prueba Libro inducción ferrocortes s by FERROCORTES

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Calle 29D No. 55-205 Conmutador (4) 448 4340 Medellín, Colombia. Calle 8Sur No. 50FF-85 (4) 361 0606 Medellín, Colombia Diagonal 30 No. 54-98 Sector Ceballos. (5) 667 0523 Cartagena de Indias, Colombia Email: ferrocortes@ferrocortes.com.co – http://www.ferrocortes.com.co

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TABLA DE CONTENIDO: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

GESTIÓN HUMANA SST CALIDAD CONTROL INTERNO EPICOR SISTEMAS COSTOS COMUNICACIONES PRODUCCIÓN DIBUJO INVENTARIOS-MATERIALES DESPACHOS CONTABILIDAD CARTERA FACTURACIÓN COMPRAS IMPORTACIONES MANTENIMIENTO RECEPCIÓN SEDE BELÉN-SEDE CARTAGENA (LO REVISAMOS)

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INDUCCIÓN CALIDAD La inducción de calidad es general para todo el personal en general, ya que es un proceso transversal a la empresa, los temas son: • • • • • • • • • • • • • • • • • •

En que consiste un sistema de gestión de la calidad Enfoque por procesos Que es un proceso y sus características. Deberes y responsabilidades frente al sistema de gestión de la calidad. Mapa de procesos de FERROCORTES. Enfoque basado en procesos. Misión, visión y política integral de FERROCORTES. Explicación breve de la norma ISO 9001 y explicación de la certificación Auditorías internas y externas. Producto no conforme, quejas y reclamos y devoluciones clientes. Portal SGI y sus características, en caso de ser administrativo, se le indica que se debe solicitar para su ingreso y seguimiento al proceso respectivo. Indicadores de procesos y la importancia de los seguimientos, además definiendo el tipo de acciones y mejoras. Certificados de calidad y sus características. Calidad del producto y los registros que se generan para el monitoreo y satisfacción de los Clientes. Metrología y cuidados de los equipos de medición. Ensayos que se realizan en FERROCORTES (dureza y líquidos penetrantes) Mejora continua.

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ÁREA DE COSTOS Responsables: -

Alexander Villada Alvares, Líder de Costos Ana Cristina Cano Santana, Auxiliar de Costos

Temas detallados para la inducción de personal nuevo, clasificado como Administrativos, Comerciales, de Producción y Logística. Dependiendo de su cargo se amplían temas en particular. TEMAS ADMINISTRATIVOS Procedimientos de Objetivo principal Costos área de costos Costos producción

de -

COMERCIAL del Objetivo principal área de costos

Costos de producción Costos directos Costos Indirectos ¿qué son los CIF? Ciclo de venta y fabricación de un Producto Terminado Tipos de Inventarios

PRODUCCIÓN COMERCIAL del Objetivo principal del área Objetivo principal de costos área de costos

Costos de producción Costos directos Costos Indirectos ¿qué son los CIF? Ciclo de venta y fabricación de un Producto Terminado Tipos de Inventarios Énfasis en los procesos productivos de FERROCORTES

Costos de producción Costos directos Costos Indirectos ¿qué son los CIF? Ciclo de venta y fabricación de un Producto Terminado Tipos de Inventarios Solicitud de consumibles

del

Costos de producción Costos directos Costos Indirectos ¿qué son los CIF? Ciclo de venta y fabricación de un Producto Terminado Tipos de Inventarios, detallado MP, PT, NN (Almacén de Insumos y Suministros) Énfasis en los procesos productivos de FERROCORTES

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Recursos y Grupos de Recursos

Explicación términos EPICOR

de -

Costos de Mano de Obra Reporte de Tiempo y Gasto

Rentabilidad Esperada

Mano de Obra Directa Mano de Obra Indirecta Reporte de tiempos de producción Manual Reporte de tiempos de producción en línea -

Explicación de términos EPICOR Tipos de Maquinas y Procesos productivos Mano de Obra Directa Mano de Obra Indirecta

Reporte de tiempos de producción Manual Reporte de tiempos de producción en línea Énfasis en el ciclo productivo y la consulta de Ordenes de Venta - Detalle y manejo de una Ruta Trabajo Diferencia entre: Diferencia entre: - Rentabilidad de la - Rentabilidad de la cotización cotización - Rentabilidad Estimada - Rentabilidad Estimada - Rentabilidad Final - Rentabilidad Final

Explicación de términos EPICOR Tipos de Maquinas y Procesos productivos Mano de Obra Directa Mano de Obra Indirecta

Reporte de tiempos de producción Manual - Reporte de tiempos de producción en línea - Énfasis en el ciclo productivo - Entrega de ID de usuario - Detalle y manejo de una Ruta Trabajo - Detalles y manejo de la ventana MES Diferencia entre: - Rentabilidad de la cotización - Rentabilidad Estimada - Rentabilidad Final

Explicación de términos EPICOR Tipos de Maquinas y Procesos productivos Mano de Obra Directa Mano de Obra Indirecta

Reporte de tiempos de producción Manual - Reporte de tiempos de producción en línea - Énfasis en el ciclo productivo y la consulta de Ordenes de Venta - Detalle y manejo de una Ruta Trabajo Diferencia entre: - Rentabilidad de la cotización - Rentabilidad Estimada - Rentabilidad Final

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DESPACHOS •

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Descripción general del proceso (se refiere todo el proceso desde que inicia con la recepción de los documentos realizados por facturación sea remisión o factura, a partir de estos empiezo a distribuir las rutas calculando pesos y mirando la longitud y el volumen del material para asignar el carro y proceder a separar el material en bodega para cargar el carro). Descripción de nuestra flota Controles en el área Inspección de los vehículos Transportes con terceros Traslados entre plantas Ubicación material en planta Cobro fletes Nota: la inducción es general para todo el personal que ingresa lo único que cambia es que al área comercial se hace especial énfasis en el cobro de fletes y en la lista de exentos que maneja la empresa.

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MANTENIMIENTO Lo temas que tratar en la inducción de mantenimiento son: PERSONAL ADMINISTRATIVO • • • •

PERSONAL DE PLANTA • • • • • • •

Revisar los mantenimientos en la carpeta de general Se da una charla acerca de los diferentes tipos de mantenimiento Se habla sobre los mantenimientos en las diferentes sedes Se realiza retroalimentación sobre los peligros que hay en las diferentes maquinas Se muestra video sobre cómo trabajan los puentes grúa Se hace énfasis en el reporte de las anomalías en las maquinas Se muestra video de uso correcto de eslingas y cadenas

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COMUNICACIONES Transferir las directrices a los empleados, difundir los valores de la compañía entre la plantilla, informar sobre los recursos y posibilidades, dar a conocer los productos y servicios o fomentar la cultura de la organización son claves La comunicación en ferrocortes se divide en 2 partes Comunicación interna y comunicación externa COMUNICACIÓN INTERNA : con la que se pretende mantener informados y coordinados a los miembros de la organización, fomentar el feedback entre los diferentes integrantes, generar climas laborales positivos y colaborando en el logro de los objetivos de la organización con los siguientes planes de trabajo: -Desarrollo de programas de comunicación desde, y para otras áreas de la compañía colaborando con las áreas internas: Trabajar con distintas áreas ofrece una oportunidad única para aprender y relacionarse con otros. Y así traer como consecuencia la posibilidad de aumentar la influencia, tanto a nivel de función como personal, en los procesos organizativos. - Creación de ayudas audiovisuales para reuniones generales y de líderes: En cualquier momento que se requiera, se brinda apoyo a diferentes áreas de la empresa realizando contenidos visuales que aporten a sus requerimientos. - Colaboración en la preparación de manuales de políticas y procedimientos: Unificar la imagen de la empresa en todas sus sedes, realizar una marcación con la identidad de Ferrocortes en las carteleras con cabezotes, marcación de cada oficina y espacios de trabajo. - Actualización de contenidos en sharepoin mensual - Participar en la planeación y producción de programas de comunicación: Esto abarca una amplia variedad de actividades, que van desde la edición del boletín interno hasta la producción de publicidad externa, pasando por la distribución masiva de circulares, la administración de

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tableros de avisos, la producción de material audiovisual, la preparación de reuniones, la organización de fiestas y eventos especiales, la elaboración de materiales didácticos, etcétera. - Actualización de carteleras institucionales: mensualmente se actualiza la información en carteleras para ser transmitidas tosas las noticias y actualidades para mantener informado al publico interno de Ferrocortes. - Ferronoticias: Mensualmente se realiza boletín ferronoticias con la información interna de la empresa y es publicado en carteleras y vía email - Elementos audiovisuales: Se realiza un constante aporte audiovisual para llegar a públicos internos y externos de la empresa. COMUNICACIÓN EXTERNA: dirigida a dar a conocer la actividad empresarial fuera de la compañía y recopilar la retroalimentación procedente de otros actores de la sociedad. En este caso, la comunicación organizacional está compuesta por las relaciones públicas, la publicidad, los folletos informativos, los comunicados y notas de prensa, las publicaciones y edición en la web o redes sociales, entre otros de la siguiente manera: -

Gestionar, analizar, monitorizar y optimizar toda la presencia online - Redes sociales Vinculación empresas en redes sociales. Seguir y monitorizar las publicaciones, analizando su aceptación por parte de los usuarios y medir el número de votos (me gusta, favoritos, +1 etc.), el número de comentarios y las veces que se comparte el contenido. Monitorizar todas las publicaciones y novedades del sector en redes sociales, páginas web, revistas, noticias etc.. creación de contenido atractivo y de calidad, construir, gestionar y administrar las redes sociales como Facebook y LinkedIn creando y manteniendo relaciones con los clientes. Comunicación Masiva por Medios Externos, Campañas por revistas – Internet - Eventos públicos- vallas publicitarias - banners de la empresa en sitios web. ( Gestión en páginas amarillas, baners en publicar y gestión en google) Relaciones públicas: Visitas a planta, Invitación a un cóctel o Desayunos de trabajo con clientes potenciales. Establecer una comunicación directa y efectiva con los clientes habituales, fidelizarlos, Generar lazos y brindar información. Realizar visitas a Universidades: Universidad Pontificia Bolivariana, Universidad Autónoma Latinoamericana,I.U Pascual Bravo, Universidad de San Buenaventura Calle 29D No. 55-205 Conmutador (4) 448 4340 Medellín, Colombia. Calle 8Sur No. 50FF-85 (4) 361 0606 Medellín, Colombia Diagonal 30 No. 54-98 Sector Ceballos. (5) 667 0523 Cartagena de Indias, Colombia Email: ferrocortes@ferrocortes.com.co – http://www.ferrocortes.com.co

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Campañas de mercadeo: Emplear una estrategia centrada en e-mailing aprovechando la base de datos actualizada para realizar promociones e incentivar los públicos mediante redes sociales, campaña seo-sem en google y pág. Web, comunicación móvil y telefónica Página web: Posicionamiento seo y sem, actualización de portafolios, contenidos, página web corporativa, redacción de todo tipo de comunicados que requiera la empresa, etc. Material POP: Incrementar, variar y crear nuevo material POP para fidelizar al cliente con productos de utilidad como Llaveros, relojes, encendedores, memorias usb con videos empresariales, calcomanías, pisa papeles de escritorios, blocks de notas, bolsas de mercado, gorras, tazas, vasos, etc. Desarrollo de herramientas audiovisuales: Crear e implementar ayudas audiovisuales para llegar a los clientes internos y externos. Toma y edición de fotografías, videos y creación de posts.

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TEMAS COMPRAS • • -

Proceso de compras Funciones del departamento de compras con respecto de todas las dependencias para con compras, ventas informar costos de todas las cotizaciones que se solicitan al departamento y después de confirmada la venta realizar la compra después de haber cotizado y negociado el mejor precio para la compra.Compras para inventario – generalmente esto lo solicita juan camilo M y para Cartagena Julio Jiménez con autorización de juan Gonzalo M, se cotiza y se valida con Juan Gonzalo para que él apruebe, ya después s ele informa a Cartagena para que realicen la orden de compra Almacén – recibir todas las solicitudes de compras con su respectiva requisición , cotizar y consultar con Don Alex Montoya lo que se vea anormal.

Producción – atenderles cotizaciones de material y agilizar la entrega de productos para el buen funcionamiento de la plata. —pedir la chatarra cuando la requieran Gerencia ----realizar todos los informes solicitados por la gerencia Contabilidad – aclarar todos los temas respecto a diferencias con facturas y estar pendiente de que lleguen las notas créditos solicitadas Calidad ---- solicitar a los proveedores todas las fichas técnicas y cualquier duda que tenga el área de calidad de la empresa. Auxiliar de compras es la encargada de realizar la compra de papelería – mercado, dotación, esto después de que almacén monte la requisición y se cotice con varios proveedores. Manejo de caja menor monto máximo para compra por caja menor es hasta 100.000 Manejo de transporte nacional ---- se consigue el transporte para toda mercancía desde Medellín a diferentes ciudades y de cualquier parte de Colombia a ferrocortes, se cotiza y se está informando en que va el proceso al que lo solicite Mensualmente se consolida los consumibles en consignación con la empresa Acerta y se le pasa informe a Erika Gaviria Se está pendiente de todas las solicitudes que don Gonzalo haga para la finca, con la asesoría de Anderson Hincapié Manejo de cotizaciones se realiza cotizaciones de todo lo solicitado en la empresa con varios proveedores Especificar las personas que están autorizadas para aprobar las compras Manejo de vales taxi Requisiciones que montan los asesores – almacén

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INDUCCION CONTABILIDAD 1. TEMA: CONTABILIDAD BASICA -

Definición de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y utilidad. Ejemplos de transacciones y el objetivo de la contabilidad.

2. TEMA: IMPUESTOS -

Retefte, IVA, renta, ICA. Autorretención, régimen común, régimen simplificado, gran contribuyente Ejemplos y casos prácticos.

3. TEMA: MANEJO DE BASES DE DATOS

Importancia de la creación de terceros Medios magnéticos.

Inducción personal nuevo Facturación 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Tipos de facturas: Se relacionan las facturas Contado, Crédito y Anticipado. Remisiones: En qué momento se debe de hacer una Remisión ya sea de embarque o de orden de venta. Recibos de Caja Provisional: Se deben hacer por anticipos o pagos totales de pedidos o facturas. Facturas Anuladas de Contado: Se anulan las de contado por belen y las de crédito por guayabal. Covicheque: Entidad que nos avala los cheques ya sean al día o posfechados. Formas de Pago: Efectivo, Datafono, Consignación, Cheque o PSE. Calle 29D No. 55-205 Conmutador (4) 448 4340 Medellín, Colombia. Calle 8Sur No. 50FF-85 (4) 361 0606 Medellín, Colombia Diagonal 30 No. 54-98 Sector Ceballos. (5) 667 0523 Cartagena de Indias, Colombia Email: ferrocortes@ferrocortes.com.co – http://www.ferrocortes.com.co

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INDUCCIÓN EPICOR (PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE PLANTA): •

¿Qué es un ERP? Un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un software que cuenta con un conjunto de módulos que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario y la contabilidad.

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¿Cuál es la diferencia de Epicor respecto a otros softwares ERP? ¿Por qué Epicor en FERROCORTES? Además de Epicor, en el mercado pueden encontrarse varios softwares ERP (SAP, SIESA, DYNAMICS, entre otros) cada uno con unas características distintas. Epicor se diferencia de estos en ser un software internacional que es estricto en el manejo del inventario y robusto en la administración que le da a toda la información de producción y proyectos, áreas de negocio que Ferrocortes visualiza fortalecer. Además de tener la funcionalidad de realizar cambios o mejoras dentro de él. Conociendo que un ERP es para la “Planificación de Recursos Empresariales” y las funcionalidades y ventajas que tiene Epicor, FERROCORTES ha optado por este ERP para que le ayude a controlar, centralizar y gestionar la información.

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¿Cómo trabajaba FERROCORTES antes de implementar Epicor? Desde sus inicios FERROCORTES se ha caracterizado por querer llevar su información y procesos de una manera organizada y ágil apoyándose de algún software. Todo comenzó con un desarrollo llamado “Acero” el cual fue realizado por una empresa externa y la cual realizo este programa según las indicaciones y necesidades que el Gerente veía convenientes. Con el tiempo se decidió comprar el código fuente de “Acero” para realizar los cambios internamente en la compañía y así fue como utilizando nuevas técnicas y lenguajes de programación se dio inicio Calle 29D No. 55-205 Conmutador (4) 448 4340 Medellín, Colombia. Calle 8Sur No. 50FF-85 (4) 361 0606 Medellín, Colombia Diagonal 30 No. 54-98 Sector Ceballos. (5) 667 0523 Cartagena de Indias, Colombia Email: ferrocortes@ferrocortes.com.co – http://www.ferrocortes.com.co

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a un software con una mejor interfaz y funciones, llamado AceroNet. El cual permitió que se pudiera seguir evolucionando y adquiriendo más características. Pero al pasar del tiempo seguían apareciendo nuevas tecnologías de desarrollo que permitían ser más flexibles y rápidos y el departamento de desarrollo de software de FERROCORTES crea una versión de este software de interfaz web llamado “AceroWeb”, el cual funcionaba abriendo un link en internet Explorer. FERROCORTES siguió creciendo y al igual que la empresa, la información que generaba con cada uno de sus procesos era cada vez más, acompañado de eso y de la visión que se tiene de la empresa surge la necesidad de adquirir un sistema de información que lograra coordinar, centralizar y organizar la empresa, para afrontar nuevos retos y así es como se piensa en un software ERP.

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Explicación general de la estructura de Epicor. Epicor tiene una estructura jerárquica, la cual parte de lo más Global que es la Compañía hasta llegar a lo especifico que son los Programas. Esta estructura ayuda a modelar en el software la empresa y cómo funcionan sus procesos. Los niveles de esta jerarquía son: 1. Compañía: Representa a FERROCORTES, es donde se crean configuraciones generales para el resto del software. Epicor es un software multicompañía, es decir dentro del ERP se pueden tener varias compañías, ejemplo: Si el gerente o la Junta directiva crearan una nueva empresa para que maneje las importaciones, esta se podría incorporar al software sin problemas. 2. Sede: Representa las sucursales de la empresa, Guayabal, Belén y Cartagena. Actualmente contamos con una sede Virtual llamada Aduana que sirve para el control de la mercancía que se importa. 3. Modulo: Representa las áreas de la compañía como y lleva agrupaciones de las operaciones que pueden realizar en el sistema mediante programas.

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4. Submódulos: Representa las divisiones que existen en las áreas de la compañía. Ejemplo: Admón de materiales está compuesto por: - Administración de inventario. - Embarques/recepciones. - Administración de compras. - Importaciones. - Entre otras.

5. Programas: Es donde el usuario del sistema interactúa con el Software. Existen 3 tipos de programas. - Programas de Preparación. - Programas de Operaciones Generales - Programas de informes. Estructura de Epicor(Menú).

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Extensiones de Epicor: Epicor es un Software portable y de gran flexibilidad. Debido a que permite realizar cambios dentro de él y además poder ejecutarse en diferentes dispositivos. Algunas de ellas son: 1. MES: Utilizado en la toma de tiempos en planta, ayudando con esto a realizar de una manera más ágil la forma de reportar el tiempo trabajado por los operarios. Se ejecuta en equipos que cuentas con pantallas táctiles. 2. Hand Held: Dispositivo que cuenta con un láser para leer códigos de Barra y códigos QR, el cual es utilizado por el área logística para procesos de inventarios. 3. Epicor Web: Actualmente no se posee en FERROCORTES, pero es la versión de Epicor que se puede acceder desde un navegador web. Calle 29D No. 55-205 Conmutador (4) 448 4340 Medellín, Colombia. Calle 8Sur No. 50FF-85 (4) 361 0606 Medellín, Colombia Diagonal 30 No. 54-98 Sector Ceballos. (5) 667 0523 Cartagena de Indias, Colombia Email: ferrocortes@ferrocortes.com.co – http://www.ferrocortes.com.co

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Aplicación Móvil de Inventarios. Es una aplicación que se puede instalar actualmente en dispositivos móviles Android, la cual fue diseñada para ayudar a realizar los inventarios cíclicos de la empresa. • Reglas de Negocio de FERROCORTES modeladas en Epicor 1. Ventas rápidas: Materiales completos y cortes de ejes. 2. Fabricaciones de mostrador: Cortes de láminas (láminas, discos, figuras), cortes de perfilería y servicios. 3. Fabricaciones y proyectos. • Cadena de procesos de un pedido dentro de Epicor.

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¿Cómo se desarrolla el proceso de producción de un pedido en Epicor? Etapas que componen un proceso de producción en Epicor: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

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Creación de una orden de trabajo (Job). Programación de producción. Emisión de materiales. Reporte de tiempos reales de producción. Inspección de calidad. Revisión y cierre del Job. Recepción de producto terminado a inventarios.

AceroEpicor: ¿Qué es y por qué en FERROCORTES? Procesos automatizados por AceroEpicor. 1. 2. 3. 4.

Surge de la necesidad de mantener la agilidad en el servicio. Gestionar las ventas que no requieren demasiados procesos productivos. “Columna vertebral del área comercial". Desarrollo creado para la toma de pedidos de mostrador, que realiza de forma automática, partiendo de estándares, la cadena de procesos de EPICOR.

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INDUCCIÓN SISTEMAS El departamento de sistemas está clasificado como un proceso de apoyo y por tal razón su trabajo está enfocado al servicio de sus clientes internos y la continuidad del negocio. •

Conformación del área de sistemas. El área de sistemas está integrada por 3 secciones: 1. Área de análisis y desarrollo: Encargada de mejoras y adecuaciones a los sistemas de información de la empresa. 2. Área de soporte: Se ocupa de prestar atención a los usuarios de equipos informáticos, como por ejemplo daños en PC, impresoras, permisos de navegación. 3. Infraestructura: Presta el servicio de seguridad y respaldo de los servidores y seguridad perimetral de nuestra información. Es realizado por un outsourcing llamado Control IT

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Cuantas de usuario inicio de sesión. Los empleados que utilizarán equipos de cómputo y correo se les crea una cuenta en nuestra organización, con la cual podrán acceder al equipo asignado, a la mesa de ayuda y a la plataforma de office 365. Esta cuanta por lo general es la inicial del primer nombre y el apellido y para acceder a office 365 es la misma cuenta acompañada de @ferrocortes.com.co Se recomienda cambiar la contraseña al iniciar sesión por primera vez y esta contraseña aplica para: mesa de ayuda, inicio de equipo y office 365 Calle 29D No. 55-205 Conmutador (4) 448 4340 Medellín, Colombia. Calle 8Sur No. 50FF-85 (4) 361 0606 Medellín, Colombia Diagonal 30 No. 54-98 Sector Ceballos. (5) 667 0523 Cartagena de Indias, Colombia Email: ferrocortes@ferrocortes.com.co – http://www.ferrocortes.com.co

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Cuenta de usuario Epicor. Igualmente se creará una cuenta para acceder a el sistema ERP de la empresa llamado Epicor, la cual será conformada por la primera inicial del nombre y el primer apellido. Esta cuenta contará con los permisos adecuados según el área del empleado y funciones, la contraseña de este usuario es independiente a la de la cuenta de inicio de sesión.

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Mesa de ayuda. La mesa de ayuda es un conjunto de servicios destinados a la gestión y solución de todas las posibles incidencias relacionadas con las tecnologías de la información y comunicación. Con la mesa de ayuda se pueden recibir reportes de fallos (Incidencias), requerimientos de software, hardware, informes, entre otros tipos de solicitudes. Además, se podrá consultar información, resolución de dudas y seguimiento de problemas. En el escritorio del computador asignado se encontrará un icono llamado “Mesa de Ayuda”. Por el cual se accede a esta aplicación.

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Office 365. Se trata de un servicio de suscripción que ofrece las herramientas web que permiten acceso a correo, documentos, contactos y calendarios desde casi cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Las herramientas que posee son: 1. correo electrónico y calendario. 2. Office Web Apps (Excel, Word, PowerPoint). 3. SharePoint sitios web y colaboración. 4. Skype y teams (mensajería instantánea y conferencias en línea). 5. One Drive (Guardar documentos en la nube. 1024 GB de espacio). 6. Planner (Grupos de colaboración y equipos de trabajo). 7. Forms (Para realizar encuestas). 8. PowerBI (Inteligencia de negocios).

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De este modo es posible trabajar cómo, cuándo, y dónde se requiera, lo que permite responder de manera oportuna peticiones importantes de FERROCORTES. •

Impresoras. Se instala impresora más cercana a la estación de trabajo asignada al usuario, al igual un usuario para que se pueda escanear.

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Teléfono. Se configura extensión telefónica y teléfono. 1. Para llamar local salida con el 9 y número al que desea llamar. 2. Para llamar a Celular 03 y el número de celular. 3. Para llamar a Cartagena extensiones: 501, 502, 503 o 504. Políticas del área de sistemas: 1. Política de puertos USB: Los equipos de cómputo tienen los puertos USB deshabilitados, esto debido a genera un riesgo de infección de virus. 2. Política navegación: Se tienen filtros de navegación según las funciones a desempeñar, al igual que se deshabilita la navegación a páginas de pornografía, ocio, violencia entre otros. 3. Política de instalación de software: está prohibido la instalación de software que no cuente con la licencia correspondiente. 4. Cuidado de Equipos informáticos y de computo: el usuario será encargado del buen uso de los equipos suministrados por la empresa.

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INDUCCION AREA DIBUJO Para las áreas que no tienen que ver mucho con producción se hace una pequeña presentación de que hace nuestra área en específico desde la toma del pedido hasta la finalización. Desglosamos a continuación los temas a tratar para personal diferente a producción y comercial • Presentación personal del área • Presentación formato de propiedad del cliente • Proceso de dibujo (Desde plantilla física, plano enviado por cliente, o visitas técnicas) • Proceso de planos para fabricaciones • Información técnica de los planos • Registro fotográfico de fabricaciones realizadas • Proceso desde plantilla física, plano enviado por cliente, o visitas técnicas hasta culminación de proyectos todas estas se muestran por medio de registro fotográfico. Para el área comercial se debe profundizar más, ya que estas áreas deben trabajar en conjunto. Se inicia de la siguiente manera • • • • • • • •

Presentación personal del área Como interactúan el área de dibujo con Epicor (Requerimiento de creación de partes, oportunidad de cotización, creación de ingenierías, requisición áreas de compras y cotización de proveedores para subcontratos) Actualmente no se explicaba el sistema pronest pero por los nuevos módulos se debe incluir en las inducciones ya que por medio de este podemos mostrar el alcances de las maquinas CNC y de los inventarios que manejara dicho programa. Como es el trato de las plantillas de propiedad del cliente (formato a diligenciar, ubicaciones de plantillas en la planta. Como se sacan los desarrollos de algunas piezas que fabricamos Aplicaciones en el celular para apoyar el área Información técnica de los planos Registro fotográfico de fabricaciones realizadas Calle 29D No. 55-205 Conmutador (4) 448 4340 Medellín, Colombia. Calle 8Sur No. 50FF-85 (4) 361 0606 Medellín, Colombia Diagonal 30 No. 54-98 Sector Ceballos. (5) 667 0523 Cartagena de Indias, Colombia Email: ferrocortes@ferrocortes.com.co – http://www.ferrocortes.com.co

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IMPORTACIONES Desde nuestra área consideramos importante mencionar los siguientes temas para el personal nuevo, teniendo en cuenta que solo hacemos esta inducción al personal administrativo: 1. Leve introducción a los materiales importados y el proceso de compra de los mismos. Los principales materiales que importamos son: •

Barras: principalmente importamos 1020, 1045, 4140, barra perforada, barra inoxidable y fundición.

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Láminas: A36, A572, A131, 1045 y antiabrasivas.

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Perfilería: Ángulos, platinas y vigas.

También se comercializan otros materiales, pero en menor proporción y normalmente se adquieren por compra nacional. Para la adquisición de estos productos, por lo regular recibimos una necesidad desde la gerencia o el departamento comercial para posteriormente solicitar las cotizaciones a los proveedores. La decisión de compra depende de la gerencia quien nos indica las cantidades y el proveedor a quien enviar la orden de compra. 2. Documentos básicos de una importación: Para nacionalizar la mercancía ante la DIAN es obligatorio presentar factura comercial original y documento de transporte (en nuestro caso Bill of Lading pues la mayoría las traemos marítimas); sin embargo, para facilitar las operaciones logísticas también solicitamos lista de empaque y certificado de origen. Adicionalmente y como parte de nuestro sistema de calidad es de obligatorio cumplimiento solicitar los certificados de calidad de los materiales sin excepción.

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3. Importaciones del grupo G3; involucrados, proceso y dinámica del grupo: Existen materiales de los cuales nos exigen cantidades mínimas de compra y en algunas ocasiones no alcanzamos a cubrir dichas cantidades mínimas, como solución a este inconveniente se ha creado un grupo de empresas importadoras para realizar los pedidos en conjunto. El grupo está conformado por las compañías Aceroscol en Cali, Ferroindustrial en Itagüí y Ferrocortes en Medellín, cada una de estas compañías debe adquirir la responsabilidad de importar el material correspondiente a las otras dos y la responsabilidad se traslada cada año. 4. Numeración de las importaciones de acuerdo con el punto anterior. Para control interno y teniendo en cuenta el punto anterior, cada importación tiene un numero de consecutivo que está conformado por: •

Sufijo: IF (importación Ferrocortes) o IG (importación Grupo)

•

Dos últimos dígitos del año al que pertenece.

•

Consecutivo ascendente.

Según lo anterior, la numeración de las importaciones se da de acuerdo con su origen de compra y la fecha, ejemplo: IF_1801. Periódicamente se envía desde el grupo de importaciones los reportes del estado de las importaciones para programaciones internas, las mismas se deben identificar con el consecutivo. 5. Operaciones cambiarias: Luego de realizar una nueva compra internacional se genera una obligación de pago al exterior al proveedor con quien se hizo la negociación, dependiendo del tipo de condiciones que se tengan con los proveedores se debe hacer el seguimiento respectivo a las fechas pactadas para el pago de facturas. Desde el departamento de importaciones se deben realizar los pagos a las obligaciones con los proveedores del exterior, para esto contamos con dos cuentas de compensación (cuenta en dólares en el exterior), la cuenta es alimentada por el departamento financiero y desde importaciones se le da manejo y se generan los reportes obligatorios al Banco de la Republica y a la DIAN como entes reguladores.

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El mercado cambiario es bastante regulado en Colombia pues se cuentan con altos índices de criminalidad, por lo tanto, el manejo de estos pagos es monitoreado constantemente y conlleva una gran responsabilidad. 6. Archivo de importaciones y su obligación legal: Derivado al tema anterior, el departamento de importaciones tiene la obligación legal de conservar toda la documentación que se genere en cada una de las importaciones, desde los documentos básicos como factura y documento de transporte hasta las facturas de gastos de agenciamiento, transporte nacional y todos aquellos documentos requeridos para la nacionalización y traslado de la carga. Se cuenta con un archivo virtual en la herramienta SharePoint y un archivo físico, el cual se debe administrar y vigilar constantemente. 7. Consultas en Epicor. Para facilitar algunos procesos nos apoyamos en las diferentes consultas que nos permite el sistema Epicor, las más relevantes son: •

Inventario y puntos mínimos de reorden: esta consulta nos permite revisar los niveles de inventario y los puntos mínimos de reorden, es decir, las cantidades mínimas de cada material antes de realizar una nueva compra. Dentro de esta consulta también se pueden visualizar las compras pendientes por llegar y las ventas de cada material por determinados periodos de tiempo.

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Resumen de los documentos de importación: esta consulta nos permite visualizar los números de los documentos de cada una de las importaciones como numero de factura, documento de transporte, DO de la agencia de aduanas y los documentos relacionados en Epicor a cada importación (requisición, orden de compra, ID, entre otro

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INVENTARIOS Temas: 1. Líneas de materiales fuertes importadas por FERROCORTES. ❖ Barras ❖ Laminas ❖ Vigas ❖ Ángulos 2. Tipo de materiales (clase según la norma ASTM) LAMINAS: ❖ ❖ ❖ ❖ ❖

A36 todos los formatos A572 formato solo 8x20 SAE 1045 LAMINA formatos no definidos A131 formato 8x20 laminas solo comercializadas por la sede de Cartagena XCHD O ABRAZO láminas de resistencia a la fricción

VIGAS: ❖ HEA material A572 ❖ IPE material A572 o A36 ❖ HEB material A572

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ANGULOS: ❖ A36 material solo a 6 mts ya sea en pulgadas o milimétricos BARRAS: ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖

1020 torneados 1045 torneado y forjados 4140 torneados FUNDICION nodular y perlitica ACEROS INOX T-304 BARRAS PERFORADAS 1518 Este material se maneja en la sede de belén, pero la recepción de las importaciones se hace por la sede guayabal.

3. Trazabilidad de los materiales. ❖ Los materiales en planta se pintan de una forma la cual no ayuda a la identificación de la importación con la cual llego, en el canto de la lámina o ya sea el frente de las vigas o los ángulos se pinta de la siguiente forma. AÑO MES Para todo el año el color es igual, lo que cambia es el mes.

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4. Ubicación y descargue de materiales ❖ Según la distribución de la empresa los materiales se descargan lo mas cercano posible y de la manera mas acertada para que producción y despacho dispongan de ellos sin mayores contratiempos. Con la implementación de EPICOR la planta se dividio por UBICACIÓN lo cual nos permite un mayor control en los inventarios 5. Salida de materiales ❖ Por medio de un JOB se le entrega el material a producción para ser procesado ❖ A despachos el material se embarca directamente desde el sistema con su lote y ubicación. 6. Líneas de material que no importa la empresa 6.1 Hay una serie de líneas de material que ferrocortes no importa como son: ❖ PLATINAS ❖ VARILLAS LISAS Y CORRUGADAS ❖ TUBOS (ESTRUCTURALES, PHR, REDONDOS, CUADRADOS, RECTANGULAES Y SCH 40)

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PROCESO PRODUCCIÓN TÍTULO Descripción general proceso productivo

DESCRIPCIÓN ADM. En Epicor. El proceso inicia en el momento que se recibe una orden de venta ingresada por el área comercial, que posteriormente es procesada a través de la creación y programación de del un Job (orden de producción), procesamiento y verificación del producto terminado por parte X del área de calidad.

Los aspectos que se deben tener en cuenta por parte de quien ejecuta la orden de producción son: 1. Consecutivo del job. Contenido de una Ruta de 2. Producto para procesar. Trabajo 3. Material para procesar. 4. Operaciones para realizar. 5. Planos y/o plantillas relacionados con el pedido. 6. Cantidades para procesar. Se explica la maquinaria con la que se cuenta, capacidades y especificaciones técnicas: 1. Máquinas y tipos de corte en frio (cizalla) y caliente (Pantógrafos). Cortes con plasma y oxicorte. Máquinas y procesos 2. Roladora de chapa y curvadora de perfiles. X productivos 3. Dobladoras de 330 Ton y 170 Ton. 4. Soldadura. Nota: se amplía cada máquina en caso de personal operativo. Se explica los tipos de materiales que se manejan, especificaciones técnicas y aplicaciones X generales para cada tipo. Manejo de inventario físico Se da indicaciones de la forma como se lleva el reporte de materiales que van a ser utilizados para cada orden de producción. 1. Tener clara cuánto material se va a consumir. Calle 29D No. 55-205 Conmutador (4) 448 4340 Medellín, Colombia. Calle 8Sur No. 50FF-85 (4) 361 0606 Medellín, Colombia Diagonal 30 No. 54-98 Sector Ceballos. (5) 667 0523 Cartagena de Indias, Colombia Email: ferrocortes@ferrocortes.com.co – http://www.ferrocortes.com.co

OP.

X X

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2. Solicitar el material al área de inventarios (reportar). Esto aplica para los casos en que se utiliza formatos completos. Utilización del sistema Epicor, interfaz MES: 1. Forma de ingreso al sistema. Reporte de tiempos 2. Asignación de usuario. 3. Reporte de actividades directas (job). 4. Reporte de actividades indirectas. Reporte de Producto No Dar aviso al líder encargado cuando ocurra una eventualidad de un producto que no cumpla Conforme con las especificaciones técnicas.

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RESEPCIÓN

AREA

RECEPCIÓN

TEMAS -

FUNCIONES DEL PBX

DIRECCIONAMIENTO DE LLAMADAS (Como se clasifican las llamadas y según a que área o personas correspondan para ser dirigida a la ext. Asignada.)

ATENCION AL CLIENTE Y DIRECCIONAMIENTO DE VISITANTES EXTERNOS (Recibir los visitantes que llegan a la empresa, anunciarlos y direccionarlos al área correspondiente.)

RECIBIR Y ENTREGAR CORRESPONDENCIA TANTO INTERNA COMO EXTERNA. (recibir toda la correspondencia que llega a la empresa, radicarla, escanearla y entregarla al área o persona encargada.)

-DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA ENTRE SEDES. (La correspondencia interna se entrega, entre sede Belén y Guayabal a través de la mensajería interna y lo que corresponde a Cartagena, mensajería externa. MANEJO DE CAJA MENOR INV. LA GAVIOTA:(Manejo de caja menor Inv. La Gaviota)

-DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOSS CONTABLES: (Se digitaliza toda la documentación contable generada como: GESTIÓN EGRESOS, RECIBOS DE CAJA, NOTAS CONTABLE, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DEBITO, FACTURACIÓN CLIENES, se le lleva un DOCUMENTAL control por consecutivos y verifica que todo este correcto para luego de ser digitalizada se pueda archivar, esto de las 3 sedes.