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Operação do Sistema de Compras da Fiotec alia automatização a diálogo com usuários

Melhorias recentes na plataforma foram promovidas com base em pesquisa de satisfação que ouviu equipes de projetos apoiados

Em setembro de 2020 a Fiotec anunciava o lançamento do seu Sistema de Compras, ainda em versão piloto, restrita a uma lista de 18 projetos com alta demanda de aquisições diretas. A ferramenta foi implementada com o objetivo de automatizar o processo de compra direta na instituição, reduzindo consideravelmente o tempo necessário para as aquisições, além de promover mais autonomia às equipes de projetos apoiados e transparência às negociações.

Hoje, mais de 220 projetos estão habilitados no Sistema de Compras. Ao longo desses quase dois anos, equipes internas da Fiotec - principalmente dos setores de Compras e Projetos – e de projetos apoiados passaram por treinamentos e atualizações para utilização da ferramenta. O aumento considerável do número de usuários vem acompanhado pela necessidade de a Fiotec estar ainda mais atenta a potenciais melhorias no funcionamento da ferramenta. Esse tem sido um trabalho para a equipe de Governança e Qualidade da instituição, responsável pela elaboração e aplicação de pesquisas de satisfação sobre os sistemas e processos utilizados pelos profissionais da Fiotec e de projetos apoiados por ela.

Esse trabalho vem sendo uma parte importante do nosso “ esforço de promover a cultura de qualidade na Fiotec [...] “

Luanara Damasceno

gestora de Governança e Qualidade

Em março deste ano foram iniciadas entrevistas com grupos de usuários da ferramenta, formados principalmente por coordenadores e apoiadores das equipes de projetos apoiados. Eles responderam a perguntas que ajudaram a Fiotec na definição de metas a serem cumpridas para melhoria do Sistema de Compras. As questões abordaram temas como a usabilidade da ferramenta, a utilização da documentação de apoio para uma melhor experiência, o tempo gasto para finalizar uma compra pelo sistema, além da qualidade dos treinamentos realizados e oportunidades de melhoria identificadas pelo usuário. “Esse trabalho vem sendo uma parte importante do nosso esforço de promover a cultura de qualidade na Fiotec, a cultura de definirmos bem os processos antes de partirmos para o desenvolvimento da automação em si. Essa pesquisa abriu portas para sabermos o caminho a traçar em nossas entregas, exatamente o que devemos levar em consideração”, observa a gestora de Governança e Qualidade da Fiotec, Luanara Damasceno.

Um canal aberto de comunicação

Além de melhorias técnicas no Sistema de Compras, já executadas pela equipe de Tecnologia da Informação em nova versão prevista para a ferramenta, os usuários aproveitaram o espaço da pesquisa para elogiar a iniciativa da Fiotec de ouvir suas opiniões sobre o funcionamento do sistema. O canal de diálogo permitiu, inclusive, a identificação de outros processos internos com necessidade de melhorias, para além da automatização das aquisições. “Nós fizemos o caminho inverso, abrimos um espaço para o usuário apresentar suas questões, em vez de agirmos apenas após sua insatisfação com o produto. Percebemos que esses usuários valorizaram muito esse movimento, foi muito importante para entendermos bem as melhorias que precisam ser feitas na ferramenta”, comenta Jorge Garcia, analista de Qualidade envolvido na elaboração e condução da pesquisa.

Para Luanara, a realização da pesquisa possibilitou à Fiotec executar melhorias precisas em seu Sistema de Compras, mas também serviu como aprendizado para a relação que se deve construir com os parceiros da instituição. “A automação não é necessariamente a melhor solução para todos os problemas. O trabalho que fizemos nos mostrou a importância de abrirmos um canal com os usuários, com a intenção de ouvi-los, de entendermos suas dificuldades”. A automatização do processo de compras é um dos pilares para a estruturação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da Fiotec, trabalho que visa a certificação ISO 9001. A ideia é que a instituição desenvolva um processo de aquisição padronizado e ágil, monitorando seu desempenho e capacitando todos os profissionais envolvidos, com o objetivo maior de prestar um serviço satisfatório às equipes de projetos apoiados.

Busca por processos mais eficientes

O desenvolvimento do SGQ da Fiotec acontece em parceria com a consultoria 5S Tecnologia, e teve início com a realização de um diagnóstico completo, chamado GAP Analysis. Os resultados desse levantamento possibilitaram que as equipes diretamente envolvidas no processo de compras da instituição participassem de treinamentos sobre a norma ISO 9001.

Para além da certificação, a ideia central é promover uma cultura organizacional voltada à qualidade. Por isso, a Fiotec estimula a participação de seus profissionais em todo esse trabalho. “As pessoas precisam ter a ciência do porquê e dos impactos de seu trabalho. A pessoa que pega um documento tem a mesma importância de quem aprova os orçamentos, por exemplo, todos são igualmente importantes durante o processo”, ressaltou Luanara em entrevista concedida no Dia Mundial da Qualidade, em 2021.

ISO 9001

Aqui no Brasil a norma está sob responsabilidade da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), e descreve os fundamentos principais de sistemas de gestão e os principais conceitos da Qualidade. A ISO 9001 especifica os requisitos necessários para a implantação de um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ), colaborando com processos que promovam a entrega de um melhor serviço, satisfazendo e entendendo a necessidade do cliente.