11. Verantwoordingsverklaring Het bestuur onderschrijft de principes van de Code Goed Bestuur voor Goede Doelen. De uitgangspunten van deze code zijn: • Binnen de instelling is de functie ‘toezicht houden’ (vaststellen of goedkeuren van plannen en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk gescheiden van het ‘besturen’ dan wel van de ‘uitvoering’. • De instelling werkt continu aan een optimale besteding van middelen, zodat effectief en doelmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de doelstelling. • De instelling streeft naar optimale relaties met belanghebbenden, met gerichte aandacht voor de informatieverschaffing en de inname en verwerking van wensen, vragen en klachten. Hieronder lichten we toe hoe dit bij de Fietsersbond in zijn werk gaat. 1. Binnen de Fietsersbond is de functie ‘toezicht houden’ (vaststellen of goedkeuren van plannen en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk gescheiden van het ‘besturen’ dan wel van de ‘uitvoering’. Conform de Code Goed Bestuur voor Goede Doelen wordt de volgende functiescheiding aangehouden: • De ledenraad houdt toezicht. • Het bestuur bestuurt. • Het landelijk bureau, onder leiding van de directie, voert uit. 2. De Fietsersbond werkt continu aan een optimale besteding van middelen, zodat effectief en doelmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de doelstelling. Het werkplan van de Fietsersbond is ingericht volgens de SMART-principes (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden). In het jaarverslag vormen de gestelde doelen uit het werkplan de leidraad voor de verslaglegging. Door deze opzet van het werkplan en jaarverslag komen ook niet (volledig) gerealiseerde doelen aan de orde. Ieder jaar maken we een financiële begroting en een urenbegroting per medewerker en per activiteit. De begroting (geld en uren) wordt ieder jaar in oktober-november opgesteld voor het daaropvolgende jaar. Op dat moment zijn nog niet alle reacties binnen op subsidieverzoeken. Deze komen in de loop van het jaar binnen en hebben een eigen begroting.
Wekelijks registreren de medewerkers de gemaakte uren in het tijdschrijfsysteem en worden facturen ingeboekt in de projectadministratie. Aan de hand van de maandelijkse rapportage volgen projectleiders en het managementteam de besteding van de uren en de budgetten en kan indien nodig bijgestuurd worden. De meeste werkzaamheden worden uitgevoerd door eigen medewerkers. Daar waar specifieke kennis nodig is, maken we gebruik van derden. Beleidsmedewerkers en medewerkers voorlichting besteden zo min mogelijk tijd aan ondersteunende werkzaamheden binnen de projecten. Deze worden verricht door projectondersteuners. Het managementteam (MT) van het landelijk bureau bespreekt nieuwe activiteiten voor aanvang. In het MT wordt onder meer aandacht besteed aan de inbedding van een nieuwe activiteit in de organisatie en vindt afstemming plaats tussen bestaande activiteiten en de nieuwe activiteit. Via het interne sociale netwerk Yammer houden alle medewerkers elkaar op de hoogte van ontwikkelingen en voortgang in de projecten. Regelmatig worden plenaire bijeenkomsten gehouden waar medewerkers een project of activiteit bespreken. Doel hiervan is om elkaar te informeren en werkzaamheden op elkaar af te stemmen. 3. De Fietsersbond streeft naar optimale relaties met belanghebbenden, met gerichte aandacht voor de informatieverschaffing en de inname en verwerking van wensen, vragen en klachten. Onze belanghebbenden zijn alle fietsers in Nederland en mensen die geïnteresseerd zijn in fietsen. Ook beleidsmakers hebben een belang bij de Fietsersbond, omdat we hen ondersteunen bij het voeren van goed fietsbeleid. De leden en vrijwilligers van de Fietsersbond hebben natuurlijk een specifiek belang, omdat zij zich actief willen inzetten voor beter fietsbeleid. Wij communiceren op diverse manieren met deze belanghebbenden, met als doel hen te informeren over ons werk en te luisteren naar de reactie daarop en de wensen van de belanghebbenden. De Fietsersbond heeft een landelijke website en meer dan 60 websites van lokale afdelingen. Via deze websites informeren we geïnteresseerden en kunnen zij reageren, melding maken van ongewenste fietssituaties en klachten indienen. Op Fietsersbond.nl vinden bezoekers jaarverslagen, onafhankelijke consumenteninformatie, informatie over verkeersveiligheid en lokaal, regionaal en landelijk actueel nieuws. 41
