Digitalisierung als Schlüssel zur optimalen

Stakeholder-Kommunikation

„PRaktivium“ diskutierte mit Julia Hofmann, Investor Relations Managerin bei der Bechtle AG. Sie berichtet, wie die Digitalisierung im Unternehmen zu einer besseren Stakeholder-Kommunikation führen kann und welche Herausforderungen im Bereich des Reportings gemeistert werden müssen.

Marlies Aust: Die Bechtle AG legt laut ihrer Unternehmenswebsite viel Wert auf Nachhaltigkeit. Wie wird diese Nachhaltigkeit nach außen kommuniziert?

Julia Hofmann: Der Bereich Nachhaltigkeitskommunikation wird schon seit vielen Jahren von einer Kollegin betreut. Seit letztem Jahr haben wir auch einen Nachhaltigkeitsmanager, der uns dabei unterstützt. Allerdings gibt es hier Neuerungen: Die Abteilungen bleiben bestehen, doch zukünftig wird der Fokus darauf liegen, integriert zu berichten. Wir werden daher ab diesem Geschäftsjahr den Nachhaltigkeitsbericht mit dem Geschäftsbericht zusammenlegen.

Aust: Also stehen hier Veränderungen bereits an?

Hofmann: Genau, hier kommen Veränderungen auf uns zu. Aber auch in Sachen der Nachhaltigkeitskommunikation gibt es viel Bedarf und es wird auch viel getan. Das sieht man auch auf unserer Website. Dort findet man Strategien wie unsere Nachhaltigkeitsstrategie oder auch die Klimaschutzstrategie.

Aust: Das heißt, auch in der Nachhaltigkeitskommunikation sind neue Anforderungen dazugekommen?

Hofmann: Ja, genau. Es gibt eine ganze Menge von Standards, nach denen berichtet werden muss und ständig neue Vorschriften, die umgesetzt werden müssen. Außerdem sind Erhebungen notwendig. Dafür haben wir jetzt ein System, in dem alle Nachhaltigkeitskennzahlen gesammelt werden, auf die wir zugreifen können. Früher für den Nachhaltigkeitsbericht und demnächst dann auch für den integrierten Bericht.

Aust: Wie weit ist bei Ihnen die Digitalisierung der Berichte bereits umgesetzt worden? Hat hier Covid-19 eine Rolle gespielt?

Hofmann: Einen digitalen Bericht haben wir im Moment nicht. Wir bespielen unsere Website mit Inhalten, die sehr von der Unternehmenskommunikation gesteuert werden. Wir sind im Moment an dem Punkt, die Nachhaltigkeitsberichterstattung zu integrieren und anschließend das Thema des Online-Berichts und der Geschäftsbericht-Digitali- sierung neu anzugehen. Deswegen waren wir auch bei der Digital Reporting Convention in Wien. Das war auch super interessant und hat uns darin bestärkt, dass wir das Thema neu angehen müssen. Wir haben das Projekt jetzt trotzdem hintangestellt, weil wir nicht zwei so große Themen noch in diesem Jahr (Anm: das Interview wurde im Oktober 2022 geführt) beginnen möchten. Das hängt damit zusammen, dass die Flut an Information so groß geworden ist. So viele Informationen müssen auch in den integrierten Bericht hineingepackt werden. Als normales PDF vom Print-Geschäftsbericht lässt sich das gar nicht mehr darstellen. Wir werden daher auf eine digitale Geschäftsberichterstattung und Nachhaltigkeitsberichterstattung umstellen. Wir haben mit der Integration des Berichts früh angefangen und die ersten Kapitel sind bereits in Arbeit. Das ist spannend und herausfordernd, und es macht Spaß, neue Sachen auf den Weg zu bringen.

Aust: Welche Chancen bringt die Digitalisierung Ihrer Meinung nach mit sich?

Hofmann: Ich denke, man kann besser filtern. Also Informationen filtern, gerade für die unterschiedlichen Stakeholder. Sodass sie sich, wenn ein Bericht gut aufbereitet ist, speziell ihre Informationen aus der Informationsflut herauspicken können. Hier haben wir schon gute Beispiele gesehen, wo dann nach Nachhaltigkeitsthemen, bestimmten Finanzzahlen und Key Performance Indicators gefiltert werden kann. Ich glaube, das kann man ganz gut darstellen, wenn man es digital aufbereitet.

Aust: Sehen Sie bei gewissen Stakeholdern besonders viel Potenzial? Denken Sie, dass eine unterschiedliche Aufbereitung für Stakeholder notwendig ist?

Hofmann: Diese Filtermöglichkeit bietet sicher auch die Gelegenheit, Berichte unterschiedlich aufzubereiten. Unsere Analyst*innen können sich ihre wichtigen Daten dann zusammenstellen. Auch die Mitarbeiter*innen können sich ihre Themen heraussuchen. Meiner Ansicht nach bringt die Digitalisierung der Berichte einen Mehrwert für all unsere Stakeholder. Der Digitalisierungsprozess ist ein großer und langer Prozess, den man richtig planen muss. Gerade auch mit dem Hintergedanken, welche Stakeholder man mit welchen Informationen versorgen möchte. Das muss gut durchdacht sein.

Aust: Gibt es hier auch interne Vorgaben, die bei der Umsetzung der Digitalisierung berücksichtigt werden müssen?

Hofmann: Das Reporting muss natürlich unserem Corporate Design Manual entsprechen. Auch die Website muss berücksichtigt werden, damit alles in den Unternehmensauftritt passt. Es gibt sicher auch einen engen Austausch mit der Nachhaltigkeitsabteilung und auch mit der Unternehmenskommunikation.

Aust: Gibt es gewisse Schwerpunkte, auf die Sie beim Reporting setzen?

Hofmann: Es gibt natürlich erstmal die gesetzlichen Vorschriften. Wir berichten nach den International Financial Reporting- sowie Global Reporting Initiative-Standards. Natürlich müssen wir auch den Corporate Governance Bericht inkludieren. Dann eben noch die Standards aus der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Das ist schon ganz schön viel, wenn man das alles abdeckt. Wir haben auch den Anspruch, transparent zu berichten und die Mitarbeitenden im Bericht miteinzubeziehen. Natürlich sind die Finanzzahlen und KPIs, die gerade für die Investor*innen, Aktionär*innen und Analyst*innen wichtig sind, ein wichtiger Bestandteil. Dementsprechend dick ist auch unsere Printausgabe. Wenn wir jetzt integriert berichten, wird sie nochmals dicker. In unserem Printprodukt steckt ganz viel Herzblut und wir arbeiten hier seit vielen Jahren erfolgreich mit einer Agentur zusammen. Die Fotos für den Geschäftsbericht sind uns besonders wichtig, die möchten wir auch weiterhin beibehalten. Als IT-Unternehmen muss man aber auch aufgeschlossen sein. Vor allem der digitale Bericht muss gut gemacht sein.

Aust: Sie haben bereits die Environmental Social Governance (ESG)-Richtlinien angesprochen. Das heißt, Sie nehmen auch bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung Rücksicht auf diese?

Vor 14 Jahren startete Julia Hofmann ihre Karriere bei der Bechtle AG und ist seitdem im Bereich der Investor Relations tätig. Sie ist verantwortlich für die Organisation der Finanzkommunikation und Hauptversammlung sowie für die Erstellung von Finanzberichten. Die Bechtle AG ist Ansprechpartnerin für IT-Architekturen und IT-E-Commerce-Anbieter*innen.

Hofmann: Auf jeden Fall. Der Corporate Governance Bericht wird von meinem Kollegen aus der Investor-Relations-Abteilung erstellt. Wir legen auch viel Wert auf unsere Mitarbeiter*innen, indem wir Elektroautos und zugehörige Ladestationen zur Verfügung stellen. Bekanntlich steht das S in ESG für Social und ist uns daher auch besonders wichtig. Wir achten darauf, unsere Mitarbeiter*innen in all unseren Überlegungen miteinzubeziehen.

Aust: Welche Chancen sehen Sie bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung?

Hofmann: Wir sehen Chancen darin, dass man sich gegenüber der Konkurrenz positioniert. Aber auch die Chance transparent zu berichten und glaubwürdig zu sein, speziell auch bei den Nachhaltigkeitsthemen. Vor allem für ein Handelsunternehmen ist es noch einmal etwas anderes, als für ein produzierendes Unternehmen. Nachhaltigkeitsthemen wie Klimaschutz werden bei uns gelebt und vor allem von der Geschäftsleitung sowie dem Vorstand unterstützt.

Aust: Gibt es bei der Erstellung bestimmte Stakeholder auf die besonders Acht gegeben werden muss?

Hofmann: Ja, definitiv. Zuerst einmal die Investor*innen, für die zahlenlastige und transparente Informationen wichtig sind. An sie ist der Geschäftsbericht auch in erster Linie gerichtet. Unsere Jahresübersicht mit den Key Performance Indexes nutzen auch unsere Vertriebsmitarbeiter*innen gerne für Kund*innen. Etwa 30 Prozent unserer Kund*innen kommen aus dem öffentlichen Sektor und hier werden oft Verträge ausgeschrieben. Dafür müssen dann viele Zahlen geliefert werden. Aber auch Kund*innen selbst, Mitarbeiter*innen und auch die Finanzwelt schauen öfters in den Geschäftsbericht. Ebenso die Designer. Unser Geschäftsbericht hat bereits vor ein paar Jahren einen DesignPreis gewonnen. Das hat natürlich mit dem Bericht in dem Sinne nichts zu tun, aber es zeigt doch, dass uns der Bericht wichtig ist. Die Gestaltung und Aufbereitung von Informationen sind auch gar nicht so einfach, in unserer Branche. Wir haben keine Produkte, die wir vorstellen und zeigen können. Denn wie ein Computer aussieht, weiß jeder. Das macht nicht so viel her.