Guide «Minerais de conflit»
Commission mixte Environnement & Recyclage Avril 2015
Sommaire
[4] Clause de non-responsabilité Remerciements 1. Objectifs 6 2. Synthèse du texte officiel 6 a. Quels minerais sont impactés ? 6 b. Quels pays sont visés ? 8 c. Quel planning ? 8 d. Les 3 étapes de conformité pour les entreprises soumises au Dodd Frank Act 9 • Définition de la notion de « nécessité » des 3TG dans la fonction ou dans le process • Définition d’une valeur limite de déclaration des 3TG 3. Actions à entreprendre 11 a. Votre société est concernée si 11 b. Les pièces de rechange 11 c. Cas particuliers de matériaux recyclés ou de déchets 12 d. Recommandations sur les actions à entreprendre 12 • ETAPE 1 : INFORMER VOTRE DIRECTION • ETAPE 2 : ETABLIR UN SYSTEME DE GESTION • ETAPE 3 : ETABLIR UNE STRATEGIE DE COMMUNICATION • ETAPE 4 : FAIRE LE SUIVI ET ETABLIR LA QUALITE DES REPONSES • ETAPE 5 : COMPILER LES REPONSES ET INFORMER LES CLIENTS e. Quels sont les audits possibles ? 16 ANNEXE 1 : LOGIGRAMMES 18 ANNEXE 2 : Exemple de lettre à envoyer aux fournisseurs 22 ANNEXE 3 : Carte des mines et routes commerciales de RDC sous le contrôle de groupes armés 24 ANNEXE 2 : Illustration de la présence des 3TG dans une voiture 25 •
ETAIN et dérivés
•
TUNGSTENE et OR et leurs dérivés
• TANTALE et dérivés ANNEXE 5 - Devoir de diligence (« Due Diligence ») 28 • ETAPE 1 – ÉTABLIR DES SYSTÈMES SOLIDES DE GESTION DE L’ENTREPRISE • ETAPE 2 – IDENTIFIER ET EVALUER LES RISQUES ASSOCIES A LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT • ETAPE 3 – CONCEVOIR ET METTRE EN ŒUVRE UNE STRATEGIE POUR REAGIR AUX RISQUES IDENTIFIES. • ETAPE 4 – AUDIT • ETAPE 5 – COMMUNICATION SOURCES 31 GLOSSAIRE 31
[5]
La FIEV remercie les membres de la Commission Mixte Environnement et Recyclage qui ont participé à l’élaboration de ce guide : Denis BAUWENS - CHASSIS BRAKES INTERNATIONAL, Salima DRIDI - CHASSIS BRAKES INTERNATIONAL, Sébastien KAH - FAURECIA INTERIEUR INDUSTRIE, Gérald NAIGEON - JTEKT EUROPE SAS Hugues BOUCHER - SFEPA
Ce document est présenté en toute bonne foi et reflète les meilleures connaissances des experts des équipementiers de l’industrie automobile française, ainsi que l’état des techniques à la date de publication. Cependant, il est nécessaire de rappeler aux utilisateurs de ce document que le texte du Dodd Frank Act est la seule référence juridique. Par conséquent, les informations et les recommandations du présent document ne sont pas juridiquement contraignantes. La Fédération des Industries des Equipements pour Véhicules (FIEV) ou les membres de la FIEV qui ont participé à l’élaboration du présent document rejettent toute responsabilité en ce qui concerne son contenu ou découlant de son utilisation.
[6]
1. Objectifs Le Dodd-Frank Act est une loi américaine qui demande aux entreprises enregistrées à la « Securities and Exchange Commission » (SEC) de déclarer, dans un rapport annuel, l’utilisation et la provenance des minerais d’or, d’étain, de tantale, de tungstène et de leurs produits dérivés. Les entreprises soumises à cette règle, comme les constructeurs automobile américains, ou celles qui souhaitent s’y soumettre volontairement doivent donc interroger leur chaine d’approvisionnement. L’objectif de ce guide est de résumer les bonnes pratiques sur les démarches à engager en tant que fournisseur de rang 1, rang 2,... rang N non enregistré à la SEC, et de présenter les outils à mettre en place pour répondre aux exigences des clients.
2. Synthèse du texte officiel La règle finale des « Conflict Minerals » est publiée dans la section 1502 du « Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act » du 22 août 2012 (l’Acte proprement dit a été signé par le président Obama le 21 juillet 2010). C’est donc une règle de déclaration à la « Securities and Exchange Commission » (SEC). Seules les entreprises qui sont cotées sur la place de Wall Street sont soumises au devoir de reporting. Cependant, ces sociétés demanderont (directement ou indirectement) à toutes les sociétés de leur chaine d’approvisionnement de les renseigner sur l’utilisation de minerais de conflit.
a.
Quels minerais sont impactés ?
La section 1502 du Dodd-Frank Act vise les minerais qui servent à produire les 3TG : Tantalum (Tantale), Tin (Etain), Tungsten (Tungstène) et Gold (Or). Le texte vise en fait les minerais de base (la cassitérite, la colombite-tantalite ou coltan, la wolframite et le minerai d’or) et leurs dérivés. Le Secrétaire d’Etat peut, à tout moment, ajouter un minerai à cette liste. Cet ajout sera notifié dans le Registre Fédéral. Un délai d’un an sera alors appliqué avant la prise en considération.
La liste en vigueur des substances concernées, issues de ces minerais (242 substances en janvier 2015), est disponible dans IMDS en sélectionnant le groupe de substances nommé « Conflict Minerals ». Dans le reste du guide, le terme « 3TG » couvre les minerais de conflit et les substances dérivées.
[7]
Cassitérite - CAS# : 7440-31-5 Elément Chimique : Etain [Sn] Applications (non exhaustif) : Platines et soudures, verres, catalyseurs (mousses polyuréthane, caoutchouc silicone), stabilisant thermique du PVC
Colombite-Tantalite
CAS# : 7440-25-7 Elément Chimique : Tantale [Ta] Applications (non exhaustif) : Composants électroniques (condensateur, LCD, GPS, ADAS,...), alliages, outils de coupe
Wolframite
CAS# : 7440-33-7 Elément Chimique : Tungstène [W] Applications (non exhaustif) : Electrodes, câbles, pièces d’usure (outils), alliages, soudures
Or
CAS# : 7440-57-5 Elément Chimique : Or [Au] Applications (non exhaustif) : Joaillerie, électronique, connectique, catalyseurs (pile à combustible), communication et aérospatial
[8] b.
Quels pays sont visés ?
Les pays « couverts » par le Dodd-Frank Act sont la République Démocratique du Congo (RDC) et les 9 pays voisins, c’est-à-dire qui partagent une frontière internationalement reconnue avec la RDC : Congo, République Centre Africaine, Sud Soudan, Uganda, Rwanda, Burundi, Tanzanie, Zambie, Angola. Le Dodd-Frank Act impose aussi au Département d’Etat des Etats-Unis (State Department) d’émettre une carte des mines et routes commerciales de RDC. Ces cartes sont disponibles à l’adresse https://hiu.state.gov/Products/.
Sud Soudan Uganda République Centre Africaine
Rwanda Burundi
République du Congo
Tanzanie Zambie
République Démocratique du Congo Angola c.
Quel planning ?
Les rapports sur les minerais de conflit couvrent les périodes du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Le rapport doit être remis à la SEC au plus tard le 31 mai de l’année suivante. Le premier rapport sur l’année 2013 doit être remis le 31 mai 2014. Les clients peuvent donc exiger de la part de la chaine d’approvisionnement des délais plus courts afin de remplir le rapport final dans les temps. Janvier 2013
Déc. 2010 Proposition des règle SEC Juill. 2010 Ratification du Dood Frank Act
Janvier 2014
31 Mai 2014 1er rapport à la SEC Août 2012 Règles finales SEC
Janvier 2015
31 Mai 2015 2e rapport à la SEC
• « Conflict Minerals Free » • Not « RDC conflict Free » • Underteminable
Janvier 2016
31 Mai 2016 3e rapport à la SEC
{
Janvier 2012
{
Janvier 2011
• « Conflict Minerals Free » • Not « RDC conflict Free »
[9] d.
Les 3 étapes de conformité pour les entreprises soumises au Dodd-Frank Act
La règle finale fait état de 3 étapes uniquement pour les sociétés soumises à l’obligation de reporting à la SEC, par exemple, les constructeurs automobile américains.
ETAPE
1
ETAPE
•
La société doit déterminer si ses produits (manufacturés ou achetés) contiennent des minerais de conflit et si ces minerais sont: • nécessaires à la fonctionalité du produit, • nécessaires au process de production.
•
Si les minerais ne sont pas présents ou nécessaires au produit ou process, les étapes suivantes ne sont pas nécessaires. S’ils sont nécessaires et dans la chaine d’approvisionnement après le 31/01/2013, alors passer à l’étape 2.
•
La société doit déterminer si ces minerais de conflit nécessaires à son produit ou process proviennent des pays couverts par le Dodd-Frank Act.
2
• Mener une enquète à travers la chaine d’approvisionnement (RCOI: Reasonable Country of Origin Inquiry). • Ne concerne pas les minerais issus du recyclage (recycled or scrap source)
ETAPE
3
•
L’étape 3 n’est nécessaire que s’il y a une preuve ou raison de supposer que les minerais proviennent de RDC ou de pays voisins.
•
La société qui a des minérais de conflit provenant des pays concernés doit: • Mener un enquête en respectant le devoir de diligence (voir annexe), basée sur un processus reconnu nationalement ou internationalement (typiquement le Guide OCDE). Le but de l’enquête est de déterminer si le minerai finance ou non des groupes armés. • Remplir si nécessaire un Rapport sur les Minerais de Conflit.
[ 10 ] Définition de la notion de « nécessité » des 3TG dans la fonction ou dans le process : Selon les recommandations de la SEC, un minerai de conflit est « nécessaire à la fonctionnalité » du produit, si une ou plusieurs des conditions suivantes sont remplies (source [1], p82) : •
Il est ajouté intentionnellement au produit ou dans un des composants du produit et il n’est pas un sous-produit apparaissant lors du process
•
Il est nécessaire à la fonction généralement prévue du produit, à son utilisation ou à son objectif
•
Il est ajouté pour des fonctions primaires ornementales ou de décoration (ex : Un collier en or, source [1], p88)
Selon les recommandations de la SEC, un minerai de conflit est « nécessaire à la production » du produit (source [1], p82), s’il est contenu dans le produit final et introduit volontairement lors du process du produit, y compris pour un sous-composant assemblé dans le produit et si le minerai de conflit est nécessaire à la production du produit. •
Par exemple, un catalyseur contenant un des 3TG mais ne laissant pas de résidu dans le produit ne serait pas déclarable. Il est pourtant déclarable si une trace de 3TG se retrouve dans le produit final (source [1], p85 et p90).
•
Par exemple les traces d’étain contenues dans les aciers inoxydables sont considérées comme des contaminants, qui ne font pas partie des spécifications du produit et qui n’ont pas de fonction dans l’acier. Dans ce cas, l’étain n’est pas soumis à déclaration (source [1], p91).
Définition d’une valeur limite de déclaration des 3TG : Il n’y a pas de seuil minimum de présence de 3TG. Ils sont donc à déclarer, quel que soit le taux contenu, même s’ils ne sont présents que sous forme de trace dans le produit (source [1], p91).
[ 11 ]
3. Actions à entreprendre a.
Votre société est concernée si :
Votre société est enregistrée auprès de la SEC : Votre société émet des rapports (Section 13(a) ou 15(d) de l’Exchange Act de 1934) à la SEC. Vous avez donc en charge de collecter les données dans toute votre chaine d’approvisionnement. Certains constructeurs qui n’ont pas de devoir envers la SEC ont décidé de se conformer aux règles des « Conflict Minerals ». Cette obligation concerne autant les produits manufacturés ou achetés, que l’outil de production. Votre société n’est pas enregistrée auprès de la SEC : Vous faites partie de la chaine d’approvisionnement, quel que soit votre rang dans cette chaine. Dans ce cas, vous devez déclarer à votre client la présence des 3TG ou de leurs dérivés dans les matières, produits ou composants que vous lui fournissez. Il s’agit donc de faire une recherche raisonnable du pays d’origine des substances. Cette réglementation ne concerne pas les « consommables » qui sont approvisionnés par la société et consommés sur place (huile de coupe, outil coupant, ordinateur de bureau, chaussures de sécurité…) ni les machines-outils utilisées dans le process (source [1], p90).
b.
Les pièces de rechange
Le Dodd-Frank Act n’impose le devoir de déclaration des minerais de conflit qu’aux sociétés enregistrées à la SEC. Ce devoir s’applique notamment à tout produit acheté. Ainsi, si vos pièces de rechange sont vendues à un réseau de distributeurs qui est luimême enregistré à la SEC, alors le réseau se doit de vous demander la provenance des minerais 3TG dans vos produits. Si un réseau de distribution n’est pas enregistré directement à la SEC, il n’est pas soumis à la réglementation. Il se peut tout de même qu’il se soumette volontairement à la réglementation et vous demande de déterminer la provenance des minerais 3TG contenus dans vos produits.
[ 12 ] c.
Cas particuliers de matériaux recyclés ou de déchets
Définition de matériaux recyclés ou réutilisés : la définition est similaire à celle de l’OCDE (Source [3], p12). •
Dans le cadre de cette définition, il faut informer votre client que les matériaux sont issus du recyclage. Ils sont alors déclarés comme « DRC conflict free » (c’est-à-dire ne contenant pas de minerais ou dérivés provenant des pays couverts par le Dodd-Frank Act et finançant des groupes armés). Cependant, le client peut vous interroger sur la véracité de la déclaration. Le client devra ainsi mener une enquête pour remplir son « devoir de diligence ».
•
Il est donc recommandé, dans le cas d’une déclaration d’utilisation de substances provenant exclusivement de recyclage, de documenter pour votre compte les preuves de la source ou d’en faire la demande à votre fournisseur.
•
Dans le cas d’une utilisation de 3TG provenant de matériaux recyclés ou de déchets, il est important de bien le renseigner dans IMDS.
d.
Recommandations sur les actions à entreprendre
Il s’agit des métaux récupérés dans les produits de consommation finale ou les déchets après consommation, ou des déchets de métaux issus de la fabrication des produits. Les métaux recyclés comprennent les matériaux métalliques excédentaires, obsolètes ou défectueux, et les déchets de ces matériaux contenant des métaux affinés ou transformés se prêtant au recyclage dans la production de l’étain, du tantale, du tungstène et/ou de l’or. Les minerais partiellement transformés, non transformés ou qui sont des sous-produits d’autres minerais n’entrent pas dans la catégorie des métaux recyclés.
Le Dodd Frank Act s’impose aux entreprises enregistrées à la SEC dans l’étape 3 des règles finales des « Conflict Minerals » (c.f. chapitre 2.4). Ce principe n’est, a priori, pas imposé à toute la chaine logistique, bien que certains points soient essentiels pour la mise en œuvre de la réponse à votre client. Le Devoir de Diligence (« Due Diligence ») est décrit plus en détail dans l’annexe 2. Le travail demandé par vos clients, consiste à rechercher de manière raisonnable le pays d’origine (RCOI – « Reasonable Country of Origin Inquiry ») des minerais 3TG contenus dans vos produits. Dans l’esprit de la règle, il s’agit de déterminer si les minerais extraits participent au financement de groupes rebelles armés. Il faut pour cela vous appuyer sur votre réseau de fournisseurs, lesquels vont eux-mêmes se tourner vers les leurs pour collecter les informations sur la provenance des minerais et de leurs dérivés. Le processus de collecte d’informations fiables et justes dans les délais requis est ardu et peut nécessiter de ce fait des ressources importantes.
[ 13 ] Bien que la demande vienne de clients enregistrés à la SEC, elle tend à se généraliser à l’ensemble des constructeurs et équipementiers de par leur présence mondiale, et il est envisageable de voir une règle équivalente imposée sur d’autres plaques géographiques. En tant que fournisseur, votre action se décline ainsi en 5 points :
Informer votre direction
ETAPE 1
Etablir un
Etablir une
système de
stratégie de
gestion
communication
ETAPE 2
ETAPE 3
Compiler les
Faire le suivi
réponses et
et établir la
informer les
qualité des
clients
réponses
ETAPE 4
ETAPE 5
ETAPE 1 : INFORMER VOTRE DIRECTION Informer la direction de votre société de l’objectif et des exigences de la réglementation sur les minerais de conflit. Il est recommandé d’inclure la politique de l’entreprise vis-à-vis des minerais de conflit dans les engagements de Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE).
ETAPE 2 : ETABLIR UN SYSTEME DE GESTION Le système doit impliquer les services Achats, les services de Gestion des Substances ou équivalents. Il s’agit en effet de collecter l’information auprès de vos fournisseurs et de s’assurer qu’eux-mêmes font la demande aux leurs. La remontée d’information doit ensuite être traitée en interne. Une coordination des services impliqués est essentielle.
ETAPE 3 : ETABLIR UNE STRATEGIE DE COMMUNICATION Deux stratégies sont possibles : •
Une approche systématique consiste à consulter la totalité de ses fournisseurs, sans analyse préalable des composants qui peuvent être impactés par les 3TG. Avantages : pas de tri préalable à faire, la charge est transférée en amont de la chaine d’approvisionnement. Inconvénients : la charge de traitement des réponses est conséquente, masse d’information importante.
[ 14 ] •
Une approche ciblée restreint le nombre de fournisseurs qui seront consultés, en utilisant un outil tel que l’IMDS(1) (International Material Data System) ou en ayant des échanges avec des experts internes/externes à l’entreprise ou par tout autre moyen. Il s’agit de conserver la justification de la démarche de l’entreprise. Avantages : Nombre réduit de fournisseurs sollicités, meilleure pertinence dans la demande, charge de travail réduite de la chaine d’approvisionnement. Inconvénients : Risque d’erreur dans l’appréciation.
La communication et la collecte de données dans la chaine d’approvisionnement peuvent se faire de différentes manières : •
Utiliser un courrier type pour solliciter les fournisseurs (Voir Annexe 3)
•
Utiliser le formulaire standard EXCEL EICC (voir http://www.conflictfreesourcing. org/conflict-minerals-reporting-template/) et le logiciel MRPRO (http://www.conflictfreesourcing.org/conflict-minerals-reporting-template/mrpro/?)
•
Utiliser l’extension « Conflict Minerals » du logiciel iPoint (www.conflict-minerals. com) recommandé par certains constructeurs automobile.
•
Utiliser le logiciel CDX (http://public.cdxsystem.com/web/cdx/conflict-minerals) proposé par HP. Plus d’informations dans l’IMDS Newsletter n°33.
ETAPE 4 : FAIRE LE SUIVI ET ETABLIR LA QUALITE DES REPONSES Cette étape consiste à analyser et compiler les réponses des fournisseurs. Il faut relancer les fournisseurs, si nécessaire, pour obtenir une réponse avant l’échéance que vous leur avez fixée dans l’étape 3, « communication » (votre client vous a aussi indiqué une échéance de réponse). Toute société doit mettre en œuvre tout moyen raisonnable et proportionné à l’objectif visé afin d’obtenir les informations. L’appréciation du terme « raisonnable » est laissée à l’initiative de chaque société, mais une relance écrite du fournisseur est un minimum. Un travail pédagogique et collaboratif avec vos fournisseurs est essentiel.
(1)Nota. : IMDS n’est pas un outil de collecte de la présence ou de l’absence de minerai de conflit, car les fiches IMDS ne contiennent pas d’information sur l’origine d’une substance. L’outil permet par contre de savoir quel composant contient du 3TG et dérivés et qui fournit ce composant.
[ 15 ] L’outil de gestion mis en place dans l’étape 2 doit permettre de savoir qui a répondu, quelle est la réponse (OUI/NON/NSP), quel est le taux de réponse et la qualité de la réponse, et d’avoir un plan d’amélioration du taux de réponse. Il faut aussi établir le lien entre les composants contenant les 3TG et les clients concernés (utilisation des nomenclatures produit par exemple).
ETAPE 5 : COMPILER LES REPONSES ET INFORMER LES CLIENTS Les réponses de vos fournisseurs analysées doivent être compilées afin de répondre aux attentes de votre client. Selon la demande du client, votre réponse peut se faire par : •
Un courrier type
•
Le formulaire standard EXCEL EICC qui fera la synthèse de toutes les réponses fournisseurs reçues
•
Le logiciel iPoint
•
Le logiciel CDX
La réponse au client et donc l’enquête auprès de la chaine d’approvisionnement se font tous les ans.
Nota. : L’organisation « Conflict Free Smelter » rassemble des informations sur les mines et notamment sur les entreprises d’extraction qui s’engagent (basé sur un process établi et des audits appropriés) à ne fournir que des « Conflict Free Minerals » c’est-à-dire des minerais 3TG ne finançant pas les groupes armés en RDC et pays voisins.
[ 16 ] e.
Quels sont les audits possibles ?
Pour les entreprises rapportant à la SEC : •
Les entreprises qui font les déclarations à la SEC peuvent être soumises à un audit des autorités américaines pour vérifier qu’elles répondent bien au devoir de diligence.
•
Afin de remplir leur devoir de diligence, seules les entreprises qui font les déclarations à la SEC sont amenées à faire un audit des affineries ou des sites miniers (ETAPES 4 et 5 du Devoir de Diligence tel que présenté dans l’annexe 2).
Pour les entreprises ne rapportant pas à la SEC : •
Les audits peuvent être réalisés. Ils seront prévus contractuellement avec votre client d’une part, et avec vos fournisseurs d’autre part.
Annexes
LOGIGRAMMES
FLOWCHART de la communication dans la chaine Amont/Aval
FLOWCHART du traitement des donnĂŠes [ 18 ]
[ 19 ]
LOGIGRAMMES
FLOWCHART uniquement pour les entreprises inscrites Ă la SEC
[ 20 ]
C
[ 21 ]
Exemple de lettre à envoyer aux fournisseurs
Cher fournisseur, L’objet du présent courrier est de vous informer des conséquences de la législation américaine qui s’applique à la plupart des secteurs industriels - en particulier l’industrie automobile - auxquels vous fournissez des produits et des matériaux, et de bien vouloir coopérer avec nous dans ce dossier si important.
[ 22 ]
En juillet 2010, le Président Obama signait le Dodd Frank Act. La section 1502 impose aux constructeurs des exigences si leurs produits contiennent des « minerais de conflit », à savoir : étain, tantale, tungstène et or, ainsi que leurs dérivés. La législation exige que toutes les entreprises manufacturières cotées en Bourse aux États-Unis déclarent chaque année à la Securities and Exchange Commission (SEC) si elles utilisent de l’étain, du tantale, du tungstène et de l’or provenant de la République démocratique du Congo (RDC) ou d’un pays limitrophe. Il est demandé aux entreprises de conduire des enquêtes au titre du devoir de diligence dans leurs chaînes logistiques. Pour ce faire, il est nécessaire d’obtenir la coopération du fournisseur afin de déterminer si les produits contiennent des minerais de conflit provenant de la RDC ou d’un pays limitrophe. NOM DE L’ENTREPRISE souhaite identifier et gérer l’approvisionnement en étain, tantale, tungstène et or en s’appuyant sur le Guide de l’OCDE. Nous recommandons à nos fournisseurs de suivre également ces directives. Ce courrier vous est adressé, car nous demandons à nos fournisseurs - qu’ils soient ou non enregistrés à la SEC - de partager ces informations. À cette fin, nous vous prions de mener les actions suivantes :
• Déterminer lesquels de vos produits / composants contiennent de l’étain, du tantale, du tungstène et/ou de l’or, ou leurs dérivés. • Identifier toutes les fonderies de votre chaîne logistique qui fournissent l’étain, le tantale, le tungstène et/ou l’or. Si vous ne vous approvisionnez pas directement auprès de fonderies, veuillez faire suivre cette demande à vos fournisseurs (et ils peuvent à leur tour la transmettre à leurs propres fournisseurs) pour qu’ils vous indiquent quelles sont les fonderies dans votre chaîne logistique. • Remplir et renvoyer le formulaire [CHOIX DE L’ENTREPRISE : CFSI Modèle de rapport de minerais de conflit (EICC) (ci-joint) OU formulaire i-Point OU formulaire CDX] à NOM DE L’ENTREPRISE à l’adresse suivante : contact@ adresse-e-mail.com
Par ailleurs, nous attendons de nos fournisseurs qu’ils entreprennent les actions suivantes, qui sont similaires à celles des autres entreprises de production automobiles et multiplateformes :
1. Enquêter sur les conséquences de la réglementation au sein de votre entreprise et dans la chaîne logistique. 2. Désigner un responsable dans chaque entreprise fournisseur pour coordonner cette activité et communiquer avec notre société. 3. Identifier les fonderies et les raffineries dans la chaîne logistique uniquement à l’aide de [CHOIX DE L’ENTREPRISE : CFSI Modèle de rapport de minerais de conflit (EICC) (ci-joint) OU formulaire i-Point OU formulaire CDX], intégrant toutes les informations sur les fonderies pour tous les minerais désignés. Ce modèle offre une approche industrielle commune pour le recueil d’informations d’approvisionnement concernant les minerais de conflit. 4. Adopter une politique sur l’approvisionnement responsable de minerai. 5. Mettre en œuvre un processus de devoir de diligence (« Due Diligence Process ») pour soutenir cette politique. 6. Fournir régulièrement à NOM DE L’ENTREPRISE des informations afin de soutenir nos obligations et notre politique.
Nous sommes conscients qu’il peut s’avérer difficile pour votre entreprise d’identifier le pays ou la mine d’origine des métaux que vous utilisez. Néanmoins, nous vous demandons de bien vouloir commencer vos investigations dès à présent et de rendre compte à NOM DE L’ENTREPRISE de vos progrès en la matière à l’aide de l’outil de communication recommandé. Pour en savoir plus sur les minerais de conflit et notre demande, veuillez revoir les informations de base contenues dans notre Guide du fournisseur de minerais de conflit. Vous pouvez également accéder à davantage d’informations sur le site Web EICC-GeSI Extractives (http://www.conflictfreesourcing.org/conflictminerals-reporting-template/) ou dans le Guide FIEV (http://www.fiev.fr/). Merci de bien vouloir nous répondre au plus tard le XXXXX. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question (contact@adresse-e-mail.com). Nous comptons sur votre entière coopération dans cet important dossier.
[ 23 ]
Carte des mines et routes commerciales de RDC sous le contrôle de groupes armés - 3 mars 2014 UNCLASSIFIED
Democratic Republic of the Congo: Presence at Mine Sites of Armed Groups and Other Entities
U.S. Department of State hiu_info@state.gov http://hiu.state.gov HUMANITARIAN INFORMATION UNIT
Ngay u
Bomili Bafwabogbo
Nizi Banalia
Nia-Nia
AFRICA
Iruma
Mambasa
Kandololo
Lindi
L en d a
Area shown
Lake Lemwa Kasenye
FRPI
UGANDA
Bafwasende Amalutu
Bafwabalinga
Bafwaboli
Kisangani
Orientale
Opienge
FRPI
Section 1502 of the Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act, Fiscal Year 2010, Public Law 111-203, enacted on July 21, 2010, states that “the Secretary of State shall, in accordance with the recommendation of the UPLD Abakwasimbo Simba Simba Beni United Nations Group of Experts on the DemoPARECO cratic Republic of the Congo in their December Manguredjipa UPLD 2008 report—(i) produce a map of mineral-rich UPLD zones, trade routes, and areas under the control UPLD PARECO of armed groups in the Democratic Republic of Butembo the Congo (DRC) and adjoining countries based on data from multiple sources, including—(I) the United Nations Group of Experts on the Lubero Democratic Republic of the Congo; (II) the Government of the Democratic Republic of the Congo, the governments of adjoining countries, and the governments of other Member Lake States of the United Nations; and (III) local and Edward international nongovernmental organizations.” This map was compiled by the U.S. Department of State to submit to the Committees on Appropriations, Foreign Affairs, Ways and Means, and Financial Services of the House of NDC/Sheka Representatives, and the Committees on UGANDA Appropriations, Foreign Relations, Finance, and NDC/Sheka Banking, Housing, and Urban Affairs of the NDC/Sheka Senate. The map focuses on exploitation of Rutshuru gold, cassiterite, wolframite, and columbiteNDC/Sheka AFDC-MAC tantalite (coltan) in the provinces of North Kivu and South Kivu, and parts of Orientale, Walikale Maniema, and Katanga provinces. The map is based on data from surveys conducted in 2013 Goma by a non-governmental organization, the InterRaia Mutomboki national Peace Information Service (IPIS). IPIS and the DRC government launched a capacitybuilding project in early 2013 focused on mine Nyatura Kigali site monitoring, data collection, and mapping. Lac Raia Mutomboki The Department will continue to draw on data Kivu Kalehe from this project for future iterations of this Raia Mutomboki Raia Mutomboki map, and has consulted the DRC government, Raia Mutomboki Raia the Group of Experts, and MONUSCO regarding Mutomboki the current map. Simba
PARECO/Simba
DEMOCRATIC Angumu
Ubundu
Nord-Kivu
Lubutu
Kirundu
Mahulu
m i am
a Low
Yumbi Lowa
Punia Momi
REPUBLIC Uli nd
Katani
i
Bena-Kamba
Waika
Raia Mutomboki Kingdombe
Kailo
RWANDA
Raia Mutomboki
Sud-Kivu
Shabunda
Raia Mutomboki
Bukavu Walungu
Raia Mutomboki Raia Mutomboki
Kindu
El ila
Kamituga
Karushe
Mwenga
Pangi
Maniema
Uvira
a ab al Lu
Kama
a
El il
[ 24 ]
Lo
BURUNDI
OF
Kibombo
THE
Kombe
Pene-Mende
Fizi Alelua
Kasongo
Lusangi
Lulimba
Kabambare
any
Kilubi-Kibongo
Lubunda Tshofa
Coltan
Gold
Wolframite
Mai Mai
Associated sub-group
FDLR
Mamba
FARDC
National capital
International boundary
Provincial capital
ProvinceKisengwa boundary
Populated place
Selected roads
Mbulula
Katanga
Sangua
Armed Groups & Other Entities Ebombo
CONGO
Lu ku
Bendela
ga
KasaiOriental
Cassiterite
Kongolo
ika
Kabao Sentery
TANZANIA
Ta n g
Basanga
Lunea
Lake
Samba
Mine Sites
Bujumbura
Nzingu
Niemba
Nyunzu
Kabalo
Kalemie
Lack of complete or fully verifiable data makes it difficult to confirm the location of many mine sites; to establish which mines are active and which are inactive at any given time; and to comprehensively verify the armed groups or other entities that are either present at mines or have access to revenue streams emanating from them. These conditions change frequently and were complicated by heightened conflict in 2013, in particular between the Congolese armed forces (FARDC) and the M23 rebel group. FARDC units and other state security forces are deployed throughout the eastern provinces, and according to the Group of Experts and other sources, some elements of the state security forces continue to engage in illegal extortion or control of the mineral trade. There are hundreds of mining sites in North and South Kivu alone, nearly all of which are artisanal mines (dug by hand with basic tools), and the majority of which are very small scale operations that operate intermittently. Many of the mining sites in eastern DRC are inaccessible to outsiders due to remoteness, a lack of passable roads, and the dangers stemming from the presence of militia, undisciplined army troops, and bandits. A comprehensive mapping study that applies a consistent methodology within a single timeframe to the entirety of DRC’s conflict-affected eastern provinces and adjacent countries has not been conducted. Companies, trade associations, governments, and other stakeholders involved in the minerals trade should thus continue to obtain additional data through their own channels, as recommended in the guidance on due diligence adopted by the Organization for Economic Cooperation and Development (OECD) and cited by the U.S. Securities and Exchange Commission. In light of the above, this map should not by itself be considered a source of sufficient information to serve as a substitute for the exercise of effective due diligence on mineral supply chains.
Nature reserve/national park Kinsukulu
Names and boundary representation not necessarily authoritative
UNCLASSIFIED
923 2-14 STATE (HIU)
Illustration de la présence des 3TG dans une voiture
ETAIN et dérivés :
7 1
3
5
[ 25 ]
4 2 6
1
Roulements
5
Câblages
2
R adiateur
6
Plaquettes de frein
3
Composants électroniques
7
Réservoir carburant
4
Batterie
TUNGSTENE et OR et leurs dérivés :
2
[ 26 ]
1
1
Engrenages, pignons,
2
Composants électroniques
roulements
Illustration de la présence des 3TG dans une voiture
TANTALE et dérivés :
2
1
4
3
5
6
1
Aides au stationnement
4
Composants électroniques
2
Systèmes d’essuyage
5
Lève-vitres
3
Systèmes de sécurité
6
Capteurs de pression
(ABS, coussins gonflables,...)
(CAN, info divertissement,...)
[ 27 ]
Devoir de diligence (« Due Diligence ») Le « Due Diligence Process » est une méthode reconnue internationalement (Guide OCDE - http://www.oecd. org/corporate/mne/mining.htm) mais aussi par les autorités de la SEC pour répondre aux exigences des minerais de conflit, notamment si des minerais 3TG sont fournis au client et que ces minerais proviennent de pays couverts par la réglementation (voir chapitre 2.4).
Le devoir de diligence se base sur 5 grandes étapes clefs — Guide OCDE —
[ 28 ]
ETAPE 1
Renforcer ses compétences en matière d’exercice du droit de diligence, ses systèmes internes et la tenue de ses registres, notamment à l’aide d’une chaîne de responsabilité et/ou d’un système de traçabilité.
ETAPE 2
Entreprendre, à titre individuel ou en coopération avec ses clients, une évaluation des risques présentés par les mines, les itinéraires de transport, les points de négoce des minerais et les fournisseurs.
ÉTABLIR DES SYSTÈMES SOLIDES DE GESTION DE L’ENTREPRISE •
Adopter une politique relative à la chaîne d’approvisionnement en minerais provenant des zones de conflit ou à haut risque et s’engager à la respecter.
•
Organiser les systèmes de gestion interne en vue d’appuyer l’exercice du devoir de diligence appliqué à la chaîne d’approvisionnement.
•
Mettre en place un système de contrôle et de transparence pour la chaîne d’approvisionnement en minerais qui permette l’identification des informations (fonderies/ affineries de minerais, zones d’origine et de transit, désignation de tous les pays d’origine, de transport et de transit des minerais) sur la chaîne d’approvisionnement en minerais dont les sources sont signalées comme sensibles. Il est recommandé aux entreprises qui, en raison de leur taille ou d’autres facteurs, auraient des difficultés à identifier des acteurs en amont de leurs fournisseurs directs, de s’impliquer et coopérer activement avec les entreprises qui ont avec elles des fournisseurs communs ou avec les entreprises en aval avec lesquelles elles ont des relations d’affaires, pour identifier les fonderies auprès desquelles elles s’approvisionnent
•
Conserver les fichiers correspondants, de préférence dans une base de données informatisée pendant au moins cinq ans
•
Soutenir le développement des systèmes existants de partage des données informatisées sur les fournisseurs, pour y inclure les affineries/fonderies et adapter ces systèmes en vue d’évaluer l’exercice du devoir de diligence à l’égard des fournisseurs appliqué à la chaîne d’approvisionnement en minerais.
•
Renforcer l’implication des entreprises auprès de leurs fournisseurs.
•
Mettre en place un système de traitement des plaintes à l’échelon de l’entreprise.
Prendre des mesures
ETAPE d’atténuation des risques et soumettre sa chaîne 3 d’approvisionnement à un contrôle régulier des risques.
ETAPE Participer aux programmes d’audit au fur et à mesure qu’ils 4 sont mis en place. ETAPE 5
Élaborer des comptes rendus annuels de ses efforts de diligence et les mettre à disposition dans les locaux de l’entreprise et sur son site web.
1
IDENTIFIER ET EVALUER LES RISQUES ASSOCIES A LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT
2
•
Identifier dans toute la mesure du possible les fonderies/affineries de la chaîne d’approvisionnement
•
Déterminer le champ d’application de l’évaluation des risques afférents à la chaîne d’approvisionnement en minerais
•
Déterminer si les fonderies/affineries ont mis en œuvre tous les éléments de leur devoir de diligence pour une gestion responsable de la chaîne d’approvisionnement en minerais provenant des zones de conflit ou à haut risque.
•
Si nécessaire, réaliser des contrôles ponctuels conjoints dans les locaux de l’affinerie/ de la fonderie, y compris dans le cadre de programmes menés à l’initiative de l’industrie.
4
AUDIT
L’objectif est d’effectuer un audit des pratiques de diligence de l’affinerie/de la fonderie pour assurer une gestion responsable de la chaîne d’approvisionnement et contribuer à l’amélioration des pratiques de diligence des fonderies/affineries et des entreprises en amont.
COMMUNICATION Élaborer des comptes rendus annuels de ses efforts de diligence et les mettre à disposition dans les locaux de l’entreprise et sur son site web. •
Publier chaque année ou intégrer, lorsque cela est possible, dans les rapports annuels sur leurs pratiques durables ou la responsabilité des entreprises, des informations additionnelles concernant le devoir de diligence des entreprises pour une gestion responsable des chaînes d’approvisionnement en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque.
5 3
CONCEVOIR ET METTRE EN ŒUVRE UNE STRATEGIE POUR REAGIR AUX RISQUES IDENTIFIES •
Informer les hauts responsables désignés des conclusions de l’analyse
•
Concevoir et adopter un plan de gestion des risques
•
Mettre en œuvre le plan de gestion des risques, suivre les résultats de l’atténuation des risques et en informer les hauts responsables désignés
•
Mener une évaluation supplémentaire des faits et des risques pour les risques devant être atténués ou après une modification des circonstances
•
Envoyer un courrier type aux fournisseurs de composants.
•
Collecter, analyser fournisseurs.
les
réponses
des
•
Systèmes de gestion de l’entreprise : exposer la politique menée par l’entreprise pour exercer son devoir de diligence concernant la chaîne d’approvisionnement ; expliquer la structure d’encadrement chargée du respect du devoir de diligence de l’entreprise et indiquer qui en est directement responsable dans l’entreprise.
•
Évaluation et gestion des risques : décrire les mesures prises pour identifier les fonderies/affineries faisant partie de la chaîne d’approvisionnement et évaluer leurs pratiques en matière de diligence, y compris la liste publiée des fonderies/affineries qualifiées dans le cadre de dispositifs sectoriels de validation conformes aux processus de diligence recommandés dans ce Guide. Décrire les mesures prises pour gérer les risques.
•
Audits : publier les rapports d’audit sur les pratiques relatives au devoir de diligence, en tenant dûment compte de la confidentialité des affaires et d’autres considérations de concurrence, et les réponses aux risques identifiés.
[ 29 ]
[ 31 ]
SOURCES •
[1] - Règles Finales « Conflict Minerals » de la SEC du 22 aout 2012 - 17 CFR PARTS 240 and 249b - [Release No. 34-67716; File No. S7-40-10] - RIN 3235-AK84
•
[2] Dodd-Frank Act, SEC 1502
•
[3] Guide OCDE 2ème édition sur le devoir de diligence pour des chaines d’approvisionnement en minerais exempts de lien avec un conflit
•
[4] Guide Conflict Minerals JTEKT Europe
•
[5] Communications VALEO sur les Minerais de Conflit
•
[6] Communications FORD sur les Minerais de Conflit
•
[7] Liste IMDS ‘Conflict Minerals’
•
[8] US State Department Humanitarian Information Unit. https://hiu.state.gov/ Pages/Africa.aspx
•
[9] Conflict-Free Smelter Program (CFSI) http://www.conflictfreesmelter.org/
•
[10] 2012-11-12 AIAG CONFLICT MINERALS-Frequently Asked Questions
GLOSSAIRE SEC
Securities and Exchange Commission : organisme fédéral américain de réglementation et de contrôle des marchés financiers
3TG
Tantalum (Tantale), Tin (Etain), Tungsten (Tungstène) et Gold (Or) et leurs dérivés
RDC
République Démocratique du Congo
OCDE
Organisation de Coopération et de Développement Economiques
RCOI
Reasonable Country of Origin Inquiry Recherche raisonnable du pays d’origine. Enquête, basée sur la bonne foi, à mener sur les pays d’origine des minerais.
DRC conflict free
ne contenant pas de minerais ou dérivés provenant des pays couverts par le Dodd Frank Act OU provenant de RDC et des pays voisins mais ne finançant pas des groupes armés.
Dodd-Frank
Sénateur Chris Dodd Député Barney Frank
Due Diligence
Devoir de Diligence, voir annexe
IMDS
International Material Data System. Base de données matériaux utilisée dans l’industrie automobile
EICC
Electronic Industry Citizenship Coalition Regroupement mondial des industries électroniques
Direction de la Communication - FIEV Crédit Sasha Lezhnev/ Enoughproject.org
FIEV - 79, rue Jean-Jacques Rousseau - F 92158 Suresnes Cedex Tél.: 33 (0)1 46 25 02 30 - www.fiev.fr