Como organizar reuniões na Fiotec

As reuniões de trabalho são encontros realizados no ambiente profissional com o propósito de discutir assuntos relacionados às atividades, projetos e metas da equipe ou da Fiotec como um todo. Essas reuniões têm como objetivo principal a tomada de decisões, a troca de informações, o alinhamento de estratégias e a coordenação das ações necessárias para o progresso e sucesso das atividades da instituição.

As reuniões normalmente são organizadas por um facilitador ou líder, que é responsável por definir o objetivo da reunião, elaborar a pauta, convidar os participantes, garantir a participação ativa e produtiva de todos, manter o foco nos assuntos em discussão e conduzir a reunião em confor midade com as normas e práticas estabelecidas.

Desde o início do trabalho remoto e, atualmente, com o trabalho híbrido, o número de reuniões na Fiotec aumentou, principalmente pela necessidade de contato remoto. Mas é preciso entender como organizar esses encontros, de forma que as reuniões sejam efetivas e não sejam dificultadores do dia a dia do trabalho. Pensando nisso, a Fiotec inicia nesta edição uma espécie de campanha de como organizar reuniões na Fiotec. Além desta matéria, um infográfico será enviado por e-mail e estará disponível nas salas de reunião da instituição. A ideia é facilitar e criar uma cultura de reuniões efetivas e lembrar, sempre que possível, da necessidade das pessoas se atentarem às dicas abaixo.

Existem alguns tipos diferentes de reuniões. Conheça as mais comuns:

Reunião de informação ou apresentação:

Esse tipo de reunião é utilizada quando existe alguma informação nova para ser passada para os demais profissionais, sem necessidade de discussão para resoluções de problemas. Geralmente, ela é realizada para transmitir alguma mudança operacional e deve ter a duração máxima de 60 minutos, com tempo para perguntas e respostas.

Erros mais comuns: apresentações cansativas, com muitas informações juntas, impossibilitando que o público capte tudo e que não deixam espaço para questionamento.

Após a reunião: os participantes passam a fazer uso das informações apresentadas em suas rotinas de trabalho.

Reunião para tomada de decisões e novas diretrizes

A modalidade apresenta dados, estatísticas e os problemas que precisam ser resolvidos. Dessa forma, todos os participantes se sentirão à vontade para contribuir com ideias e soluções para o contratempo.

Erros mais comuns: os participantes não têm autonomia para tomar decisões.

Reunião de discussão:

Após a reunião: com as decisões definidas, os participantes partem para a ação.

Esse tipo de reunião é a mais frequente e tem como objetivo reunir as pessoas envolvidas nos processos, mas que não necessariamente são as responsáveis pela tomada de decisão. Ela é marcada pela definição de uma pauta e o diálogo ativo, que não vem acompanhado de apresentações.

Erros mais comuns: os participantes divagam demais e fogem do ponto de pauta.

Após a reunião: é feita uma ata com todos os tópicos discutidos e o que ficou definido sobre cada um, podendo subsidiar a tomada de decisão posterior.

Reunião criativa ou brainstorming

Esse encontro é recorrente e serve para discutir ideias criativas para novos projetos, serviços ou produtos relacionados à instituição. Ao contrário das demais, esse tipo de reunião é mais informal e são feitas em grupos de trabalho.

Reunião de avaliação ou feedback

O encontro tem como objetivo identificar pontos positivos e negativos de um determinado assunto institucional. É importante que, assim como acontece nas pautas, os critérios de avaliação sejam definidos anteriormente.

Reunião de acompanhamento ou follow up

A reunião visa acompanhar algum processo interno, de modo que seja possível ter ideia de quanto tempo levará a operação, se está dentro do prazo e se os recursos estão sendo aplicados de maneira correta, conforme o planejamento

Quando um projeto for desenvolvido, é necessário realizar um encontro prévio para discutir os pontos mais importantes para a realização dele. Nesse encontro também são definidas as funções de cada profissional, para que as operações ocorram de forma planejada.

O objetivo dessa reunião é discutir temas específicos e, para isso, são apresentados casos práticos. A palestra detalha e aprofunda um determinado assunto de maneira mais prática, dividida em três momentos: exposição, discussão em grupos e conclusão.

Erros mais comuns: não ter participação do público. Erros mais comuns: apresentações cansativas, com muitas informações juntas, impossibilitando que o público capte tudo.

Reunião de desenvolvimento de projeto Workshop Treinamento

Após a reunião: os participantes passam a fazer uso das informações apresentadas em suas rotinas de trabalho.

É feita para treinar novos profissionais ou atualizar os que já estão na Fiotec, principalmente quando há alguma mudança de procedimento. Em suma, as reuniões são uma forma de colaboração e comunicação em grupo, visando alcançar objetivos específicos por meio da interação e troca de informações entre os participantes.

Após a reunião: os participantes passam a fazer uso das informações apresentadas em suas rotinas de trabalho.