse caso recalculam-se os totais de resumo da Liquidação. As prestações que são excluídas de uma liquidação ficarão pendentes para a próxima liquidação. Para registar a liquidação como terminada, com o valor a cobrar ou a pagar é necessário pressionar o botão “Confirmar”.

- 140 -

- 141 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

7.4. Confirmação

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Ao completar a informação e guardar o resumo da liquidação é feita a actualização automaticamente.

A janela da Confirmação da Liquidação permite visualizar o detalhe da liquidação com base nas prestações de contas seleccionadas pelo Mediador, indicando o modo de liquidação do montante a pagar / receber. Na parte superior observa-se o resumo da liquidação, e indica-se: • O Valor a pagar ou receber (calcula-se automaticamente, pois é o resumo das prestações de contas) • Cheques à Companhia: o valor das cobranças de recibos de seguro com cheques à ordem da Seguradora, que vão ser descontados no cálculo da liquidação (calcula-se automaticamente). Todos os cheques em nome da Seguradora relacionados com a liquidação são indicados na lista de cheques e Depósitos à Companhia. • Depósitos (Cheques à Companhia): valor dos depósitos feitos à Seguradora de cheques à ordem da mesma (calcula-se automaticamente). Todos os depósitos em nome da Seguradora relacionados com a liquidação são indicados na lista de cheques e Depósitos à Companhia. • Pagamentos/Cobranças: pagamentos e cobranças do mediador para saldar o valor final da liquidação. • Total a pagar/receber: resultado final da liquidação. Ao terminar a liquidação esta pode ficar com um saldo para incluir em próximas liquidações.

7.6. Cheques e Depósitos à Seguradora Na Lista de Cheques e Depósitos à Seguradora relacionam-se: • Todos os cheques em nome da seguradora recebidos pelo mediador na cobrança de recibos das prestações consideradas nesta liquidação e que não tenham sido depositados na conta da seguradora. • Todos os depósitos de cheques em nome da seguradora recebidos pelo mediador na cobrança de recibos das prestações consideradas nesta liquidação e que já foram depositados na conta da seguradora. No caso dos cheques e depósitos na lista são apresentados os seguintes valores: Valor Prestação e Valor de Liquidação. O valor da liquidação pode ser alterado para ajustar a quantia real do cheque a entregar à seguradora.

7.5. Pagamentos e Cobranças Na lista de Pagamentos(+) / Cobranças (-) é indicado como se vai saldar o valor da liquidação. Registam-se vários pagamentos / Cobranças com diversas formas de pagamento e por conseguinte podem-se usar recibos referentes a outras liquidações. Deve-se indicar: • Forma de Pagamento. • Valor. • Referência. • Conta Bancária da Seguradora (se aplicável).

- 142 -

- 143 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

7.7. Recibos de liquidações anteriores

7.11. Consulta

Na lista Contas x Receber / Pagar outras liquidações são apresentados os movimentos de outras liquidações que não ficaram completamente saldadas e que podem ser utilizados na liquidação actual como parte da cobrança (se o movimento é uma conta por receber) ou para ajustar a divida para com a seguradora (se o movimento é uma conta por pagar).

Na lista de Liquidações de Contas com Seguradoras podem-se procurar todas as liquidações Terminadas ou pendentes.

7.8. Terminar liquidação Quando o mediador termine de ajustar a liquidação deve pressionar no botão “Terminar” para a finalizar. Uma vez terminada a liquidação de todas as prestações incluídas ficam no estado Liquidado, também é produzido um movimento de caixa (conta por pagar ou receber) no caso do resultado da liquidação ser diferente de zero, bem como um resumo da liquidação.

Para procurar uma Liquidação de contas são utilizadas facilidades de procura. Uma Vez localizada a Liquidação que se pretende consultar, com o botão do lado direito do rato sobre a liquidação deve-se seleccionar a opção “Consultar”. Enquanto a liquidação estiver pendente pode-se alterar qualquer dado, caso se encontre aprovada, não permite nenhuma modificação. Se a liquidação está pendente, é possível eliminá-la tendo permissões para tal, esta operação desmarca todas as prestações da liquidação e deixa-as pendentes de inserção na próxima liquidação.

7.9. Relatório No ecrã Confirmação da Liquidação pode-se emitir em qualquer momento um relatório resumo. Este relatório também é produzido ao terminar uma liquidação e fica associado a esta através da consulta de documentos.

7.10. Contabilização Se estiver contratado o módulo de Contabilidade Koolsite, ao aprovar uma liquidação são gerados automaticamente os lançamentos contabilísticos associados a esta operação e são registados no sistema de contabilidade de acordo com a parametrização previamente elaborada. Estes movimentos podem ser consultados em qualquer momento no sistema de Contabilidade Koolsite.

- 144 -

- 145 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

8. LIQUIDAÇÃO DE COMISSÕES COM SEGURADORAS

8.2. Nova Liquidação de Comissões

8.1. Conceito

Para o registo de uma nova liquidação é necessário indicar a Seguradora e a data de liquidação. Para o caso de pretender registar uma liquidação para um código de Agente particular é necessário indicar também esse código.

Para os mediadores que não descontam comissões de mediação e cobrança directamente nas prestações de contas, o sistema permite controlar as comissões pendentes de liquidar com as seguradoras. Numa liquidação de comissões com a Seguradora são incluídos todos os recibos de seguros cobrados tanto pelo mediador como pela seguradora que não se encontrem liquidados (cobrados) no período seleccionado. As liquidações têm dois estados: Pendente: São gerados os movimentos de comissões como contas por cobrar por cada recibo ou estorno. Terminado: São gerados os movimentos de cobranças de comissões incluídas na liquidação e é

Uma vez completos os dados, deve-se pressionar o botão “Adicionar”. Ao adicionar uma nova liquidação de comissões do mediador para com uma seguradora, o sistema automaticamente procura todos os recibos de comissões gerados nas prestações terminadas dessa seguradora e que não estão processados numa liquidação de comissões, e inclui-os no controlo com todos os cálculos totais correspondentes. É apresentado o detalhe da liquidação para processamento e ajuste.

8.3. Acerto da Liquidação No ecrã de detalhe da liquidação de comissões é apresentado uma lista com todos os recibos incluídos no controlo. Também é indicado o valor de cada recibo, a prestação de onde foi originada a conta por cobrar e o número de agente nessa seguradora. É indicado também qual o total de comissões a receber da seguradora.

É necessário pressionar o botão “Procurar” para que as liquidações sejam apresentadas no ecrã. A procura pode ser feita por Estado, Estado/Seguradora ou Estado/Seguradora/Agente (no caso da liquidação estiver individualizada por agente).

- 146 -

- 147 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Se o mediador pretender excluir algum recibo de comissões da liquidação deve marcar a coluna “Exc”. Esta operação vai eliminar o recibo do controlo e será apresentado no próximo controlo de comissões. Ao excluir um recibo os totais do controlo de comissões seráo recalculados de imediato.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

8.5. Relatório Em Controlo de Comissões pode-se imprimir em qualquer momento o relatório resumo da liquidação, ao pressionar o botão “Resumo Controlo Comissões”. Este relatório é gerado também quando se termina o controlo de comissões e fica associado, através da consulta de documentos.

8.6. Contabilização Se o mediador tem contratado o sistema de Contabilidade da Koolsite, ao aprovar a liquidação são gerados automaticamente todos os movimentos contabilísticos associados a esta operação e são registados no sistema de Contabilidade de acordo com a parametrização configurada previamente os lançamentos contabilísticos. Estes movimentos podem ser consultados em qualquer momento a partir do sistema de Contabilidade.

8.7. Consulta de Liquidação de Comissões 8.4. Confirmação da Liquidação Depois de ajustada e conferida a liquidação de comissões, o seguinte passo para confirmar a operação é seleccionar a sucursal em que se registará a conta por cobrar do mediador à seguradora.

Na lista de Liquidações de Contas com Seguradoras podem-se procurar todas as liquidações terminadas ou pendentes. Para procurar uma Liquidação de comissões são utilizados facilidades: por estado/companhia ou estado/companhia/agente. Uma Vez localizada a Liquidação que se pretende consultar, com o botão do lado direito do rato sobre a liquidação deve-se seleccionar a opção “Consultar”. Enquanto se a liquidação estiver pendente pode-se alterar qualquer dado, caso se encontre aprovada, não permite nenhuma modificação. Se a liquidação está pendente, é possível eliminá-la uma vez tendo permissões para tal, esta operação desmarca todos os movimentos da liquidação e deixa-os pendentes para a inserção na próxima liquidação.

Ao pressionar o botão “Aprovar”, são gerados os movimentos de cobranças de todos os recibos de contas por cobrar da liquidação e é gerado um movimento com o valor total por cobrar do mediador à seguradora. Adicionalmente é gerado um relatório resumo de todos os movimentos da liquidação, este resumo destina-se ao envio para a seguradora.

- 148 -

- 149 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

9. LIQUIDAÇÃO DE COMISSÕES COLABORADORES

9.2. Novo controlo de comissões

9.1. Conceito

Para o registo de uma nova liquidação de comissões é necessário indicar:

Através desta opção o mediador faz a gestão e controla as comissões pagas a prospectores e cobradores. Uma liquidação de Comissões de Colaboradores inclui todos os recibos cobrados num período indicado. As liquidações têm dois estados: Pendente: é gerado um movimento da comissão por pagar (prospecção/cobrança) para cada recibo do mediador. Estes movimentos são apresentados como contas por pagar no controlo de caixa e podem-se consultar no “Extrato CC” na ficha do colaborador. Terminado: é gerado um movimento de pagamento da comissão para cada recibo, de modo a liquidar todas as contas por pagar relacionadas. Também é gerado um movimento com o total de comissões. Estes movimentos são registados no controlo de caixa e podem-se consultar no “Extrato CC” na ficha do colaborador.

• Colaborador. • Data de Controlo – data da liquidação. • Período Desde – Até: datas correspondentes aos recibos a serem considerados. • Comissão: tipo de liquidação – prospecção, cobrança ou ambas. Depois de completar a informação é necessário pressionar no botão “Adicionar”. Ao adicionar um novo controlo, o sistema automaticamente fará a procura de todos os recibos e estornos cobrados ou pagos pelo colaborador no período indicado, e será calculada a comissão correspondente a cada um com base na comissão do mediador e na definição de comissões na ficha do colaborador. São efectuados automaticamente os cálculos dos totais. Depois será apresentado o detalhe da liquidação para o seu processamento e ajuste.

9.3. Acerto de comissões No ecrã de detalhe do controlo da liquidação de comissões de colaboradores é apresentada na parte superior informação relativa ao mesmo: Colaborador, Data de Controlo, Período Desde – Até, Tipo de Comissão e número da relação de controlo. Na parte inferior são apresentados dois separadores:

Para que sejam apresentados os controlos de liquidação registados no sistema, é necessário pressionar o botão “Procurar”.

• Detalhe das Comissões • Resumo dos totais calculados

A procura pode ser feita por Estado do Controlo ou por Estado e Colaborador.

- 150 -

- 151 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Em “Detalhe das Comissões” são apresentados todos os recibos a liquidar com o colaborador. Inclui informação relativa a clientes, prémios, comissões e impostos. O utilizador responsável por este controlo pode excluir os recibos ou estornos que pretenda, recalculandose automaticamente os totais.

Sistema de mediação de seguros Koolsite

Esta aprovação automática gera os movimentos de contas por pagar aos colaboradores e um relatório com o resumo da liquidação.

9.5. Relatório

Por defeito os controlos de comissões são calculados com base na comissão bruta do colaborador. No caso do mediador pretender calcular as comissões do colaborador sobre as suas comissões líquidas então deve seleccionar a opção Comissão Liquida no menu da lista (ver imagem). Guarde as alterações.

No ecrã de Resumo pode-se consultar o relatório resumo da Liquidação, pressionando o botão “Resumo Controlo Comissões”. Este relatório é produzido no momento em que se termina a liquidação e fica associado a esta na consulta de documentos.

9.6. Contabilização Se o mediador tem contratado o sistema de Contabilidade da Koolsite, ao aprovar a liquidação são gerados automaticamente todos os movimentos contabilísticos associados a esta operação e são registados no sistema de Contabilidade de acordo com a parametrização configurada previamente os lançamentos contabilísticos. Estes movimentos podem ser consultados em qualquer momento a partir do sistema de Contabilidade.

9.4. Confirmação da liquidação Após os ajustes no separador Detalhe de Comissões, verifica-se o Resumo, e se estiver tudo correcto pode-se processar a liquidação. Para terminar a liquidação é necessário indicar a que mediador e sucursal se vai atribuir o recibo resultante, e finalmente pressionar o botão “Aprovar”.

- 152 -

- 153 -

Sistema de mediação de seguros Koolsite

9.7. Consulta de Liquidação de Comissões

10.2. Consulta movimentos do recibo

Na lista de Liquidações de Comissões dos Colaboradores podem-se procurar todas as liquidações terminadas ou pendentes.

Para consultar um recibo é preciso indicar:

Para procurar uma Liquidação de comissões são utilizados facilidades: por estado/ colaborador.

• Seguradora • Número do Recibo Pressionar o botão “Procurar”, é apresentada uma lista com todas as operações realizadas neste recibo.

Uma Vez localizada a Liquidação que se pretende consultar, com o botão do lado direito do rato sobre a liquidação deve-se seleccionar a opção “Consultar”. Enquanto, caso a liquidação esteja pendente pode-se alterar qualquer dado, caso se encontre aprovada, não permite nenhuma modificação. Se a liquidação está pendente, é possível eliminá-la tendo permissões para tal, esta operação desmarca todos os movimentos da liquidação e deixa-os pendentes para a inserção na próxima liquidação.

10. ACOMPANHAMENTO DE RECIBOS 10. Conceito Esta Opção facilita o controlo das operações de um recibo. Nesta consulta detalha-se todos os movimentos do recibo, desde a entrada no sistema de mediação de seguros até ao seu estado actual.

- 154 -

- 155 -

Koolsite Soluções Informáticas, Lda. Tel.: +351 21 4812460 / 9 Fax: +351 21 483 98 10 http://www.koolsite.pt