Conta aí Colaborador

É um enorme prazer!

O “Conta aí, Colaborador” desta edição é em homenagem ao Dia do Arquivista, comemorado em 20 de outubro. Convidamos Raphael Coelho, da equipe de Arquivo, para contar um pouquinho de sua história.

Cursando a faculdade de Direito descobri que a característica dos documentos enquanto valor probatório vai além da materialidade de um papel, mas significa o marco temporal e objeto que pode corroborar como garantia de um bem, seja a liberdade, seja algo móvel ou imóvel. Em 2011, quando estava estudando para prestar vestibular, um curso que estava ascendendo na época, muito pela Lei de Acesso, que entrava em vigor, era Arquivologia. Na época, ganhou muita importância e a exigência de todo órgão público precisar de um especialista em documentação. O que me chamou a atenção, além do caráter probatório da documentação, foi o campo da preservação e restauração, bem como a modernização e a informatização da área.

Nossa, tem muito detalhe, que não tem como descrever aqui. Mas é uma área rica e muito pouca explorada até hoje. Abarca desde a informatização avançada com a criação de apps voltados para a gestão documental e o acesso informacional, até a área histórica e de preservação. Não é à toa que boa parte dos estudantes de Arquivologia são historiadores ou bibliotecários que se descobriram na área!

Hoje a Arquivologia, por ser um curso relativamente novo, ainda sofre com a desinformação. Documentação arquivística é

algo sério, normalmente busca-se um especialista em documentos quando acontece um problema grave, ou torna-se insustentável e precário a gestão dos documentos. Isso acaba custando caro. Planejar o desenvolvimento de ferramentas e usar as pessoas capacitadas no decurso das atividades institucionais geram maior eficiência e diminui os gastos empenhados.

Eu exerço a função de assistente de Arquivo. No decurso das atividades, existem as fixas e as variáveis. Entre as fixas, estão: atendimento a solicitações de documentos, recebimento, cadastro, tratamento, custódia e disponibilização de documentos de toda a Fiotec, sejam eles físicos ou digitais. Cada tipo documental tem suas características próprias e merecem os devidos cuidados. As atividades variáveis são aquelas que não acontecem todos os dias, mas quando surgem demandam atenção especial, como força-tarefa, atendimento de documentos auditados e de prestação, elaboração de manuais e treinamentos, assim por diante. É fundamental para nós a integridade e o acesso à informação. Buscamos ferramentas para otimizar a recuperação informacional e garantir a proteção dos documentos e de seu conteúdo. Nossas atividades obrigatoriamente têm que estar em consonância com os dispositivos normativos, sejam eles de competência pública ou privada.

Na Fiotec, o Arquivo é um setor bem coeso e unido, possuindo profissionais muito competentes com formação especializada e com experiência. A massa documental precisa ser organizada para que as informações

Uma organização que não valoriza seus documentos, não valoriza sua própria existência e sua atividadefim

possam ser recuperadas com rapidez posteriormente. Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, pela Fiotec, formam o Arquivo.

Cada registro merecerá sempre uma análise, planejamento e tratamento próprios. O arquivo não se limita ao papel ou caixas. Todo documento com caráter probatório, atendendo devidamente aos requisitos necessários, independentemente do suporte físico ou digital, gera um documento arquivístico.

É nossa função fazer a gestão documental da Fiotec e de todos os documentos produzidos e recebidos. Uma organização que não valoriza seus documentos, não valoriza sua própria existência e sua atividade-fim. A Fiotec tem se mostrado bem avançada em relação a outras fundações análogas no que tange ao gerenciamento arquivístico e à busca de meios para melhorar ainda mais.

Estamos crescendo e com isso produzindo e recebendo mais documentos. A gestão documental evita a perda e garante a rastreabilidade das informações, controla processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos e otimiza fluxos de trabalho. Tenho muito orgulho de fazer parte dessa equipe e trabalhar em uma instituição como a Fiotec. É um enorme prazer!”

Raphael Coelho-

Logística